Welcome to Hwa Chong Institution Boarding School

Mentors Meeting (9 January 2013)
Email: boardingschool@hci.edu.sg
Website: www.hcibs.edu.sg
Tel: 64693007
Living, Sharing & Growing

Staff Movement/Deployment (1/2)
人 事 变 动
Thanks to staff who have left :
感 谢 我 们 的 老 同 事 :
Mdm Liu Qian - CM
Mdm Soh Siew Lian (Mid-Jan) – Office Attendant
New Deployment
新 的 人 员 安 排
Mr Jeevan:
‣ In-house Security Officer & Assistant Estate
Officer

Staff Movement/Deployment (2/2)
人 事 变 动
Welcome to staff who have joined us:
欢 迎 我 们 的 新 同 事 :
Mr Toh E Sheng:
‣ Boarding Officer (Estate)

Upgrading done in Nov/Dec 2012
十 一 、 十 二 月 的 翻 新 工 程
1.) R & R Works @ Hall A, B & Common Areas
Hall A, B 以 及 宿 舍 公 共 场 所 的 粉 刷 和 翻 新
2.) CCTV Installation ( 闭 路 电 视 的 安 装 )
‣ Hall A – D Study Room & Cluster Corridor (Above CM Doors)
‣ Hall A- D 自 习 室 和 楼 层 走 廊
‣ Remind Boarders to dress appropriately
‣ 提 醒 学 生 注 意 着 装
3.) Change of Appointed Contractor ( 更 换 承 包 商 )
‣ Security Company ( 保 安 公 司 )
– Excellent Security & Safety Pte Ltd (Grade A)
‣ Cleaning Company ( 保 洁 公 司 )
– A&P Maintenance Services Pte Ltd (NEA Grade – Silver)

Moving on 2013…
迈 向 2013 年 。。。
Aims 目 标
• To provide a conducive environment to support the
programmes in HCI.
• 为 辅 助 学 校 提 供 一 个 有 利 的 保 障
Approach 具 体 方 针
• To enhanced the pastoral and boarding experience for
international scholars staying in boarding school.
• 加 强 对 国 际 奖 学 金 得 主 的 指 导 和 管 理 , 让 学 生 可 以 更 好 地 体 验 宿
舍 生 活 。
• To support HCI Exchange Programmes & Signatures Events.
• 辅 助 学 校 的 各 类 大 型 和 交 流 活 动 。
• To extend the Entrepreneurship Leadership Programme (ELP) in
the Integrated Boarding Programme (IBP) for local students.
• 在 IBP 本 地 学 生 中 , 更 好 地 开 展 创 业 领 袖 项 目 。

Chinese New Year 春 节
Dinner/Celebration 晚 宴 、 庆 祝
• 6 February (Wed), 5.45pm 二 月 六 日 ( 星 期 三 ),
晚 5.45 and
• 10 February (Sunday) 二 月 十 日 ( 星 期 日 ),
5.30pm 晚 5.30
• Please indicate CM attendance (by 25 January,
Friday) to Weichen
• 请 通 知 办 公 室 您 与 您 的 家 人 是 否 出 席 ( 截 止 日 期 :
一 月 二 十 五 日 , 星 期 五 )

MOE Insurance (medical) 医 疗 保 险
• Insurance company 保 险 公 司 : QBE Insurance (International)
Limited
• Nearby Approved Panel Clinics:
• 附 近 接 受 保 险 的 诊 所
(1) Chang Clinic
(2) The Coronation Clinic
(3) Chungkiaw Clinic
(4) Mandarin Medical Centre
(5) Government Hospital – Alexandra (Recommended by BS)
(6) Prohealth 24hrs Clinic (Removed 移 除 )
• Nearby Clinics (Not under QBE; Optional):
• 附 近 诊 所 到 半 夜 十 二 点 ( 不 接 受 保 险 )
• Silver Cross @ Cheong Chin Nam Road – Till 12midnight

Fire Drill 防 火 演 习
• 7 March, Thursday 三 月 七 日 , 星 期 四
• Anytime after 8pm 晚 八 点 后 随 机 时 间

SOP for EMERGENCY
1. Incident occurred
2. Assess nature of Incident
Medical Non-Emergency
Incidents
(Fever, diahorrea, etc)
Boarders / CM to call the
Boarding Office
DBE / CM to call Taxi and
accompany the Boarders to
the nearest clinic / hospital
CM to log incident with
the Boarding Office
Medical Emergency
Incidents
(Breathing Difficulties,
Fracture, etc)
Boarders / CM to call the
Boarding Office
DBE to assess & call Ambulance
& inform key staff at Boarding
School
DBE / CM to wait & attend to
directions for Ambulance
DBE / CM to accompany boarder
to hospital
Fire Emergency
Incidents
Upon activation of Fire Alarm /
Discovery of Fire,
DBE / CM to call Boarding Office
DBE / CM to attempt extinguish
incipient fire (if possible)
DBE / CM to ensure all boarders
evacuate their affected cluster
upon hearing the evacuation
fire alarm
All evacuees to move quickly &
orderly towards Assembly Area
(Do NOT use the lifts)
Other Incidents
CM to call the Boarding
Office / DBE / Security Staff
DBE to call Police (if nec.) &
Inform key staff at Boarding
School
DBE / CM to wait & attend
to directions from Police
Tel No to call:-
Boarding Office:
6469 3007
DBE to update key staff on
status of the boarders at Hospital
DBE to log incident with
the Boarding Office
CM to do roll call at
Assembly Area
CM to report attendance to the
DBE / FSM
DME / CM to log incident with
the Boarding Office

Hanging of items at window or railings or
along corridor
在 窗 口 或 走 廊 悬 挂 衣 物
• Not Allowed 禁 止

Unauthorized use of Mini Fridge / Air Cooler /
Portable Air Conditioner Unit in Boarders’
Room
学 生 未 经 许 可 使 用 小 型 冰 箱 和 空 调
• Not Allowed unless special approval by
management
• 需 要 寄 宿 学 校 管 理 层 给 予 特 别 批 准

BM Appraisal/Work Review (1/3)
舍 监 老 师 工 作 评 估
• Key Performance Indicators are based on the
expectations of BM stipulated in the MOE survey
• 评 估 标 准 将 参 照 教 育 部 调 查 报 告 中 有 关 “ 对 舍 监 老 师 的 要 求 ”
中 的 项 目
• Reviewing Officers:
(1) Mrs Chin–Leow Bee Kuan, and
(2) Mr Joseph Tan
REVIEW
YEARLY

BM Appraisal/Work Review (2/3)
舍 监 老 师 工 作 评 估
• Key Performance Indicators (1) 评 估 标 准
1. BMs are available when boarders need them
当 寄 宿 生 需 要 的 时 候 , 舍 监 老 师 需 在 场 。
2. BMs are approachable 舍 监 老 师 需 亲 切 , 易 相 处 。
3. BMs are helpful 舍 监 老 师 需 能 够 提 供 帮 助 。
4. BMs are concerned about boarders welfare/wellbeing
舍 监 老 师 需 关 心 和 在 乎 寄 宿 生 的 福 利 和 身 心 健 康
5. Boarding School/BM has dialogue sessions/cluster
activities with boarders 寄 宿 学 校 和 舍 监 老 师 需 与 寄 宿
生 互 动 和 交 流 。

CM Appraisal/Work Review (3/3)
舍 监 老 师 工 作 评 估
• Key Performance Indicators (2)
S/No Description Performance Indicator
1. Cluster Cleanliness Summary Cleanliness Inspection Report
2. Cluster Discipline
- Late-coming
- Lights Out
3. Boarders’ Welfare
- Progress Cards
- Academic Report Cards
- Safety and Well-Being
- Monitoring of study habit
Daily Hygiene Report
Cluster Summary Report
Cluster Climate Survey / Progress
Report
Parents’ Survey and/or Feedback
Report
4. Cluster Activities / Programme Cluster Activity Report
5. Cluster Attendance & Study Period Roll Call attendance sheet
Study Period Punctuality and Alertness

Areas of Concern - Attendance-Taking
请 注 意 的 方 面 – 点 名
• BMs must be present at cluster at 8.00pm & 10.30pm to do
visual check
• BMs to fill up ‘BM Roll Call Reporting Form’, sign and stamp
• Names of absentees (boarders) must be written on the form.
• BM Roll Call Reporting Form must be submitted to IBP
Coordinator on the same night, daily

Daily Personal Hygiene
and Well-being Programme
每 日 个 人 卫 生
• Daily Discipline
‣ Include pantry, study room and TV area
(Pantry/ study room will be locked if found
dirty)
• Bedsheet/ cover on mattress

Monitoring of boarders’
study habits and welfare
关 注 寄 宿 生 的 成 绩 和 福 利
Termly academic results 每 学 段 成 绩
Cultivate good study habits 培 养 良 好 的 学 习 习 惯
Render support, pastoral care and advice 给 予 关
怀 , 帮 助 和 指 导
Chat with boarders to monitor his progress 与 寄
宿 生 谈 话 , 了 解 他 们 的 进 展
Monitoring of Sick Boarders 关 注 生 病 的 寄 宿 生
Computer gaming??? 电 脑 游 戏 ???

AOB (1/4)
• Status Updates of BMs and Family members
• 更 新 舍 监 及 舍 监 家 属 的 相 关 资 料
(1) Declare legal stay of family members 申 报 合 法 居 住
的 家 庭 成 员
(2) For non-Singaporean family members: To submit
copy of document to verify legal stay for the whole
year 2013 (to Tony)
(3) 非 新 加 坡 公 民 的 家 庭 成 员 : 请 提 交 2013 年 合 法 居 住 的 相
关 文 件
(4) By 18 January (Friday) 截 止 日 期 : 一 月 十 八 日 ( 星 期
五 )

AOB (2/4)
• Signing of Mentors’ Residency agreement 签 署
舍 监 协 议 文 件
By 18 January (Friday) 截 止 日 期 一 月 十 八 日
( 星 期 五 )

AOB (3/4)
• Use of Yammer to improve communications between
various stakeholders.
https://www.yammer.com/hwachonginstitutionboardingschool/

AOB (4/4)
• R&R Works for 2013
1. CCTV Upgrading (Hall E – G)
2. Lift Upgrading (Hall A) - TBC
3. Air Con Upgrading (Hall C & D, G)
4. Rooftop water proofing (Hall A-G)
5. R&R Works (Exterior)
Hall E-G (Sept/Oct)
Hall C & D (Nov/Dec)

Happy Lunar New Year!
春 节 快 乐 !
S$50 Appreciation Vouchers