PDF, 3,2MB - CYCOT GmbH

CyCoT SoFTWARE
CyCoT oM
Die Büroverwaltungs-Software
für Architekten und Ingenieure
Baucontrolling · Projektorganisation · Kostenmanagement

CyCoT oM – Adressen, organisation
und Controlling im Architektur- und
Ingenieurbüro.
CYCOT OM ist eine umfangreiche Büro- und Projektverwaltungs-Software für
Architekten und Ingenieure. Mit CYCOT OM organisieren, dokumentieren und
steuern Sie einfach und effizient Ihre Projekte und Verwaltungsaufgaben.
Effizient und ergonomisch
Zu CYCOT OM gehören neben einer
zentralen – mit Outlook abgleichbaren
Adressverwaltung – eine umfangreiche
Projekteverwaltung für Dokumente
und Pläne, ein Protokoll Manager, sowie
Module für Nebenkosten und den
Versand. Ferner ermöglicht Ihnen das
Programm die einfache Erfassung von
Arbeitszeiten und eine flexible Auswertung
von Stunden und Honoraren.
Sie automatisieren effektiv viele Verwaltungsvorgänge
und schaffen sich so
Freiräume für Ihre unternehmerischen
Vorhaben. Dabei ist CYCOT OM dank
der ergonomischen Oberfläche äußert
leicht zu erfassen und zu bedienen.
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Mit CyCoT oM meistern Sie auf einfachste
Weise Ihre Anforderungen für zahlreiche
Aufgaben wie zum Beispiel:
L Adress-Management
L Projekt-Management
L Dokument-Management
L Zeiterfassung & Arbeitszeitkonten
L Abwesenheitsplanung & Urlaubsverwaltung
L Pläne
L Protokolle
L Nebenkosten
L Controlling

Screenshot oM Komponenten:
4
5
Navigationsbereich
1
Listenkonfiguration und Organisations-Tabs
Maßgeschneiderte Softwarepakete
abgestimmt auf Ihren Bedarf
CYCOT OM gibt es in zwei Basisausstattungen,
die Sie jeweils mit einigen
Zusatzmodulen erweitern können. So
stimmen Sie ihre Lizenz perfekt auf
Ihren Bedarf ab.
Den idealen und preiswerten Einstieg
in CYCOT OM bietet das Paket Controlling.
Es beinhaltet bereits die Module
Projekte, Dokumente, Kontakte, eine
Outlook-Schnittstelle zum Importieren
und Synchronisieren von Kontakten
sowie eine Lizenz der Stundenerfassung.
Mit dem Detailanalyse-Paket können
Leistungen, Honorare und Arbeitszeiten
erfasst und ausgewertet werden. So
haben Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter
und die Wirtschaftlichkeit Ihrer Projekte
stets im Überblick. Als Ergänzung kann
das Controlling Paket einfach mit einzelnen
Lizenzen der Stundenerfassung
erweitert werden.
Ribbon Leiste / Menüleiste mit Ribbon Tabs
Mitarbeiter, die nur Stunden erfassen
sollen, können so kostengünstig in
CYCOT OM eingebunden werden.
Das Komplettpaket CYCOT OM Premium
bietet neben dem Controlling
und der Zeiterfassung zusätzlich eine
erweiterte Dokumentverwaltung, eine
Planverwaltung, einen Protokollmanager,
Checklisten und vieles mehr um
die täglichen Aufgaben noch effektiver
und schneller zu bearbeiten. Das Paket
Premium kann ebenfalls mit einzelnen
Lizenzen zur Stundenerfassung ergänzt
werden.
2
Eine detaillierte Übersicht über die jeweiligen
Paketausstattungen finden Sie
auf Seite 14. Verschaffen Sie sich auf
den folgenden Seiten einen Überblick
über die leistungsstarken Funktionen
der einzelnen Module von CYCOT OM.
3
Listenbereich
Objekteigenschaften
3

Das Basispaket Controlling
Im Kontaktmodul haben Sie zentralen
Zugriff auf alle Ihre Büro und Firmenadressen.
Weisen Sie Ihren Kontakten
beliebig viele Anschriften, Telefonnummern,
E-Mail Adressen etc. zu. Durch
das Vergeben von Kategorien erleichtern
Sie sich die Suche nach einem
bestimmten Kontakt.
So können Sie beispielsweise ebenso
einfach nach einer Handwerksfirma in
einer bestimmten PLZ Region suchen
wie auch nach einer bestimmten Telefonnummer
oder einer Straße.
Die Darstellung der Kontakte ist in jeder
Hinsicht flexibel – mit einem Mausklick
fügen Sie Filter ein oder gruppieren Sie
Ihre Kontakte z.B. nach Postleitzahlen
oder Gewerken. Selbstverständlich lässt
sich auch die Anordnung der Spalten
jederzeit beliebig verändern.
Umfangreiche Import- und Exportfunktionen
z.B. mit MS Outlook oder
MS Excel erleichtern das Übergeben
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Projektverwaltung
Mit CYCOT OM verwalten Sie eine
beliebige Anzahl von Projekten. Dabei
können Sie bereits in den Stammdaten
Ihre persönlichen Präferenzen einstellen
und festlegen.
In der Projekteverwaltung verwalten
und organisieren Sie alle wichtigen
Informationen zu Ihren Projekten, z.B.
die Projektbeteiligten und Projektrollen,
Adressen, Verteilerlisten, Stundensätze
und vieles mehr.
Ferner hinterlegen Sie in der Projektverwaltung,
welche Leistungen und
Honorare Sie mit dem Auftraggeber
vereinbart haben (Honorarverträge
und Leistungsphasen).
Beispiel: Projektdaten erfassen
Adressverwaltung: Kontakte im Griff
und Pflegen des
Adressbestandes in
CYCOT OM.
Als besonderes Highlight können
Adressen beidseitig mit MS Outlook
synchronisiert werden. CYCOT OM
gleicht automatisch geänderte Adressen
ab – somit entfällt die doppelte
Pflege von Adressen.
Beispiel:
Kontakte erfassen und bearbeiten. Die Kontaktfelder sind kompatibel für
die Synchronisation mit MS Outlook.

Dokumente verwalten
Dokumente entstehen an verschiedensten
Stellen im Unternehmen. So müssen laufend
Briefe und E-Mails geschrieben und
beantwortet werden, Dokumente und
Pläne versendet oder Protokolle erstellt
und an die Teilnehmer verteilt werden.
Da geht schnell der Überblick verloren
und nicht selten entstehen am Ende eines
Projektes hohe Kosten, weil Absprachen
und Vereinbarungen nicht dokumentiert
oder nicht mehr auffindbar sind.
In CYCOT OM erstellen Sie aus dem Projekt
heraus Ihre Briefe und Anschreiben.
Selbstverständlich können Sie auch
E-Mails projektbezogen und unmittelbar
bei der Bearbeitung des Vorganges in
den verschiedenen Modulen verschicken.
So erhält jedes Dokument automatisch
einen Dokumenttyp wie z.B. „Protokoll“.
Es wird festgehalten, wer das Dokument
erstellt hat und an wen es versandt wurde.
Außerdem können bei der Erstellung
der jeweiligen Dokumente Schlagworte
angegeben werde, nach denen Sie
später suchen können.
Für die Erzeugung der Dokumente werden
die Standardprogramme MS Word,
MS Excel sowie MS Outlook verwendet.
Beim Aufruf werden automatisch die
Adressdaten, Betreffzeilen, Anlagen
usw. an das Programm übergeben und
komfortabel ausgefüllt. CYCOT OM
wird bereits mit Vorlagen für verschiedene
Schreiben und Vorgänge ausgeliefert.
Diese können Sie selbstverständlich
jederzeit nach Ihren Wünschen und
Ihrem Bürostandard anpassen.
So organisieren Sie mit CYCOT OM alle zu
einem Projekt gehörenden Dokumente
übersichtlich und nach Kategorien geordnet.
In der Dokumentenverwaltung
können Sie – abhängig vom Programmpaket
– nicht nur alle über CYCOT OM
erzeugten Briefe, Protokolle usw. ablegen
sondern auch gescannte Eingangspost. Da
heute ein großer Teil der Kommunikation
per elektronischer Post erfolgt, müssen
auch wichtige E-Mails dokumentiert und
zentral gesichert werden. Dies erledigt
CYCOT OM bequem für Sie über die
mitgelieferte MS Outlook Schnittstelle.
Beispiel:
Übersichtliche, projektbezogeneAblagestruktur
für Dokumente
und Vorlagen
Beispiel:
Suchen und Filtern von
Dokumenten
5

Stunden erfassen
Mit der Stundenverwaltung werden die
Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter im Projekt
erfasst. Die Stundenerfassung basiert auf
den von Ihnen festgelegten Tätigkeiten innerhalb
des Projektes und erfolgt entsprechend
nach Verträgen, Leistungsphasen,
Aufgaben und auch Plan bezogen.
Nachdem die Mitarbeiter Ihre Zeiten erfasst
haben können die Daten flexibel
ausgewertet und nach Projekten geordnet
ausgegeben werden. Selbstverständlich
können diese Daten auch nach
Excel exportiert werden. So haben Sie
jederzeit einen umfassenden Überblick,
Beispiel: Stundenbericht modifizieren
wie lange und von welchem Mitarbeiter
an den einzelnen Projektphasen gearbeitet wurde.
Zudem können Sie detailliert auswerten, wie viel Zeit
das Erstellen und das Bearbeiten der einzelnen Pläne
in Anspruch genommen hat.
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Stundenverwaltung
Arbeitszeitkonten
Verwalten Sie in CYCOT OM flexible Arbeitszeitkonten:
Die Funktion erlaubt es, pro Mitarbeiter freie Arbeitszeitmodelle
festzulegen. Dabei können sowohl Standardmodelle
(z.B. 40 Wochenstunden, 5 Tage) wie auch individuelle Modelle
(z.B. Mo, Mi, Fr, 6 Stunden) abgebildet werden. Ebenfalls
festgelegt werden können individuelle Überstundenregelungen.
Auswertungen geben einen schnellen Überblick
zu den geleisteten Stunden, Überstunden etc.
Abwesenheitsplanung
Abwesenheiten wegen Urlaub, Krankheit,
Weiterbildung, Berufsschule,
Überstundenabbau oder Sonderurlaub
lassen sich einfach mit dem Abwesenheitskalender
erfassen, planen und
genehmigen. Erfasste und genehmigte
Abwesenheiten werden sofort mit dem
Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters verrechnet
und fließen automatisch in den
Monatsbericht ein. Die Abwesenheitsübersicht
bietet sofort einen Überblick
über genehmigte und geplante Abwesenheiten
und somit über die zur Verfügung
stehenden Personalressourcen.
Beispiel: Projektbezogene Stundenverwaltung
Beispiel: Abwesenheitskalender
Beispiel: Arbeitszeitkonten – Monatsbericht

Detailanalyse
Das Modul „Detailanalyse“ erlaubt umfangreiche
Auswertungen über den
Stand einzelner Projekte. Ausgangspunkt
der Auswertungen ist das Honorar,
welches für ein Projekt über mehrere
Honorarverträge bis hin zu einzelnen Leistungsphasen
detailliert erfasst werden
kann. Daneben werden alle Kosten, die
sich aus Fremdleistungen (Eingangsrechnungen)
sowie aus eigenen Leistungen
ergeben, erfasst. Für die Bestimmung
der eigenen Leistungen wird
für jeden Mitarbeiter ein interner Stundensatz
im System hinterlegt und über
die Zeiterfassung werden die einzelnen
geleisteten Stunden nach Projekt / Honorarvereinbarung
/ Leistungsphase /
Tätigkeit zu den Projekten erfasst. Ebenfalls
erfasst werden Eingangsrechnungen
für Fremdleistungen und Abschlags- bzw.
Abschlussrechnungen für Honorare.
Wie immer in CYCOT OM können die
Daten flexibel ausgewertet und für
verschiedene Ansichten frei vom Anwender
strukturiert und nach Excel ausgegeben
werden. Einige Beispiele für
mögliche Auswertungen sind:
Ansichten und Auswertungen
CYCOT OM passt sich jederzeit flexibel
Ihrem Bürostandard an. So können alle
Listenansichten z.B. für Projekte, Adressen,
Pläne, Protokolle usw. jederzeit
per Mausklick individuell angepasst
und verändert werden.
Durch Einfügen von Kategorien und
Filtern oder durch Ein- und Ausblenden
einzelner Spalten können Sie z.B.
Adresslisten nach Gewerken oder nach
Postleitzahlen kategorisieren und optisch
unterschiedlich darstellen. Diese
Einstellungen lassen sich zudem speichern
und jederzeit wieder anwenden.
CYCOT OM bietet Ihnen dabei
auch die Möglichkeit, eine
Ansicht direkt nach MS Excel
Beispiel: Erfassen von Pauschalen oder Stundensätzen für zusätzliche oder
besondere Leistungen
L Projektübersicht: Honorare - Kosten - Zahlungen
L Projektdetails: Stunden und Kosten detailliert nach
Leistungsphasen und Tätigkeiten
L „Unfertige Leistungen“: Nachweis für das Finanzamt
zur Bildung von Rückstellungen für unfertige Leistungen
L „Ampelliste“: Vergleich Projekthonorar -> bisher aufgelaufene
Kosten: Warnmitteilung bei einem vom
Anwender vorgegebenen Schwellwert (z.B. 80%)
Weiter stehen für alle Kostenarten sowie für die Abschläge
die Auswertungsfelder „Summe Vorjahre“, „aktuelles Jahr“
und „gesamt“ zur Verfügung und ermöglichen damit auch
detaillierte Auswertungen bei Projekten, die über mehrere
Jahre gehen. Weitere Auswertungsmöglichen bietet auch
das Modul Zeiterfassung.
zu exportieren. So erstellen Sie ganz
einfach individuelle Auswertungen und
Listen, ganz ohne Anpassungen und
aufwendiges Programmieren.
Beispiel:
Beliebige Änderung
der Spaltenreihenfolge,
Ein- und Ausblenden
von Spalten
für Ihre Auswertungen
7

Das Komplettpaket Premium
Mit dem Modul „Pläne“ behalten Sie jederzeit
den Überblick. Erstellen Sie Pläne
strukturiert nach Leistungsphasen und
verwalten Sie alle wichtigen Informationen
wie Planinhalt, Erstellungsdatum,
Bearbeiter, Planformat etc. sowie den aktuellen
Bearbeitungsstatus. Mit wenigen
Klicks erzeugen Sie jederzeit einen neuen
Planindex nach
Ihren Vorgaben,
ältere Indexe werden
dabei automatisch
deaktiviert.
Selbstverständlich
können Sie in
CYCOT OM auch
PDF Versionen
Ihrer Pläne speichern
und anzeigen.
Damit ist
sichergestellt, dass
alle Mitarbeiter
jeweils über die
aktuelle Planversion
informiert sind.
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Benutzer und Rechte
CYCOT OM wird nach Arbeitsplätzen
lizenziert, an denen das Programm genutzt
werden kann. Eine spezielle Lizenz
pro Mitarbeiter ist daher nicht erforderlich.
Sie können bereits ab der ersten
Lizenz beliebig viele Mitarbeiter anlegen
und verwalten. Die flexible Rechteverwaltung
ermöglicht es Ihnen CYCOT
OM so zu konfigurieren, dass Ihre Mitarbeiter
jeweils nur die Programmteile
bearbeiten können, für die Sie über
die entsprechende Rechte verfügen. So
können Sie exakt festlegen, wer beispielsweise
Adressen verändern oder
Kalkulationen einsehen darf. Ebenso ist
es möglich, einen Mitarbeiter z.B. nur
für die Zeiterfassung frei zu schalten.
Beispiel: Rechteverwaltung
Planverwaltung: Pläne im Griff
Weiter können Sie mit dem Planmodul
automatisch Versandschreiben erzeugen
und z.B. als PDF oder DWG/DXF erfasste
Pläne direkt versenden. Ab dem Standard
Paket (inkl. Module Versand und Nebenkosten)
können Sie sich zusätzlich die Nebenkosten
für das Plotten und den Versand
abhängig vom Format berechnen lassen.
Beispiel: Speichern
und Anzeigen von
Plänen z.B. im PDF-
Format

Nebenkosten und Kopien
Eine Plankopie kostet mitunter bis zu
zehn Euro und so entstehen schon in
kleineren Projekten oft erhebliche
Kosten für die Erstellung und den
Versand. Das Modul Nebenkosten und
Kopien hilft Ihnen, die Kosten z.B. für
Plankopien, Behördenauslagen und
Spesen in einem Projekt zu erfassen
und auf Wunsch in Form einer übersichtlichen
und nachvollziehbaren
Aufstellung mit dem Bauherren abzurechnen.
Vor allem für die Kontrolle
von Nebenkostenpauschalen liefert das
Modul wertvolle Daten zur Ermittlung
der tatsächlichen Kosten.
Versand
Sie möchten einen Plan an mehrere
Personen senden, ein Anschreiben
generieren, die Kosten erfassen und
gleichzeitig eine Dokumentation erstellen?
Dann ist das CYCOT OM Versandmodul
die richtige Lösung.
Mit dem Versandmodul können alle Arten
von Dokumenten aus CYCOT OM
versendet werden. Dazu ziehen Sie einfach
einen oder mehrere Empfänger aus
den Projektadressen in den CYCOT OM
Versandordner und legen fest, ob Sie Ihr
Versand-Dokument zum Beispiel per Brief
oder Mail versenden wollen. Im 2. Schritt
können dem Versand weitere Unterlagen,
z.B. Mappen oder Pläne zugeordnet werden,
evtl. anfallende Nebenkosten werden
bei diesem Schritt automatisch erfasst.
Schließlich können Sie für den Versand
ein Anschreiben für alle gewählten
Empfänger generieren und drucken
bzw. als Mail versenden.
Dank übersichtlicher Auswertungsmöglichkeiten
sehen Sie auf einen Blick, wie
gut die Kalkulation Ihrer Pauschalen
mit Ihren tatsächlichen Kosten übereinstimmt
und wo gegebenenfalls Einsparungspotentiale
liegen.
Beispiel:
Projektnebenkosten Objekteingabe
Beispiel:
Planversand
Das Versandmodul
dokumentiert alle
zum Versand erfolgten
Eingaben
und liefert ihnen
jederzeit die Information,
wann Sie welche Dokumente
versendet haben und wer diese erhalten
hat. So können Sie z.B. auch abfragen,
welche Personen einen bestimmten
Planindex erhalten haben.
9

Ein lückenloser Nachweis aller Vorgänge
in einem Projekt erleichtert die
Zusammenarbeit und entscheidet auch
nicht selten über Erfolg und Misserfolg
bei Unstimmigkeiten in Honorar-, Abrechnungs-
und Haftungsfragen.
Die Projektchronologie erfasst automatisch
alle wichtigen Vorgänge eines
Projektes in Form einer übersichtlichen
Liste. Damit sehen Sie auf einen Blick
wann Briefe, Pläne oder Protokolle
versandt oder empfangen wurden.
Ebenso können Sie ablesen, wann
Besprechungen stattgefunden haben
bzw. von wem und zu welchem Datum
bestimmte Aufgaben bearbeitet wurden.
Dazu können Sie auch zusätzliche Details
anzeigen und bei Bedarf weitere
Filter setzen, um beispielsweise nur
Dokumente zu einer bestimmten Firma
oder Person anzeigen zu lassen.
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Der Protokollmanager
Mit dem Protokollmanager erleichtern
Sie sich die Vor- und Nachbereitung Ihrer
Besprechungen, Jour-Fixe und Ähnliches.
Die einzelnen Protokolle und die zugehörigen
Tagesordnungspunkte können
mit dem Protokollmanager strukturiert
und untergliedert werden. Die Ergebnisse
und der aktuelle Stand werden
übersichtlich angezeigt und können auf
Knopfdruck ausgedruckt bzw. per Mail
an die Teilnehmer versandt werden.
Mit dem Protokollmanager können
Sie verschiedene Besprechungsarten
definieren und z.B. Tagesordnungen
für Folgebesprechungen festlegen, in
die automatisch alle offenen Punkte
der letzten Besprechung übernommen
werden.
So erstellen Sie ganz einfach professionelle
Protokolle. Gleichzeitig doku-
mentieren Sie die
Teilnehmer der Besprechung,
Datum und Ort
bzw. den Verteiler.
Beispiel:
Mit CYCOT OM erstelltes Besprechungsprotokoll
Übersichtliche Projektchronologie
So haben Sie die Dokumentation ohne
Mehraufwand zur Hand und können
offene Fragen mit Projektbeteiligten
einfach und schnell beantworten. Ein erheblicher
Vorteil ist, dass Sie so der erweiterten
Dokumentationspflicht der HOAI
2009 einfach und effizient nachkommen.
Beispiel:
Alle Vorgänge eines
Projektes nach Datum
und Kalenderwoche
anzeigen

Checklisten
In CYCOT OM erstellen Sie allgemein
und projektbezogen Checklisten für
verschiedene Aufgaben und Arbeitsschritte.
So können Sie sicherstellen,
dass der definierte Standard Ihres
Unternehmens gewährleistet ist. Ihre
Abläufe werden transparent, denn
mit den Checklisten sind die einzelnen
Arbeitsschritte genau und übersichtlich
festgehalten. Sie sehen auf einen Blick,
welche Tätigkeiten
erledigt und welche
noch offen sind.
Das outlook Add-In
E-Mails beschleunigen die Kommunikation
in Projekten erheblich. Auf der
anderen Seite besteht der Nachteil, dass
E-Mails in der Regel nur lokal in der
Mailbox und meist ohne Projektbezug
gespeichert werden. Dementsprechend
aufwändig ist es, diese Informationen
sinnvoll zu archivieren und später nachzuvollziehen,
häufig muss dann in
verschiedenen Quellen gesucht werden.
Aus diesem Grund bietet CYCOT OM seit
je her eine Outlook Schnittstelle und die
Möglichkeit, E-Mails aus Outlook personen-
und projektbezogen abzulegen.
Das CYCOT OM Outlook Add-In bietet
dafür einen besonderen Komfort. Das
Modul integriert sich in die Outlook-Versionen
2007 und 2010. E-Mails können
damit in Outlook einfach und bequem
Dies ermöglicht eine effektive
Arbeitsweise. Ebenso hilfreich sind diese
Checklisten für die Einweisung neuer
Mitarbeiter oder für die Einbindung externer
Mitarbeiter z.B. als kurzfristige
Unterstützung in einem Projekt.
einem CYCOT OM Projekt per Drag
& Drop zugeordnet werden, und das
ohne Outlook zu verlassen. Ebenfalls
ist es mit dem CYOT OM Outlook
Add-In möglich, ausgehende E-Mails
automatisch auch in das entsprechende
CYCOT OM Projekt abzulegen.
Mit der CYCOT OM Outlook Schnittstelle
in Verbindung mit dem Outlook
Add-In binden Sie Ihren E-Mail Verkehr
komplett in CYCOT OM
ein. Das bedeutet, dass
alle E-Mails wie alle
anderen Dokumente
in CYCOT OM gesucht
und angezeigt werden
können.
Beispiele:
CYCOT OM
Outlook Add-In
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Die Zusatzmodule
Mit dem Modul „Kosten DIN 276“ steht Ihnen
ein einfach zu bedienendes Werkzeug
von der Kostenschätzung bis zum Kostenanschlag
zur Verfügung. Erstellen Sie
zunächst einen Kostenrahmen nach BRI,
BGF, NF. Ermitteln Sie dann im weiteren
Projektverlauf eine Kostenschätzung oder
Kostenberechnung nach Kostengruppen
entsprechend DIN 276. Hier können Sie
jederzeit auch verschiedene Kostenvarianten
bilden, z.B. wenn verschiedene Ausführungen
gegenübergestellt werden sollen.
Ferner können Sie Varianten aus anderen
Projekten importieren, wenn Sie
bereits einmal ein vergleichbares Objekt
geplant haben und die Werte in Ihre
aktuelle Planung übernehmen möchten.
Bei der Übernahme der Werte können
Sie auch mit einem Faktor arbeiten und
so automatisch Mengen und Preise Ihrem
aktuellen Projekt anpassen.
Das Modul Kosten unterstützt Sie auch
bei der Bearbeitung des Kostenanschlags
und der Kostenfeststellung.
Dazu kann die Kostenschätzung
/-berechnung nach Gewerken umgeschlüsselt
werden. Nach der Vergabe
werden alle im Werkvertrag
enthaltenen Vereinbarungen mit den
12
Das Kostenmodul DIN 276
ausführenden Firmen erfasst und als
Vorgabe für die Rechnungsprüfung
und Rechnungsfreigabe hinterlegt.
Die Kostenfeststellung / Rechnungsfreigabe
umfasst neben der geprüften
Rechnungssumme die Sicherheits- oder
Gewährleistungseinbehalte sowie vereinbarte
Abzüge und Skonti.
Das Programm erstellt nach dem Erfassen
einer neuen Rechnung für Sie
eine Zahlungsfreigabe unter Berücksichtigung
der vertraglich vereinbarten
Konditionen und der bereits geleisteten
Abschlagszahlungen. Die Freigaben
können anschließend direkt aus dem
Modul heraus an den Bauherren und
die Beteiligten versendet werden.
Beispiel:
Kostenberechnung
nach DIN 276
Beispiel:
Rechnungsfreigabe

CAD-Schnittstelle Allplan
Nutzer von Nemetschek Allplan profitieren
besonders von der Allplan
Schnittstelle in CYCOT OM. Dank der
Schnittstelle können Projekte wie auch
einzelne Pläne zwischen Allplan und
CYCOT OM ausgetauscht werden.
Projekte synchronisieren:
Über die Allplanschnittstelle lassen
sich alle Allplan Projekte der Versionen
2009 bis 2012 mit CYCOT OM synchronisieren
oder in CYCOT OM einspielen.
Sie müssen nichts konfigurieren denn
CYCOT OM findet die auf dem Rechner
installierte Allplan Version automatisch.
Somit können Allplan Projekte jetzt
direkt aus OM heraus angelegt werden
bzw. mit den entsprechenden OM Projekten
verbunden werden.
Beispiel:
Alle CYCOT OM Projektinformationen werden
mit den Allplan-Attributen synchronisiert.
Alle wichtigen Informationen und
Projektattribute, wie z.B. Adressen und
Projektbeteiligte stehen somit automatisch
in beiden Programmen zur Verfügung
und müssen nicht mehr doppelt
angelegt werden.
Beispiel:
PDF Erstellung für
den Planversand und
die Planarchivierung
in CYCOT OM auf
Knopfdruck
Pläne synchronisieren und archivieren:
Einen Plan erfassen, dazu ein PDF
erzeugen, archivieren und gleich per
E-Mail an mehrere Personen versenden
– mit der Allplan Schnittstelle ein Kinderspiel:
mit CYCOT OM verwalten Sie
in Allplan erfasste Pläne inkl. aller relevanten
Planattribute und Planindizes.
Die Verknüpfung der Pläne erfolgt,
wenn z.B. zu einem Allplan Projekt
neue Pläne erstellt wurden.
Praktisch: beim Import eines Plans in
CYCOT OM kann gleichzeitig eine PDF
Datei erzeugt und abgelegt werden.
Beispiel:
Ohne Konfigurationsaufwand
einfach die
Allplan Version auswählen
und mit dem
gewünschten Projekt
verbinden
13

CyCoT oM gibt es in den Paketen
Controlling und Premium
CYCOT OM gibt es in den beiden Basisausstattungen Controlling und Premium.
Diese können jeweils mit weiteren Zusatzmodulen erweitert werden, so dass Sie
Ihre persönliche Lizenz perfekt nach Ihrem Bedarf abstimmen können.
Tools
14
Module Controlling Premium
Projektübersicht
Adressverwaltung
Dokumente
Zeiterfassung
& Arbeitszeitkonten
Detailanalyse
Pläne
Nebenkosten
Versand
Protokolle
Projektchronologie
Checklisten
Outlook Add-In
optionale Zusatzmodule
Kosten DIN 276
CAD-Schnittstelle Allplan
Zeiterfassung
Zusatzlizenzen
Systemvoraussetzungen
Hardware
L Intel Pentium 4 oder
kompatibel (optimal
Intel Core2Duo, AMD
Athlon II oder höher)
L Freier Festplattenspeicher
1GB
L Arbeitsspeicher 1 GB
(Windows Vista und
Windows 7 2GB oder
höher empfohlen)
L Bildschirmauflösung
1280 x 800 Pixel oder
höher
L Internet Anschluss für
die Lizenzierung
L CD-ROM oder DVD Laufwerk
Benötigte Software
L MS Office 2003, 2007
oder 2010
L Die Mail-Schnittstelle
benötigt MS Outlook
2003 oder höher.
L Windows XP SP3 oder
höher, Windows Vista
und Windows 7 (32
und 64 Bit)
L Microsoft .Net Framework
4.0 oder höher
(kann kostenlos bei
Microsoft heruntergeladen
werden)
L Nur für Allplan Schnittstelle:
Nemetschek Allplan
2009, 2011 und 2012

Preisliste CyCoT oM
office Management Software
Vollversionen
Produktbezeichnung Mietversion Kaufpreis Software Service monatlich
inkl. Software Service
Controlling monatlich 35,– €* 699,– € 15,– €
Premium monatlich 59,– €* 1.199,– € 25,– €
Zusatzmodule Mietversion Kaufpreis Software Service monatlich
inkl. Software Service
Din 276 monatlich 16,– €* 299,– € 8,– €
CAD Schnittstelle Allplan monatlich 8,– €* 149,– € 4,– €
Einzellizenz Stundenerfassung monatlich 4,– €* 59,– € 2,– €
*Mit Ablauf der Mindestvertragsdauer von 36 Monaten und vollständiger Zahlung der monatlichen Mieten erhält der Kunde das zeitlich unbeschränkte
Nutzungsrecht an der Software übertragen.
Schulung
Produktbezeichnung Preis Zeiteinheit Hinweis
Seminar-Schulung 300,– € Ganztags
Individualschulung 450,– € Halbtags
Individualschulung 850,– € Ganztags
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt.
Angaben ohne Gewähr, Preisänderungen und Irrtum vorbehalten.
Wir liefern unter Eigentumsvorbehalt auf der Grundlage unserer allgemeinen Geschäfts- und
Lizenzbedingungen.
Für den Software Service gelten eigene Vertragsbedingungen.
In einem
CYCOT-Schulungscenter
Vor Ort: zzgl.
Anfahrtskosten & Spesen
Vor Ort: zzgl.
Anfahrtskosten & Spesen
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CyCoT oM Highlights
L Komplettlösung für Architekten
und Ingenieure mit Adressverwaltung,
Projektverwaltung,
Planverwaltung, Dokumentenverwaltung
sowie Protokolle,
Nebenkosten und Kostenmodul
L Einfache Installation und
Einrichtung
L Import und Export sowie gegenseitige
Synchronisation von
Kontakten und Adressen aus
CYCOT OM und MS Outlook
L Outlook Add-in
Unsere Vertriebsstandorte
Bayern – Augsburg
CYCOT GmbH
Sterzinger Str. 3
86165 Augsburg
Bayern – Rottendorf
Architekt Stephan Appel
Würzburger Straße 16a
97228 Rottendorf
Baden-Württemberg – Schwäbisch Hall
CYCOT GmbH
Herdweg 40
74523 Schwäbisch Hall Sulzdorf
CyCoT GmbH, Sterzinger Str. 3, 86165 Augsburg
Tel: 08 21-720 39 0, Fax 08 21-720 39 78
E-Mail an info@cycot.de, Web: www.cycot.de
L Vielseitige Exportmöglichkeiten
nach MS Excel
L CAD-Schnittstelle Allplan
L Zukunftsweisende, sehr benutzerfreundliche
Oberfläche
im Stil von MS Office
L Brief-, Fax- und E-Mail-Vorlagen
sind im Lieferumfang enthal-
ten und können individuell an
den Bürostandard angepasst
werden.
L Flexible Rechtevergabe zum
Steuern der Zugriffsrechte auf
Module und Daten
Rheinland-Pfalz – Neuwied
CYCOT GmbH
Pfarrer-Werner-Mörchen-Str. 2
56566 Neuwied
Mecklenburg-Vorpommern – Rostock
CYCOT GmbH
Stephan-Jantzen-Ring 25
18106 Rostock
Weitere Informationen
erhalten Sie unter
Tel. 08 21/ 720 39 - 0
Für Architekten
und Ingenieure