1000 Aufträge pro Woche sicher im Griff - proALPHA

1000 Aufträge pro
Woche sicher im Griff
Workflow im ERP beschleunigt Produktion und Vertrieb
Mit Hilfe unternehmensweit arbeitender Workflow-Automatismen seines ERP-
Systems hat die Spelsberg GmbH + Co. KG den internen Verwaltungsaufwand
drastisch gesenkt, die Abläufe beschleunigt und zuverlässiger gestaltet. Zudem
erhält das Management nun aussagekräftige Daten für seine Entscheidungen
statt unübersichtlicher Zahlenfriedhöfe.
Abzweigdosen, Kleinverteiler, Industrieverteilungen, Hohlwand- und Betonbau-Installationssysteme
und andere Produkte rund um die Elektroinstallation
sind das Metier von Spelsberg. Das Unternehmen zählt sich national und
international zu den Marktführern bei wassergeschützten Elektroinstallation.
Zusätzliche Anteile gewinnen kann man in diesem hart umkämpften Markt
aber nur über schnellste Lieferfähigkeit und geringe interne Kosten. Um beides
zu optimieren, hat das Unternehmen in das ERP-System proALPHA ® investiert.
Die Software muß den Belangen eines mittelständischen Serienfertigers gerecht
werden, der immerhin 120.000 Gehäuse und Kästen am Tag produziert.
Zusätzlich ist aber auch die kundenspezifische Auftragsfertigung abzudecken.
Zwar weist der Spelsberg-Katalog 2.000 Standardartikel aus, die lagermäßig
vorgehalten werden, doch immer mehr Anfragen nach speziellen Versionen
führten zu einer Artikelvielfalt von annähernd 5.000 Teilen – mit steil steigender
Tendenz.
Dazu kommen Besonderheiten aus der Aufteilung auf mehrere Standorte. So
müssen alle Artikel werksspezifisch identifizierbar sein, denn bestimmte Produkte
sind in allen Lägern vorhanden. Beispielsweise kann proALPHA ®
ermitteln, ob eine spezielle Abzweigdose mit einem Mindestbestand von
10.000 Stück im Werk Buttstädt und einem Mindestbestand von 20.000 Stück
im Werk Ramsloh verfügbar ist.
Individuelle Anforderungen im Standard realisiert
Jährlichen sind etwa 60.000 Kundenaufträge abzuwickeln. Aus den mehr
als 1.000 Aufträgen pro Woche ergeben sich sehr komplexe wechselseitige
interne und werksübergreifende Abläufe. Bestimmte unternehmensspezifische
Feinheiten und Eigenarten sind über Parametereinstellungen und ergänzende
Programmierungen eingebracht worden. Diese Individualitäten beeinträchtigen
die Release-Fähigkeit von proALPHA ® jedoch nicht. Ein High-light
dürfte beispielsweise die Anbindung der Hochregallager-Steuerung über das
PPS sein. Hier werden vom Standard abweichende Platzverwaltungs- sowie
Ein- und Auslagerungsstrategien gefahren, beispielsweise zur Optimierung
der Einlagerung bestimmter Packungsgrößen. Außerdem finden sich unternehmensspezifische
Anpassungen bei der Arbeitsplanfindung, in der Kommissionierung
und beim Versand.
Anwenderbericht
Kunststoffverarbeitung, Handel
Worum es geht:
● Mehrere Standorte mit komplexen
Einlagerungsstrategien
● Etwa 2000 Katalogprodukte,
insgesamt rund 5000 Artikel
● Großserienfertigung mit stark
zunehmendem Anteil kundenindividueller
Varianten
● Rund 60.000 Kundenaufträge
pro Jahr
● 90 Prozent der Aufträge werden
komplett im automatischen
Workflow abgewickelt
● Anbindung des Hochregallagers
zur Optimierung der Ein- und
Auslagerung

Spelsberg
Seit mehr als 90 Jahren produziert die
Günther Spelsberg GmbH + Co. KG in
Schalksmühle Elekto-Installationssysteme.
Abzweigdosen, Kleinverteiler, Industrieverteilungen,
Hohlwand- Kanalund
Beton-Installationen sind typische
Produkte. Mit 280 Beschäftigten
an drei Standorten erwirtschaftet das
Unternehmen rund 60 Mio. DM. Umsatz.
Etwa 100 Spritzgießautomaten
produzieren allein mehr als 120.000
Kunststoffgehäuse pro Tag. Mit 50
Auslandsvertretungen ist Spelsberg
auf allen wichtigen Märkten der Welt
präsent.
Die heute im Auftragszentrum von Spelsberg in Schalksmühle eingehenden Kundenaufträge
werden nach Auftragsarten klassifiziert. Ein Parametereintrag signalisiert dem
System das weitere Verfahren. Handelt es sich beispielsweise um einen Musterauftrag
wird eine Lieferung ohne Berechnung initialisiert. Damit startet die normale Kommissionierung,
das System gibt automatisch einen „Lieferschein Muster“ aus und verbucht
den Warenabgang ohne Rechnungserstellung. Bei „Vertreter-Anforderungen“ handelt
es sich um Aufträge von Spelsberg-Vertretungen, die ihrerseits den Elektrogroßhandel
vor Ort möglichst schnell bedienen. Für beide Auftragstypen ist der
Prozessablauf einschließlich Belegfluß bis hin zum Lieferscheindruck weitgehend
identisch. Für Kundenaufträge wird allerdings noch am gleichen Tag
eine Faktura erstellt wird.
Bei Vertreter-Anforderung wird keine Rechnung erstellt, denn noch ist die Ware
nicht verkauft. Trotzdem wird ein Lieferschein („Lieferschein an Lager“) mit
allen zugehörigen Versandpapieren ausgefertigt. Häufig erzeugen die Vertretungen
in ihrer Region hundert einzelne Kundenaufträge aus diesen großen
Lieferungen. Wird die Ware der Vertretungen vor Ort ausgeliefert, erhält die
Spelsberg-Zentrale die Lieferscheindaten auf elektronischem Weg, und das
Rechnungswesen löst eine Faktura aus. Die ausgefeilte Workflow-Technik hat
den üblichen Belegfluß drastisch reduziert.
Durch die Vorgangsketten wird das System nicht unflexibler – im Gegenteil. Es
ist beispielsweise möglich, Eilaufträge direkt an Lager oder Fertigung durchzureichen,
ohne das Vorgänge in der Bestandsverwaltung, in der Fibu oder anderen
Stellen händisch eingepflegt werden müssen oder gar verlorengehen.
Liegt der Auftrag für eine eilige Sonderanfertigung vor, wird die entsprechende
Vorgangskette aktiviert: Mit dem Anlegen des Produktionsauftrags erhält die
Fertigung automatisch und unmittelbar eine Nachricht. Die praktizierte Workflow-
Technik schließt auch die Integration von Fremdsoftware mit ein, beispielsweise für das
Erstellen der Versandpapiere und etiketten.
Infos für das Management
Am Ende der Prozeßkette profitieren Management und Controlling von den Daten in
proALPHA ® . Aufgrund der bei der Auftragserfassung vergebenen Parameter und aus anderen
Daten lassen sich komfortabel aussagekräftige Auswertungen erzeugen. Prozentuale
Auftragsverteilung zwischen Zentrale und Vertretungen, Warenbewegungen in
Nordrhein-Westfalen oder Umschlaggeschwindigkeiten und Kosten bestimmter Produkte
sind Beispiele für abrufbare Informationen.
Mehr Zeit im Versand für die Ausnahmefälle
Der Ablauf einzelner Prozesse sowie deren Reihenfolgen sind für die Standardfälle im
System hinterlegt und werden in der Regel im Auftragszentrum mit Setzen entsprechender
Parameter (Eilauftrag, Versandart, Termin) festgelegt. Dieser „Automatikdurchlauf“
wird erst dort unterbrochen, wo aktuelles Wissen einfließen muß. So ist beispielsweise
der Versandleiter gefordert, wenn – abweichend vom Standard – unvollständige
Kommissionen ins Ausland gehen, oder Ware aus irgendwelchen Gründen umgepackt
oder in ungewöhnlichen Packungseinheiten zur Auslieferung kommt. In mehr als
90 Prozent der Fälle durchlaufen die Prozesse alle betrieblichen Bereiche allerdings ausschließlich
entsprechend den definierten Vorgangsketten. Im Versand stehen am Ende
der Lieferschein sowie das korrekte Versandpapier bereit und völlig eindeutig steht fest,
auf welchem Versandweg, über DPD, Unitrans oder per Spedition des Kunden, die
Ware auf die Reise geht.
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