10 conseils pour communiquer avec les fournisseurs chinois

10 conseils pour communiquer
avec les fournisseurs chinois
L'un des aspects les plus intimidants d'être un vendeur de marques privées
sur Amazon est de communiquer avec des fournisseurs étrangers. Bien
qu'il existe des manufacturiers partout dans le monde, y compris ici au
Canada, de nombreuses entreprises choisissent d'importer de Chine en
raison de la logistique, de l'efficacité et des prix fantastiques du pays dans
la fabrication de produits dans toutes sortes de niches différentes. Mais
pour accéder aux avantages que peut apporter l'approvisionnement de vos
produits dans un pays comme la Chine, vous devrez apprendre à bien
communiquer avec les fournisseurs chinois.

Heureusement, la plupart des fournisseurs qui exportent vers
l'international sont bien équipés pour accueillir les clients qui ne parlent
pas chinois. La communication peut se faire en anglais, et les
problèmes de langues et de différences culturelles peuvent souvent
être évités grâce à ces 10 conseils pour améliorer la communication
avec les fournisseurs étrangers.
1. Faites beaucoup de recherches avant de commencer une relation professionnelle
Certains problèmes de communication peuvent être évités avant même
que la communication ne commence. Il existe des milliers d'usines en Chine
conçues pour fabriquer des produits et, quelle que soit la spécificité de vos
besoins, plusieurs options s'offrent à vous. Lire des critiques sur des
entreprises manufacturières spécifiques et même poser quelques
questions préliminaires peut vous aider à savoir si un fabricant particulier
que vous envisagez sera ou non un bon communicateur avant même d'aller
de l'avant avec vos affaires.
2. Soyez extrêmement clair, détaillé et complet dans votre demande de devis ''RFQ''
Lorsque vous décidez d'aller de l'avant avec une demande de soumission
ou RFQ (Request for Quotation), soyez aussi détaillé que possible. Incluez
des détails qui peuvent vous sembler évidents ou explicites. Gardez à
l'esprit que votre fournisseur ne peut pas lire dans vos pensées et que tout
détail que vous omettez peut ne pas être pris en compte.
En plus d'être minutieux et de communiquer ce que vous voulez, votre
demande de soumission est également un excellent endroit pour établir
une certaine confiance avec votre nouveau fournisseur. Le cas échéant,
laisser certains aspects de la production ouverts à la suggestion; peut-être
si vous êtes prêt à obtenir des commentaires ou un deuxième avis sur un
matériau utilisé ou un aspect de l'emballage. Ou peut-être pouvez-vous
faire preuve d'une certaine flexibilité sur la quantité de commande si vous
avez déjà élaboré tous les détails de votre produit. Être clair et concis tout
en montrant que vous appréciez l'apport de votre fournisseur est un
excellent moyen de démarrer votre relation professionnelle.
3. Faites une liste de contrôle de la qualité avant le début de la production

Une fois que vous avez dépassé le stade de la demande de soumission
pour passer à la préproduction, exprimez ce que vous attendez avec une
liste de contrôle de la qualité. Faire cela avant même le début de la
production donnera à votre fournisseur la possibilité de poser des
questions ou de faire part de ses préoccupations pour s'assurer que tout le
monde est sur la même longueur d'onde. Les listes de contrôle de qualité
doivent inclure toutes les spécifications exactes de votre produit, y compris
les mesures, les matériaux utilisés, l'emballage, les couleurs et les
étiquettes.
Vous pouvez créer vous-même cette liste de contrôle ou demander l'aide
d'une société d'inspection tierce. Dans tous les cas, assurez-vous d'obtenir
les commentaires de votre fournisseur, en vous assurant que vous avez une
compréhension mutuelle de leurs méthodes de contrôle qualité et de vos
demandes de contrôle qualité.
4. Utilisez un langage simple et concis lors de la communication par courriel ou autre
moyen de communication instantané
Il est important d'être extrêmement détaillé dans les conversations sur les
spécifications de fabrication de votre produit, mais moins lorsqu'il s'agit de
conversations quotidiennes. Étant donné que les courriels sont souvent
passés par une sorte de traducteur, ceux qui ont des questions ou des
concepts compliqués peuvent finir par se perdre dans la traduction.
Inversement, un courriel contenant quelques questions ou commentaires
simples sera beaucoup plus facile à comprendre et à répondre pour votre
fournisseur.
5. Les images et les mesures constituent d'excellentes aides visuelles
Lorsque vous avez besoin de couvrir des sujets plus complexes par courriel,
les aides visuelles, y compris les images et les mesures, sont un excellent
moyen de franchir la barrière de la langue. Par exemple, inclure une photo
d'un échantillon de produit dont vous avez reçu qui indique clairement
quelle partie doit être fabriquée selon des spécifications différentes sera
bien plus facile à comprendre pour un fournisseur qu'un gros bloc de texte.
Pensez à des moyens de simplifier votre courrier électronique avec des
images ou des diagrammes avant de l'envoyer.

6. Faites un suivi téléphonique avec vos fournisseurs le cas échéant
Si la correspondance par courriel est ambiguë ou si vous pensez qu'il y a
une mauvaise communication entre vous et votre fournisseur, n'hésitez pas
à prendre le téléphone et à passer un appel. L'une des différences
culturelles entre la Chine et les pays développés est que certaines
entreprises chinoises cherchent à éviter de demander des éclaircissements
ou d'admettre que quelque chose ne va pas dans le but de sauver la face et
de paraître professionnelles. Un appel téléphonique peut corriger ce
problème; en offrant des éclaircissements et en posant des questions sur
les problèmes potentiels, vous pouvez susciter une réponse qui relance le
processus.
7. Renseignez-vous sur d'autres méthodes de communication préférées comme WeChat ou Skype
WeChat est l'une des applications de messagerie sociale les plus populaires
en Chine. L'application compte plus de 1,2 milliard d'utilisateurs actifs par
mois, et la majorité de ces utilisateurs déclarent utiliser l'application pour
les communications professionnelles. Bien que les courriels soient presque
toujours une option viable, demandez à votre fournisseur s'il préfère
WeChat, Skype ou tout autre service de messagerie. Votre fabricant
appréciera probablement votre volonté d'utiliser sa plate-forme de
communication préférée, ce qui améliorera probablement la
communication.
8. Réduisez les mauvaises opportunités en communiquant avec moins de personnes
Beaucoup d'entre nous ont appris dès leur plus jeune âge comment un
message peut être brouillé entre plusieurs destinataires en jouant au «jeu
du téléphone» étant enfant. Ce concept est vrai à l'âge adulte et devient
encore plus problématique face à une barrière linguistique. Plus la chaîne
de communication est longue, plus il est probable que des détails
importants soient perdus lors de la traduction. Réduisez les
communications inutiles au sein de votre propre organisation et, si
possible, essayez de construire une relation avec une liaison spécifique du
côté de votre fournisseur.

9. Envisagez de faire appel à une société d'inspection tierce comme agent de liaison
Si la communication avec votre fournisseur devient trop longue ou difficile,
profitez de la présence de sociétés d'inspection tierces en Chine. Il existe de
nombreuses entreprises disponibles en Chine qui parlent couramment
l'anglais et le chinois, conçues pour résoudre tous les problèmes de
communication pouvant survenir lors d'une communication à l'étranger.
Avoir une liaison tierce facilitera non seulement la communication, mais
vous donnera également des yeux et des oreilles sur le terrain qui peuvent
réellement visiter les usines pour inspecter vos produits et assurer le
contrôle de la qualité. Tous les vendeurs Amazon n'auront pas besoin de
services tiers, mais ils constituent un excellent investissement pour
certaines personnes, en particulier lors de la montée en puissance de la
production à grande échelle.
10. Planifiez une rencontre en personne avec votre fournisseur
Si vous avez le temps et l’argent (et après la COVID-19) organiser une visite
à l’usine de votre fournisseur est un excellent moyen de nouer des relations
pour une relation à long terme et d’obtenir un aperçu de première main de
tous les tenants et aboutissants de la fabrication de votre produit. Les
importateurs qui font l'effort de voyager à travers le monde pour rendre
visite à leur fournisseur montrent à ce fournisseur à quel point ils veulent
faire des affaires et créer une relation durable.
La communication en face à face sera toujours supérieure à la
communication technologique. Ceci n'est pas une option pour tout le
monde, mais il peut être une expérience formidable et enrichissante pour
ceux qui peuvent en profiter.
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