Digitale Akte in DOMEA - Information und Technik Nordrhein ...

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Personalwesen
Klaus Trommer / Hans-Jürgen Reis
Digitale Akte in DOMEA
Beim Landesbetrieb Straßenbau NRW wird seit rund einem Jahr mit der
elektronischen Personalakte gearbeitet. Die Einführung des Dokumenten-
Management-Systems DOMEA wurde in kurzer Zeit und unter Berücksichtigung
der Normkonformität realisiert.
Während sich der Weg zur elektronischen
Akte vielerorts als steinig
und langwierig erweist, stemmte
der Landesbetrieb Straßenbau
NRW (Straßen.NRW) mit Unterstützung
durch den Landesbetrieb
Information und Technik NRW
(IT.NRW) in kurzer Zeit ein ehrgeiziges
Projekt: Über 6.600 Personalakten
werden bei Straßen.NRW nun
elektronisch im Dokumenten-Management-System
(DMS) DOMEA
vorgehalten.
Straßen.NRW plant, baut und betreibt
alle Autobahnen, Bundes- und
Landstraßen in Nordrhein-Westfalen
– rund 20.000 Straßenkilometer
sind zu unterhalten. Die etwa 6.100
Bediensteten wirken nahe dem Straßennetz
in 110 Dienststellen. Personalakten
werden in 13 Dienststellen
geführt. Mit Einführung der elektronischen
Akte sollten der Transport
von Personalakten mit sensiblem
Inhalt künftig vermieden und die
Personalsachbearbeitung verein-
Kurz gefasst
Der Beitrag beschreibt, welche rechtlichen
und technischen Aspekte der
Landesbetrieb Straßen.NRW bei
der Einführung eines Dokumenten-
Management-Systems für Personalakten
zu beachten hatte.
move moderne verwaltung Februar 2011
facht werden. Weiteres Ziel war es,
Personalakten vorgabenkonform
einheitlich zu strukturieren. Im Juni
2007 wurde eine Projektgruppe bei
Straßen.NRW mit der Einführung
der E-Akte betraut und der Landesbetrieb
IT.NRW mit der technischen
Realisierung beauftragt. Bereits im
August 2008 konnten mit dem Betriebssitz
und der Regionalniederlassung
Niederrhein zwei Dienststellen
rund 1.100 digitalisierte
Personalakten im Dokumenten-
Management-System elektronisch
bearbeiten. Ab März 2009 wurden
in vier Stufen die Personalakten
weiterer Dienststellen digitalisiert
und in das DMS überführt. Seit
Anfang 2010 nutzen sämtliche
Personalstellen die elektronische
Akte. Von der Planung bis zum Realbetrieb
der E-Akte waren jedoch
zahlreiche ambitionierte Teilschritte
zu bewältigen.
Normkonforme Umsetzung
Das in Nordrhein-Westfalen geltende,
landesweit einheitliche Regelwerk
zur Personalakte galt zwar
für die technische Realisierung der
elektronischen Personalakte bei
Straßen.NRW als echte Herausforderung,
erwies sich allerdings
als verfahrensförderlich. Denn die
Abbildung von Personalakten im
Dokumenten-Management-System
DOMEA macht die Normkonformität
besser durchsetz- und nachweisbar
als dies bei Papierakten möglich
ist. Unmissverständlich ist die Vorgabe
des Regelwerks, dass es nur
eine Personalakte pro Beschäftigtem
geben darf. Ein Nebeneinander von
Papier- und elektronischer Personalakte
ist damit ebenso wenig erlaubt,
wie das elektronische Fortschreiben
einer vorhandenen Papierakte.
Die Bestandsakten der aktiven Mitarbeiter
waren somit zwingend zu
digitalisieren. Im Rahmen der DMS-
Einführung bei Straßen.NRW floss
zudem neueste Rechtsprechung in
das technisch-organisatorische Gesamtkonzept
ein.
Da sich sämtliche Regelungen
des Landes NRW an Papierakten
orientieren, wurde deren Sinn
pragmatisch ergründet und diesem
verpflichtet umgesetzt, wobei
Straßen.NRW der vorgesetzten
Dienststelle und dem nordrheinwestfälischen
Innenministerium
die Normkonformität der geplanten
DMS-Lösung nachweisen konnte.
Den hohen Anforderungen an Datensicherheit
und -schutz wurde in
Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten
bei Straßen.NRW
technisch und organisatorisch Rechnung
getragen. Forderungen des
Personalrats wurden ebenfalls berücksichtigt.
Die Anpassung der DOMEA-
Instanz muss sich jederzeit an der
Normkonformität messen lassen. Einige
Regelungen sind im DMS-Umfeld
ungewöhnlich. So darf in einer

elektronischen Personalakte nicht
protokolliert werden, dass eine
Akteneinsicht durch den Mitarbeiter
erfolgte. Abmahnungen müssen
nach Fristablauf so entfernt werden,
dass im entsprechenden Unterordner
der Personalakte kein Hinweis
mehr auf diese Abmahnung
ersichtlich ist. Hier mussten also
Grundbausteine des DMS geändert
werden, um Rechtskonformität zu
gewährleisten. Jede Standardfunktion
stand daher im Sinne des Leitsatzes
„so viel wie nötig, so wenig
wie möglich“ auf dem Prüfstand.
Funktionsblöcke wurden reduziert
und damit die Benutzerfreundlichkeit
gesteigert. Das Dokumenten-
Management-System wurde von
IT.NRW dabei so angepasst, dass
• ein schnelles Erschließen von Informationen
möglich ist,
• die wichtigsten Verwaltungsfunktionen
auf der Metadatenmaske
der Personalakte über fünf Schaltflächen
nutzbar sind,
• die Personalakte niemals der Kontrolle
der zuständigen Personalstelle
entzogen wird,
• Basisdokumente vom System fortgeschrieben
werden und gegen
Fehlbedienungen von Nutzern
resistent sind,
• Fristen vom System überwacht
werden und sich Folgeaktionen
automatisch anschließen. Beispiele
sind das Löschen von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
nach fünf Jahren, zudem werden
eingeräumte Leserechte nach vier
Wochen wieder entzogen.
Präzise Digitalisierung
Bei der Digitalisierung der Bestandsakten
wurde vorgegeben, nur
wenige besondere Schriftstücke,
wie zum Beispiel Abmahnungen,
ärztliche Gutachten oder Arbeits-
unfähigkeitsbescheinigungen, aus
den vorhandenen Personalakten
dokumentenscharf einzuscannen.
Ansonsten wurden sämtliche
Schriftstücke eines kompletten Unterordners
einer Personalakte als
ein Dokument digitalisiert. Die Leistungsbeschreibung
für das Scan-
Unternehmen regelte dabei von
der Abholung, Digitalisierung und
Rücklieferung der Personalakten
bis hin zu den Vorgaben zu Daten-
sicherheit und -schutz sämtliche
Einzelheiten. Zur Qualitätssicherung
führten die einzelnen Dienststellen
zudem Vergleiche der Papierakten
mit dem digitalisierten
Schriftgut durch. Von IT.NRW wurde
außerdem pro Dienststelle eine
Plausibilitätsprüfung des Datenmaterials
durchgeführt. Anschließend
wurden die SAP-Datensätze in
das DMS überführt und die automatisierte
Übernahme des eingescannten
Schriftguts in die einzelnen Personalakten
realisiert.
Verfahrensprämisse der DMS-
Einführung bei Straßen.NRW war,
DOMEA lediglich für die Dokumentenverwaltung
zu nutzen; Workflows
im Personalbereich sollten
weiterhin mit dem bereits etablierten
Personalwirtschaftsverfahren
SAP HCM abgewickelt werden. Die
Lösung hält etliche Personalstammdaten
vor. Die manuelle Eingabe
von Metadaten zu Personalakten
Foto: IT.NRW
Die Autoren: Klaus Trommer und Hans-Jürgen Reis
Foto: Straßen.NRW
Personalwesen
und deren Unterordner wird aber
in DOMEA erledigt. Ein SAP-Job filtert
die benötigten Daten und stellt
diese abendlich zur automatisierten
Übernahme in das Dokumenten-Management-System
bereit.
Werden Daten angeliefert, für die
in DOMEA noch keine Personalakte
existiert, wird automatisch eine
neue Akte angelegt.
Da viele Unterlagen weiterhin als
Papierdokumente vorgelegt werden,
wurden in sämtlichen Personalstellen
Scanner installiert. Diese
ermöglichen es, zielgerichtet in den
relevanten Unterordner einer Personalakte
einzuscannen.
Transparenter Zugriff
Für die Akteneinsicht durch die
Beschäftigten steht in jeder Dienststelle
ein Rechner zur Verfügung.
Die Dokumentensuche bleibt auf jeweils
eine Personalakte beschränkt,
um eine Querschnittssuche auszuschließen.
Dabei klassifizieren
einheitliche Bezeichnungen Sachvorgänge
und Dokumente in der
Personalakte und machen diese
leicht recherchierbar. Viele weitere
Anpassungen gestalten die Personalaktenhaltung
in DOMEA regelungskonform,
aber dennoch für
den Nutzer einfach und transparent.
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Klaus Trommer ist im Landesbetrieb Information
und Technik Nordrhein-Westfalen
(IT.NRW) im Fachbereich Basisanwendungen
tätig. Hans-Jürgen Reis ist Abteilungsleiter
Service im Landesbetrieb Straßen.NRW
und seit 2007 Teilprojektleiter
DOMEA – Elektronische Personalakte.
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