CURSO INTERMEDIO DE EXCEL. - Cursos ITESO

CURSO INTERMEDIO DE EXCEL.
INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE OCCIDENTE.
Parte 1. Entorno de trabajo.
RECONOCER EL ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL.
NUMERA E IDENTIFICA CADA UNO DE LOS ELEMENTOS DE LA PANTALLA.
Referencia de celda
Barra de formula.
Barra de menú
Barra de titulo
Botón minimizar
Botón restaurar
Barra de herramientas estándar
Botón cerrar
Barra de herramientas formato
Ventana del libro de trabajo
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Barra de estado
Barra de dibujo
Area de mensajes
Area indicadora de teclado
Cursor del ratón
Celda activa
Recuadro de nombre
Icono de control de la aplicación

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Checa si puedes explicar brevemente su función.
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Icono del menú de control de ventana
Barra de titulo de venta
Cabecera de columnas
Botón minimizar
Botón maximizar
Cuadro de división vertical de ventana
Flecha de desplazamiento
Cuadro de desplazamiento
Barra de desplazamiento
Cuadro de tamaño diagonal
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VENTANA DE LIBRO DE TRABAJO.
Cuadro de división horizontal de ventana
Cuadro de división de etiquetas
Botones de desplazamiento de etiquetas
Cuadro de selección completa

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DESPLAZAMIENTO DENTRO DE UN LIBRO DE TRABAJO.
BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
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Desplazar a la primera
etiqueta
Desplazar a la etiqueta anterior
Desplazar a la siguiente etiqueta
NOS PERMITEN
MOVERNOS A TRAVÉS
DE TODA LA HOJA DE
CALCULO DONDE
ESTAMOS SITUADOS,
SE MANEJA POR
COLUMNAS Y FILAS.
Desplazar hasta la última etiqueta
CUADRO DE NOMBRES
POSICIONADA EN
LA BARRA DE
FORMULAS, AL
ESCRIBIR LA
CELDA DONDE
QUEREMOS ESTAR,
P.E. Z24, NOS
LLEVA A ESA
NUEVA POSICIÓN.

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DESPLAZAMIENTO POR MEDIO DE TECLADO
Para moverse celda por celda hacia el lado derecho, se debe de presionar el botón Tab.
Las flechas ayudan a moverse hacia todas las direcciones una celda por vez.
Se pueden hacer combinaciones de teclas para facilitar el movimiento:
Ctrl te lleva a la fila 65536
Ctrl te lleva a la columna IV
Ctrl te lleva a la fila 1
Ctrl te lleva a la columna A
Ctrl inicio te lleva a la celda A1
Ctrl fin te lleva a ________________
Av Pág Recorre __________ filas
Re Pág Recorre __________ filas
Movimiento con Menú
En el menú edición,
Vas a la
opción Ir a...
Y en el
cuadro de
referencia
escribes la
celda a la que
deseas ir
PARA HACER UNA NUEVA HOJA DE TRABAJO:
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Tienes las siguientes opciones.
OPCION 2.
Vas a darle un clic con el lado derecho del mouse a la etiqueta de la hoja y va a salir el
siguiente cuadro.
OPCIÓN 3.
Abigail Hernández
VAS A LA OPCIÓN INSERTAR Y
SALDRÁ EL SIGUIENTE
CUADRO DE DIALOGO.
OPCION 1.
Ve al menu insertar y
eliges hoja de calculo.
Escoges La
Opción Que
Desees, Hoja
Excel, Hoja De
Gráfico, Etc.

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Presionas las teclas alt i y la tecla h, que corresponde a hoja de calculo y vuelve a salir en
cuadro de dialogo ya mencionado y escoges el tipo de hoja a insertar.
PARA BORRAR UNA HOJA DE TRABAJO
OPCIÓN 2. Estando Posicionado En La Hoja a borrar, vas al menú edición y escoges la opción
PARA SELECCIONAR VARIAS HOJAS DE TRABAJO.
Si se quieren seleccionar todas las hojas del libro de trabajo, lo que se hace es darle un clic con el lado
derecho del mouse a la etiqueta de la hoja y darle un clic a la opción.
Si se quieren seleccionar solo ciertas hojas, lo que hay que hacer es, mantener oprimida la tecla shift,
e ir dando un clic a las hojas a seleccionar.
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OPCIÓN 1.Das un clic con el
lado derecho del mouse sobre
la etiqueta de la hoja y un clic a
la opción eliminar.

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PARA MOVER O COPIAR UNA HOJA A OTRO LUGAR:
Opción 1. Se le da clic con el lado derecho del mouse a la hoja seleccionada y elegir la opción
Escoges el libro a donde se va a llevar y la
ubicación exacta donde va a quedar, si
quieres copiarla das un clic al cuadro crear
una copia.
Si creaste una copia, debes de renombrar la hoja nueva, ya que queda con el nombre anterior y un
número entre paréntesis. P.e. jorge(2).
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Parte 1. Entorno de trabajo.
Administración de archivos.
Creación de un archivo nuevo.
Paso 1. Realiza cualquiera de las siguientes opciones.
a) Dar un clic en el menú archivo, opción nuevo.
b) Con el teclado, presionar las teclas Ctrl+U
c) Dar un clic en la herramienta nuevo de la barra de botones estandar.
Creación de un archivo nuevo en base a un archivo existente y abierto.
Paso 1. Realiza cualquiera de las opciones del paso 1. De la página anterior.
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Paso 2. En el cuadro de dialogo que
aparece, selecciona la carpeta general
y el icono libro, después, da clic a
aceptar.

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Paso 4. Dale otro nombre al archivo nuevo.
PARA GUARDAR UN ARCHIVO:
Ve a menú archivo, opción guardar, o guardar como, la primera vez es lo mismo, solo cuando
quieras guardarlo en otro lugar o con otro nombre, de la segunda vez en adelante es guardar
Como, otra forma de guardar es presionar las teclas Ctlr g y sale el siguiente cuadro de dialogo.
Subir un nivel
(carpeta)
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Buscar en favoritos
Después de
poner el
Mostrar en lista, detalles o
nombre, y
propiedades.
seleccionar
la carpeta o
unidad
donde se va Comandos/propiedades, (conectar a unidad de
a guardar, red, ordenar, etc).
aquí se
selecciona
el tipo de
archivo a
grabar.
Según sean
¿Cuántos tipos de archivos existen? Escribe 4 y menciona su uso:
Paso 2. Dale
clic a la
carpeta
soluciones
hoja de
cálculo y
selecciona el
icono del
archivo a
abrir.
Paso 3. El
programa
renombra el
archivo
añadiéndole
un 1. (p.ej.
Factura1.xls).
Hacer nueva carpeta

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Dentro del cuadro de dialogo guardar, existe un botón llamado opciones, el cual sirve para darle
una contraseña a los archivos para que solo los usuarios que la conozcan, puedan modificarlos, otra
opción muy importante es el crear siempre una copia de seguridad, ya que si el archivo se daña o
se borra, esta copia tiene la información guardada.
Vas a realizar el siguiente ejercicio:
1. Escribe en A1 tu nombre
En A2 pon tu dirección
En A3 anota tu teléfono
En A4 tu e-mail
En A5 tu extensión dentro del Iteso
2. Graba tu archivo con 2 nombres diferentes
2. Ya que hayas grabado tu archivo, ve otra vez a grabar como y ve a los botones y
presiona c/u.
3. Anota aquí que diferencia ves entre cada opción.
Otras formas de guardar:
Existen otras formas de guardar directas dentro del Menú Archivo, las cuales guarda
automaticamente el archivo con un tipo determinado para su uso posterior, como por ejemplo, el
guardar como Html, hace que nuestra hoja se prepare para ser publicada en internet, vinculada o
modificada dentro de un programa que maneje el lenguaje de Hipertexto.
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Parte 1. Entorno de trabajo.
Barra de Herramientas y botones.
Abigail Hernández
BARRAS DE HERRAMIENTAS.
Existen más de 20 barras de herramientas en Excel, pero las principales y más utilizadas son la
barra de formato y la barra estándar.
Ejercicio:
Anota en el cuadro siguiente, las funciones que tienen los botones del menú formato.
Podemos modificar La posición de las barras de herramientas dentro de nuestra hoja de una
manera muy fácil.
Junto a cada barra de herramientas, podemos visualizar unas líneas blancas, que indican el inicio
de la barra.

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Si das un clic y lo sostienes, la barra se mueve, de tal manera que queda flotando sobre la
pantalla, debes elegir su nueva posición, en cualquiera de los costados de tu hoja y soltar el botón
del mouse.
Puedes cambiar de posición cuantas barras desees, pero ten en cuenta que tu área de trabajo se
va a ver reducida cada vez que aumentes barras a la misma.
Ejercicio:
Haz que tu hoja se asemeje al dibujo siguiente y comenta con tus compañeros y maestras las
ventajas y desventajas de tener distribuida de esta manera tu pantalla.
Abigail Hernández
PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS.
En la barras de herramientas predefinidas, existen ciertos botones que nos ayudan o facilitan el
trabajo, pero existen otros botones que no aparecen en las barras y podemos anexarlos para
realizar nuestro trabajo con mayor rapidez.
INCORPORACION DE BOTONES A LA BARRA.
Supongamos que queremos incluir el botón de seleccionar area de impresión, en vez de ir
al menú archivo y buscar dicha opción.

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PASO 1. Desde el menú ver, selecciona barra de herramientas y presiona personalizar.
Paso 2. Dale un clic a la carpeta comandos y checa que este en la categoría archivo, y en la
columna comandos, mueve la barra de desplazamiento y dale un clic sostenido a el botón deseado,
sin soltar el mouse, coloca el botón en la barra de herramientas.
Abigail Hernández

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PARA REALIZAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONAL
Vuelve a realizar el paso 1 y en la carpeta barra de herramientas, vas a dar un clic al
botón Nueva.
Aparece el siguiente cuadro de dialogo, escribes el nombre que deseas y aceptas.
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En la parte superior
izquierda del cuadro de
dialogo personalizar
aparece tu nueva barra
de herramientas, en la
cual vamos a ir colocando
los botones.

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Vas a ir llevando de la columna de comandos a tu barra personalizada los botones que necesites.
Ya que tengas todos los botones deseados, sólo toma tu barra y arrástrala hasta la posición que
desees que quede, como ya aprendiste.
Abigail Hernández

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Parte 2. Elementos básicos de una hoja de Cálculo.
INTRODUCCIÓN DE DATOS.
Excel acepta dos tipos básicos de datos de entrada para una celda: constantes y formulas. Las
constantes se engloban en tres categorías; valores numéricos, valores e tipo texto y valores de
fecha y hora.
Excel también reconoce otros valores especiales constante como los valores de error y los lógicos.
Un valor numérico es un dato de entrada que incluye los números del 0 al 9 y algunos caracteres
especiales como (+-*/E.e,$%). Cualquier entrada que contenga otro carácter sera valor de texto.
Para introducir valores de tipo numérico, seleccionamos la celda e introducimos el número. Al irlo
introduciendo, el número aparece en la barra de fórmula y en la celda activa. La barra vertical
intermitente que aparece en la barra de fórmula se llama punto de inserción.
Al introducir valores, la barra se transforma y aparecen dos botones nuevos en la barra de formulas
Existe otro botón que aparece junto a los anteriores, dibújalo y menciona para que sirve:
INTRODUCCIÓN DE VALORES EN LISTA:
Al introducir una serie de datos, como los días de la semana o meses, podemos realizar esta acción
de manera, casi automatica realizando acciones como la siguiente:
Abigail Hernández
El botón
cancelar anula
la acción.
El botón
acepta los
datos.
Escribes los dos primeros
datos de tu rango, y los
seleccionas, tomas el
punto que aparece en la
parte inferior y lo
arrastras, hasta la
posición que desees.

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Otra manera de hacer esto mismo, es en el menú Edición, en la opción rellenar.
Tomando un ejemplo similar al anterior, vamos a colocar en A1 una fecha y seleccionar un rango
pequeño, de ahí, vamos a menú edición y en rellenar, tomamos la opción series.
En la Unidad de tiempo, checamos que sea fecha, vamos a dar un incremento de 3 y aceptamos:
El resultado es el siguiente:
Que otras funciones le encuentras a la opción rellenar?
Abigail Hernández

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INTRODUCCIÓN DE COMENTARIOS:
Cada celda o rango, además de tener un contenido y un formato, puede incluir un comentario
especial, donde se anote una frase o un dato importante.
Estos comentarios, pueden ser borrados o modificados, vuelve a realizar los pasos anteriores y en
ves de día de pago, escribe pagar colegiatura del kinder, realiza de nuevo estos pasos y borra el
comentario.
PROTEGER HOJAS Y CELDAS:
Por omisión, Excel “protege o bloquea” las
hojas de calculo, pero para realizar una
protección segura, debemos de ir al menú
herramientas, y escoger que es lo que
vamos a proteger, después, se seleccionan
las opciones de lo que vamos a proteger
dentro de la hoja o libro y escribir la
contraseña. Algo muy importante es que
después de habilitar la protección no
podemos modificar un elemento protegido,
si lo intentamos, Excel nos muestra un
mensaje de error.
Abigail Hernández
Le das un clic con el lado derecho del mouse
a la celda elegida, y otro en insertar
comentario, aparece el siguiente cuadro,
donde vas a colocar el dato que se vería de
la siguiente manera.

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CREACIÓN DE FORMULAS
Excel ofrece más que simples operaciones básicas, podemos escribir complejas formulas
estadísticas, financieras y de otros tipos, con la ayuda del asistente para formulas.
Lo primero que debemos de conocer es que en Excel, siempre se requiere que las formulas inicien
con = independientemente de cual sea el tipo de formula a utilizar, bien sea realizando
operaciones con celdas o con funciones escritas:
=C2+C4 =SUMA(C2:C8) =PROMEDIO(A3,A4) =$A$1*B2 =HOY ()
= Este signo indica que los caracteres que le siguen constituyen una
fórmula.
Los demás signos los veremos a en su momento.
¿CÓMO INTRODUCIR UNA FORMULA?
Es tan sencillo como posicionarse en una celda en blanco y escribirla. Si te fijas, en la barra de
formulas aparece la formula y en la celda aparece el resultado.
Abigail Hernández
HAY QUE POSICIONARSE EN
LA CELDA DONDE DESEAMOS
EL RESULTADO
EN LA BARRA DE
FORMULAS, APARECE EL
LA FORMULA ESCRITA
OTRA MANERA ES POSICIONARSE EN LA BARRA DE
FORMULAS Y ESCRIBIR LA FORMULA.
SI QUIERES REALIZAR UNA SIMPLE
SUMATORIA, PUEDES AUXILIARTE CON ESTE
BOTON.
SI NO SABES COMO HACER UNA FORMULA,
ACUDE AL MENU INSERTAR, FORMULA O AL
BOTON FX, DE BARRA DE HERRMIENTAS.

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PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES:
El termino precedencia indica el orden en el que Excel ejecuta los cálculos en una formula,
y sigue las reglas:
1. Se procesan en primer lugar las expresiones que se encuentran entre paréntesis.
2. La multiplicación y la división se ejecutan antes que la suma y la resta.
3. Los operadores consecutivos con el mismo nivel de precedencia se calculan de
izquierda a derecha.
Ejercicio:
Introduzcamos en una celda vacía los siguientes datos:
=4+12/6
Si presionamos enter podemos ver como resultado el número 6. Excel divide primer 12
entre 6 y luego suma el resultado (2) a 4.
Ahora introduce la siguiente formula en la celda siguiente:
=4*12/6
El resultado es 8, en este caso el resultado es el mismo independientemente que Excel
reste o divida en primer lugar.
Para modificar el orden de precedencia podemos utilizar los paréntesis, vamos a realizar el
siguiente ejercicio donde las formulas contienen los mismos valores, pero los paréntesis
están ubicados en diferente lugar y por consecuencia, los resultados son diferentes:
FORMULA RESULTADO
=3*6+12/4-2 19
=(3*6)+12/(4-2) 24
=3*(6+12)/4-2 11,5
=(3*6+12)/4-2 5,5
=3*(6+12/(4-2)) 36
USO DE REFERENCIAS DE CELDA DENTRO DE LAS FORMULAS.
Una referencia de celda identifica una celda o un rango en un libro de trabajo, si tu creas
una formula que contenga una referencia, quiere decir que vinculas la formula con otras
celdas de tu hoja o de tu libro de trabajo.
En la hoja1, escribe en A10 el número 16, ahora ve a la hoja 2 y en a1 escribe:
=4* dale un clic a la etiqueta hoja1 y otro clic a la celda a10 y da enter.
Escribe aquí lo que pasa:
Ahora ve de nuevo a la celda A10 y cambia el contenido por el número 4, ¿que crees que
pase con la celda A1 de la hoja2?
Abigail Hernández

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SIGNOS IMPORTANTES:
Si quieres hacer una sumatoria o cualquier formula en la que intervengan rangos de
celdas, en vez de escribir cada una de las celdas, podemos mencionar estos rangos de la
siguiente manera:
=suma(a1:a10) ó =suma(a1,a10)
EL SIGNO : QUIERE DECIR HASTA, lo cual significa que va a sumar (en este caso) desde la celda
a1, incluyendo a2, a3, a4, a5, a6, a7, a8, a9 y la a10.
EL SIGNO , QUIERE DECIR Y, esto es, sólo va a sumar (en este caso) las celdas a1 y a10.
INTRODUCCIÓN DE REFERENCIAS:
REFERENCIAS RELATIVAS:
Se refieren a las celdas por sus posiciones en relación a la celda que contiene la formula.
REFERENCIAS ABSOLUTAS:
Identifican las celdas por su posición fija en la hoja de cálculo. $A$2
EL SIGNO $ QUIERE DECIR QUE ES UNA CELDA ANCLADA, QUE SIEMPRE SE VA A
REALIZAR LA OPERACIÓN CON ESA CELDA, p.ej. EN LA FILA 2 EN LA COLUMNA A SIN
CAMBIAR DE LUGAR.
REFERENCIAS MIXTAS:
Contienen una referencia absoluta y una relativa. =$A1, esto quiere decir que la
coordenada de la columna A es absoluta y la de la fila 1 es relativa.
VALORES DE TEXTO
La mayoria de los valores de texto son tratados de la misma manera que los valores
numérícos.
Si en la celda A1 tengo la palabra amarra y la quiero poner en e12, pongo en esta última
=a1, pero si quiero poner el contenido de a1 y el de a2 que es navajas juntas en la celda
e12, tengo que poner =a1&a2 enter.
Abigail Hernández

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DENOMINACIÓN DE CELDAS Y RANGOS.
Podemos asignar nombres a celdas y a rangos para utilizarlos dentro de nuestras
formulas. Esto nos ayuda a identificar mejor nuestro trabajo.
Imaginemos que somos una empresa que tiene 3 vendedores(marcela, juan y roberto) y
que cada uno nos reporta ventas en diferentes días, y debemos sacar el porcentaje que
les vamos a dar de comisión. Si vas al cuadro de nombre de la barra de formulas,
teniendo la celda seleccionada, puedes cambiar el nombre de la celda.
De la misma manera se denominan los rangos.
Otra opción es señalar un rango,
Para hacer referencia a esas celdas, sólo con poner
el nombre nuevo, podemos manipular
infamación para realizar formulas y otras
actividades.
Abigail Hernández
Te vas al menú
insertar, opción
nombre, y eliges
definir, después
te sale el rango
que seleccionaste
checas que esté
correcto y
cambias el
nombre.

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Parte 3. Gestión de bases de datos y listas.
Pasa los siguientes títulos a Excel, iniciando en la celda A1.
DEPTO. APELLIDO NOMBRE FECHA CONTR. FECHA NAC.SEXO SALARIO EDAD
Ve al menú datos y dale clic a la opción formulario y llena la ficha:
Para pasar de un renglón a otro, usa la tecla tab, ya que llegues al botón nuevo, da un enter y así
creas un nuevo registro. (también puedes utilizar el Mouse, si te es más cómodo).
Abigail Hernández

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Vas a tomar los datos de la siguiente lista:
DEPTO. APELLIDO NOMBRE FECHA CONTR. FECHA NAC. SEXO SALARIO EDAD
VENTAS GUIRADO LORENA 16/05/74 15/03/49 32200
COMPRAS LATORRE LAURA 16/01/93 19/10/66 57300
ALMACEN BECERRA ANTONIO 23/10/94 24/04/51 49400
MKT RODRIGUEZ JOSE 2/05/84 7/10/56 42000
CONTABILIDAD ALVAREZ FRANCISCO 3/11/88 19/07/41 33290
VENTAS CORRAL LUISA 27/08/85 17/08/60 59950
COMPRAS ASUNCION DOLORES 20/04/93 26/06/61 36700
ALMACEN CASADO ALEJANDRA 18/03/87 5/04/58 45200
MKT RETES MANUEL 9/08/85 15//09/52 56300
CONTABILIDAD LUNA ANTONIETA 6/12/91 8/10/47 33600
VENTAS PEREZ MAURICIO 28//12/97 22/03/58 33433
VENTAS ALANIZ ARACELI 2/05/84 15/06/52 27633
COMPRAS FERNANDEZ CARMEN 28/12/83 2/11/61 45200
ALMACEN CASTRO KARLA 16/05/94 4/10/65 56700
MKT LOPEZ ERIKA 16/01/93 21/01/71 25870
CONTABILIDAD CASTILLO RAFAEL 23/10/97 22/11/76 56489
COMPRAS PONCE ARMANDO 2/05/84 15/03/45 36984
ALMACEN RUIZ RICARDO 3/11/88 17/08/60 45870
MKT ANDRADE RODRIGO 27/08/85 26/06/61 35874
CONTABILIDAD SOLARES GUILLERMO 20/04/93 5/04/58 56987
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ORDENAR LISTAS:
Al terminar de capturar la información podemos ordenarla alfabéticamente. Para hacerlo se utiliza
el comando Ordenar del menú datos.
PASO1. Posicionate en cualquier celda escrita de tu tabla.
PASO2. Ve al menú datos, selecciona la opción Ordenar, en ese momento se selecciona
automáticamente toda la tabla de datos y sale el siguiente cuadro de dialogo.
La lista queda ordenada de la siguiente manera:
Puedes hacer las ordenaciones que quieras repitiendo los pasos anteriores.
Abigail Hernández
Da un clic sobre el
cuadro de ordenar por
y pon apellido.
En Luego por, deja
nombre.
Checa que todas sean
de manera
ascendente y que este
seleccionado SI en la
lista de
encabezamiento, y da
un clic al botón
aceptar.

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DEPTO. APELLIDO NOMBRE FECHA CONTR. FECHA NAC. SEXO SALARIO EDAD
VENTAS ALANIZ ARACELI 2/05/84 15/06/52 27633
CONTABILIDAD ALVAREZ FRANCISCO 3/11/88 19/07/41 33290
MKT ANDRADE RODRIGO 27/08/85 26/06/61 35874
COMPRAS ASUNCION DOLORES 20/04/93 26/06/61 36700
ALMACEN BECERRA ANTONIO 23/10/94 24/04/51 49400
ALMACEN CASADO ALEJANDRA 18/03/87 5/04/58 45200
CONTABILIDAD CASTILLO RAFAEL 23/10/97 22/11/76 56489
ALMACEN CASTRO KARLA 16/05/94 4/10/65 56700
VENTAS CORRAL LUISA 27/08/85 17/08/60 59950
COMPRAS FERNANDEZ CARMEN 28/12/83 2/11/61 45200
VENTAS GUIRADO LORENA 16/05/74 15/03/49 32200
COMPRAS LATORRE LAURA 16/01/93 19/10/66 57300
MKT LOPEZ ERIKA 16/01/93 21/01/71 25870
CONTABILIDAD LUNA ANTONIETA 6/12/91 8/10/47 33600
VENTAS PEREZ MAURICIO 28//12/97 22/03/58 33433
COMPRAS PONCE ARMANDO 2/05/84 15/03/45 36984
MKT RETES MANUEL 9/08/85 15//09/52 56300
MKT RODRIGUEZ JOSE 2/05/84 7/10/56 42000
ALMACEN RUIZ RICARDO 3/11/88 17/08/60 45870
CONTABILIDAD SOLARES GUILLERMO 20/04/93 5/04/58 56987
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FILTROS
Ya que tienes creada la base de datos, puedes realizar búsquedas de información especifica, y/o
extraer información de ella. Para hacerlo debemos de espcificar un flitro de búsqueda. Filtrar es uno
de los métodos más sencillos que tiene Excel para trabajar con datos.
FILTROS AUTOMATICOS:
Estos se utilizan para ralizar flitraciones rápidas, haciendo coincidir el contenido de la celda o
introduciendo sencillos criterios específicos. Es un proceso de ocultar todas las filas, salvo las que
contengan o cumplan dichos criterios.
Para utilizar estos filtros, basta con posicionarse en una celda escrita de la tabla. Entonces elegimos
autofiltro desde el submenu filtros del menú datos.
En automático, en la lista van a aparecer unas flechas desplegables sobre la fila de los títulos.
Lo siguiente, es darle un clic a alguna de esas flechas y se despliega el contenido( que son las
variables que puede tener el filtro)
Abigail Hernández

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Observa que al momento de presioanarla opción que deseas, -en este caso fuimos a sexo y
seleccionamos h-, la flecha se vuelve azul y cuando soltamos el mouse, nos muestra sólo los
empleados hombres.
Podemos hacer cuantas combinaciones deseemos o requiramos. Vamos a ver cuantos hombres son
del departamento de MKT.
Ejercicio:
Ya sabes los pasos que debes de seguir, anota cuantos empleados fueron:______
Para quitar estos filtros debes de volver a las flechas azules, que indican que el filtro
esta activo y presiona la opción todas, repita la operación cuantas veces lo necesites,
hasta no tener filtros activos.
Vamos a entrar a terrenos mas especifico.
Como verás, nos
muestra los más jóvenes de la lista.
Abigail Hernández
Vas a seleccionar la opción Las 10 mas, y en el siguiente
cuadro de dialogo seleccionas las 5 inferiores por ciento, y la
tabla nos muestra los datos que se incluyan este criterio.

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Ahora vamos a conocer otra opción, llamada PERSONALIZAR.
Podemos introducir uno o dos criterios dentro del cuadro de dialogo Filtros Personalizados y
seleccionar un operador de entre los que Excel ofrece.
Vamos a seleccionar la columna salario y en el primer cuadro
seleccionamos es mayor que, y la cantidad 33433.
Y resulta la siguiente tabla.
Abigail Hernández

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Realicemos ahora, una combinación de filtro personalizado.
¿Cuantos elementos encontraste?__________
Abigail Hernández

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Parte 3. Subtotales.
Los subtotales son útiles para conocer datos específicos dentro de un listado, y podemos visualizar
los detalles, los subtotales según el criterio que se le determino y el total general.
PASO1. Lo primero que tienes que hacer es volver a ordenar la lista por departamento.
PASO2. Ahora vas a ir al menu datos, opción subtotales.
Puedes incluir cuantos subtotales quieras, incluyendo combinaciones de promedios y subtotales.
En el siguiente cuadro, vas a ver los botones, practica con tu maquina y explica para que sirve
cada uno.
Explica
en que
te puede
servir
esta
función en
tu trabajo diario:
Abigail Hernández
En para cada cambio en:
elige Depto.
Puedes usar cualquier
función, como promedio,
contar, suma, etc., en
esta ocasión usaremos
suma.
Y cada título aparece en
Agregar subtotal a:
Elegimos salario. Y das
aceptar.

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Abigail Hernández

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Parte 4. TABLAS DINÁMICAS
Una tabla dinámica es un tipo especial de tabla que resume la información de ciertos campos de
una lista o base de datos.
El asistente de tablas dinámicas nos lleva de la mano para realizarlas, ya que en él se especifican
los campos en los que se está interesado.
Copia la siguiente tabla en tu hoja de cálculo.
AÑO TRIMESTRE # CATALOGO MEDIO UNIDADES VENTAS
1992 1 2354 CORREO 149 2384
1992 1 2345 CATALOGO 76 1216
1992 1 2342 MAIL 123 1968
1992 2 2442 PERSONAL 54 864
1992 2 4120 CORREO 132 2112
1993 2 4120 CATALOGO 432 6912
1993 1 4120 MAIL 424 6784
1993 1 4120 PERSONAL 134 2144
1993 1 3456 CORREO 324 5184
1993 2 3456 CATALOGO 149 2384
1993 1 3456 MAIL 76 1216
1993 2 3456 PERSONAL 123 1968
1993 1 1345 CORREO 54 864
1993 2 1345 CATALOGO 132 2112
1993 3 1345 MAIL 432 6912
1993 4 1345 PERSONAL 424 6784
1993 3 1345 CORREO 134 2144
1993 2 2342 CATALOGO 324 5184
1994 4 2342 MAIL 149 2384
1994 2 2342 PERSONAL 76 1216
1994 1 2342 CORREO 123 1968
1994 3 2345 CATALOGO 54 864
1994 2 2342 MAIL 132 2112
1994 2 2442 PERSONAL 432 6912
1994 3 4120 CORREO 424 6784
1995 2 4120 CATALOGO 134 2144
1995 2 4120 MAIL 324 5184
1995 1 4120 PERSONAL 149 2384
1995 3 3456 CORREO 76 1216
1995 3 3456 CATALOGO 123 1968
1995 1 3456 MAIL 54 864
1995 3 3456 PERSONAL 132 2112
1995 2 1345 CORREO 432 6912
1995 2 1345 CATALOGO 424 6784
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Ahora vas al menú datos y presiona asistente para tablas dinámicas.
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Checa que
este
seleccionado
el primer
punto, que
es lista o
base de
datos de
excel y pulsa
siguiente.
Revisa que
este bien la
selección
en el área
de rango y
pulsa
siguiente.
Ve desplazando los botones como
se ve en el cuadro siguiente:

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El botón ventas lo vas a arrastrar al
área de datos, dale dos clic y
aparecerá el cuadro de dialogo:
Debe de quedar suma de ventas en
el cuadro de datos, presiona
siguiente y después, va a aparecer el
siguiente cuadro:
Lo dejas así como esta, si es que quieres que se haga una hoja nueva con los datos, o si quieres
que se incluyan en una hoja de calculo existente, pulsas la opción y das un cliic con el mouse a la
celda donde quieres que se posicione la tabla dinámica.
El resultado sería de esta manera:
Suma de VENTAS TRIMESTRE
AÑO 1 2 3 4 Total general
1992 5568 2976 8544
1993 16192 18560 9056 6784 50592
1994 1968 10240 7648 2384 22240
1995 3248 21024 5296 29568
Total general 26976 52800 22000 9168 110944
Practica combinaciones de tablas dinámicas y escribe aquí las combinaciones resultantes:
Abigail Hernández
Independientemente de
la función que esté
señalada, por esta vez
vamos a buscar resumir
suma.
Presiona el botón

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Parte 5. Gráficas.
SELECCIÓN DE RANGOS IMPARES:
Las listas de datos, nos dan información importante para de ahí, tomar decisiones. Pero algunas
veces, solamente queremos tomar una parte de esos datos que nos interesan y omitir todas las
demás, esto nos pasa, sobre todo al momento de graficar, ya que alguna columna nos puede
estorbar en la realización de nuestras gráficas.
Lo que puedes hacer es seleccionar rangos diferentes.
Volviendo al ejemplo de los subtotales, vamos a graficar las columnas de Departamento y Salario.
Selecciona la primera columna (departamento) y presiona la tecla Ctrl, sin soltarla selecciona la
columna segunda (salario).
Ahora vamos al botón de asistente para
gráficos y aparecerá el siguiente cuadro de dialogo.
Vas a Seleccionar la gráfica que más convenga a tus
datos y pones siguiente.
Después vas a decidir si lo quieres por filas o por
columnas y pulsas siguiente.
Abigail Hernández

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En este cuadro de diálogo, vas a revisar cada una
de las carpetas y vas a cambiar los datos que
consideres prudentes, ya que termines, pones
siguiente.
La siguiente parte es totalmente práctica.
Puedes dar el formato a la gráfica como
rótulos de datos, títulos, etc.
Abigail Hernández
El siguiente cuadro nos
pregunta dónde poner el
gráfico. Tu decides...

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Parte 6. IMPRESIÓN.
SELECCIONAR ÁREA DE IMPRESIÓN.
En ocasiones, necesitamos imprimir sólo cierta parte de la información que tenemos en
una hoja de trabajo, y no sabemos como hacerlo, en vez de copiar sólo esta información,
pod PASO1. Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el rango de celdas a
imprimir.
PASO1. Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el rango de celdas a imprimir.
PASO2. Presiona el botón Establecer área de impresión de la barra de herramientas.
El bloque seleccionado se verá de la siguiente manera:
Se verá una línea punteada alrededor de la misma.
PASO3. Ve al botón de visualizar de la barra de herramientas y presionalo.
La pantalla se verá de la siguiente manera:
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PASO4. Observa la nueva barra de herramientas que aparece:
Sirve para
vizualizar
mas de
cerca o de
lejos la
hoja.
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Despliega el cuadro de
dialogo de impresión, que
nos da las opciones de
cantidad de copias,
elección de páginas a
imprimir, selección de
impresora, etc.

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Nos despliega el cuadro de dialogo
Configurar páginas, con sus carpetas
correspondientes, en la carpeta Página
podemos optar por cambiar la
orientación a vertical u horizontal, o
ajustar el texto a determinada escala, o
cambiar el tamaño de papel, por
ejemplo.
La carpeta Márgenes, nos da las
opciones de cambiar el margen de
la hoja en todos sus lados y de
centrar en forma vertical u
horizontal el texto.

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Todas estas opciones, debes de observar ANTES DE MANDAR A IMPRIMIR!! Y hablando
de opciones, observa en cada uno de los cuadros que se han visto en esta sección, tienen
al lado derecho un botón de opciones.
Abigail Hernández
La carpeta configurar
página, nos da la
posibilidad de
seleccionar un pie de
pagina o un
encabezado
predeterminado por el
programa, o realizarlos
de manera
personalizada,
presionando los
botones.
La carpeta Hoja, da la
opción de imprimir las
líneas de división
(cuadros de celda), los
títulos de fila y columnas
(A,B,C, 1,2,3,) imprimir
en calidad de borrador, o
imprimir las hojas en un
orden determinado.

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OPCIONES DE IMPRESORA:
A veces, seleccionamos todo muy bien y cuando mandamos a imprimir, nos sale movido o
cortado el trabajo, una razón puede ser que en tu programa tienes seleccionado un
tamaño de papel y en tu impresora tienes otro, o que la orientación en la impresora no es
la misma que la de tu programa entre otras cosas.
Checa todo esto antes de imprimir y obtendrás mejores resultados.
Faltaron de revisar varios botones, estos te corresponden a ti, pruébalos y escribe aquí su
función.
Abigail Hernández