connectingpeopleonline_WhitePaper_VirtualWorkshops__20062015

White Paper
Version 0.1

ConnectingPeopleOnline – White Paper – Virtual Workshops
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1. Executive Summary ......................................................................................................................... 2
2. Die Herausforderung ....................................................................................................................... 3
3. Die Entwicklung ............................................................................................................................... 3
4. Die Lösung ....................................................................................................................................... 5
5. Die Vorteile ...................................................................................................................................... 7
6. Nächste Schritte .............................................................................................................................. 8
7. ConnectingPeopleOnline ................................................................................................................. 9
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ConnectingPeopleOnline – White Paper – Virtual Workshops
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1 EXECUTIVE SUMMARY
Die Situation:
Die Arbeitswelt wird zunehmend von computergesteuerten Arbeitsprozessen und modernen
Kommunikationsmitteln geprägt. Durch globalisierte Märkte gibt es eine Entwicklung hin zu medial
vermittelter Kommunikation: Die über weltweite Standorte verteilten, so genannten virtuellen
Teams arbeiten über regionale, nationale und kulturelle Grenzen sowie Zeitzonen hinweg
zusammen. Aktuelle Trends wie „Digitale Transformation“ oder „Industrie 4.0“ zeigen, dass der Anteil
an virtueller Zusammenarbeit in den nächsten Jahren weiter zunehmen wird.
Die Herausforderung:
Im Rahmen der virtuellen Zusammenarbeit stellen sich Probleme wie der Mangel an unmittelbarer
Kommunikation, schwieriger Aufbau von Kollegialität, Zusammenarbeit über unterschiedliche
Zeitzonen hinweg, stockender bzw. fehlender Informationsaustausch.
Langzeitstudien belegen, dass durch das Arbeiten in virtuellen Teams häufig Abstimmungsverluste
entstehen, die eine geringere Effektivität und Produktivität zur Folge haben.
Im Vergleich dazu sind Präsenzveranstaltungen kostenintensiver, logistisch sowohl terminlich
schwieriger abzustimmen und der Kosten/Nutzen wird regelmäßig in Frage gestellt.
Die Lösung:
Um das Potenzial und die Heterogenität virtueller Teams am besten zu nutzen, gibt es einen
sinnvollen Mix zwischen Online- und Präsenz-Veranstaltungen, bei denen sich die Teams physisch
treffen und kennenlernen und inhaltlich gemeinsam abgestimmt an Themen arbeiten.
Folgende Voraussetzungen sind wichtig, damit die virtuelle Zusammenarbeit gelingt:
Die unterschiedlichen Zeitzonen werden berücksichtigt.
Die Anforderungen werden gemeinsam in sinnvollen Arbeitseinheiten in Kleingruppen
erarbeitet.
Eine transparente Dokumentation ermöglicht den Informationsfluss innerhalb und außerhalb
des Workshops.
Bewährte Methoden wie in einem realen Workshop, z.B. Flipchart, MetaPlan oder Klebepunkte
für eine Priorisierung werden verwendet.
Die Vorteile:
In verteilten Teams entsteht dadurch eine höhere Flexibilität in den Zusammenarbeit, eine höhere
Produktivität, ein wertschätzender Umgang zwischen Kollegen mit unterschiedlichem kulturellem
Hintergrund und es entsteht ein besseres Kosten/Nutzung-Verhältnis und die CO 2 Bilanz ist um ein
8-10 faches besser.
ConnectingPeopleOnline
Als plattformunabhängiger Anbieter von Dienstleistungen hat sich ConnectingPeopleOnline auf die
effiziente Zusammenarbeit und erhöhte Produktivität von virtuellen Teams spezialisiert.
Eine Kernleistung ist die Begleitung und Moderation von Präsenz-, Hybrid- oder virtuellen
Besprechungen, sowie Workshops und die Ausbildung von Online Moderatoren.
Die Kompetenz wurde über die letzten 15 Jahre in Hunderten von Onlineveranstaltungen mit Kleinund
Großgruppen aufgebaut. Über Methodenwissen und die erworbene Praxiserfahrung haben sich
bestimmte Online-Formate bewährt und werden an die jeweiligen Kundenbedürfnisse individuell
angepasst: Die Workshopangebote Virtuelle Strategie und Virtuelle Führung, Kulturkompetenz-
Workshop, Agile Development Meetings, u.v.m.
Beim Ausbildungsangebot wird besonders Wert auf die notwendige Methodenkompetenz gelegt.
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2 DIE HERAUSFORDERUNG
Die Arbeitswelt wird mehr und mehr von den modernen Kommunikationsmöglichkeiten und -kanälen
geprägt: Weil Mitarbeiter, Partner und Kunden auf der ganzen Welt tätig sind, verwenden wir das
Telefon täglich für Einzelgespräche und treffen mehrere Geschäftspartner in Telefon- oder Video-
Konferenzen. Durch dieses verteilte Arbeiten in virtuellen Teams entsteht leicht der Eindruck von
Reibungsverlusten und einer geringeren Produktivität, weil die Kommunikation häufig nur in eine
Richtung geht und wenig dialogorientiert ist. Wenn Teilnehmer nicht mit voller Aufmerksamkeit beim
Gespräch sind, werden Inhalte von Entscheidungen nicht verstanden.
Studien belegen, dass Entscheidungen schneller gefällt werden, wenn alle relevanten Personen an
einem Standort sind. Beim virtuellen Zusammenarbeiten ziehen sich Entscheidungsprozesse
manchmal über Wochen und länger. Der Eindruck des Abstimmungs- und Produktivitätsverlusts im
täglichen virtuellen Miteinander entsteht für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen.
Langfristig wird der Unternehmenserfolg gefährdet, wenn sich die Mitarbeiter weniger mit ihrem
Team, ihrer Arbeit und dem Unternehmen identifizieren.
Trends wie „Digitale Transformation“ oder „Industrie 4.0“ zeigen, dass der Anteil an virtueller
Zusammenarbeit in den nächsten Jahren weiter zunehmen wird.
Unsere Herausforderung ist, die neuen Kommunikationsmittel und -kanäle sinnstiftend und effektiv
einzusetzen.
3 DIE ENTWICKLUNG
In früheren Jahren, als Teams primär in einem Raum oder auf einem Stockwerk zusammen saßen,
waren Produktivitäts- und Effektivitätsverluste seltener. Die Teamkollegen wurden nicht nur im
digitalen Adressbuch oder per Web-Cam kontaktiert; Kunden und Partner trafen sich regelmäßig in
realen Besprechungen und konnten persönliche Beziehungen aufbauen. Der soziale Kontakt war Teil
der alltäglichen Arbeitswelt.
Durch die Globalisierung und die kostengünstigere Verfügbarkeit der modernen
Kommunikationsmittel wurden verstärkt regionsübergreifende Teams aufgebaut; z.B. ein Account-
Team für einen internationalen Großkunden; hier sitzen die Vertriebskollegen über den Globus
verstreut. Außer den gemeinsamen Umsatzzahlen beim Großkunden verbindet die Mitarbeiter
wenig. Über die Jahre hinweg entstanden mehr und mehr virtuell arbeitende Teams in
unterschiedlichen Bereichen wie Buchhaltung, Einkauf, Personal, IT-Support etc. Es wurde davon
ausgegangen, dass Zusammenarbeit funktioniert, wenn Prozessabläufe und Teamziele klar definiert
sind.
Zentral wichtige Themen, die mit diesem Kommunikationswandel einhergehen, erhielten lange zu
wenig Aufmerksamkeit:
bereichs- und länderübergreifende Zusammenarbeit
Zurechtkommen mit und Lernen von anderen Arbeitsstilen
Kollegialität in virtuellen Teams.
Durchgetaktete Termine und Arbeitsabläufe lassen wenig Zeit, sich mit den virtuellen Teamkollegen
informell auszutauschen. Der persönliche kollegiale Kontakt und vor allem die für die Kommunikation
wichtigen non-verbalen Hinweise durch Gestik und Mimik rücken in den Hintergrund und fehlen.
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In Langzeitstudien wurde nachgewiesen, dass bei einem Großteil virtueller Teams der Erfolg und die
Produktivität sinken. Die wichtigsten Herausforderungen waren:
46% durch Mangel an persönlichem Kommunikation mit Blickkontakt;
37% hatten Schwierigkeiten, die nötige Unterstützung von Teamkollegen zu bekommen; bei
29% haben unterschiedliche Zeitzonen eine gute Zusammenarbeit verhindert und bei
21% wurden Information für eine notwendige Zusammenarbeit nicht ausgetauscht.
(Derosa, D., Lepsinger, R., Virtual Team Success, 2010, Seite 6).
4 DIE LÖSUNG
Bei der virtuellen Zusammenarbeit können so effiziente Arbeitsabläufe und -ergebnisse erzielt
werden wie bei der Zusammenarbeit an einem Standort:
Am gemeinsamen Arbeitsplatz oder in einer Präsenzveranstaltung können sich Mitarbeiter
ganzheitlich mit allen Sinnen erleben. Sie können mit Worten und non-verbal kommunizieren, einen
Kaffee zusammen trinken und sich über Arbeitsthemen informell austauschen. Durch diese
Möglichkeit des Kennenlernens und Austausch kann Vertrauen aufgebaut werden und Kollegialität
und Teamzusammenhalt können hergestellt werden.
Wenn bestimmte Besonderheiten und Parameter beachtet werden, kann die virtuelle
Zusammenarbeit in Online-Workshops genauso effektiv sein wie die von Standort-Teams:
Die unterschiedlichen Zeitzonen werden berücksichtigt.
Die modernen Technologien werden erklärt und selbstverständlich eingesetzt. Ängste und
Hemmungen gegenüber der Technik können abgelegt werden.
Die Anforderungen an die Zusammenarbeit werden gemeinsam in sinnvollen Arbeitseinheiten in
Kleingruppen erarbeitet.
Eine transparente Dokumentation sowohl innerhalb als auch außerhalb des Workshops
ermöglicht jedem Teilnehmer aktuell informiert zu bleiben.
Wie in einem realen Workshop werden bereits bekannte und bewährte Methoden und Ansätze
verwendet, z.B. Flipchart, MetaPlan oder Klebepunkte für eine Priorisierung.
Zu Beginn der Zusammenarbeit wird eine physische Basis geschaffen, d.h. die Teammitglieder
treffen sich real und lernen sich persönlich kennen. So kann gegenseitiges Vertrauen aufgebaut
werden, und Führungskraft wie Mitarbeiter bekommen einen Eindruck voneinander. Dann
gelingt die weitere Kommunikation besser.
Um das Potenzial von verteilten Teams und ihre Heterogenität am besten zu nutzen, gibt es einen
sinnvollen Mix zwischen Online- und Präsenz-Veranstaltungen. Dies adressiert die sozialen
Bedürfnisse und fördert den informellen, zwischenmenschlichen Austausch. Beide haben ihren
Nutzen und können in einer guten Kombination die Effektivität und den Erfolg des gesamten Teams
überdurchschnittlich steigern.
Dies bestätigen Umfragen, die im Anschluss an Online-Workshops gemacht wurden:
40% der Befragen meinten, ein Online-Workshop sei insgesamt (unter Berücksichtigung, von
Reisezeit, usw.) genauso effektiv wie ein Präsenzworkshop, 10% waren der Überzeugung, dass
ein Online Workshop sogar noch effektiver ist. 50% der Befragten gaben an, nur
Präsenzveranstaltungen seien effektiver.
Welche Schlüsse ziehen wir aus diesen Aussagen? Wie sehen effiziente Kommunikationsmodelle in
einer zunehmend virtuellen Zukunft aus?
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5 DIE VORTEILE
Es gibt eine Vielzahl an Gründen, die dafür sprechen, verteilte Teams in virtuellen Veranstaltungen
oder Workshops professionell zu moderieren.
Ein geschulter Online-Moderator verwendet Methodenwissen und Vorgehensweisen, die es ihm
erlauben, individuell, flexibel und zielführend mit der jeweiligen Situation umzugehen.
Aufgrund seiner kommunikationstechnischen Kompetenz kann er beurteilen
welche Methodik die passende ist und
welche angebotenen Werkzeuge für die Gruppe sinnvoll eingesetzt werden können.
Die geringeren Kosten sind ein nicht zu unterschätzender Vorteil virtueller Veranstaltungen.
Dennoch gibt es trotz höheren Kostenaufwands genügend valide Gründe, regelmäßig
Präsenzveranstaltung durchzuführen: Die Begleitung in der Kombination von Präsenz- und Online-
Veranstaltungen ermöglicht einen integrierten Gesamtablauf, der auf bestehenden Inhalten aufbaut
und sie fortführt.
Das folgende Beispiel veranschaulicht, welchen Effekt die jeweiligen Veranstaltungsarten haben:
Ein verteiltes Team von 13 Mitarbeitern arbeitet an 6 Standorten, 4 Mitarbeiter an 2 Standorten in
Deutschland, 9 Mitarbeiter an 4 Standorten in europäischen Ländern.
Thema Strategieworkshop. Ziel: Team/Bereichsstrategie
Workshopzeit
Präsenzveranstaltung
2 Tage,
insgesamt 16 Stunden
Online Workshop
5 mal 2,5 Stunden,
insgesamt 12,5 Stunden
Reisekosten (Hotel &
Flug/Bahn) für 10 Personen
10.000,- Euro 0,- Euro
Verpflegung für 14 Personen Min. 1.500,- Euro 0,- Euro
Raumkosten (Hotel und virtuell
– inkl. Telefon)
Moderation (Präsenz Optional,
Online 2 Moderatoren)
Min. 600,- Euro
4.000,- Euro plus Vorund
Nachbereitung
120, -Euro
6.000,- Euro plus Vor- und
Nachbereitung
Gesamtkosten Ca. 12.100,- u. 16.000,-
Euro
Ca. 6.120,- Euro
C02-Bilanz 4,9 t C0 2 0,47 t CO 2
Gesamter Zeitraum für
Strategieplanerstellung
2 Tage plus
Überarbeitung und
Abstimmung:
Fertigstellung: ca. 7
Wochen
12,5 Stunden innerhalb von 5
Wochen,
Fertigstellung: ca. 7 Wochen
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Worauf sollte man bei der Durchführung eines moderierten virtuellen Workshops achten? Welche
Kompetenzen sollte ein passender Partner und Moderator mitbringen?
Im Bereich der Gruppenmoderation sollte der Dienstleister sowohl in Präsenz- als auch in Online-
Veranstaltungen umfangreiche Erfahrungen mitbringen – d.h. ein breites Wissen an
Methodenkompetenz für Gruppenmoderation genauso wie Erfahrungen im Führen von virtuellen
Teams.
Verschiedene Kulturen müssen wertschätzend in den Gesamtprozess der Gruppendynamik
eingebunden und die heterogenen Prozesse in der Entscheidungsfindung beachtet werden. Daher
empfiehlt sich etwa eine prozessorientierte, sequenzielle Herangehensweise nicht für alle
Teilnehmer des Workshops.
Ein fundiertes, umfangreiches Wissen im Bereich der modernen Kommunikationsmöglichkeiten und -
kanäle ist entscheidend, um einerseits die passende Infrastruktur zu nutzen und andererseits die
geeignete Methode im virtuellen Rahmen anzuwenden.
6 NÄCHSTE SCHRITTE
Durch die heutige Technologie und den leichten Zugang zu modernen Kommunikationsmitteln ist es
möglich, spontan eine Besprechungsumgebung zu schaffen und auf verschiedene Standorte verteilte
Teams schnell zu bestimmten Themen zusammen zu bringen. Um aus einem virtuellen Workshop das
Beste herauszuziehen, gelten zwei Grundsätze:
Die notwendige technologische Infrastruktur, inklusive der virtuellen Werkzeuge, muss
vorhanden sein und genutzt werden können.
Ein Moderator, der auf Kommunikation in virtuellen Teams geschult ist, leitet die
Zusammenarbeit.
Es gibt zwei Möglichkeiten, sich dem virtuelle Führung methodisch-didaktisch zu nähern: Entweder
können professionelle Moderationen gebucht werden oder eine Personengruppe aus dem eigenen
Unternehmen wird entsprechend ausgebildet, um den steigenden Bedarf
abzudecken.
Im letzten Fall muss darauf geachtet werden, dass die Weiterbildung sich inhaltlich auf die
methodisch-didaktische Gestaltung eines Online-Workshops bezieht. Viele der angebotenen Online-
Weiterbildungen sind bislang nur auf die Nutzung von Software-Tools ausgerichtet.
Zusätzlich gibt es viele unterstützende methodische Tipps, wie virtuelle Besprechungen oder
Workshops effektiver durchgeführt werden können.
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7 CONNECTINGPEOPLEONLINE
ConnectingPeopleOnline ist ein plattformunabhängiger Dienstleistungsanbieter, der sich auf die
effiziente Zusammenarbeit und erhöhte Produktivität von virtuellen Teams spezialisiert hat.
Neben der Beratung von Veränderungsprozessen in einem Unternehmen ist ein weiteres
Kernprodukt die Begleitung und Moderation von Präsenz-, Hybrid- oder virtuellen Besprechungen
und Workshops sowie die Ausbildung von Moderatoren für online Workshops.
Diese virtuelle Kompetenz wurde über die letzten 10 bis 15 Jahre in Hunderten von
Onlineveranstaltungen mit Klein- und Großgruppen aufgebaut. Viele Erfahrungen über machbare,
sinnstiftende und zielführende Maßnahmen konnten gesammelt werden.
Die zeigt sich auch in den Rückmeldung von Teilnehmer über Veranstaltungen von
ConnectingPeopleOnline. 68% sagen: „sie sind genauso effizient und sinnvoll wie
Präsenzveranstaltungen“ und 5% sagen: „sie sind effizienter als Präsenzveranstaltungen“.
Über das Methodenwissen und die erworbene Praxiserfahrung haben sich bestimmte Online-
Formate bewährt und werden an die jeweiligen Kundenbedürfnisse individuell angepasst: Die
Workshop-Angebote
Virtuelle Strategie,
Virtuelle Führung,
Kulturkompetenz-Workshop,
Agile Development Meetings,
u.v.m.
Beim Ausbildungsangebot wird besonders Wert auf die notwendige Methodenkompetenz gelegt.
Falls sie weitere Information wünschen, kontaktieren sie uns über www.connectingpeopleonline.com
oder office@connectingpeopleonline.com
ConnectingPeopleOnline - Virtuelle Zusammenarbeit optimal gestalten.
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