Anleitung Klassenwechsel in iCampus - Blaccess.ch

Anleitung Klassenwechsel in iCampus
1. Vorarbeiten ........................................................................................................ 2
1.1 Bildung der Klassenfolge aus letztjährigem Klassenwechsel ....................... 2
1.2 Bildung der Klassenfolge aus Klassenstruktur ............................................. 3
1.3 Manuelle Definition der Klassenfolge ........................................................... 3
2. Der Klassenwechsel.......................................................................................... 4
2.1 Klassenwechsel aufgrund der hinterlegten Klassenfolge ............................. 4
2.1.1 Selektion der Klassen .......................................................................................5
2.1.2 Struktur der Ansicht ..........................................................................................5
2.2 Feinanpassung des Klassenwechsels auf individueller Stufe ...................... 6
2.1.3 Struktur der Ansicht ..........................................................................................6
2.1.4 Individuelle Anpassung des Klassenwechsels .................................................7
2.1.5 Exportmöglichkeiten .........................................................................................7
3. Kontrolle des Klassenwechsels....................................................................... 8
3.1 Aktive Stammklassen ohne Schulkinder ...................................................... 8
3.2 Schulkinder mit zwei Stammklassen ............................................................ 8
3.3 Schulkinder ohne Stammklasse ................................................................... 8
4. Auswertungsmöglichkeiten.............................................................................. 9
5. Die Umteilung .................................................................................................... 9

Anleitung Klassenwechsel in iCampus
1. Vorarbeiten
Eine wesentliche Neuerung im Modul Klassenwechsel stellt die Abbildung von Klassenfolgen
dar, welche die Grundlage des Klassenwechsels darstellen. Mithilfe der Klassenfolge wird
die Folgeklasse des nächsten Schuljahres definiert. In der Regel erfolgt der Wechsel anhand
vorgegebener Strukturen. Die 1. Klasse eines Schulhauses wechselt in die 2. Klasse
desselben Schulhauses, die 2. Klasse in die 3. Klasse und so weiter. Bei Stufenübergängen
(z.B. Wechsel von der 3. in die 4. Klasse oder von der Mittelstufe in die Oberstufe) ist eine
genaue Definition der Klassenfolgen jedoch selten möglich. Hier muss während des
Klassenwechsels auf individueller Ebene die Klassenzuteilung erfolgen.
Die Festlegung der Klassenfolgen muss nur einmal vorgenommen werden und kann jedes
Jahr neu angewendet werden.
In iCampus bieten wir zwei Möglichkeiten an, um die Definition der Klassenfolge zu
vereinfachen. Einerseits kann die Klassenfolge aus dem letztjährigen Klassenwechsel
andererseits aus der bestehenden Klassenstruktur (Schulhaus und Klassentyp) konstruiert
werden.
Beide Möglichkeiten finden sich im Untermenü 'Klassenfolge definieren' des Menüs
'Klassenwechsel'. Bei beiden wird eine mögliche Klassenfolge gebildet und als Vorschlag
präsentiert. Bei der Bildung wird eine evtl. bereits abgespeicherte Klassenfolge nicht
berücksichtigt. Der Aufruf dieser beiden Methode empfiehlt sich deshalb nur bei der
Neubildung einer Klassenfolge.
1.1 Bildung der Klassenfolge aus letztjährigem Klassenwechsel
Die Bildung aus dem letztjährigen Klassenwechsel kann nur angewendet werden, wenn im
letzten Jahr ein Klassenwechsel in iCampus oder Campus stattgefunden hat. Falls die Daten
der Vorjahre im Rahmen einer Migration in iCampus eingelesen worden sind, kann die
Klassenfolge nicht über dieses Menü konstruiert werden.
Beim Aufruf der Seite erscheint ein Filter, welcher es erlaubt, schulhaus- oder
klassentypweise vorzugehen. Es handelt sich um den gleichen Filter, der auch auf den
anderen Seiten des Klassenwechsel-Moduls erscheint und eine Eingrenzung der
angezeigten Daten erlaubt. Das Anklicken des Buttons 'filtern' ohne vorgenommene
Selektion zeigt alle Klassen an.
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Die Seite zeigt die Klassen und deren möglichen Folgeklassen gemäss letztjährigem
Klassenwechsel.
Es wird dabei zwischen der Folgeklasse für das Schulkind und der Lehrperson
unterschieden. Damit können beiden unterschiedliche Folgeklassen zugewiesen werden.
Es besteht nun die Möglichkeit, die vorgeschlagene Klassenfolge anzupassen, indem im
Drop-Down-Menü eine andere Klasse ausgewählt wird. Falls keine Klassenfolge definiert
werden soll (z.B. bei Klassen vor einem Stufenwechsel) kann der oberste Eintrag 'nicht
anwenden' angewählt werden.
Nach Durchsicht und evtl. vorgenommenen Anpassungen kann die Klassenfolge
abgespeichert werden, indem der Button 'Abfolge erstellen' ganz unten rechts angeklickt
wird.
1.2 Bildung der Klassenfolge aus Klassenstruktur
Bei der Bildung der Klassenfolge aus der Klassenstruktur kann gleich vorgegangen werden
wie bei der Bildung der Klassenfolge aus letztjährigem Klassenwechsel. Der Unterschied
betrifft die Methode, welche zur vorgeschlagenen Klassenfolge führt. Berücksichtigt werden
in diesem Fall die definierte Klassenstruktur wie Zuteilung zu Schulhaus und Klassentyp
sowie Klassenjahrgang und Klassenbezeichnung. Es ist ganz entscheidend wie die Klassen
definiert worden sind, um ein befriedigendes Resultat zu erreichen. Wichtig ist, dass im Feld
Jahrgang die Stufe hinterlegt ist. Aufgrund der Stufe wird versucht, die nächste Stufe des
gleichen Schulhauses und Klassentyps zu finden. Der Inhalt des Felds Bezeichnung wird
ebenfalls als Hilfsmittel zur näheren Eingrenzung der Klasse benutzt. Besteht zum Beispiel
eine Klasse 1a und 1b so wechselt die Klasse 1a nach 2a und 1b in die Klasse 2b (falls
diese Definitionen tatsächlich angelegt worden sind).
Da die Definition der Klassenstruktur sehr individuell ist, kann mithilfe dieser Methode selten
die vollständige Klassenfolge generiert werden. Sie kann aber ein interessantes Hilfsmittel
bei der automatischen Generierung der Klassenfolge sein.
1.3 Manuelle Definition der Klassenfolge
Die Klassenfolge kann auch manuell definiert werden. Auf die entsprechende Seite wird
durch das Anklicken des Untermenüs 'Klassenfolge definieren -> Übersicht' geleitet. Hier
kann jedoch auch nach einer automatischen Generierung der Klassenfolge aufgrund des
letztjährigen Klassenwechsels oder der Klassenstruktur eine Feinanpassung vorgenommen
werden.
Die Darstellung berücksichtigt die Klassenfolge, welche früher abgespeichert worden ist. Hier
können jederzeit Anpassungen an der bestehenden Definition der Klassenfolge
vorgenommen werden.
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Falls für eine Klasse keine Folgeklasse definiert werden soll, kann der erste Eintrag des
Drop-Down-Menüs ('Klasse wählen') angewählt werden.
Über den Button 'Abfolge speichern' wird die Klassenfolge abgespeichert.
2. Der Klassenwechsel
Ist eine Klassenfolge definiert worden, so kann der Klassenwechsel durchgeführt werden.
Hier werden zwei Schritte unterschieden:
1. Klassenwechsel aufgrund der hinterlegten Klassenfolge
2. Individuelle Feinanpassung des Klassenwechsels auf Ebene des Schulkindes
Beide Schritte könne beliebig oft wiederholt werden. Bei einer Wiederholung (erneuten
Durchführung des Klassenwechsels) wird der letzte Wechsel gelöscht und neu erstellt.
Falls schon während des Schuljahres Repetitionen angelegt worden sind (d.h. falls einem
Schulkind schon vor Durchführung des eigentlichen Klassenwechsels die Klasse des
nächsten Jahres zugeordnet worden ist), wird dies Zuordnung so belassen und für das
entsprechende Schulkind keine Doppelzuordnung erstellt. Dies trifft auch auf Zuzüge zu, die
auf das kommende Schuljahr in eine Klasse eintreten und dieser Klasse bereits zugeordnet
worden sind.
2.1 Klassenwechsel aufgrund der hinterlegten Klassenfolge
Im ersten Untermenü 'Klassenwechsel -> Klassenwechsel' kann der alljährliche
Klassenwechsel vorgenommen werden. Bei einem Klassenwechsel werden die Schulkinder
einer Klasse aufgrund der hinterlegten Klassenfolge einer neuen Klasse des folgenden
Schuljahres zugeordnet. Die Zuordnung kann nur erfolgen, falls für die Klasse eine
Folgeklasse definiert worden ist. Ist keine Folgeklasse definiert, werden die Schulkinder der
Klasse in diesem Menü übergangen. Sie können aber bei der Feinanpassung (Menü
'Klassenwechsel -> KW Übersicht') auf individueller Ebene der zukünftigen Klasse
zugeordnet werden.
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2.1.1 Selektion der Klassen
Der Klassenwechsel kann entweder für alle Klassen in einem Durchgang oder partiell für
einen bestimmten Bereich von Klassen durchgeführt werden. Der Klassenbereich kann
mittels Filter definiert werden.
Es kann aber auch bei Anzeige aller Klassen nur ein bestimmter Bereich einbezogen
werden, denn beim Wechsel werden nur diejenigen Klassen berücksichtigt, welche mit
einem Häckchen aktiviert sind.
Das Häckchen kann pro Klasse, pro Schulhaus oder generell für alle Klassen entfernt oder
gesetzt werden. Bei der Entfernung pro Schulhaus muss die Checkbox auf Höhe des
Schulhaus aktiviert oder deaktiviert werden. Sollen alle Häckchen entfernt werden, muss das
Häckchen der allerersten Checkbox entfernt werden. Auf diese Weise kann der
Klassenwechsel auch gezielt für einige ganz bestimmten Klassen durchgeführt werden.
2.1.2 Struktur der Ansicht
Auf der linken Seite der Aufstellung befinden sich die Ursprungsklassen des aktuellen
Schuljahres. Es werden der Jahrgang, die Bezeichnung, der Klassentyp, die
Klassenlehrperson sowie die Anzahl Schulkinder (per Ende Schuljahr) dargestellt.
Auf der rechten Seite befinden sich die Daten der Zielklassen getrennt nach Zielklasse für
die Lehrperson und Zielklasse der Schulkinder. Die Zielklasse erscheint nur, falls eine
Folgeklasse hinterlegt worden ist. Ist dies nicht der Fall wird der ganze Datensatz mit einer
grau hinterlegten Checkbox angezeigt. Dies bedeutet, dass diese Klasse mangels definierter
Folgeklasse beim Klassenwechsel nicht berücksichtigt wird.
Auch bei der Zielklasse wird der Jahrgang, die Bezeichnung und der Klassentyp
ausgegeben.
Es kann sowohl in die Klassenliste der Ursprungsklasse als auch in die Klassenliste der
Zielklasse gesprungen werden, indem die grün eingefärbte Klassenbezeichnung angeklickt
wird.
In der Klassenliste, welche in einem Popup erscheint, sind diejenigen Aktionen möglich,
welche den iCampus-Anwender bereits bekannt sind; es können Lehrpersonen und
Schulkinder zugeteilt und entfernt sowie die Zuordnung zur betreffenden Klasse geändert
werden.
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Eine Übersicht der Ursprungsklassen und ihrer Schulkinder sowie der vorgesehenen
Zielklasse kann durch das Anklicken des Excel-Icons ins Excel ausgegeben werden. Ziel des
Exports ist eine Visualisierung eines möglichen Wechsels. Diese Liste kann zum Beispiel
Lehrpersonen abgegeben werden, welche über die definitive Zuteilung der Schulkinder
befinden. Eine zweite Exportliste mit den Zuteilungsdetails kann im zweiten Untermenü 'KW
Übersicht' erstellt werden).
Der Klassenwechsel wird durch das Anklicken des Buttons 'Klassenwechsel durchführen'
angestossen. Im Hintergrund werden dabei zwei Prozesse durchgeführt.
1. Löschen der Zuteilung aufgrund des letzten Klassenwechsels
2. Zuordnung aufgrund der neuen Zuordnung
Nach erfolgreichem Klassenwechsel erscheint eine Zusammenfassung der erfolgten
Zuordnungen.
2.2 Feinanpassung des Klassenwechsels auf individueller Stufe
Der zweite Schritt bei der Durchführung des Klassenwechsels bietet einerseits eine
Übersicht über die erzielten Neuzuteilungen sowie die Möglichkeit, auf individueller Ebene
den Klassenwechsel anzupassen.
Auch hier bietet ein Filter die Möglichkeit den Klassenbereich einzuschränken. Über den
Button 'suchen' werden die Ursprungs- und Zielklassen gemäss Selektion angezeigt.
2.1.3 Struktur der Ansicht
Auf der linken Seite befinden sich die Ursprungsklasse mit Angaben über
Klassenbezeichnung, Klassentyp, Schulhaus und Klassenlehrperson sowie zugeordneten
Schulkindern.
Auf der rechten Seite sind die Zielklassen dargestellt, welchen die Schulkinder zugeordnet
worden sind. Der Unterschied zur Ansicht des Untermenüs 'Klassenwechsel' besteht darin,
dass hier die Resultate des tatsächlich nachvollzogenen Klassenwechsels angezeigt
werden, während im Untermenü 'Klassenwechsel' nur die Zielklassen gemäss Definition
der Klassenfolge dargestellt werden.
Auch auf der rechten Seite werden Klassenbezeichnung, Klassentyp, Schulhaus,
Klassenlehrperson sowie zugeordnete Schulkinder angezeigt. Analog zu Ansicht unter
'Klassenwechsel' kann durch das Anklicken der grün eingefärbten Klassenbezeichnung die
Klassenliste mit den entsprechenden Aktionsmöglichkeiten angezeigt werden.
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2.1.4 Individuelle Anpassung des Klassenwechsels
Zwischen Ursprungs- und Zielklasse befindet sich der Button 'KW'. Er leitet über zur
Klassenansicht, in welcher die Zuteilung pro Schulkind abgeändert werden kann. Jedem
Schulkind und jeder Lehrperson ist eine Drop-Down-Liste zugeordnet, über welche die
Klassenzuordnung des nächsten Schuljahres angepasst werden kann. Falls für das nächste
Schuljahr keine Schulklasse zugeordnet werden soll, muss der Eintrag 'bitte wählen' ganz
oben angewählt sein.
Ganz unten befindet sich der Button 'Klassenwechsel durchführen', über welchen der
Klassenwechsel für diese spezifische Klasse nochmals durchgeführt wird. Auch hier laufen
im Hintergrund zwei Prozesse ab:
1. Die Klassenzuordnung für das nächste Schuljahr wird für die angezeigten
Schulkinder und Lehrpersonen aufgehoben
2. Die Neuzuteilung gemäss Auswahl der Zielklassen in den Drop-Down-Menüs wird
durchgeführt
Zusätzlich zu den Zielklassen kann ein Kommentar zum Klassenwechsel des betreffenden
Schulkindes eingetragen werden. Dieser Kommentar wird beim Export der Detailansicht
ausgegeben.
Falls ein Schulkind die Klasse auf Ende des Schuljahres verlässt, kann die Checkbox
'Austritt auf Ende SJ' aktiviert werden. Sie bewirkt, dass die Funktion des betreffenden
Schulkindes auf Ende des Schuljahres beendet wird. Falls ein Schulkind über einen Wegzug
bereits auf Ende Schuljahr terminiert worden ist, wird die Checkbox automatisch aktiviert.
2.1.5 Exportmöglichkeiten
Auf der Übersichtseite des Untermenüs 'KW Übersicht' können die Daten über das
Anklicken des Excel-Icons oben rechts ins Excel exportiert werden. Die Darstellung im Excel
orientiert sich an der Darstellung der Übersichtsseite. Es werden jedoch unterhalb der
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Klassenangaben die Schulkinder mit der ihnen zugeordneten Klasse des nächsten
Schuljahres angezeigt.
3. Kontrolle des Klassenwechsels
Eine hilfreiche Unterstützung des Klassenwechsels bieten die Kontrollabfragen, welche
mögliche Fehlerquellen aufzuspüren helfen. Diese Kontrollmechanismen können über das
Untermenü 'KW Kontrolle' aufgerufen werden.
3.1 Aktive Stammklassen ohne Schulkinder
Diese Liste gibt diejenigen Stammklassen aus, welche im angewählten Schuljahr keine
Schulkinder zugeteilt erhalten haben. Falls eine Klassendefinition nicht mehr verwendet wird,
kann es vorkommen, dass einer Stammklasse keine Schulkinder zugeteilt worden sind. In
diesem Fall kann die Klassendefinition deaktiviert werden. Eine Reaktivierung ist jederzeit
möglich).
3.2 Schulkinder mit zwei Stammklassen
Über diese Abfrage erscheinen diejenigen Kinder, welchen in einem Schuljahr mehreren
Stammklassen zugeordnet worden sind. Falls Kinder mit mehr als einer Stammklasse
ausgewiesen werden, kann der Fehler darin liegen, dass eine Klasse irrtümlicherweise als
Stammklasse definiert worden ist (z.B. Freifachklasse).
Grundsätzlich sollte ein Schulkind während eines Schuljahres nur einer Stammklasse
zugeordnet sein, da die Stammklasse einerseits die Basis der Schulkindstatistik darstellt,
andererseits verschiedene Listen die Stammklasse anzeigen müssen (z.B. Quervergleich
Freifachklasse/Stammklasse oder Förderklasse/Stammklasse).
3.3 Schulkinder ohne Stammklasse
Bei der letzten Kontrollabfrage wird untersucht, ob alle Schulkinder im Folgejahr einer
Schulklasse zugeordnet worden sind. Alle Schulkinder, welche auf Ende des Schuljahres
austreten sollten auf dieser Liste erscheinen. Diese Liste gibt auch einen Hinweis auf
Schulkinder, welche während des Klassenwechsels vergessen worden sind.
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4. Auswertungsmöglichkeiten
Im Reporting befindet sich im Untermenü 'Listen' eine neue vorgefertigte Liste, über welche
die Klassenzuteilung des Vorjahres angezeigt werden kann. Diese Liste kann auch über das
Lehrer-Login von den Lehrkräften aufgerufen werden.
Die Selektionsmöglichkeiten sind die gleichen wie bei den anderen vorgefertigten Listen. Die
Drop-Down-Liste Schuljahr bezeichnet das Schuljahr, von welchem aus die Vorjahresdaten
angezeigt werden sollen.
Die Darstellung erfolgt nach Zielklassen gruppiert und zeigt auf der rechten Seite die
Personalien der Schulkinder, links die Klassenzuteilung des Vorjahres an. Falls auf der
linken Seite keine Klassenzuteilung ersichtlich ist, bedeutet dies, dass das Kind zugezogen
ist, d.h. im Vorjahr keiner geführten Klasse zugeteilt war. Auch diese Liste kann ins Excel
exportiert werden.
5. Die Umteilung
Zusätzlich zu den Masken und Funktionen rund um den Klassenwechsel wurde eine weitere
Funktion eingebaut, welche die Umteilung der Schulkinder von einer Klasse in die andere
erleichtert. Bis anhin musste die Umteilung pro Schulkind vorgenommen werden. Die
Funktion 'Umteilung' ermöglicht nun eine gleichzeitige Umteilung von mehreren
Schulkindern mit einer Aktion. Dies kann sinnvoll sein, wenn während des Klassenwechsels
Sammelklassen für die stufenübergreifenden Klassenwechsel erstellt worden sind. Ist die
definitive Zuteilung bekannt, kann nun aus den Sammelklassen die Zuteilung zu den
einzelnen Klassen vorgenommen werden.
Das Vorgehen bei der Umteilung ist einfach. Im oberen Teil der Maske wird die
Ursprungsklasse und das Schuljahr ausgewählt. Im unteren Bereich wird die Zielklasse
angegeben. Die Betätigung des Buttons 'Suchen' zeigt die Kinder der Ursprungsklasse an.
Es können nun diejenigen Schulkinder angewählt werden, welche der Zielklasse zugeordnet
werden sollen.
Bei der Umteilung wird die Zuordnung zur Ursprungsklasse durch die Zuordnung zur
Zielklasse ersetzt.
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Bei der Umteilung werden nur die Schulkinder berücksichtigt, nicht aber die Lehrpersonen.
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