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funktionsübersicht der bms contactcenter suite - Seceidos

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BMS CONTACT CENTER<br />

Modulare Inbound / Outbound Contact-Center Lösung<br />

Automatic Call Distribution<br />

CRM Applikation<br />

Skill Based Routing<br />

Kampagnenfähig<br />

Power Dialer<br />

Predictive Dialer<br />

Reporting<br />

Echtzeit-Übersicht (Dashboard)<br />

Supervisor-Modus: Mitschneiden und Mithören von Gesprächen,<br />

Einklinken in Gespräche zu Schulungszwecken<br />

Integrierbar durch XML Schnittstellen


BMS CONTACT CENTER<br />

Vielen Dank für Ihr Interesse an <strong>der</strong> BMS Contact-<br />

Center Suite, unserer Lösung für professionelle<br />

Contact-Center. Wir möchten Ihnen auf den folgenden<br />

Seiten zeigen, welche Probleme im täglichen<br />

Geschäft in Ihrem Contact-Center auftreten können<br />

und wie BMS Contact-Center Ihnen dabei helfen<br />

kann, alle Ressourcen optimal zu nutzen. Das<br />

System erlaubt es Ihnen, sämtliche zur Verfügung<br />

stehenden Mittel, seien sie personeller, technischer<br />

o<strong>der</strong> finanzieller Natur, optimal zu nutzen und zu<br />

kontrollieren.<br />

Das BMS Contact-Center ist modular aufgebaut, d.h. es ist<br />

nicht notwendig, eine Komplettlösung zu kaufen, <strong>der</strong>en<br />

Funktionsvielfalt nie benutzt wird. BMS ist vielmehr eine<br />

maßgeschnei<strong>der</strong>te Lösung, die genau auf Ihre individuellen<br />

Bedürfnisse zugeschnitten ist.<br />

BMS bietet drei grundlegende Betriebsmodi, die die wesentlichen<br />

Anfor<strong>der</strong>ungen an Contact-Center in unserer Zeit<br />

darstellen.<br />

Seite 2<br />

Diese drei Betriebsmodi sind :<br />

1. OUTBOUND<br />

Der Outbound Modus wird meist im Bereich des<br />

Telefonmarketings o<strong>der</strong> <strong>der</strong> zielgruppenaffinen Kaltakquise<br />

genutzt. In diesem Bereich ist es wichtig, eine große Anzahl<br />

von ausgehenden Gesprächen möglichst effizient zu verwalten<br />

und dabei die Zeiten <strong>der</strong> Inaktivität zwischen den Gesprächen<br />

zu minimieren, die durch nicht beantwortete Anrufe, Faxgeräte<br />

o<strong>der</strong> Anrufbeantworter verursacht werden.<br />

2. INBOUND<br />

Inbound ist im Allgemeinen geeignet für Technische Hotlines,<br />

Bestellannahmen o<strong>der</strong> Sekretariats-Services. Hierbei ist es<br />

erfor<strong>der</strong>lich, dass die Wartezeiten <strong>der</strong> Anrufer möglichst gering<br />

gehalten werden und eine möglichst effektive Vermittlung<br />

des Anrufers an einen Agenten erfolgt, <strong>der</strong> ihm bei seinem<br />

Wunsch, Problem o<strong>der</strong> seiner Bestellung hilft.<br />

3. CALL BLENDING<br />

Von Call Blending spricht man, wenn eingehende und<br />

abgehende Anrufe, also Inbound und Outbound, zur gleichen<br />

Zeit benötigt werden. So ist es zum Beispiel möglich, dass<br />

Agenten in Zeiten ohne eingehende Anrufe ebenfalls an<br />

ausgehenden Kampagnen beteiligt werden, um personelle<br />

Ressourcen optimal zu nutzen.<br />

FUNKTIONSÜBERSICHT DER BMS CONTACT-CENTER SUITE<br />

TELEFONIE-INTEGRATION<br />

Die BMS Contact-Center Suite ist leicht in Ihre bestehende<br />

Kommunikationsinfrastruktur zu integrieren. Sie ermöglicht die<br />

Terminierung von Anrufen über das Fest- o<strong>der</strong> Mobilfunknetz<br />

und unterstützt eine große Anzahl von VoIP-Anbietern (Voice<br />

over IP) mittels des SIP o<strong>der</strong> IAX2 Protokolls. Ihre bestehende<br />

Telefonanlage wird entwe<strong>der</strong> direkt integriert o<strong>der</strong> komplett<br />

ersetzt. BMS unterstützt direkt Schnittstellenkarten für ISDN<br />

(sowohl S0 als auch E1), GSM, analog und VoIP.<br />

Es werden nativ Asterisk, Astimax, blue4S PBX und<br />

Mobydick Systeme unterstützt. Mehrere Telefonanlagen<br />

o<strong>der</strong> Telefonieserver können Gespräche durch die jeweils<br />

günstigsten Kanäle vermitteln.<br />

Abbildung : Konfi guration <strong>der</strong> Telefonanlage bearbeiten<br />

Die konsequente Nutzung von VoIP (soweit vorhanden)<br />

reduziert die Betriebskosten Ihres Contact-Centers drastisch<br />

und ermöglicht umfangreiche Einsparungen.<br />

Außerdem kann das BMS mehrere Telefonanlagen gleichzeitig<br />

nutzen, um eine Lastverteilung und eine hohe Ausfallsicherheit<br />

zu erreichen.<br />

MONITORING<br />

BMS bietet viele umfassende Funktionen, um jeden Teilaspekt<br />

Ihres Contact-Centers zu überwachen. Dies ermöglicht es<br />

Ihnen, alle Anrufe, den Systemstatus und Ihre Agenten zu<br />

jedem Zeitpunkt zu überwachen.<br />

I. DASHBOARD<br />

Das Dashboard ist eines <strong>der</strong> zentralen Elemente innerhalb <strong>der</strong><br />

BMS Contact-Center Suite. Es stellt einen kompletten Echtzeit-<br />

Überblick über Ihr Center zur Verfügung. Sie können alle<br />

angemeldeten Agenten, <strong>der</strong>en Status und die momentanen<br />

Tätigkeiten zu jedem beliebigen Moment sehen und erhalten<br />

damit die volle Kontrolle über ihre Ressourcen.<br />

Mittels des Dashboards können Sie<br />

Gespräche aufnehmen, Gespräche mithören<br />

o<strong>der</strong> sich in Gespräche einklinken.<br />

Es zeigt den Agenten Status, den jeweiligen<br />

Gesprächspartner, die Kampagne des Agenten<br />

und die Dauer des aktiven Anrufes an.<br />

Je nach individuell konfigurierbaren Parametern<br />

verän<strong>der</strong>n sich die angezeigten<br />

Farben von grün über gelb nach rot, um<br />

Zeitüberschreitungen deutlich zu visualisieren.<br />

Durch Überwachung <strong>der</strong> Gespräche<br />

in Anwahl, Anzahl <strong>der</strong> Gespräche und<br />

Zahl <strong>der</strong> verlorenen Anrufe können Fehler<br />

frühzeitig erkannt und vermieden werden.<br />

Seite 3


Ist eine Verbindung zum Internet vorhanden, kann auf das Dashboard von jedem<br />

Ort <strong>der</strong> Welt zugegriffen werden. Sie können die Kontrolle über Ihr Center überall<br />

mitnehmen.<br />

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Ressourcen.<br />

Abbildung : Übersicht <strong>der</strong> angemeldeten Agenten im Dashboard<br />

Abbildung : Konfi guration Farbwerte für die Anzeige im Dashboard<br />

II. AUFAHME<br />

Mittels BMS können Sie Gespräche nach<br />

individuellen Einstellungen aufzeichnen.<br />

Es ist dabei möglich, alle Gespräche, nur<br />

bestimmte Gespräche, Gespräche von<br />

einem bestimmten Agenten, einer bestimmten<br />

Nummer o<strong>der</strong> innerhalb einer<br />

bestimmten Kampagne aufzuzeichnen.<br />

Wenn <strong>der</strong> Gesprächspartner einer Aufzeichnung<br />

nicht zugestimmt hat, ist es<br />

möglich, nur die Stimme des Agenten<br />

aufzuzeichnen. Der Supervisor kann Aufzeichnungen<br />

direkt über das Dashboard<br />

starten. Alternativ kann ein Agent die<br />

Aufzeichnung manuell durch Klicken<br />

innerhalb <strong>der</strong> CRM Maske auf dem<br />

Bildschirm initiieren.<br />

Die Aufzeichnung erleichtert auch die<br />

Beweisführung, wenn Agenten sich nicht<br />

an Vorgaben zu den Gesprächen halten.<br />

III. MITHÖREN<br />

Mit einem Klick kann <strong>der</strong> Supervisor im<br />

Dashboard einen Agenten auswählen<br />

und dessen Gespräch mithören. Auf diese<br />

Weise ist er in <strong>der</strong> Lage, die Qualität <strong>der</strong><br />

Gesprächsführung zu überprüfen.<br />

IV. IN GESPRÄCHE EINKLINKEN<br />

Der Supervisor kann sich auch direkt aus<br />

dem Dachboard heraus in Gespräche<br />

einklinken, d.h. er nimmt als Dritter an dem<br />

Gespräch teil. Dieses ist einmal vollständig<br />

(Agent und Kunde hören den Supervisor,<br />

z.B. zur Konfliktlösung) o<strong>der</strong> halb (nur<br />

<strong>der</strong> Agent hört den Supervisor, z.B. zu<br />

Schulungszwecken) möglich.<br />

MEHRERE STANDORTE<br />

Die BMS Contact-Center Suite ist vollständig standortunabhängig.<br />

Die Applikations- und Datenbank-Server<br />

können zentral o<strong>der</strong> aus <strong>der</strong> Ferne betrieben werden<br />

(einfache Verwaltung). Dies ist beispielsweise über<br />

angemietete DSL Leitungen möglich. Durch das IAX2-<br />

Protokoll können 80 gleichzeitige Gespräche in hoher<br />

Qualität über eine 2 MBit Verbindung geleitet werden.<br />

ANRUF VERWALTUNG<br />

Die Verwaltung <strong>der</strong> Anrufe enthält weitere essentielle<br />

Funktionen <strong>der</strong> BMS Contact-Center Suite. Sie erlaubt<br />

eine intuitive Konfiguration des Rufaufbaus und <strong>der</strong><br />

Rufvermittlung. Das optimierte Design <strong>der</strong> Software<br />

stellt den bestmöglichen Ablauf für ein- und ausgehende<br />

Gespräche sicher.<br />

Abbildung : Übersicht <strong>der</strong> getätigten Anrufe<br />

I. KAMPAGNEN-MANAGEMENT<br />

Innerhalb des BMS können Sie ganz einfach Inbound und<br />

Outbound Kampagnen definieren. Mehrere Kampagnen<br />

können eingerichtet und Agenten individuell den Kampagnen<br />

zugewiesen werden.<br />

In <strong>der</strong> Kampagnen-Übersicht haben Sie alle Kampagnen übersichtlich<br />

auf einen Blick zur Verfügung.<br />

Abbildung: Konfi guration einer bestehenden Kampagne bearbeiten<br />

Mit wenigen Klicks können Sie neue Kampagnen hinzufügen<br />

o<strong>der</strong> bestehende Kampagnen bearbeiten. Sie können<br />

neue Adressen als CSV (comma separated values)<br />

Dateien importieren und bereits bearbeitete Adressen und<br />

Informationen exportieren.<br />

Je<strong>der</strong> Kampagne kann ein individueller Zeitlpan und<br />

eine individuelle Maske zugewiesen werden. Outbound<br />

Kampagnen kann einfach ein Dialertyp zugewiesen werden.<br />

Die jeweils zugehörigen Adressen können völlig frei<br />

ausgewählt und <strong>der</strong> Kampagne zugeordnet werden.<br />

Alle Masken und Formulare, die in den Kampagnen<br />

angezeigt werden, sind vollständig individuell gestaltbar.<br />

Sie basieren auf XML und können Ihren Bedürfnissen ganz<br />

einfach angepasst werden. Es war noch nie so einfach, ein<br />

neues Feld o<strong>der</strong> weitere Informationen hinzuzufügen.<br />

Der Zeitplan Manager erlaubt es, das Verhalten <strong>der</strong> Kampagnen<br />

o<strong>der</strong> des gesamten Centers mittels eines grafischen Editors zu<br />

bearbeiten. Sie können ganz einfach Feiertage anlegen und<br />

bestimmen, an welchen Tagen zu welcher Zeit die Kampagnen<br />

aktiv sein sollen.<br />

Seite 4 Seite 5


Abbildung : Bearbeitungsübersicht des Standardzeitplans<br />

II. AUTOMATISCHE RUFVERTEILUNG (ACD)<br />

Alle eingehenden Anrufe werden auf <strong>der</strong> Grundlage eines frei<br />

wählbaren Regelwerks vermittelt. So ist es möglich, einzelne<br />

Anrufer zu priorisieren und damit direkt an den Anfang <strong>der</strong><br />

Warteschlange zu stellen, bzw. diese direkt mit dem Backofffice<br />

o<strong>der</strong> einem Anrufbeantworter zu verbinden, wenn eine gewisse<br />

Wartezeit überschritten wurde. Es ist ebenfalls möglich, einen<br />

Anrufer direkt zu seinem letzten Gesprächspartner zu verbinden<br />

o<strong>der</strong> einem Vorwahlbereich o<strong>der</strong> einem Landesvorwahl eine<br />

Gruppe Agenten zuzuordnen, um zum Beispiel bei einer<br />

Bestellhotline geografische Gruppen bilden zu können.<br />

Selbstverständlich können alle eingehenden Anrufe mit einer<br />

Ansage bzw. einem IVR, also einem Sprachmenü, begonnen<br />

werden, um so mehrere Auswahlmöglichkeiten geben zu<br />

können (z.B. „Wählen Sie 1, um mit <strong>der</strong> Buchhaltung verbunden<br />

zu werden“).<br />

Ein Beispiel wäre :<br />

1. Versuche 3 Sekunden lang alle Agenten in <strong>der</strong> Verkäufer<br />

Gruppe<br />

2. Wenn keine Antwort, dann versuche 3 Sekunden lang alle<br />

Agenten in <strong>der</strong> Bestellannahme<br />

3. Wenn keine Antwort, dann versuche 3 Sekunden lang das<br />

Backoffice zu erreichen<br />

4. Wenn keine Antwort, verbinde zum Anrufbeantworter <strong>der</strong><br />

Verkäufer Gruppe<br />

III.SBR – SKILL BASED ROUTING<br />

Skill based Routing ermöglicht es, eine<br />

Gruppe von Skills (Fähigkeiten) für jeden<br />

Agenten und jede Kampagne zu definieren.<br />

Auf Basis dieser Skills, die frei gegeneinan<strong>der</strong><br />

gewichtet werden können, werden dann<br />

Anrufe vermittelt.<br />

Beispielsweise wird für eine Technische<br />

Hotline <strong>der</strong> Skill „Technisches Wissen“<br />

definiert.<br />

Agent A hat einen Wert von 4, Agent B einen<br />

Wert von 1. Also ist A besser für technische<br />

Probleme geeignet als B, da sein Skill höher<br />

ist, da hier gemäß <strong>der</strong> individuellen<br />

Konfiguration ein höherer Wert eine bessere<br />

Fertigkeit darstellt.<br />

Also können folgende Beispiele gelten :<br />

1. Je<strong>der</strong> Anrufer soll zuerst zu B verbunden werden, da A zu<br />

wichtig ist, um Routineanrufe anzunehmen. Dies ist individuell<br />

konfigurierbar.<br />

2. Es wird nun ein zweiter Skill „Englisch“ zugefügt, in dem A<br />

den Wert 0 und B den Wert 4 hat. Es können nun auch Anrufe<br />

aus englischsprachigen Län<strong>der</strong>n behandelt werden. Werden<br />

diese beiden Skills nun gegeneinan<strong>der</strong> gewichtet mit „Englisch“<br />

6 und „Technisches Wissen“ 4, haben wir eine Regel die besagt :<br />

Es ist besser den Anrufer zu verstehen und nicht sofort helfen zu<br />

können, als nichts zu verstehen und trotz Wissens nicht helfen<br />

zu können.<br />

Das ACD erkennt die Landesvorwahl, und gemäß <strong>der</strong><br />

festgelegten Regeln des SBR wird zuerst versucht, B zu erreichen,<br />

da dieser den Anrufer verstehen kann. Er ist zwar nur<br />

bedingt in <strong>der</strong> Lage dem Anrufer zu helfen, aber er kann das<br />

Problem verstehen und an A kommunizieren.<br />

SBR führt also zu höherer Kundenzufriedenheit, da sich <strong>der</strong><br />

Kunde gleich verstanden fühlt.<br />

REDUNDANZ<br />

Die komplette BMS Contact-Center Suite wurde auf<br />

Hochverfügbarkeit ausgelegt und ist deshalb in <strong>der</strong><br />

Lage, komplett redundant betrieben zu werden. Sowohl<br />

Applikations-, Datenbank- als auch Telefonie-Server können<br />

redundant betrieben werden, und damit werden Ausfälle, die<br />

zu hohen Kosten führen können, sehr unwahrscheinlich o<strong>der</strong><br />

gar unmöglich.<br />

NAT FREUNDLICH<br />

Bei <strong>der</strong> Entwicklung <strong>der</strong> BMS Contact-Center Suite wurde<br />

insbeson<strong>der</strong>e an Firewalls und Beschränkungen <strong>der</strong> Netze<br />

gedacht. Durch seine Struktur ist es NAT und Firewall tolerant,<br />

es funktioniert über die Grenzen von Routern und Netzen<br />

hinweg.<br />

XML SCHNITTSTELLE<br />

Eine weitere wichtige Funktion <strong>der</strong> BMS Contact-Center Suite<br />

ist die XML Schnittstelle. Durch sie kann das komplette System<br />

über eine Anwendung eines Dritten gesteuert werden. Haben<br />

Sie zum Beispiel bereits eine CRM Applikation, können Sie XML<br />

Abfragen nutzen, um Anrufe zu initiieren und alle an<strong>der</strong>en<br />

Funktionen des BMS zu nutzen.<br />

Über das Interface lassen sich Kampagnen und Agenten anlegen,<br />

die Konfiguration än<strong>der</strong>n und vieles mehr. Es ermöglicht den<br />

Betrieb von BMS im Hintergrund <strong>der</strong> existierenden Anwendung,<br />

stellt alle Funktionen von BMS unter <strong>der</strong> gewohnten Oberfläche<br />

zur Verfügung und sorgt dafür, dass Ihre Agenten nicht neu<br />

angelernt werden müssen.<br />

PRÄ- ODER POSTPROZESS FILTER<br />

BMS bietet externe Filter, die die Anreicherung von Daten<br />

ermöglichen. So kann zum Beispiel bei Eingehen eines Anrufes<br />

bei bekannter Rufnummer Ihre CRM Datenbank abgefragt<br />

werden und die Daten aus <strong>der</strong> bestehenden Anwendung<br />

in <strong>der</strong> BMS Maske angezeigt werden. Diese Daten können<br />

bearbeitet und nach abgeschlossenem Anruf dann wie<strong>der</strong> in<br />

Ihr Bestandssystem geschrieben werden.<br />

MODULE FÜR OUTBOUND<br />

DIALER<br />

Das Wichtigste für Ihre ausgehenden Kontakte im Outbound<br />

Bereich ist ein schneller und effizienter Weg, die Netto-<br />

Gesprächszeit Ihrer Agenten zu erhöhen. Diese Netto-<br />

Gesprächszeit ist die Zeit, die Agenten tatsächlich mit einem<br />

möglichen Kunden sprechen. Diese Zeit zu verlängern ist von<br />

größter Wichtigkeit, da Verkäufe nur während dieser Zeit durch<br />

den Agenten generiert werden können. Je höher die Zahl <strong>der</strong><br />

Interhuman-Kontakte ist, desto höher ist auch die Zahl <strong>der</strong><br />

Verkäufe o<strong>der</strong> Abschlüsse.<br />

Es gibt mehrere Faktoren, die die Netto-Gesprächszeit verringern<br />

und damit auch die Zahl <strong>der</strong> Interhuman-Kontakte. Es<br />

lassen sich im wesentlichen zwei Szenarien unterscheiden :<br />

1. Das Contact-Center wählt manuell, also <strong>der</strong> Agent öffnet<br />

Kontakt Daten auf dem Bildschirm, selektiert eine Nummer<br />

und wählt diese dann entwe<strong>der</strong> per Hand (<strong>der</strong> ineffizienteste<br />

mögliche Weg) o<strong>der</strong> (etwas besser, aber immer noch schlecht)<br />

klickt auf die Nummer, und <strong>der</strong> Computer wählt automatisch,<br />

was zumindest die Gefahr des Falschwählens reduziert.<br />

2. Das Contact-Center verwendet eine normale Dialing<br />

Lösung, die im Allgemeinen als Powerdialer bekannt ist.<br />

Dieser wählt im Hintergrund einen neuen Kontakt an, sobald<br />

ein vorheriger Anruf beendet ist, vermittelt den neuen Anruf<br />

sofort an einen freien Agenten und zeigt die entsprechenden<br />

Informationen auf dem Bildschirm an.<br />

Da im ersten Fall bereits 30% <strong>der</strong> Arbeitszeit für das manuelle<br />

Auswählen <strong>der</strong> Daten und das Wählen per Hand verschwendet<br />

werden, wird dieser Fall nicht weiter berücksichtigt. Gemäß<br />

unseren Erfahrungen werden im zweiten Fall nur ca. 35% <strong>der</strong><br />

gewählten Nummern zu einem Gespräch führen. Ungefähr<br />

10% <strong>der</strong> Fälle sind Anrufbeantworter, 10% besetzt, 15% falsche<br />

Rufnummer und 30% werden nicht abgenommen. Wenn man<br />

nun diese 65% gewählter Rufnummern, die nicht zu einem<br />

Gespräch führen, drastisch reduziert, erhöht sich damit die<br />

Netto-Gesprächszeit und damit die Anzahl <strong>der</strong> Abschlüsse.<br />

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Abbildung : Startbildschirm <strong>der</strong> BMS Contact-Center Suite<br />

Je nach Kundenstruktur Ihres Geschäftes stehen verschiedene<br />

Dialer Module für die BMS Contact-Center Suite zur Verfügung:<br />

I. POWER DIALING<br />

Wie bereits im Einführungsbeispiel angesprochen wird das<br />

Powerdialing Modul ein neues Gespräch für jeden freien<br />

Agenten aufbauen. Eine Nummer wird angewählt, und das<br />

Gespräch sofort zu einem freien Agenten vermittelt. Dabei erhält<br />

er die Kontaktdaten auf den Bildschirm und das Freizeichen im<br />

Telefon. Jedoch werden sowohl Anrufbeantworter als auch<br />

nicht beantwortete Anrufe zum Agenten vermittelt.<br />

Dieses Modul eignet sich am besten für Kontakte mit hohem<br />

potentiellen Wert, die sorgfältig von falschen Nummern<br />

gesäubert wurden. Zum Beispiel kann dies für eine Aftersales<br />

Kampagne genutzt werden, um bei allen Kontakten Bankdaten<br />

zu überprüfen o<strong>der</strong> um beson<strong>der</strong>e Angebote automatisch<br />

zu beson<strong>der</strong>en Kunden zu kommunizieren. Dieser Modus<br />

stellt sicher, dass <strong>der</strong> Angerufene vom ersten Moment an eine<br />

Sprechverbindung zum Agenten hat, sobald er den Hörer<br />

abhebt. Wichtige Kontakte werden nicht „verbrannt“, weil<br />

sie durch den Dialer aus <strong>der</strong> Rufliste geworfen werden, o<strong>der</strong><br />

<strong>der</strong> Angerufene mehrmals „Hallo“ sagen muss, bevor er den<br />

Agenten hört.<br />

II. PREDICTIVE DIALING<br />

Grundsätzlich handelt es sich hierbei um<br />

vorausschauendes Wählen. Der Dialer<br />

ermittelt aufgrund von mittlerer Rufdauer<br />

<strong>der</strong> Agenten, mittlerer Zahl <strong>der</strong> besetzten<br />

Nummern, Anzahl <strong>der</strong> falschen Nummern<br />

und weitere Faktoren automatisch<br />

(statistischer Predictive Dialer) o<strong>der</strong><br />

aufgrund einer manuell eingestellten<br />

Overdial-Rate (manueller Predictive Dialer)<br />

eine Anzahl von Anrufen, die er über die<br />

verfügbaren Agenten hinaus anwählt.<br />

Ein Anruf wird nur dann dem Agenten<br />

zugestellt, wenn er auch beantwortet<br />

wurde. Gleichzeitig werden weitere Anrufe<br />

im Hintergrund vorbereitet, um schnell alle<br />

Agenten mit einer ausreichenden Anzahl<br />

von Anrufen zu versorgen. So kann die<br />

Zeit zwischen den Anrufen auf unter 10<br />

Sekunden gesenkt werden.<br />

Dadurch, dass nur gültige Anrufe vermittelt werden, fallen<br />

ungültige Nummern, Anschlüsse o<strong>der</strong> Anrufe mit andauerndem<br />

Freizeichen nach einer einstellbaren Zeit aus <strong>der</strong> Warteschlange.<br />

Punktuell kann damit die Erreichbarkeit in schlechten Stunden<br />

um bis zu 200% gesteigert werden. Die Möglichkeit, stets eine<br />

optimale Erreichbarkeit zu haben, ist nun zum Greifen nahe. Ihre<br />

Agenten werden die gefor<strong>der</strong>ten Umsätze durch optimierte<br />

Effektivität während <strong>der</strong> Arbeitszeiten erreichen.<br />

Ein Predictive Dialer ist die effizienteste Methode, um Kontakte<br />

und Verkäufe bei schlechter o<strong>der</strong> mittlerer Adressqualität zu<br />

steigern.<br />

III. PREVIEW DIALING<br />

Während beim Power und Predictive Dialing die Agenten<br />

automatisch Anrufe und zugehörige Daten zugestellt<br />

bekommen, kann <strong>der</strong> Agent beim Preview Dialing die zur<br />

Verfügung stehenden Adressen ansehen und einen Ruf durch<br />

manuelle Selektion auslösen.<br />

Abbildung : Beispiel für eine Agenteneingabemaske bei eingehendem Anruf<br />

IV. NUMMERN VERIFIKATIONS DIALER<br />

Mittels dieses Dialers lässt sich eine gegebene Anzahl von<br />

Daten auf Erreichbarkeit testen. Dieser Dialer ermöglicht einen<br />

schnellen und effizienten Weg, um den Wert Ihrer Adressen<br />

durch Ausschluss falscher Nummern zu erhöhen. Da hierbei<br />

keine Gespräche zustande kommen (<strong>der</strong> Ruf wird vor o<strong>der</strong> beim<br />

ersten Klingelzeichen beendet), fallen auch keine Gebühren an.<br />

Der Dialer ist nur per ISDN nutzbar, da VoIP Anbieter nicht<br />

immer alle Resultate <strong>der</strong> Wählversuche korrekt zurückmelden.<br />

V. DYNAMIC DIALER<br />

Der Dynamic Dialer ist ein selbst regeln<strong>der</strong> Dialer, <strong>der</strong> allerdings<br />

im Gegensatz zum Predictive Dialer keine stochastischen Verfahren<br />

zur Anpassung <strong>der</strong> Wählrate nutzt.<br />

Sie können die Schwellenwerte des Dialers frei definieren.<br />

Dabei können Sie einstellen, welche Werte als Schwellenwerte<br />

fungieren sollen, so z.B. minimale o<strong>der</strong> maximale Wartezeit<br />

des Agenten auf ein Gespräch. Dabei lassen sich sowohl die<br />

Regelschritte, also um wie viel <strong>der</strong> jeweilige Wert angehoben<br />

werden soll, als auch das Regelintervall, also die Dauer <strong>der</strong><br />

Zeitspanne zwischen zwei Überprüfungen <strong>der</strong> zu regelnden<br />

Größe, einstellen.<br />

SPRACHFÄHIGKEIT<br />

Die BMS Contact-Center Suite basiert auf<br />

Sprachdateien, die von uns in alle Sprachen,<br />

die auf dem lateinischen Alphabet<br />

basieren, übersetzt werden können. Nativ<br />

werden sowohl Deutsch als auch Englisch<br />

unterstützt, Versionen für Kyrillisches, Hebräisches<br />

und Arabisches Alphabet sind in<br />

Vorbereitung.<br />

Seite 8 Seite 9


REPORTING<br />

Eine <strong>der</strong> wichtigsten Aufgaben im Contact-Center ist das<br />

Controlling, die Überwachung von Effizienz und Profitabilität<br />

Ihrer Ressourcen. Um dies möglichst einfach zu gestalten,<br />

haben wir ein ausgereiftes Reporting Modul entwickelt. Es wirkt<br />

komplett im Hintergrund und sammelt alle wichtigen Daten.<br />

Zum Beispiel :<br />

Alle Gesprächsdaten (Dauer, Nummer, Anzahl <strong>der</strong> Rufe,<br />

Agent, ...)<br />

Alle Zustände <strong>der</strong> Agenten (Statuswechsel, Zeit im Gespräch,<br />

Zeit in Pause, ...)<br />

Alle relevanten Informationen<br />

Sie können ein Datamining o<strong>der</strong> Reporting Werkzeug Ihrer<br />

Wahl (z.B. Crystal Reports) nutzen und damit genau die Auswertungen<br />

erzeugen, die für Sie von Bedeutung sind.<br />

Zum Beispiel :<br />

Kontrolle aller Agenten: Zeit in Pause, Zeit im Gespräch,<br />

Anzahl <strong>der</strong> Abschlüsse pro x Anrufe, Abschlussquote im<br />

Vergleich zu an<strong>der</strong>en Agenten<br />

Kontrolle <strong>der</strong> Adressqualität, also Abschlüsse pro x Adressen<br />

Abbildung : Beispiel für das Reporting<br />

KOSTEN / NUTZEN<br />

Die Entwicklung des Contact-Center Geschäftes zeigte in den<br />

letzten Jahren deutlich einen dramatischen Bedarf an Lösungen<br />

zum profitablen Betrieb. Viele Center suchen nach Lösungen,<br />

um das Kosten-Nutzen Verhältnis günstiger zu gestalten.<br />

Allerdings erwägen nur wenige Center, ihre Art <strong>der</strong> Wertschöpfung<br />

zu überdenken. Aber genau in <strong>der</strong> Nutzbarmachung<br />

aller vorhandenen Ressourcen liegt die Lösung. Es ist möglich,<br />

dass sich die Zahl <strong>der</strong> Kontakte Ihrer Agenten pro Tag<br />

verdoppelt.<br />

Kontaktieren Sie uns, und wir erklären Ihnen anhand von Beispielen,<br />

was Sie optimieren können.<br />

LIZENSIERUNG<br />

Die Lizenzen für BMS sind in 25, 50 und 100 User-Schritten<br />

erhältlich. In- und Outbound, Monitoring und Predictive Dialer<br />

Module werden separat lizenziert.<br />

Wenn Sie Fragen zu Preisen o<strong>der</strong> Features haben, kontaktieren<br />

Sie uns unter sales@junghannscom.de.<br />

SUPPORT<br />

Wir empfehlen einen Grundsupport Vertrag, <strong>der</strong> Ihnen die<br />

Gewissheit verschafft, dass Ihr System überwacht wird und<br />

Sie uns zu vorgegebenen Zeiten erreichen<br />

können. Wir gewährleisten außerdem<br />

eine dem Support Level entsprechende<br />

Reaktionszeit.<br />

UPGRADES<br />

Je nach verwandter Hardware kann BMS<br />

auf mehrere Plätze upgegradet werden.<br />

Das Einspielen einer neuen Lizenz dauert<br />

nur wenige Minuten. Sie können mit einer<br />

kleinen Mannschaft starten, und ohne neue<br />

Investitionen in Hardware (wenn Wachstum<br />

bei <strong>der</strong>en Anschaffung berücksichtigt wurde)<br />

wächst BMS mit Ihnen.<br />

SYSTEM-VORAUSSETZUNGEN<br />

Um die BMS Contact-Center Suite optimal nutzen zu können,<br />

empfehlen wir zertifizierte Hardware. Alle empfohlenen Server<br />

wurden umfangreichen Tests unterzogen und die zertifizierten<br />

Hersteller bieten die notwendigen Servicelevels für einen<br />

störungsfreien Betrieb.<br />

I. SERVER-REQUIREMENTS<br />

BMS INBOUND :<br />

< 100 USER ≥ 100 USER<br />

JRE 1.5.0_10<br />

Suse 10.2<br />

Dual Xeon<br />

64bit > 3.0<br />

GHz (min. 2 MB<br />

Cache)<br />

4 GB RAM ECC<br />

JRE 1.5.0_10<br />

Suse 10.2<br />

Dual Xeon<br />

64bit > 3.0<br />

GHz (min. 2 MB<br />

Cache)<br />

4 GB RAM ECC<br />

RAID 1<br />

DATABASE SERVER<br />

Dual Xeon<br />

64bit > 3.0 GHz<br />

(min. 2 MB Cache)<br />

RAID 1<br />

II. CLIENT-REQUIREMENTS<br />

JRE 1.5.0_10, Betriebssystem mit Java mit mind. 32.000 Farben,<br />

USB Headset, min. 512 MB RAM<br />

Seite 10 Seite 11<br />

≥ 200 USER<br />

JRE 1.5.0_10<br />

Suse 10.2<br />

Projektspezifi sch<br />

auf Anfrage<br />

BMS OUTBOUND :<br />

< 25 USER ≥ 25 USER<br />

JRE 1.5.0_10<br />

Suse 10.2<br />

Dual Xeon<br />

64bit > 3.0 GHz<br />

(min. 2 MB Cache)<br />

4 GB RAM ECC<br />

JRE 1.5.0_10<br />

Suse 10.2<br />

Dual Xeon<br />

64bit > 3.0 GHz<br />

(min. 2 MB Cache)<br />

4 GB RAM ECC<br />

RAID 1<br />

DATABASE SERVER<br />

Dual Xeon<br />

64bit > 3.0 GHz<br />

(min. 2 MB Cache)<br />

RAID 1<br />

100 USER<br />

JRE 1.5.0_10<br />

Suse 10.2<br />

Dual Xeon<br />

64bit > 3.6 GHz<br />

(min. 2 MB Cache)<br />

4 GB RAM ECC<br />

RAID 1<br />

DATABASE SERVER<br />

Dual Xeon<br />

64bit > 3.6 GHz<br />

(min. 2 MBCache)<br />

RAID 1<br />

≥ 100 USER<br />

JRE 1.5.0_10<br />

Suse 10.2<br />

Dual Xeon<br />

64bit > 3.6 GHz<br />

(min. 2 MB Cache)<br />

4 GB RAM ECC<br />

RAID 1<br />

DATABASE SERVER<br />

Dual Xeon<br />

64bit > 3.6 GHz<br />

(min. 2 MB Cache)<br />

RAID 1


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