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ELO Kundenreferenz<br />
Autohaus Merz<br />
„Ein großer Vorteil und ein Entscheidungskriterium<br />
für uns war, dass bei<br />
ELO keine Beschränkung der Mitarbeiterzahl,<br />
der Datenmenge sowie der<br />
Archivanzahl besteht und die Lösung so<br />
mit dem Unternehmen mitwachsen kann.<br />
[…]“<br />
Kerstin Döberin,<br />
Projektleiterin Autohaus Merz<br />
>><br />
Die elektronische Fahrzeugakte<br />
Rundumservice benötigt eine<br />
Rundumlösung<br />
Das Autohaus Merz hat durch ELOenterprise die Einführung<br />
einer elektronischen Fahrzeugakte realisieren können. Alle<br />
Informationen zu einem Fahrzeug stehen dank Schnittstelle zum<br />
bestehenden Dealer-Management-System per Mausklick zur<br />
Verfügung. Kunden und Mitarbeiter profitieren gleichermaßen.<br />
Die Kunden durch einen wesentlich schnelleren Service und die<br />
Beschäftigten von effizienten und schnellen Arbeitsprozessen.<br />
Platzraubende und zeitintensive Aktenschränke für Papierakten<br />
sind nicht mehr notwendig.<br />
Seit 1972 ist das Autohaus Merz in Balingen-Weilstetten erste<br />
Anlaufstelle für Markenfahrzeuge. In den letzten 16 Jahren hat sich<br />
das leistungsstarke Unternehmen als Spezialist für das Fabrikat<br />
Citroen und als Nutzfahrzeugstützpunkt etabliert. Ein kompletter<br />
Rundumservice für Fahrzeuge aller Marken ist dabei das Herzstück<br />
der Unternehmung. Daher legt man hier besonderen Wert auf<br />
eine umfassende Betreuung und schnelle Prozessabläufe. Von der<br />
Beratung über den Verkauf von Neu- und Gebrauchtwagen bis<br />
hin zum Werkstattservice erstreckt sich das Leistungsangebot des<br />
Autohauses.<br />
Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I www.elo.com
ie Lösung<br />
ein praktischer Mehrwert<br />
Shortcuts<br />
Land: Deutschland<br />
Branche: Automobil<br />
Das Unternehmen<br />
Seit 1972 ist das Autohaus Merz in<br />
Balingen-Weilstetten erste Anlaufstelle für<br />
Markenfahrzeuge. In den letzten 16 Jahren<br />
hat sich das leistungsstarke Unternehmen<br />
als Spezialist für das Fabrikat Citroen und<br />
als Nutzfahrzeug Stützpunkt etabliert.<br />
Die Herausforderung<br />
Alle Informationen und Vorgänge zu einem<br />
Fahrzeug sollen auf einen Blick ersichtlich<br />
sein. Einsparung im Bereich des Papierarchivs<br />
sollen umgesetzt und die Suchzeiten<br />
auf ein Minimum reduziert werden.<br />
Lösung<br />
Mit ELOprofessional stehen alle Informationen<br />
zu einem Fahrzeug zentral im Archiv<br />
zur Verfügung. Das Dealer-Management-<br />
System Dra<strong>ca</strong>R+ (ADP) wurde nahtlos mit<br />
ELO verbunden. Die Übernahme aus dem<br />
System in ELO erfolgt voll verschlagwortet<br />
und automatisch im Hintergrund.<br />
Nutzen<br />
Das Papierarchiv wurde beseitigt, womit<br />
ein schnellerer Zugriff auf Informationen<br />
ermöglicht, und der Kundenservice um ein<br />
Vielfaches verbessert wurde. Effiziente Bearbeitung<br />
der Akten erfolgt über ein zentrales<br />
Informationsarchiv. Kosten konnten<br />
hier in den Bereichen Druck und Papierverbrauch<br />
gesenkt werden.<br />
>><br />
Informationen per Mausklick<br />
Der Gedanke an ein Dokumenten-Management-System (DMS)<br />
wurde vom Autohaus Merz schon seit über zwei Jahren getragen. Die<br />
Präsentation des ELO Business-Partners eviatec und abschließend der<br />
ELO Fachkongress im Januar 2009 lieferte dann den ausschlaggebenden<br />
Impuls.<br />
Einst bremste man auch für Aktenschränke<br />
Bisher sammelte das Autohaus Merz alle Dokumente zu einem Fahrzeug<br />
in Papierakten und die Ablage erfolgte in klobigen Schränken.<br />
Das hat die Mitarbeiter nicht nur in ihrem Platz eingeschränkt, sondern<br />
auch in ihrem Arbeitsfluss ausgebremst, da für die Dokumentenrecherche<br />
ein extra Zeitaufwand eingeplant werden musste. Folglich<br />
entstanden lange Recherchezeiten, Unübersichtlichkeit und Platzmangel.<br />
Große Inspektion bei den Suchzeiten<br />
Ein erster wichtiger Schritt war die gemeinsam mit dem ELO<br />
Business-Partner umgesetzte elektronische Fahrzeugakte. Täglich erreichen<br />
das Unternehmen neue Dokumente und Informationen zu<br />
den unterschiedlichen Fahrzeugen. Seither wurde die Ablage in zwei<br />
Archiven vorgenommen - in Papierakten und im hauseigenen Dealer-Management-System.<br />
Durch die Einführung von ELOprofessional<br />
kann jetzt auf ein zentrales Archiv zugegriffen werden. Der Verwaltungsaufwand<br />
konnte verringert und die Suchzeiten reduziert werden.<br />
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Immer eine Nasenlänge voraus<br />
Die deutlichen Vorteile in der Archivierung<br />
gegenüber Mitbewerbern und die Flexibilität der<br />
Lösung haben überzeugt. „ELOprofessional ist nach<br />
oben hin offen, eine Erweiterung jederzeit<br />
umsetzbar, und der ELO Business-Partner eviatec<br />
war uns als kompetenter Partner bereits bekannt“<br />
so Kerstin Döberin, Projektleiterin im Autohaus<br />
Merz.<br />
Eine weitere Anforderung war die Separierung des<br />
Archivs vom bestehenden Dealer-Management-<br />
System. Für eine bereits bestehende Schnittstelle<br />
gab es für die Umsetzung keine Erfahrungswerte.<br />
Deshalb setzte das Autohaus Merz auf die<br />
überzeugendere und ausgereifte Lösung<br />
ELOprofessional.<br />
Reaktionen schnell und direkt<br />
Auf Rückfragen oder Beanstandungen von Kunden<br />
ist jetzt eine schnellere und präzisere Reaktion<br />
möglich. Bisher erfolgte die Aufbewahrung in einem<br />
strukturlosen Papierordner-Archiv. Um in diesen<br />
Fällen die betroffenen Schriftsätze zu finden, musste<br />
aufwendig im Archiv gesucht werden. Durch die<br />
Einführung der elektronischen Fahrzeugmappe<br />
werden Papierdokumente jetzt einges<strong>ca</strong>nnt und mit<br />
Hilfe der Auftragsnummer, die als Barcode abgebildet<br />
ist, automatisch verschlagwortet in der<br />
Fahrzeugmappe abgelegt.<br />
Die Suchzeiten für Belege oder Fahrzeugmappen<br />
reduzieren sich auf ein Minimum, da jegliche<br />
Dokumente von jedem Arbeitsplatz - unter<br />
Einhaltung der Berechtigungen - im Unternehmen<br />
und auch von externen Heimarbeitsplätzen<br />
eingesehen werden können.<br />
Größer, breiter, schneller…<br />
Im Autohaus Merz arbeitet die komplette Verwaltung<br />
mit ELOprofessional, wobei nur ein Drittel<br />
davon einen Zugriff für die aktive Archivierung benötigt.<br />
Je mehr Daten zur Einsicht stehen, desto übersichtlicher<br />
und einfacher erweist sich die Lösung im<br />
Handling. Das bedeutet, dass die Systemakzeptanz<br />
mit dem Datenvolumen wächst.<br />
„Ein großer Vorteil von ELOprofessional liegt darin,<br />
dass unser Archiv von jedem Arbeitsplatz aus<br />
eingesehen werden kann. Eine Beschränkung der<br />
Mitarbeiterzahl, der Datenmenge sowie der<br />
Archivanzahl besteht nicht und die Lösung kann<br />
somit mit unserem Unternehmen wachsen“, erklärt<br />
Kerstin Döberin begeistert.<br />
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Voll automatisiert erfolgt jetzt die Ablage der Ausgangsrechnungen in<br />
die Buchhaltung und in Kopie in die betreffende Fahrzeugakte. Desweiteren<br />
können Kostenvoranschläge strukturiert archiviert werden.<br />
Papierdokumente wie Reparaturaufträge und Eingangsrechnungen<br />
werden einges<strong>ca</strong>nnt und per Barcodeerkennung den jeweiligen Ordnern<br />
zugeteilt. Die Barcodeerkennung erfolgt über einen Aufkleber,<br />
auf dem eine laufende Nummer im Klartext und als Barcode aufgedruckt<br />
ist. Einges<strong>ca</strong>nnt ins hauseigene Dealer-Management-System<br />
Dra<strong>ca</strong>R+ werden die Belege ausgelesen und voll automatisiert archiviert.<br />
Die Daten hierfür zieht sich ELOprofessional direkt aus Dra<strong>ca</strong>R+.<br />
Eine manuelle Ablage von Belegen kann jederzeit vorgenommen<br />
werden.<br />
Oldtimer und andere Klassiker<br />
Für die Eingangsrechnungen vor der Einführung von ELOprofessional<br />
fand eine manuelle Archivierung durch das Eins<strong>ca</strong>nnen und Verschlagworten<br />
statt. Die Papierdokumente können danach vernichtet<br />
werden. Aktuelle Fahrzeugmappen werden nach und nach in das<br />
System eingepflegt und die Papierbelege im Anschluss entsorgt. Ein<br />
Papierausdruck für das Autohaus wird nicht mehr erzeugt, für den<br />
Kundenservice wird allerdings weiterhin auf das Medium Papier zurückgegriffen.<br />
„Der Arbeitsaufwand für uns war<br />
erstaunlich gering. Die Mehrbelastung<br />
durch „fremde Mitarbeiter“ im laufenden<br />
Betrieb war kaum vorhanden [...].“<br />
Kerstin Döberin,<br />
Projektleiterin Autohaus Merz<br />
Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I www.elo.com
ie Lösung<br />
ein praktischer Mehrwert<br />
„ELOprofessional ist nach oben hin<br />
offen, eine Erweiterung jederzeit<br />
umsetzbar, und die eviatec war uns als<br />
komeptenter Partner bereits bekannt.“<br />
Kerstin Döberin,<br />
Projektleiterin Autohaus Merz<br />
>><br />
Bedienerfreundliche Anwendung<br />
Start…Ziel<br />
Mit einem Workshop im Frühjahr 2009 startete das Projekt im Hause<br />
Merz. Hier wurde ein Konzept entwickelt, wie die bisherige Ablage<br />
des Autohauses nach dem gewohnten System mit ELO umgesetzt<br />
werden kann. Im Juli wurde das Projekt dann innerhalb von drei<br />
Wochen umgesetzt, wobei der Zeitaufwand für das Autohaus Merz<br />
sich auf einen Tag belief, da die meisten Arbeiten per Fernwartung<br />
durch den ELO Business-Partner erfolgten. Nach einem geringen<br />
Schulungsaufwand von einem Tag konnten die Anwender selbständig<br />
mit ELOprofessional arbeiten.<br />
„Der Arbeitsaufwand für uns war erstaunlich gering. Die Mehrbelastung<br />
durch „fremde Mitarbeiter“ im laufenden Betrieb war kaum<br />
vorhanden. Außerdem erhielten wir immer eine schnelle Reaktion<br />
vom ELO Business-Partner, wenn es um die Feinabstimmung, zusätzliche<br />
Nachbesserungen oder Fragen zum Handling ging. Auch deshalb<br />
können wir ELO jederzeit weiterempfehlen“ so Kerstin Döberin<br />
zum Projektverlauf.<br />
Mehrwert und Ausblick<br />
„Trotz Abwrack-Jahr und Mehraufwand bei der ELO-Einführung ist<br />
eine Arbeitserleichterung bereits spürbar“, berichtet Kerstin Döberin.<br />
Die Unternehmensdaten des Autohauses liegen jetzt zentral und<br />
rechtskonform im DMS-Archiv. Von jedem Arbeitsplatz aus kann das<br />
System eingesehen werden und ermöglicht so einen schnellen Zugriff<br />
auf relevante Dokumente. Die bedienerfreundliche Oberfläche<br />
ermöglicht minimale Einarbeitungszeiten und maximale Nachvollziehbarkeit.<br />
Die Informationen stehen strukturiert zur Verfügung.<br />
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„Trotz Abwrack-Jahr und Mehraufwand<br />
bei der ELO-Einführung ist eine<br />
Arbeitserleichterung bereits spürbar.“<br />
Kerstin Döberin,<br />
Projektleiterin Autohaus Merz<br />
>><br />
Optimale Betriebsabläufe<br />
„Vom ELO Business-Partner wurde unser ELO-Archiv so eingerichtet,<br />
wie es für unseren Betriebsablauf optimal ist. Bestehende Strukturen<br />
wurden aufgenommen und automatisiert. Die für uns wichtigen<br />
Schnittstellen wurden mit relativ wenig Aufwand durch den Business-Partner<br />
entwickelt. Wichtig für uns: ELOprofessional ist flexibel<br />
nach oben hin. Zurzeit nutzen wir noch keinen Workflow, die Umstellung<br />
dahin wäre aber jederzeit umsetzbar und mit der eviatec<br />
haben wir für uns den richtigen Partner gefunden.“ so Kerstin Döberin<br />
abschließend.<br />
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