Guia de Proceso SAP Para Ordenes de Servicios_Borrar HES

1. CREACIÓN PEDIDO DE SERVICIOS
2. LIBERACIÓN DEL PEDIDO
3. ACEPTACIÓN HOJA DE ENTRADA
4. RECHAZO Y BORRADA DE LA HES
Escenario: Elaboración Orden de Compra Servicio, Liberación del pedido, Aceptación del Servicio y
Rechazo y borrado de la Hoja de Entrada del servicio.
Descripción: Generar orden de Compra a un proveedor de prestación de servicios.
Elaboró: Carlos Alberto Granobles Muñoz
Alcance:
MM- Gestión Procesos de Servicios.
Conceptos Transacción Descripción
1 Crear Orden de Compra de Servicio
2 Autorizar Orden de Compra de
Servicios.
3 Registrar actividad de Confirmación
prestación servicios. En esta misma
transacción se puede Rechazar y
borrar la HES.
ME21N
ME29N
ML81N
En este paso los responsables de emitir
ordenes de servicios, ingresan a la
transacción ME21N Y proyectan una
orden de compra de servicio, teniendo
en cuenta unas características especiales
diferentes a la orden de compra común.
Para este Paso el Usuario responsable de
autorizar la orden para que el servicio
sea prestado, entra a la transacción
ME29N y autoriza la compra.
Para este Paso el Usuario responsable de
confirmar que el servicio o parte de este
se ha prestado (Se reconoce el
Gasto/Costo del Valor prestado en el
Servicio)

1. CREACIÓN PEDIDO DE
SERVICIOS
Ingreso a Transacción para creación de Pedidos de Servicios.
Se ingresa a la transacción ME21N

1. CREACIÓN PEDIDO DE
SERVICIOS
1. En este campo, escogemos el
tipo de documento de pedido de
servicios SER
2. En este campo, escogemos el
proveedor quien prestará el
servicio.
4. En estos campos seleccionamos la Organización de
Compras la cual es responsable de la compra, el grupo de
compras y la sociedad donde se contabilizará los costos
de la compra de servicios.
3. Presionamos Clic en la pestaña
de datos de Organización.
5. Indicamos, el tipo
de imputación K:
Para Centro de
Costo, y el tipo de
posición F: Posición
de servicio.
6. Registramos una
breve descripción del
servicio a solicitar
7. Seleccionamos el
Grupo de Artículos
que categorice el
servicio.
8. Seleccionamos el
Centro al cual se le
asignará el servicio.
9.Una vez identificado los servicios,
diligenciamos los detalles de cada uno.

1. CREACIÓN PEDIDO DE
SERVICIOS
1. Una vez desplegados los detalles, se debe identificar sobre cual producto
se registrarán los detalles
3 Indicamos, el código del
servicio.
2 Si el servicio que se va a solicitar es
conocido, el valor exacto por unidad
de medida, ingresamos por la
pestaña de Servicios. De lo contrario
pasamos a la siguiente diapositiva.
4 Indicamos la
cantidad.
5 Indicamos el valor
total por la unidad de
servicio

1. CREACIÓN PEDIDO DE
SERVICIOS
1. Para la posición 20 vamos a introducir el detalle de la posición por la
pestaña Limites ya que no conocemos el servicio que se va a prestar.
4 Indicamos el valor máximo que
se puede aceptar en la recepción
del servicio.
3 Indicamos el valor estimado por
el cual vamos a aceptar el
servicio.
2 Si el servicio que se va a solicitar no
se estima un valor preciso, Ingresamos
a la pestaña de Limites.
Una vez registrado cualquiera de los dos formas de servicio mostradas en las dos imágenes anteriores,
presionamos Enter y el sistema nos desplegará una ventana donde nos solicitará que ingresemos la
cuenta de mayor que se verá afectada, el valor del servicio y el centro de costos que se debe asignar.
(Ver Imagen siguiente)

1. CREACIÓN PEDIDO DE
SERVICIOS
1. Seleccionamos la cuenta
contable a la que se registrará el
Gasto/Costo
2. seleccionamos el centro de
costo al cual será asignado el
valor del servicio.
3. Presionamos Clic para confirmar
Una vez hecho esto, presionamos en el botón guardar o presionamos la combinación de teclas
Ctr. + S y el sistema guardará la orden de servicio. Se debe tener en cuenta que la orden tiene
asignada una estrategia de liberación que dependiendo de sus montos asigna un esquema de
liberación.

2. LIBERACIÓN DEL PEDIDO
Ingreso a programa de liberación de orden de compra
Se ingresa a la transacción ME29N
Al Ingresar a la transacción ME29N el sistema desplegara el formulario de la orden de compra para
que indique el numero de orden de compra.

2. LIBERACIÓN DEL PEDIDO
1. Presionamos Clic sobre el icono
para que el sistema nos
despliegue una ventana de
selección de documento.
2. Indicamos el Numero del Pedido
que se quiere liberar.
3. Presionamos clic sobre el icono
para tomar la orden de compra.

2. LIBERACIÓN DEL PEDIDO
2. Si el usuario esta configurado
para la autorización, el sistema le
mostrará este icono, donde se
debe presionar clic,, dando
autorización a este nivel.
1. Presionamos clic en la pestaña
Estrategia de Liberación.
Una vez verificada la orden y autorizada la orden, presionamos en el botón guardar
presionamos la combinación de teclas Ctr. + S y el sistema guardará la autorización.
o
Nota: El proceso de liberación debe ser ejecutado por cada usuario que deba aprobar la orden
por lo que los procesos de la tres imágenes anteriores se debe ejecutar hasta que todos los
usuarios hayan autorizado.

3. ACEPTACIÓN HOJA DE
ENTRADA
Registro de actividad de servicio
En este paso el usuario encargado de reconocer los servicios prestados por el proveedor registrará los
valores y/o cantidades de servicio.
Se ingresa a la transacción ME81N

3. ACEPTACIÓN HOJA DE
ENTRADA
Nota:
Para este proceso hay que tener en cuenta que la orden de servicio creada en el segundo paso tiene
dos líneas de Servicio, lo que hace que para el uso de esta transacción el registro se vaya ejecutando
por cada línea.
1. Presionamos sobre el icono
para que el sistema nos
despliegue una ventana de
selección de pedido de servicio.
2. Indicamos el número del
pedido que se quiere tratar para
el primer campo y para el
segundo campo escribimos el
numero de la posición del
servicio dentro de la órden de
compra.
3. Presionamos sobre el icono para
tomar la línea de servicio a tratar.

3. ACEPTACIÓN HOJA DE
ENTRADA
Primer Caso
Para este paso vamos a registrar la actividad de un servicio el cual conocemos específicamente el
valor por unidad de medida de servicio.
1. Se verifica que el servicio a
tratar sea el indicado según la
orden de compra.
2. Presionamos sobre el icono,
con el objetivo de comenzar el
registro de una actividad de
servicio.
3. Registramos una descripción
breve de la actividad a registrar.
4. Presionamos sobre el ícono
para que se despliegue el
formulario de selección de lista de
servicios.

3. ACEPTACIÓN HOJA DE
ENTRADA
1. Presionamos sobre el Icono
para que el sistema abra una
ventana con el listado de los
servicios registrados en la órden
de compra.

3. ACEPTACIÓN HOJA DE
ENTRADA
1. Resaltamos la fila que contiene
el servicio que vamos a tratar.
2. Presionamos sobre el ícono
para que el código de servicio
resaltado pase al registro de
actividad de servicio que estamos
elaborando.

3. ACEPTACIÓN HOJA DE
ENTRADA
2. Presionamos sobre el ícono
para dar por aceptado el registro
del servicio
1. Se ajusta las cantidades de
servicio que se reconoce como
prestado o ejecutado.
Una vez aceptada, presionamos en el botón guardar o presionamos la combinación de teclas Ctr.
+ S y el sistema contabilizará le Hoja de entrada del servicio.

3. ACEPTACIÓN HOJA DE
ENTRADA
Segundo Caso
Para este paso vamos a registrar la actividad de un servicio del cual no conocemos específicamente el
valor por unidad de medida de servicio.
3. Se debe aceptar el servicio.
1. Describimos en el campo de
texto la especificación de servicio
prestado.
2. Indicamos la cantidad, unidad de medida
del servicio y valor por unidad de servicio
Una vez aceptada la Hoja, presionamos en el botón guardar o presionamos la combinación de
teclas Ctr. + S y el sistema contabilizará la Hoja de Entrada del servicio.
Posteriormente a este proceso, se debe continuar con la verificación de la factura Logística MIRO.

4. RECHAZO Y BORRADA DE
LA HES
Si después de creada la Hoja de entrada se debe anular
Para este paso vamos a ingresar a la Hoja de Entrada del servicio que fue aceptada y contabilizada
pero que se requiere rechazar y borrar.
1. Ingresar la Hoja de Entrada que
se requiere Borrar.
2. Se da clic para ir a la Hoja de
Entrada..
Una vez se ha ingresado a la Hoja de entrada se debe dar clic en el icono
1. Se da clic para modificar la Hoja
de Entrada..

4. RECHAZO Y BORRADA DE
LA HES
Ahora se debe rechazar la Hoja de Entrada para reversar la contabilización.
2. Se debe grabar para reversar la
contabilidad de la Hoja de Entrada.
1. Se debe rechazar o anular la
aceptación del servicio.
Al grabar queda en la visualización de la Hoja de Entrada, por lo cual sí se requiere borrar, se debe dar
clic en el icono de modificar.

4. RECHAZO Y BORRADA DE
LA HES
3. Borrar la Hoja de Entrada.
4. Grabar.
1. Seleccionar las líneas de
servicio que tenga la Hoja de
Entrada..
2. Dar clic en este icono para eliminar las
posiciones de servicio .

4. RECHAZO Y BORRADA DE
LA HES
Resultado:
La hoja de entrada del servicio fue completamente borrada.
Este es el estado en el que debe
quedar la Hoja de Entrada del
Servicio.
El proceso termina aquí, sin embargo se puede revisar en el Historial del pedido que los valores se
vean correctos. En los próximos dos gráficos se puede apreciar el Historial del Pedido con la Hoja de
Entrada aceptada y contabilizada. A continuación, cuando la Hoja de Entrada es rechazada y borrada.

4. RECHAZO Y BORRADA DE
LA HES
Hoja de Entrada Aceptada y Contabilizada
Hoja de Entrada aceptada y
contabilizada.
Hoja de Entrada Rechazada y Borrada
Hoja de Entrada rechazada y
borrada.