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Controla la puntualidad, mantén a raya a los perturbadores...
Cómo organizar reuniones
¿Quién no ha asistido a una reunión? Prácticamente, todos. Y ¿cuál ha sido la
sensación? Hay opiniones para todos los gustos, pero existe una idea generalizada
de que muchas son innecesarias y suponen una pérdida de tiempo y dinero, porque
todas implican un coste. De acuerdo: no todas las reuniones se deberían hacer,
pero las que se hagan deben planificarse. ¿Cómo? Te lo explicamos a continuación.
Las reuniones en sí no son las que
hacen perder el tiempo, sino las
personas que participan en ellas.
Es cierto que el mundo de los
negocios peca de excesiva ‘reunitis’. Se
convocan muchas y el coste es excesivo
para las organizaciones. Según Diego
Vicente, profesor de liderazgo del Instituto
de Empresa (IE), que cita datos de la
revista Business Week, “para hacerse una
idea de la magnitud, en Estados Unidos se
realizan cerca de 11 millones de reuniones
diarias y el gasto que conlleva con respecto
a una empresa es del 10% del coste
de su plantilla”. Pero también es cierto
que muchas de esas reuniones son necesarias
e inevitables.
Entonces, ¿qué se puede hacer? Es fundamental
planificarlo todo al detalle. Antes
de nada, lo primero que debes preguntarte
es si convocar una reunión es lo más
adecuado. ¿Y cómo lo puedes saber?
¿Cuál es el objetivo?
Según Robert F. Miller, experto en habilidades
directivas, debes tener en cuenta
qué es lo que pretendes conseguir, es
decir, cuál es el objetivo. “Si pretendes,
por ejemplo, distribuir información, puedes
elegir entre la reunión, el memorando
o el informe. Si se trata de resolver un
conflicto interno, es mejor llamar a los
afectados uno a uno para allanar el camino.
Una decisión mayoritaria puede obtenerse
convocando una reunión para
solicitar votación a mano alzada, por
correspondencia o por teléfono, si los
votantes conocen de antemano las infor-
maciones pertinentes a la cuestión”. Pero
también es posible que sea necesario
debatirla. En ese caso, “pueden impartirse
instrucciones por medio de un manual,
pero la naturaleza del tema tal vez haga
necesaria una reunión explicativa”, asegura
este experto en su libro Organice sus
reuniones de manera óptima.
En el caso de que se pretenda, por ejemplo,
influir sobre las opiniones de otros,
“puede ser adecuado convocar una reunión
o, quizá, sea mejor intentarlo en conversaciones
individuales. Una propuesta
bien redactada e ilustrada de manera
impactante puede ser tan eficaz para captar
un cliente como una presentación verbal.
En cambio, si se quiere fomentar el
espíritu de equipo, la reunión es quizá el
instrumento idóneo”, subraya Miller.
Y ¿cuál es el coste?
Otro aspecto que debes valorar previamente
es el coste de la reunión. “Al tomar
la decisión de convocarla, es recomendable
comparar su coste con el de las posibles
alternativas. El único caso en el que es
posible obviar este dato es cuando la

‘Hoja de ruta’ para evitar sesiones de trabajo caóticas e interminables
productivas y rentables
Reglas de oro para una planificación exitosa
Con los deberes hechos. Así es como se debe acudir a una reunión.
La improvisación puede ser eficaz para algunas actividades, pero
nunca para una reunión. Planificación, planificación y planificación.
Todo lo demás es un error y una pérdida de tiempo … ¡y de dinero!
Pasaba por aquí y... La clave
para que una reunión tenga éxito es
que todos acudan con los deberes
hechos. Nuestro papel como partici-
pantes –seamos el organizador o un
invitado– es intentar prever qué es lo
que vamos a necesitar para el des-
arrollo de la reunión y qué es lo que
esperan de nosotros. “En muchas
reuniones, se escucha eso de: Pues
los datos de ese tema los tengo en el
despacho. Cada uno debe hacer un
ejercicio de previsión, de análisis a
futuro de lo que va a necesitar, de lo
que se le va a requerir”, subraya
Vicente, que recuerda que eso tam-
bién incluye plantearse uno mismo si
es necesaria o no su presencia en la
reunión.
‘Check-in’ y ‘check-out’. Lo
ideal sería que el organizador o el
encargado de dirigir la reunión hiciera
una pequeña presentación explican-
do los motivos de la convocatoria y
abriera un turno de palabra para que
cada uno diga lo que espera de ella.
“Los asistentes deberían hacer un
pequeño check-in para decirle a los
demás por qué está ahí y con qué
ánimo participa, es decir, qué espera
de la convocatoria. Y también un
check-out para saber si se han cum-
plido sus expectativas”, destaca el
profesor del IE.
Se acaba el tiempo. “La aten-
ción deja de ser sostenida y atenta a
partir de los 45 minutos. Pasado ese
tiempo, por fatiga, el participante
deja de escuchar y atender. Más allá
de una hora con la misma actividad
es contraproducente y deja de ser
eficaz. La reunión se puede alargar
más en el tiempo siempre y cuando
se varíen los temas o la actividad (es
decir, haciendo descansos). Si a partir
de ese tiempo no le ofreces a la
gente cosas interesantes o más inte-
resantes desconecta”.
Hacer equipo
Si se pretende
fomentar el
espíritu de equipo,
convocar a sus
miembros a una
reunión es quizá el
instrumento más
idóneo. También si
se quiere debatir
una o varias
propuestas y
buscar una
decisión
mayoritaria.
El camarote de los Marx.
¿Cuál es el número idóneo de asis-
tentes? ¿Es mejor número par o
impar? “Es cierto que en ocasiones
se busca adoptar determinadas deci-
siones siendo impar para inclinar la
balanza hacia la mayoría. Pero no es
una buena forma para tomar decisio-
nes, porque siempre quedará la opi-
nión de la minoría. Si lo que se busca
es adoptar una decisión que englobe
a todos y en la que se vean represen-
tados de cara al compromiso, debería
dar igual y, en todo caso, sería mejor
par, porque ahí es donde se ve la ver-
dadera riqueza de las opiniones. El
impar valdría para reuniones atasca-
das o con asistentes poco maduros
para decidir”.
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reunión se hace imprescindible e inevitable”,
afirma Miller.
Una de las fórmulas para calcular el
coste es la de considerar el salario de los
asistentes y el valor del tiempo empleado
(“la duración media suele ser de dos
horas”, apunta Vicente). Así, se puede
multiplicar el tiempo por el número de
asistentes y valorarlo según el salario por
hora de cada uno de ellos.
Tal y como explica Miller, “consideremos
una reunión de 10 personas cuyo coste/horario
para la empresa sea de dos jefes
de departamento a 120 euros la hora, tres
jefes de sección a 90 euros la hora, tres
contables a 48 euros la hora y dos secretarias
a 18 euros la hora. Juntar a este grupo
durante dos horas, sin contar el tiempo
de preparación de la reunión por parte de
cada uno de ellos, le cuesta a la empresa
unos 1.380 euros”. A esto habría que sumarle
el coste de los medios materiales y
los refrigerios y, si los hubiera, el alquiler
del local y los desplazamientos.
Y también ten en cuenta las limitaciones
o restricciones de la propia naturaleza de
la reunión. “Si no es posible contestar afirmativamente
a las siguientes preguntas, la
reunión será una pérdida de tiempo: ¿Dispongo
de tiempo para prepararla?, ¿tendrán
tiempo para prepararse los demás
asistentes? y ¿estarán disponibles y dispuestos
a asistir?”, destaca Miller.
Meterse en faena
Tras seguir los pasos anteriores, decides
finalmente que convocar una reunión es la
opción más acertada. ¿Qué debes hacer?
Determina cuál va a ser el orden del día.
“Es decir, qué es lo que quieres tratar y
qué personas se hacen indispensables
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La reunión no es
siempre la opción
más eficaz para
resolver un tema
Errores que no se deben cometer
Planifica, que algo queda. No olvides que imprevistos siempre puede haber,
pero si lo tienes todo atado a priori habrá menos sorpresas. Recuerda no perder
nunca la referencia de cuál es el objetivo de la reunión, sigue al pie de la letra el
orden del día que has fijado previamente y anima a todos a que participen.
Ser impuntual. Debes
dar ejemplo y ser el prime-
ro en estar en la sala habili-
tada para la reunión. No
permitas las impuntualida-
des de los asistentes y crití-
calas en público para que
el impuntual se de cuenta
de su error. Para evitar
imprevistos y demoras che-
quea previamente que todo
funcione: el sistema de
refrigeración de la sala, el
equipo de proyección (si lo
vas a utilizar), el tentempié,
la documentación…
No seguir el orden de
la reunión. Debes ser
implacable en este sentido.
Si has establecido previa-
mente 4 o 5 puntos a tra-
tar, esos deben ser y no
otros los que se debatan
durante la reunión. Corta
cualquier intervención que
se aleje del orden del día e
infórmales de que puede
ser objeto de otra reunión.
“Los temas más importan-
tes se deben colocar al
principio de la reunión. Eso
te ayudará a ganar legitimi-
dad para próximas ocasio-
nes. Por regla general, se
suele empezar por lo más
intrascendente, dejando lo
más importante para el
final, cuando las fuerzas
están ya debilitadas”, seña-
la Vicente, profesor del IE.
Intentar tratar
muchos temas. Es pre-
ferible diseñar una reunión
corta con pocos temas a
tratar que intentar sobre-
cargar el encuentro. Las
reuniones interminables
son menos productivas que
las cortas. ¿Qué número de
temas es el apropiado?
Pues depende de la com-
plejidad de lo que se trate.
No permitir opiniones
diferentes. Para
que la reunión sea más rica
en contenidos debes per-
mitir que todos participen
aportando ideas –incluso
animar a aquellos que se
muestren reticentes–, pero
siempre que sean cons-
tructivas. No toleres las
salidas de tono ni las ideas
que ataquen a alguno de
los participantes.
Eternizar la reunión
porque no se acuerda
lo que pretendes.
Relacionada con la anterior,
debes evitar que la reunión
acabe agonizando. Puedes
acudir a la reunión con
ideas preconcebidas y
defenderlas, pero de ahí a
imponerlas por ostentar la
autoridad no es aceptable.
Dejar que se creen
grupos. La reunión tiene
que seguir un orden de pre-
sentación del tema a deba-
tir y de turno de palabra,
respetando al que habla sin
que se formen grupos
alternativos que enturbien
el encuentro.
No tomar nota de los
compromisos adquiridos.
Se podrían grabar las
reuniones para después
hacer un resumen de los
compromisos acordados,
pero en ocasiones no es
posible por falta de mate-
rial y en otras por falta de
tiempo. Lo mejor es que
cada uno haga sus propias
anotaciones y se pongan
en común entre todos.
No cumplir los compromisos
adquiridos.
Los acuerdos son para
cumplirlos. Un error es
obviarlos por no ser de
nuestro agrado.

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Sigue al pie de la
letra el orden del día
de la reunión y
evita distracciones
en esa reunión”, subraya Vicente, profesor
del Instituto de Empresa.
Informa a los asistentes del por qué y del
para qué. “Es decir, debes hacer una convocatoria
personalizada donde expliques
a cada uno de los asistentes los objetivos
que se pretenden cubrir en la reunión, el
plan de trabajo que se llevará a cabo, quién
va a conducir esa reunión, para qué le
estás convocando y qué es lo que esperas
de él”, añade Vicente.
Prepara los contenidos que se van a tratar
durante la reunión. “Es decir, todos deben
hacer muy bien los deberes, no sólo el
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Cómo ‘combatir’ a los ‘perturbadores’
No están todos los que
son, pero sí son los principales
‘perturbadores de
la paz’ que se deben eliminar
de toda reunión. Si
los tienes controlados, te
será más fácil conducir el
encuentro. Miller explica
cómo reconocerlos y
cómo combatirlos:
Interminable. Tiene bue-
nas intenciones, pero peca
de ‘pesado’. “Aun teniendo
ideas que aportar, tiende a
repetirse y a eternizarse”.
Debes interrumpir con ama-
bilidad sus monólogos.
“Agradécele sus ideas, reco-
nócele su valor y centra la
atención en otra cosa: Per-
dona que te interrumpa. Me
parece interesante tu idea y
me gustaría saber si alguien
desea comentarla…”.
Repetitivo. Aunque se
haya pasado de tema, sigue
en sus trece. “Dale las gra-
cias por su idea y cede la
palabra a otro”. Invítale a
que siga el orden del día.
‘Sabelotodo’. Da igual de
lo que se hable porque cree
que sabe de todo. Déjale
hablar, porque puede que
aporte algo bueno, pero
abrevia sus intervenciones.
Irrelevante. Piensa que
aporta grandes cosas, pero
sus propuestas son irrele-
vantes. “Recondúcele al
tema en cuestión. Si no
surte efecto, el único reme-
dio es obviarle con educa-
ción, por ejemplo, dándole
la palabra a otro y aparen-
tando no darnos cuenta de
que quiere hablar”.
Jefe. Usa su autoridad
cuando sus ideas no son
aceptadas por la mayoría.
Sé firme junto a la mayoría.
que convoca sino también el que asiste.
Mucha gente acude a las reuniones esperando
un poco el qué. El error ahí está ya
de partida, porque la gente no sabe por
qué se le está convocando”, afirma este
experto del Instituto de Empresa.
Eso no procede. ¡Al grano!
Otro aspecto que debes considerar es el de
controlar la reunión para que se cumpla el
orden del día establecido previamente,
“evitando todos aquellos temas que no
tengan relación con él y no procedan. Mi
experiencia me dice que nos salimos con
demasiada frecuencia del objetivo de la
reunión”, reconoce Vicente.
En la misma línea de importancia está el
hecho de realizar un resumen de todo lo
que se está tratando y debatiendo en el
encuentro: “Ahí deben aparecer los compromisos
adoptados. La gente es un poco
Negativo. No aporta nada
positivo y siempre tiene una
visión pesimista del asunto.
Intenta que se enriquezca
con las ideas del grupo e
invítale a que aporte alguna.
Despistado. Impuntual y
ausente durante gran parte
de la reunión. Oblígale a leer
el orden del día y la docu-
mentación aportada.
Conspirador. Crea grupi-
tos y confabulan. Se debe
interrumpir la reunión hasta
que se den cuenta que
molestan o “interpelar a uno
de ellos para preguntarle si
tiene alguna propuesta rela-
cionada con lo que se está
discutiendo”.
‘Antitodo’. Polémico nato
sin más opción que la de lle-
var la contraria siempre de
forma irrespetuosa. Exígele
que deponga su actitud y
expúlsale, llegado el caso.
recelosa de hacer resúmenes, por lo que
de compromiso conlleva”. Y por último, y
también fundamental para que las reuniones
sean eficaces y rentables, “un análisis
detallado, introspectivo e individual
de todo lo que ha acontecido en esa reunión
para saber qué es lo que ha ido bien y
mal. Este último aspecto escasea muchísimo”,
considera Vicente.
Javier Escudero
Más a fondo
Organice sus reuniones de manera
óptima. Robert F. Miller, Gestión 2000
Cómo dirigir y animar reuniones
de trabajo. B. Demory, Deusto
¡Adiós a las reuniones improductivas!
Andrés Senlle, Gestión 2000
Ilustraciónes: Marcos Balfagón