SK-2023-Business Knigge Nürnberg

Business-Knigge
für Nachwuchskräfte
der Stadt Nürnberg
2023
Ralf Döring
Ralf Döring Mobil 0171 / 786 15 80 Sparkasse Bamberg Steuernummer 207/211/82569
Pfarrer-Kraus-Str. 11 Mail ralf.doering.training@gmail.com DE65 7705 0000 0303 3541 79
96179 Ebing BYLADEM1SKB

Inhalt
1 Knigge – was ist das eigentlich ............................................................................ 3
2 Begrüßung .............................................................................................................. 4
3 Verabschiedung ..................................................................................................... 7
4 Mit Smalltalk Beziehungen positiv gestalten ..................................................... 8
5 DU oder SIE ?........................................................................................................ 10
6 Erscheinungsbild und Körpersprache ................................................................ 11
7 Reviere im Berufsleben ....................................................................................... 14
8 Entschuldigung .................................................................................................... 15
9 E-Mail und Brief ................................................................................................... 16
10 Kontakt ................................................................................................................. 18
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 2

1 Knigge – was ist das eigentlich
Die Begriffe „Benehmen“ und „Etikette“ wurden geprägt durch Adolph Freiherr von Knigge.
Sein Werk „Über den Umgang mit Menschen“ sollte die Bürger befähigen, sich passend in die
Gesellschaft einzubringen.
Die Konfliktfreiheit einer Gesellschaft hängt von großen Teilen davon ab, wie gut die einzelnen
Mitglieder Situationen einschätzen können und dem Maß des Respekts im Umgang
miteinander.
Knigge Test – was weiß ich schon und was ist anders, als ich dachte?
Nr. Aussage Kommentar richtig falsch
1 Steht die Tür eines Raumes offen, kann ich jederzeit
eintreten.
2 Bei der Anrede (schriftl. und münd.) nennt man
immer nur den höchsten Titel (z.B. Professor Müller
und nicht Professor Dr. Müller).
3 Ein freundliches „Hallo“ zur Begrüßung ist
zeitgemäß und immer angebracht.
4 Bei einem beruflichen Treffen angebotene Getränke
sollte man nicht ablehnen.
5 Kunden haben immer und überall den Vortritt (in
Gängen, auf Treppen, Türen, Fahrstühle).
6 Ist einem ein Fehler unterlaufen, dann sagt man „Ich
entschuldige mich.“
7 Frauen bleiben bei der Begrüßung mit Handschlag
sitzen.
8 Körperschmuck wie Tattoos oder Piercings sind im
Berufsleben untersagt.
9 Der Ranghöhere grüßt zuerst den Rangniederen.
10 Beim Beantworten einer E-Mail kann ich mir
genauso viel Zeit lassen wie bei einem Brief.
11 Smalltalk auf Betriebsfeiern: am besten berufliche
Themen ansprechen.
12 Es gibt bei einer Betriebsfeier auch Alkohol.
Ich nehme 2-3 Glas während der Feier, der Abend ist
lang genug dafür.
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 3

2 Begrüßung
Hallo – Ich bin der/die Neue!
Hallo, toll dich
kennen zu
lernen. Wer bist
du denn?
Hi, ich heiße
Jan und ich
arbeite …
Begrüßen und Verabschieden sind ein Duo, das es in sich hat: Beim Begrüßen haben Sie die
Chance, einen positiven ersten Eindruck zu erwecken, beim Verabschieden können Sie diesen
stärken und festigen.
Kolleginnen, Kollegen oder Vorgesetzten zu begrüßen sollte selbstverständlich sein, auch wenn
Sie sie nicht persönlich kennen.
Personen, die Ihnen bekannt sind, sollten Sie immer grüßen. Mit der Nennung des Namens
wirkt das Grüßen sympathischer. Treffen Sie Leute mehrmals am Tag, können Sie den Gruß auf
ein kurzes Kopfnicken beschränken. Werden Sie gegrüßt, grüßen Sie zurück.
Wer grüßt wen zuerst?
Im Berufsleben gibt es klare Reihenfolgen:
Der Rangniedrigere grüßt den Ranghöheren zuerst.
Der Kunde wird zuerst gegrüßt.
Betreten Sie einen Raum (Büro, Fahrstuhl, Besprechungsraum etc.), grüßen Sie zuerst
die Anwesenden.
Stoßen Sie alleine zu einer Gruppe dazu, dann grüßen Sie zuerst.
Jüngere Personen grüßen ältere Personen.
Der Herr grüßt die Dame zuerst.
Allgemein gilt: Derjenige grüßt, der den anderen zuerst gesehen hat.
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 4

Wer reicht wem zuerst die Hand?
Der Händedruck geht stets vom Ranghöheren aus, er entscheidet, ob er Ihnen die Hand
reichen möchte oder nicht: Der Kunde steht immer ganz oben in der Rangordnung und
entscheidet daher, ob und wem er die Hand reicht.
Wenn Sie der Gastgeber sind, dann reichen Sie immer zuerst die Hand.
Gibt es keine Hierarchie, aber es sind Damen und Herren anwesend, dann reicht die
Dame dem Herrn die Hand, wenn sie möchte.
Gibt es keine Hierarchie und es sind nur Herren bzw. nur Damen anwesend, dann
entscheidet der/die Ältere, ob sie die Hand reichen möchte.
Immer wenn sich im Geschäftsleben per Handschlag begrüßt wird, stehen sowohl die
Herren als auch die Damen zur Begrüßung auf – im Privaten können Damen, wenn sie
möchten, weiterhin sitzen bleiben, so wie es früher auch geschäftlich üblich war.
Der richtige Handschlag
Ist der Handschlag zu schlaff, wird Ihnen womöglich zu wenig Durchsetzungsstärke und
wenig Selbstbewusstsein zugeschrieben.
Ist der Handschlag zu kräftig, kann es dem Gegenüber womöglich Schmerzen zufügen
und Ihnen könnte zu wenig Sensibilität ausgelegt werden oder Dominanzstreben.
Ist der Handschlag zu lang, wird dies häufig als anbiedernd und aufdringlich
empfunden.
Sind sie beim Handschlag zu weit entfernt vom Gegenüber, empfindet man Sie
womöglich als distanziert.
Kommen Sie dem Gegenüber zu nah, übertreten Sie die Intimzone, was vielen
unangenehm ist.
Sollte Ihr Gegenüber Ihre Hand nicht mehr loslassen, dann entspannen Sie einfach den
Druck und signalisieren Sie, dass Sie Ihre Hand gerne wiederhätten.
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 5

Sich und andere vorstellen
Heute ist es üblich, sich mit Vor- und Nachnamen anderen vorzustellen. Wenn Ihre Funktion
im Unternehmen für Ihr Gegenüber relevant sein sollte, dann fügen Sie diese hinzu. Wenn Sie
andere Personen miteinander bekannt machen, dann halten Sie die folgende Reihenfolge ein:
Wer trifft auf wen?
Sie bringen Personen unterschiedlicher
Hierarchien zusammen?
Sie führen eine Person an eine Gruppe
Gleichrangiger heran?
Sie führen einen Bürger und den
Amtsleiter zusammen?
Sie müssen sich selbst und Ihre
Begleitperson vorstellen?
Sie bringen Ihren Lebenspartner oder ein
Familienmitglied mit Kollegen oder
Vorgesetzten zusammen?
Wen stellen Sie wann vor?
Machen Sie die rangniedrigeren Personen
den Ranghöheren bekannt.
Identifizieren Sie zuerst den Einzelnen, dann
die Gruppenmitglieder
Der Bürger gehört zum Kreis der Kunden,
und hat immer einen höheren Status,
informieren sie ihn zuerst über den
Amtsleiter und dann den Amtsleiter über den
Bürger.
Stellen Sie zuerst sich als Person mit dem
direkten Draht zum Umfeld vor, dann die
Begleitung, danach wird Ihre Begleitperson
informiert, wer die andere Person ist.
Stellen Sie Ihren Partner/das
Familienmitglied zuerst den anderen vor,
dann umgekehrt.
Faustregel: Der Ranghöhere hat stets das Vorrecht darüber informiert zu werden,
mit wem er es zu tun hat, erst dann erfährt der Rangniedrigere wer der andere ist.
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 6

3 Verabschiedung
Wann ist es Zeit zu gehen?
Im Beruf sind Beginn und Endzeiten meistens festgelegt und auch Termine haben selten ein
offenes Ende.
Sollte ein Termin beendet sein, informiert in der Regel der Gastgeber über das Ende und gibt
das Signal zu gehen. Nur wenn es das versäumt oder Sie aus dringenden Gründen aufbrechen
müssen werden Sie selbst aktiv.
Das Ende bestimmt in der Regel die ranghöchste Person. Müssen Sie vorher gehen
benötigen Sie eine gute Begründung. Wissen Sie im Vorfeld, dass Sie nicht bis zum Ende
bleiben können, geben Sie schon im vorher Bescheid.
Verabschieden – Wie geht es richtig?
Schauen Sie Ihrem Gegenüber beim Verabschieden in die Augen und verbinden Sie den
Abschied mit einem Dank (z.B. für die Einladung, fürs Kommen, für das Gespräch).
Je nach Anlass sind unterschiedliche Abschiedsworte angemessen:
Abschiedsformel Wirkung Anlass
auf Wiedersehen formell bis distanziert Geschäftsleben, Kunden,
Vorgesetzte
tschüss, ciao, bis dann
informell, vertraulich,
kollegial
Kollegen und gute Bekannte
schönen Tag noch informell Lockerer Geschäftsumgang
guten Tag, guten Abend formell Geschäftsleben, Kunden,
Vorgesetzte
Geben Sie zuerst dem Ranghöchsten die Hand!
Die Art und Weise des Abschieds entscheidet auch der Ranghöchste – orientieren Sie sich
daran. Wenn Sie unsicher sind, dann achten Sie auf das Verhalten der Kollegen.
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 7

4 Mit Smalltalk Beziehungen positiv gestalten
Das bringt gekonnter Smalltalk mit Bürgern und Kollegen
Smalltalk schafft ein Wir-Gefühl bei den Beteiligten und ermöglicht eine
Beziehungsebene zueinander aufzubauen.
Smalltalk überbrückt das Gefühl von Fremdheit und schafft Sicherheit.
Man sammelt Sympathiepunkte.
Es erweitert den eigenen Horizont.
Smalltalk liefert viele Informationen, die man später gebrauchen kann.
Ziel: Stellen Sie eine Beziehung zu den Bürgern her: z.B. auf dem Weg in ein
anderes Amt oder im Fahrstuhl, beim täglichen Kontakt…
Wie man ins Gespräch kommt
Stellen Sie eine offene Frage über...
...eine Gemeinsamkeit zwischen Ihnen und Ihrem Gesprächspartner (z.B. den Ort, an
dem sie sich gemeinsam aufhalten, der Umfeld oder an Anlass ihrer Begegnung)
...eine Beobachtung, die sie beim Gegenüber gemacht haben (z.B. „Ihr Akzent klingt für
mich so nordisch, darf ich fragen, woher Sie kommen?“)
...Themen, die sie mir Ihrem Gegenüber aus vergangenen Gesprächen in Verbindung
bringen (z.B. Hobbys, Familie, Urlaub)
Sollte Ihr Gesprächspartner den Anfang gestalten, dann nehmen Sie sich zunächst zurück und
hören Ihrem Gegenüber aufmerksam zu, er wird bestimmt einen interessanten Punkt
ansprechen, an dem Sie anknüpfen können.
Wie man ein Gespräch am Laufen hält
Mit diesen drei einfachen Regeln halten Sie ein Gespräch am Laufen:
1. Erzählen Sie von sich, Ihren Erlebnissen und Erfahrungen. Auf diese Art und Weise
signalisieren Sie Ihrem Gegenüber Vertrauen, indem Sie sich ihm öffnen und ermöglichen ihm,
Gemeinsamkeiten und Anknüpfungspunkte im Gespräch zu entdecken.
2. Hören Sie aktiv zu und registrieren Sie Bemerkungen zu Familie und Hobbys. Bei Bedarf
können Sie mit einer offenen Frage darauf zurückkehren. So signalisieren Sie Ihrem Gegenüber
Wertschätzung und Interesse.
3. Fragen Sie nach und lenken Sie das Gespräch. Durch geschicktes Nachfragen kann ein
Gespräch eine interessante Wendung nehmen. Vermeiden Sie dabei „Ja-Nein-Fragen“.
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 8

Wie den Smalltalk beenden?
Oft ergibt sich aus der Situation ein Ende des Smalltalks.
„Ich glaube, wir machen langsam mit dem Seminar weiter. Das war wirklich interessant, was Sie
mir da über xxx erzählt haben.“
„Da wären wir nun am Büro von Herrn XY. Alles Gute für Ihr Gespräch dort und noch einen
schönen Tag“
Sie möchten das Gespräch gerne beenden, doch Ihr Gegenüber redet ununterbrochen weiter?
Täuschen Sie besser keinen Toilettengang vor, im schlimmsten Fall, wird er Ihnen mitteilen,
dass er hier auf Sie wartet oder er wird sie womöglich begleiten.
Wenn Sie noch mit anderen Kunden oder Kollegen sprechen möchten, dann sagen sie es so
wie es ist. Beispiel: „Herr Meyer, es hat mich sehr gefreut mich mit Ihnen zu unterhalten, ich
möchte jetzt gerne noch einen Kollegen von mir begrüßen, wenn Sie mich bitte entschuldigen.“
Themen und Tabus
Smalltalk kann schnell zu einem Desaster werden, wenn Sie die falschen Themen ansprechen.
Alle polarisierenden Themen sind im Smalltalk tabu. Sobald zwei verschiedene Meinungen über
einen Sachverhalt vorliegen, kann es zu einem Streitgespräch kommen. Dies ist bei den
folgenden Themen der Fall:
Do
Don‘t
Aktuelles Tagesgeschehen
Kulturelle Veranstaltungen, Literatur,
Musik
Politik, Krieg
Religion
Wetter Allgemeine Probleme (finanzielle,
familiäre, berufliche,…), Tod, Krankheit
Gemeinsame Bekannte im Positiven Lästern über Dritte (Kollegen,
Verwandte,…)
Redensarten, Redewendungen, Zitate
Hobbys, Sport, Urlaub
Schlüpfrige Witze oder Sprüche
Zu jedem Thema etwas sagen, auch wenn
man sich gar nicht auskennt.
Sollte das Gespräch eine unangenehme Richtung einschlagen, können Sie die „Apropos-Regel“
anwenden. Lassen Sie das Wort „apropos“ geschickt in Ihre Unterhaltung einfließen und ändern
Sie so die Richtung des Gesprächs.
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 9

5 DU oder SIE ?
Sprechen Sie Ihr Gegenüber immer mit dessen Namen an, insofern sie diesen bereits kennen
(„Hallo, Herr Meier.“). Hat der Angesprochene einen Doppelnamen, sprechen Sie ihn immer in
voller Länge aus („Hallo, Herr Meier-Schmitt.“).
Wer bietet wem das Du an?
Der Ranghöhere entscheidet, wem er wann das „Du“ anbietet.
Wenn keine Hierarchie vorhanden ist, dann entscheidet immer der Ältere.
Wenn eine Frau und ein Mann gleichen Ranges und etwa gleichen Alters ein das „Du“
anbieten möchten, dann entscheidet die Frau.
Faustregel: Hierarchie vor Alter und Geschlecht
Duzen auf Betriebsfeiern
Fakt ist: Ein einmal angebotenes „Du“ gilt ein Leben lang und kann nicht einfach nach
Lust und Laune angeboten und wieder zurückgenommen werden.
Auch auf Firmenfeiern ist dieses Angebot in der Regel ernst gemeint – wenn Sie sich
am nächsten Morgen hingegen nicht sicher nicht, wie ernst Sie das Angebot zum Duzen
nehmen können, auch weil dieses Angebot vielleicht so gar nicht zu Ihrem derzeitig
gegenseitigen Verhältnis passt, dann sind Sie gut beraten, dies zu klären.
Tipp1: Siezen Sie Ihren Chef am nächsten Morgen einfach wie gewohnt und warten Sie ab,
was passiert. Wenn es wirklich ernst gemeint war, dann wird er entsprechend darauf
reagieren und sein Angebot bestätigen, wenn er Ihr Siezen erwidert, dann wissen Sie, woran
Sie sind.
Tipp2: Wenn Sie es genau wissen wollen, dann sollten Sie Ihren Chef in einer ruhigen
Minute unter 4 Augen darauf ansprechen. Sie könnten z.B. sagen: „Herr Müller, haben Sie
kurz eine Minute für mich? Wir hatten ja gestern eine ganz tolle Feier und ich habe mich
sehr über das Angebot zum gegenseitigen „Du“ gefreut. Ich möchte nun sichergehen, ob
wir es beibehalten wollen und wie Sie heute dazu stehen.“
Das Du ablehnen?
Duzen ist ein Angebot und keine Aufforderung, der ohne Widerspruch zu folgen ist.
Selbstverständlich können Sie dieses Angebot auch ablehnen. Tun Sie dies auf eine freundliche
Art und Weise und machen Sie sich bewusst, dass Sie es kein zweites Mal von der betreffenden
Person angeboten bekommen werden.
Sie könnten z.B. mit diesen Worten freundlich ablehnen: „Vielen Dank für das Angebot. Ich
fühle mich sehr geehrt, dass Sie mir so ein Vertrauen aussprechen.
Ich halte es allerdings im Geschäftsleben so, dass ich mich mit meinen Kollegen/Kunden nicht
duze. Ist das in Ordnung für Sie, wenn auch wir beide, wie gewohnt, beim Sie bleiben?
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6 Erscheinungsbild und Körpersprache
Der Erste Eindruck
Beim ersten Eindruck ist die Verpackung wichtiger als der Inhalt. Bereits in den ersten Sekunden
erhält Ihr Gegenüber einen ersten Eindruck von Ihnen und macht sich ein Bild.
Ausschlaggebend für dieses Bild sind Ihr Gesicht, Ihre Mimik, Ihre Körperhaltung, Ihre Frisur,
Ihre Kleidung und Ihre Sprache. Der erste Eindruck gibt so dem Gegenüber Orientierung und
Sicherheit. Er „Freund oder Feind?“.
Der erste Eindruck „überstrahlt“ oft sehr lange andere Eigenschaften und hat sehr große
Auswirkung darauf, wie sie in Zukunft wahrgenommen werden.
Planen Sie deswegen genau, wie sie beim Kennenlernen wirken möchten.
Tipp 1: Zeigen Sie Ihre Schokoladenseite
Wissen Sie, welches Ihre Stärken sind? Was kommt bei anderen besonders gut an? Ist
es vielleicht Ihr Lächeln, Ihre offene Art, Ihr guter Kleidungsgeschmack, Ihr wacher
Blick? Fragen Sie Ihre Freunde, was sie an Ihnen als besonders vorteilhaft und
angenehm signalisiert empfinden. Bauen Sie auf diesen positiven Merkmalen auf.
Tipp 2: Richtiger Umgang mit Schwächen
Konzentrieren Sie sich nicht zu sehr auf Ihre Schwächen, verheimlichen Sie sie jedoch
auch nicht. Denn nichts fällt so sehr auf wie das, was man verbergen möchte. Lassen
Sie Ihre Macken einfach links liegen, und stehlen Sie ihnen mit Ihren Stärken die Show!
Tipp 3: Flexibel sein – aber nicht verstellen
Stellen Sie sich flexibel auf Anlass und Situation ein. Informieren Sie sich im Vorfeld darüber,
was bei Ihrem Gegenüber gut ankommt (z.B. angemessene Kleidung und Wortwahl). Achten
Sie dabei jedoch Ihre persönlichen Grenzen, der Übergang zwischen Flexibilität und Verstellen
ist fließend. Ein Beispiel: Der Azubi trägt in seiner Freizeit gerne legere, sportliche Kleidung. Im
Büro ist konservative Kleidung gefragt. Da ihm seine Arbeit Spaß macht und sie ihm wichtig ist,
nimmt er das gern in Kauf. Der Azubi trägt einen Bart, den er als sein Markenzeichen sieht.
Obwohl der Bart im Unternehmen nicht gerne gesehen ist, trifft er mit seinem Chef die
Absprache, dass er den Bart nur zu wichtigen Kundenterminen abrasiert.
Generell gilt: Je flexibler Sie sind, desto leichter wird es Ihnen fallen, in diversen Situationen auf
verschiedene Menschengruppen positiv zu wirken.
Grafik vecteezy.com
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Kleider machen Leute
Welches Outfit im Beruf angemessen ist, hängt vor allem von Ihrem Beruf, der Branche und
dem Unternehmen, in dem Sie arbeiten, ab. Am einfachsten können Sie sich einen Eindruck
verschaffen, indem Sie darauf achten, was Ihre Kollegen tagtäglich zur Arbeit tragen. Sind
Hemd und Anzughose für die Herren Pflicht oder tut es auch eine Jeans und ein schickes T-
Shirt? Gibt es vorgeschriebene Arbeitskleidung?
Wichtig ist, dass Sie sich dabei in Ihrer Haut wohl fühlen.
Outfitcheckliste:
Ist ihre Kleidung …
Fleckenfrei?
Faltenfrei
Angemessen? Wie kleiden sich die Kollegen?
Farbig abgestimmt und in eher gedeckten Farben?
Schuhe sauber? Gepflegt? Nicht abgelaufen?
Rock lang genug?
Mit der Beachtung folgender Faustregeln unterstützen Sie ein seriöses Auftreten:
Tragen Sie maximal drei verschiedene Farben und maximal zwei verschiedene Muster
in einem Outfit.
Tragen Sie maximal 5 Accessoires am Körper (Uhr, Kette, Ohrringe, Gürtel etc.).
Vermeiden Sie zu viel Freizügigkeit. Tragen Sie keine kurzen Röcke, bauchfrei oder
tiefe Ausschnitte, keine durchsichtigen Klamotten oder schulterfreie und
körperbetonte Oberteile.
Achten Sie auf falten- und fleckenfreie Kleidung, sind alle Knöpfe am richtigen Ort?
Achten Sie darauf, jeden Tag frische Kleidung zu tragen.
Achten Sie auf eine gepflegte Frisur und saubere Nägel.
Tragen Sie T-Shirts mit wenig Aufdruck.
Benutzen Sie ein dezentes Deo und/oder Parfum.
Grafik vecteezy.com
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 12

Eine positive Körpersprache
Zeigen Sie Ihrem Gegenüber mit Ihrer Körpersprache, dass Sie Ihn respektieren und
wertschätzen.
Halten Sie Blickkontakt. Damit signalisieren Sie Interesse an dem Gespräch und an Ihrem
Gegenüber.
Lassen Sie Körpersprache zu, anstatt diese zurück zu halten. Lächeln Sie ruhig, wenn Sie sich
für Ihr Gegenüber freuen, oder runzeln Sie die Stirn, wenn er Ihnen etwas Unglaubliches erzählt.
Das lässt Sie authentisch wirken
Achten Sie auf Ihre Haltung. Stehen, sitzen und gehen Sie aufrecht und mit erhobenem Haupt.
Dadurch wirken Sie selbstsicher und überzeugend.
Halten Sie beim ersten Kennenlernen körperliche Distanz (mindestens einen halben Meter!)
zu Ihren Gesprächspartnern.
Halten Sie sich an die gängigen Höflichkeitsgesten: Jemandem den Vortritt zu lassen oder
ihm die Tür aufzuhalten sind Signale, die Wertschätzung ausdrücken und bei Ihrem Gegenüber
ebenfalls gut ankommen.
Aus einer Studie von Amy Cuddy, Harvard-University 2010):
Eine High-Power-Pose für zwei Minuten lässt das Testosteron (Stärke-Hormon) um 20%
ansteigen und das Cortisol (Stress-Hormon) um bis zu 15% sinken. In einer anschließenden
Übung agierten die „High-Power-Poser“ risikobereiter.
Die Körperhaltung beeinflusst also unseren emotionalen Zustand und den Hormonspiegel.
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7 Reviere im Berufsleben
Der Begriff „Revier“ wird häufig im Zusammenhang mit wildlebenden Tieren verwendet. Das
Revier bezeichnet den Raum oder den Platz, den ein Tier als sein eigenes Gebiet betrachtet.
Ganz ähnlich funktioniert dies bei Menschen. Jeder hat seine Lieblingsplätze. Im Beruf ist es
der Schreibtisch, den man als sein eigenes Revier betrachtet oder der Kleiderspind oder das
Postfach oder der Stammplatz in der Kantine. Also Vorsicht, besonders, wenn man neu ist. Es
gilt als Zeichen des respektvollen Miteinanders, nicht ungefragt in Reviere von anderen
einzudringen.
Geschlossene Türen
Geschlossene Türen bilden eine Grenze, die nur nach dem Anklopfen überschritten wird.
Deshalb treten Sie nie ungefragt ein, sondern klopfen unbedingt an und warten darauf, dass
Sie hereingerufen werden. Auch bei geöffneten Türen sollten Sie nicht einfach eintreten.
Klopfen Sie an den Türrahmen und warten Sie an der Schwelle, bis Sie hineingebeten werden.
Schreibtische
In Büros zählen vor allem Schreibtische zu Revieren. Gemeint ist besonders das, was sich auf
oder im Schreibtisch befindet. Es ist ein grober Eingriff in den persönlichen Bereich eines
anderen, in Schubladen zu stöbern oder ungefragt Dinge vom Schreibtisch zu entfernen.
Fragen Sie Ihre Kollegen, bevor Sie sich etwas ausleihen und bringen Sie wieder zurück.
Pausenräume, Teeküchen
In gemeinsamen Pausenräumen oder Teeküchen sind Reviere häufig schwer zu erkennen.
Gemeint sind hier gemeinsam genutzte Gegenstände wie Kaffeeautomat, Kühlschrank,
Mikrowelle und Spüle. Deshalb spülen Sie am besten Ihr Geschirr und Besteck nach dem
Gebrauch ab und beseitigen die Spuren nach dem Essen.
Sitzordnungen in Besprechungen
Reviere bilden auch Sitzordnungen in Besprechungen. Sitzordnungen ergeben sich mit der Zeit
und bilden meistens keine offiziellen Regeln. Wer neu in eine Besprechungsrunde eingeladen
wird, sollte jedoch beachten, dass häufig eine inoffizielle Sitzordnung existiert, auf die sehr viel
Wert gelegt wird. Stapfen Sie also nicht in ein Fettnäpfchen, wenn Sie sich auf den Stammplatz
der Amtsleitung setzen und damit ungewollt den Ärger auf sich richten.
Beachten Sie:
Die Plätze neben der Chefin/dem Chef sind oftmals für Ranghöhere reserviert (rechts
für den Ranghöchsten), setzen Sie sich dort nicht hin, es sei denn, Sie werden dazu
aufgefordert,
die nächsten Mitarbeiter (z.B. Stellvertreter) nehmen neben dem Chef Platz ein
Neue Mitarbeiter sollten erst abwarten und beobachten, wohin die anderen sich setzen.
Wer sich unsicher ist, setzt sich nicht in die Mitte, sondern nach hinten.
Als Faustregel gilt: Nehmen Sie Rücksicht auf andere und achten Sie auf Signale in Ihrem
Umfeld.
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 14

8 Entschuldigung
„Bitte“, „danke“, „Entschuldigung“, „Guten Tag“ und „auf
Wiedersehen“ gehören zum Basisvokabular im menschlichen
Umgang und sind ein sprachliches Zeichen von Interesse und
Respekt.
Passiert einem ein Fehler und man kränkt einen anderen, muss man
den Irrtum eingestehen, egal wie schwer es einem fällt. Sie sollten in
angemessener Form Reue über Ihr Verhalten zeigen. Ihre Einsicht
formulieren Sie mit dem Wort „Entschuldigung“ oder aber auch „(Es
tut mir sehr Leid!)
Bitte entschuldigen Sie!“.
Versuchen Sie aber nicht, sich zu entschuldigen und gleichzeitig einen anderen als Verursacher
oder Sündenbock vorzuschieben.
Mit Entschuldigungen über falsche Worte oder falsches Benehmen kann man Konflikte
vermeiden.
Kommen Sie zu einer Verabredung zu spät, dann bitten Sie um Entschuldigung. Mussten
andere Leute auf Sie warten, sollten Sie Ihre Entschuldigung noch mit einer Begründung
darlegen. Hat man bereits ohne Sie begonnen, reicht eine Entschuldigung ohne Begründung
aus. Setzen Sie sich so schnell wie möglich, ohne weitere Störungen zu verursachen.
Wenn Sie jemanden anrufen wollen, dabei aber die falsche Nummer gewählt haben, dann
legen Sie nicht einfach auf, sobald Sie den Fehler bemerkt haben. Entschuldigen Sie sich kurz
beim Angerufenen und sagen Sie, dass Sie sich verwählt haben und Ihnen die Störung Leid tut.
Bei kleineren Angelegenheiten reicht eine mündliche Entschuldigung oft aus. Eine schriftliche
würde hier sehr schnell überzogen wirken. Sind Sie stark emotional betroffen, hilft Ihnen ein
Entschuldigungsbrief den richtigen Ton zu treffen. Auf keinen Fall sollten Sie, wenn es Zeit für
eine Entschuldigung ist, zu lange damit warten.
Bei allen Unannehmlichkeiten, die Sie anderen absehbar bereiten werden, gilt es, sich vorher
dafür zu entschuldigen. Bei sicheren Verspätungen entschuldigen Sie sich vorher telefonisch
oder per Fax. Sind Sie dann eingetroffen, sagen Sie noch ein paar erklärende Worte.
Sie können sich nicht selbst entschuldigen, sondern immer nur den anderen um
Entschuldigung bitten.
Beachten Sie, dass ihre Entschuldigung von Herzen kommt und keine leere Floskel ist.
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 15

9 E-Mail und Brief
Die beiden gängigsten schriftlichen Kommunikationsmittel im Berufsleben sind E-Mail und
Brief. In einer Studie wurde 2017 einmal untersucht, welche Anforderungen die Befragten an
die Korrespondenz stellen.
Quelle: DIVSI-Studie 2017
Im Alltag nimmt die Bedeutung des Briefs weiter ab, ABER bei offiziellen Angelegenheiten und
beim Versand wichtiger Dokumente wird weiterhin der Brief bevorzugt. Möchte man sicher
sein, dass der Empfänger das Schreiben erhalten hat, wählt man ein Einschreiben (mit
Rückschein). Grundsätzlich wählt man die Form, die der Kunde vorgibt. Bei der
Antwortgeschwindigkeit gilt bei Mail: Antwort innerhalb von 24 Stunden; bei Brief: Antwort in
3-4 Tagen bei Empfänger.
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 16

Betreffzeile
Bei der Betreffzeile soll man sofort erkennt, worum es geht, sie sollte daher kurz und prägnant
sein. E-Mails ohne Betreff landen schneller im Spam-Ordner oder werden gleich gelöscht.
Anrede
Wenn man einen Namen hat, spricht man den Empfänger persönlich an, der Vorname wird in
der Regel weggelassen. Es wird der höchste Titel in der Anrede verwendet:
„Sehr geehrter Herr Professor, …“ - „Sehr geehrte Frau Dr. ….“
Professor wird ausgeschrieben, Doktor mit Dr. abgekürzt.
Mittlerweile auch häufiger
„Liebe Frau Maier, …“ „Guten Tag Herr Müller, …“
Bei mehreren Ansprechpartnern zuerst der Ranghöhere, bei gleicher Stellung zuerst die Frau.
„Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Wagner …“
Bei internen Mails geht es oft etwas lockerer zu, man orientiert sich daran, was in der
Organisation üblich ist, z.B. „Hallo Herr Schmitt, …“
Text
Bei einer Antwort ggf. kurzen Dank zu Vorschreiben, dann gleich zum Thema kommen.
„Vielen Dank für ihr Schreiben vom 23.04.2022. Darin haben Sie …“
Schreiben Sie kurz und präzise.
Statt Fließtext hilft oft eine Aufzählung, damit es übersichtlich bleibt.
„Zur Bearbeitung ihres Antrags benötigen wir von Ihnen noch bitte folgende Unterlagen:
Anlage 1
Anlage 2
Nachweis über…
Schlussformel
„Mit freundlichen Grüßen“
„Mit freundlichen Grüßen aus Bamberg“ „Freundliche Grüße nach Würzburg“
„Mit besten Grüßen“
Unter die Grußformel gehört immer der Name.
Keine Abkürzung wie „MfG“ oder „LG“, das wirkt schlampig und unfreundlich (gilt auch für
WhatsApp).
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 17

10 Kontakt
Viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht
Euch
Ralf Döring
BEI FRAGEN UND FÜR WEITERE INFOS
Ralf Döring
Pfarrer-Kraus-Str. 11
96179 Ebing
Mail: ralf.doering.training@gmail.com
Telefon: 0171 – 786 15 80
Ralf Döring - Training + Beratung Seite 18