Merkblatt zu Schulwanderungen und Schulfahrten - Kreis Coesfeld

Merkblatt zu Schulwanderungen und Schulfahrten
Die folgenden Informationen dienen als Hilfestellung bei der Abwicklung und Abrechnung
von Reisekosten im Zusammenhang mit Schulfahrten und Schulwanderungen.
1. Allgemeines
Die Wanderrichtlinien (BASS 14 – 12 Nr. 2), hier insbesondere die Zuständigkeiten der
Schulpflegschaft für die Festlegung des Rahmens (s. Nr. 2.2) und die Zuständigkeit der
Klassenpflegschaft für die Entscheidung über Ziel, Programm und Dauer auf der Grundlage
eines Vorschlages der Klassenlehrerin / des Klassenlehrers (s. Nr. 2.4) sind zu beachten.
2. Genehmigung
Jede Veranstaltung ist durch die Schulleitung zu genehmigen. Nimmt ein/e Schulleiter/in teil,
muss die Genehmigung durch die zuständige Schulaufsichtsbeamtin des Schulamtes für den
Kreis Coesfeld erteilt werden.
Der Genehmigungsvordruck „Antrag auf Genehmigung einer Schulwanderung / Schulfahrt“
ist auf der Internetseite des Schulamtes (http://schulamt.kreis-coesfeld.de/) unter der Rubrik
Vordrucke/Formulare – Reisekosten hinterlegt.
3. Reisekostenabrechnung
a) Erstattungsantrag
Es ist das Formular „Reisekostenrechnung für Schulwanderungen / Schulfahrten“ zu
verwenden. Dieses Formular finden Sie ebenfalls auf dem Link der o.g. Internetseite. Die
Lehrkräfte und Begleiter/innen, die gemeinsam an einer Schulfahrt teilgenommen haben,
sollten ihre Reisekostenrechnungen stets gleichzeitig vorlegen.
b) Antragsfristen
Bei der Beantragung von Reisekostenvergütung ist die gesetzliche Ausschlussfrist von
sechs Monaten nach Beendigung der Reise zu beachten. Maßgebend für die
Einhaltung der Frist ist der Eingang des Antrages beim Schulamt für den Kreis
Coesfeld. Bei Überschreitung der Frist verfällt der Erstattungsanspruch. Da es sich um
eine gesetzliche Ausschlussfrist handelt, ist eine Fristverlängerung nicht möglich.
c) Anlagen
Nur Anträge mit vollständigen Anlagen können abschließend bearbeitet werden.
Vor diesem Hintergrund sind der Reisekostenrechnung folgende Unterlagen beizufügen:
• Die erteilte Dienstreisegenehmigung für die Schulwanderung/Schulfahrt,
• Fahrkostenbelege,
• Nebenkostenbelege.
d) Fahrkosten
Stellt ein Reisebüro einen Pauschalbetrag für Fahr-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten
in Rechnung, so sind die anteiligen Fahrkosten zu erfragen und nur diese
anzugeben und zu belegen.
Sofern zur Durchführung der Wanderfahrt Privat - PKW benutzt werden müssen, können
die Kosten hierfür nur erstattet werden, wenn die Benutzung der PKW ausdrücklich von
der Schulleitung angeordnet wurde. Die Erstattung dieser Kosten richtet sich § 6 Absatz
2 Landesreisekostengesetz (LRKG).
e) Unterkunfts- und Verpflegungskosten
Zu den Unterkunfts- und Verpflegungskosten sind keine Belege vorzulegen. Unabhängig
von der tatsächlichen Höhe dieser Aufwendungen erfolgt die Erstattung nur in Form einer
Aufwandsvergütung nach Maßgabe des Runderlasses des Schulministeriums vom
23.11.1999 – BASS 21-24 Nr. 6.

f) Nebenkosten
Nebenkosten können nur gegen Vorlage von Belegen abgerechnet werden.
Die folgende Auflistung erstattungsfähiger und nicht erstattungsfähiger Nebenkosten ist
nicht abschließend, sondern soll Ihnen lediglich als Anhaltspunkt dienen.
Erstattungsfähige Nebenkosten: Nicht erstattungsfähige Nebenkosten:
• Eintrittsgelder, z.B. Museum, Ausstellungen,
Besichtigungen, Zoo, Theater, Schwimmbad
• Wattwanderung
• Kurtaxe
• Stadtrundfahrt
• Gepäckbeförderung
g) Tagegeld / Aufwandsvergütung
Bei mehrtätigen Schulfahrten und Schulwanderungen beträgt die anstelle des
Tagegeldes zu zahlende Aufwandsvergütung je vollem Kalendertag (24 Std. abwesend)
14,- Euro, die anstelle der Übernachtungspauschale zu zahlende Aufwandsvergütung
12,- Euro. Zwischen Inland und Ausland wird hier nicht differenziert.
Abwesenheit Aufwandsvergütung
24 Stunden 14 ,- Euro
Weniger als 24 Stunden, aber mind. 14 Std. 7 ,- Euro
Weniger als 14 Stunden, aber mind. 8 Std. 4 ,- Euro
• Reiserücktrittsversicherung
• Fahrpläne, Stadtpläne, Wanderkarten,
Prospekte
• Postkarten, Porto, Telefonkosten
• Trinkgelder
• Kaffee, Kuchen, Getränke
h) Freiplätze
Nur die Begleiter (Lehrer, Lehramtsanwärter, Eltern) können darüber entscheiden, wer
einen eventuell zur Verfügung gestellten Freiplatz in Anspruch nimmt. Ein solcher
Freiplatz kann der gesamten Reisegruppe, einem oder mehreren Schülern / Begleiter
zugute kommen.
4. Reisekostenkontingente
Mit einer gesonderten Verfügung der Bezirksregierung Münster wird jedes Jahr bekannt
gegeben, in welcher Höhe den einzelnen Schulen Reisekostenmittel für die Reisekostenerstattungen
im laufenden Haushaltsjahr zugeteilt werden.
Das Schulamt des Kreises Coesfeld erhält diese Verfügung meist in den Sommerferien. Zu
diesem Zeitpunkt sind häufig bereits Schulwanderungen von den einzelnen Schulen
durchgeführt worden.
Eine Erstattung der Reisekosten durch das Schulamt für den Kreis Coesfeld an die
begleitenden Lehrkräfte kann erst nach der Mittelzuweisung durch die Bezirksregierung
erfolgen. Bitte reichen Sie die Reisekostenrechnungen trotzdem zeitnah über Ihr
Schulsekretariat an das Schulamt weiter, damit die gesetzliche Ausschlussfrist eingehalten
wird.
Aus verwaltungstechnischen Gründen kann die Auszahlung von Reisekostenvergütung nur
bis zum 15.11. eines jeden Jahres erfolgen. Ihre Reisekostenrechnungen müssen zu diesem
Zeitpunkt im Schulamt für den Kreis Coesfeld eingegangen sein, damit eine Auszahlung im
laufenden Jahr noch erfolgen kann.
5. Rückfragen
Für Rückfragen stehen Ihnen Frau Deuker (Tel. 02541/18-4204) und Herr Hessel
(Tel. 02541/18-4200) zur Verfügung.