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Productividad
en mi empresa
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La oficina viene a ser el cerebro de la empresa. La mayoría de
los directivos y profesionales, por no decir todos, controlan
e influyen, o se ven afectados por el modo en que funciona
la oficina. Peso a ello, pocas empresas disponen de un
sistema de formación o de ayuda al directivo que tiene a su
cargo la oficina. Los profesionales expertos en ingeniería,
ciencias, contabilidad, derecho o cualquier otro campo de
especialización, no reciben ayuda alguna en el aprendizaje
sobre el modo óptimo de desempeñar las funciones de oficina.
Además prácticamente ninguna universidad prepara a sus
alumnos para llevar una oficina, mejorar su estilo de dirección
o, al menos, saber cómo trabajar con eficacia en el marco de
su estructura.
El trabajo técnico-administrativo o trabajo de oficina se ha venido
caracterizando en los últimos años por una complejidad creciente
y un avance casi nulo en las soluciones para hacer frente a esta
dificultad. Las consecuencias de tal situación se proyectan en un
triple frente:
Pérdida de productividad en progresión geométrica.
Deterioro de la calidad del servicio al cliente, fundamentalmente
en lo que a plazos de entrega de productos y servicios se refiere.
Aumento de la insatisfacción de los empleados por la pérdida de
la eficacia de sus acciones en el mundo complejo de relaciones en
que se desenvuelve su trabajo.
En muchas empresas u organismos la productividad en el
trabajo de oficina se ha caracterizado en la última década por
una evolución prácticamente nula en relación con las inversiones
que se han realizado en el logro de esa productividad, y ello es
fundamentalmente la resultante de una falta en el cambio de
actitud de parte de los directivos.
Si en las actividades productivas generadoras de bienes y servicios
no se han llevado a cabo aún las reingenierías y mejoras continuas
tendientes a lograr procesos de excelencia, la situación es mucho
más crítica en lo referente a las actividades administrativas.
Cuando de desperdicios (actividades y recursos no generadores
de valor agregado), se trata la cuestión no sólo es detectar,
prevenir y eliminar los mismos, sino detectar la “causa raíz” de
los mismos. De tal forma las posibilidades para su detección,
prevención y eliminación se incrementarán.
Una de las primeras y fundamentales causas de los bajos niveles
de productividad en materia administrativa tiene su origen en
razones políticas, se trate tanto de organismos estatales como
privados, sean estos con o sin fines de lucro. Y acá cuando
hablamos de razones políticas hacemos referencia a la necesidad o
deseo de parte de políticos, funcionarios, directivos o propietarios
de acomodar o pretender ayudar a alguien, o bien pagar un
servicio previo de la otra parte.
Dado que resulta difícil acomodar personas en un proceso
productivo cuando ello no es requerido, lo hacen en las áreas
administrativas. Creando para ello trámites, funciones o
actividades, duplicadas o innecesarias, tendientes a generar el
ámbito para el aumento de personal. Ésta es una situación que
se da con mayor frecuencia en organismos públicos, empresas
no dirigidas por sus propietarios, y entidades sin fines de lucro.
Lo cual resulta claramente de la lógica de gastar lo que no le
pertenece.
Producto
Precio
Promoción
Distribución
Claves de
Mejora
Continua
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