2. Allgemeine Regeln für Einkäufer - Saint-Gobain Deutsche Glas ...

Saint-Gobain Gruppe
Einkaufscharta
Stand: November 2007
Dieses Dokument ist eine Ergänzung zu den Verhaltens- und Handlungsregeln
der Saint-Gobain-Gruppe und stellt die Anwendung dieser Regeln für den
Bereich Einkauf der Gruppe dar.
Es gilt für alle Einkaufsleiter von Tochterunternehmen der Gruppe, Sparten,
Delegationen, Saint-Gobain Achats sowie alle Angestellten (Einkäufer, technische
Angestellte und Manager), die im Rahmen ihrer Arbeit mit einem oder mehreren
externen Lieferanten der Gruppe zusammenarbeiten.
Dieses Dokument zielt darauf hin, Richtlinien für die tägliche Umsetzung
festzulegen, ohne jedoch den Anspruch zu erheben, alle erdenklichen Situationen
abzudecken.
Diese Richtlinien werden durch das Memorandum „Verantwortungsbewusster
Einkauf“ ergänzt, in dem – in Bezug auf den Einkauf – detailliert die sozialen und
ökologischen Anforderungen der Initiative für eine nachhaltige Entwicklung der
Gruppe beschrieben sind.

1. Allgemeine Verhaltensregeln
1.1 Gruppendenken
1.2 Integrität
1.3 Dienstleistungsdenken
2. Allgemeine Regeln für Einkäufer
2.1 Professionalität
2.2 Vertraulichkeit
2.3 Umwelt – Gesundheit – Sicherheit (EHS)
2.4.Wettbewerb
3. Memorandum
3.1 Verantwortungsbewusster Einkauf
3.2 Ökologische Anforderungen
3.3 Soziale Anforderung. Arbeitsbedingungen und Rechte der Angestellten

1. Allgemeine Verhaltensregeln
1.1 Gruppendenken
� Alle Verhandlungen müssen zum Wohl der Gruppe durchgeführt werden,
wobei die Gruppe im Streitfall über den Interessen eines einzelnen
Gruppenunternehmens steht.
� Die Einkäufer müssen sich an die Rahmenverträge der Saint-Gobain-
Gruppe halten oder eine Ausnahme gesondert beantragen, wobei die
genauen Gründe für die Ausnahme genannt werden müssen. Ausnahmen
werden nur unter besonderen Umständen genehmigt (z.B. Joint Venture,
beträchtliche Geschäftsmöglichkeiten). Es müssen Gründe für die
Ausnahme angegeben werden und alle Ausnahmen müssen durch den
jeweils betroffenen Spartenleiter genehmigt werden.
� Die Einkäufer werden dazu aufgefordert, systematisch Angebote von
bestehenden Lieferanten der Gruppe einzuholen.
1.2 Integrität
� Angestellte von Saint-Gobain (Einkäufer oder andere) dürfen bestehenden
oder potenziellen Lieferanten nicht ihre Privatanschrift mitteilen.
� Der Einkauf von Gütern oder Leistungen im Namen eines Unternehmens
der Gruppe darf nicht dazu führen, dass der Einkäufer oder ein
Familienmitglied Preisnachlässe oder Rückzahlungen erhält.
� Einladungen zu besonderen Veranstaltungen (Ausflüge, Essen, etc.), die
von Lieferanten organisiert werden, dürfen nur angenommen werden,
wenn es einen Grund hierfür gibt, der über die bereits bestehende
Beziehung mit dem Lieferanten hinausgeht. Eine vorherige Genehmigung
durch den Vorgesetzten der betreffenden Person ist erforderlich.
� Geschenke von Lieferanten dürfen nur angenommen werden, wenn sie
von geringem Wert sind, an eine Geschäftsadresse geliefert werden und
von bestehenden Lieferanten kommen (niemals von potenziellen
Lieferanten). Soweit möglich sollten sie zwischen den Kollegen desselben
Teams geteilt werden, um den Teamgeist und die Anerkennung zu fördern.
In jedem Fall ist vollständige Transparenz gefordert: der Vorgesetzte der
betreffenden Person muss unverzüglich informiert werden.

� Angestellte dürfen kein direktes oder indirektes persönliches, finanzielles
oder sonstiges Interesse an irgendeinem Lieferantenunternehmen haben.
1.3 Dienstleistungsdenken
� Über den eigentlichen Verhandlungsprozess hinaus sollte der Einkäufer
immer langfristig denken: er oder sie sollte neue Ideen entwickeln und
bereit sein, gängige Arbeitsweisen zu überdenken, wobei er oder sie
ebenfalls sicherstellen sollte, dass das Verhandelte auch machbar ist und
effektiv umgesetzt wird.
� Besonders durch eine enge Zusammenarbeit mit den "Produktnutzern"
kann der Einkäufer die Risiken, die mit einem Lieferanten- oder
Produktwechsel verbunden sind, erheblich verringern.
� Kommunikation gehört zu den Aufgaben eines Einkäufers: dies bedeutet,
dass intern Entscheidungen nach Verhandlungen erklärt werden,
besonders denjenigen, deren Bedürfnisse erfüllt werden sollen.
� Durch einen ständigen Kontakt mit dem Lieferanten stellt der Einkäufer die
Qualität der Leistungen und deren ständige Verbesserung sicher.
2. Allgemeine Regeln für Einkäufer
2.1 Professionalität
� Damit sich keine zu enge Beziehung entwickelt, sollte das Management
vor Ort darauf achten, dass die wichtigen Kontaktpersonen mit dem
Lieferanten regelmäßig ausgetauscht werden, es sei denn, dies würde den
Gruppeninteressen widersprechen.
� Um zu vermeiden, dass ein Status Quo entsteht, sollte der Einkauf
Verträge kurz vor ihrem Ablauf generell überprüfen, um Verlängerungen
durch stillschweigende Vereinbarungen soweit wie möglich zu vermeiden.
� Kontakte zu Lieferanten, die wichtige Informationen hervorbringen oder zur
Folge haben, müssen formell auf die eine oder andere Art aufgezeichnet
werden (Bericht, E-Mail, Anruf), so dass eine effiziente Weitergabe dieser
Informationen an die betreffenden Stellen innerhalb der Gruppe vereinfacht
wird.

� Eine ständige Betreuung besonders von strategischen Lieferanten ist
sicherzustellen.
� Einkäufer sollten es vermeiden, ein Abhängigkeitsverhältnis mit
irgendeinem Lieferanten entstehen zu lassen. Daher sollten sie darauf
achten, immer zuverlässige Alternativen zur Verfügung zu haben.
2.2 Vertraulichkeit
� Ein Einkäufer bzw. jeder Fachmann, der mit dem Einholen von Angeboten
und der darauf folgenden Auswahl eines Lieferanten beauftragt ist, sollte
sorgfältig darauf achten, dass weder strategisch wichtige kaufmännische
oder technische Informationen hinsichtlich der einzukaufenden Güter oder
Leistungen noch Informationen bezüglich der möglichen Verwendung offen
gelegt werden.
� Wenn vertrauliche Informationen mit einem Lieferanten ausgetauscht
werden müssen, muss eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet
werden.
� Werksbesichtigungen durch (bestehende oder potenzielle) Lieferanten
werden streng überwacht: Mitarbeiter von Zulieferanten dürfen solche
Besichtigungen nicht organisieren, und jede Besichtigung muss vorher vom
Betriebsleiter (des Werks, des Forschungszentrums etc.) genehmigt werden.
2.3 Umwelt - Gesundheit - Sicherheit (EHS)
� Themen in Bezug auf Umwelt, Gesundheit und Sicherheit werden
systematisch in die Vorbereitung von Einkaufslastenheften einbezogen.
� Der Lieferant muss die EHS-Bestimmungen in seinem Angebot zufrieden
stellend berücksichtigen, vor allem in Hinblick auf die geltenden rechtlichen
Bestimmungen. Dies sollte nicht zu einer Preiserhöhung führen, es sei
denn, dass sehr spezielle Bedingungen in dem Einkaufslastenheft
enthalten sind.
� Eine regelmäßige „EHS-Prüfung“, besonders für Gefahrengüter, wird von
den Einkaufsleitern organisiert.

2.4 Wettbewerb
� Einkäufer dürfen keine kaufmännischen oder technischen Informationen
mit Wettbewerbern der Konzerngesellschaften austauschen.
� Einkäufer dürfen nicht zu unlauteren Praktiken greifen, um Firmengeheimnisse
von Lieferanten oder Zulieferanten zu erhalten.
3. Memorandum
3.1 Verantwortungsbewusster Einkauf
Überzeugt von der Wirkung, die eine nachhaltige Entwicklung für die
Verbesserung sowohl der Finanzergebnisse als auch des Business-Portfolios
hat, hat sich die Saint-Gobain-Gruppe nun schon seit einigen Jahren dafür
entschieden, die ökonomischen, sozialen und ökologischen Anforderungen
einer nachhaltigen Entwicklung in ihre Strategie einzubeziehen.
Eine stärkere Einbindung in diese Gebiete ermöglicht es der Gruppe
insbesondere, externen Ansprüchen (Markt, Medien, Zivilgesellschaft,
Gesellschafter,…) zu entsprechen.
Durch die Einführung der Allgemeinen Verhaltens- und Handlungsregeln und
durch den Beitritt zum Programm Global Compact der Vereinten Nationen im
Jahre 2003, hat Saint-Gobain die Beständigkeit betont, die zwischen den
Werten, welche schon immer ihr Handeln bestimmt haben und ihren
Unternehmensleistungszielen bestehen.
Gemäß der Einkaufscharta muss die Initiative „Verantwortungsbewusster
Einkauf“, welche vom Konzerneinkauf ins Leben gerufen
wurde, von allen Konzerngesellschaften, unabhängig von ihrem Standort,
angewendet werden, sowie von allen Personen, die im Rahmen ihrer Arbeit
mit Lieferanten und Zulieferern zu tun haben.
Den sozialen und ökologischen Anforderungen jeder einzelnen
Einkaufskategorie muss Beachtung geschenkt werden, wenn Anforderungen
ausgearbeitet und/oder die Spezifikationen festgelegt werden. Lieferanten
und Zulieferer müssen in der Lage sein, ihre Fähigkeit zur Erfüllung dieser
Anforderungen und Spezifikationen jederzeit bei der Ausführung ihrer
Leistungen zu rechtfertigen.

3.2 Ökologische Anforderungen
Einkäufer müssen Lieferanten und Zulieferer darin bestärken, die
ökologischen Prinzipien, welche in der EHS-Richtlinie der Gruppe dargelegt
sind, anzuwenden.
Infolgedessen werden Einkäufer bei Zulassungsentscheidungen in Betracht
ziehen, welche Anstrengungen von Lieferanten und Zulieferern unternommen
wurden, alle ökologische Risiken im Hinblick auf ihre Prozesse und die von
ihnen bei ihrer Tätigkeit oder beim Einsatz an Standorten der Gruppe
eingesetzten Produkte aufzuzeigen und unter Kontrolle zu bringen.
Lieferanten und Zulieferer müssen besonderes Augenmerk auf den
ökologischen Fußabdruck der Produkte und Leistungen, die der Gruppe zur
Verfügung gestellt werden, legen, insbesondere durch:
- Optimierung des Verbrauchs von Energie und natürlichen Ressourcen,
- Reduktion der Abfallmenge und vermehrtes Müllrecycling,
- Reduktion von Emissionen in die natürliche Umgebung (Luft, Wasser,
Boden) sowie anderer Formen der Umweltverschmutzung.
Falls erforderlich müssen Einkäufer die Lieferanten und Zulieferer um
Korrekturmaßnahmen bitten, die von quantitativ bestimmten Zielen als Teil
eines kontinuierlichen Verbesserungsprogramms begleitet werden.
Ein Lieferant oder Zulieferer, der gemäß ISO 14001 oder EMAS für die von
den bereitgestellten Produkten und Leistungen betroffenen Aktivitäten
zertifiziert ist, wird so gewertet als hätte er diese Anforderungen erfüllt.
3.3 Soziale Anforderungen: Arbeitsbedingungen und Rechte der Angestellten
Einkäufer müssen ihre Lieferanten und Zulieferer dazu anhalten, die
Rechte der Angestellten, unabhängig vom Land, in dem sie tätig sind, zu
beachten und dies unter Beachtung der lokalen Gesetze.
Besorgt um die Einhaltung der Konventionen der Internationalen
Arbeitsorganisation betrachtet es die Saint-Gobain-Gruppe als unabdingbar,
die Prinzipien, die in diesen Konventionen festgelegt sind, zu beachten.
Infolgedessen müssen Lieferanten und Zulieferer den Einkäufern garantieren,
dass sie es untersagen – selbst wenn es durch die geltende lokale
Gesetzgebung erlaubt ist – im Laufe ihrer Herstellungsprozesse oder bei der
Bereitstellung von Leistungen oder beim Einsatz an den Einrichtungen der
Gruppe, weder direkt noch indirekt oder durch Zulieferer, auf irgendeine Art
von Zwangs- oder Kinderarbeit zurückzugreifen.

Darüber hinaus wird von Lieferanten und Zulieferern erwartet, dass sie ihren
Mitarbeitern die bestmöglichen Gesundheits- und Sicherheitsbedingungen
zusichern und dass sie während des Einsatzes an den Standorten der Gruppe
jegliche geltenden Gesundheits- und Sicherheitsregeln beachten.
Ein Lieferant oder Zulieferer, der gemäß OSHA 18001 für die von den
bereitgestellten Produkten und Leistungen betroffenen Aktivitäten zertifiziert
ist, wird so angesehen als hätte er diese Anforderungen erfüllt.
Schließlich müssen die Einkäufer sicher stellen, dass die mit Lieferanten und
Zulieferern aufgebauten Beziehungen auch die Anforderungen der Integrität
und Beachtung des in den Allgemeinen Verhaltens- und Handlungsregeln und
der Einkaufscharta dargelegten Gesetzes erfüllen.