PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO Y CONCILIACIÓN DE INGRESOS

PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y CONCILIACIÓN DE INGRESOS
PROCESO: Gestión Financiera
CÓDIGO: GI-P-005
SUBPROCESO: Gestión de ingresos VERSIÓN: 3
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar el seguimiento de los ingresos recibidos por concepto de contribuciones, con el propósito de verificar la consistencia de
la información financiera registrada en los aplicativos y el cumplimiento de las metas de liquidación y recaudo programadas por la entidad para la vigencia.
ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la realización de conciliaciones de ingresos y finaliza con la generación y análisis de los reportes de gestión de
contribuciones.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Subproceso de
Gestión
Contable
Subproceso de
Gestión de
Ingresos
Subproceso de
Gestión de
Ingresos
Auxiliares
Contables
Reporte de
resumen de
movimientos
por concepto
Reporte de
Gestión de
cobro.
Reporte de
1. Realizar
conciliaciones
de ingresos
2. Realizar cruce
de información
entre reporte de
gestión de cobro
y reporte de
Profesional de
Grupo de
Contribuciones y
Cuentas por Cobrar
Profesional de
Grupo de
Contribuciones y
Cuentas por Cobrar
Al inicio de cada mes se generan a través del aplicativo
de cuentas por cobrar, el reporte de resumen de
movimientos por conceptos del mes anterior y se
registran los valores en la planilla de conciliación con
contabilidad.
Se comparan los saldos que arroja la planilla de
conciliación con las cuentas contables relacionadas con
contribuciones y multas en el aplicativo de contabilidad.
Si se detectan diferencias se revisan las causas, se
hacen los ajustes y se genera la conciliación definitiva
en el formato GI-F-001 y GI-F-002 con el Grupo de
Contabilidad.
Cuando se tenga la conciliación definitiva con
contabilidad de las contribuciones, se registran los
saldos en la planilla de conciliación GI-F-003 con
presupuesto, si se detectan diferencias se verifican las
causas, se hacen los ajustes y se genera la conciliación
definitiva con el Grupo de Presupuesto.
Mensualmente se realiza un cruce de información entre
la cartera por concepto de contribuciones, multas e
intereses de mora y el reporte de gestión de cobro.
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME PAG 1 DE 6 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
CUIDEMOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA
Solicitud soporte
técnico
Correo
electrónico
Conciliación
contribución
especial
movimientos
Realizados GI-F-
001
Conciliación
sanciones
movimientos
realizados GI-F-
002
Conciliación con
Presupuesto GI-
F-003
Memorando
interno GD-F-010
Expediente virtual
Subproceso de
Desarrollo de
soluciones
informáticas
Subproceso de
Gestión
Contable
Subproceso de
control a la
ejecución del
gasto
Subproceso de
Gestión de
Cobro
Superintendenc

PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y CONCILIACIÓN DE INGRESOS
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Subproceso de
Gestión de
Ingresos
Prestadores de
Servicios
Públicos
Domiciliarios
Saldos por
Grupo de
Contribuciones
Reporte de
cuentas
reciprocas
Comunicación
de prestador de
servicios
públicos
domiciliarios
cartera
3.Realizar
seguimiento a
los saldos de
cuentas por
cobrar
4.Gestionar
trámites
saldos
cuentas
cobrar
de
de
por
Técnico de Grupo
de Contribuciones y
Cuentas por Cobrar
Técnico de Grupo
de Contribuciones y
Cuentas por Cobrar
Con esta información se identifican las liquidaciones por
concepto de Contribución Especial que se encuentran
vencidas y que no fueron enviadas al Grupo de Cobro,
se verifica la causa del no envío y se remiten mediante
memorando GD-F-010 con los soportes físicos
autenticados y el expediente virtual para la gestión
correspondiente.
En el caso de multas, se identifica la información que
no se encuentra registrada en el reporte de Gestión de
Cobro y se envía la información mediante correo
electrónico a la dependencia que expidió el acto
administrativo de la sanción, para su gestión pertinente.
Periódicamente se genera el reporte de cuentas
reciprocas, se analiza y se genera la siguiente
información:
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME PAG 2 DE 6 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
CUIDEMOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA
Reporte de empresas que presentan saldos a favor
y saldos de contribución por pagar y se envía al
grupo de cobro para que realice el análisis y
solicite la autorización de cruce de cuentas al
prestador.
Reporte de empresas que solo tienen saldos a
favor, excedentes y anticipos de vigencias
anteriores y se gestiona la circularización en el
formato GD-F-011 solicitando información a los
prestadores para realizar la devolución.
Reporte de saldos a favor de menor cuantía: Se
identifican las partidas de menor cuantía sujetas a
depuración de acuerdo con las políticas contables
establecidas, se presenta el informe para
aprobación por parte del Director Financiero y se
registran en el aplicativo de cuentas por cobrar.
En el evento en que el prestador solicite el cruce de
cuentas, se realiza el registro de cruce de saldos a
favor y/o excedentes contra la cuenta por cobrar en el
aplicativo de cuentas por cobrar.
Correo
Electrónico
Correo
Electrónico
Plantilla Básica
Masiva GD-F-011
Reporte de
saldos a favor de
menor cuantía
Fichas técnicas
de depuración
Registro contable
Memorando
interno GD-F-010
ia Delegada
para
Acueducto,
Alcantarillado y
Aseo
Superintendenc
ia Delegada
para Energía y
Gas
Dirección
Territorial
Subproceso de
Gestión de
Cobro
Empresas
prestadoras de
servicios
públicos
domiciliarios
Proceso
Gestión
Financiera
Subproceso
Gestión de
Tesorería

PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y CONCILIACIÓN DE INGRESOS
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Si el prestador solicita la devolución de los saldos a
favor o excedentes, se verifica que cumpla con los
requisitos establecidos para el giro, se genera un
memorando GD-F-010 y la planilla de devolución GI-F-
008 y se remite al Grupo de Tesorería para su
respectivo trámite.
En el caso en que la entidad no obtenga respuesta del
prestador, se genera el reporte por concepto de
excedentes y se remite al grupo de tesorería para que
realice el respectivo giro a la Dirección de Crédito
Público y del Tesoro Nacional.
Planilla de
devolución de
Saldos a Favor,
Anticipos y
Excedentes a los
Contribuyentes –
GI-F-008
Subproceso de
Gestión de
Ingresos
Reportes de
aplicativos de
contribuciones
y cuentas por
cobrar
5. Generar y
analizar reportes
de gestión
Profesional o
técnico de Grupo de
Contribuciones y
Cuentas por Cobrar
Periódicamente desde el aplicativo de cuentas por
cobrar se generan los siguientes reportes:
Reporte de saldos de cartera de las empresas
prestadoras de servicios públicos domiciliarios por
concepto de contribuciones, multas e intereses de
mora. Con este reporte se verifican los saldos con
los registrados en las conciliaciones con el Grupo
de Contabilidad. Una vez verificada esta
información se remite el informe de cartera al
Grupo de Cobro.
Reporte de recaudo por concepto de
contribuciones. Con este reporte se analiza la
información y se compara con los saldos
registrados en las conciliaciones de los Grupos de
Contabilidad y Presupuesto y se realiza el
seguimiento sobre el cumplimiento del recaudo
del presupuesto de ingresos por concepto de
tasas multas y contribuciones de la entidad.
Si se verifica que las metas no se están
cumpliendo se toman las acciones
correspondientes al cobro de la contribución
Informe de
Cartera
Contribuciones y
Multas
Informe de
Recaudo
Reporte de
prefirmezas
Contribución
Especial
Empresas
Prestadoras de
servicios
públicos
domiciliarios
Subproceso de
Gestión de
Cobro
Subproceso de
Gestión de
Ingresos
Proceso
Gestión
Financiera
Subproceso de
Notificaciones
Superintendenc
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME PAG 3 DE 6 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
CUIDEMOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA

PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y CONCILIACIÓN DE INGRESOS
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
especial.
Reporte de recaudo por concepto de multas: Se
genera el reporte de recaudo registrados en el
aplicativo de cuentas por cobrar para verificar
cuales pagos corresponden a la DGCPTN y al
Fondo Empresarial de acuerdo con la fecha de
firmeza de la multa y se remite la información
mediante memorando GD-F-010 y correo
electrónico al Grupo de Tesorería para el traslado
de recursos correspondientes.
Reporte de prefirmezas de Contribución Especial.
Se identifican las liquidaciones que no tienen
firmeza y se envía la información al Grupo de
Notificaciones para verificar la gestión de este
trámite.
Reporte de prefirmezas de multas. Se identifican
las multas que no tienen firmeza y se envían a las
dependencias que expidieron el acto administrativo
para la gestión pertinente.
Reporte de
prefirmezas
multas
Reportes de
firmezas
Correo
Electrónico
Memorando
interno GD-F-010
ia Delegada
para
Acueducto,
Alcantarillado y
Aseo
Superintendenc
ia Delegada
para Energía y
Gas
Dirección
Territorial
Subproceso
Gestión de
Tesorería
Reporte de prefirmezas contra pagos anticipados.
Se identifican las contribuciones que se encuentran
en prefirmeza y que han realizado el pago
anticipado, se remiten al Grupo de Notificaciones
para que realice la gestión de notificación
pertinente.
Reporte de firmezas contra pagos anticipados. Se
identifican las contribuciones que adquirieron
firmeza y cuyo pago anticipado no ha sido cruzado,
se envía a los técnicos del Grupo para que realicen
los cruces respectivos.
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME PAG 4 DE 6 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
CUIDEMOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA

PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y CONCILIACIÓN DE INGRESOS
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Superintendenci
a Delegada para
Acueducto,
Alcantarillado y
Aseo
Superintendenci
a Delegada para
Energía y Gas
Memorando
interno GD-F-
010
6.Gestionar
trámites
administrativos
de multas
Profesional o
técnico del Grupo
de Contribuciones y
Cuentas por Cobrar
Ante solicitud por parte de las dependencias que
expidieron los actos administrativos de multas, se
realizan los ajustes y/o modificaciones de información
requeridas en los aplicativos de Sancionados y Cuentas
por Cobrar, según el caso.
Direcciones
Territoriales
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
El Grupo de Contribuciones y Cuentas por Cobrar realiza periódicamente informes y
reportes que permiten realizar seguimiento y control a los saldos asociados a
Contribuciones y Multas para verificar la razonabilidad y confiabilidad de los valores
reportados en los estados financieros de la Entidad en concordancia con el Plan
General de Contabilidad Pública
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Conciliación Contribución Especial Movimientos Realizados GI-F-001
Conciliación sanciones Movimientos Realizados GI-F-002
Conciliación con Presupuesto GI-F-003
Memorando interno GD-F-010
Plantilla Básica Masiva GD-F-011
Planilla de devolución de Saldos a Favor, Anticipos y Excedentes a los Contribuyentes – GI-F-
008
DEFINICIONES
Comprobante de Consignación: Documento de registro de pagos en el aplicativo de cuentas por cobrar.
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME PAG 5 DE 6 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
CUIDEMOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA

PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y CONCILIACIÓN DE INGRESOS
ELABORÓ: 2015 09 18 REVISÓ: 2015 09 18 APROBÓ: 2015 09 18
Jeimi Maribel León Silva
Profesional Grupo de Contribuciones y
Cuentas por Cobrar
Nubia Castillo Garzón
Coordinadora Grupo de
Contribuciones y Cuentas por
Cobrar
( Firma)
Nelly González Poveda
Directora Financiera
( Firma)
El documento original firmado reposa en expediente administrado por la Oficina Asesora de Planeación
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME PAG 6 DE 6 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
CUIDEMOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA