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Startseite
Wenn Ihr Euch eingeloggt habt, seht Ihr direkt auf der „Startseite“ die Euch zugewiesenen Rechnungsbelege.
Relevant für Euch sind die Freigabepunkte Abteilungsleiter und Freigabe Sonstiges. In letzterer landen Rechnungen, die Euch
manuell zugewiesen wurden, z.B. weil der Lieferant noch nicht angelegt ist oder die KI etwas nicht richtig ausgelesen hat. In
beiden Fällen kommen diese Belege zunächst im „Backoffice“ an und müssen händisch zugeteilt werden.
Die angezeigten Spalten könnt Ihr selbst konfigurieren. Das geht ganz einfach über das Einstellungsrädchen und dann einfach
ab-/auswählen.

Rechnungsprüfung Pt. 1
Wenn Ihr eine Rechnung auswählt, wird sie Euch zur Sichtprüfung angezeigt. „ER“ bedeutet nichts anderes als Eingangsrechnung.
Falls Euch ein Beleg fälschlicherweise zugewiesen wurde, könnt Ihr ihn unter dem 3-Punkte-Menü entsprechend delegieren.
Bevor Ihr das macht, schaut bitte zunächst in die Stellvertretungsregelung am Ende des Dokuments. Ihr seid ggf. in
Stellvertretung zuständig für die Rechnungsprüfung.

Rechnungsprüfung Pt. 2
Prüft zunächst bitte, ob die Rechnung im richtigen Mandanten, sprich in der korrekten GmbH gelandet ist, und ob der
Lieferant/Kreditor korrekt erkannt wurde. Das sollte die Maschine im Idealfall richtig machen. Den Lieferanten könnt Ihr selbst
verändern, sofern dieser bereits angelegt ist. Der Mandant/die GmbH kann nur in der Freigabestufe 2 „Freigabe
Geschäftsführung“ korrigiert werden. Bitte hinterlasst ggf. einen entsprechenden Hinweis im Kommentarfeld.

Rechnungsprüfung Pt. 3
Im Anschluss bitte die sachliche Richtigkeit der Rechnung prüfen:
• Stimmt die Rechnungsanschrift?
(ACHTUNG! „LINDEMANN HOTELS“ o.ä. ohne eine zusätzlich ausgewiesene Betriebs-GmbH, z.B. LINDEMANN’S GmbH, ist
keine korrekte Rechnungsanschrift!)
• Stimmt die Ware oder Leistung?
• Stimmt der Preis?
Rechnungsnummer, -datum und weitere Daten werden im Hintergrund ausgelesen und können/müssen von uns nicht
bearbeitet werden.
Passt alles, dann einfach auf „Bestätigen“ klicken. Dann wandert der Beleg in die 2. Freigabestufe „Prüfung Geschäftsführung“.
Nach einer Freigabe/Ablehnung wird automatisch der nächste Beleg angezeigt.

Rechnungskorrekturen
Solltet Ihr sachliche Fehler in einer Rechnung feststellen, die eine Korrektur der Rechnung benötigen, fordert diese bitte
selbständig beim Lieferanten/Geschäftspartner an.
Bitte lehnt den Beleg dann mit einem Hinweis auf den Fehler und Eurem Kürzel im
Kommentarfeld auf der rechten Seite ab. Die Rechnung wartet im „Backoffice“ auf die
angeforderte Korrektur.
Korrigierte Rechnungen bitte an rechnung@lindemannhotels.de bzw. im Falle der Bude54 an rechnung@bude54.de senden
lassen.
Im besagten Kommentarfeld können grundsätzlich natürlich auch andere relevante Hinweise zur Rechnung, die Ihr für wichtig
erachtet, hinterlassen werden.

Weitere Funktionen
Suche
Das Suchfeld und der Filter dienen wie die Namen schon sagen zum
Auffinden bestimmter Belege oder Lieferanten. Da sich idealerweise
nicht allzu viele Belege in Eurem Workflow ansammeln sollten, sind
diese Suchen wohl eher nachrangig zu betrachten

Stellvertretung
Für längerfristige Abwesenheiten (Urlaub, krank etc.) wurden im Vorfeld Stellvertreter definiert. Diesen Stellvertretern werden
immer auch Belege angezeigt, die nicht „primär“ zu Ihrer Abteilung oder zu einem gewohnten Lieferanten gehören.
Um diese Belege müsst Ihr Euch natürlich nur kümmern, wenn der Hauptverantwortliche über das übliche „Frei“ hinaus
abwesend ist. Bitte, falls relevant, die Belege auch mit Lieferscheinen oder Angeboten abgleichen

Belege, die manuelles Eingreifen benötigen Pt. 1
1. Kein Freigabeberechtigter zugeordnet >> Backoffice
Aufgrund der Vielzahl an neuen Lieferanten oder im Falle von amazon-Rechnungen kann die KI nicht alle Belege direkt
einem Bearbeiter zuordnen. Diese Belege landen im Backoffice unter „Sonstige Belege“ und müssen bitte manuell
zugewiesen werden – das Handling ist analog „Rechnungsprüfung Pt. 1 und Pt. 2“

Belege, die manuelles Eingreifen benötigen
1. Kein Mandant gefunden >> Beleg verschieben
Bei Belegen, die nicht erkannt oder zugewiesen werden konnten, wie Kassenbons muss manuell der richtige Mandant
zugewiesen werden. In der Belegansicht unter dem 3-Punkt-Menü „Beleg verschieben“ klicken, die richtige GmbH auswählen
und zuweisen. Bei den Bons ist es zu 99% die Bude54. Nach dem Verschieben wird die Rechnung entweder dem richtigen
Bearbeiter zugeordnet oder landet im Backoffice >> dann siehe oben

Belege, die manuelles Eingreifen benötigen
2. Bilder >> an den Beleg heften, alternativ löschen
Wenn es sich um Bilder aus Anhängen handelt, können diese entweder gelöscht oder einfach via „Schneiden / Heften“ mit
dem dazu gehörigen Beleg verbunden werden, auch wenn dieser bereits in einer anderen Freigabestufe liegt.
Dazu im 3-Punkt-Menü "Schneiden / Heften" auswählen. In der dann angezeigten Ansicht die "Trenner" entfernen und ggf.
den eigentlichen Beleg noch per Drag&Drop an die erste Stelle ziehen, Anwenden und fertig.
Das funktioniert auch bei Belegen, die eine separate Anlage in der Mail (z.B. Fliegel) haben.