Cómo organizar reuniones - Emprendedores

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habilidades
Sigue al pie de la
letra el orden del día
de la reunión y
evita distracciones
en esa reunión”, subraya Vicente, profesor
del Instituto de Empresa.
Informa a los asistentes del por qué y del
para qué. “Es decir, debes hacer una convocatoria
personalizada donde expliques
a cada uno de los asistentes los objetivos
que se pretenden cubrir en la reunión, el
plan de trabajo que se llevará a cabo, quién
va a conducir esa reunión, para qué le
estás convocando y qué es lo que esperas
de él”, añade Vicente.
Prepara los contenidos que se van a tratar
durante la reunión. “Es decir, todos deben
hacer muy bien los deberes, no sólo el
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Cómo ‘combatir’ a los ‘perturbadores’
No están todos los que
son, pero sí son los principales
‘perturbadores de
la paz’ que se deben eliminar
de toda reunión. Si
los tienes controlados, te
será más fácil conducir el
encuentro. Miller explica
cómo reconocerlos y
cómo combatirlos:
Interminable. Tiene bue-
nas intenciones, pero peca
de ‘pesado’. “Aun teniendo
ideas que aportar, tiende a
repetirse y a eternizarse”.
Debes interrumpir con ama-
bilidad sus monólogos.
“Agradécele sus ideas, reco-
nócele su valor y centra la
atención en otra cosa: Per-
dona que te interrumpa. Me
parece interesante tu idea y
me gustaría saber si alguien
desea comentarla…”.
Repetitivo. Aunque se
haya pasado de tema, sigue
en sus trece. “Dale las gra-
cias por su idea y cede la
palabra a otro”. Invítale a
que siga el orden del día.
‘Sabelotodo’. Da igual de
lo que se hable porque cree
que sabe de todo. Déjale
hablar, porque puede que
aporte algo bueno, pero
abrevia sus intervenciones.
Irrelevante. Piensa que
aporta grandes cosas, pero
sus propuestas son irrele-
vantes. “Recondúcele al
tema en cuestión. Si no
surte efecto, el único reme-
dio es obviarle con educa-
ción, por ejemplo, dándole
la palabra a otro y aparen-
tando no darnos cuenta de
que quiere hablar”.
Jefe. Usa su autoridad
cuando sus ideas no son
aceptadas por la mayoría.
Sé firme junto a la mayoría.
que convoca sino también el que asiste.
Mucha gente acude a las reuniones esperando
un poco el qué. El error ahí está ya
de partida, porque la gente no sabe por
qué se le está convocando”, afirma este
experto del Instituto de Empresa.
Eso no procede. ¡Al grano!
Otro aspecto que debes considerar es el de
controlar la reunión para que se cumpla el
orden del día establecido previamente,
“evitando todos aquellos temas que no
tengan relación con él y no procedan. Mi
experiencia me dice que nos salimos con
demasiada frecuencia del objetivo de la
reunión”, reconoce Vicente.
En la misma línea de importancia está el
hecho de realizar un resumen de todo lo
que se está tratando y debatiendo en el
encuentro: “Ahí deben aparecer los compromisos
adoptados. La gente es un poco
Negativo. No aporta nada
positivo y siempre tiene una
visión pesimista del asunto.
Intenta que se enriquezca
con las ideas del grupo e
invítale a que aporte alguna.
Despistado. Impuntual y
ausente durante gran parte
de la reunión. Oblígale a leer
el orden del día y la docu-
mentación aportada.
Conspirador. Crea grupi-
tos y confabulan. Se debe
interrumpir la reunión hasta
que se den cuenta que
molestan o “interpelar a uno
de ellos para preguntarle si
tiene alguna propuesta rela-
cionada con lo que se está
discutiendo”.
‘Antitodo’. Polémico nato
sin más opción que la de lle-
var la contraria siempre de
forma irrespetuosa. Exígele
que deponga su actitud y
expúlsale, llegado el caso.
recelosa de hacer resúmenes, por lo que
de compromiso conlleva”. Y por último, y
también fundamental para que las reuniones
sean eficaces y rentables, “un análisis
detallado, introspectivo e individual
de todo lo que ha acontecido en esa reunión
para saber qué es lo que ha ido bien y
mal. Este último aspecto escasea muchísimo”,
considera Vicente.
Javier Escudero
Más a fondo
Organice sus reuniones de manera
óptima. Robert F. Miller, Gestión 2000
Cómo dirigir y animar reuniones
de trabajo. B. Demory, Deusto
¡Adiós a las reuniones improductivas!
Andrés Senlle, Gestión 2000
Ilustraciónes: Marcos Balfagón