DStR 20/22 IT-Special

IT - Special
Kluge Lösungen für Steuerberater
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Anzeigenschwerpunkt

Anzeigenschwerpunkt IT-Special
Zukunft der Kanzlei: Was gegen Fachkräftemangel
hilft – und wie Sie es bezahlen können
Keine Veranstaltung, auf der dieses allgegenwärtige
Thema nicht angesprochen wird: Der Fachkräftemangel
bei den steuerberatenden Berufen. Die Folgen des Fachkräftemangels
sind teilweise schon heute gravierend: Potenzielle
Neumandate können nicht aufgenommen werden und beratungsintensive
Sonderthemen, wie die „Überbrückungshilfe“, bringen
manche Kanzlei an oder gar über die Belastungsgrenze.
Vielschichtige Konkurrenz am Arbeitgebermarkt
Abhilfe schaffen neue Mitarbeiter, doch diese zu finden gilt
flächendeckend als die größte Herausforderung in der Branche
der steuerberatenden Berufe. Dabei geht die Arbeitgeberkonkurrenz
weit über die eigene Branche hinaus, weil ausgebildete Mitarbeiter
aus der Steuerberatung bei anderen Industriezweigen
genauso gefragt sind.
Im Umkehrschluss heißt das: Die Kanzleien konkurrieren längst
nicht mehr nur mit den üblichen Arbeitsbedingungen der eigenen
Branche, sondern mit denen von Großunternehmen: Fragen rund
um Wochenarbeitszeiten, flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodelle,
Karrieremöglichkeiten, die Arbeitsausstattung, das Kanzlei-Image,
diverse Benefits und letztlich Verdienstmöglichkeiten
rücken in den Fokus der Bewerber.
Zwar gibt es bereits viele Kanzleien, die sich diesen Themen angenommen
haben, und vor allem für junge Leute moderne und
absolut konkurrenzfähige Arbeitsbedingungen bieten; doch insgesamt
besteht in der Branche an vielen Stellen noch Aufhol bedarf.
Ein Beispiel: Motivierende Umsatzbeteiligungen für Mitarbeiter
sind längst nicht branchenüblich – obwohl hinsichtlich der Art
der Aufgaben und Tätigkeiten viel dafür spricht.
Ein anderes Beispiel: Das mobile Arbeiten. Obwohl viele Kanzleien
– insbesondere während der Corona-Pandemie – die Erfahrung
gemacht haben, dass die Mitarbeiter freiwillig gern ins Büro
kommen, war das Angebot, situativ und soweit machbar mobil zu
arbeiten, nicht nur aus epidemiologischer Sicht verantwortungsvoll,
sondern für die Mitarbeiter wichtig: Sie konnten sich im
Freundeskreis unterhalten und „mithalten“, weil ihr Arbeitgeber
ebenfalls Homeoffice oder mobiles Arbeiten ermöglichte.
Am Ende will fast jeder stolz auf seinen Arbeitgeber sein und
durchaus damit „prahlen“, wie gut es ihm geht. Hört man immer
nur die Lobeshymnen von anderen, wächst die Motivation sich
auf dem Arbeitsmarkt nach Alternativen umzuschauen. Für manche
Kanzleien stellen die genannten Punkte kein Problem dar:
Es herrscht ein sehr gutes Betriebsklima, die Mitarbeiter fühlen
sich wertgeschätzt, vermeintlich kleine Gesten und Anerkennungen
sind oft mehr wert als unpersönliche „Benefit-Angebote“
großer Konzerne, moderne Arbeitsgeräte und Möglichkeiten zur
flexiblen Arbeitsplatz- und Arbeitszeitgestaltung sind gegeben.
Viele andere Kanzleien haben an dieser Stelle jedoch Nachholbedarf.
Eine Frage des Geldes …
Am Ende gilt auch für die steuerberatenden Berufe ein zentrales
Gesetz der Marktwirtschaft: Ist die Nachfrage groß und das Angebot
überschaubar, steigt der Preis; das gilt auch für Fachkräfte.
Dementsprechend beobachteten Marktumfragen in den vergangenen
Jahren eine spürbare Steigerung der Personalkostenquote
in den Kanzleien. Wenn die Umsätze in gleichem Maße stiegen,
würde die Quote – unter sonst gleichen Bedingungen – gleichbleiben.
Das heißt, die absoluten Personalaufwendungen können
dann steigen, wenn auch der Umsatz steigt. Die oben bereits erwähnte
Umsatzbeteiligung wäre dann ein adäquates Mittel, um
das unternehmerische Risiko einzudämmen und gleichzeitig Mitarbeiter
zu motivieren.
Und es kommt darauf an, wie wertig die Leistungen sind, die
die Mitarbeiter erbringen. Anders ausgedrückt: Welchen Verkaufspreis
kann die Kanzlei für die eingesetzte Stunde erzielen?
Wenn die Personalkosten für Fachkräfte steigen, sollten diese
wirklich nur die Tätigkeiten ausführen, bei denen man ihr Fachwissen
benötigt.
Häufig erleben wir in Kanzleien, dass hochqualifiziertes Fachpersonal
stundenweise Aufgaben bearbeitet, die entweder weniger
qualifiziertes Personal oder anders qualifiziertes Personal, wie
IT-Fachkräfte, erledigen könnte.
Viele Kanzleien sind aus diesem Grund bereits arbeitsteiliger
geworden: Um das Einspielen von Datensätzen zur Vorbereitung
der Buchhaltung kümmern sich speziell ausgebildete Kräfte, die
Anforderung von Belegen oder die Beantwortung von einfachen
Mandantenanfragen übernehmen Bürokaufleute. Das steuerlich
qualifizierte Personal erzielt deutlich höhere Pro-Kopf-Umsätze.
… und/oder eine Frage der Produktivität
Doch nicht nur durch Arbeitsteilung kann die Produktivität erhöht
werden: Auch durch den Einsatz der IT können Mitarbeiter
wesentlich produktiver arbeiten. Das ist wichtig, denn steigt die
Produktivität der Mitarbeiter, kann die Kanzlei höhere Personalkosten
kompensieren. Dabei ergeben sich bei vielen Kanzleien
durch die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung
enorme Potenziale.
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Je nach Ausgangssituation sind hier Produktivitätssteigerungen
von 20 Prozent und mehr keine Seltenheit. Dabei gilt: Gerade am
Anfang erzielt die Kanzlei schnell sichtbare Ergebnisse und Fortschritte.
Automatisiert sie viele repetitive Tätigkeiten, digitalisiert
und modernisiert viele Prozessabläufe, dann können zusätzliche
Mandanten aufgenommen werden und Mitarbeiter sich auf höher
abrechenbare Tätigkeiten, vor allem in der Beratung, konzentrieren.
Erfreuliche Begleiteffekte gibt es auch: Die Kanzlei stellt sich
gegenüber Mitarbeitern und Mandanten modern, digital und innovativ
dar.
Das Argument, dass viele Mandanten für die digitale Zusammenarbeit
nicht bereit sind, widerlegen Beispiele von Kanzleien, die es
konsequent angegangen sind. Dafür reicht oft ein erster, einfacher
Schritt mit großer Wirkung: Auswertungen werden nur noch über
ein sicheres Online-Portal zur Verfügung gestellt. Bei ausdrücklichem
Mandantenwunsch wird jede Druckauswertung mit einer
zusätzlichen Gebühr berechnet.
Sollte es Mandanten geben, die gar nicht mitziehen und womöglich
ohnehin zu den C-Mandanten mit hohem Zeitaufwand und
wenig Umsatz gehören, dann ist es rein betriebswirtschaftlich sinnvoll,
an der ein oder anderen Stelle das Mandat niederzulegen und
eine der neuen Mandantenanfragen anzunehmen.
Fazit
Das Thema Digitalisierung und Automation hat eine starke
Wechselwirkung mit dem Thema Fachkräftemangel. Nicht nur
wegen dem wirtschaftlichen Zwang zu höherer Produktivität,
sondern in Bezug auf die Attraktivität als Arbeitgeber. Aber auch
darüber hinaus müssen die Arbeitsbedingungen mit denen großer
Industriekonzerne mithalten können.
Berufe im steuerberatenden Umfeld sind hoch attraktiv und krisensicher.
Sie sind abwechslungsreich, die Sinnstiftung der Arbeit
ist klar und sofort erkennbar, die Kollegialität in vielen Kanzleien
durch die kurzen Wege und flachen Hierarchien oft sehr hoch und
in vielen Fällen gibt es moderne Arbeitsbedingungen und große
Flexibilität. Wenn dann attraktivere Konditionen dazu kommen,
haben Kanzleien gute Chancen bei Fachkräften zu punkten.
Hinweis zum Autor:
Andreas Hermanutz
ist Leiter Vertrieb und Service bei
Wolters Kluwer Tax & Accounting
Deutschland.
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Ausgaben rund um den Mitarbeiter digital bündeln
Wie IT-Lösungen Auslagenerstattung bis Nettolohnoptimierung einfach
umsetzbar machen
Mit Mitarbeitern gehen Kosten vielerlei Art einher –
vom regulären Lohn über Sachbezüge bis hin zu Reisekosten.
Diese Ausgaben, die teils auch vom Beschäftigten
selbst getätigt werden, zu bündeln und mitsamt Rechnung
übersichtlich zu verwalten, kann schnell zur Herausforderung
werden. Die Prüfung und Berücksichtigung der Mitarbeiterauslagen
und Reisekostenabrechnungen des Mandanten offenbaren
sich für viele Steuerberater oftmals als mühsame Tätigkeit, die bei
der Erstellung der Finanzbuchhaltung einen nicht unerheblichen
Zeitaufwand für die Kanzlei verursacht.
Dies ist vor allem der Fall, wenn Mandanten fehlerhafte oder
unvollständige Datensätze zur Verfügung stellen und somit ein
hoher Mehraufwand für die Kanzlei entsteht. Zudem gehören
analoge Daten und manuelle Arbeiten in diesem Zusammenhang
zu den absoluten Zeitfressern, die wiederum ein hohes Fehlerpotential
in sich bergen. Wenn nicht alle Daten ordnungsgemäß
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und einfach an einem Ort zusammengeführt werden können,
entsteht leicht ein Chaos. Diese Problematik dürfte vielen Steuerkanzleien
bekannt sein und ist mit einer digitalen Lösung in der
Regel einfach lösbar.
Reisekosten und Auslagen rechtskonform
digitalisieren
Geschäftsreisen beinhalten nicht nur die Kosten für den Mietwagen
oder das Hotel, sondern auch Pauschalen und Auslagen,
die vom Reisenden getätigt wurden. Mit einer digitalen Reisekosten-Lösung
sparen sich Unternehmen erheblichen (und unnötigen)
Verwaltungsaufwand rund um diese Ausgaben. Dabei
ist darauf zu achten, dass die Software in jedem Fall DSGVOund
GoBD-konform ist.
Da heutzutage unternehmensweit immer mehr digitale
Anwendungen genutzt werden, muss bei einem Reisekostenanbieter
stets darauf geachtet werden, dass die Lösung mit den
bereits vorhandenen Finanzanwendungen kompatibel ist.
Direkte Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie DATEV
oder HR- und Reisebuchungslösungen dienen als Brücke zwischen
Mandant und Steuerberater und sind daher empfehlenswert
zugunsten aller Parteien.
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DStR 20/23
Kluge Lösungen für Steuerberater
Erscheintermin: 20.05.2023
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Außerdem sind Firmenkreditkarten ein wahrer Katalysator bei
der Geschwindigkeit Ihrer Finanzprozesse. Achten Sie bei der
Anbieterwahl unbedingt darauf, dass eine Systemanbindung
herrscht, es sich nicht um eine Debitkarte handelt und sowohl
physische als auch digitale Karten möglich sind. Im Idealfall
erhalten Sie dazu attraktive Cashbacks.
Einfache Nettolohnoptimierung mit Mitarbeiterbenefits
Sowohl für Steuerkanzleien als auch Mandanten stellt Mitarbeiterbindung
und Personalmarketing eine wachsende Herausforderung
dar. Arbeitnehmer und Bewerber halten hohe Ansprüche
an ihren Arbeitgeber und Unternehmen müssen sich vermehrt
von der Konkurrenz absetzen – beispielsweise mit attraktiven
Mitarbeiterbenefits.
Anzeigenschluss: 24.04.2023
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Ungenutztes Potenzial liegt besonders bei Benefits zur Nettolohnoptimierung,
die gezielt bestimmte steuer- und sozialversicherungsrechtliche
Gestaltungsspielräume nutzen. Diese steuerlichen
Möglichkeiten werden mehrheitlich kaum ausgeschöpft
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und eignen sich daher besonders, um sich als Arbeitgeber herauszustellen.
Beispiele für derartige Mitarbeiterbenefits sind der
Essenszuschuss (bzw. Kantinen-Surrogate) oder das Mobilitätsbudget,
die besonders einfach digital umzusetzen sind.
Der Essenszuschuss, der vielen noch als Essensmarken auf
Papier bekannt sein sollte, lässt sich mittlerweile vollends digital
abwickeln. Dazu kommt der Vorteil, dass keine Anbieterbindung
besteht und der Zuschuss auch im Supermarkt oder lokalen
Restaurant eingelöst werden kann. Damit eignet sich dieser Mitarbeiterbenefit
besonders für Mitarbeiter im Home-Office, die
nicht mehr auf Kantine oder Büroküche zurückgreifen können.
Das digitale Mobilitätsbudget zeugt durch seine Anwendbarkeit
auf alle Transportmittel von ähnlicher Flexibilität. Da auch Tankausgaben,
Urlaubsflug oder Fahrradreparatur unter das Budget
fallen, ist es eine ideale Alternative zum Firmenwagen, die für
alle Mitarbeiter attraktiv ist.
Digitale Lösungen rund um den Mitarbeiter
Für Mitarbeiter-Finanzprozesse besteht ein großes Digitalisierungspotenzial,
insbesondere wenn der Mitarbeiter vom IT-
Anbieter zentral bedacht wird. Von der revisionssicheren Archivierung
von Dokumenten über die Effizienzsteigerung in der
Buchhaltung bis hin zur höheren Transparenz und Übersichtlichkeit:
Digitale Lösungen bringen eine Reihe an Vorteilen für Ihre
Kanzlei.
Dieser Mehrwert ist übertragbar auf Mandanten und befruchtet
zudem die Zusammenarbeit zwischen ihnen und der Kanzlei.
Mit der Umstellung auf digitale Abrechnungsprozesse können
Kanzleien erhebliche Ressourcen einsparen und sie für jene Aufgaben
verwenden, die für den Unternehmenserfolg wichtig sind.
In diesem Sinne lohnt sich der Blick über den Tellerrand hinaus:
Arbeiten Ihre Finanzen noch auf Papier oder schon digital?
Hinweis zum Autor:
Nikolai Skatchkov
ist CEO und Mitgründer von Circula.
Er beschäftigt sich seit Jahren mit der
Digitalisierung der Finanzwelt und von
Geschäftsprozessen, insbesondere mit
mitarbeiterzentrierten Prozessen und systemischen Ökosystemen
in KMUs.
Klar, Sie arbeiten auch
bei uns mit einer Software.
Aber es fühlt sich nicht
so an.
Anders, leichter, einfach besser:
ADDISON – die Software-Lösung für
Steuerkanzleien von Wolters Kluwer.
www.wolterskluwer.de
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Digitale Fahrtenbücher erleichtern den Arbeitsalltag
Stehen Firmenwagen Selbstständigen und Arbeitnehmern
auch für private Zwecke zur Verfügung, entsteht ein geldwerter
Vorteil. Dieser muss versteuert werden. Die Methode
der Firmenwagenversteuerung kann dabei vom Fahrer selbst
gewählt werden.
1-%-Methode vs. Fahrtenbuch
Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten der Versteuerung unterschieden:
der 1-%-Regelung und der Fahrtenbuchführung. Die
pauschale 1-%-Versteuerung richtet sich nach dem Bruttolistenpreis
des Dienstwagens. Diese Methode ist demnach unkompliziert,
gleichzeitig ist sie in vielen Fällen jedoch auch kostenintensiver.
Bei der Fahrtenbuchführung wird der geldwerte Vorteil
nicht pauschal versteuert, Dienstwagenfahrer müssen nur die tatsächlich
getätigten Privatfahrten steuerlich absetzen. Unterm
Strich lässt sich sagen: Bei Fahrzeugen mit einem hohen Bruttolistenpreis,
die hauptsächlich für Betriebsfahrten genutzt werden,
lohnt sich die Fahrtenbuchmethode. Im Einzelfall können Fahrtenbuchinteressierte
durch einen Firmenwagenrechner herausfinden,
welche Art der Versteuerung sich für sie lohnt. Kostenlose
Firmenwagenrechner sind durch eine einfache Internetrecherche
zu finden.
Steuerersparnis im vierstelligen Bereich
Die Fahrtenbuchmethode klingt verlockend, denn Firmenwagenfahrer
können damit jährlich Steuern im vierstelligen Bereich
sparen. Diese Art der Versteuerung ist auf den ersten Blick
jedoch arbeitsaufwendiger. Damit ein Fahrtenbuch vom Finanzamt
akzeptiert wird, muss es strenge Vorgaben erfüllen: Es muss
zeitnah geführt werden und darf nachträglich nicht veränderbar
sein. Zudem müssen Datum, Kilometerstand vor und nach der
Fahrt, das genau Fahrtziel, Zweck, Name der Geschäftspartner,
sowie die Bezeichnung des Fahrzeuges bei jeder Fahrt angegeben
werden. Lücken und falsche Angaben im Fahrtenbuch können
zu empfindlichen Strafen führen. Aus Angst, der Mehraufwand
würde die Kostenersparnis nicht rechtfertigen, schrecken viele
Interessierte vor der handschriftlichen Fahrtenbuchmethode
zurück.
Der Mehraufwand, der durch die handschriftliche Fahrtenbuchführung
entsteht, ist erheblich. Im digitalen Zeitalter können
Fahrer jedoch von den Vorteilen beider Versteuerungsmethoden
profitieren: Kostenersparnis bei gleichzeitiger Zeitersparnis. Möglich
wird dies durch elektronische Fahrtenbücher. Diese zeichnen
alle finanzamtrelevanten Daten beim Start des Motors auf, lediglich
die Kategorisierung in Arbeitsweg, Betriebs- und Privatfahrt
muss selbstständig durchgeführt werden. Am Ende eines
Steuerjahres kann das Fahrtenbuch dann im Handumdrehen
exportiert werden. Es ist ratsam, sich vorher eingehend mit den
verschiedenen Fahrtenbuchanbietern vertraut zu machen. Um
die Rechtssicherheit des Fahrtenbuchs zu gewährleisten, sollte
es über eine Änderungshistorie verfügen. Diese garantiert die
Manipulations sicherheit. Zusätzlich ist es essentiell, dass der Fahrtenbuchanbieter
die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der aufgezeichneten
Daten von 10 Jahren einhalten kann und die strengen
Datenschutzregelungen nach BDSG und DSGVO einhält. Die
Kostenerfassung fahrzeugrelevanter Ausgaben, die Live-Ortung
von Fahrzeugen und ein passwortgeschützter Privatmodus sind
weitere Pluspunkte einer empfehlenswerten Fahrtenbuchsoftware.
Digitalisierung verbessert Fuhrparkmanagement
Fahrtenbücher sind nicht nur Selbstständigen vorbehalten,
auch Unternehmen können von der Fahrtenbuchführung
profitieren. Die Zeit, die durch die elektronische Variante des
Fahrtenbuches eingespart werden kann, geht beispielsweise nicht
mehr von der wertvollen Arbeitszeit der Mitarbeitenden ab. Darüber
hinaus kann die Fahrtenbuchsoftware vieler Anbieter durch
hilfreiche Tools zum Fuhrparkmanagement ergänzt werden. Diese
reichen von der Routendokumentation über den Diebstahlschutz
der Flotte bis hin zum Erstellen von Kundennachweisen und voller
Kostenkontrolle. Besonders hervorzuheben ist hier die Möglichkeit
einer Tankkartenintegration. Diese reduziert die chaotische
Zettelwirtschaft enorm. Der Mehrwert liegt jedoch vor allem bei
der Vorbeugung von Tankbetrug und beschert Firmen zusätzlich
Rabatte bei teilnehmenden Tankstellen. Bei der Auswahl des
richtigen Fuhrparksoftwareanbieters ist dessen Zielgruppe zu
beachten. War eine Fuhrparkmanagementsoftware früher hauptsächlich
Thema bei Großunternehmen, gibt es inzwischen auch
Firmen, die sich speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer
Betriebe ausgerichtet haben.
Die Lösung: Digitale Fahrtenbücher
Hinweis zur Autorin:
Anna Ziegler
ist Content Marketing Managerin
bei Vimcar.
Kontakt: steuerberater@vimcar.de
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Countdown zur Grundsteuer: Ist Ihre Kanzlei vorbereitet?
Digitale Tools ermöglichen Steuerberatern die Entzerrung des Workloads.
Der Juli rückt näher. Dann öffnet sich im Rahmen der Grundsteuerreform
ein 4-monatiges Zeitfenster für die Übermittlung der
Grundsteuerwerte an das Finanzamt. Steuerberater, die von der
Datensammlung bis zur Übermittlung digital aufgestellt sind, können
die Mehrbelastung jedoch gut bewältigen und die Grundsteuer
als Erfolg für ihre Kanzlei verbuchen.
Die Grundsteuer ist eine der wichtigsten Einnahmequellen
für Städte und Gemeinden. Die für die Berechnung
genutzten Einheitswerte wurden jedoch viele Jahrzehnte
nicht aktualisiert. Mit seinem Urteil vom April 2018 erklärte das
Bundesverfassungsgericht daher die Bemessungsgrundlage der
Grundsteuer für verfassungswidrig. Und erzwang so die 2019 beschlossene
Neuregelung, nach der sich die Grundsteuer künftig
stärker an den tatsächlichen Werten orientieren soll.
Mammutaufgabe für Steuerberater
Auch wenn die Grundsteuer erst ab dem Jahr 2025 nach den
neuen Werten erhoben wird, müssen schon jetzt alle für die Grundsteuer
relevanten Objekte neu bewertet werden. Betroffen sind
ungefähr 36 Millionen. Grundstücke, Immobilien und landwirtschaftliche
Betriebe. Für jede wirtschaftliche Einheit müssen
Immobilienbesitzer zwischen dem 1. Juli und 31. Oktober 2022
eine Feststellungserklärung an das Finanzamt übermitteln.
Rechtzeitige Vorbereitung zwingend notwendig
Viele Steuerberater zweifeln bereits daran, ob die fristgerechte
Umsetzung der Grundsteuerreform in diesem Zeitrahmen überhaupt
möglich ist. Schließlich müssen sie die notwendigen Daten
bei ihren Mandanten einholen, die Erklärungen erstellen und
dabei auch noch die bund- und länderspezifischen Berechnungsmodelle
berücksichtigen. Steuerberater, die systematisch ihre
Kanzlei, ihre Mitarbeiter und ihre Mandanten auf die Grundsteuer
vorbereiten, können diese Mehrbelastung jedoch abfedern
und über einen breiten Zeitraum strecken.
Auswahl des richtigen Grundsteuer-Tools
Die Vorbereitung beginnt schon der bei der Wahl des richtigen
Tools. Bietet der eigene Softwareanbieter keine passende Lösung
für die Grundsteuer, muss eine Drittlösung nichts Schlechtes sein.
Hier lohnt es sich, auf einen etablierten Anbieter zu setzen. Pro-
Gesetze, die Sie brauchen.
Dieser Band
enthält alle für die tägliche Praxis wichtigen
Bestimmungen: e-commerce-RL,
EU-Datenschutz-GrundVO, BundesdatenschutzG,
HalbleiterschutzG, MarkenG,
UrheberrechtsG, TelekommunikationsG
u.v.m.
IT- und Computerrecht
zu den Bereichen: Grundlagen des
IT- und Computerrechts Elektronischer
Geschäftsverkehr Urheberrecht
Gewerb licher Rechtsschutz Datenschutz
Arbeitsschutz IT-Beschaffung.
Die 15. Auflage
beinhaltet alle in der abgelaufenen Legislaturperiode
beschlossenen gesetzlichen
Änderungen, die bis zum 1. Januar
2022 verkündet wurden; später in Kraft
tretende Änderungen sind schon (in
kursiver Schrift) zusätzlich eingearbeitet
Zudem wurde die kommentierende Einleitung
aktualisiert und erweitert.
Mit ausführlichem Sachverzeichnis
und einer Einführung
von Prof. Dr. Jochen Schneider, RA
15. Auflage. 2022. CXVIII, 950 Seiten.
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fessionelle Hersteller, wie zum Beispiel Agenda, bieten oftmals
nützliche Dienste wie Installations- oder Adressübernahme-
Services sowie passende Schulungsangebote. Eine On-Premises-
Lösung bietet gegenüber einer Cloud-Lösung den großen Vorteil,
dass keine Daten die Kanzlei verlassen. Zusätzlich müssen Mandanten
nicht an ein neues Online-Tool herangeführt werden, was
je nach Mandantenstruktur ein nicht zu unterschätzender Aufwand
ist.
Mandanten frühzeitig miteinbeziehen
Zunächst sind die von der Grundsteuer betroffenen Mandanten
auf die Pflicht zur Abgabe einer Feststellungserklärung hinzuweisen.
Dabei hilft es, wenn Steuerberater in ihrem Kanzleiprogramm
bereits bestehende Mandanten über die Anlage V
oder das Anlagevermögen als Immobilienbesitzer identifizieren.
Weitere Zeit sparen sie, wenn sie direkt aus dem Programm
heraus Serienbriefe oder E-Mails versenden. Steuerberater sollten
zudem damit rechnen, dass über Weiterempfehlungen auch
Privatpersonen an sie herantreten. Denn viele, die ihre Steuererklärung
bislang selbst erledigt haben, sind jetzt mit der Grundsteuer
über fordert – eine Gelegenheit, um neue Mandanten zu
gewinnen.
Objektdaten über digitale Formulare
importieren
Sind die Mandanten informiert, müssen Steuerberater die
nötigen Daten für die Feststellungserklärungen sammeln. Dabei
sind importfähige elektronische Vorerfassungsbögen eine große
Erleichterung. Pro Objekt füllt der Mandant dann ein digitales
Formular aus. In der Kanzlei werden die Formulare mit den
Objektdaten dann einfach per Knopfdruck in das Grundsteuerprogramm
eingelesen.
Abstimmungsbedarf bei der Datenbeschaffung
einplanen
Da die wenigsten Mandanten die benötigten Daten sofort zur
Hand haben, besteht vermutlich viel Abstimmungsbedarf. Die
entsprechenden Daten finden sich im Kaufvertrag, in der Flurkarte,
im Grundbuchblatt, im Einheitswertbescheid, im Grundsteuerbescheid
oder in der Teilungserklärung. Es ist ratsam, die
Unterlagen des Mandanten sofort auf Vollständigkeit zu prüfen
und wenn nötig nachzufassen. Steuerberater archivieren idealerweise
die vom Mandanten eingereichten Unterlagen gleich digital,
damit sie später Daten ohne weitere Abstimmung verifizieren
oder ergänzen können.
Startschuss für die Übermittlung: 4 Monate
ab dem 1. Juli
Ja, die Grundsteuerreform bereitet Steuerberatern jede Menge
zusätzliche Arbeit. Wer aber schon vor dem 1. Juli die relevanten
Daten sammelt und in die Grundsteueranwendung einspeist,
ist klar im Vorteil. Denn dann brauchen Kanzleien für die Übermittlung
der Feststellungserklärungen zwischen Juli und Oktober
nur noch wenige Mausklicks. Dadurch entzerrt sich das Arbeitspensum
und Steuerberater können sich über das lukrative Zusatzgeschäft
freuen.
Hinweis zum Autor:
Josef Hofstetter
ist Experte für Digitalisierung von Steuerkanzleien
und Buchhaltungsbüros sowie
Abteilungsleiter Vertrieb Neukunden bei
Agenda Informationssysteme.
BECK Stellenmarkt
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