2. Allgemeine Regeln für Einkäufer - Saint-Gobain Deutsche Glas ...
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<strong>Saint</strong>-<strong>Gobain</strong> Gruppe<br />
Einkaufscharta<br />
Stand: November 2007<br />
Dieses Dokument ist eine Ergänzung zu den Verhaltens- und Handlungsregeln<br />
der <strong>Saint</strong>-<strong>Gobain</strong>-Gruppe und stellt die Anwendung dieser <strong>Regeln</strong> <strong>für</strong> den<br />
Bereich Einkauf der Gruppe dar.<br />
Es gilt <strong>für</strong> alle Einkaufsleiter von Tochterunternehmen der Gruppe, Sparten,<br />
Delegationen, <strong>Saint</strong>-<strong>Gobain</strong> Achats sowie alle Angestellten (<strong>Einkäufer</strong>, technische<br />
Angestellte und Manager), die im Rahmen ihrer Arbeit mit einem oder mehreren<br />
externen Lieferanten der Gruppe zusammenarbeiten.<br />
Dieses Dokument zielt darauf hin, Richtlinien <strong>für</strong> die tägliche Umsetzung<br />
festzulegen, ohne jedoch den Anspruch zu erheben, alle erdenklichen Situationen<br />
abzudecken.<br />
Diese Richtlinien werden durch das Memorandum „Verantwortungsbewusster<br />
Einkauf“ ergänzt, in dem – in Bezug auf den Einkauf – detailliert die sozialen und<br />
ökologischen Anforderungen der Initiative <strong>für</strong> eine nachhaltige Entwicklung der<br />
Gruppe beschrieben sind.
1. <strong>Allgemeine</strong> Verhaltensregeln<br />
1.1 Gruppendenken<br />
1.2 Integrität<br />
1.3 Dienstleistungsdenken<br />
<strong>2.</strong> <strong>Allgemeine</strong> <strong>Regeln</strong> <strong>für</strong> <strong>Einkäufer</strong><br />
<strong>2.</strong>1 Professionalität<br />
<strong>2.</strong>2 Vertraulichkeit<br />
<strong>2.</strong>3 Umwelt – Gesundheit – Sicherheit (EHS)<br />
<strong>2.</strong>4.Wettbewerb<br />
3. Memorandum<br />
3.1 Verantwortungsbewusster Einkauf<br />
3.2 Ökologische Anforderungen<br />
3.3 Soziale Anforderung. Arbeitsbedingungen und Rechte der Angestellten
1. <strong>Allgemeine</strong> Verhaltensregeln<br />
1.1 Gruppendenken<br />
� Alle Verhandlungen müssen zum Wohl der Gruppe durchgeführt werden,<br />
wobei die Gruppe im Streitfall über den Interessen eines einzelnen<br />
Gruppenunternehmens steht.<br />
� Die <strong>Einkäufer</strong> müssen sich an die Rahmenverträge der <strong>Saint</strong>-<strong>Gobain</strong>-<br />
Gruppe halten oder eine Ausnahme gesondert beantragen, wobei die<br />
genauen Gründe <strong>für</strong> die Ausnahme genannt werden müssen. Ausnahmen<br />
werden nur unter besonderen Umständen genehmigt (z.B. Joint Venture,<br />
beträchtliche Geschäftsmöglichkeiten). Es müssen Gründe <strong>für</strong> die<br />
Ausnahme angegeben werden und alle Ausnahmen müssen durch den<br />
jeweils betroffenen Spartenleiter genehmigt werden.<br />
� Die <strong>Einkäufer</strong> werden dazu aufgefordert, systematisch Angebote von<br />
bestehenden Lieferanten der Gruppe einzuholen.<br />
1.2 Integrität<br />
� Angestellte von <strong>Saint</strong>-<strong>Gobain</strong> (<strong>Einkäufer</strong> oder andere) dürfen bestehenden<br />
oder potenziellen Lieferanten nicht ihre Privatanschrift mitteilen.<br />
� Der Einkauf von Gütern oder Leistungen im Namen eines Unternehmens<br />
der Gruppe darf nicht dazu führen, dass der <strong>Einkäufer</strong> oder ein<br />
Familienmitglied Preisnachlässe oder Rückzahlungen erhält.<br />
� Einladungen zu besonderen Veranstaltungen (Ausflüge, Essen, etc.), die<br />
von Lieferanten organisiert werden, dürfen nur angenommen werden,<br />
wenn es einen Grund hier<strong>für</strong> gibt, der über die bereits bestehende<br />
Beziehung mit dem Lieferanten hinausgeht. Eine vorherige Genehmigung<br />
durch den Vorgesetzten der betreffenden Person ist erforderlich.<br />
� Geschenke von Lieferanten dürfen nur angenommen werden, wenn sie<br />
von geringem Wert sind, an eine Geschäftsadresse geliefert werden und<br />
von bestehenden Lieferanten kommen (niemals von potenziellen<br />
Lieferanten). Soweit möglich sollten sie zwischen den Kollegen desselben<br />
Teams geteilt werden, um den Teamgeist und die Anerkennung zu fördern.<br />
In jedem Fall ist vollständige Transparenz gefordert: der Vorgesetzte der<br />
betreffenden Person muss unverzüglich informiert werden.
� Angestellte dürfen kein direktes oder indirektes persönliches, finanzielles<br />
oder sonstiges Interesse an irgendeinem Lieferantenunternehmen haben.<br />
1.3 Dienstleistungsdenken<br />
� Über den eigentlichen Verhandlungsprozess hinaus sollte der <strong>Einkäufer</strong><br />
immer langfristig denken: er oder sie sollte neue Ideen entwickeln und<br />
bereit sein, gängige Arbeitsweisen zu überdenken, wobei er oder sie<br />
ebenfalls sicherstellen sollte, dass das Verhandelte auch machbar ist und<br />
effektiv umgesetzt wird.<br />
� Besonders durch eine enge Zusammenarbeit mit den "Produktnutzern"<br />
kann der <strong>Einkäufer</strong> die Risiken, die mit einem Lieferanten- oder<br />
Produktwechsel verbunden sind, erheblich verringern.<br />
� Kommunikation gehört zu den Aufgaben eines <strong>Einkäufer</strong>s: dies bedeutet,<br />
dass intern Entscheidungen nach Verhandlungen erklärt werden,<br />
besonders denjenigen, deren Bedürfnisse erfüllt werden sollen.<br />
� Durch einen ständigen Kontakt mit dem Lieferanten stellt der <strong>Einkäufer</strong> die<br />
Qualität der Leistungen und deren ständige Verbesserung sicher.<br />
<strong>2.</strong> <strong>Allgemeine</strong> <strong>Regeln</strong> <strong>für</strong> <strong>Einkäufer</strong><br />
<strong>2.</strong>1 Professionalität<br />
� Damit sich keine zu enge Beziehung entwickelt, sollte das Management<br />
vor Ort darauf achten, dass die wichtigen Kontaktpersonen mit dem<br />
Lieferanten regelmäßig ausgetauscht werden, es sei denn, dies würde den<br />
Gruppeninteressen widersprechen.<br />
� Um zu vermeiden, dass ein Status Quo entsteht, sollte der Einkauf<br />
Verträge kurz vor ihrem Ablauf generell überprüfen, um Verlängerungen<br />
durch stillschweigende Vereinbarungen soweit wie möglich zu vermeiden.<br />
� Kontakte zu Lieferanten, die wichtige Informationen hervorbringen oder zur<br />
Folge haben, müssen formell auf die eine oder andere Art aufgezeichnet<br />
werden (Bericht, E-Mail, Anruf), so dass eine effiziente Weitergabe dieser<br />
Informationen an die betreffenden Stellen innerhalb der Gruppe vereinfacht<br />
wird.
� Eine ständige Betreuung besonders von strategischen Lieferanten ist<br />
sicherzustellen.<br />
� <strong>Einkäufer</strong> sollten es vermeiden, ein Abhängigkeitsverhältnis mit<br />
irgendeinem Lieferanten entstehen zu lassen. Daher sollten sie darauf<br />
achten, immer zuverlässige Alternativen zur Verfügung zu haben.<br />
<strong>2.</strong>2 Vertraulichkeit<br />
� Ein <strong>Einkäufer</strong> bzw. jeder Fachmann, der mit dem Einholen von Angeboten<br />
und der darauf folgenden Auswahl eines Lieferanten beauftragt ist, sollte<br />
sorgfältig darauf achten, dass weder strategisch wichtige kaufmännische<br />
oder technische Informationen hinsichtlich der einzukaufenden Güter oder<br />
Leistungen noch Informationen bezüglich der möglichen Verwendung offen<br />
gelegt werden.<br />
� Wenn vertrauliche Informationen mit einem Lieferanten ausgetauscht<br />
werden müssen, muss eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet<br />
werden.<br />
� Werksbesichtigungen durch (bestehende oder potenzielle) Lieferanten<br />
werden streng überwacht: Mitarbeiter von Zulieferanten dürfen solche<br />
Besichtigungen nicht organisieren, und jede Besichtigung muss vorher vom<br />
Betriebsleiter (des Werks, des Forschungszentrums etc.) genehmigt werden.<br />
<strong>2.</strong>3 Umwelt - Gesundheit - Sicherheit (EHS)<br />
� Themen in Bezug auf Umwelt, Gesundheit und Sicherheit werden<br />
systematisch in die Vorbereitung von Einkaufslastenheften einbezogen.<br />
� Der Lieferant muss die EHS-Bestimmungen in seinem Angebot zufrieden<br />
stellend berücksichtigen, vor allem in Hinblick auf die geltenden rechtlichen<br />
Bestimmungen. Dies sollte nicht zu einer Preiserhöhung führen, es sei<br />
denn, dass sehr spezielle Bedingungen in dem Einkaufslastenheft<br />
enthalten sind.<br />
� Eine regelmäßige „EHS-Prüfung“, besonders <strong>für</strong> Gefahrengüter, wird von<br />
den Einkaufsleitern organisiert.
<strong>2.</strong>4 Wettbewerb<br />
� <strong>Einkäufer</strong> dürfen keine kaufmännischen oder technischen Informationen<br />
mit Wettbewerbern der Konzerngesellschaften austauschen.<br />
� <strong>Einkäufer</strong> dürfen nicht zu unlauteren Praktiken greifen, um Firmengeheimnisse<br />
von Lieferanten oder Zulieferanten zu erhalten.<br />
3. Memorandum<br />
3.1 Verantwortungsbewusster Einkauf<br />
Überzeugt von der Wirkung, die eine nachhaltige Entwicklung <strong>für</strong> die<br />
Verbesserung sowohl der Finanzergebnisse als auch des Business-Portfolios<br />
hat, hat sich die <strong>Saint</strong>-<strong>Gobain</strong>-Gruppe nun schon seit einigen Jahren da<strong>für</strong><br />
entschieden, die ökonomischen, sozialen und ökologischen Anforderungen<br />
einer nachhaltigen Entwicklung in ihre Strategie einzubeziehen.<br />
Eine stärkere Einbindung in diese Gebiete ermöglicht es der Gruppe<br />
insbesondere, externen Ansprüchen (Markt, Medien, Zivilgesellschaft,<br />
Gesellschafter,…) zu entsprechen.<br />
Durch die Einführung der <strong>Allgemeine</strong>n Verhaltens- und Handlungsregeln und<br />
durch den Beitritt zum Programm Global Compact der Vereinten Nationen im<br />
Jahre 2003, hat <strong>Saint</strong>-<strong>Gobain</strong> die Beständigkeit betont, die zwischen den<br />
Werten, welche schon immer ihr Handeln bestimmt haben und ihren<br />
Unternehmensleistungszielen bestehen.<br />
Gemäß der Einkaufscharta muss die Initiative „Verantwortungsbewusster<br />
Einkauf“, welche vom Konzerneinkauf ins Leben gerufen<br />
wurde, von allen Konzerngesellschaften, unabhängig von ihrem Standort,<br />
angewendet werden, sowie von allen Personen, die im Rahmen ihrer Arbeit<br />
mit Lieferanten und Zulieferern zu tun haben.<br />
Den sozialen und ökologischen Anforderungen jeder einzelnen<br />
Einkaufskategorie muss Beachtung geschenkt werden, wenn Anforderungen<br />
ausgearbeitet und/oder die Spezifikationen festgelegt werden. Lieferanten<br />
und Zulieferer müssen in der Lage sein, ihre Fähigkeit zur Erfüllung dieser<br />
Anforderungen und Spezifikationen jederzeit bei der Ausführung ihrer<br />
Leistungen zu rechtfertigen.
3.2 Ökologische Anforderungen<br />
<strong>Einkäufer</strong> müssen Lieferanten und Zulieferer darin bestärken, die<br />
ökologischen Prinzipien, welche in der EHS-Richtlinie der Gruppe dargelegt<br />
sind, anzuwenden.<br />
Infolgedessen werden <strong>Einkäufer</strong> bei Zulassungsentscheidungen in Betracht<br />
ziehen, welche Anstrengungen von Lieferanten und Zulieferern unternommen<br />
wurden, alle ökologische Risiken im Hinblick auf ihre Prozesse und die von<br />
ihnen bei ihrer Tätigkeit oder beim Einsatz an Standorten der Gruppe<br />
eingesetzten Produkte aufzuzeigen und unter Kontrolle zu bringen.<br />
Lieferanten und Zulieferer müssen besonderes Augenmerk auf den<br />
ökologischen Fußabdruck der Produkte und Leistungen, die der Gruppe zur<br />
Verfügung gestellt werden, legen, insbesondere durch:<br />
- Optimierung des Verbrauchs von Energie und natürlichen Ressourcen,<br />
- Reduktion der Abfallmenge und vermehrtes Müllrecycling,<br />
- Reduktion von Emissionen in die natürliche Umgebung (Luft, Wasser,<br />
Boden) sowie anderer Formen der Umweltverschmutzung.<br />
Falls erforderlich müssen <strong>Einkäufer</strong> die Lieferanten und Zulieferer um<br />
Korrekturmaßnahmen bitten, die von quantitativ bestimmten Zielen als Teil<br />
eines kontinuierlichen Verbesserungsprogramms begleitet werden.<br />
Ein Lieferant oder Zulieferer, der gemäß ISO 14001 oder EMAS <strong>für</strong> die von<br />
den bereitgestellten Produkten und Leistungen betroffenen Aktivitäten<br />
zertifiziert ist, wird so gewertet als hätte er diese Anforderungen erfüllt.<br />
3.3 Soziale Anforderungen: Arbeitsbedingungen und Rechte der Angestellten<br />
<strong>Einkäufer</strong> müssen ihre Lieferanten und Zulieferer dazu anhalten, die<br />
Rechte der Angestellten, unabhängig vom Land, in dem sie tätig sind, zu<br />
beachten und dies unter Beachtung der lokalen Gesetze.<br />
Besorgt um die Einhaltung der Konventionen der Internationalen<br />
Arbeitsorganisation betrachtet es die <strong>Saint</strong>-<strong>Gobain</strong>-Gruppe als unabdingbar,<br />
die Prinzipien, die in diesen Konventionen festgelegt sind, zu beachten.<br />
Infolgedessen müssen Lieferanten und Zulieferer den <strong>Einkäufer</strong>n garantieren,<br />
dass sie es untersagen – selbst wenn es durch die geltende lokale<br />
Gesetzgebung erlaubt ist – im Laufe ihrer Herstellungsprozesse oder bei der<br />
Bereitstellung von Leistungen oder beim Einsatz an den Einrichtungen der<br />
Gruppe, weder direkt noch indirekt oder durch Zulieferer, auf irgendeine Art<br />
von Zwangs- oder Kinderarbeit zurückzugreifen.
Darüber hinaus wird von Lieferanten und Zulieferern erwartet, dass sie ihren<br />
Mitarbeitern die bestmöglichen Gesundheits- und Sicherheitsbedingungen<br />
zusichern und dass sie während des Einsatzes an den Standorten der Gruppe<br />
jegliche geltenden Gesundheits- und Sicherheitsregeln beachten.<br />
Ein Lieferant oder Zulieferer, der gemäß OSHA 18001 <strong>für</strong> die von den<br />
bereitgestellten Produkten und Leistungen betroffenen Aktivitäten zertifiziert<br />
ist, wird so angesehen als hätte er diese Anforderungen erfüllt.<br />
Schließlich müssen die <strong>Einkäufer</strong> sicher stellen, dass die mit Lieferanten und<br />
Zulieferern aufgebauten Beziehungen auch die Anforderungen der Integrität<br />
und Beachtung des in den <strong>Allgemeine</strong>n Verhaltens- und Handlungsregeln und<br />
der Einkaufscharta dargelegten Gesetzes erfüllen.