Dokumentenlenkung

BERUFSSCHULE BÜLACH
Dokumentenlenkung
Ziel und Zweck
Sicherstellung einer zweckmässigen Lenkung von Dokumenten und Intranet-Informationen für die
BSB.
Definition
Als QM-Systemdokumente gelten alle geschriebenen schulrelevanten Informationen zum Projekt,
gleichgültig, ob sie in Form von Papier oder von elektronischen Dateien gespeichert sind. Dabei kann
es sich um Text oder Grafikdateien handeln.
Geltungsbereich
Diese Verfahrensanweisung ist für alle Angestellten der BSB gültig und bleibt bis zur ausdrücklichen
Aufhebung durch die Schulleitung in Kraft.
Verantwortlichkeiten
Die Verfahrensanweisung regelt den Normalfall. Ausserordentliche Fälle müssen mit dem
Prozesseigner abgesprochen werden.
Allgemeines
Art Festlegung Besonderes
Vorlagen Vorlagen sind vorbereitete Rasterblätter,
Formulare etc. die der Anwendung (z.B. zum
Ausfüllen von Bestellformularen) dienen. Die
jeweils gültigen Vorlagen stehen den Anwendern
im Form von EDV-Files zur Verfügung. Für
Vorlagen gelten folgende allgemein gültigen
Lenkungsregeln:
Handbuch (HB)
AnwendungsdokumenteAnschlussdokumente
Externe
Anwendungsdokumente
1. Für die Freigabe ist der PV zuständig.
2. Der QL verwaltet diesen Datenbereich.
3. Ungültige Vorlagen werden nicht verwaltet
und archiviert.
Das jeweilig gültige HB wird auf einem
schreibgeschütztren Bereich geführt.
Alle Mitarbeiter haben direkten Zugriff.
Für auftragsbezogene und produktebezogene
Anwendungsdokumente gelten bezüglich
Verwaltung / Aufbewahrung und Verteilung die
gleichen Bedingungen. Für nicht
auftragsbezogene Dokumente wird auf
Lenkungsregeln verzichtet.
Alle Vorlagen sind entsprechend
dem Nummerierungssystem zu
identifizieren.
Das Ausgabedatum und die
Freigabestelle kann, aber muss
nicht zwingend auf der Vorlage
festgehalten werden.
Alle Benutzer von Vorlagen sind
verpflichtet, immer auf die gültigen
Vorlagen zurückzugreifen.
Alle neuen Vorlagen sind dem QL
zur Aufnahme in den Originale-
Ordner vorzulegen.
Ausgedruckte Ausgaben
unterliegen nicht dem
Änderungsdienst. Das heisst alle
Mitarbeiter sind verpflichtet, die
Gültigkeit gedruckter Ausgaben
selber festzustellen.
Erstellt: 2.4.2003 / HE Freigabe: 2.4.2003 / He
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Grundsätze
Alle Vorgabedokumente sind gleich aufgebaut.
Änderungen oder Verbesserungen können von allen Angestellten und Lernenden der BSB eingebracht
werden.
Die Dokumententypen sind standardisiert. Dokumententitel sind prägnant zu wählen,
Dokumentenkürzel sind in eine Systematik zu bringen. Verantwortlich ist der Qualitätsleiter (QL).
Die Dokumenten-History wird durch das DOMASY-Programm geführt.
Das Q-Handbuch gilt als vertraulich und wird standardmässig nur intern verwendet. Der freie Zugang
aller Mitarbeiter zu den relevanten QM-Dokumenten ist sichergestellt. (Intranet ev. Mit Passwort über
Inernet).
Erstellung / Prüfung / Freigabe
Vorlagen: Gemäss Allgemeines
Anschlussdokumente: Autor und zuständige Freigabestelle sind aus dem Dokument
ersichtlich. Die Freigabe erfolgt durch Aufnahme in den
schreibgeschützten Bereich. Das Freigabedatum ist zwingend
anzugeben. Dokumente und Daten müssen die Dokumentenkodierung
inklusive Indexnachführung enthalten. Anschlussdokumente mit
verbindlichem Inhalt gegenüber Dritten sind gemäss
Unterschriftenregelung zu unterzeichnen.
Anwendungsdokumente: Die jeweils zuständige Stelle ist durch die Unterschriftenregelung
(Kürzel) ersichtlich.
Bei Anwendungsdokumenten repräsentiert das Ausgabedatum, im
Normalfall das Freigabedatum der festgehaltenen Informationen und
nicht der Vorlage.
Dokumente mit verbindlichem Inhalt gegenüber Dritten sind gemäss
Unterschriftenregelung zu unterzeichnen.
Änderungen
Dokumentenänderungen dürfen nur von den zuständigen Freigabestellen freigegeben werden. Die
Obgenannten Lenkungsregeln gelten auch für Änderungen.
• Als ungültig erklärte Dokumente sind mit „ungültig“ zu bezeichnen.
• Es wird kein Änderungsverzeichnis geführt. Der Inhalt einer Änderung ist aus dem Vergleich der
Ausgaben erkennbar (Dokumenten-History).
Aufbewahrung
• Dokumente werden gemäss gesetzlichen, internen oder vertraglich festgelegten Vorschriften
aufbewahrt.
• Die verantwortlichen Mitarbeiter stellen sicher, dass die Dokumente angemessen vor Verlust
geschützt sind und während der gesamten Aufbewahrungsfristwiederauffindbar bleiben.
• Als Aufbewahrungsfristen gelten als Mindestanforderungen:
- Allgemeine Korrespondenz ohne besonderen Nachweisbedarf: 12 Monate
- Nachweisdokumente mit Nachweisbedarf: 5 Jahre
- ungültige Vorgabedokumente: 5 Jahre nach Ungültigkeitserklärung
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Sicherheitsmassnahmen für Dokumente und Daten
Für Papierdokumente werden keine Sicherheitskopien angefertigt. Die Datensicherung von EDV-Daten
ist geregelt und gewährleistet den Rückgriff gemäss Aufbewahrungsregel.
Regelung Kantonsserver: Für vom Kanton bereitgestellte Applikationen ist die Datensicherung Sache
ED.
Verwalten der Normen und gesetzlichen Auflagen
• Die verantwortliche Stelle (QL) überprüft periodisch (mindestens 1 mal im Jahr) die Aktualität /
Gültigkeit der angewandten Normen und Vorschriften.
• Bei Neuausgaben werden sie beschafft und an die entsprechenden Stellen weitergeleitet.
• Die ungültigen Versionen werden normalerweise entsorgt. Werden sie zu Informationszwecken
aufbewahrt, sind sie mit „ungültig“ zu kennzeichnen.
Versionskontrolle
Die Versionskontrolle ist durch das DOMASY-Programm gewährleistet.
Dokumentenkürzel
LP Lehrpläne, Stoffpläne
DO Dokumente, Berichte, Rapporte
VA Verfahrensanweisungen
FO Formulare
FA elektronisch ausfüllbare Formulare
Dokumentenidentifikation
XX - Y - 0 - 000 - Name
Name des Dokuments mit
Extension z.B.: doc, pdf, htm, ...
Zahlencode des Dokumentes innerhalb
Hauptprozess (fortlaufende Nr.)
Nr. Hauptprozess (1,2,3,...)
Megaprozess (G, F, M, K, A)
Dokumentenart (VA, FO, LP ...)
Der Zahlencode ist eine fortlaufende Nummerierung.
Beispiel:
FO-G-2-002-name1.doc, FO-G-2-002-name2.htm
Verantwortlich für die Vergabe ist der Q-Leiter.
Versionskennzeichnung
Nur die auf dem Intranet publizierte Version ist gültig. Die Archivversionen werden vom DOMASY
Programm verwaltet.
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Datenfluss Q-System BSB
aktualisiert nach Domasy UP-Date auf Version 37 vom August 2010, T.Zolliker
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