Revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente mit iMARC

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Hauptkriterien. E-Mails werden nach einem eindeutigen und nachvollziehbaren Verfahren fi rmenspezifi sch gefi ltert. Neue E-Mails werden nach vier Hauptkriterien untersucht: Filterung eingehender E-Mails im iMARC 1. Existiert der angegebene Empfänger im Unternehmen? 2. Ist der Absender im Unternehmen registriert? 3. Liegen Auswahlkriterien gegen die E-Mail vor? 4. Ist die E-Mail als „privat” gekennzeichnet? revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente / © rent a brain GmbH Seite 4 / 9 rab 04/10/01
Quarantäne. Ein zusätzlicher Mechanismus sorgt dafür, dass neue Interessenten nicht ausgegrenzt werden. Wird ein E-Mail-Empfänger als gültig erkannt, der Absender aber in der Adressdatenbank nicht gefunden, so wird der Absender vom System gebeten, seine E-Mail ein zweites Mal - ohne zusätzliche Angaben - abzusenden. Die E-Mail kommt „in Quarantäne“. Die interne Identifi kation der Antwort-Mail wird mit einer gespeicherten Identifi kation verglichen. Sind beide identisch, erhält der Empfänger die E-Mail. Er kann nun den neuen Interessenten manuell zur Adressdatenbank hinzufügen. Zusatzkriterien. Auswahlkriterien für E-Mails sind neben den Adressangaben auch Schlüsselworte der Betreffzeile. Werbe-Mails und Interessentenanfragen können erkannt und angemessen behandelt werden. Auch weitere Kriterien wie die Kennzeichnung bestimmter Absender als „privat“ werden automatisch berücksichtigt. Revision. In jedem Fall wird die Original-E-Mail, die den Richtlinien des Unternehmens genügt, zuerst archiviert. Erst im zweiten Schritt werden ihre Kopien an die Empfänger weitergeleitet. Manipulationen des Originals sind ausgeschlossen. Die Revisionssicherheit ist gewährleistet. Alle Dokumente werden mit einem Schlüssel versehen, den nur das System kennt, und auf preiswerte Archivmedien geschrieben. Da der Schlüssel auch eine Checksumme des gespeicherten Dokumentes enthält, wird die Originaltreue aller Dokumente auf doppelte Weise gesichert: durch die geheime Verschlüsselung und durch die Möglichkeit zur späteren Konsistenzprüfung zwischen Schlüssel und Dokument. Kommentare der Empfänger können natürlich an die E-Mail angeheftet werden, ohne die E-Mail, mit der sie archiviert werden, zu verändern. Die Automatisierung garantiert, dass die Archivierung nach GDPdU vollständig und in jedem Schritt nachvollziehbar ist. Ebenso genügt die eindeutige Zuordnung von E-Mail-Adressen zu Firmen und ihren Ansprechpartnern, die in der Adressdatenbank verankert ist, den Anforderungen der GDPdU. Single Sign-On mit SMSecure Alle Entwicklungen unseres Unternehmens basieren auf dem transaktionsorientierten Zugangssystem SMSecure. Über den Login-Prozess schützt es das fi rmeneigene Netzwerk vor dem Zugriff externer, unautorisierter WebClients. SMSecure ist als fundamentale Schicht für Anwender nur an einer Stelle sichtbar. Die Anmeldung an das System wird ihm erleichtert, indem verschiedene Programme auf das einmal eingegebene Kennwort zurückgreifen. Der Anwender muss sich somit nur ein einziges Mal dem System ausweisen, auch wenn zum Beispiel neben ipCase zugleich das Vertriebsinformationssystem ipContact eingesetzt wird. Da SMSecure ein eigenständiges Programm ist, kann es auch separat mit anderen Programmen eingesetzt werden. Rechte und Kategorien Hierarchien und Strukturen jedes Unternehmens spiegeln sich in den Rechten seiner Mitarbeiter wider, auf bestimmte Daten zugreifen zu können. iMARC erlaubt die individuelle Anpassung an Unternehmensrichtlinien durch drei Arten von Konfi gurationen: revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente / © rent a brain GmbH Seite 5 / 9 rab 04/10/01 04/10/01
Seite 1 und 2: Die Revolution der Kommunikation Wh
Seite 3: ♦ Filter - zur Entscheidung über
Seite 7 und 8: Workgroup. Der MessageServer von iM
Seite 9: Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis Glockengi

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