Das Mitarbeitergesprach - prof-holewa.de

&l rs;«Jj ~ _'560-2010_
EVANGELISCHE STIFTUNG ~ PFLEGE SCHONAU
Die Evangelische Stiftung Pflege Schonau feiert in 20 I 0 ihr
450 jahriges Jubilaum
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Finanzen
Serie Teil 2 - Auswirkungen der Finanzmarktkrise auf
die Sozialwirtschaft. Perspektiven fUr die Sozialwirtschaft 6
Welche betriebswirtschaftlichen Instrumente konnen eingesetzt werden,
die Umsetzung der Leuchtfeuer zu unterstUtzen? 12
Bewertung der Leistungsfihigkeit kirchlicher Finanzsoftware
mit Hilfe von Musterlastenheften der EKD 16
Energie lJnd Umwelt
Aus der Praxis fUr die Praxis.
Umweltgerechtes Handeln als Managementaufgabe 18
Serie Teil 3 - Energieeffizienz in kirchlichen Eimichtungen.
Yom guten Licht und dem Nutzer 20
Aus der Praxis fUr die Praxis. Haus am Dom.
Eine erste Energiebilanz 29
Facility Management
Realisierung von Contracting in kirchlichen Eimichtungen.
Projektbeispiel- Energie effizient nutzen 32
Informationstechnolo
Green IT lohntsich zweifach.
Mit einfachen Mitteln die Umwelt schonen und dabei sparen .42
DMS/ECM
Geoinformation
Serie Teil 4 - Einzug von geoManagement Losungen in kirchliche
Verwaltungen. GDI-Praxis: Einsatz von Geoinformationen
fiir Energie- und Klimaschutzkonzepte .47

Personal
Das Mitarbeitergesprach:
Chance fliT produktive Arbeitsprozesse 50
Personal 2020, quo vadis? Die Personalsituation der Zukunft
entscheidet sich in der Personalstrategie von heute und ist das
Ergebnis der Entscheidungen van gestem 53
Tagungshauser
Serie - Begegnungsstatte und Schaufenster. Eine Wiege
der Mission: Das Ludwig-Harms-Haus in Hermannsburg .....58
Ein besonderes Ambiente fur Tagungen und Seminare.
Das Bistumshaus Schloss-Hirschberg 62
Impressum
Redaktionsanschrift:
KVI 1M Dialog Redaktion
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53844 Troisdorf
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Mobil: 01 71 - 45 47 108
Verfasser von Beitragen
in dieser Ausgabe:
Christian Dahm,
Joachim Dettmann,
Sonke Duhm,
Wolfgang Fischer,
Oliver Foltin,
Dr. Christian GroB,
Prof. Dr. Dr. Rudolf Hammerschmidt,
Prof. Dr. Barbel Held,
Hans-Werner Hinnenthal,
Prorf. Michael Holewa,
Michael Holz,
Georg Hovemann,
Christian Klaiber,
lothar leger,
Peter S. Nowak,
Anke Sepp,
Holger Skurk,
Sabrina Stater,
Ingo Strugalla
Prof. Dr. Friedrich Vogelbusch
Fotografin:
Patricia C. lucas
Satz:
Susanne Edelhagen
Bildagenturen:
Photocase, Colourbox
Erscheinungsweise:
4 Hefte im Jahr (Februar, Mai, August,
November)
Bezugspreis:
Zwolf Monate 48,- € inkl. Zustellgebiihr
und 7% MwSt. 1m Ausland zuziiglich
12,- € Porto.
Kontakte:
Produktanbieter und Dienstleister fur Verwaltungen
in Kirchen und kirchlichen Organisationen 65
Das Abonnement verlangert sich still
schweigend fUr ein weiteres Jahr, wenn
es nicht spatestens sechs Wochen vor
Ende des Bezugsjahres gekiindigt wird.
Einzelheftpreis 15,- € zuziiglich 4,- €
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Druck:
Rautenberg Media & Print Verlag KG
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ISSN 1866·5330
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Partnerverbande:
BBW Bundesverband Burowirtschaft e.V.
BITKOMBundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.
Bundesverband der Hersteller- und Errichterfirmen yon Sicherheitssystemen e.V.
Das Evangelische Sieglungswerk in Deutschland e.V.
Kommunale Gemeinschaftsstelle fur Verwaltungsmanagement (KGSt) - der Verband
fUr kommunales Management
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KVI 1M DIALOG Personalmanagement
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Das Mitarbeitergesprach: Chance fur
produktive Arbeitsprozesse
Ein Beitrag von Prof. Michael Holewa
und Joachim Dettmann
Das Mitarbeitergesprach zwischen
Fiihrungskraft und Mitarbeitenden
soUte im Unternehmensalltag
eine Selbstverstandlichkeit
sein. Dennoch wird es oftmals
beiderseits als lastige Pflicht empfunden.
Zwar liegt eine grundsatzliche
Einsicht in die Notwendigkeit
vor, gleichwohl herrscht
emotionale Distanz, denn es fehlt
am Verstandnis fUr die gemeinsame
Aufgabe. Ein vierjahriges
Projekt mit einem renommierten
mittelstandischen Dienstleister
hat gezeigt, dass sich das Mitarbeitergespriich
funktional und
fruchtbar in die Arbeitsprozesse
integrieren liisst.
Menschen such en nach Orientierung
und sind daher auf ein Feedback
ihrer Umwelt angewiesen.
Seine Leistung oder das eigene
Verhalten durch andere priifen zu
lassen, urn sich durch die Riickmeldung
anderer auf das Gruppenverhalten
einzunorden, bedeutet negativen
Stress, denn es ist mit der (oft
unbewussten) Befiirchtung verbunden,
zuriickgewiesen, das heiJ3t,aus
der Gruppe ausgegrenzt zu werden.
In einer solchen Stresssituation
konnen Menschen ihre Leistungsfahigkeit
nicht voll entfalten, denn
sie benotigen einen Teil ihres Potenzials,
urn es auf die Wahrnehmung
auszurichten und sich anhand
von Reaktionen ihrer Umwelt
in ihrem Verhalten neu zu justieren.
Erst wenn dieser Eingewohnungsprozess
erfolgreich abgeschlossen
ist, entsteht ein Gefiihl der Zugehorigkeit
und Warme, das wesentlich
zu einem guten Betriebsklima und
damit zur Leistungsfahigkeit des
Einzelnen und auch der gesamten
Organisation beitragt.
Prof. Michael Holewa ist Professor fur
Management und Marketing an der
Evangelischen Hochschule Berlin sowie
Unternehmensberater mit den Schwerpunkten:
Unternehmensethik und -kultur,
Strategie, Personalentwicklung, Fuhrungskrafte-Coaching,
Prozessmanagement.
Aber auch nach erfolgter Eingewohnung
ist es heute nicht mehr
selbstverstandlich, dass sich ein
Mitarbeitender im Job wohlfiihlt.
Denn in Zeiten gesattigter Markte
und hohen Konkurrenzdrucks sind
es die verdichteten Arbeitsprozesse
bei gleichzeitig erhohten Anforderungen,
gepaart mit einer generellen
Arbeitsplatzunsicherheit, die
Untemehmen bei ihren Mitarbeitenden
unglaubwiirdig gemacht
haben. Damit erscheint Loyalitiit
als iiberflussig und Achtsamkeit bei
Arbeitsprozessen gerat unter die
Rader des Kostenddrucks. Das verandert
die Raltung.
Wenn unter solchen gesellschaftlichen
und emotionalen Bedingungen
Fiihrung gelingen soli,
dann nm mit einer Methode: dem
Gesprach. Einem Gesprach, wie
Sprenger schreibt "aIs Begegnung
von Erwachsenen, offen, fair und
radikal subjektiv. Klarer, direkter
Joachim Dettmann ist Berater und Trainer
fUr Fundraising & Organisationsentwicklung
mit den Schwerpunkten:
Spendenakquisition, Stiftungsgrundung,
Strategieentwicklung, Fusion/Kooperation,
Change-Management; GeschaftsfUhrer am
Institut fUr Kultur und Religion in Berlin.
Austausch. Das ist es auch, was das
Lebenselixier des modernen Unternehmens
wahrt: Vertrauen (. ..).
Fiihrungskrafte haben wedel' einen
Erziehungs- noch einen Therapievertrag.
Es geht um Beziehung,
nicht Behandiung. Die Fiihrungskraft
muss frei sein, ihre quasi therapeutische
Attitude uber Bord zu
welfen und das andel'S Sein des anderen
anzuerkennen. "1.2
Die Autoren Dietz und Kracht bringen
es auf den Punkt: "Kummere
dich um die Menschen, dann kiimmern
sich die Ergebnisse um sich
selbst. "3 Und ein kompetenter Zeitzeuge
des Wirtschaftsgeschehens,
die Untemehmensberatung KPMG,
attestiert: " Um die Giaubwiirdigkeit
und Ernsthaftigkeit eines Unternehmensieitbildes
zu untermauern, sind
Kontrollmaj3nahmen notwendig.
Dabei ist darauf zu achten, dass die
Kontrollen von den Mitarbeitern
nicht ais Misstrauenssignal emp-
I Sprenger, Reinhard K.: FOhren fUr Erwachsenc. Dasjahrliche Mitarbeitergesprach gch6rt in vielen Untemehrnen wr Fiihrungspflicht. Die Kiir ware: Immer miteinander zu reden. In: Brand
eins, Wirlsehaftsmagazin 2002 Nr. 10.
2 Sprenger. Reinhard K.: Verlrauen fiihrt. Frankfurt am Main 2002.

funden werden. Kontrolle sollte hier
weniger als Uberwachung denn als
gemeinsame Information zur Steuerung
verstanden werden. "4
Sinn und Zweck
von Gesprachen
Das oberste Gebot eines Untemehmens
bleibt die Effizienz der Zielerreichung
und damit die Optimierung
der Wertschopfungsprozesse.
DafUr sind die Interessen yon Untemehmen
und Mitarbeitenden zu
harmonisieren. Der Weg fuhrt III
erster Linie uber das Gesprach.
RegelmaBige Mitarbeiter-, Beurteilungs-
und Zielvereinbarungsgesprache
(ublicherweise jahrlich)
sind grundsatzlich ein Instrument
der Personal- oder auch der Organisationsentwicklung.
Ihnen ist
gemein, dass im Mittelpunkt des
Interesses die Entwicklungsmoglichkeiten
der Mitarbeitenden stehen,
ebenso wie die nachhaltige
Verbesserung der Qualitat der
Wertsch opfungsprozesse.' Beides
ist ohne ein vertrauensvolles Verhaltnis
zwischen Mitarbeitenden
und Vorgesetzten nicht moglich.
(cHECK
PDCA-Zyklus Mitarbeitergesprach
Das Mitarbeitergesprach zur Leistungsbeurteilung
dient auch dem
Lemen der Organisation. Denn die
Fuhrungskrafte leiten fUr sich aus
diesen Gesprachen zukunftsbezogene
Aufgaben ab, so fUhrt es immer
auch zu mehr Klarheit fUr das
Untemehmen selbst.
Die partnerschaftliche Zusammenarbeit
von Mitarbeitenden und
Fuhrungskraften ist eine Managementmethode,
die in Zeiten flacher
Hierarchien und hoher Erwartungen
an eigenstandiges Handeln
der Mitarbeitenden dazu geeignet
ist, gemeinsame Erfolge im Sinne
des Untemehmens zu erzielen.
Fur Mitarbeitende wie Filhrungskrafte
gilt, dass Arbeitszeit eine
wertvolle Ressource ist und ein
gemeinsames Gesprach dazu dienen
solI, nicht allein Leistung zu
messen, sondem die Betriebsablaufe
verbessem zu helfen. Dies geschieht
nicht nur durch die Klarung
von Sachverhalten, sondem auch
durch die sich daraus entwickelnde
gegenseitige Wertschatzung.
aktuelle Probleme

KVI 1M DIALOG Personalmanagement
Eine Bewertung ist das Ergebnis der
konkreten Beschreibung eines erwiinschten
Zustandes zu einem festgelegten
Zeitpunkt. Das bedeutet,
dass die Bewertung immer das Ergebnis
einer Kliirung konkreter Aufgab
en und der damit verbundenen
Forderungen und Systemunterstiitzung
ist. Zusiitzlich ergeben sich daraus
Beobachtungszusammenhiinge,
die es der Fuhrungskraft erleichtem,
ihre Einschiitzung des Mitarbeitenden
bezogen auf die ublichen Kriterien
yon Leistungsbewertungen zu
treffen und zu begrunden.
Fuhrungsleitlinien sehen stets Offenheit
und Transparenz vor, weil
nur so hinreichende Orientierung
- also das Gefuhl ,Bescheid zu
wissen' - ermoglicht werden kann.
Damit wird ein Grundbediirfnis der
Mitarbeitenden befriedigt. Bezogen
auf das Mitarbeitergesprach gilt es,
eine offene und ehrliche Kommunikation
zu fUhren. Damit ist gemeint,
dass diese Gespriiche der gemeinsamen
Zielerreichung dienen;
ihr Credo lautet: Wie erreichen wir
unser Ziel - die Optimierung der
Wertschopfungskette.
ZielfUhrende und konstruktive Gesprache
brauchen eine positive Atmosphiire:
• Dem Mitarbeitenden hinreichend
Gelegenheit geben, zu Wort
zu kommen, d. h. die Gespriichszeit
groBzligig planen.
• Die Personlichkeit des Mitarbeitenden
respektieren. Die Fiihrungskraft
ist verantwortlich daftir, dass
der Gesprachspartner in allen Situationen
sein Gesicht wahren kann.
Grundsiitzlich ist dies nur dann
moglich, wenn die Fiihrungskraft
einen Vertrauensvorschuss wagt.
• Das Gespriich stetig aktiv steuem.
Das heiJ3t: Das Ziel - den gemeinsamen
Prozess - nicht aus dem
Auge verlieren und auch dem Mitarbeitenden
immer wieder vor Augen
ftihren.
• Die Fuhrungskraft sollte sich in
kritischen Situationen darauf einstellen,
eigene falsche Position oder
ein falsches Urteil noch wahrend
des Gespraches zu revidieren.
• Kritik und negative Aspekte
sollten nicht als Vorwurf geiiu-
Bert werden; sie sind konkret zu
benennen und eine gewunschte
Verhaltensanderung ist aufzuzeigen,
zu begrunden, zusammen
mit dem Angebot der Unterstiitzung.
• Es ist Aufgabe der Fuhrungskraft,
durch ein gegenseitiges
Feedback im Gesprachsverlauf zu
klaren, dass Versprechen und Erwartungen,
die aus dem Gesprach
resultieren, gleichermaBen verstanden
werden.
• Und last but not least: Versprechen
muss en eingehalten
werden!
Die Beurteilung yon Mitarbeitenden
ist sensibel, weil nicht nur
messbare Arbeitsleistung, sondem
auch Haltung und damit Teile der
Personlichkeit des Mitarbeitenden
auf dem Prufstand stehen. Der psychologische
Widerstand liegt darin
begriindet, dass Menschen sich ungem
als ,Mittel zum Zweck' oder
als ,Vehikel' fur ein fremdes Ziel
sehen, sondem als aktiver Teil eines
Ganzen. Eine Leistungsbeurteilung
ist daher immer auch mit der Beftirchtung
vor dem Verlust an Nahe
und Vertrautheit verbunden - auch
wenn dies explizit in Abrede gestellt
wird.
Andererseits empfinden Menschen
Befriedigung, wenn sie ,richtig
liegen '. Das zutiefst menschliche
Bemuhen urn Orientierung ist ein
enormer Quell der Motivation:
"Do the right thing" und "do things
right" ist die zentrale Idee des Controlling.
Wenn Menschen das Richtige
gut zu tun vermogen, fUhlen sie
sich im Einklang mit ihrer Aufgabe.
Selbst prekiiren wirtschaftlichen
Bedingungen konnen sie so Loyalitat
ihrem Untemehmen gegenuber
entwickeln.