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SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GDOC-PR-006
SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 15-02-2011
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: CLASIFICACIÓN Y ETIQUETADO DE LA
INFORMACIÓN
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PROCEDIMIENTO DE CLASIFICACIÓN Y
ETIQUETADO DE LA INFORMACIÓN

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1. INFORMACIÓN GENERAL
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GDOC-PR-006
SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 15-02-2011
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: CLASIFICACIÓN Y ETIQUETADO DE LA
INFORMACIÓN
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1.1 OBJETIVO Garantizar la clasificación y etiquetado de la información de los
procesos de la Entidad.
1.2. RESPONSABLE Líder Proceso de Gestión Documental
1.3. ALCANCE Aplica a los documentos que soportan la operación de la
Superintendencia de Sociedades y por ende del Sistema de Gestión
Integrado.
1.4. DEFINICIONES Característica de la información, tanto en documentos físicos como
en medios digitales, están reguladas por la Tabla de Retención
Documental y complementada por la Entidad con la Tabla de Trámites
que son el soporte del control y flujo de los documentos en el Sistema
de Información Documental.
2. CONDICIONES GENERALES
Clasificación: Carácter que se otorga a la información contenida, ya
sea en soporte digital, análogo, electrónico o físico, de acuerdo con los
niveles asociados a la Confidencialidad.
Medios de Almacenamiento: es un dispositivo para grabar o
almacenar información (datos).
Activos de Información: Toda información de valor para la Entidad,
sin importar el medio en el que se encuentre.
2.1. Los documentos que se gestionan en la Superintendencia de Sociedades a través del
Sistema de Información Documental clasificarán su nivel de confidencialidad acorde
con las tablas de retención documental GDOC-F-008 TRD y a la tabla de trámites
GDOC-F-009
2.2. Cada soporte papel o otros medios electrónicos o digitales que sea susceptible de ser
identificado físicamente y que contenga información clasificada como confidencial,
debe estar marcada como de reserva de lo contrario será catalogada como Publica
2.3. A los documentos que han sido marcados como de reserva documental y que cumplan
el tiempo de retención, se les cambiará su nivel de confidencialidad en el sistema de
información, lo que automáticamente inhabilita el sello del documento.

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SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GDOC-PR-006
SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 15-02-2011
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: CLASIFICACIÓN Y ETIQUETADO DE LA
INFORMACIÓN
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2.4. Cuando exista un error en la clasificación del documento y se haya utilizado el sello de
reserva documental, sólo es válida su modificación con la firma del responsable de la
mesa de control de la ventanilla de radicación en la ciudad de Bogotá y para las
intendencias regionales será válida la firma del responsable del proceso de radicación
o modificación de radicaciones en cada sede.
2.5. Por ninguna circunstancia los documentos impresos de nivel de reserva deben ser
reutilizados para impresión, escritura a mano o cualquier otro propósito.
2.6. En cada una de las dependencias deben dar tratamiento especial a los documentos
marcados con reserva documental por el nivel de confidencial que se le ha conferido.
2.7. Los documentos marcados como de reserva documental, que por cualquier
circunstancia fueron impresos como copias del sistema de Información Documental y
que su uso haya terminado, deberán ser destruidos.
2.8. Los documentos desde borradores deben ser tratados con el mismo grado de
confidencialidad que los documentos en versión final y deben ser protegidos con
controles de Seguridad similares. Utilizando el check-in y/o check-out del Sistema de
Información Documental.

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3. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
3.1 CONVENCIONES
3.2 DETALLE
2
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GDOC-PR-006
SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO Fecha: 15-02-2011
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 003
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Inicio Actividad Decisión
Conector de página Conector de actividades
Flujograma Descripción Responsable
NO
1
SI
Inicio
Coordinación de Actividades
Solicitar la revisión y actualización de la clasificación
de la información, establecidos en las TRD y en la
tabla de trámites. Realizar por lo menos una vez al
año
Revisión y Actualización de niveles de
clasificación
Es un nuevo trámite? Se asigna nivel de
clasificación y si antiguo se verifica y modifica la
Clasificación para actualizar la TRD y/o tabla de
trámites y la actualización de las mismas.
Asignar su nivel de clasificación
Identificar si sigue vigente la clasificación
establecida o debe ser actualizada.
Consolidar la actualización de la clasificación de la
información y actualizar los documentos asociados
cuando corresponda al proceso de Información
Documental y remitir la información al líder de la
Seguridad de la Información para los fines
pertinentes
Lider Gestión
Documental
Lideres de los
procesos y jefes
de dependencias
Líderes de
proceso
Líderes de
proceso
Líderes de
Gestión
Documental
Documentos o
formatos
e-mail con las
TRD GDOCF-
008, TRD,
GDOC-F-009
tabla de
trámites.
Puntos
de
control

SI
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PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 003
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INFORMACIÓN
Flujograma Descripción Responsable
1
¿Hay cambios?
Actualizar la clasificación de los activos de
información cuando proceda
Etiquetar la Información
Utilizar un sello o etiqueta para rotular el
documento de acuerdo a la clasificación,
dependiendo del trámite asociado cuando ingresa
el documento a la Entidad por la ventanilla y de
salida en el SID.
Seguimiento
4. ANEXOS Y REGISTROS
Se cumplió el requerimiento de clasificación?
• GDOC-F-008 TABLA RETENCION DOCUMENTAL
• GDOC-F-009 TABLA DE TRÁMITES
5. CONTROL DE CAMBIOS.
Fin
Líder de
seguridad de la
información
Coordinador de
Gestión
Documental
Líder de
Gestión
Documental
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Documentos o
formatos
Aplicativo ERA
Sistema de
Gestión
documental
Un radicado
electrónico
Versión Vigencia Vigencia Identificación de los cambios Responsable
Desde Hasta
001 26-11-09 20-06-2010 Creación del documento Coordinador Gestión
Documental
002 30-06-2010 15-02-2011 Por una acción correctiva se ajusta la
Clasificación de Confidencialidad de la
información. Se elimina tabla 2.1
Coordinador Gestión
Documental
003 15-02-2011 Por recomendación de la Auditoria de
Certificación del Ssitema de Gestión de
Seguridad de la Información, se incluye la
característica
documental.
de la información
Elaboro : Profesional G. Documental Reviso: Profesional G. Documental Aprobó: Coordinador Gestión Documental
Fecha : 14-02-2011 Fecha : 15-02-2011 Fecha : 15-02-2011
Puntos
de
control
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