Digitalisierung von 1,5 Mio. handgeschriebenen ... - Imageware.de

11 (2008)
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AusgAbe
D 52614
IssN 1435-7607
Sonderdruck
Zeitschrift für Bibliothek, Information und Technologie
mit aktueller Internet-Präsenz: www.b-i-t-online.de
Digitalisierung von
1,5 Mio. handgeschriebenen
Registerbüchern in Spain
by ulrike Weigelt

NachrichteNbeiträge
Digitalisierung von 1,5 Mio.
handgeschriebenen Registerbüchern
Sie klang spannend – die Meldung
über das geplante Großprojekt
des spanischen Innenministeriums.
Sie weckte Interesse. Nicht nur
kaufmännisches. „Wie kann man
dieses Projekt logistisch bewältigen?
Wie ist die Qualitätssicherung
mit den Projektanforderungen zu
vereinbaren?“ Dieses waren nicht
die einzigen Fragen, die im Oktober
2007 in der Bonner ImageWare
Components GmbH diskutiert
wurden. Die Hochrechnung war
schnell gemacht: 1,5 Mio. Bücher
mit jeweils ca. 600 Seiten. Das Scan-
Projekt mit einem Umfang von
ca. 900 Mio. meist farbiger Seiten
bis A3-Überformat würde zu den
Massendigitalisierungsprojekten
in Europa gehören, die Maßstäbe
setzen. Darüber war sich das Team
um Geschäftsführer Rüdiger Klepsch
schnell einig.
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B.I.T.online 11 (2008) Nr. 4
Präzises Scannen
n Auf mehr als 1.000 Ämter sind die handbeschriebenen
Registerbücher aus den Jahren
1954 bis 1980 verteilt. Sie beinhalten
Heirats-, Geburts-, Sterbe- und Scheidungsurkunden,
von denen immer wieder Kopien
erbeten und gefertigt werden.
Abgesehen von den unterschiedlichen
Buchformaten haben die spanischen
Behördenmitarbeiter/innen mit einer variierenden
Papierqualität zu tun. Manchmal
ist das Buch in einem sehr stabilen und gut
erhaltenen Zustand. Oftmals halten sie aber
auch brüchiges Papier in den Händen oder
müssen Kopien von Seiten mit handschriftlichen
Besonderheiten in Schriftart, -intensität
und -farben sowie Zusatzvermerken
bzw. farbigen Stempeln ziehen.
Die Bearbeitungszeiten für die Recherche,
das Aus- und anschließende Zurückheften
von Dokumenten und das Hinterlegen
in Papierarchiven sind nicht die kürzesten.
Häufig sind zudem noch mehrere Kopierversuche
nötig, um die Kopie dem Original
nahe zu bringen. Alles in allem ein kostenintensiver
Arbeitsablauf, den man zeitlich
Ulrike Weigelt
und kostenseitig verringern möchte. Parallel
steht das Ziel einer Langzeitarchivierung,
um die Dokumente im Rahmen der
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen recherchierbar
zu halten und vor dem Verfall zu
schützen.
Graustufen oder Farbscanner?
In einer Pilotphase, im Herbst 2007, legten
die spanischen Projektverantwortlichen
die Qualitätskriterien für die Ausschreibung
fest. Im Verlauf dieser Pilotphase wurde
dem Auftraggeber klar, dass es bei dem
geplanten finanziellen und zeitlichen Investitionsvolumen
das Ziel sein muss, den Qualitätsansprüchen
einer Langzeitarchivierung
zu genügen. Und hier sind die Farbechtheit
und eine (fast) identische Kopie des Originals
entscheidend. Daher wechselte man
vom zunächst geplanten Einsatz von Graustufen-Scannern
bei der Ausschreibung auf
den Einsatz von Farb-Buchscannern.
Der Auftrag, der in mehrere Lose unterteilt
war, wurde an drei spanische Dienstleister
bzw. Systemhäuser, vergeben. Zwei dieser
Firmen sind Partner der ImageWare Components
GmbH.
Die Datenbasis
Vor dem Projektstart gab es bereits für jedes
Registerbuch ein digitales Inhaltsverzeichnis.
Diese Basisdateien wurden zunächst
in die von ImageWare entwickelte BCS-2 ®
Scansoftware eingelesen. Die anschließend
gescannten Seiten wurden (und werden)
nun diesen elektronischen Inhaltsverzeichnissen
zugeordnet.
Den Ablauf muss man sich wie folgt vorstellen:
Zunächst wird eine Doppelseite
gescannt und anschließend eine virtuelle
Seitenteilung und -indexierung vorgenommen.
Die so gewonnen Daten werden den
vorhandenen digitalen Inhaltsverzeichnissen
zugeordnet.
Um die Farbechtheit zu gewährleisten und
dem Thema Qualitätskontrolle Rechnung
zu tragen, kommen Farbreferenztargets
(Farbreferenzvorlagen) zum Einsatz, die
jedem Scan beigefügt werden. Durch das

n Weigelt
Ausmessen der Farbfelder können Farbabweichungen
direkt festgestellt und in nachgelagerten
Routinen korrigiert werden.
Das Ergebnis sind elektronische Registerbücher
mit jeweils ca. 600-700 MB. Diese
Registerbücher werden auf externe Datenträger
(USB Festplatten) gespeichert und
zur zentralen Datenerfassung weiter geleitet.
Hier wird jedes elektronische Buch
durch die Datenerfasser/innen geöffnet
und die neuen Images in die eigene Verarbeitungssoftware
übernommen.
Im Laufe des Projektes erhalten die Registerämter
komplette elektronische Registerbücher,
welche die Inhaltsverzeichnisse, die
Images und auch die Daten aus der Verarbeitungssoftware
beinhalten.
Im Alltag bedeutet das eine deutliche Entlastung
für die Behördenmitarbeiter/innen, die
nun per Knopfdruck Urkunden bzw. Kopien
ausstellen können. Die zeitliche Einsparung
ist aber nicht nur auf Behördenseite spürbar
– auch die Einwohner, die Urkunden bzw.
Kopien dieser benötigen, profitieren von
den elektronischen Büchern.
Projektbesonderheiten
Die spanischen Registerämter verfügen
meist nur über kleine, enge Räume, in
die nicht alle handelsüblichen Buchscanner
passen. Manchmal war und ist es ein
kleines Kunststück, die Räume so auszustatten,
dass mehrere Geräte und Scanoperatoren
Platz finden.
Auch die Öffnungszeiten der Registerämter
sind eine Herausforderung an die Logistik
und Organisation, denn gescannt werden
darf nur während der Öffnungszeiten.
Um den Zeitrahmen des Projektes einhalten
zu können, setzt das ein gut geschultes
Scan­Personal sowie kurze Einrichtungs­
bzw. Installationszeiten der Buchscanner
voraus.
Und genau dieser Punkt nahm Ende 2007
in der Bonner Projektcrew eine planerische
Schlüsselstellung ein. „Wie kann man die
spanischen Partner bei der Einarbeitung
der Scanoperatoren unterstützen? Wie können
Fehlscans minimiert werden? Wie stellt
man eine optimale Auslastung der Geräte
sicher?“
Die Lösung dieser Fragen lag in einer intensiven,
mehrtägigen technischen Schulung
der spanischen Partner bei ImageWare in
Bonn, mit dem Ergebnis, dass die „spanischen
Trainer“ im Anschluss die Scanoperatoren
vor Ort betreuen konnten.
Dass nicht alles wie am Schnürchen laufen
kann, soll nicht verheimlicht werden. „In
solch ein Mammut-Projekt muss man hineinwachsen.“,
sagt Geschäftsführer Rüdiger
Klepsch. „Neben der vereinbarten Basisbetreuung
gab es schon den einen oder ande-
ren zusätzlichen Flug unserer Support-Mitarbeiter
nach Spanien. Wie überall steckt
der Teufel im Detail, und es wäre unrealistisch
zu behaupten, dass alles vorhersehbar
und kalkulierbar wäre.“
Die Realisierung des Projektes bedeutet für
ImageWare ein Vertiefen der Erfahrungen
aus mehr als 10 Jahren nationaler und internationaler
Digitalisierungsprojekte. Und in
Spanien? Hier wird noch immer mit ca. 45
Bookeye ® Buchscannern digitalisiert.
Ob und wann sich an die elektronische
Langzeitarchivierung der Registerbücher
weitere Digitalisierungsprojekte in Spanien
anschließen, ist heute noch offen. Wichtige
Faktoren aus Sicht aller Projektbeteiligten
sind die enge Verbindung während des Projektes
und eine ehrliche Manöverkritik nach
Abschluss dieses großen Digitalisierungsvorhabens.
n autoriN
Ulrike Weigelt
Alexander-von-
Humboldt-Str. 31
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Installationen in deutschen Exzellenzuniversitäten:
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