Datensicherungsstrategie in kleinen und mittleren Unternehmen

(c) Klettke IT-Consulting 2004, Am Mühlenteich 17, 23611 Bad Schwartau, Tel. 0451/281519, Fax: 0451/281518, Internet: www.klettke-it.de, eMail: info@klettke-it.de
Datensicherungsstrategie in kleinen und mittleren Unternehmen
Die Datensicherung, die ungeliebte Aufgabe
Eigentlich sollte jedem Anwender von PC-Systemen, insbesondere den professionellen
Anwendern, die ihren Broterwerb in irgendeiner Form mit der Anwendung von PC-Systemen
verbinden, bekannt sein, dass eine Datensicherung existentiell wichtig ist. Die Recherchen
in der Datensicherungspraxis fallen in den meisten Betrieben jedoch eher
unzureichend aus. Wird die EDV mit einer relativ großen Sorgfalt betreut, so werden in
der Regel innerhalb einer Woche tägliche Sicherungen vorgenommen und damit jeweils
die Daten der Vorwoche überschrieben. Warum dieser, eigentlich sehr übliche Weg, recht
große Lücken aufweist und welche Maßnahmen noch zu beachten sind, wird noch später
erläutert.
Was soll eine Datensicherung leisten?
Diese eigentlich ganz einfache Frage wird, wie oben einleitend schon kurz erläutert, offenbar
nur selten gestellt. Dabei kann sie eigentlich jeder, auch der EDV-Laie, für sich beantworten
und die Antwort wird wahrscheinlich bei jedem ähnlich ausfallen: Wenn ein
Schadenfall auftritt, sollen die Daten des EDV-Systems nicht verloren sein. Diese
einfache Aussage beschreibt eigentlich schon alles, was die Datensicherung können soll.
Also untersuchen wir im nächsten Schritt die möglichen Schadenfälle.
Welche Schäden können an einem EDV-System auftreten, die eine Datenwiederherstellung
erfordern?
In diesem Zusammenhang sind eigentlich nur zwei Arten von Schäden denkbar. Die erste
Möglichkeit ist der Defekt beispielsweise einer Festplatte. Es gibt hier natürlich
Möglichkeiten, die diese Wahrscheinlichkeit reduzieren (etwa Festplattenspiegelungen
durch Raid-Systeme), aber ein Restrisiko bleibt auch in diesem Fall bestehen.
Die zweite Variante der Schadenfälle ist ebenfalls durchaus nachvollziehbar, wenn auch
vielleicht erst auf den zweiten Blick: die Gefahr der Datenzerstörung besteht noch durch
schleichenden Datenverlust, etwa durch fehlerhafte Software oder Virenbefall.
Nach Bestimmung der Gefahren, die eintreten können, ergibt sich direkt, dass es nicht
reicht, wenn eine Datensicherung durch etwa 1:1-Kopie einer Festplatte hergestellt wird.
Bei dem beschriebenen schleichenden Datenverlust wurden unter unglücklichen Umständen
schon etliche Datensicherungen mit defekten Daten vorgenommen. Eine Wiederherstellung
der ursprünglichen Daten ist in einem solchen Fall ausgeschlossen. Im Falle
eines Festplattendefektes würde allerdings die Festplattenspiegelung, idealerweise durch
ein Raid-System, den Ausfall des EDV-Systems auf die kürzeste Zeit reduzieren.
Aus diesem geschilderten Sachverhalt ergibt sich daher deutlich, dass der Bedarf
nach alten und neueren Datensicherungen gleichermaßen besteht.
Daher möchte ich an dieser Stelle auch die typische Datensicherung mit 5 Bändern, also
ein Montagsband, ein Dienstagsband, ein Mittwochsband, ein Donnerstagsband und ein
Freitagsband, als unzureichend beschreiben. Denn, wenn ein Festplattendefekt im EDV-
System zu beklagen ist, wird nur das neueste Datenband benötigt. Wenn es sich jedoch
um einen Fall der schleichenden Datenzerstörung handelt, kann es nur als ganz großes
Glück betrachtet werden, wenn dieser Fehler schon innerhalb einer Woche auffällt.
Daher werde ich im späteren Teil dieses Textes einen deutlich effektiveren Weg vor-
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stellen, wie mit fünf Bändern eine Datensicherung vorgenommen werden kann.
Wer weiß, ob die Datensicherung überhaupt funktioniert?
Spätestens jetzt wird gerade in kleinen und mittleren Unternehmen die gestellte Frage zu
gewissem Unbehagen führen. Denn auch bei einer täglich durchgeführten
Datensicherung, die augenscheinlich durchaus ordentlich gelaufen ist, besteht keinerlei
Garantie dafür, dass die Datensicherung tatsächlich fehlerfrei durchgeführt wurde.
Zugegebenerweise ist die Wahrscheinlichkeit, dass an dieser Stelle noch Fehler auftreten
eher gering, auszuschließen ist sie aber ausdrücklich nicht! Der Anwender, der über
eine fehlende Datensicherungslösung Bescheid weiß, hat im Normalfall ein ungutes
Gefühl. Der Anwender, der glaubt, dass er eine Sicherheit hat, die sich später als
trügerisch erweist, wird jedoch viel härter getroffen.
Die einzige Maßnahme, die geeignet ist, diese Unsicherheit zu beseitigen, ist in gewissen
Zeitabständen eine Datenrücksicherung durchzuführen. Als vernünftiges Maß kann von
mindestens 1/2 jährlichen Datenrücksicherungen ausgegangen werden, die unter Umständen
auch nur einen kleinen Teil des Datenvolumens beinhalten müssen.
Über diese Datensicherungen und -rücksicherungen sollte ein Protokoll geführt werden,
aus dem jederzeit ersichtlich ist, ob die Datensicherung fehlerfrei durchgelaufen ist oder
nicht. Im Fehlerfall muss schließlich eine Möglichkeit bestehen, auf die letzte
funktionierende Datensicherung zurückgreifen zu können. Gleichzeitig wird so ein eventuell
bestehender Handlungsbedarf eine größere Beachtung finden.
Wieviele Daten sind zu sichern?
In der Vergangenheit haben sich die Festplattengrößen gravierend nach oben entwickelt.
Wenn in einem typischen Netzwerk in einem Kleinbetrieb 3 PC-Arbeitsplätze und ein Server
installiert sind, so kann bei einer solchen Installation von ungefähr 300 GB -Festplattenspeicher
im gesamten Netz ausgegangen werden. Wenn innerhalb dieser
Annahme noch eine Auslastung von 40% zugrunde gelegt wird, ergibt sich ein Sicherungsbedarf
von 120 GB. Wer die aktuellen PC-Größen im Auge hat, wird wissen,
dass die hier veranschlagten Werte eher zu klein als zu groß angenommen sind, wenn
der Aldi PC aus dem Herbst 2004 bereits eine Festplatte von 250 GB besitzt.
Die folgende Tabelle zeigt den Bedarf und die Kosten verschiedener Medien bei der veranschlagten
Datenmenge:
Datenmenge auf Festplatte und die mit der Sicherung einer Generation verbundenen Kosten (Stand 11/04)
Datenvolumen: 120 GB
Medium Kosten/ Stück Anzahl Gesamtkosten Größe
DVD 1,00 € 26 26 € 4,70000 GB
CD 0,45 € 171 77 € 0,70000 GB
DAT-Streamer 45,00 € 3 135 € 35,00000 GB
Diskette 0,20 € 83333 16.667 € 0,00144 GB
Die teilweise etwas irrwitzig erscheinenden Größenordnungen verdeutlichen nur die drastische
Zunahme an Festplattenspeicher und zeigen, wie teilweise geläufige Medien im
Vergleich dazu abschneiden.
Neben den teilweise hohen Kosten für eine Datensicherung fällt vor allen Dingen die An-
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zahl der benötigten Medien auf, die im Laufe einer Sicherungsgeneration erforderlich sind
und daher vom Anwender manuell gewechselt werden müssen. Gleichzeitig werden in
dieser Betrachtung nur die Medien und nicht die erforderlichen Laufwerke berücksichtigt.
Welche Daten sind verzichtbar?
Die einzige Erkenntnis, die aus dem letzten Abschnitt zu gewinnen ist, ist, dass es mittlerweile
nicht mehr als praktikabel angesehen werden kann den kompletten Datenbestand
zu sichern. Im Umkehrschluß ist es wichtig herauszufinden, welche Daten gesichert
werden müssen.
Bei der genauen Inventur dieser Daten wird mit Sicherheit schnell die Erkenntnis gewonnen,
dass das Betriebssystem eigentlich keiner Sicherung bedarf. Gleichzeitig werden
noch etliche Anwendungsprogramme auf den Rechnern installiert sein, die auf CD innerhalb
des Unternehmens existieren und daher ebenfalls nicht gesichert werden
müssen. Wird diese Überlegung konsequent fortgesetzt, wird das zu sichernde Datenvolumen
irgendwann darauf begrenzt, dass nur die Daten sicherungswürdig sind, die einen
kommerziellen Hintergrund besitzen, also Kalkulationen, Kundendaten, Korrespondenz,
Rechnungen, Angebote und vielleicht noch die gesamte eMail-Kommunikation. Kurz gesagt,
es bleibt in den meisten Unternehmen nicht viel sicherungswürdiges Datenvolumen
übrig.
Diese sicherungswürdigen Daten passen innerhalb einer Datensicherung normalerweise
bequem noch auf eine CD. Auf einer DVD sollte auf jeden Fall bei einem typischen Betrieb,
dessen Kerngeschäft nicht die EDV ist, genug Platz sein.
Welches ist das richtige Speichermedium?
Das richtige oder falsche Speichermedium möchte ich an dieser Stelle nicht definieren,
ein paar Denkansätze möchte ich allerdings schon geben. So habe ich die Erfahrung gemacht,
dass eine Datensicherungseinrichtung besser nicht in der Servermaschine installiert
werden sollte. Die Gründe dürften für jedermann einsehbar sein, denn wenn der
Server beispielsweise durch einen Stromschlag ausgefallen ist, kann es sehr gut sein,
dass auch das Datensicherungsgerät defekt ist. Wie soll ich dann meine Daten wiederherstellen?
Ein weiterer Aspekt ist der, dass es unter Umständen nur schwer möglich ist,
Rücksicherungstests durchzuführen, wenn die Datensicherung direkt am Server
vorgenommen wird, da hierdurch der laufende Betrieb beeinträchtigt werden kann.
Außerdem wird von vielen Anwendern ein Server als Gerät betrachtet, das besser nicht
angefasst wird. Hieraus ergeben sich natürlich auch Unsicherheiten in der Handhabung
solcher Einrichtungen. Außerdem hat sich in der Vergangenheit gezeigt, dass bestimmte
Bandgerätearten nur eine sehr beschränkte Lebens- und Entwicklungsdauer besitzen, so
dass bei einem reinen Ausfall des Sicherungsgerätes unter Umständen eine
Rücksicherung der älteren Datensicherungen schon nicht mehr möglich ist. Die Folge
wäre dann, dass schon mindestens 2 baugleiche Geräte vorgehalten werden müssen.
Daher kann die Empfehlung auch im Sinne einer einfachen, preiswerten und zukunftssicheren
Anwendung nur lauten: Setzen Sie nur auf Medien, die einfach in der Handhabung
sind und wahrscheinlich auch noch in etlichen Jahren lesbar sein werden.
Hierzu dürften die CD und die DVD wohl zählen, bei anderen Medien ist größere Skepsis
angebracht.
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Wie können die Daten einfach und kostengünstig gesichert werden?
Ein einfacher Weg besteht in der Überlegung und Definition einer gemeinsamen Verzeichnisstruktur
im Netzwerk. Wenn jeder Anwender weiß, welche Bereiche gesichert werden,
kann er für sich entscheiden, welche Daten gesichert werden sollen. Anschließend
können diese Daten automatisiert eingesammelt werden über eine einfache Kopierroutine.
In fast jedem Betrieb findet sich noch ein Mitarbeiter, der aus den Pioniertagen des PC
noch DOS-Kenntnisse besitzt.
Nach dem Durchlauf dieser Kopierroutine können die Daten anschließend noch gepackt
werden. Hierzu gibt es Packprogramme, auch freie Lösungen wie etwa 7-Zip. Diese Programme
versuchen mittels spezieller Funktionen das gespeicherte Datenvolumen zu verkleinern.Oft
kann das Datenvolumen um 50% oder mehr reduziert werden. Übrig bleibt
nur eine Datei.
Diese Datei kann anschließend auf CD, CD-RW oder DVD oder ein anderes Speichermedium
kopiert werden. Die Datensicherung ist so umfassend und günstig für das gesamte
Unternehmen realisiert.
Wie häufig muss ich meine Daten sichern?
Eine der letzten Anmerkungen muss natürlich noch der Frage gewidmet sein, wie häufig
die Daten gesichert werden sollten. Auch hier ist die nahe liegende Antwort: Es kommt
drauf an. In dem Moment, wo es eigene Büroarbeitsplätze gibt, die täglich produktiv mit
einem EDV-System arbeiten, sollte die Datensicherung auch täglich erfolgen.
In Kleinstunternehmen, die teilweise nur über ein PC-System verfügen, an dem nur einmal
in der Woche gearbeitet wird, ist dies natürlich nur seltener erforderlich.
Entscheidend ist generell die Überlegung, wie gewährleistet werden kann, dass eine
möglichst alte und eine möglichst neue Datensicherung zur Verfügung steht. Daher
ist auch bei der bereits genannten typischen Datensicherungsmethode nach Wochentagen
eine Abkehr empfehlenswert. Durch die Aufteilung in Tages- und Wochenbänder
kann, ohne höhere Kosten, eine deutliche Verbesserung im Sinne der Sicherheit erzielt
werden.
Das folgende Beispiel orientiert sich am 5-Bänder-Modell und stellt diesem eine wesentlich
effektivere Variante, ebenfalls mit 5 Bändern, gegenüber.
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Wochentag Sonntag
Typischer
Verlauf
Optimierter
Verlauf
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Samstag
Sonntag
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Schon mit der Änderung der Verwendungsreihenfolge der Bänder ist das Ziel, eine
möglichst alte und eine möglichst neue Datensicherung vorhalten zu können wesentlich
näher gerückt. Wobei dieses System nur die kostenneutrale Variante aufzeigt, mit der Hinzunahme
von mehr Datensicherungsmedien läßt sich die Datensicherheit zusätzlich erhöhen.
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Samstag
Sonntag
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 1 2 3 1 2 1 2 4 1 2 1 2 5 1 2 1 2 3
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Samstag
Sonntag
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Samstag