„FINANZAMTSICHERE“ TANKGUTSCHEINE - kuepper-schaub.de

Küpper, Schaub & Partner
THEMA DES MONATS APRIL 2010
„FINANZAMTSICHERE“ TANKGUTSCHEINE
A B T . L O H N B U C H H A L T U N G
Steuerberater
Wirtschaftsprüfer
Da bei Lohnsteuerprüfungen durch das Finanzamt immer wieder Fehler bei der Überlassung
von Warengutscheinen, insbesondere Tankgutscheinen entdeckt werden,
greifen wir dieses Thema nochmals auf.
Die Oberfinanzdirektion (OFD) Hannover hat klargestellt, unter welchen Voraussetzungen
Unternehmen ihren Mitarbeitern einen Tankgutschein als steuerfreien Sachbezug
schenken dürfen. Lesen Sie, welche Modelle der Fiskus anerkennt und wie Arbeitgeber
diese richtig in der Praxis umsetzen.
Grundsätze Warengutscheine
Bei der Ausgabe von Tankgutscheinen steht immer die Frage im Mittelpunkt, ob es sich beim Gutschein
um einen Sachbezug oder um Barlohn handelt. Zum besseren Verständnis nachfolgend
noch einmal die Grundzüge der lohnsteuerlichen Behandlung von Warengutscheinen.
Beim Arbeitgeber einzulösende Warengutscheine
Bei Warengutscheinen, die beim Arbeitgeber einzulösen sind, handelt es sich immer um einen
Sachbezug, auch wenn der Gutschein auf einen Euro-Betrag ausgestellt ist. Die monatliche Freigrenze
für Sachbezüge in Höhe von 44 Euro (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG) und der jährliche Rabattfreibetrag
in Höhe von 1.080 Euro (§ 8 Abs. 3 EStG) sind grundsätzlich anwendbar.
Beachten Sie: Der Arbeitslohn fließt dem Arbeitnehmer erst mit Einlösung des Warengutscheins
beim Arbeitgeber zu (R 38.2 Abs. 3 Satz 2 LStR).
Bei einem Dritten einzulösende Warengutscheine
Bei Warengutscheinen, die bei einem Dritten einzulösen sind, kommt es entscheidend auf den
Wortlaut des Gutscheins an.
• Sachbezug: Berechtigt der Gutschein zum Bezug einer bestimmten, der Art und Menge
nach konkret bezeichneten Ware oder Dienstleistung, handelt es sich um einen Sachbezug.
Der Bezug bleibt im Rahmen der monatlichen Freigrenze von 44 Euro steuer- und sozialabgabenfrei.
Beachten Sie: Ist neben der Mengenangabe und der Warenbezeichnung ein anzurechnender
Betrag oder Höchstbetrag angegeben, handelt es sich um Barlohn, und nicht mehr um einen
Sachbezug.
• Barlohn: Ist der Gutschein auf einen Euro-Betrag ausgestellt, handelt es sich in jedem Fall
um Barlohn. Die Freigrenze für Sachbezüge ist nicht anwendbar. Der Warengutschein ist
mit dem angegebenen Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen (R 8.1 Abs. Satz
7 LStR).

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Arbeitgeber erstellt Gutscheine
Folgende Vorgehensweise hat die OFD abgesegnet:
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• Der Arbeitgeber erstellt auf eigenem Briefpapier Tankgutscheine, die er an seine Arbeitnehmer
ausgibt.
• Auf dem Gutschein sind Art und Menge des Kraftstoffs genau bezeichnet.
• Der Arbeitnehmer löst den Gutschein bei der auf dem Gutschein bezeichneten Tankstelle
ein. Hat der Arbeitnehmer mehr als die auf dem Gutschein angegebenen Liter getankt, darf
er den Gutschein nicht einlösen – auch nicht, wenn er den Differenzbetrag selbst zahlt.
• Mit der Tankstelle hat der Arbeitgeber eine Rahmenvereinbarung über die Einlösung von
Kraftstoffgutscheinen abgeschlossen. Danach erfolgt die Abrechnung über die eingelösten
Gutscheine mittels einer in der Tankstelle verbleibenden Kundenkarte des Arbeitgebers.
Der von der OFD abgesegnete Gutschein sah wie folgt aus:
Muster Tankgutschein
Briefkopf des Arbeitgebers
Gutschein
für : Name des Mitarbeiters
einzulösen bei: : Tankstelle (Strasse/Ort)
für Monat : Monats- und Jahresangabe
über : Art und Menge des Kraftstoffs
Gutschein erhalten am :
Unterschrift des Arbeitgebers
Unterschrift des Arbeitnehmers
Ablaufplan zur Gutscheineinlösung ist bekannt; ich bin damit einverstanden, dass es sich bei der
Gewährung dieses Gutscheins um eine einmalige, freiwillige Sonderleistung meines Arbeitgebers
handelt und ich auch bei wiederholter Gewährung eines solchen Gutscheins über einen bestimmten
Zeitraum keinen Rechtsanspruch auf die zukünftige Gewährung solcher Gutscheine erlange.
Unterschrift des Arbeitnehmers
Geht der Arbeitgeber so vor, erhält der Arbeitnehmer einen Sachbezug und die Freigrenze kann
angewendet werden. Die Abrechnung über eine Kundenkarte des Arbeitgebers ist unschädlich, da
diese bei der Tankstelle verbleibt und daher keine Zahlungsfunktion für den Arbeitnehmer hat.

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Verwendung von Tankkarten
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In der Regel haben Tankkarten allerdings eine Zahlfunktion und wirken daher wie eine Firmenkreditkarte.
Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer neben einem von ihm ausgestellten Benzingutschein
eine solche Tankkarte, hat die Zuwendung Bargeldcharakter.
Beispiel
Der Arbeitgeber erstellt Tankgutscheine auf denen Art und Menge des Kraftstoffs genau bezeichnet
sind. Die Gutscheine werden nicht bei der Tankstelle eingereicht, sondern der Arbeitnehmer
tankt mit einer Tankkarte des Arbeitgebers. Die Rechnungslegung erfolgt an den Arbeitgeber.
Tanken darf der Arbeitnehmer mit der Tankkarte nur, wenn er einen Tankgutschein von seinem
Arbeitgeber erhalten hat. Der Kartenzahlungsbeleg wird mit der monatlichen Gehaltsabrechnung
aufbewahrt.
In diesem Fall handelt es sich nicht um einen bei einem Dritten einzulösenden Warengutschein.
Mit der Rechnungslegung an den Arbeitgeber gegen Vorlage der Tankkarte des Arbeitgebers durch
den Arbeitnehmer bei der Tankstelle, tilgt der Arbeitgeber eine vom Arbeitnehmer im eigenem
Namen des Arbeitnehmers begründete Verbindlichkeit. Der Arbeitgeber ist nicht Vertragspartner
der Tankstelle. Hier liegt eine Barlohnzahlung vor, die 44 Euro-Freigrenze kann nicht angewendet
werden (BFH, Urteil vom 27.10.2004, Az: VI R 51/03).
Barlohn liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer anstelle des Gutscheins eine Bescheinigung erhält,
mit der er gegenüber der Tankstelle nachweist, dass er im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers
tankt. Auch in diesem Fall hat die Tankkarte die Funktion einer Firmenkreditkarte. Denn
würde der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Bargeld und eine Bescheinigung erhalten, dass er im
Namen und für Rechnung des Arbeitgebers tankt, läge auch kein Sachbezug vor.
Fazit: Das Verwenden von Tankkarten geht in der Regel schief. Nur wenn die Tankkarte bei der
Tankstelle verbleibt und der Arbeitnehmer mit einem korrekten Gutschein tankt, sollte über eine
Tankkarte abgerechnet werden.
Abgekürzter Zahlungsweg
Bezahlt der Arbeitnehmer zunächst die Tankfüllung und erhält aufgrund des Gutscheins vom Arbeitgeber
später eine Gutschrift in Höhe des ausgelegten Betrags, handelt es sich um eine Geldleistung,
für die die 44-Euro-Freigrenze nicht gilt. Der Arbeitgeber wird hier nicht Vertragspartner
der Tankstelle. Vielmehr tilgt der Arbeitgeber eine vom Arbeitnehmer in dessen eigenem Namen
begründete Verbindlichkeit.
Beispiel
Der Arbeitnehmer löst einen Tankgutschein (mit Literangabe aber ohne Höchstbetrag) bei einer
Tankstelle seiner Wahl ein. Er bezahlt die Tankrechnung namens und im Auftrag des Arbeitgebers
(abgekürzter Zahlungsweg) und lässt sich den eingelösten Tankgutschein vom Tankwart bestätigen.
Nach Vorlage des unterzeichneten Gutscheines und der Quittung beim Arbeitgeber erhält der
Arbeitnehmer den ausgelegten Betrag zurück. Es handelt sich um steuer- und sozialversicherungspflichtigen
Barlohn.
Gutscheine der Tankstelle
Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber einen von der Tankstelle erstellten Blanko-Tankgutschein
und wird Art und Menge des Kraftstoffs erst von der Tankstelle bei Einlösen des Gutscheines
eingetragen, wendet der Arbeitgeber Barlohn zu.

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Zuflusszeitpunkt bei Tankgutscheinen
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Wirtschaftsprüfer
Der Sachbezug fließt dem Arbeitnehmer mit Erhalt des Gutscheins zu, weil er in diesem Zeitpunkt
einen Rechtsanspruch gegenüber der Tankstelle erhält (R 38.2 Abs. 3 Satz 1 LStR). Die Höhe des
geldwerten Vorteils ist somit anhand des Literpreises am Ausgabetag zu ermitteln.
Unser Tipp: Bei der Bewertung des Vorteils kann außerdem die Vereinfachungsregelung in R 8.1
Abs. 2 Satz 9 LStR angewendet werden (Ansatz mit 96 Prozent des Endpreises am Abgabeort).
Beispiel
Der Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber einen Gutschein über „30 Liter Diesel“. Der Arbeitgeber
hat ermittelt, dass bei Hingabe des Gutscheins der Liter Diesel 1,48 Euro kostet. Als der
Arbeitnehmer den Gutschein einlöst ist der Dieselpreis auf 1,54 Euro gestiegen. Die 44-Euro-
Freigrenze kann angewendet werden, weil sich im Zeitpunkt der Hingabe ein geldwerter Vorteil in
Höhe von 42,62 Euro ergibt (30 l × 1,48 Euro x 96 %). Dass der Arbeitnehmer bei Einlösen des
Gutscheins einen Vorteil von 44,35 Euro erhält (30 l × 1,54 Euro × 96 %), spielt keine Rolle.
Fazit: Tankgutscheine ja , aber richtig ...
Mit Tankgutscheinen können Arbeitgeber insbesondere in Zeiten steigender Kraftstoffpreise ihren
Arbeitnehmern etwas Gutes tun. Um die 44-Euro-Grenze nicht zu gefährden, sollten sie aber darauf
achten, die strengen Vorgaben der Finanzverwaltung genau einzuhalten.
Besondere Vorsicht ist bei Verwendung von Tankkarten geboten. Nur die Abrechnung der Gutscheine
über eine bei der Tankstelle verbleibende Tankkarte des Arbeitgebers, sichert derzeit den
Sachbezug im Rahmen der 44-Euro-Grenze.