Bürgerfreundlich - Schnell - Effizient

DigiKo-Statusbericht-2006-05
Horst Hemkemeyer, Coesfeld
Bürgerfreundlich - Schnell - Effizient
DigiKo - Zukunftsorientiertes E-Government
in der Arbeitsschutzverwaltung
Der rechtliche Auftrag
Mit der Neufassung der Fahrpersonalverordnung sind in Deutschland ab dem
05.08.2005 die rechtlichen Voraussetzungen für die Ausrüstung von Kraftfahrzeugen
mit digitalen Kontrollgeräten geschaffen worden. Die Staatlichen Ämtern für Arbeitsschutz
sind mit der Antragsbearbeitung und Ausgabe der Chipkarten an die Unternehmen
und anerkannten Werkstätten in NRW beauftragt worden.
Die strategische Planung
Bereits frühzeitig hat sich eine Arbeitsgruppe mit den Möglichkeiten auseinander gesetzt,
die notwendigen Verwaltungsabläufe durch ein fortschrittliches E-Government
für die Antragsteller möglichst effizient, unbürokratisch und kostengünstig zu gestalten.
Ziel war es, die modernen Informations- und Kommunikationstechniken für die Kontakte
zwischen Antragsteller und Verwaltung wie auch für die verwaltungsinternen
Abläufe zu nutzen.
Hierbei wurden
o die Einrichtung eines Internetportals (www.digiko.nrw.de) für die Antragsannahme,
o die workflow-gestützte ortsunabhängige Vorgangsbearbeitung,
o die qualifizierte Online-Expertenberatung (www.komnet.nrw.de)
o die Schaffung einer auf den gesetzlichen Auftrag der Arbeitsschutzverwaltung
ausgerichteten wirkungsorientierte Informationsbasis,
o die programmgesteuerte Datenkommunikation mit dem Kraftfahrtbundesamt,
als wesentliche Eckpfeiler für effiziente Verwaltung und kundenorientierte Servicequalität
identifiziert.
In Laufe des Entwicklungsprozesses ist allen Beteiligten deutlich geworden, dass die
erfolgreiche Realisierung dieses ehrgeizigen E-Government-Projektes nur mit tief
greifenden Änderungen in der Verwaltungskultur und -struktur möglich sein wird. Für
eine gewinnbringende Umsetzung der vorgenannten Ziele musste eine rein prozessorientierte
Aufbau- und Ablaufstruktur - unabhängig von der bisherigen funktionalen
Gliederung - gefunden werden.
Trotz der anfangs noch unklaren rechtlichen und it-technischen Rahmenbedingungen
ist es dem Entwicklungsteam gelungen, den Wirkbetrieb mit allen Komponenten termingerecht
im Sommer 2005 aufzunehmen.

Das Internetportal www.digiko.nrw.de
Das NRW-Angebot, Kartenanträge online via Internet stellen zu können, ist bundes-
weit einmalig. Vom Start weg ist das Portal - allen skeptischen
Unkenrufen zum Trotz - den hohen Erwartungen
nicht nur gerecht geworden, sondern hat diese sogar deutlich
übertroffen.
Ausdruck dieses Erfolges ist bei inzwischen 4.000 ausgegebenen
Kontrollgerätkarten (Stand Mai 2006) zum Einen
die sehr hohe Onlinequote von 92% aber auch die bundesweite
Akzeptanz dieser Seite als wichtiges Informationsportal
rund um den digitalen Tachografen.
Ein kompakter Frage-Antwort-Katalog wie auch der Recherche-Service und die Expertenberatung
von KomNet liefern die gewünschten schnellen Antworten und praxiserprobten
Lösungen. Der Zuständigkeitsfinder ist für viele Nutzer außerhalb NRW
der erste qualifizierte Wegweiser zu ihrer zuständigen Stelle.
Gleichzeitig ist es gelungen, die Transparenz der behördlichen Arbeit für den Antragsteller
zu erhöhen; er kann sich am heimischen Computer jederzeit interaktiv einen
Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand verschaffen.
Das große Außeninteresse zeigen allein die ca. 150 Telefonkontakte pro Woche, die
bei der eigens eingerichteten Hotline eingehen. Da es sich zunehmend zeigt, dass
sich viele Fragen, Anmerkungen und Wünsche wiederholen, ist beabsichtigt,
CallNRW in den Hotline-Dialog einzubinden, um die Sachbearbeitung vor Ort von
den Gesprächen zu entlasten.
Die virtuelle Vorgangsbearbeitung
Ausgehend von der Zielvorgabe, eine landesweit gleich bleibend hohe Bearbeitungsqualität
zu erreichen und Kosten, Durchlaufzeiten sowie Fehlerquellen zu reduzieren,
ist der Fokus von Beginn auf darauf ausgerichtet gewesen, die Kernprozesse
effizient zu steuern und konsequent auf den Kunden auszurichten.
Die Sachbearbeitung erfolgt behördenseitig über eine ebenfalls auf Webtechnik basierende
Benutzerschnittstelle und kann virtuell von jedem beliebigen Ort aus erfolgen.
Auf dieser technischen Basis ist es möglich die Bearbeitung der Vorgänge in
einem einzigen „virtuellen“ Team zu konzentrieren, das gleichwohl auf beliebige
Dienststellen und Orte räumlich verteilt sein kann. Dadurch können fixe Aufwände z.
B. für Krankheitsvertretungen, Qualifizierung usw. reduziert und die Personalstärke
flexibel dem jeweiligen Arbeitsanfall angepasst werden.
Im Sommer 2005 wurde die AG DigiKo zusammengestellt und die erforderliche Entscheidungsbefugnis
aller Ämter auf die Mitglieder übertragen.
Obgleich die volle Auslastung wegen der
erst allmählich ansteigenden Antragszahlen
noch nicht erreicht ist, liegen die Personalaufwände
antragsbezogen bereits weit unter
den seinerzeit vom Bundesverkehrsministerium
prognostizierten Werten.
DigiKo-Statusbericht-2006-05
Horst Hemkemeyer, Coesfeld
Kontrollgerätkarten-Anträge
online
92%
Papier
8%
Bearbeitungszeiten (Minuten)
für Neuanträge
Kalkulation des AG DigiKo
BMVBW (2003) (online-Antrag)
Unternehmenskarte
30 17
Werkstattkarte 43 27

Bei einer klassischen Zuständigkeitsverteilung wären pro Amt mindestens zwei
Sachbearbeiter/innen (incl. Vertretung) notwendig gewesen. Die gewählte Arbeitsstruktur
ermöglicht es nunmehr eine wesentlich flexiblere und effektivere aufwandsabhängige
Personaleinsatzplanung zu betreiben. Ausgehend von den prognostizierten
jährlich 25.000 bis 30.000 Kartenanträgen kann der Personalaufwand auf maximal
ein Viertel der Vergleichsgröße reduziert werden.
Die Vorgangsbearbeitung wird
durchgängig - von der Antragsannahme
über die behördliche Entscheidung
und den Gebühreneinzug
bis hin zur Beauftragung des Kraftfahrtbundesamtes
- über einen
Workflow geleitet. Dieser sichert
auch das komplexe Zusammenspiel
und den gesicherten Datenaustausch
zwischen den einzelnen Akteuren
und einer Vielzahl von spezifischen
DV-Komponenten.
Grundvoraussetzung für die gewinnbringende
Nutzung des E-Government ist es, die Prozesse soweit möglich ohne
Medienbruch zu gestalten. Die Möglichkeit, die Antragsdaten online anzunehmen
und den Antrag dann wie ein in Papierform eingegangenes Schreiben zu bearbeiten,
mag zwar schon zu gewissen Kosteneinsparungen führen, doch wird das tatsächliche
Optimierungspotenzial dabei nur unvollständig genutzt.
Aus diesem Grunde werden die für die materielle Prüfung unbedingt benötigten Papierdokumente
an zentraler Stelle eingescannt, als pdf-Dokumente passgenau in ein
zentrales Archivsystem eingestellt und für die weitere Vorgangsbearbeitung zugänglich
gemacht. Die Vorteile des sekundenschnellen, ortsunabhängigen Zugriffs auf die
benötigten Dokumente sind vielfältig und machen den vermeintlich zusätzlichen Zeit-,
Arbeits- und Kostenaufwand für die Belegerfassung schnell wieder wett.
Parallel dazu ist die AG DigiKo ständig bestrebt, die Geschäftsprozesse weiter zu
entwickeln und die Effizienz weiter zu steigern. So laufen derzeit Bestrebungen den
interaktiven Dialog mit den Antragstellern noch weiter zu vereinfachen und in Zusammenarbeit
mit der Landeskasse die Überwachung der Zahlungseingänge (Payment)
noch besser in den Workflow zu integrieren.
Als besondere Herausforderung hat sich die Realisierung einer stabilen Datenkommunikation
mit dem Kraftfahrtbundesamt (KBA) erwiesen. Standardmäßig stellt das
KBA den antragsbearbeitenden Stellen für die Bestellabwicklung einen gesicherten
Zugang für eine Kommunikation im direkten Online-Dialog (d.h. Dateneingabe von
Hand) zur Verfügung. Um die hiermit verbundene äußerst kostenintensive spezifische
Ausstattung jedes einzelnen Arbeitsplatzes zu umgehen, ist eine komplexe,
programmgesteuerte, bidirektionale Kommunikation (G2G) mit qualifizierter Private-
Wire-Authentifizierung entwickelt worden.
Der Workflow-Prozess wie auch das Zusammenwirken der IT-Komponenten sind
stabil.
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Horst Hemkemeyer, Coesfeld
DIGIKO in NRW
Webserver
HTTPs
Customer
Request
FTP
COSA-DM
Scannen
Relais- Compas
Server
FTP
DIGIKO-Server
COSA-BPM
AG DigiKo
Kraftfahrt-Bundesamt
SAMBA
ZEVIS
HTTP
KBA-Agent
Sachbearbeitung

Der informationelle Nutzen
Grundvoraussetzung für eine effektive staatliche Überwachung ist eine genaue
Kenntnis der Überwachungsobjekte. Dies gilt natürlich umso mehr, wenn die Überwachungsdaten
bereits digital vorliegen bzw. „frei Haus“ geliefert werden. Durch die
Bearbeitung im Workflow werden Kartendaten in COMPAS automatisch (quasi als
wertvoller Reststoff) eingepflegt und Arbeitsstättendaten aktualisiert. So hat auch die
Aufsicht sichere Daten aus erster Hand. Bei der Auswahl der speicherungswürdigen
Daten wurde dabei speziell Wert auf den Nutzen für die Aufsichtsführung gelegt.
Als wichtiger Nebeneffekt entfällt dabei die Beschaffung spezieller IT-Ausstattung für
Anfragen an das KBA. Durch DigiKo werden auch hier wertvolle Personal- und Material-Ressourcen
gespart, die zu einer Verschlankung der Verwaltung führen
Horst Hemkemeyer
Staatliches Amt für Arbeitsschutz Coesfeld
-Arbeitsgruppe DigiKo-
Post: Leisweg 12, 48653 Coesfeld
T-fon: 02541.845.430
E-Mail: hemkemeyer@stafa-coe.nrw.de
Mai 2006
DigiKo-Statusbericht-2006-05
Horst Hemkemeyer, Coesfeld