Áreas de responsabilidad d

Áreas de responsabilidaddOBRADOIRO DEORGANIZACIÓN DEACONTECEMENTOSDEPORTIVOS2009VicenteAñóSanzVicenteGambaui PinasaFuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

ÁREAS DE ORGANIZACIÓN DE LOSEVENTOS DEPORTIVOS1. MARKETING9. INSTALACIONES2. ECONÓMIA YADMINISTRACIÓN3. RECURSOS HUMANOS4. CEREMONIAS10. TÉCNICO-DEPORTIVA11. SEGURIDAD12. MÉDICA13. ALOJAMIENTOS5. PROMOCIÓN6. MEDIOS COMUNICACIÓN14. TRANSPORTES15. ACREDITACIONES7. PUBLICACIONES16. ASESORÍA JURÍDICA8. PROTOCOLO17. TECNOLOGÍAFuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones1. MARKETING• Diseño del Programa de patrocinio• Captación de patrocinadores para la competición (posibilidadde contratación de una Agencia de captación depatrocinadores)• Vender y/o distribuir las contraprestaciones (publicidad enpista, publicidad en la instalación, folleto, cartel, revista ...)patrocinadores.• Producir los soportes e instalar la publicidad id d en la instalaciónió• Gestión de las zonas comerciales vinculadas al evento• Invitación y atención a patrocinadores• Villa de patrocinadoresFuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones2. ECONOMÍA YADMINISTRACIÓN• 1) Control contable y económico (elaboración del presupuesto,informes económicos, control de gastos, tesorería, bancos …)• Control de compras de materiales• Pago a proveedores• Pago de nóminas (gestoría) y personal no contratado (árbitros, jueces,colaboradores)• Seguimiento i de ingresos: entradas, venta de material lde mercadeo,bares, etc.• 2) Venta de entradas (diseño y producción de entradas, puestos deventa e información, sistema informático de venta y acceso)Fuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones3. RECURSOS HUMANOS• Estimación de las necesidades de personal: interno y externo• Calendario de incorporación• Fijar formulas de contratación, condiciones de trabajo y horarios• Necesidades de voluntarios.• Coordinación con asociaciones o entidades que los agrupan• Definir tareas e informar sobre las mismas a cada colectivoFuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones4. PROTOCOLO,PREMIACIONES YCEREMONIAS1) PROTOCOLO: Definición y adecuación de los espacios paraprotocolo, elección de Hoteles para los Vips, Control yasistencia a los Vips en las Tribunas de las Instalaciones– Acogida a los distintos a las personalidades, autoridades y Vips queacudan al campeonato.– At Actos Sociales: il coordinar el protocolo de los actos sociales que seorganicen, establecer el programa para las/os acompañantes.2) PREMIACIONES: Elaborar el plan de entrega de medallas, desu diseño y su producción. Coordinar la entrega de medallas.3) CEREMONIAS DE INAUGURACIÓN Y CLAUSURAFuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones5. PROMOCIÓN• Diseño de la imagen corporativa (logo, mascota..)• Diseño y gestión de las campañas de promoción:folletos, revista, cartel, look, anuncios, etc.• Diseño del merchandising del evento• Presentaciones en eventos deportivos y de otro tipo.• Animación de actividadesFuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones6. MEDIOS DECOMUNICACIÓN1) Infraestructura Medios de Comunicación.Se encarga de concretar las necesidades de la prensa escrita y de los fotógrafos y, fundamentalmente, del Centrode Prensa (MPC) y de la Tribuna de Prensa.2) Infraestructura del Centro de Televisión (IBC) y el compoundde TV.Se encarga de concretar las necesidades de las televisiones con derechos de retransmisión, de habilitar el Centrode Televisión y la Tribuna de Televisión, las zonas de colocación de practicables para las cámaras de laTelevisión anfitriona y de las que realicen producción propia, y el Compound, donde estén las unidadesmóviles o los almacenes de las televisiones.3) Comunicación y publicacionesEste departamento se encarga de la atención permanente a los medios de comunicación de la elaboración de notasy comunicados de prensa y su envío, de la organización de la ruedas de prensa y de la elaboración ypublicación de los contenidos de la página web., y de las publicacionesFuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones7. INSTALACIONES EINFRAESTRUCTURA1) Programa de utilización de espacios, determinar las necesidades enrelación con :– vestuarios,– Salas de trabajo (oficinas, prensa, servicios médicos….)– zona de estancia de equipos, Vip, Voluntarios– zona de información y atención al público– almacenes,– servicio de bar / restaurante,– graderíos desmontables,– aparcamientos,– sistemas de seguridad d y acceso de público, incluyendo minusválidos.2) Adecuación de las instalaciones:- Proveer y montar el material deportivo especifico de la competición y otros materiales- Limpieza- Mantenimiento- Decoración- Señalizaciones3) Control de accesos y horarios de utilizaciónFuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones8. INFRAESTRUCTURA:LOGÍSTICA• Avituallamiento líquido• Avituallamiento sólido• Vestimenta o uniformidad• Transporte de materiales• Montaje y desmontaje de materialesFuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones9. ÁREA TÉCNICO DEPORTIVA1) Subdirección de competición: calendario, horarios, sistema decompetición, ubicación y control de la instalación o circuito…2) Subdirección de presentación y dirección de lacompetición: control específico de la competición durante la celebraciónde la misma, control de megafonía, vídeomarcadores, pista…3) Subdirección de jueces y árbitros: cantidad y categoría,desplazamientos y alojamientos, uniformidad, otras necesidades…Fuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones10. OPERACIONES YSERVICIOS1) Subdirección de Voluntarios: cantidad, captación, formación,asignación, logística…2) Subdirección de Servicios Médicos: atención médica a loscolectivos participantes y al Público, seguimiento y control de parámetrossanitarios, dietética y control de la restauración, control de agua y aire, Controlepidemiológico…• Control antidopaje :adecuación de infraestructuras para la recogida dmuestras, designación de médicos, traslado de las muestras al Laboratorio,entrega de resultados..3) Subdirección de Seguridad: se encarga de la seguridad privada,principalmente, y de los materiales de seguridad. Sigue las directrices de losresponsables de seguridad de las Cuerpos y Fuerzas de SS del Estado.Fuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones11. ALOJAMIENTOS YTRANSPORTE1) TRANSPORTE:– reservas y gestión de viajes de los distintos colectivos,– programa de recogidas y salidas– plan de transporte interno: equipos, VIP, árbitros…– programa de transporte de materiales– gestión de la flota: autobuses, automóviles y vehículos de carga– gestión de aparcamientos: público, VIP, MMCC, TV, equipos.2) ALOJAMIENTOS– gestión y servicios de alojamientos para los distintos colectivos.– condiciones en que se establecen las reservas de los hoteles,– plazos de pagos y cancelaciones.– manutenciónFuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones12. SERVICIOS GENERALES YJURÍDICOS• Redacción y/o revisión de contratos• Contratación de pólizas de seguros• Informes jurídicos• Reclamaciones judicialesi • Elaboración de las actas de la reuniones de los ComitésOrganizadores y sus diferentes estructuras.Fuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

Áreas de organización de eventos.Tareas y funciones13. TECNOLOGÍA1) TELEFONÍA Y COMUNICACIÓN: telefonía fija, móvil,walkies, Internet…2) INFORMÁTICA (hardware y software): dotación de ordenadores yprogramas a la oficina del evento y a otros colectivos, plataformas virtuales(pág. Web), Intranet y extranet..3)GESTIÓN DE RESULTADOS: resultados, estadísticas– Reprografía4) ACREDITACIONES: sistema, centros de acreditaciones, recepción depeticiones, entregas…Fuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008

ÁREAS DE ORGANIZACIÓN DE LOSEVENTOS DEPORTIVOS1. MARKETING8. INFRAESTRUCTURALOGÍSTICA2. ECONÓMIA YADMINISTRACIÓN9. TÉCNICO/DEPORTIVA3. RECURSOS HUMANOS4. PROTOCOLO, PREMIACIONES YCEREMONIAS5. PROMOCIÓN6. MEDIOSCOMUNICACIÓN7. INSTALACIONES EINFRAESTRUCTURA10. OPERACIONES YSERVICIOS11. ALOJAMIENTOS YTRANSPORTES12. SERVICIOS GENERALESY JURÍDICOS13. TECNOLOGÍAFuente: Vicente Añó. Universitat de València, 2008