archivistica- cesar gutierrez.pdf - Prospectiva informacional del ...

Archivística
César Gutiérrez Mufioz

PONTIFXCLA UNIVERSIDAD CAT~LICA DEL PERÚ
FACULTAD DE LJ3TRAS Y CIENCIAS HUMANAS
César Gutiérrez MuÍíoz
Materiales de Enseñanza de la Facultad de Letras
y Ciencias Humanas
1991

Esta edición se hace en concordancia con lo dispuesto por la legislación sobre
derechos de autor.
- Ley 13714-
Art. 69.- "Pueden ser reproducidas y difundidos breves fragmentos de obras
literarias, científicas y artísticas, y aún la obra entera, si su breve extensión y
naturaleza lo justifican; siempre que la reproducción se haga con fines culturales y
no comerciales, y que ella no entrañe competencia desleal para el autor en cuanto
al aprovechamiento pecuniario de la obra, debiendo indicarse, en todo caso, el
nombre del autor, el título de la obra y la fuente de donde se hubiere tomado".
O Pontificia Universidad Católica del Perú.
Oficina de Publicaciones para la Docencia.
Derechos Reservadas conforme a ley.
Lima, 1991
Primera edición

"En la formación del archivero han de contribuir, en partes
iguales, la Universidad y el Archivo General ak la Nación,
aquella en el aspecto teórico, es& en el práctico. Para el
estudiante de Archirvlogúl, el archivo es lo que el hospiial
para el cursanie de Medicina, el laboratorio para el de
Química y el tribunal para el de Derecho."
Mari0 Bnceño Perozo

INDICE
Presentación,
por César Gutiérrez Muna .....................................................................................
Introducción al archivo,
por Elio Lodolini .....................................................................................................
Archivos: breve Utforrriación sobre su hktoria,
por José Pedro Esposel ............................................................................................
El problema fundamental de la archivíktica: la naturaleza y
el ordenamiento del archivo, por Elio Lodolini .....................................................
Los archivos, memoria de la huntanida4
por Jean Favier ........................................................................................................
Nuestra memoria y los archivos,
por María del Carmen Pescador del Hoyo ..............................................................
Introducción a la planifiacidn de los archivos,
por Bruno Delmas ...................................................................................................
El valor del documento en un sistema de archivos,
por Manuel Romero Tallafigo ................................................................................
Ubicación de la selección,
por Manuel Vázquez ...............................................................................................
7
11
15
19
30
52
58
68
75
82

Programa de selecciún documental,
por Manuel Vázquez ............................................................................................... 89
Los lineantientos de la función archivfstica en los archivos permanentes,
por Heloísa Liberalli Beiiotto ..................................................................................
Clasificación y ordenación,
por Antonia Heredia Herrera ................................................................................... 106
Necesidady condiciones de un programa descriptivo de archivos
en nuestros dfas, por Vicenta Cortés Alonso .......................................................... 124
Concepto de conservación y principios éticos,
.- .-
por Vicente Vinas y Ruth Vinas .............................................................................. 145
Instalacidn: local, equipo y material,
por Vicenta Cortés Alonso ...................................................................................... 151
Causas de destrucciún de los materiales de archivo y biblioteca ..........................
Normas para la conservación de documentos en los archivos
administrativos del sector público nacional del Perú ............................................
Los archivos en países desarrollados: una contribución al
desarrollo nacional, por Wiifred 1. Smith .............................................................. 159
La consulta archivfstica,
por Aurelio Tanodi .................................................................................................. 167
Los archivos públicos y el ciudadano,
por Pedro López Gómez .......................................................................................... 171
Perfil huntano del personal de archivos,
por Federico Castro Nevares ................................................................................... 175
Nontbrarriiento del archivero Antonio de Sonioza .................................................. 178
Código del archivero,
por Wayne C. Grover .............................................................................................. 180
Normas de nioral archivera,
por Mario Briceño Perao ....................................................................................... 181
99
154
155

Máxinias para el archivista.
por Gaston Litton .................................................................................................... 183
Declaracidn de principios de la Priniera Reunibn Interaniericana
sobre Archivos (1961) ........................................................................... .................. 184
Vabr y fiurcidn de los sistemas nacionales de areiivos para
el desarrollo socioecondniico y cukural de un país (1976) ................................... 186
Marco de referencia del Programa de Gestidn de Docunientos
ydrchivos, RAMP (1982) ....................................................................................... 190
Bibliografla para enipezar ..................................................................................... 197
9

Para avanzar en una ciencia, profesión o actividad hay que saber más de 10 que se
sabe en un momento determinado. La adquisición de los nuevos conocimientos supone,
principalmente, el constante estudio.
Luto sensu, estudiar es leer y releer los textos fundamentales, atender las clases y
las disertaciones, investigar los asuntos pertinentes, reflexionar sobre los principios,
conceptos y temas que animan el quehacer, dialogar con los colegas y con los ejercientes
afines, visitar los archivos, etc. En pocas palabras, es profundizar por estos y por otras
medios en íos diversos aspectos de la amplia y variada materia archivistica, cuyodominio
se busca en lo posible.
Pero, sin duda, la tradicional consulta de los libros, revistas, folletos y otras
publicaciones sigue siendo el camino más usado y todavía el más efectivo para que las
novedades lleguen a los interesados.
Por esta razón no es exagerado afirmar que sin buenas bibliotecas especializadas
no hay ni habrá un desarrollo archivístico completo. En ellas no se encuentra todo 10 que
se quiere conocer, pero sí bastante. Son utilísimas en la formación, la capacitación y la
actualización de la gente del área. También constituyen un valioso instrumento de trabajo
para los archiveros y de apoyo para los investigadores. Su fomento es un deber; su
existencia una necesidad. Conviene que en cada país haya por lo menm una que satisfaga
las requerimientos académicos, educativos y laborales de su ámbito nacional. El lugar
apropiado para su funcionamiento puede ser la universidad, la escuela superior o el
archivo principal, pero esté donde esté la importancia de su servicio es innegable.
11

De ahí nuestra antigua preocupación para que la biblioteca archivística del Perú sea
la del Archivo General de la Nación bajo el nombre inspirador de Guillermo Durand
Flórez, su eficiente jefe entre 1964 y 1983. Los pasos dados en favor de este prop6sito
son alentadores, mas, para su acertada realización, el proyecto exige una mayor insistencia
de parte de las autoridades y de los usuarios del AGN.
Mientras tanto es preciso continuar con la difusión de la bibliografía archivística
en español, con la traducción de la redactada en otros idiomas y, sobre todo, con la
creación de literatura propia que enriquezca realmente la ya larga lista mundial de autores,
títulos y contenidos.
Las bibliotecas archivísticas y, por tanto, las piezas que integran su colección son
irremplazables. Sin embargo, su falta -total o parcial-puede subsanarse en alguna medida
(muy pequeña, por cierto) con los materiales de enseñanza, preparados para acercar a los
estudiantes una selección de trabajos (o parte de ellos) en un tiempo señalado y con unos
fines concretos, es decir, para ahora ypara esto.
Los materiales de enseñanza -como los que aquí presentamos- sirven para intro-
ducir en el estudio archivístico o, si se da el caso, para fortalecerlo. Siempre son un punto
de partida; a lo más, un tónico vigorizante en el experto. En sus páginas se ofrecen distintos
datos y pareceres que deben ser asimilados racionalmente, pensados, y no en forma
mecánica ni torpe. Su característica más saltante es la pasibilidad de múltiple empleo por
el profesor; son aprovechables en la lectura, el debate, la tarea práctica y la evaluación.
En esta tercera entrega:, auspiciada por la carrera de Bibliotecología y Ciencia de
la Información de la Facultad de Letras y Ciencias Humanas y editada por la Oficina de
Publicaciones para la Docencia de la Secretaría General de la Pontificia Universidad
Católica del Perú, se reúnen los significativos aportes de Heloísa Liberalli Belloto, Mario
Briceño Perozo, Federico Castro Nevares, Vicenta Cortés Alonso, Bruno Delmas, José
Pedro Esposel, Jean Favier, Wayne C. Grover, Antonia Heredia Herrera, Gaston Litton,
Elio Lodolini, Pedro Mpez Gómez, María del Carmen Pescador del Hoyo, Manuel
Romero Tallafigo, Wilfred 1. Smith, Aurelio Tanodi, Manuel Vázquez, Ruth Viñas y
Vicente Viñas, cuyos nombres y antecedentes garantizan una correcta orientación archi-
vís tia.
Las anteriores han SidoDescripción ¿e documentos archi'visticas (materialesde trabajo). Lima: Pontificia
Universidad Católica del Perú - Instituto Riva-Agüero, 1982, % p. y Textosparaef estudio archivísn'co:
mareriales de trabajo. Lima- Bonn: Pontificia Universidad Católica del Perú- Fundación Alemana para
el Desarrollo Internacional, 1986, 91 p. Ambas están agotadas.
12

En el repertorio se incluyen unos documentos por tener en cuenta en el estudio
archivístico y una bibliografía para empezar ...
Con la convicción de que el mejor y más duradero aprendizaje es el que se obtiene
con el esfuerzo personal del alumno, agradecemos vivamente a quienes han permitido
que estos materiales aparezcan.
13
César Gutiérrez Muiioz

INTRODUCCI~N AL ARCHNO~
Elio Lodolini
El archivo nace involuntariamente, día a día, cual sedimentación documentaria del
desarrollo de la actividad práctica, jurídica, administrativa de un Estado, de una ciudad,
de un grupo organizado o también de una persona física o de una familia.
El registro del nacimiento de una persona, el cumpl~iento de las tareas escolares,
la asistencia sanitaria, el servicio militar, el pago de los impuestos, el contrato de alquiIer
o de compra de la casa, el pago de la luz, del agua, del gas se traducen en la producción
de documentos, cuyo conjuntoconstituyeel archivo privado de aquella persona y, a través
del sucederse de las generaciones, de la correspondiente familia.
Muy superior es la masa de documentos que producen una oficina pública o privada,
o una entidad en el desarrollo de la propia actividad.
Los documentos, desde el momento de su nacimiento, se disponen en un orden
natural, que deriva del mismo modo de funcionar de la oficina o de la entídad que les da
el ser: se dice, en efecto, que el "archivo refleja la instituci6n" que 10 ha producido.
Con el pasar del tiempo, las documentos siempre se vuelven menos necesarios para
el despacho de las diligencias de la oficina y, más bien, adquieren valor como testimonio,
Útil por motivos de estudio. Como consecuencia, los documentos son cedidos por la
oficina o la entidad que los ha producido a un instituto encargado de conservarlos como
bienes culturales; esto es, al "archivo histórico" o simplemente "archivo" sin otros
añadidos,
1. En L'Archivi e la ricercn. Roma: Archívio di Stato - Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica,
1984. Catáiogo de La muestra didactica permanente, parte 1, p. 12-13. Segunda edici6n. Traducci6n del
italiano por Carlas Gatti Murriel (Lima-Perú), publicada en el Bderín de Iu Asociación Peruunu de
Archiveros. Lima: May. 1986. NQ 3, p. 59-61.
15

En Italia, el plazo actualmente establecido para este pasaje, que en lenguaje técnico
se llama "transferencia", es de cuarenta años desde el momento en el que los documentos
no sirven más para la gestión de las diligencias en la oficina que 10s ha producido.
Ei instituto encargado de conservar los documentos producidos por las oficinas
estatales se llama "Archivo del Estado", mientras los documentos generados por las
oficinas de la región, de la provincia, del distrito o de otra entidad son integradas, siempre
después de cuarenta años, desde el momento en el cual no sirven más a la oficina, al
archivo histórico respectivo.
La transferencia al Archivo del Estado o al archivo histórico de la entidad no es,
sin embargo, integral, porque sería imposible conservar todos los documentos creados
por todas las oficinas, a causa del espacio que ellos ocuparían. Por consiguiente, es
necesario, desgraciadamente, hacer una selección entre los documentos que se consideran
más Útiles, y que son conservados, y aquellos que se consideran menas Útiles (no
"inútiles", porque hablar de documentos inútiles seria un contrasentido) y que son
destruidos o, como se dice en el lenguaje archivistico, "descartados". Naturalmente esta
selección, fruto de un compromiso, no es de ningún modo fácil, en cuanto se trata de
establecer hoy qué servirá en un futuro lejano. Los errores de evaluación son no s6io
posibles, sino verdaderamente frecuentes, tanto que nosotros deploramos con amargura
la destrucción, efectuada en los siglos pasados, de documentas entonces considerados
"inútiles" -y justamente, según el patrón vigente en el momento cuando se hizo la
selección- y que hoy, por el contrario, serían preciosos para nosotros.
Puesto que el archivo, como hemos dicho, está constituido por documentos surgidos
en el curso del desarrollo de una actividad práctica, jurídica, administrativa y creados con
este Único fin, ellos tienen un carácter de autenticidad, de verdad, de imparcialidad, que
no tendrían si hubiera sido producido para el fin específico de transmitir noticias a la
posteridad, acaso modificándolas o embelleciéndolas, como sucede a menudo con una
narración o una crónica, las cuales no constituyen documentos de archivo. Además,
puesto que cada documento ha sido emitido en el curso de un procedimiento administra-
tivo y en el marco de las competencias generales de la oficina oel ente al cual pertenece,
él constituye el eslabón de una cadena y existe en cuanto existen todos los otros
documentos de la misma oficina o entidad, el uno ligado al otro, desde el origen, por una
conexión determinada por el modo mismo de funcionar de la oficina o entidad.
El archivo, por eso, no es una simple suma de documentas, sino un conjunto
orgánico, en el cual cada documento está condicionado por todos los otros y condiciona
a su vez a todos los demás, en una serie de relaciones recíprocas.
16

El archivo está constituido por dos elementos: el conjunto de los documentos y el
conjunto de las relaciones que median entre los documentos; así como un monumento
está constituido no sólo por piedras o por cal, sino también por el modo en el cual aquellas
piedras están dispuestas, sobre la base del proyecto concebido y realizado por su autor.
Un documento, aisladamente considerado o sacado del contexto al cual pertenece,
pierde gran parte de su valor científico (de aquí la dificultad de hacer evidente en una
muestra, formada necesariamente por documentos singulares, la naturaleza de un archi-
vo); asimismo, muy poco valor científico (aun cuando pudiera tener valor venal) posee
una cblección de documentos aisladamente considerados, y reunidos sobre la base de
motivos de mera curiosidad @or ejemplo, una colección de autógrafos); mientras aquello
que tiene importancia es el complejo, el conjunto, dispuesto desde el origen según un
orden que deriva del modo de funcionar de la oficina que lo ha producido, y quesolamente
en aquel orden constituye un "archivo".
Desgraciadamente estos conceptos, ahora unánimemente acogidos, han tardado
mucho en afirmarse y, en consecuencia, en el pasado se han causado daños irreparables
a los archivos, a través de la formación de colecciones y misceláneas, y de ordenamientos
arbitrarios @or materia, por fecha, etc.) que han destruido los fondos originarios.
Es necesario un complejo y difícil estudio para conocer las competencias, la
estructura interna, la praxis administrativa, el modo de funcionar de las administraciones
que en los siglos pasados han producido los papeles y la continua evolución de aquellas
competencias, estructuras, praxis administrativas. Aquel estudio es, empero, el Único
medio para conocer cuál era, en consecuencia, la disposición originaria, momento a
momento, de los documentos.
Tarea del archivero es precisamente el estudio de la historia interna de la adminis-
tración y, a partir de ello, la reconstrucción del orden originario del conjunto de los
documentos, que de tal modo vuelven a vivir (no tendría sentido disponer los documentos
del archivo en cualquier otro orden; sería como disponer las piedras del Coliseo de tal
modo que formen una fila o un cubo o UM pirámide; así como un arqudlogo reconstruye,
recomponiendo los fragmentos, un monumento o un objeto de las épocas más antiguas.
Entre todos los bienes culturales el archivo puede ser comparado con el monumento o el
bien arqueológico, mientras que es completamente diverso y antitético respecto a todos
los tipos de colección o reunión (biblioteca, pinacoteca, etc.).
En un archivo no existen "catálogos" ("catalogar" los documentos equivaldría a
destruir el archivo, porque significaría considerar a los documentos uno a uno antes que
en su totalidad y en sus relaciones recíprocas), sino "inventarios", es decir, estudios
17

hist6rico-jurídico-administrativcs sobre la institución que ha producido los documentos,
con la consiguiente indicación del orden en el cual los documentos estaban dispuestos en
el momento de su nacimiento y al cual han sido luego llevados de nuevo por los archiveros
como conclusión del trabajo mencionado.
“Sobre la puerta de cada archivo debierafjarse esta hcripcidn: Garantía
del Derecho y Fuente de la Historia.”
18
Tulio Febres Cordero

ARCHIVOS: BREVE INFORMACIÓN
SOBRE SU HISTORIA'
José Pedro Esposel
En algún punto, dentro de nosotros, vive un espíritu amigo, encargado de proteger-
nos de la vanagloria. Al ingresar en esta Casa de la Cultura, casi sesquicentenaria, mucho
nos vale este buen sentido interior al recordarnos el sentido verdadero de la distinción de
que somos objeto: un gentil cumplimiento de esta ciencia magna, la Historia, para una de
sus más j6venes auxiliares, la Archivología. Porque si los archivos de Ebla, en la
Mesopotamia, descubiertos recientemente por los arqueólogos italianos, datan de cuatro
mil años o más, la moderna Archivología es ciencia de menos de dos siglos, nacida de la
Revolución Francesa, hija de los ideales democráticos, cuya propuesta ha sido dejar en
las manos de los pueblos tesoros antes escondidos.
En la clase inaugural del Curso de Graduación en Archivologia de la Universidad
Federal Fluminense, dada en marzo de 1979, en Niterói, el profesor Vicente Sobrino Porto
enseñaba que en el inicio de las civilizaciones el archivo no era otra cosa sino la memoria
de los hombres. Más que la imprecisión de los registros no escritos (testimonios, leyendas,
mitos, arte, objetos de cultura) para la reconstitución objetiva de los hechos, nos importa
resaltar aquí la cuestión de su propiedad. Y, en este sentido, la tarea que se impone la
Archivología contemporánea es devolver a la sociedad la plenitud de uso y posesión de
todo aquello en que se contiene su pasado. Una preocupación ampliamente repartida por
todas las demás actividades humanas vinculadas a la comunicación transtemporal y que
confluyen en la gran síntesis de la Historia.
Los problemas son aún ilimitados. Ahora mismo, al sepultar en lugares desérticos
1. Discurso leído por el autor en su incorporación como socio honorario del Instituto Histórico y Geográfico
Brasileño, el 25 de noviembrede 1981. Traducidodel portugués por Eliseoe Inés Salvatierra (Lima-Perú).
19

esiduos nucleares cuya radiación permanecerá peligrosa por diez mil años, el Gobierno
de los Estados Unidos investiga cómo mantener informadas a las ciento veinte genera-
ciones futuras del riesgo encerrado en estos depósitos. Los estudios realizados para la
Humun ínterference Tusk Force atestiguan con desaliento que ninguna técnica moderna
asegura la durabilidad del soporte físico, ni la legibilidad de cualquier signo, por tan gran
lapso de tiempo. El mensaje de muerte en la basura de nuestros reactores atómicos es más
durable que el más noble papel, que la más rígida piedra, que los registros de nuestra
mejor sabiduría y que nuestros más hermosos sueños.
Aunque nos ha castado mucho avanzar de la tabla de arcilla a la cinta magnética
de los computadores, el enigma de los residuos atómicos nos impone un reconocimiento
de modestia. Los imperios mueren de prisa y sus motivaciones se van con ellos. Sus obras,
como las pirámides, pueden resistir mucho más y, aun así, desaparecen. Sobreviven las
etimologías perdidas de las palabras, la matriz lejana de las costumbres, un casi nada
esencial de memoria. Y esto nos hace volver a la cuestión de la posesión de los
documentos: hacerlos públicos, incluir la savia que de ellos se extrae en la conciencia de
los hombres, significa apenas permitir que la experiencia pasada influya en la vida
contemporánea; es también la manera más lúcida de hacerlos trascender a la más perfecta
técnica de conseNaC16n.
Con su filosofía abierta, pues, a la participación y a la trascendencia, la moderna
Archivologia se ha distinguido o redefinido en sucesivos partos epistemológicos de la
elaboración misma de los documentos (sean ellos políticos, diplomáticos, científicos) y
de la Informática y de su soporte cibemético. En el proceso de esa especialización, no
está de más insistir en la importancia de la decisión histórica que coincidió con el
Romanticismo o la impetuasa ofensiva de los historiadores del siglo XIX. Cupo a ellos,
como acentúa Robert-Henri Bautier en su comunicación al VI Congreso Internacional de
Archivos (Madrid, setiembre de 1968), "poner fin a los archivos definidos como el arsenal
de armas jurídicas y políticas, para que ellos se tornasen, por el contrario, en laboratorios
de investigaciones históricas".
Investigar el pasado de los archivos es, ya se ve, auscultar un elemento revelador
del propio movimiento de la Historia, desde los palacios de la antigüedad hasta las salas
refrigeradas en que los cañones electrónicos disparan birs de información sobre la pantalla
de las telas de video. Periodificar la historia de los archivos no es más fácil ni más dificil
que periodificar cualquier otro relato particular en el cuadro de la gran Historia General
de la aventura humana. Es imposible hacerlo con precisi6n;mas es necesario hacerlo de
alguna forma, por imposición del método, para que podamos abarcar el todo.
20

Correspondiendo en líneas generales a la Antigüedad, tenemos la era de los archivos
en palacios y templos. De los siglas XII al XVI de la era cristiana, el período de los
registros o Trésur des charfes, en la cual reyes, príncipes, señores feudales y jerarcas de
la Iglesia guardaban, al lado de otros tesoros, los títulos que legitimaban sus tierras y
derechos. Dei siglo XVI al inicio del siglo XIX, el apogeo de los archivos de Estado,
considerados como instrumentos de poder de los monarcas absolutos, de las déspotas
esclarecidos, de los jacobinos revolucionarios de Francia y del imperio napoieónico.
Todas estas etapas pueden, entretanto, ser consideradas precientíficas ante la propuesta
de la Archivología moderna, empeñada en colocar los archivos a disposición de la
comunidad, como auténticos laboratorios de Historia, después de que cumplieran sus
primeras funciones junto a las administraciones.
Así, podemos iniciar la historia de los archivos por las tablas de arcilla, madera y
marfil encontradas en excavaciones en la Mesopotamia y dispuestas algunas veces en
escondrijos, como en el quinto cuarto del Templo de Nabú, en Khorsabad, y otras veces
lado a lado o apiladas en estantes de madera o banquetas de ladrillos o de arcilla,
eventualmente cubiertas de asfalto. Ora arrumadas en canastas, compartimientos de
cerámica o cajas de madera, con rótulos, indicando por fuera la naturaleza del contenido,
como se constató en el Palacio de Minos o en el sitio de Pilos, o aun colgadas en vigas
como parece ser el caso de las tablas perforadas de Nimrud.
Los archivos de Ebla, a sesenta kilometros al sur de Alepo, en Siria, constituyen un
magnífico ejemplo de esa era: sus 2,500 placas o fragmentos estaban dispuestos en dos
cámaras, la menor de las cuales contenía mil placas que aparecieron en las excavaciones
entre pedazos del edificio desmoronado. Las placas del lote mayor apilábanse en orden
en el suelo, aparentemente registradas después del incendio de las anaqueles de madera.
Las inscripciones son en sumerio y en eblaíta, idioma semita emparentado con las lenguas
modernas del grupo cananeo, como el fenicio. Además de los relatos sobre comercio,
indicaciones lingüísticas para traducción y pronunciación de palabras sumerias, se
encontraron trabajos de estudiantes, documentos administrativos, jurídicos, diplomáticos
y textos literarios. Entre estos un fragmento de la saga de Gilgamesh, el héroe asirio que
buscaba la inmortalidad.
El seguimiento nos lleva, inevitablemente, del Asia Menor a Egipto, cuya inmensa
burocracia se empleaba más en explorar el país como dominio del faraón que en
gobernarlo como nación en el sentido común del término. Los documentos eran herra-
mientas de trabajo para eso6 burócratas y ellos los producían competentemente durante
siglos, utilizando sobre todo el papiro. Para obtenerlo, prensaban y secaban una contra la
otra dos capas de hojas de la planta, dispuestas en el sentido perpendicular de sus venas.
21

Un material práctico, mas no tan durable cuanto desearían los egiptólogos de nuestros
días, perplejos delante de los muchos enigmas de la civilización que prosperó a lo largo
del Nilo. El papiro, que los egipcios legarían a los griegos, no fue el único material
empleado para el registro de la vida política, administrativa, económica y social del
imperio de los faraones. Las leyes que se destinaban a consulta frecuente, como el diario
oficial de las campañas de Thutmosis 111, fueron grabadas en cuero de animales. Cascos
de cerámica servían a las anotaciones efímeras y las tablas de arcilla con caracteres
cuneiformes y lenguaje estructurado a la manera babilónica parecen haber constituido
instrumento de comunicación corriente en tiempo de Amenofis 111 y IV, entre 1408 y
1354 antes de Cristo.
Guardados en cofres o vasos, los rollos de papiro se identificaban por los escritos
sumarios en el verso, de modo a aparecer enrollados, o por la descripción del contenido
en pequeñas tiras sobrepuestas. Llegó a nuestros días la lista cuidadosamente preparada
por un archivista de la vigésima dinastía sobre el contenido de dos vasos donde se
guardaban procesos sobre robos cometidos en cementerios de Tebas y la persecución de
los ladrones.
Una lección oportuna que se extrae del estudio de la documentación de ese período
se relaciona, sin duda, a la inconveniencia de las administraciones excesivamente buro-
cráticas y centralizadas. En el Papirus Judicial de Turín se lee al respecto de una
conspiración ocurrida en el templo de Ramsés 111, de 1198 a 1167 antes de Cristo, cuando
la reina Tiji intentó deponer al marido y llevar al trono a su hijo. Una corte especial fue
creada para juzgarla y a los demás conspiradores dentro y fuera del harén. De ese tribunal
participaban dos archivistas, Mai y Peremhab; ocurre que en el curso del juzgamiento,
algunas de las reales esposas, puestas bajo cuidado militar, sobornaron al oficial de
infantería y al capitán de la policía encargados de la custodia, visitaron la casa de das
jueces y se divirtieron con ellos. Uno de los visitados fue justamente el infeliz archivista
Mai, que por eso perdió el empleo, la nariz y las dos orejas. El hecho por cierto escapa al
interés mayor de la historia formal, mas sobre ilustrar la importancia de los funcionarios
encargados de la organización de archivos en el cuadro de la burocracia egipcia,
permanentemente nos recuerda cuán similar es a sí misma la naturaleza humana.
Un viaje relativamente corto por el Mediterráneo n a lleva a Grecia. La civilización
que allí comenzó a prosperar a la altura del siglo X antes de Cristo, extendida sobre el
Mar Egeo, nos legó la propia denominación archivo, de arkhé, los antiguos, y valorizó la
institución al punto de que Aristóteles la consideraba indispensable en un estado-modelo.
Las ciudades griegas mantenían registros de interés público y particular, desde nacimientos
hasta derechos de propiedad, ampliando la primitiva ocupación del nmemon, memo-
22

izador que, antes del uso extensivo de la escritura, se encargaba de testificar y retener
detalles de cada transacción hecha en su presencia, a fin de comprobarla en juicio o fuera
de él. La combinación de métodos archivísticos y notariales fue exportada a todas las
colonias griegas e iría a influir, a través de las instituciones romanas, en toda la cultura
occidental.
Los archivos públicos griegos comenzaron a formarse junto a los templos de las
ciudades y colonias con la publicación de leyes, contratos y acuerdos diplomáticos,
proverbios de oráculos y otros temas expuestos a la lectura de los ciudadanos. En Atenas,
en principio, cada magistratura poseía su archivo, conservado en el urkheon, mientras
que los registros documentales del areópago eran guardados en el templo de Minerva.
Más tarde, el archivo público pasó a ser preservado en una de las edificaciones del ágora,
el Viejo Boukutérion, donde también se instalaría, en la primera mitad del siglo IV antes
de Cristo, el Métroon, templo de Cibeles. Cupo a esa diosa desempeñar, en relaci6n al
archivo nacional, una misión protectora similar a la que Palas Atenea desempeñaba en el
Partenón como guarda de los tesoros del Estado: velaba por la conservación de las
deliberaciones del rurboulé, el consejo municipal, del démos, la asamblea, en uutdgrufos,
originales, y unffgrufos, copias; de las actas judiciales de interés público; de las cuentas
del gobierno; de las listas de efebos, alumnos de la academia militar; de los ejemplares
oficiales de las obras de los grandes trágicos.
Había otros archivos en Atenas además de éste, pero por el hecho de estar guardados
en el métroon, los documentos adquirían fe pública y a ellos recurrían los ciudadanos en
busca de copias de su interés. Los escribanos, hypogrammatéi obedecían a la orientación
de inspectores, grummatéi, y tenían a su servicio a los demosioi, esclavos públicos
calificados. Un untigrupheus se encargaba de inscribir en piedra ciertos registros. Un
nuevo edificio, el niénoon helénico, fue levantado al fin del siglo 11 antes de Cristo: tenía
cuatro divisiones, una destinada a la residencia oficial, al norte, dos a los documentos y
la cuarta, situada entre éstas, al santuario de Cibeles, con su estatua esculpida por
Agorácrito, discípulo de Fidias.
La primera etapa de los archivos, aquellos que llamamos de Antigüedad Occidental,
se cerraría en Roma. Allá, los documentos públicos era expuestos inicialmente en tabulue
publicue en los edificios del Capitolio, destruidos en el primer período imperial por un
gran incendio. Los magistrados guardaban sus anotaciones, conientarii, en archivos
privados en las residencias, el tublinium. Los comentar¿¿ de los sacerdotes, tratando de
asuntos religiosos, se conservaban en los templos y, en muchos casos, irían a dar origen
a los archivos públicos.
23

En 510 antes de Cristo, al instituirse la República se estableció en el almacén del
templo de Saturno el Aeruriurn, donde se guardaban, al lado del tesoro público, los
documentos oficiales, desde las leyes hasta, las consultas hechas al Senado. En 78 antes
de Cristo fue levantado el Tubularium, nuevo archivo oficial cuyas ruinas están en el
sector Este al Monte Capitolio, en Roma. Allí, hasta el incendio del 70 después del
nacimiento de Cristo, una curiosa estructuraadministrativa constituida por esclavas, servi
pirbiici, y hombres libres, uppuruures, cuidaba del orden cronológico de los documentos,
bajo el dudoso control de los escribas y cuestores (en el tiempo de Augusto) o de los
prefectos (en la época imperial), funcionarios de más alta jerarquía.
Los Censores mantenían su archivo en el urrium libertutis, cerca del Foro. Por toda
parte instituciones oficiales poseían sus mbuhrii; en el palacio imperial se estableció la
scriniu o srarariu, bajo la supervisión del mugister ufiiurum. Se podía escoger: Julio
César y Augusto, por ejemplo, preferirán depositar sus testamentos en el templo de Vesta,
bajo la custodia de las vírgenes vestales. Y mucha cosa reservada se quedaba en el
secretarium del palacio imperial, bajo la custodia de los funcionarios de confianza, cuyo
oficio de guardar secretos dio origen a la hoy tan laboriosa categoría de los secretarios y
las secretarias.
Los cumentarii de los magistrados, tan luego obtuvieran caracter público, en el final
de la República, pasarán a ser depositados en archivos relativamente abiertos a la consulta
y eran guardados en orden alfabético, tales como los cumenturiiprincipis imperiales. A
las partes interesadas se entregaban copias autenticadas de los cumenrurih A partir del
imperio, el depósito de las leyes y resoluciones en el archivo, necesario a su promulgación,
fue sustituido por la inscripción en los registros, lo que tendría influencia bajo los
procedimientos de la cancillería del Vaticano a 10 largo de toda la Edad Media.
Notable, en el caso de las institucionesromanas, es que estuvieran lejos de preservar
y perfeccionar un sistema de archivo central equivalente al de las ciudades griegas. Si
pareció ser ésta la intención de la República cuando encargó el cónsul Quintus Lutatius
Catulus construir el Tubularium con sus dos pisos de arcos, la idea no prosperó en el
imperio, que prefirió mantener los principales documentos diseminados en diferentes
lugares. La diseminación se acentuó cuando el Imperio fue dividido en dos, el de
Occidente y el de Oriente, y el gobierno occidental se tornó migratorio. Cuando Teodosio
encomendó una comisión para recopilar un código de leyes romanas, sus miembros
tuvieron que recurrir a los archivos provinciales y a varias fuentes privadas. Esos archivos
provinciales han ofrecido el modelo para la conservación de documentos por la Iglesia
Católica, un evento importante en el resguardo de la continuidad histórica de la civiliza-
ción occidental.
24

La desorganización del estado romano hizo que se transfiriese a las instituciones
locales del vasto imperio el encargo de guardar los documentos y prestar fe pública.
Notarios y defensoresplebis fueron asumiendo los encargos de los antiguos magistrados
y los privilegios de los exceptores y de los rabularii de las gesta municipalia. Poco
quedaría de los documentos imperiales o de los grandes feudos, y menos todavía de los
actos privados, excepto lo que se pone bajo el cuidado de las iglesias y monasterios. El
archivo pontificio, scrinium eccksiue romanae, data del siglo IV, cuando Dámaso 1 lo
hizo instalar en la Basílica de San Lorenzo, en la región de Prasina, cerca de las ruinas
del Teatro de Pompeya. En 649, fue transferido a la residencia del Papa, en Letrán.
Documentos vitales para la Iglesia pasarán a ser guardados, en los siglos siguientes, en
subterráneos y en diferentes locales, considerados más seguros para protegerlos de la
constante agitación política y de las efectos de violencia de la época. Al reordenar, junto
con la Cancillería Apostólica, los archivos de la Santa Fe, Inocencio III, al final del siglo
XII y comienzos del siglo XJII, inició la serie de registros pontificios que llegarán hasta
nuestro tiempo. Los archivos secretos del Vaticano se originan de la biblioteca secreta
de Sixto IV (1471-1484), en la que Paulo V, en 1612, hizo juntar los documentos aún más
antiguos que se habían depositado en la fortaleza de Sant’ Angelo y el entonces reciente
material de la nueva Cámara Apostólica.
Contemporáneo de Inocencio IIi, Juan Sin Tierra, comenzó a hacer inscribir en
rollas los actos administrativos expedidos por su cancillería, inicio de una práctica que
pronto se diseminó: Nápoles la adoptó, bajo el reinado de Federico II; lo mismo hicieron
las condes de Toulouse y de Champagne, los reinos de Aragón, de Castilla, de Portugal.
Las ciudades-emporio del Mediterráneo y del norte de Europa, ya al final del siglo XDI,
cuidaban de guardar no solamente sus títulos de propiedad y privilegios, sino también las
deliberaciones de los consejos municipales, de otros órganos administrativos y hasta la
correspondencia. Luego se juntaron a estos papeles contratos de particulares que así
buscaban salvaguardarlos, lo que restablecía la institución romana de las gesta mimici-
palia.
Entramos en la era de los registros. Poco a poco, con el desarrollo de los poderes
de la autoridad central y la diferenciación de los órganos administrativos, se forman
verdaderos depósitos de documentos juntoa las principales cortes soberanas. En los siglos
XN y XV diferentes reparticiones cuidan de mantener archivos propios, incluyendo toda
suerte de papeles y hasta minutas de contratos y cartas. En 1345, Pedro el Ceremonioso
nombra un archivista para cuidar los documentos de Barcelona. Juana 1 hará lo mismo en
Nápoles y Gerardo de Montaigu realizará el primer inventario del tesoro documental de
Carlos V, conteniendo 14,000 piezas. Las convenciones internacionales, ya en el siglo
XN, comienzan a disponer sobre la suerte de los títulos de posesión de territorios, tanto
25

cuanto del propio terreno disputado. Por esa época, los archivos notariales, que resguar-
daban derechos privados por toda Europa, adquirieron tal importancia que pasaron a ser
considerados propiedad inalienable, sólo posible de transferencia de un notario a otm,
preservándose a los herederos el derecho de cobrar las ventajas sobre los actos adminis-
trativos practicados por el sustituto.
Lm primeros archivos de Estado nacen en el siglo XVI. La historia de los archivos
no se desliga, en momento alguno, de la historia general y política; nada hay de
sorprendente que la primacía recaiga, ahí, en los reinos ibéricos y, en particular, en España
que, en 1580, incorporaría Portugal. En 1543, Carlos V escogió el castillo de Simancas
como sede del Archivo General de Castilla. Los Felipes, que se siguieron en el trono
español, dedicarían buena parte de sus esfuerzos a la doble tarea de expandir el reino y
de juntar papeles. Por medio de ellos, Felipe 11 de España (y 1 de Portugal), como dice su
historiógrafo Cabrera, "manejaba el mundo sin salir del trono". En 1567, él hizo recoger
por toda España instrucciones, memoriales, cartas y otros títulos públicos para juntarlos.
El archivo de Simancas recibió en 1583 un reglamento de extrema rigidez en cuanto a la
guarda de tales documentos, copiando y tornando más explícitos los dispositivos que
regían la Torre do Tonzbo, en Portugal.
Las normas filipinas determinaban, por ejemplo, que los actos del Estado y los
relativos al Patronato y al patrimonio regio fuesen guardados en la cuba, la torre del
castillo, protegidos del fuego. Mandaba copiar los libros más importantes, ordenaba la
preparación de un índice de los derechos de la Corona, un libro de inventaria, una
relación de cosas memorables o curiosas. Atribuía al archivista poderes para confiscar
actos oficiales que estuviesen en la posesión de cualquier ministro, por el fallecimiento
de éste, disponía sobre la conservación de los papeles y prohibía encender fuegoo instalar
lamparines en el lugar del archivo.
En 1578, se instala en Inglaterra la State PupersOffice para depósito de documentos
de la Secretaría de Estado. En 1569, concéntrase en Fiorencia un gran archivo público.
Como parte de la reforma administrativa de los estados germánicos, se comienza, por esa
época, a organizar los documentos en procesos relacionados a un mismo asunto, dispues-
tos en orden cronológico. El paso siguiente será dado en el siglo XVIII, con la creación
de los archivos de la Casa de Saboya, en Turín; de Rusia, bajo Pedro el Grande en 1720,
y de la Monarquía de los Habsburgos, en Viena, por orden de la emperatriz María Teresa,
en 1749. Este Último sirvióde modelo a otrm acervos importantes, Como los de Buda en
Hungría, de Milán, de Bruselas, de Varsovia, de Venecia, de Florencia. El siglo de las
luces fue también el siglo de los archivos-arsenales. Mas la característica central del
período fue la valorización de los acervos documentales como instrumentos de poder,
26

epitonos jurídicos y de información puestos al servicio de los Estados. Esta es la
motivación verdadera de la política concentradora que se extendería hasta el imperio de
Napoleón, según la máxima de que "un buen archivista es más necesario al Estado que
un buen general de artillería". Los archivos constituían los pañoles de los publicistas y
djplomáticos, estos guerreros sin armas, en permanente campaña para hacer conquistas
sin guerra, si posible, y vencerlas, si necesario, tornando la victoria sólida y compensa-
dora.
Nada más razonable que proteger los archivos de los enemigos y movilizarlos,
como se hace con los ejércitos, cuando se avecinan tiempos difíciles. Así, los húngaros
retiraron sus archivos por el Danubio, en una chalana (que desgraciadamente se hundió),
después de la derrota de Mohacs, ya en 1526, y fueron los pioneros de una política de
seguridad aplicada en todas partes a los acervos de documentos. Igualmente, no se puede
dejar de establecer relación entre la iniciativa de reunir en Sevilla, en 1781, toda la
documentación relativa a los derechos españoles sobre sus posesiones en ultramar, y la
creciente contestación de las demás potencias, en particular de Inglaterra, a esos mismos
derechos.
Durante la Revolución Francesa se proclamó un principio fundamental y revolu-
cionario que sólo algunas décadas después ganaría consecuencia: el de que los archivos,
propiedad de la nación, deberían ser puestos a disposición de todos los ciudadanos. El
régimen revolucionario cuidó aún de racionalizar la política archivística nacional, insti-
tuyendo, más allá de los archivos nacionales de París, otros en cada departamento y en
cada comuna de Francia. El episodio napole6nico contribuyó para confundir tanto la
directriz cuanto el criterio de organización de esta red archivística de modo que, aún en
1936, cuidaba el Gobierno francés de transferir documentos de los ministerios para los
archivos nacionales. De cualquier forma la centralización de papeles crearía, por todas
partes, tales problemas de indización y recuperación de datos que ni aun la Revolución
Soviética, en 1917, osó completarla. Y la disponibilidad de recursos técnicos para la
operación racional de tales acervos gigantescos es cosa de nuestros días.
La fase de los archivos nacionales tuvo, entre tanto, gran importancia por permitir
la recogida y la organización de los documentos que servirían de materia prima para la
constitución de la moderna Archivología, cuyos principios se contienen en el Decreto del
24 de junio de 1794 de la Asamblea Nacional Francesa, Artículo 37: "Todo ciudadano
tiene el derecho de pedir, en cada depásito, ... la exhibición de los documentos allí
contenidos". Se trata de hacer asequible esa determinación, que envuelve problemas
mucho más allá de 10 que pensaban los diputados al redactarla.
27

El movimiento de interés por la Historia que se observa a mediados del siglo XiX
-y que la pujanza de este Instituto comprueba que en nada se ha enfriad- desempeña un
papel notable en el nacimiento de la moderna Archivología. Pero, fuera, de lo que
concierne directamente al interés de los historiadores, otras tareas serán atribuidas a los
archivos contemporáneos: sirven ellos como instrumento esencial a las actividades del
Estado moderno, sobre todo las de planeamiento; apoyan UM infinidad de áreas de
investigación en todos los campos científicos, ya sea permitiendo nuevas síntesis, ya sea
ahorrando el esfuetzo de rehacer caminos ya recorridos; buscan una extensión dinámica
hasta las primeras clases escolares, despertandoel interés por la documentación, el sentido
histórico de la cultura, la conciencia del ser-nacional y del ser-humano.
Ciertamente, los problemas no son tan sólo técnicos. Aunque los Archivas Secretos
del Vaticano cumplen este año un siglo de apertura al conocimiento público, hay
obstáculos por todas partes al acceso de los archivos. Obstáculos polítim, cuestiones de
patentes, de seguridad, de propiedad de la Única mercadería que alguien puede vender,
mas, una vez expuesta, a todos pertenece: la palabra. Pueden ser justificados los obstá-
culos; por supuesto 10 son, en casos raros. Mas es una especie de deber profesional, tanto
de los archivistas cuanto de los historiadores y de los hombres de ciencia, no mirarlos con
simpatía. En el reino de la Utopía, en el que firmemente creemos, nada se esconderá de
los ojos de todos.
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29

EL PROBLEMA FUNDAMENTAL DE LA ARCHIV~STICA:
LA NATURALEZA Y EL ORDENAMIENTO
DEL ARCHIVO'
Elio Lodolini
Sumarw:l. Premisa. 2. El archivo como sedimento documentario de una actividad
administrativa. 3. Antttesis entre archivo y coleccidn, entre archivo y biblioteca. 4. El
archivo como complejo orgánico. 5. El camino de los documentos: ¿cuándo nace el
archivo? 6. Las fases de la vida de los documentos y la seleccibn. 7. El ordenamiento del
archivo. 8.Nuevaspreguntas y respuestas siempre válidas.
1. Si se pregunta a cualquier persona qué es un archivo, ésta tendrá una idea más
o menos vaga, asociada al concepto de "papeles viejos y p~lvoricntos'~ o, en el mejor de
los casos, al de "alguna cosa similar a una biblioteca".
Hasta aquí no habría nada de qué sorprenderse; pero uno comienza a sorprenderse,
si en lugar de a cualquiera, se interpela a un hombre culto, en cuanto, en el noventa por
ciento de los casos, también un hombre culto tiene del archivo una idea igualmente vaga
e imprecisa.
Y hay que maravillarse verdaderamente del escaso conocimiento general en temas
de archivos, si se considera que sin el archivo, sin la "memoria", no existiría una sociedad
organizada: es más, si queremos avanzar más, podemos decir que sin la memoria no
existiría la vida, por lo menos como nosotros la conocemos.
La memoria rige y gobierna cada acción, desde el DNA que conserva la memoria
1. En IrurgiRevisto deArchivfsficu. Vitoria- Gasteiz: Servicio Central de Publicaaones del Gobierno Vasco,
1988. NQ 1, p. 27- 61. Texto bilingüe euskera- castellano.
30

genética de las células de cada ser viviente, al computador que hoy adoptamos cada vez
con mayor frecuencia. Una cadena ininterrumpida une las formas primitivas de conservación
y transmisión oral de la memoria y los primeros signos trazados por el hombre
prehistórico sobre las paredes de las cavernas, a los diseños cada vez más perfeccionados
y estilizados de los jeroglíficos egipcios y aztecas y de los ideogramas chinos, hasta la
codificación, en fin, del signo gráfico, transformándose en el cuarto milenio antes de
Cristo, en un símbolo, en código absolutamente separado de la representación del objeto
a describir, y todavía en otras formas de código no gráfico, Como la disposición de las
perforaciones en una ficha o de los impulsos magnéticos sobre un disco o sobre una cinta,
'
como el que he adoptado yo en el momento en el que escribía este texto.
Memoria oral primero, memoria escrita con diseños o con códigos silábicos o
alfabéticos después, y finalmente memoria registrada con formas no gráficas, constituyen
las etapas de una evolución que se origina en la necesidad sentida por el hombre desde
los albores de la civilización, de conservar y transmitir elementos esenciales para la vida
del propio grupo social.
Escritura y modos de conservación de aquello que se ha escrito, es decir archivos,
se remontan por consiguiente a los albores de la historia de la humaiiidad. La escritura
nace por una exigencia práctica, de gobierno y administración de la colectividad. En un
segundo tiempo el hombre, disponiendo de este medio, lo utilizó también para expresar
y transmitir opiniones, sentimientos, ideas; es decir, para escribir textos literarios. En otras
palabras, nacieron primero los archivos y después las bibliotecas. Y de archivos ricos y
bien organizados se dotaron los pueblos de los que nosotros hoy conocemos la historia,
de aquellos del Cercano Oriente antiguo (cuyos archivos constituidos por documentos
escritos sobre tablas de arcilla, se remontan al cuarto milenio antes de Cristo), de los
Griegos, de los Romanos, y así hasta nuestros días.
2. Para identificar el archivo podríamos dar definiciones más o menos elaboradas
amo ya hemos hecho en otras ocasiones-, pero la constatación más simple y más
inmediata es que el archivo constituye la natural sedimentación documental de una
actividad práctica, jurídica, administrativa. Usamos la expresión "administrativa" en la
acepción más amplia, que comprende cada una de las actividades posibles: administración
de un Estado, de un ente, de una familia, de una empresa, y también administración
judicial, financiera, militar, religiosa, escolar, etc2.
2. Para más amplias referencias nos remitiremos a: Elio Loddini, Archivisticu Principi e problemi, 4'.
ediaón, Miián, Franco Angeli, editor, 1987.
31

El archivo nace naturalmente, involuntariamente, por el hecho mismo de la exis-
tencia de una persona física o jurídica, un ente, una oficina, y el desarrollo de sus
actividades normales. No se puede crear artificialmente un archivo, ni recoger juntos
documentos que tienen diverso origen, concernientes a un asunto determinado, para
formar un archivo.
Señala Vicenta Cortés que "la formación de los archivos es un proceso natural, es
decir que el destino de los documentos es el que marca su origen. De manera que no son
producto de la reunión erudita, la colecta programada ni la acumulación caprichosa de
doc~mentos"~.
Y Antonia Heredia, al definir el archivo, precisa "que el archivo no es resultado de
un acto voluntarioo caprichm de alguien. Para que exista un archivo es preciso que haya
una institución con una función, con UMS actividades a desarr~llar"~.
La organización de este cum, por ejemplo, ha creado indudablemente, en las
oficinas que lo han organizado, una gestión, un dossier, los cuales han sido constituidos
por las propuestas, por las deliberaciones adoptadas, por la correspondencia con otras
oficinas que eventualmente han estado involucradas en la preparación y en la financiación
del curso, para lo que se refiere a la disposición de los programas, a la admisión de los
alumnos, a la elección de los docentes, y también a la correspondencia intercambiada
entre los organizadores y los alumnos, y entre los organizadores y los docentes, etc.
Cuando leemos sin embargo, expresiones como "archivos de la guerra" o "archivos
del arte" o "archivos de la literatura", debemos reflexionar sobre el significado real de
estas expresiones y constatar que a menudo no se trata de "archivos" de oficinas o
instituciones que se ocupan de cuestiones bélicas, artísticas o literarias; sino de recolec-
ciones de documentos artificialmente creadas, es decir de "no archivos".
3. El archivo constituye por lo tanto un conjunto de documentos, indisolublemen-
te unidos entre sí por un vínculo que es necesario, originario y determinado.
Es originario en cuanto existe desde el origen, desde el momento mismo en el que
cada persona física o jurídica crea un documento; es necesario, porque sin aquel vínculo
3. Vicenta Coités Alonso. Maiwal de archivos municipales, Madrid, Asociación española de archiveras,
bibliotecarios, museólogos y dccumentaiistas, 1982 (Biblioteca profesional de ANABAD, 11, Estudios),
p. 20.
4. Antonia Heredia Herrera, Archivfrricu general. Teorfu y prbcficu, Sevilla, Diputación provincial de
Sevilla, 1986, pág. 59.
32

entre los documentos no existiría el archivo; es determinado, en cuanto une los documen-
tos según el modo en que éstos se disponen en el momento de su nacimiento.
Complejo orgánico y no recogida de documentos, no agregado artificial de docu-
mentos.
También Antonia Heredia precisa que en la definición que ella da del archivo "se
dice (...) conjunto de documentos acumulados y de proceso natural, lo cual es algo distinto
a coiecci6nfT5.
Antes bien, entre archivos y colección de documentos entendiendo por tal,
documentos sacados de su sitio y "coleccionados", es decir recogidos artificialmente,
desmembrándolos de los fondos archivisticm a los que orgánicamente pertenecían- hay
una absoluta antítesis; una colección de documentos no podrá jamás convertirse en
"archivo".
Es necesario sin embargo precisar que en algunos textos, especialmente en lengua
española, la palabra colección" es usada inapropiadamente, no en su significado de
recolección artificial de documentos pertenecientes a fondos diferentes, sino en un
significado opuesto, es decir como sinónimo de "fondo archivístico".
Se trata de una acepción del término, introducida desde hace tiempo en el uso, pero
en tal caso es necesario aclarar el significado, en cuantose presta fácilmente a equívocos.
Observa Sir Hilary Jenkinson: "Yo querría que la palabra coleccibn fuese prohibida en
el vocabulario archivístico, solamente para establecer este importante hecho"; es decir
que los archivos no son "coleccionados"' y Antonia Heredia precisa: "La idea de
colección es ajena al ar~hivo"~.
Todavía más absoluta que entre archivo y colección de documentos (los cuales, por
lo tanto, por ser "documentos" deben haber sido producidos en el curso de una actividad
administrativa y para fines administrativos, también si sucesivamente, con la formación
de la coíección, se haya perdido el vínculo que los unía al origen), todavía más absoluta
que entre archivo y colección de documentos, decía, es la antítesis que opone el archivo
5. Ibidem
6. Hilary Jenkimon. The EnglishArchivist: anewprofessicm. Lecture for a new course in archive adminis-
tration delivered at University College, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Selected Writings
ofSirHiluryJenkimon (Editors: Roger H. Ellis and Peter Walne). Gloucester. Alan Sutton. 1980, pp. 236-
259, en las cfr., p. 238.
7.
A. Heredia Herrera, &ra citada, pág. 101
33

a otro tipo de institución, que en la opinión común es, sin embargo, habitualmente a 61
aproximado: la biblioteca.
Una primera, profunda diferencia existe entre libro y documento. El documento
archivístico, como hemos ya subrayado, es tal, en cuanto ha sido producido "involunta-
tiamente" en el curso del desarrollo de una actividad administrativa, jurídica, práctica,
del ente productor y tiene por consiguiente un preciso contenido jurídico-administrativo.
El libro, al contrario, es producto voluntario del autor para comunicar a los lectores
informaciones, ideas, opiniones, sentimientos, o simplemente para deleitarlos; está pri-
vado de cualquier valor jurídico; es completo en símismo, más allá de cualquier contexto,
y es habitualmente considerado cada vez separadamente de otro libro; al contrario del
documento que pierde gran parte del valor propio (o directamente todo el valor propio)
si no forma parte de aquel contexto en el cual ha sido producido y es correlativo con todos
los otros documentos.
La biblioteca, a su vez, es una recolección o colección de libros, formada volunta-
riamente por decisión del propietario, sea éste una persona física o un ente, y con libros,
cada uno de los cuales ha sido introducido en aquella biblioteca por una elección
voluntaria.
En el amplio campo de lo que se suele indicar con la denominación conjunta de
"bienes culturales", archivo y biblioteca se colocan, por lo tanto, en los dos extremos
opuestos.
Querríamos precisar otro aspecto importante del archivo: Hemos dicho que los
documentos de un archivo son producidos, en sus orígenes, exclusivamente por un fin
jurídico-administrativo y no por un fin cultural. Y bien, precisamente esta circunstancia
hace que aquellos documentos, una vez que el curso del tiempo haya hecho decaer los
originarios fines jurídico-administrativos, adquieran especial valor para fines culturales.
En otras palabras, el contenido jurídico-administrativo de los documentos es fundamental
también para conferirles una importancia especial para fines de estudio (por ejemplo, para
la búsqueda de material histórico); mientras textos no archivísticos, como por ejemplo
una crónica, redactados con fines culturales, tienen un valor cultural muy inferior.
4. De cuanto hemos dicho hasta ahora, podemos sostener que para formar un
archivo es necesario mucho más que la suma de los documentos que lo componen.
Hemos recordado que los documentos de un archivo, si son considerados solos,
aislados de su contexto, pierden gran parte de su valor. Giorgio Cencetti afirma que "existe
una falta de autonomía del documento de archivo concebido solo, porque no tiene ningún
34

valor cuando es separado de las precedentes y subsiguientes y arrancado del Corpus al
cual pertenecía"'.
Igualmente precisa es la afirmación de Michel Duchein: "El documento de archivo
(...) no tiene razón de ser, sino en la medida en que pertenece a un conjunto. Este, se coloca
en el seno de un proceso funcional del que constituye él mismo un elemento, aunque sea
mínimo. El documento de archivo no está jamás concebido, al principio, como un
elemento aislado. Este, tiene siempre un carácter utilitario, que puede aparecer claramente
sólo si ha conservado su sitio en el conjuntode los otros documentos que lo acompañan"9.
Y además: "Corno consecuencia, es esencial para la valoración de un documento cual-
quiera, saber exactamente quién 10 ha producido, en qué circunstancia, en el marco de
qué proceso, con qué fin, para qué destinatario, cuánto y cómo ha sido recibido por este
último, y por qué vías ha llegado a nosotros. Tal conocimiento -agrega Duchein- no es
posible sino en la medida en que el conjunto de documentas que lo acompañan haya sido
conservado intacto, bien individualizado y sin confusión alguna con documentos de
origen diferente, aunque concernientes al mismo objeto"".
Para Antonia Heredia, el "carader serial" es "una de las notas más significativas"
de "los documentas de archivo"11.
En conclusión, yo creo que para que pueda hablarse de "archivo" son necesarios
dos elementos: el conjunto orgánico de los documentos que lo constituyen y el conjunto
orgánico de las relaciones que transcurren entre aquellos documentos.
Un archivo puede ser comparado a un monumento, el cual está constituido por las
piedras, por los ladrillos, por la cal, por los mármoles y maderas preciosas, por las
decoraciones, etc., empleados en su construcción y por las relaciones que transcurren
entre estos elementos materiales; es decir, del modo en que aquellas piedras, aquellos
ladrillos, aquellos mármoles, han sido dispuestas en el proyecto del creador y en la
realización del constructor. Aquellas mismas piedras, mármoles, etc., dispuestos en un
montón informe o de cualquier modo diferente del original, no constituirían jamás el
monumento, aunque se tendría una masa exactamente idéntica a él.
8. Giorgio Cenietti, Inventario bibliogmfico e inventur¿o archivistico, en "L'Arcbiginasio", a. mIv,
Bolopa, 1939, pp. 106-117; vwlto a publicar en Scrirti urchivistki, di Giorgio Cencetti, Roma, 11 Centro
di Ricerca editore, 1970, pp. 56-69, en el que la frase aquí menaonada está en la pá& 64.
9.
Micbel Duchein, Le respect des fmdF en archivktique. Principcs reóriques et problémes pratiques, en
"La Gazette des archives" n.* 97, París, 1977, pp. 71-96, la frase aquí mencionada está en la pág. 75.
la Ibidem
11. A. Heredia Herrera, obra citado, pág. 90
35

El mismo argumento se puede dar para el archivo; antes, bien, en el caso del archivo,
éste es todavía más válido, porque cada documento que forma parte de él es diferente de
todos los otros.
En este punto es necesario hacer otra precisión concerniente al momento en que
nace el archivo; es decir, es necesario preguntarse en qué momento un conjunto de
documentos se convierte en "archivo".
Y hablando de "ordenamiento del archivo" nos referimos, no a la disposición que
se da a los papeles en su origen, cuando éstos se sitúan en la oficina o ente productor; sino
al orden que debe darles el archivero cuando los papeles llegan a la Última y definitiva
fase de su vida, es decir al "archivo" propiamente dicho, o archivo histórico, o archivos
sin otros agregados o, según la expresión de reglamentos archivísticos franceses, "archi-
vos definitivos". Nos referimos por lo tanto, a la obligación o deber del archivero como
funcionario científico al cual el archivo es confiado.
Tratamos por consiguiente de seguir las fases de la vida de los documentos, desde
el acto de su producción hasta el destino definitivo, por lo menos, cuando éstos son
producidos por un ente u oficina (los archivos de personas físicas tienen formas diversas
de gestión y cuanto aquí decimos no se adapta exactamente a ellos).
Lm documentos, hemos dicho, están producidos por una oficina o por un ente
exclusivamente por las necesidades del propio funcionamiento y como consecuencia de
ese funcionamiento. Estos, reciben por lo tanto, un orden que depende directamente de
las competencias, de los procesos, de la praxis de aquel ente u oficina; un orden que refleja
el modo de funcionar de aquel ente u oficina. Si estos organismos cambian de competencia
o cambian el modo de funcionar, cambia también como consecuencia, el modo en que,
desde ese momento en adelante, los papeles están dispuestos en el instante de su
nacimiento.
Los documentos entran a formar parte de un conjunto que, según las diversas
opiniones que se tienen sobre el momento en que nace el "archivo", se indica como
"archivo corriente" o "archivo de gestión" por quien sostiene que el archivo nace en el
momento mismo en que los documentos son producidos o como la que en italiano se
llama también "registrahtra" corriente'* o con otra denominación; por lo tanto difenente
12 No podemos traducir al castellanola palabra regisrrafuru, asícomo la palabra alemana Regisrrarur, porque
en Españanoexisteun conceptosemejante. Se diceregisfruturuel conjuntode losdocumentos produados
por UM oficina, si se considera que estos no constituyan aún un "archivo"; es decir, que no exista "archivo
corriente", y que los documentos utilizados por la oficina productora no constituyan aún "archivo". (N.
del T.)
36

de "archivo", por quien sostiene que el archivo nace solamente cuando los documentos
han agotado su utilidad administrativa para la oficina o ente que la ha producido, y han
adquirido sin embargo, un exclusivo interés para fines de estudio.
Más bien por la precisión, en algunos casos se sostiene que existe también una fase
precedente, "pre-archivística", en la cual los documentos están en curso de tramitación
en la oficina o ente productor. Así en Francia, los documentos son primero gestionados
por la oficina productora, y sucesivamente, después de concluida cada diligencia, éstos
son clasificados, es decir se les da un orden originario.
En Alemania los documentos son primero gestionados por la oficina o "cancillería"
(Kunzlei) y sucesivamente se les da el orden originario, no por la denominada "oficina de
registratura" (Regisaatur). El pasaje de los documentos de la cancillería a la oficina de
registros puede suceder, inmediatamente después de la conclusión de cada asunto al que
se refieren dichos documentos, día por día; o a intervalos regulares más o menos largos.
En esta segunda hipótesis, los documentos permanecen por algún tiempo en la cancillería,
antes de pasar a la oficina de regi~tros'~.
También para Aurelio Tanodi existe en la vida de los documentos UM "primera
fase pre-archivística", que "está constituida por la creación y formación de archivalía en
potencia dentro de la entidad prod~ctora"~~. Y un poco más adelante: "Las hojas, cartas,
expedientes, libros, etc., durante su tramitación, no constituyen archivalía, y la oficina
que los produce u ordena no es un archivo, sino que ese material constituye sólo una
archivalía en potencia, de 61 se puede separar lo innecesario, remitir algo a otra oficina,
agregar nuevas hojas, es decir manejarlo según las necesidades del asunto a que se
refieren. Esta es la forma embrional de un grupo archivístico"''.
Diferente es el procedimiento en las oficinas del Estado en Italia: los documentos
pasan primero a la que es denominada "oficina de registro de entrada y salida de
documentos y regisfruhira" (sería mejor llamarla "oficina de protocolo y de registratura")
para ser registrados y recibir el lugar que es definitivo, y solamente sucesivamente están
asignados al empleado o a la sección que debe gestionarlos; es decir, para usar la
terminología indicada por Tanodi, primero nace la "archivalía", después viene la "trami-
tación".
13.
14.
Johannes Papritz, Arcltivwissenscliafi., 2' edición, vol. 11, Marburg, 1983 pág. 8.
Aurelio Tanodi, Manual de Archivologfa Iiispanoameriuana. Teorías y primipios, Córdoba, Argentina,
Universidad Nacional de Córdoba, 1961, pág. 8.
15. idem., pág. 9
37

Por lo tanto, con osin la fase que podemos llamar, para entendemos, "de cancillería"
(o, con Tancdi, de "secretaría"), los documentos concernientes a los asuntos en curso o
aquellos recién concluidos son conservados en el "archivo corriente" (o, como lo llaman
varios colegas españoles, entre ellos Vicenta Cortés y Antonia Heredia, "archivo de
gestión") o "registratura corriente" (si consideramos que los papeles no constituyen
todavía un "archivo").
Después de un período de tiempo más o menos largo, y que por lo tanto podemos
indicar genéricamente en algunos años por la fecha de la conclusión del asuntoal cual se
refieren los documentos -no por la fecha de los documentos porque el "asunto" al cual
ellos se refieren, puede durar pocos días o muchos decenios-, los documentos, o mejor
los expedientes, los legajos, los registros, los volúmenes, pasan del archivo corriente o
registratura corriente a un "archivo de depósito" (así llamado por quien sostiene que los
documentos no constituyen todavía "archivo", en cuanto se encuentran todavía en la
oficina productora y son aún útiles a ella por sus fines institucionales).
El archivo de depósito o registratura de depósito, efectivamente, se encuentra
todavía en el ente u oficina que ha producido los documentos, y aquí son conservados,
porque, si bien su uso es menos frecuente, pueden ser consultados de tanto en tanto para
la tramitación de los asuntos de competencia del ente u oficina que los ha producido.
Generalmente, mientras el archivo corriente o registratura corriente se encuentra
en las subdivisiones menores de una gran oficina o ente, el archivo de depósito o
registratura de dep6sito se encuentra en las sub-divisiones mayores del mismo ente, o
exite uno solo para toda la institución. En consecuencia, un archivo de depósito o registro
de depósito habitualmente recibe la serie de expedientes, legajos, registros, volúmenes,
provenientes de varios archivos corrientes o registraturas corrientes.
Sucesivamente, mientras en el pado a estas dos fases, corriente y de depósito, de
la vida de los documentos, le seguía una tercera y Última, con el pasaje de los documentos,
previa operación de selección al destino definitivo; es decir al "archivo histórico" o
"archivo propiamente dicho" o "archivo" sin otras agregados, desde hace unos decenim
hasta hoy se ha insertado una fase ulterior intermedia.
Los documentos, desde el archivo de depósito o registratura de depósito (o, si hay
más de uno, desde todos los archivos de depósito o desde todas las registraturas de
depósito) del ente pasan a un "archivo intermedio'' (así denominado por quien considera
que el archivo nace en el acto del nacimiento de los documentos o al término de la
tramitación de cada uno de los expedientes) ) o "pre-archivo" (así denominado por quien
sostiene que el archivo nace cuando los documentos han agotado completamente su vida
38

administrativa) y aquí permanecen hasta que estén "maduros" para el posterior destino al
"archivo histórico" o "archivo definitivo" o "Archivo propiamente dicho" o simplemente
"archivo", el cual en base y según las opiniones que aquí hemos citado vanas veces, nace
solamente en este punto.
El pre-archivo o archivo intermedio es habitualmente gestionado conjuntamente
por el personal científico del archivo propiamente dicho o archivo histórico, y por el
personal administrativo de las oficinas de las cuales provienen los documentos. Los
documentos se seleccionan para la conservación permanente o para la destrucción, se
preparan para el sucesivo vertido al archivo propiamente dicho o archivo histórico, y al
mismo tiempo están todavía a disposición de las oficinas que los han producido y que
pueden tener algunas veces, todavía necesidad de ellos, para los propios fines adminis-
trativos. La Administración estatal española por ejemplo, tiene un gran "pre-archivo" en
Alcalá de Henares.
El destino final de la documentación que ha superado la selección es el del
"archivo". Aquí no hay más dudas: los papeles constituyen ahora verdaderamente un
archivo. Se habla por eso de "archivo histórico" (pero la locución es quizás reductiva: El
archivo no es solamente "histórico" sino una institución "científica" sin límites) o de
"archivo definitivo" o de "archivo propiamente dicho" o simplemente de archivo.
Esto es simplemente "archivo" para quien considera que solamente en este punto
puede adoptarse este término; es decir, que el conjunto de los documentos constituya un
archivo cuando haya perdido, al máximo, el interés administrativo para el ente u oficina
que lo ha producido, haya sido seleccionado para la conservación permanente con fines
de estudio, y haya sido transferido a una institución archivística especializada, para ser
conservado permanentemente y puesto a disposición de cualquieraque quiera consultarlo.
Por lo tanto, no sólo la fase de "cancillería" o "secretaría", sino también la de la
"registratura corriente", "registratura de depósito" y del "pre-archivo" son, según esta
concepción, fases "pre-archivísticas".
Para la archivística alemana existe una contraposición entre oficina de registratura
{Regisnutur) y archivo (Archiv). La misma contraposición existe para los colegas
estadounidenses entre recurds y archives: mientras para el inglés Jenkinson las palabras
recura3 y urchiivs pueden ser usadas indiferentemente 16, para el estadounidense Sche-
llenberg los archivos (archives) están constituidos por los documentos (recurds) "de
16. H. Jenknson, obra citada, pág. 237, nota
39

cualquier institución privada o pública que hayan sido considerados merecedores de su
preservación permanente con fines de investigación, o para referencia que han sido
depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística"' Y .
En el Diccionario de terminología archivística internacional, publicado por el
Consejo Internacional de Archivos en 1984, la definición de archivo en inglés y en francés
es notablemente diferente: en el texto inglés son definidos archivos solamente los
conjuntos de documentos "no corrientes", mientras en el texto francés se indican como
arcbivos también los conjuntos de documentos corrientes ("cualquiera que sea su fe-
cha") ".
No se trata por lo tanto de la traducción de la palabra "archivo" del inglés al francés
o viceversa, sino de dos significados diferentes de la misma palabra en los dos idiomas,
También un recientísimo estudio sobre el acceso a los archivos de las Organizacio-
nes de las Naciones Unidas, de Bodil Ulate-Segura, Secretaría del Comité para la
formación profesional de los archiveros del mismo Consejo Internacional de Archivos,
adopta el término inglés "archives" -señala al principiw para indicar los documentos "no
corrientes" conservados por la Organización que los ha producido o por sus sucesores
con motivo de su duradero valor administrativo, fiscal, legal, de testimonio ylo informa-
tivo ''.
17.
18
19.
Theodore R. Schellenberg. Modenr archives. Priiiciples aiidteclitiqires, Melbourne, F. M. Chesire, 1956,
pág. 16. De esta obra existe una traducci6n en espafiol a cargo de Manuel Carrera Stampa. con el título
Arcliivos Modentos. Prirrcipios y téctticus. La Habana, imprenta del Archivo Nacional, 1958. De esta
última (pág. 42) hemos extraídola definiciónaquí mencionada, con la advertencia dequela palabra inglesa
"records" ha sido traducida como "documentos", en lugar del término "registros" usado por Carrera
Stampa.
DicrioitaryofArcli¿ralTc.r~~i¿ttology/D¿cfiuti~~airede terniittolugie archii*istique. English and Frcnch. Wi ih
equivalents in Dutch, German Italian, Rwsian and Spanish. Edited by Peter Walne. Compiled by Frank
El. Evans, Francois-J. Himly and Peter Walne, München, New York, London, Paris, K. G. Saur, 1984.
"The single term archives is used lo rcfer to the noncurrent records preserved by the organization
responsible for their creation, or its successors, because of continuing administrative, fiscal, legal,
evidential and/or informational value": Bodil Ulate-Segura, Access 10 the archives of Wnired Natiorrs
agencies: uRAMP study wifh guidelitres. Paris, Unesco, General Information Progamme and UNEIST,
1937 (F'GI-S6/WS/24), pág. 13.
En la edición francesa de este estudio (París, Unesco, 1988) se lee en la pág. 6. "Le terme arcltives
("archiva") employé seul designe les documents d'archives ayant cessé d'avoir une utilité courante et
conseivés par I'organisation qui les a creés, ou son successeur, en raison de leur valeur de témoignage
eVou valeur informative".
40

6. Pero "archivo" o no archivo todavía, las fases de la vida de íos documentas que
sean ahora consideradas no tres, sino cuatro, parece de hecho una opinión largamente
difundida; aunque a menudo se habla aún de "tres" fases una de las cuales es sin embargo,
subdividida en dos partes.
El Manual de archivistica francés, editado en 1970, señala tres edades en la vida
de los documentos, pero en realidad enumera por los menos cuatro: conservación de los
documentos en las oficinas productoras (bureaur), conservación en un depósito interme-
dio en la Administración o "pequeño depósito" (dépt interniediaireproche I'adniinstra-
tion: petit dépot) , conservación en un depósito intermedio o anexo al archivo propiamente
dicho (dépot interntediaire extérieur ou annexé aux archives), es decir en el pre-archivo,
y finalmente conservación en el archivo, o archivo propiamente dicho, o archivo histórico
(dépot d'archives proprenient dit)").
Análoga nos parece la opinión de Vicenta Cortés, la cual, refiriéndose a los archivos
municipales -pero evidentemente la cuestión teórica es válida para cualquier categoría
de archivos públicos- habla de tres edades, pero indica cuatro fases de la vida de los
documentos: "archivo de gestión (en las oficinas), archivo central administrativo (de la
institución), archivo intermedio (dep6sito temporal) y archivo histórico (dep6sito fi-
na~)"".
También Antonia Heredia habla de tres edades, pero divide la segunda en dos
períodos, diversificados también desde la fecha de los documentas conservados en los
respectivos depósitos: "archivo central de la instituci6n (10/30 años)" y "archivo fuera de
la institución (30/50 años)"22.
Y Ana Duplá del Moral: "La documentación de los archivos municipales como la
del resto de los archivos de organismos públicos -sentada la base de que dicha docume-
tación mantiene una relación de continuidad-, atraviesa cuatro fases o estadios desde que
ha sido producida. Estas fases se conocen como archivo de gestión o de oficina, central
administrativo, archivo intermedio y archivo históri~o"~.
20. Ministére des Affaires culturelles. Direction des Archives de France, Association des Archivistes franpis,
Manuel d'archivistique. Paris, SEVPEN, 1970, pág. 123.
21.
22
23.
V. Cortés Alonso, obra citada, pág. 20
A. Heredia Herrera, obra dada. págs. 109-112
Ana Duplá del Moral, PIan regiotial para los archivos municipates de la Comurudad de Madrid, Madrid,
Comunidad de Madrid, Consejería de Cultura, Deportes y Turismo. Secretaría general técnica, 1985
("Archivos, Estudios", vd.l), pág. 20.
41

Por lo tanto, aunque sean tres o cuatro las fases de la vida de los documentos, es
necesario subrayar que:
1) para los conjuntos de documentos que se producen actualmente, la interven-
ción del archivero tienen lugar desde el momento del nacimiento de los mismos.
Esta intervención, que los colegas estadounidenses definen como records nianage-
nient, va haciéndose siempre más amplia, tanto que precisamente en los Estados Unidos
hay ahora una distinta especialización profesional entre los archivists y los record
nianagers, sefialada también por el Consejo Internacional de Archivos y que ha dado lugar
también a la constitución de dos asociaciones profesionales diversas.
2) es en la Última fase de la vida de los documentos, es decir, en aquella del
"archivo", o archivo propiamente dicho, o archivo definitivo, cuando se plantea el
problema del ordenamiento.
Al archivo, sin embargo, no llegan todos los documentos, en cuanto razones
materiales (gastos, espacio) impiden una conservación integral. Antes del ingreso en el
archivo los documentos sufren, para tal fin, una selección: aquellos que se consideran
más útiles para estudios se conservan, aquellos que -a menudo errando en la valoración-
se consideran menos Útiles (no "inútiles", porque documentos inútiles no existen), se
destruyen. Y hemos dicho "sin embargo", porque la selección es, en realidad, una
operación anti-archivística, que rompe el vínculo existente entre los documentos. Esta
constituye un compromiso entre una exigencia teórica de conservar integralmente los
documentos y una imposibilidad práctica de efectuar tal conservación: si no se hiciera
una selección, siempre dolorosa, todos los documentos terminarían por autodestruirse a
causa de la imposibilidad de asegurar la conservación. Con la selección la archivística
elige el mal menor, así como el cinijano que amputa a un hombre un brazo o una pierna
para evitar el avance de la gangrena; y aquella amputación constituya el mal menor, pero
siempre un mal, no hay duda.
7. ¿Cuál es por consiguiente el método a adoptar para el ordenamiento del
archivo? Recordemos cuanto hemos dicho al principio acerca de la naturaleza del archivo;
el cual es un conjunto orgánico de documentos, unidos por un vínculo originario,
necesario y determinado, creados por un ente o una oficina en el curso del desarrollo de
la propia actividad y para sus fines institucionales, y organizados en base a las compe-
tencias, a la estructura, a la praxis administrativa del ente u oficina. La respuesta a la
interrogación, recordando todo esto, no puede ser más que una sola.
El único método de ordenamiento de un archivo es según el "principio de proce-
42

dencia"; o mejor dicho y más claramente, según el "principio de respeto al orden original
de los documentos".
Preferimos esta segunda expresión, en cuanto ella, como hemos dicho, nos parece
más clara que la primera, aunque ambas son habitualmente adoptadas como equivalentes
una de la otra. En efecto, sin embargo, decir "principio de procedencia" puede querer
decir, respetar el orden original de los documentos, pero puede tener también el mismo
significado de la expresión francesa "respect des fonds"; cuando el "respect des fonds"
fue prescrito por primera vez, en 1841, la expresión significaba simplemente que no
debían ser mezclados documentos pertenecientes a fondos diferentes, mientras en el
significado que señala el Diccionario internacional de terminología archivística editado
en 1964 a "respect des fonds" se atribuye el significado de llevar cada documento al lugar
de origen%.
Las dos expresiones, repetimos pueden ser adoptadas como sinónimos, o bien, con
los dos significados diferentes entre ellos. Por ejemplo, en los documentos finales de la
"Primera Reunión Interamencana sobre Archivos", desarrollada en Washington del 9 al
27 de octubre de 1961 bajo la dirección del Dr. Schellenberg, les fueron atribuidos dos
significados distintos. Así éstos están precisados en la "Resolución No. 5, Ordenación
archivística", en la que se recomienda:
"Artículo 1. Que el principio de procedencia archivística y el principio del orden
original sean las normas sobre las cuales se edifique la ordenación de los fondos
documentales orgánicos latinoamericanos, sean estos públicos o privados.
Artículo 2. Que se adopte la siguiente formulación en español:
Principio de procedencia: Los documentos deben conservarse inviolablemente
dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.
Principio del orden original: La ordenación interna de un fondo documental debe
mantenerse con la estructura que tuvo durante su servicio activoftz.
24. Elsevier 'sLakon of arcbiveterminofogy French-English-German- Spanish-Italian-Dutch. Compiled and
arranged on a systemaiic basis by a Committee of the International Council on Archives, Amsterdam,
London, New York, Elsevier PuMishing Company, 1W.
25. Las resoluaona adoptadasen ata Reunión han sido puMicadas en vanos sitios. Aquí las citamos, en el
texto apañd, del "Boletín Interamericano de Archivos", vd. 1, Córdoba, Argentina 1974, págs. 83-102
cuyo texto aquí mencionado está en la pág. 87.
43

También en el Diccionario de terminología archivística de 1984 las dos definiciones
son análogas. Bajo la voz inglesa "Principle of provenance" y la francesa "Principe de
respect des fonds, principe de provenance", traducido al español como "Principio de
procedencia", se lee que se trata del "principio fundamental por el cual los documentos
o archivos de una misma procedencia no deben ser mezclados Con aquellos de otra
procedencia; este principio comprende a veces también el principio del respeto del orden
primitivo" (mientras en el Diccionario de 1964, como hemos dicho, aquel estaba siempre
considerado equivalente a este Último).
Bajo la voz inglesa "Registry principie" y la francesa "Principe du respect de I'ordre
primitif', traducido al español "Principio del orden de procedencia" (aunque nos parece
más exacto hablar de "Principio del orden original" o de "Principio de respeto al orden
original") se lee: "Principio de teoría archivística según el cual los archivos de una misma
procedencia deben conservar el orden establecido por el ente que los ha producido;
principio tal vez implícito en el principio de respect des fonds; llamado también principio
de "Registratur ".
Hablamos por consiguiente, para evitar equívocos, de "principio de respeto al orden
original". El orden original es el dado por el ente productor, momento a momento, a los
documentos, en base a sus competencias, a su estructura, a su modo de funcionar. Si
competencias, estructura, modo de funcionar se modifican durante la vida del ente, se
originan, como consecuencia, modificaciones en la disposición originaria de los dccu-
mentas, desde ese momento en adelante.
Deber del archivero cuando los documentos llegan al archivo es, ante todo, respetar
el orden originario de los documentos, si éste ha sido mantenido.
España tienen una interesante tradición en este sentido. Ha escrito Vicenta Cortés
que los principios archivísticos dictados por Felipe 11 en 1588 y adoptados en el archivo
de Simancas "detallan claramente el respeto al origen de los fondos y al ordenamiento
original dado por las oficinas productoras, con cuyos inventarios llegaban al archivo"".
Desgraciadamente, sin embargo, demasiado frecuentemente el orden originario no
ha sido conservado; el archivero por lo tanto no tiene el deber de mantenerlo, sino aquel,
26. Vicenta Cortés Alonso. La escritura y lo escrito. Paleograflay Diplomática de Espaíray América en los
siglos A" y A"I, Madrid, Ediciones de Cultura Hispánica. Initituto de Cooperación Iberoamericana,
1986. pág. 54. Cfr. también Vicenta Cortés Alonso, Las Ordenanzas de Simancas y laA&in¿stración
castellww, en Actas del IV Sympesium de Historia de la Administración, Madrid, Instituto Nacional de
Administración Pública, 1984, págs, 197-224
44

astante más difícil, de reconstruirlo, aboliendo las modificaciones aportadas al orden de
los documentos por sucesivas reorganizaciones.
Reorganizaciones que se han verificado con gran frecuencia en la segunda mitad
del siglo XVIll y en la primera mitad del siglo XIX (y a menudo también en tiempos más
próximos a nosotros) en Francia, en Austria, en varios Estados italianos, como conse-
aiencia de la difusión, y de la aplicación a los archivos, de los principios filosóficos del
iiuminismo y de la Enciclopedia, en base a los cuales los fondos archivísticos antiguos
fueron desordenados y entremezclados entre ellos y los documentos, sin tener en cuenta
para nada la procedencia, fueron ordenados por materias.
Reconstruir el orden originario de los documentos es una tarea muy difícil, cuando
la Única guía para este trabajo son los documentos mismos, que el archivero debe
examinar con paciencia y sobre todo con inteligencia y con una Sólida preparación
profesional. Se trata de reconstruir, sobre la base de los documentos, la historia interna
de la institución que los ha producido, la historia de las variaciones de las competencias,
de la estructura y del modo de funcionar del ente, y por 10 tanto de su modo de producir
y organizar los propios documentos desde el origen. Se trata de seguir todas las variacio-
nes de estos elementos en el tiempo y, en consecuencia, de lograr conocer cómo, en las
varias fases de su vida y de su actividad, la institución productora disponía los documen-
tos. Los grandes eventos de la historia política, con frecuencia no influyen del todo sobre
la originaria disposición de los ppeles, mientras una simple modificación de la estructura
interna de una oficina o de su praxis administrativa lleva a una alteración desde aquel
momento en adelante- de la disposición de los papeles en el origen.
El trabajo más similar al del archivero es, a mi modo de ver, el del arqueólogo, el
cual de la excavación de las ruinas de antiguos monumentos rotos y sepultados, de la
recuperación de fragmentos más o menos completos, llega a reconstruir tal como estaba,
la disposición originaria de los hallazgos, y por lo tanto a reconstruir el templo, la
fortaleza, la villa, la ciudad. No siempre el arqueólogo logra este resultado, si los hallazgos
son excesivamente incompletos, o si éstos han sido manipulados o retocados; así como
no siempre el archivero logra reconstruir el orden originario de los documentos de un
archivo o de un fondo archivístico, cuando éste ha sufrido demasiadas pérdidas o
destrucciones.
También la búsqueda por parte del usuario del archivo, debe seguir la misma vía
que el archivero ha recorrido en su trabajo. No tiene sentido entrar en un archivo y pedir
"¿qué hay en este archivo sobre tal tema, sobre tal materia?" La pregunta formulada
correctamente es: "icuál era, en el período que me interesa, la oficina competente para
45

tratar aquella determinada materia o aquel deteminado asunto, y cómo funcionaba, y
cómo en consecuencia, disponía sus documentos?"
Ya hace más de un siglo, en el lejano 1867, el archivero italiano Francesco Bonaini
escribía que al entrar a un archivo se debían buscar %o las materias, sino las institucio-
nes*ln.
Es precisamente a través de la historia de las instituciones, no consideradas
abstractamente, sino vistas en su efectivo funcionamiento interno, momento por momen-
to, como deben ser efectuados tanto el ordenamiento del archivo, es decir, la reconstruc-
ción del orden originario de los documentos por parte del archivero, como la búsqueda
por parte del usuario. LA historia de las instituciones así concebida, en función archivís-
tica, en Italia es considerada como una parte de la archivística misma y es denominada
"archivística especial".
En cuanto al principio de conservación del orden Originario de los documentos, o
mejor de reconstrucción de ese orden originario, desde la mitad del siglo XiX es
denominado en Italia "método histórico" de ordenamiento, no porque sirva a los fines de
la historia (sería un falso fin), sino porque se basa en la historia de la institución que ha
producido los documentos. El uso de ese principio como Único método de ordenamiento
de los archivos, está prescrito desde hace más de cien años por UM precisa norma
legislativa (real decreto 27 de mayo 1875, np 2.552).
8. Desde hace tiempo, sin embargo, ha vuelto a aparecer una interrogante jamás
olvidada por parte de los usuariosque se dirigen a los archivos sin tener los conocimientos
suficientes de archivística.
Ellos preguntan: ¿''Pero por qué vosotros, archiveros, queréis reconstruir el orden
originario de los dwumentos? ¿No sería más simple disponer los documentos en cual-
quier otro orden -alfabético, geográfico, cronológico, o mejor todavía por materias- que
facilite la búsqueda también con la ayuda de un ordenador?" Y precisamente en nuestra
época, en la cual el ordenador entra cada vez más ampliamente en tantas actividades, esta
27. Informe de Francisco Eonaini al Ministerio de Instrucaón Pública, del cual dependían los Archivos
toscanos, fechadoen Florhcia, el 23demarzode 1867. El informe era entonces inéditoy ha sido publicado
después por Antonio Panella, con una breve presentación, bajo el tffulo L'ordnmento sronco e lu
formazione di un Arcluuo generale (I'archivw dei Frari, o Archivio di &ato a Venezia) in una relazione
inedita di Francesco Bonaini; en "Archivi", s. 11, a. 111, Roma, 1936, pás, 37-39. Ha sido después
nuevamente publicado por Antonio Panella. Scrirti archivistici, por Arnaldo d'Addano, Roma, Ministero
delf'htemo, 1955 ("Pubblicazioni degli Archivi di Stato", vol. XIX), págs 215-218.
46

pregunta, aparentemente atrayente e indudablemente insidiosa, vuelve a hacerse insisten-
te.
Sin duda, para el archivero sería mucho más fácil disponer los documentos en un
orden cualquiera, por él mismo elegido, antes que realizar cada vez el largo, complejo y
difícil estudio para identificar cual era el orden originario de losdocumentos de un fondo,
o para llevarlos a aquel orden.
Pero el resultado de ordenamientos del género -alfabéticos, geográficos, cronólo-
gicos, y sobre todo por materias- sería desastraso; y, sobre todo, abundan los ejemplos
de aquellos ordenamientos realizados, como ya hemos recordado, entre el siglo XVIIi y
el X K
No s610 se facilitaría, y s610 en apariencia, una determinada búsqueda o un
determinado tipo de búsqueda, volviendo impible todas las otras, porque se permitiría,
quizás encontrar este o aquel documento, sino también el documento solo, separado del
propio contexto, desmembrado de los otros del mismo fondo y de la misma serie, y por
10 tanto privado de gran parte de su valor.
Aquí señalamos todavía cuanto hemos dicho al principio, es decir, que un archivo
no es una suma de documentos, y que cada documento existe en cuanto forma parte de
un conjunto orgánico y tiene su exacto significado, en cuanto constituye el eslab6n de
una cadena. Esta consideración es válida no sólo para el archivero, sino también para el
usuario que realiza su búsqueda en el archivo: también para él, encontrar el documento
s610 significaría bien poco.
No es la información contenida en el documento 10 que interesa, y la archivística
no es una "ciencia de la información" (como muy frecuentemente se dice), o solo una
"ciencia de la información", sino que tiene un contenido mucho más amplio; 10 que
interesa es el significado pleno de cada documento, que se evidencia solamente a través
del vínculocon todos los otros documentos del mismo archivo; lo que interesa es conocer
Cómo este documento ha sido producido, en el curso de qué procedimiento administrativo
y con qué validez jurídico-administrativa.
Dos documentas pueden parecer iguales entre sí y tener idéntico "valor informati-
vo" en cuanto contienen la misma información; pero su "valor archivístico" puede ser del
todo diferente, si diferente es su contenido jurídico-administrativo, el cual es esencial, no
sólo en el momento en que el documento ha sido producido para los fines administrativos
propias del ente productor, sino también cuando éste, por el curso del tiempo, ha perdido
interés para el ente que lo ha producido y es utilizado para fines de estudio.
47

Pero hay una ulterior consideración que hacer, una consideración que, a mi modo
de ver, debería estar en la base de la actividad de cada archivero.
En mi opinión -aunque sobre esto no todos están de acuerde el fin de la
Archivística no es el de "hacer encontrar" a los usuarios de los archivos los documentos
Útiles para su búsqueda: esta es simplemente una consecuencia de la correcta aplicación
en el plano práctico, en cada ordenamiento, de los principios teóricos que rigen esta
ciencia.
El "hacer encontrar los documentos" a los~usuarios de los archivos podía ser un fin
válido en los albores de la disciplina, antes que ella lograra su madurez, pero no lo es ya
hoy, en cuanto la Archivística es una ciencia, completa en sí misma, con una metodología
propia, y del todo autónoma con respecto a otras ciencias con las cuales tiene sólo aquellas
relaciones recíprocas que unen todas las ciencias y especialmente aquellas que obran en
campos disciplinarios afines.
Podemos hacer una fácil comparacidn con otra ciencia, no lejana de la nuestra: la
Diplomática. Es notorio que la Diplomática nace para descubrir la falsedad de los
documentos: pero hoy nadie afirmana que el fin de la Diplomática es el de "descubrir la
falsedad de 105 documentos".
La Diplomática es una ciencia completa en sí misma, que tiene una metodología
propia y tiene como fin fundamental el progreso de sí misma. El hecho de que a través
de la Diplomática se pueda comprobar si un documento es falso o verdadero, es una
consecuencia de la correcta aplicación de la metodología de la misma a cada caso, pero
no el fin de la disciplina.
Y aún: finalidad de la ciencia histórica es aquella de hacer progresar dicha ciencia,
es decir, el conocimiento del pasado. Que, después, aquel conocimiento pueda ser Útil
para otros fines, es una consecuencia y no la finalidad de la ciencia histórica.
Finalidad del estudio de las Matemáticas es la de hacer progresar siempre más las
Matemáticas. Que después el progreso de las Matemáticas sea Útil a muchos otros fines,
es una consecuencia y no la finalidad de las Matemáticas. Otro tanto podemos decir para
la Filosofía: un filósofo es un óptimo programador de computadoras, pero nadie osaría
decir que la Filosofía sirva para programar las computadoras.
Un argumento análogo puede ser hecho para la Archivística. Finalidad de la
Archivística es el progreso de la misma. Quizás no siempre se advierte, porque se
advierten más fácilmente las consecuencias: cuanto más progresa la Archivística, mejor
48

son satisfechas las búsquedas de los usuarios de los archivos. Pero esta, repetimos, es una
consecuencia, no la finalidad, del progreso de la disciplina.
Como toda ciencia, la Archivística se basa en un conjunto de normas de carácter
general, universalmente válidas. Si se debe ordenar un archivo, constituido por documenta
escritos sobre tablas de arcilla hace cinco mil a b o un archivo constituido por
documentos escritos sobre papel en el siglo XJX, la metodología no cambia.
Y diré más. Si un archivo fuese puesto en desorden diez o cien veces, y después
cada vez confiado a un archivero diferente para ser ordenado, y siempre que los principios
de la ciencia archivística hayan sido cada vez correctamente aplicados, a cada re-ordena-
miento concluido, el archivo deberá volver a tener siempre el mismo orden. Creo que esta
consideración haya empujado -quizás inconscientemente- a Georges Bourgin a definir
a Eugenio Casanova, el máximo teórico de la archivística en la primera mitad de nuestro
siglo, como "un gran matemático de los archivos"28.
En cuanto al ordenador, éste puede ser y es utilísimo en el archivo, si es usado
correctamente: por ejemplo en una serie homogénea de documentos (lisias de militares,
listas de propietarios censados en catastro, etc.), como ayuda al trabajo del archivero; pero
no puede, obviamente, sustituir jamás ni el trabajo del archivero, ni otros medios de
búsqueda y sobre todo el inventario redactado por el archivero.
El inventario, recuerdo, no es una lista de documentos, que sería imposible redactar
a causa de su número y, sobre todo, estaría privado de sentido, en cuanto se convertiría
en un mero "catálogo" de documentos; y "catalogar" un archivo, es decir, enumerar los
documentos, equivaldría a destruir el "archivo", reduciéndolo a una simple suma de
documentos. El inventario es, sobre todo, la historia de la institución que ha producido
cada uno de los fondos archivísticos, de las competencias, de la estructura, de los
procedimientos de aquella institución, y de cómo ella, en consecuencia, haya dispuesto
en el origen los propios documentos según un orden originario que ha sido reconstruido
por el archivero.
El inventario así concebido es la Única clave que permite cada tipo de búsqueda.
Con frecuencia es difícil hacer entender todo esto al usuario que se acerca por
primera vez a un archivo sin tener suficiente preparacibn archivística. Muchos usuarios,
si bien cualificados, están sin embargo absolutamente desprevenidos, y sostienen que el
28 Al primer Congreso Internacional de Archivos, París, 1950, cfr. "Archivum", 1, París, 1951, pág. 69.
49

archivo es algo similar a una biblioteca que conserva documentos en lugar de libros. Es
esta una amarga constatación, que los archiveros, situados en las salas de consulta de los
respectivos archivos y para la guía de los usuarios en sus búsquedas, deben repetir con
frecuencia.
Entre los muchos testimonios, traemos una afirmación del colega francés Bertrand
Joly, quien escribe que "salvo excepciones, los funcionarios, los empleados y los
historiadores, los que transfieren a los archivos y los que los utilizan, son archivística-
mente "ignorantes", y que "la incompetencia de muchos Universitarios en materia de
archivos, comprobada cada día, es verdaderamente e~candalosa"~~.
No hace aún muchos afios, en 1%ó, la Sociedad de Historiadores italianos, es decir,
la asociación que agtupa a los profesores universitarios italianos de materias históricas,
dedicó a los archivos un referéndum entre sus socios. En éste se pedía, entre otras cosas,
la redacción de inventarios uniformes.
Esto demuestra qué poco los autores de este pedido conocían los archivos y la
archivística. Uniforme puede y debe ser la metodología del ordenamiento y del inventario
(y no había ninguna necesidad de pedir esta "uniformidad", dado que ésta en Italia estaba
ya prescrita por una norma de derecho positivo, que anteriormente hemos citado, que se
remonta a 1875); pero precisamente porque en base a esta metodología cada ordenamiento
archivístico tiende a llevar los documentos al orden originario que les fue dado por el ente
productor, el resultado final de cada ordenamiento archivístico será diferente del de todos
los otros, o por lo menos del concerniente a otras categorías de entes u oficinasm.
Del escaso conocimiento de los archivos y de la Archivística por parte de muchos
historiadores italianos, se tiene además la prueba en la respuesta a otra pregunta: más de
29. "Sauf exception, les fonctionnaires, les entrepreneurs et les historiens, cpux qui versent les archives et
ceux qui les utilisent, sont archivistiquement des ignorants", y en nota: "L'incompetence de beaucoup
d'universitaires en matére d'archiws, chaque jour verifiée, est veritablement scandaleuse": Bertrand Joly,
Lesarchivescontemporninesont-ellesun avenir?, en "La Gazette desarcbives", nn. 134-135, París, 1986,
30.
@gs. 185-193, donde las frases aquf mencionadas están en las págs. 193, nota 13.
Dentro del mismo ente se puede tener una uniformidad de disposición or¡g¡nana de los doaimentos entre
oficinas del mismo tipo: por ejemplo, en la organización administrativa del Estado italiano, en 1940 fueron
dictadas normas uniformes para la tenencia de los papeles de la Prefectura. Análogamente, la autoridad
queejerce la vigilancia en determinadascategorías deentes puededictar normas uniformes para la tenencia
de los papeles de entes del mismo tipo: así sucedió en Italia en 1897 para los Municipios. Los archivos
municipales italianos desde 1897 en adelante, presentan por lo tanto una uniformidad en la disposición
originaria de los documentos y en consecuenaa, en eventuales trabajos de ordenamiento se estará frente
a una uniformidad a respetar.
50

la mitad de los historiadores interpelados afirmó que la Archivística no es una disciplina
autónoma, y casi la mitad de los mismos historiadores declaró que no deberían existir
cátedras de Archivística en las universidades.
Creemos, por 10 tanto, que el colega Joly no está del todo equivocado al denunciar
la "escandalosa ignorancia" de muchos universitarios en materia archivística.
Más allá del Océano, la colega Virginia C. Purdy ha denunciado, en un brillante y
agudo artículo, la "archivofobia" de muchos usuarios de los archivos, los cuales querrían
encontrarlos ordenados en base a sus temas de búsqueda, y ha afirmado que se trata de
una... enfermedad muy difundida entre "colleagues in the histarical pr~fession"~~.
El archivero es, por lo tanto, frecuentemente sometido a presiones por parte de quien
no conoce o conoce poco la Archivística.
Es necesario entonces tener mucha paciencia para hacer comprender a los usuarios
de los archivos, como la adopción de la metodología correcta de ordenamiento del archivo
por parte del archivero, además de responder a una exigencia científica de una de las
profesiones más difíciles, mencs conocidas, pero más gratificantes, sirve también para
permitir cualquier tipo de búsqueda por parte del usuario, una vez que éste haya tomado
la no fácil vía de acceso al archivo, buscando '*no las materias sino las instituciones".
31. Virginia C Purdy, Archivuphbia: itS causes and cure, in "Prdogue", Journal of the National Archives.
Vol 15, u* 2 Washington, Summer 1983, págs. 115-119.
51

LOS ARCHIVOS, MEMORIA DE LA HUMANIDAD'
Jean Favier
Antes de ser la materia prima con que se escribe la historia, los archivos fueron,
han sido y son el arsenal de la administración y el reflejo inmediato de la historia a medida
que se va haciendo.
Así, desde la más remota antigüedad, los archivos públicos se constituyen como
memoria del Estado, mientras el individuo constituye por su cuenta sus propios archivos
como memoria de su propia actividad o de la de su familia. De 10 que se trata es de
conservar el recuerdo de la acción de hoy día, para que sirva de base a la de mañana.
Los soportes del archivo son variada, tan variados como los objetos. Según las
civilizaciones y las técnicas, se han ido sucediendo la tableta de cera y la de arcilla seca,
la concha y el trao de barro cocido, el papiro y el papel, el mármol incluso. Han llegado
así hasta nosotros, para servir de base a una historia que los administradores de entonces
difícilmente podían imaginar, la correspondencia de los antiguos reyes del Cercano
Oriente, el catastro del Imperio Romano, la estructura del patrimonio de la Iglesia de
Roma o dePde Guillermo el Conquistador.
Lo que todos esos documentos tienen de común, aparte del hecho de que surgieron
de la vida activa y que su finalidad no era servir al historiador futuro, es su relativa
perennidad. Una tableta o un trozo de mármol apenas se gasta el ser leído, y el frágil
papiro, que con las manipulaciones sufre tanto como conla luz, no experimenta el menor
daño cuando la mirada lo recorre.
Los documentos de este tipo tienen además otra caracteristica común: la unicidad.
Es cierto que la misma acta puede volver a copiarse indefinidamente. De todos modos,
1. En El Correo de la Wnesco. París: Unesco, Mar. 1978, p. 10-15.
52

ninguna de esas copias es semejante a la otra y cada una aporta a la historia los elementos
de su propia originalidad.
h modos de tradición se han diversificado. Hay por un lado el original, al que
sigue de cerca la copia realizada al mismo tiempo y dotada de la misma eficacia
administrativa. Hay luego la copia hecha por el autor mismo del acta para guardar
constancia de las decisiones adoptadas y de las informaciones enviadas: es éste el registro,
o estado, gracias al cual nuestros archivos conservan desde la Edad Media huellas de la
actividad de las grandes administraciones públicas. Basta con recorrer los estados de la
cancillería británica, los registros de los papas o los del "TrésOr des Chartes" de Francia
para comprobar lo que supone para la historia humana esta memorización sistemática de
los actos de gobierno e incluso de los actos de gestión administrativa.
Al mismo tiempo que experimentaban la necesidad de conservar sus archivos, las
sociedades humanas constatahan también la de organizarlos. En efecto, los archivos
constituyen la referencia privilegiada de toda decisión que se funde en las anteriores, lo
cual significa que son la base de toda gestión consuetudinaria y de toda jurisdicción que
w) esté respaldada por un cuerpo jurídico.
Entre los medios de esta organización, debe citarse el inventario en las diversas
formas -alfabética, cronológica, topográfica, metódica- que puede adoptar la inscripción
en un repertorio de todos los documentos conservados con vistas a facilitar su búsqueda.
En la Antigüedad existían ya tales repertorios, cuyo uso se generalizó en la Edad Media,
sobre todo a partir del siglo XII.
Estos archivos tradicionales tienen sus fallos. El primero de ellos es la vulnerabili-
dad de los documentos frente a todos los agentes de destrucción, entre los cuales debe
señalarse en primer lugar el fuego, terror de las antiguas ciudades. En el transcurso de los
siglos los incendios han destruido algunos de los fondos decumentales cuya ausencia
lloran hoy los historiadores, incapaces de averiguar lo que en ellos se conservaba.
Pero hay otro azote del que los archivos sufren desde que existen: la sustracción o,
dicho sin eufemismo, el robo. Junto a los cam relativamente poco frecuentes de robos
con todas las agravantes son numerosísimos los c am de desaparición originada por la
negligencia de los hombres que olvidan devolver a su sitio los documentos que consultan
para su trabajo cotidiano. Si los archivos hubieran sido menos Útiles, hoy estarían más
nutridos.
Fue a partir del siglo X W cuando los historiadores occidentales sintieron la
necesidad de fundar en los archivos su relato de los acontecimientos y su análisis de las
53

estructuras del pasado. Para el archivero, el interés histórico del documento era compa-
rable a su valor como título jurídico. No s610 se conservaban los archivos sino que se
constituían colecciones de documentos históricos, tanto a base de originales como de
copias. Los grandes mecenas enriquecían su biblioteca con estas colecciones facticias en
las que hoy encontramos piezas de archivos más o menos sustraídas de su fondo original.
Los eruditos surcaban Europa en busca de inéditos, haciendo provisión de copias para su
propio uso y para el de sus amigos. Esas copias son hoy a menudo el Único medio de que
disponemos para conocer ciertos textos esenciales, desaparecidos con ocasión de un
incendio o por otras causas.
El despertar del interés por la historia transforma radicalmente las normas del oficio
de archivero. Este, cuya función se orientaba hasta entonces hacia la utilidad inmediata
de la administración, se pone ahora al servicio del historiador y, más generalmente, al del
mundo contemporáneo. Esa preocupación histórica conduce incluso, en el siglo XIX, a
un reforzamiento de las prioridades, y el archivero, erudito de formación, da preferencia
al servicio del historiador sobre el de la gestión contemporánea. No es de extrañar que el
siglo cuya historia resulta en numerosos aspectos más dificiles de escribir -simplemente
porque sus hombres se preocupaban poco de los historiadores futuros-sea precisamente
aquel durante el cual se desarrollaron las teorías positivistas de la historia. El interés se
volvía hacia el pasado, olvidando que un día el presente sería a su vez pasado.
Fue en el siglo XIX cuando la mayoría de los países crearon esas grandes coleccio-
nes de inventaria, esas nutridas series de publicaciones, esos ficheros exhaustivos gracias
a los cuales ha podido progresar la historia.
A medida que los archivos adquirían su dimensión científica y cultural, se afirmaba
y consolidaba el derecho de todos los ciudadanos sobre un patrimonio archivístico común.
De ello se derivaba para los servicios de archivos una serie de nuevas obligaciones, las
propias del servicio público actual. Se trataba de comunicar, de ayudar a la labor de
investigación, de asesorar. Como resultado del desarrollo de las investigaciones univer-
sitarias, en las salas de lectura de los depósitos de archivos se apretujaba un público
desinteresado pero lleno de pasión para el que el derecho a los archivos era simplemente
una forma del derecho a la verdad.
El siglo XX empezó por introducir en el archivismo los problemas de la masa. El
aumento, patente en la mayoría de los países, de aquellas esferas en que el Estado
interviene sistemáticamente es una primera causa del incremento cuantitativo de los
archivos. Hace s610 un siglo eran muy numerosos los asuntos que podían resolverse sin
salir de la esfera privada. En cambio, hoy no existe, pongamos por caso, construcción de
54

casa o interpretación de obra musical en la que por uno u otro concepto no se vea
implicado el Estado: el Estado autoriza, prohibe, reglamenta, ayuda, grava con impues-
tos... Quiere decirse que los archivos públicos reflejan el conjunto de las actividades de
una colectividad.
Otro factor que trastoca completamente la situación del archivismo es, naturalmen-
te, el progreso de la tecnología documental. En un siglo hemos pasado de la pluma al
bolígrafo, del copista a la máquina de escribir eléctrica, a la multicopista, la fotocopia, la
xerografía. Mientras que el documento Único era antes la regla, ahora es la excepción.
La primera consecuencia de esta multiplicación de los archivos es que nadie puede
administrar por sí mismo la masa de documentos que, sin ser todavía de utilidadcotidiana,
sigue presentando un interés suficiente para que no se los destruya. De ahí la necesidad
de que los especialistas -documentalistas o archiveros- tomen a su cargo el destino de
esos archivas "vivientes".
Es éste el "prearchivamiento", que transfiere a la esfera del archivismo lo que antes
pertenecía a la de la gestión de oficina. El prearchivamiento no es pues el simple
amontonamiento de los archivos aún no clasificados sino una auténtica gestión de
documentos todavía Útiles para la administración y que son ya codiciados por las
investigadores.
Todo ello obliga a sistematizar mucho más seriamente que en el pasado la práctica
de la clasificación para no quedar sumergido por la masa de documentos, pero sin que
ello obligue a eliminar documentos que un día puedan ser útiles.
La técnica del microfilm pasa por ofrecer una solución general a todas las dificul-
tades-derivadas de la gran masa de nuestros documentos y de los altos costos de su
conservación. Y, ciertamente, si sólo tuviéramos en cuenta el precio del metro de película
virgen, podríamos maravillarnos de que quepa en una cajita 10 que tantos metros
cuadrados ocupa en un depósito costoso de construir. En cambio, si se piensa en el trabajo
que cuesta preparar las documentos para microfilmarlos, si se computa la masa de salarios
que exige la operación propiamente dicha y si no se olvida la amortización del material,
nos percatamos de que microfilmar un fondo de archivos a fin de conservarlo en pequeño
volumen cuesta dos veces más que construir un edificio especialmente destinado a la
conservación de ese misma fondo.
Aesto se añade otro inconveniente, de no menor entidad: en la mayoría de los países
no se reconoce al microfilm ni como título ni como prueba judicial, porque elimina
muchos elementos del análisis y del peritaje.
55

Ello no obsta en modo alguno para que el microfilm ofrezca al archivero de nuestros
días las incontables ventajas que entraña su escaso volumen. Gracias a esa virtud, es hoy
el instrumento insustituible para toda clase de documentos poco accesibles directamente
por 10 lejano de su ubicación.
La transformación radical de las técnicas documentales ha introducido entre las
preocupaciones del archivero una amenaza un tanto olvidada desde la época del papiro:
me refiero al carácter frágil, por no decir efimero, de los nuevos soportes documentales.
¿Qué quedará dentro de uno o de cinco siglos de nuestras fotografías que amarillecen, de
nuestras fotocopias casi evanescentes, de nuestras xerografías, de nuestras copias con
papel carbón? ¿Qué subsistirá dentro de treinta años de nuestras cintas magnetofónicas
cuyo soporte material se degrada a cada consulta y cuya magnetización desaparece por
sí sola?
Aún más grave es el problema que plantea el uso de la computadora en la más
diversas gestiones de la vida contemporánea. ¿Será la memoria que tales máquinas
conservan, aun suponiendo que el archivero disponga de los medios para regenerarla y
combatir así su degradación natural, compatible dentro de un siglo con las máquinas
gracias a las cuales se gobernará entonces el mundo? ¿Qué habrá que hacer si esa memoria
se vuelve muda?
Por lo demás, conservar las memorias según los principios que regulan el archivado
del papel podría constituir una precaución insuficiente. El papel conserva la huella de los
sucesivos estados de su redacción. Un registro, un libro de contabilidad, un expediente
individual conservan las diferentes etapas de la labor de un tribunal, de la caja de una
empresa, de una carrera y de una vida. La computadora, que se enriquece a cada momento
con los datos que en ella se introducen, pierde inmediatamente los datos antiguos cuando
los nuevos los anulan. Por consiguiente, si no se toman las debidas precauciones, el
historiador encontrará en la memoria conservada el reflejo de un estado final no el de un
proceso temporal.
De todos modos, la generalización de la curiosidad científica ha modificado desde
hace medio siglo las condiciones de conservación y de organización de los archivos. El
archivero de antes de 1914 sabía en líneas generales lo que se pediría unos años después,
a saber, más o menos lo mismo que se le pedía unos años antes. Fuente tradicional de la
historia política e institucional, de la monografía local, de la biografía e incluso de la
genealogía, los archivos se han convertido actualmente en el terreno de exploración de
cuantos investigadores se interesan por el pasado humano en todos sus aspectos. Los
mismas archivos se utilizan para documentar la historia económica y social, la historia
56

de la psicología colectiva y la sociología religiosa de las épocas pasadas. La historia de
los precios y las técnicas, la historia de la higiene y la de las formas de religiosidad figuran
íntimamente mezcladas entre los temas de interés que los investigadores estudian en los
archivos.
% Pero, al mismo tiempo que el historiador escruta un pasado aún cercano, el
ciudadano vela celosamente por su derecho a la intimidad de una vida privada y familiar.
He aquí otro problema que no conocieron los archiveros del siglo pasado. Abrir generosamente
los fondos más recientes, facilitar un análisis científico de nuestra época y
garantizar la transparencia de una administracih que debe rendir cuentas a la nacih,
pero al mismo tiempo proteger a cada persona frente a las curiosidades indelicadas y a
las presiones individuales: he aquí unos deberes contradictorias que vienen a añadirse a
la deontología milenaria del archivero.
Una cosa son los derechos humanos, otra el derecho de gentes.El desmembramiento
de los grandes imperios, ya en la Edad Media y particularmente desde hace dos siglos,
ha obligado a muchos pueblos a buscar en el extranjero los archivos que permitan
documentar un gran sector de su historia. De ahí una serie de reivindicaciones que por
desgracia resulta difícil satisfacer. La estructura de las fondos de archivos no refleja
necesariamente las estructuras territoriales resultantes del desmembramiento del Imperio
Otomano, del Imperio Austrohúngaro, de los imperios coloniales, de las ocupaciones
militares. El microfilm presenta el doble inconveniente de no resolver ninguno de los
problemas de principio y de ser un instrumento, como ya hemos visto, muy oneroso. Es
&te un asunto que vienen estudiando atentamente la Unesco, el Consejo internacional de
Archivos y la Mesa Redonda internacional sobre los Archivas.
Así, al cabo de tres mil años de historia de los archivos, nos encontramos ante una
paradoja. Reflejo y testigo de la dificultosa vida de los hombres en cada época, los
archivas se han convertido a su vez en uno de los elementos de la política nacional e
internacional de cada país. Cuando los Estados modernos definen mediante leyes el
derecho aplicable a sus propios archivos y determinan mediante negociaciones el derecho
que desean ejercer sobre archivos que no les pertenecen, abren una nueva etapa en la
historia de la memoria humana.
57

Mentalización
NUESTRA MEMORIA Y LOS ARCHIVOS'
María del Carmen Pescador del Hoyo
Los archivos son memorias colectivas. Pero además memorias mucho más durade-
ras que nuestra propia memoria individual, que termina con nuestra ausencia del mundo
de los vivos.
Son, es cierto, memorias falibles, como las nuestras, y de ellas debemos entresacar
la realidad, lo que fue, no lo que se amañó o imaginó. En un archivo encontraremos
verdades y falsedades, como también en nuestra propia memoria guardaremos recuerdos
de los que a veces tendremos la duda de si fue un hecho real o sólo una apreciación nuestra.
Ese trabajo de entresacar y contrastar corresponde al que investiga, al que trata de
averiguar la verdad, o mejor dicho, esas pequeñas verdades que concurren en los hechos,
ya que la verdad absoluta, la verdad entera y -valga la redundancia- verdadera yo creo
que es inalcanzable. De cada lado hay siempre un poco de verdad y un poco de razón.
Cuando nosotros queremos dejar memoria de nuestra vida empezamos a remover
los recuerdos. Cuando queremos hacer memoria de hechos colectivos removemos los
papeles de los archivos. Por otra parte, ambos procesos no son independientes. Hay algo
de nuestras vivencias personales que pueden aportar mucho al esclarecimiento de las
vivencias colectivas que tratamos de conocer. Por eso, porque hay tanto archivado en
nuestras memorias individuales como plasmado en soportes materiales es por lo que ha
empezado a reconocerse el interés de estas aportaciones dando lugar a los llamados
archivos orales para la Historia.
Pues bien, si admiramos a una persona que tiene el privilegio de una gran memoria,
1. En el Boletín de IaANABAD. Madrid: Jul.-Set., 1981.Vol. XXXI, NQ 3, p. 355-363.
58

tendremos que admirar por igual a una nación, región o ente geográfico que tenga su
memoria colectiva bien organizada, es decir: sus archivos en orden. Somos el resultado
de nuestros antecedentes y el origen de lo que vendrá después. Si sabemos aprovechar
las enseñanzas tendremos facilitado el trabajo para nuestro desenvolvimiento, y si
sabemos dejar memoria de esta actualidad que vivimos facilitaremos el camino a las
generaciones futuras. Porque aunque la Historia no se repite enteramente, ya que las
circunstancias condicionales van cambiando, la Historia no es mera curiosidad, es
también información y aprendizaje. Y aunque es admitido que nadie escarmienta en
cabeza ajena siempre será mejor partir de unos antecedentes que partir de cero.
Por eso cuando una comunidad adquiere madurez vuelve los ojos a su pasado y
trata de conocerlo para conocerse mejor, y cuando esa comunidad quiere organizarse
procura afanosamente reunir todos sus antecedentes fijados en soportes materiales,
completando sus informes con los orales, sobre todo cuando aquéllos han sido diezmados.
Tal es el caso de algunos de los países del llamado Tercer Mundo. Y puede ocurrir
entonces algo que nos sirva de lección: que alguno de estos países construya su gran
archivo estatal con todos los adelantos, con local para exposiciones, para conciertos, para
conferencias, para biblioteca ... mucho mejor que otros países más viejos con mucha más
historia documentada sobre sus espaldas. Este es el caso de Kenia, que en octubre de 1978
tenía ya hecho un proyecto para un gran archivo cuyos depósitos en primera fase estarían
constituidos por una nave de siete plantas, que en una segunda fase sería completada con
otra de otras siete.
Estamos, pues, ante el hecho curioso de que quien anda escaso de documentación
la busca afanosamente por donde sea para conservarla, mientras que quien anda sobrado
no le concede la importancia debida.
Ante esta falta de atención debemos de luchar por todos los medios planteando el
problema desde el punto de vista personal para luego trasladarlo al colectivo. Si de
siempre hemos alabado a las personas de categoría intelectual, diciendo que estaban muy
"documentadas", también hemos motejado a quienes eran ignorantes e ineficaces como
personas "indocumentadas". Decir "Fulano es un indocumentado" era descalificarlo en
el ejercicio de su actividad. Sin embargo, lo hemos dicho y repetido mecánicamente, sin
darnos cuenta de su verdadero contenido. Pues bien,.vamos a tratar de que la administra-
ción de un Estado, una institución o una empresa no caiga en la categoría de "indocumen-
tada", que conozca cuanto tiene que conocer para mantener sus derechos y cumplir sus
deberes, para no tener que inventar razones ni incurrir en los mismos errores que llevaron
al fracaso. Vamos a tratar de que los archivos sean los surcos de esa memoria colectiva
59

que almacena los datos. Nosotros fijamos en nuestra memoria nuestras vivencias que nos
ayudan a sobrevivir. Pidamos a la colectividad que conozca de antemano, en lo posible,
lo que puede hacer y lo que no uede hacer. Una colectividad desmemoriada es casi, casi,
UM colectividad descerebrada 8 .
Pongamos nuestro esfuerzo en convencer a la comunidad en que vivimos de que
los archivos no son el depósito de los residuos inservibles de la administración donde
unos cuantos pierdetiemp buscan curiosidades, y hacerles ver su importante cometido
en el desarrollo comunitario. Y no nos estamos refiriendo sólo a los archivos estatales,
sino a todos. Ninguno de ellos puede ser cercenado del conjunto sin dañar a la colecti-
vidad.
Ya sé que estoy hablando a un grupode convencidos, pero no importa. Mi propósito
es recordar a todos que es un problema de todos, no de un grupo, sugerir razones, dar
armas a los colegas para defender nuestra verdad, para impulsar nuestra labor, que no es
ni s610 cultural ni sólo practicista, sino las dos cosas a la vez. Para que no sintamos rubor
cuando un país del Tercer Mundo en vías de organización nos da una lección de cordura
en materia de archivo.
Organizacibn
Esto no quiere decir en absoluto que aspiremos a amontonar indiscriminadamente
los documentos que se van produciendo en el ámbito de nuestro territorio, ni tampoco
que llevados de nuestro afán vayamos a realizar con ellos grandes desplazamientos
sacándolos de su entorno natural. Previamente habrá que establecer, si no está ya creada,
una red de archivos por la que se canalice el fluir de la documentación sin derramar algo
de su caudal a fondo perdido, ni producir estancamientos remansados donde su efectivi-
dad va a ser nula.
Para establecer correctamente esta red tendremos que tener en cuenta dos factores:
el proceso de envejecimiento de la documentación y su propia naturaleza y significado.
2 HAROLD D. LASSWELLen su "Estructura y función de la comunicación en la sociedad", publicado por
pnmeravezhaceveinticincoaños, llegaacomparar la necesidadyestructura deun serviciodeinformación
con la que existe y opera biol6gicamente en los seres humanos y animales degradosuperior. (The Structure
andFunction of Communication inSociety". B. BerelsonandM. Janowitz(e~).ReaderinPublicOpinion
andCommunication. The Free Press, Clencoe, 1955).
60

Este proceso de envejecimiento constituye para nosotros una de las principales
preocupaciones, ya que en él se enraízan a su vez dos problemas fundamentales: las
transferencias y los expurgos. Nasotros hasta ahora nos hemos ocupado más del primero
que del segundo, quizás por ser de más fácil resolución, pero sobre todo porque para este
Último necesitamos de los organismos productores una colaboración responsable que, por
pereza mental, parecen poco decididos a prestamos.
Los dos factores ya citados de envejecimiento y naturaleza de los documentos van
a motivar el fluir de la documentación y consecuente trasvase de unos depósitos a otros.
Si no contásemos con la necesidad de transferir la documentación que está pasando la
primera etapa de su vida en archivos inmediatos a depósitos estables, los archivos
inmediatos que la recogen día a día, engordarían, se harían torpes e inoperantes por el
peso muerto de los documentos que han perdido en parte o totalmente su vitalidad
administrativa. Es de todo punto necesario establecer una salida paralela bien a depósito
intermedios, bien a depósitos definitivos. Pero si en este fluir no tenemos la medida de lo
que puede ser UM concentración saludable y lo que llegaría a ser una concentración
monstruosa, también los depósitos definitivos corren el riesgo de acabar aquejados de la
misma enfermedad.
Saludable en cuanto a que si van a ser depósitos sin salida de documentación, no
podemos a la vez considerarlos indefinidamente abiertos, a través de anos y años, a la
recepción de los documentos que se vayan produciendo. Ahí tenemos los casos de Francia,
Italia y Bélgica, entre otros, que han tenido que construir verdaderas ciudades satélites
de depósitos de archivo más o menos cerca de los Archivos Centrales de la nación. En
EE.UU. lo están resolviendo a base de microfilm, con menoscabo de los originales. Un
indefinido acumulamiento llegará a convertirlos en verdaderos monstruos inmanejables.
No podemos confundir organización controlada y articulada con centralización inoperan-
te. Hay que dejar bien definido lo que es un archivo inmediato, lo que es un archivo de
tránsito y lo que es un archivo definitivo, sabiendo cortar cuando sea preciso de forma
que cuando el definitivo no tenga ya más capacidad racional de admisión concentre sus
esfuerzos en lo que ya tiene, dedicándose a profundizar en ello para que sus documentos
den el mayor rendimiento posible, en vez de crear problemas de ensanchamiento cuando
su dotación humana y económica, cuando su espacio físico y natural no sean siquiera
suficientes para 10 que ya tenga acumulado.
Trasladado el problema a nuestro país, ¿no se habría convertido hoy en un monstruo
el Archivo de Simancas si en el siglo XVIU no hubiera sufrido una enorme sangría para
formar el Archivo de Indias, y a su vez no hubiera ido languideciendo la entrada de
flocumentos recibiendo toda la producción posterior hasta nuestros días?, ¿no ha pensado
61

nadie que si el antiguo Archivo General Central de Alcalá de Henares -a tope en 1916,
a pesar de las sucesivas ampliaciones realizadas- no se hubiera quemado, la creación del
nuevo hubiera sido igualmente indispensable? El sentido común nos dice que los archivos
definitivos no pueden ser un pozo sin fondo, que tiene que irse cerrando cuando han
abarcado un largo período cronológico, dando paso a la creación de nuevos archivos
definitivos, que a su vez serán superados por rebosamiento y plantearán la necesidad de
la creación de otros que vengan a recoger las nuevas emisiones documentales.
Esta verdad fue intuida plenamente cuando a mediados del siglo XIX, en 1858, fue
creado el Archivo General Central, a que acabamos de aludir, para recoger todo lo que
por no haberse mandado a Simancas estaba desperdigado y en trance de perderse. Con
todo pronto la realidad les hizo ver que se habían quedado cortos y a los ocho años, en
1866, crearon otro nuevo archivo, el Histórico Nacional, para reunir en él la documenta-
ción proveniente de instituciones ya prescritas y por tanto consideradas como de carácter
plenamente histórico, encontrándose en primera fila los fondos de clero regular y secular
incautados por el Estado. No se les ocurrió llevarlo a Simancas. Aparte de los beneficios
que aquella medida reportaría a los señores académicos de la Historia y a los estudiosos
de la universidad madrileña, los límites físicos del Archivo de Simancas son sillares de
piedra y no pueden forzarse. Hubiera sido igual de encontrarse bastantes kilómetros más
cerca.
Comprendiendo la lección, si en la época actual, en cualquier país, se llegase, o
volviese a llegar, a este punto de rebosamiento habría dos opciones: crear, como entonces
se hizo, un nuevo depósito definitivo dispuesto para recoger durante una larga etapa la
producción documental no absorbida, así como la venidera, o hacer definitivo el archivo
intermedio, creando otro nuevo que realizase su antigua función. Para optar por una u
otra tendríamos en consideración sus circunstancias: si el archivo intermedio o de tránsito
no tuviese condiciones físicas para guardar los documentos con carácter indefinido la
solución correcta sería la primera. Si por el contrario reuniera las condiciones necesarias
y, debido a la imposibilidad de transferir lo más antiguo, no hubiese llegado a acumular
gran cantidad de fondos, sería lo más razonable darle estabilidad como archivo definitivo,
en vez de proceder a movilizar miles y miles de documentos, evitando el riesgo al
desorden y deterioro que para la documentación supone todo traslado masivo, y el enorme
msto en trabajo y dinero que acarrearía tal traslado, sin ventajas que lo compensen.
Tratemos de despersonalizar los problemas creando las personas para los archivos y no
los archivos para las personas.
Esto nos proporciona también otra lección: si verdaderamente podemos conseguir
la organización de una red de archivos en la que tanto los inmediatos, como los
62

intermedios y los definitivos estén en condiciones de garantizar esa fluidez necesaria para
el buen funcionamiento del sistema, pongamos todo nuestro entusiasmo en su creación,
pero si s610 alcanzamos a llevar a decreto una teoría que resulta imposible de realizar en
la práctica por carecer de base física en que sustentarse más vale que procuremos
adaptarnos a la realidad y hagamos las cosas conforme la realidad requiera3.
Por otra parte, una de las penosas consecuencias a que nos lleva el criterio de
concentración a ultranza es el empobrecimiento cultural de las provincias o regiones.
Algunas han tenido que llevar a sus Universidades copias xerográficas o micrográficas
de lo que, originado en su ámbito, se ha acumulado en la capital de la nación. Es posible
que cuandose hizo fuera lo más saludable para la conservación de los documentos, pero
hoy tenemos que tratar de evitarlo dotando a esas regiones de medios humanos y
económicos para mantener su documentación en condiciones aceptables de conservación
y servicio. Tengámoslo en cuenta a la hora de organizar, rechazando la creación de
grupúsculos satélites manejados por personas no bien capacitadas, que obviamente no
pueden recibir una dirección adecuada que les llega desde muchos kilómetros de distan-
cia. No importa que su contenido sea concreto a su ámbito local o 10 desborde: si allí los
produjo el devenir de los hechos, allí deben de quedarse. No temamos descentralizar
siempre que hayamos conseguido una buena organización que relacione unos archivos
con otros, articulando sus informaciones y servicios. Una buena información intercam-
biada y la facilidad que hoy existe de obtener copias por cualquier procedimiento
reprográfico evitará las más de las veces desplazamientos innecesarios.
Sin embargo, a pesar del tiempo transcurrido, seguimos viviendo todavía la centra-
lización napoleónica, de donde nos abruman tantos problemas, hoy que ya no hay
imperios.
Un nuevo escollo vamos a encontrar para nuestra planificación en la supervivencia
de la clasificación de los archivos en ad/ninisfrativos e histdricos, inverosímilmente
conservada, pero a todas luces falsa y obsoleta. Porque así se ha comprendido ya en la
guía de los archivos a nivel mundial publicada en 1975 por la revista "Archivum", con la
impropia denominacibn de Anuario4 han desaparecido ya estas denominaciones sustitui-
das, por las de "archivo abierto" y "archivo cerrado", respectivamente, que responden a
3.
4.
Tratemos de despersonalizar los problemas ateniéndonos a lo que una buena organización requiere.
Anuario, en castellano, es la publicación que tiene una periodiadadde publicación anual, cuya condición
no concurre en el que citamos. El primero se publicó en 1955 y el segundo en 1975, con datos de 1973-74.
En realidad es una Guía de Archivos a nivel mundial.
63

UM realidad'. La documentación, desde el momento en que se produce hasta que llega a
su asiento final, es una y aquellos conceptos surgidos en el siglo XIX, cuando se forman
los grandes archivos nacionales', están entorpeciendo gravemente su estimación y por
consiguiente poniendo en peligro su conservación. No es posible seguir aceptando esa
clasificación artificial y sin base real en un tiempo como el actual en que los historiadores
más que estudiar el ayer pretenden estudiar el hoy y, aun si me apuran, el mañana. Si lo
que se conserva en los llamados archivos administrativos no fuera Historia los historia-
dores no irían, como van, a consultarlos. Los documentos tienen valor por sí mismos, no
T '
a fueiza de años, aunque la vejez les roporcione un valor añadido, pero nunca será esta
la base de su pretendida historicidad , ni tampoco la de su uso libre o restringido. Los
plazos que se ha intentado poner en las diversas legislaciones son inoperantes a la hora
de la verdad porque las salvedades son tantas que los plazos no nos valen gran cosa.
Mejor sería que nos decidiéramos, de una vez por todas, a rbmper con estos
conceptos convencionales y ajustarnos a la realidad de que la documentación no admite
más diferencias que la permisibilidad de su uso, es decir documentación que todavía no
puede consultarse sin permiso de la entidad productora o la que ya puede consultarse
libremente. Historia es todo y administración es todo. Puede preguntarse cómo denomi-
naríamos entonces a los archivos clasificados hoy como "Administrativos". Muy sencillo,
y mucho más ajustado a la realidad: "Archivos inmediatos" o "Archivos en primera fase".
Rechacemos conceptos decimonónicos, que estamos ya terminando el siglo XX. Creo
que la aceptación de esta verdad ayudaría mucho a que se reconociese la importancia de
nuestra misión y la necesidad de la presencia del archivero técnicamente capacitado en
sitio inmediato a las fuentes de producción documental, asegurando así una protección
de la que hoy, la mayor parte de las veces, carece. Borrando las falsas denominaciones
.borraremos también de la mente de las personas ajenas a la profesión esos conceptos
erróneos que les llevan a asegurar: "Aquí no hay nada histórico, todo es administrativo",
Es el reconocimiento impllcito de que ningún archivo puede ser indefinidamente abierto.
En Francia secrearon IosArchivosCentralesen 1794. LesiguieronInglaterra, Alemania, Suiza yPortuga1.
Los jóvenes pafses hispanoamericanos lo hicieron durante el siglo XIX y primeros años del XX, desde
1821 (Argentina) hasta 1914 (Venezuela). La creación en Espana de los archivos, a que hemos hecho
alusión yaenel textodeeste trabajo, fueseguidacasideinmediatodelacreaci6ndelCuerpodeArchi~~eros
y Bibliotecarios, en 1866, pensado solamente para la documentación antigua, de más de cincuenta aRos.
La primera entidad administrativa en comprender el tremendo error fue el Ministerio de Hacienda, que
pidió para su archivo un funcionario del nuevo Cuerpo, a cuyo ejemplo siguieron otros ministras, siendo
a su vez aquél el primero, y hasta hoy el único, que lo solicito también para sus Delegaciones provinciales.
La Ley de Defensa del Tesoro Documental y Bibliográfico de 21 de junio de 1972 (art. l', apartado d)
considera a mo integrantes de éste "Los fondos existentes en las Bibliotecas y Archivos de la Adminis-
tración Pública Central, Local e Institucional, cualquiera que sea la época a que pertenecen".
64

con toda la carga negativa que para la documentación esto supone. Nosotros estamos
convencidos, pero hay que convencer a los demás.
Creo que esto clarificaría bastante las cosas y posiblemente produciría también
efectos saludables en cuanto a la consideración y consecuente conservación de los
dociimentos, no sólo estatales o institucionales, sino incluso privados.
¿Qué para todo esto hace falta mucho dinero? No lo dudamos, pero la mayor parte
de las veces -pensamos- el defecto está en que lo poco que hay no se reparte adecuada-
mente. Nadie parece haber caído en la cuenta de que la mitad de los despilfarros
administrativos provienen precisamente de la anarquía de sus papeles. Que consigamos
nuestro propósito o no es algo que cae fuera de nuestro alcance, pero que nunca puedan
decirnos que no sabíamos lo que queríamos, ni a dónde queríamos llegar.
Difusibn
El tercer punto que tenemos que considerar es el de la distribución y difusión de
conocimiento a base de la documentación reunida. Sin ello todo lo anterior carecería de
sentido'. En cuanto un mensaje se apoya sobre un soporte material se convierte en
documento destinado a ser comunicado, sea cual fuera la base fjsica de este soporteg.
Es un problema que preocupa a nivel mundial y que tenemos que abordar en sus
tres vertientes: comunicación con la administración o entidad productora en función de
un asesoramiento para el correcto desarrollo de su actividad, comunicación al usuario
sobre el que pueden recaer los actos administrativos -derecho que ampara hoy la
legislación-, y comunicación e información al estudioso que trata de averiguar algo sobre
un pasado, más o menos lejano o cercano, con fines científicos y culturales.
El suministro de información a la administración o entidad productora no siempre
8. LASSWELL, HAROLD D., en su obra citada en la nota 1, define la difusi6ncomo "la transmisión de la
herencia social de UM generaa6n a la siguiente" o "transmisión del legadosocial".
9.
CAUDE, ROLAND: "Organiser pour vivre", París, 1966, aboga porque toda la informaci6n sea transfor-
mada en documento escrito. Cai este criterio se está actuando al mecanografiar para su consulta por el
público los textos grabados de los archivos orales. Existen ya algunos catálogos publicados en Méjico y
recientemente, en 1980, la "Oral History Association" ha publicdo ea USA, con el título de "Evalwation
Guidelines", un pequeño pero sustandaso folleto en que se dan normas para la toma correcta de datos de
este tipo de fuentes de informaci6n.
65

es forzosamente de datos rutinarios recientes. Son muchos los casos en que se remueven
los documentos de los archivos buscando razones en que apoyar derechos históricos.
Tales los conflictos de límites territoriales, surgimiento de nuevas nacionalidades, ocu-
pación indebida de un territorio, reivindicación de una herencia por largos años usurpada,
recurso contra una añeja sentencia que no se consideró justa y se desea derogar. Otras
veces la defensa contra el expolio del patrimonio artístico, bibliográfico y documental10.
El derecho a la información de los administrados, en cuanto a receptores de las
resoluciones de cualquier administración pública o privada, es un concepto muy anti-
guo", pero raras veces respetado y casi siempre entorpecido. Los Estados y susgobiernos,
así como las entidades, han celado siempre cuidadosamente sus procedimientos al
adquirir conciencia de que la posesión de información es sinhima de poder político,
social, económico, científico y cultural. En la primera sesión de la Asamblea General
francesa del período 1978-79, el entonces primer ministro Raymond Barre presentó un
Proyecto de Ley relativa a la obligación de hacer conocer los motivos de los actos
administrativos. En su artículo l.* se proclama que todo ciudadano tiene derecho a
conocer el motivo de las resoluciones de la Administración. En nuestra actual Constitu-
ción también se ampara este derecho en su artículo 105, y hace un año, entre los meses
de mayo y junio de 1980, el Instituto Nacional de Prospectiva de la Presidencia del
Gobierno organizó un coloquio sobre problemas de la comunicación en que se abundó
en la misma ideal2. Pero no nos hagamos muchas ilusiones: una cosa es lo que se predica
y otra lo que se pone en práctica. En la realidad son tantas las trabas, en parte legítimas,
10.
11.
12
En nuestro caso tiene nombres concretos: Gibraltar y Sahara. A escala menor recordemos que el retrato
ecuestre del duque de Lenna pintado por Rubens está hoy en el Museo del Prado gracias a que la
documentación queacredita que ha pertenecidoal Patrimonio Real estaba a mano cuandoquisieronsacarlo
a subasta pública. La alarma fue dada por un artículo publicado en el diario "ABC" el 28 de septiembre
de 1%2 por la autora del presente trabjo, que estaba estudiando esa documentación en el Archivo
Histórico Nacional. El caso más reciente es el de los derechos que ha podidoexhibir el Estado español
para justificar su reclamación sobre la propiedaddel "Guernica" de Picasso.
En nuestra documentación podemos citar un documento de Jaime 1, que se conserva en el Registro 13, en
el que hace referencia al "nostro público Archivio" y de Alfonso V se cita un privilegio de 1419, en que
al fundar el archivo del Reino de Valencia, dice que lo hace para que las autoridades y par?icdur¿&ade~
del reino puedan tener noticia de todas las cosas pasadas.
De hace pocos años podemos citar en nuestra legislación una orden de 11 de mmo de 1% sobre acceso
a los documentos de la administración pública, pero no ha tenido vigencia en la práctica. La Ley de
Procedimientoadministrativovigente, en su artículo 23, autoriza dloal interesado, haciendo salvedadde
la seguridad del Estado y el derecho a la intimidad.
Se presentaron nueve ponencias, de las que citaremos para este punto concreto la de Beatriz Rodríguez
Salmones "El acceso de los ciudadanos a los Cenm de Documentación de la Administraa6n Pública.
66

que interceptan su realización que casi puede decirse que estamos en período de inicia-
ción, valga la paradoja, de una secular teoría que tardará todavía muchos años en adquirir
madurez y vigencia, si es que alguna vez lo consigue. En verdad, yo creo que más que
aiestión de años es de situaciones históricas, que unas veces lo permiten y otras lo
blcyuean.
El tercer cauce de información es el que sirve a la investigación científica y cultural.
La transmisión cultural incrementa la cohesión social y favorece la integración. En los
países en los que la cultura es un bien de consumo profusamente extendido, las diferencias
sociales entre sus ciudadanos se acortan sensiblemente. Y aquí también tenemos que
apuntar nuevos rumbos. Es fundamental que en este campo el archivero no permanezca
en actitud pasiva, esperando que alguien solicite sus informes: debe ser él quien inicie el
suministro de conocimientos posibles sobre la documentación que custodia. Es un hecho
conocido por todos los colegas que la publicación de cualquier instrumento de descripción
de fondos de archivo produce de inmediato un movimiento masivo de investigadores
hacia los fondos descritos. Pero hay algo más: la labor de publicación o edición de
documentos, previamente acondicionados y comentados que se venía considerando como
labor a realizar fuera de las horas de trabajo del archivero, ha pasado a ser considerada
como legítima, siempre y cuando esto no suponga el abandono de otras tareas básicas de
interés primordial. Esto está en parte resuelto hoy con las ediciones en microfilm
realizadas por los propios archivos sobre series que puedan interesar a un amplio sector
de público.
La conclusión que de todo lo expuesto puede sacarse la resumiremos en muy pocas
palabras: en tanto en cuanto salgamos de nuestra voluntaria reclusión, nos demos a
mnmr y hagamos notar nuestro servicio y nuestra imprescindible presencia en una
sociedad bien organizada, en la misma medida nuestro trabajo y m tros mismos seremos
estimados y respetados por los demás.
De nuestro compañero Pedro Mpez Gómez citaremos el artículo "Los archivos p6Hicap y el ciudadano"
(ANABAD, año XXIX, núm. 4, octubrediciembre 1979, págs. 35-37, en que afirma que el archivo es
un"bien cultural" que tiene que ponerse al servicio de los ciudadanos, que son fuentes primarias de
informaaón.
67

INTRODUCCI~N A LA PLANLFICACI~N
Razón de ser de los archivos
DE LOS ARCHIVOS'
Bruno Delmas
El hombre sólo es plenamente hombre por el conocimiento que tiene de sí mismo
y de su evolución. Para realizar esa hazaña de reflexión y remontar el curso del tiempo
requiere de documentos.
Si bien se piensa, todo es documento, es decir, testimonio: la tierra da fe de la
historia del universo; el cuerpo del hombre es un testimonio vivo de la originalidad de
nuestra especie; y nuestros cromosomas, de nuestro patrimonio genético. Por razones
diversas, y por su orden mismo, todo es memoria y testimonio de 10 que ha sido y de lo
que es.
¿En qué consisten los archivos? "El archivo es el conjunto de materiales de toda
índole que todo órgano administrativo, toda persona física o moral, ha reunidoautomática
y orgánicamente debido a sus funciones o a su actividad".
Los archivos son los documentos sobre el hombre como ser social, son los testigos
de su continuidad y de su adaptación a los cambios profundos de la vida en la Tierra. Los
archivos son, pues, el fundamento mismo de esa memoria consciente que tiene el hombre
de sí mismo. Para que progrese la historia de los hombres habrá que darles una mayor
plenitud y humanidad. Tal es el papel social fundamental de los archivos.
Esta expresi6n de un pensamiento, de una voluntad y de una acción fue grabada
1. En su libro Laplanifcacii6n&larUlfraestnrcturarnacionnlesde archivos: esbozo& una políticageneral.
Mexicq D.F.: Archivo General de la Nación, 1986, p 3-10.
68

primero en piedra, arcilla, metal y, desde hace casi mil aiíos, se escribe principalmente
sobre papel. Pero los documentos manuscritos han dejado de ser la forma privilegiada de
los archivos. Desde principios del siglo XX, el desarrollo de la imprenta, primero, más
tarde de la máquina de escribir y de la multigraña, y la aparición, por Último, hace unos
decenios, de nuevos tipos de documentos visuales y sonoros (películas, fotografías,
di$cos, cintas o hilos magnéticos), y de documentos automatizados (cintas y fichas
perforadas, textos producidos por las computadoras, etc.) han ensanchado conside-
rablemente el campo de acción de los archivos.
Todos esos son documentos de archivo, en el sentido antes enunciado aun cuando
entrañen condiciones de conservación nuevas. Así, por ejemplo, en la URSS, el Archivo
Central del Estado y los de las repúblicas administran depósitos documentales que
agrupan cinematecas, fototecas y discotecas.
Por lo demás, el carácter propio de los archivos se advierte más claramente todavía
si se los compara, en el plano de su método y de su misión, con las bibliotecas y los centros
de documentación que, sin embargo, son muy similares porque en opinión de los profanos,
también se basan en los principios de selección y de colección.
Las bibliotecas se encargan de compilar y de conservar, para ofrecerlas a la lectura,
obras que son el producto de una actividad intelectual que se basta a sí misma. Con ello,
el bibliotecario escoge los libros en función de las necesidades o de los gustos del público
que frecuenta su establecimiento.
Análogas son las preocupaciones de los documentalistas, cuya labor estriba prin-
cipalmente en la compilación, que se propone ser exhaustiva, y en la selección de
informaciones, con miras a atender necesidades actuales o previsibles respecto al uso de
la documentación. Lo que cuenta es la utilización que se prevé en un campo definido; se
trata de preocupaciones limitadas y a corto plazo.
La función de los archivos es muy distinta y no ha dejado de ampliarse a 10 largo
de las siglos. Al principio brindaban servicios de cancillería: eran los custodios de los
títulos y de los derechos del Estado. Muy pronto pasaron a ser también, por una evolución
Mgica, la memoria de las instituciones y los custodios de los documentos capitales de su
historia. Hoy en día, con el desarrollo del mundo moderno y la proliferación de documen-
tos de todo tipo, tienen una nueva misión. En efecto, cuanto más aumenta la masa de
documentos orgánicamente producidos por un servicio administrativo, tanto más se eleva
ia proporción de los documentas carentes de significación histórica. Esa masa inútil no
solamente representa una pesada carga sino que además inunda en cierto sentido los
dacumentos que sí tienen valor histórico.
69

Como no es posible conservarlo todo, los archivistas tienen que separar, de la masa
considerable de documentos, aquellos que tienen una significación general (que consti-
tuyen una parte proporcional cada vez más reducida) y aquellos que son inútiles. Se trata
de aportar una respuesta científica a estas preguntas, casi filosóficas: ¿qué es lo que
debemos conservar y encontrar de nuevo sobre nosotros mismos?, ¿qué es lo que
necesitará mañana nuestra sociedad? Estas preguntas imponen a los archivos una visión
prospectiva y confieren al acto de eliminación y de selección un carácter de decisión
trascendental.
Al dar respuesta a esas preguntas, y debido a la índole las más de las veces Única
de los documentos, los archivistas ejercen un verdadero juicio de vida y de muerte sobre
la información, ya que los textos que destruirán quedarán perdidos para siempre. Así,
pues, el mundo moderno encomienda a los archivos una parte esencial de sí mismo: la
sociedad encarga a sus archivistas que elijan por ella 10 que será su memoria postrera.
Si carecen de los medios materiales y humanos necesarios para cumplir su misión,
los archivos modernos, con muy contadas excepciones, no pueden desempeñar su papel.
Los gobiernos deben tomar una decisión capital: seguir como hasta ahora y aceptar el
sufragio de los archivos, o bien oponerse a esa tendencia. Pero, ¿qué jefe de Estado, qué
responsable político puede razonablemente privarse de un instrumento tan esencial para
su acción económica y social, y para la consecución de sus objetivos políticos?, ¿cómo
podría correr el riesgo de que su país se volviera amnésico al descuidar los archivos, al
dejar que desaparezcan los antiguos documentos cada vez más amenazados, y al no
conservar para el porvenir los testigos y testimonios de las grandes mutaciones de nuestro
tiempo? El grado de civilización de una sociedad se mide por el interés que siente por su
pasado.
incumbe, pues, a los gobiernos crear y establecer las necesarias infraestructuras.
Justificación de la planificación de los archivos
Al hablar de modernización y de desarrollo de los servicios nacionales de archivos,
se piensa en el aprovechamiento óptimo de los créditos, en la reducción de los despilfarros
y las pérdidas de tiempo, y en la eficacia; todo esto se incluye en la idea de planificación.
Hay que tener en cuenta, sin embargo, que planificar no significa programar el
desarrollo de estructuras existentes, sino más bien montar un sistema de archivos
destinado a resolver los problemas del futuro.
70

Los archivistas han de definir su política con una mentalidad prospectiva, y deben
saber claramente lo que desean ya que toda política es cuestión de voluntad; asimismo,
será indispensable que su elección razonada y su convicción profunda sean compartidas
por los demás.
En primer lugar, hay que buscar los hechos y meditar sobre las previsiones, con
objeto de no extrapolar el presente sino de preparar el porvenir. La voluntad es necesaria
para actuar, y esa voluntad es también necesaria para establecer un plan.
La planificación es, en efecto, la determinación de ciertos objetivos esenciales y la
exposición de los medios, de los recursos económicos y del trabajo necesario para
alcanzarlos. El valor de un plan consiste precisamente en esos factores, a la vez materiales,
psicológicos y sociales:
El plan impone una reflexión: jcuáles son las posibilidades?, jcuáles son las
contradicciones y cómo superarlas?, jqué oportunidades tenemos para triunfar y en qué
condiciones?
Obliga a replantear los hábitos y rutinas. Este replanteamiento no lo hace ningún
organismo por su propia voluntad; sin embargo, es una de las exigencias de toda
administración, si quiere seguir desempeñando su papel en una sociedad y en un Estado
que no dejan de evolucionar: jcuáles son las razones y la utilidad de mis servicios?, jdmo
se emplean los fondos públicos y cuál es mi eficacia?
La planificación permite, mediante una labor de investigación, definir y explicar
las finalidades de un servicio nacional de archivos. Compilamos los documentos públicos,
eliminamos los que carecen de interés, clasificamos y conservamos los que tienen un
valor permanente, pero, jpor qué y cómo queremos participar en la vida administrativa
facilitando su funcionamiento y coadyuvando a la gestión de los documentos producidos
en número creciente en los servicios públicos?, jpor qué y cómo queremos proporcionar
los documentos conservados a todos los que los soliciten o, mejor dicho, a todos aquellos
a los que esos documentos puedan interesar?, jpor qué y cómo la planificación lleva a la
búsqueda de los sectores de actividad que podrían perfeccionarse y modernizarse?
Se trata de conservar el patrimonio histórico nacional, de aumentar la eficacia
administrativa y de promover la investigación y la circulación de la información.
La planificación, además, permite la modernización de las actividades de los
archivos y su adaptación al mundo moderno. Al abandonar su mera misión de conserva-
ción, los archivos deben participar en los grandes destinos de la colectividad nacional.
71

Deben aportar su ayuda específica a la acción administrativa, social y económica,
educativa y cultural, e incluso también a la política del Estado.
La planificación introduce además una mentalidad prospectiva. Obliga a concebir
un sistema nacional en forma de un modo coherente y más o menos estructurado,
destinado a solventar los problemas del futuro.
Obliga a escoger los objetivos de producción y a fijar un orden de prioridad.
Da a una profesión -y esto es capital- objetivos que mn de conquista.
Significacibn de la planificacibn
La planiñcación de los servicios de archivos es en muchos países un tema relativa-
mente nuevo, por lo que todavía no se ha definido una doctrina ni un método. La expresión
"planificación de los archivos'' se refiere, de hecho, a dos niveles muy distintos de acción:
a) en el nivel de las estructuras, se refiere a la elaboración de los planes de desarrollo de
las infraestructuras nacionales de archivos, en el marco de un plan nacional de desarrollo;
b) en el nivel de las funciones, a la programación de las actividades de los servicios de
archivos del Estado.
Estos dos aspectos de la planificación no pueden disociarse, ya que el desarrollo de
las infiaestructurass610 tienen sentido y justificación en la medida en que permite realizar
actividades Útiles y provechosas para la colectividad nacional. Por consiguiente, el plan
de desarrollo debe concebirse de modo tal que toda inversión llegue a ser productiva en
un plazo razonable.
Momento y lugar más adecuadospara la planificacibn
Cabe formular una pregunta sobre la oportunidad de la planificación de los
archivos: ¿hay un momenta, una situación privilegiada para planificar?, ¿cuándo habrá
que hacerlo? No es &te el problema. De lo anteriormente expuesto se desprende la
necesidad de planificar para preparar el porvenir. El porvenir no se prepara mañana sino
ahora mismo. Procede añadir que, si se destruye una biblioteca, con paciencia y dinero
será posible reconstituir su fondo de libros. En cambio, si se destruye o se consiente la
destrucción de un archivo (estas lamentables destrucciones se producen todavía con gran
frecuencia), su pérdida sed irreparable ya que los archivos están compuestos, en general,
72

de documentos Únicos. Por esta razón todo aplazamiento en la modernización de los
archivos entraña la desaparición de documentos.
El hecho de comprender y apreciar este factor temporal equivale a responder
también al factor espacial: jen qué país habrá que planificar? Si existe una política, esto
es, cuando un grupo no se limita ya con vivir al día sino que desea reunir los medios y
adquirir los métodos para resolver los problemas del presente, a la vez que se preparan
las soluciones de los del futuro, cualquiera que sea el país, resultará obligado recurrir a
la planificación, concebida como una táctica a la vez que comouna estrategia.
Cabe añadir que los problemas no se plantean del mismo modo porque dependen
del nivel económico de los Estados. Allí donde ese nivel sea muy alto, existirán ya los
elementos más o menos completos del sistema, o por los menos se dispondrá de los medios
adecuados para encontrar una solución rápida al problema de la conservación de los
documentos. Habrá servicios de archivos, y la planificación se limitará a colmar las
lagunas y a preparar el porvenir.
Así, en los países desarrollados, la estructura del sistema de archivos públicos es
compleja, a imagen y semejanza de las instituciones. Con algunas excepciones, constituye
el resultado de una larga historia administrativa y política (archivos nacionales o federa-
les; archivos de los ministerios, más o menos autónomos; archivos de las colectividades
locales, dependientes o no, etc.). Pero, en general, estos elementos -que a veces no tendrán
vínculos jerárquicos entre sí- forman un todo coherente porque quienes velan por ellos
tienen la misma formación, se refieren a las mismas leyes y reglamentos y se enfrentan
con problemas análogos.
En los países relativamente menos desarrollados, en cambio, y prescindiendo de la
forma institucional de esos jóvenes Estados, se observan situaciones de hecho muy
comparables: un poder central fuerte, y poderes locales que representan el poder de la
capital y que no tienen demasiada iniciativa o cuyos vínculos son mucho más estrechos
que en los sistemas federales clásicos. Ocurre también a menudo que los servicios de
archivos se encuentran todavía en un estado embrionario: existencia demasiado reciente,
falta de’tradición archivística, infraestructuras incipientes, etcétera.
Por eso mismo, en estos países, los problemas se referirán a la organización y
desarrollo de los servicios nacionales de archivos. Sin embargo, como el pasado no
impone traba alguna, en estos países es mayor el margen de libertad para crear no ya un
sistema que prolongue determinados hábitos -por no decir prejuicios- sino más bien una
organización renovada. Aun siendo de menos envergadura que los de la grandes países,
los problemas de estos Estados tienen un carácter más global y se sitúan en un piano de
73

generalidad más alto. Nos ha parecido oportuno abordar el tema desde esta perspectivah
planificación de un servicio de archivos consiste pues, en primer término, en estudiar su
finalidad, esto es, definir claramente su misión administrativa, económica y social,
educativa y cultural; en determinar, tras ello, las necesidades y, por último, establecer el
calendario según el cual se dará satisfacción a esas necesidades. Ahora bien, tal planifi-
cdción deberá quedar insertada en el plan nacional de desarrollo, a fin de que se beneficie
de una decisión nacional y reciba apoyos exteriores; en una palabra, para tener la
oportunidad de ser llevado a la práctica.
". . . los archiveros deben sentir la necesidadde explorar los orígenes de
su profesidn, a fm de entender las circunstancias y los motivos que han
determinadosu evolwidn, y, con tal inteligencia, anticiparse y prepararse
para elfuturo. "
74
Ernst Posner

EL VALOR DEL DOCUMENTO EN UN
SISTEMA DE ARCHIVOS’
Manuel Romero Tallafigo
El llamado problema de los Archivos es asunto político de los gobiernos de los
pueblos, a menos que alguien piense que la eficacia, racionalidad y economía de las
administraciones públicas son indiferentes a los Archivos o éstos no sirven ni a la ciencia
ni a la cultura. Mientras la dimensión del problema no sea medida con parámetros
políticos, de muy poco sirven los lamentos y disquisiciones, tan frecuentes en la bibliog-
rafia archivística. Será mejor dedicar los esfuerzosa tareas más rentables, pues es el poder
político en todos sus ámbitos, estatal, autonómico y municipal, quien primero y princi-
palmente debe estructurar, por necesidad imprescindible a su gestión, el sistema de sus
Archivos y como responsable principal debe dedicar presupuestos y personal para que
aquel funcione.
La palabra sistema, aplicada a los Archivos, no significa sino la racionalización del
servicio de los mismos, como respuesta a la demanda social por su conservación y uso
cultural o administrativo. El sistema busca, por medio de principios archivísticos, la
síntesis y organización, la unidad y la coordinación: Los servicios dispersos -archivos
estatales, autonómicos, públicos y privados- se transforman en red bien tramada y urdida
que.los defiende de la incuria, precipitación y olvido de las entidades individuales y los
integra en el engranaje administrativo y cultural para el que se crearon. La palabra red
amo equivalente de sistema es muy expresiva del objetivo unitario y coordinado de los
servicios de Archivos. La redes un tejido, originado por la evolución continua de un hilo
único, que forma mallas unidas entre sí por nudos. Ese hilo conductor, bien trabajado,
permite la cohesión necesaria para la red. Aplicada a los Archivos de la red es coherencia
1. En la RevirtadeArchiwsyBiMiolecasdeAndoluclP Sevilla: Junta de Andalucía - Consejeria decultura,
1986. ~ 91,
p. 43-50.
75

y racionalidad entre los servicios administrativos y culturales de todos ellos. El documen-
to es una pieza clave del engranaje de la Administración y pretender un funcionamiento
de ésta sin archivos bien sistematizados es una utopía y, por otro lado, restringir el campo
de los Archivos a s610 los Archivos antiguos e históricos es una torpeza y miopía política.
Los Archivos: valoracibn adminktrativa y cient@a
El archivo es el conjunto de documentos, reunidos en el desarrollo natural de su
función y actividad, por cualquier entidad con la finalidad de recabar testimonio e
información fehacientes. Esa necesidad de contar con testimonios e información feha-
cientes, inherentes al documento escrito, es la que justifica la prístina existencia, junto
con la aparición de la escritura, de los Archivos. Desde la temprana Edad Antigua las
monarquías antiguas de Asia dispusieron de verdaderos archivos organizados, donde
conservaban en soportes de arcilla la correspondencia diplomática, las relaciones admi-
nistrativas y las cuentas financieras. Tal es, como ejemplo, el caso de los hallazgos
arqueológicos del palacio de Ugarit (Siria) y de Te11 Hariri o de los archivos bancarios
de Murasu. Hallazgos arqueológicos como los dichos han sido con frecuencia poco
considerados por la Archivística, en parte debido a que dichos archivos, tras su descubri-
miento y excavación, han perdido toda su conexión orgánica -fundamental en el concepto
de Archivo- al dispersarse y desorganizarse sus fondos por museos y colecciones
particulares. Igual ha sucedido con los miles de papiros griegos y latinos, hallados en
Egipto, con las cortezas de árboles de Novgorod, con las hojas de palmera de la India,
con las tablillas vándalas de Africa y las del banquero Cecilio Jucundo en las cenizas de
Herculano2. El Archivo siempre ha estado junto a la administración, sea con piezas de
arcilla, hojas y corteza de árboles, sea con papiros, pergaminos, papel y bandas magné-
ticas. No se hicieron ni se hacen con la mira puesta en la futura Historia, sino en la
necesidad objetiva e inmediata de una gestión bien informada.
Mata Castillón, con buen sentido, al referirse al ámbito funcional de los archivos,
señala el protagonismo de ellos con una imagen arquitectónica: "Puede decirse que toda
administración se sustenta sobre tres pilares: el presupuesto, el personal y los documentos.
Su eficacia -la de la administración, naturalmente- depende por igual de una adecuada
formación y distribución del personal, de una racional estructura presupuestaria y de una
2 vid. Robert-Henn BAUTER, LesArchives, en "L'Histoireet ses méthodes", Enciclopédiede la Pléiade,
1973, pie. 1.121-1.124.
76

uena organización de los archi~m"~. La carencia del pilar archivístico provoca desorden
de gestión y consecuentes pérdidas de tiempo y dinero, no menos importantes, por ser
torpe y rara vez evaluadas. De ahí que resulte lógico que las administraciones reputadas
mmo más racionales -particularmente las privadas- dediquen atención preferente a la
~malización de la estructura documental, como presupuesto sine qua non de costes
m'nimos para la óptima rentabilidad de gestión. Estas palabras, coste y rentabilidad,
aplicadas a los archivos, son dignas de ser consideradas seriamente por quienes pretenden
la reforma de los malos hábitos de la Administración Pública Española o quieran una
Administración "que funcione". Frente a las Bibliotecas y Musa, el Archivo,institución
que muchos equivocadamente consideran s610 cultural, es la más ligada a la Administración.
El anterior planteamiento de los Archivos, desde una óptica meramente administrativa,
ha sido durante siglos casi excluyente en la política de nuestros gobernantes. En
España no se abren las puertas a la investigación histórica hasta prácticamente el año
lW4. Hay también, sin embargo, un segundo planteamiento que llamaremos cultural y
científico. Hoy, en 1985, resulta familiar ver en las salas de investigación de los archivos
españoles -véase la Guía de Investigadores- científicos de todas las ramas del saber, como
historiadores, pedagogos, filólogos, arquitectos, farmacéuticos, ingeniero, antrop6logos,
geólog os... Afluencia explicable porque toda ciencia, si se precia de ello, tiene una fase
heurística, y las fuentes archivísticas son, sin duda, ricos veneros de noticias seguras y
concretas para cualquier campo de la investigación. La cultura, en general, y las ramas
del saber de los pueblos caerian en pozo sin fondo sin la ayuda de la larga e inmensa
memoria que atesoran los archivos de una nación. Hasta incluso hoy día se plantea ia
necesidad de establecer un servicio educativo de Archivos'.
Es erróneo pensar que a la Administración s610 le interesa el documento para su
gestión inmediata y corriente y es, o puede ser, ajena a los valores históricos del mismo.
Y más trasnochado es que el mundo de la Ciencia, la Cultura y la Historia permanezca
indiferente a los expedientes y registros que hoy,en 1985, se escriben o apilan en las mesas
y oficinas de la Administración.
3. Vi. José Manuel MATA CASTILLDN, La situaaát profeswnal de los archiveros l&~noamericams,
metía de la ANAJ3AD, XXXI (1981) no 2, pág. 239. .
4. Vid Real Orden de Isabel 11 de 20 de abril de 1844.
5.
Vi. Manuel RAVINA MARTIN, Las actividades culturalesy eclucaiivas de los archivos espubles.
Realidadesyperspectivas, en Bolelín de la ANA-, XXXII (1982) n"4, págs. 419 y ss.

En efecto, el valor administrativo junto con el histórico, como valores, son inhe-
rentes al documento de archivo ya desde su misma gestación y nacimiento en la oficina
y negociado. En efecto, la conscriptw -fase de la génesis documental que imprime en un
soporte material los caracteres internos y externos, las fórmulas y marcas- no hace sino
fijar de modo perdurable los actos de la Administración, de modo que, a pesar del peso
inevitable del tiempo, pueda constituir una noticia concreta. Es la finalidad del escrito
expresada en el aforismo: "Verba vohnt, scripta manent", o en el dicho popular: "Las
palabras se las lleva el viento".
Por eso el escrito, desde que 10 es, es Historia, a pesar de que la Administración en
esos primeros momentos no rentabilice dicho valor. Pero no por falta de manifestación o
captación en el presente, deja de ser potencialmente un testimonio fehaciente para el
futuro. Y esto tiene su importancia para los historiadores: Las destrucciones indiscrimi-
nadas de documentos en las Administraciones están condicionando, más que cualquier
metodología o partidismo, la futura Historia del presente. Con razón se dice que el
expurgo de documento es la primera operación de metodología histórica que se hace en
los Archivos. Esto es importante tenerlo muy en cuenta porque, a veces, en muchas plumas
ha predominado un sentimiento romántico hacia los Archivos antiguos e históricos y un
total olvido del documento en la etapa administrativa. Felizmente la Archivística cientí-
fica cuenta con una metodologia preventiva y encarece el cuidado de los Archivos en esta
etapa administrativa. Y está claro que el sistema de archivos debe cumplir la explicable
falta de visión administrativa de los historiadores con la racionalización de las transfe-
rencias documentales desde las oficinas de los Archivos y el veto a la posible destrucción
de documentos sin vigilancia administrativa, por la simple razón de que ocupan sitio y
no sirven.
Por otro lado, los documentos históricos también sirven a la Administración: Basta
contemplar los comportamientos de las agencias de publicidad y de los llamados "crea-
dores de imagen". Han aprovechado la Historia de las empresas anunciantes o de las
instituciones como imagen vendible en reclamos, anuncios electorales, actos conmemo-
rativos, discursos y elección de marcos adecuados para vender una idea. Siempre el Estado
y la Corona, desde antiguo, se han servido y sirven de la Historia como elemento
indispensable en la política y administración de los Estados. Las figuras institucionales
de los Cronistas reales y señoriales es una, entre las muchas, muestra evidente. Y este
año, 1985, bicentenario de la fundación en Sevilla, por el rey Carlos III, del Archivo
General de Indias, archivo continental, integral y general -en feliz expresión de José de
la Peña y Cámara- hay un claro ejemplo de lo que decimos: La fundación, hito estelar en
la Historia europea de la Archivistica, se hace por la Administración indiana, en unos
momentos, tan reformistas como especialmente críticos, en que era preciso rememorar la
78

Historia de España en el Nuevo Mundo con documentos firmes y seguros. José de Gálvez,
natural de Macharaviaya (Málaga) y eficaz ministro de indias, impuls6 denodadamente
tal fundación, para que se escribiera, a partir de allí, una Historia que contrarrestase la
literatura histórica europea -piénsese en Reynal y Robertson- contraria a la colonización
española en las indias. Eran los años de la independencia de los Estados Unidos y las
figuras de nuestros conquistadores eran parcialmente vistas con especial acento en
testimonios lascasianos. Los documentos del Archivo General de indias permitirían una
Historia más autorizada, más conforme a los intereses de la Administración y, al mismo
tiempo, subrayaría el reformismo borbónico, reformismo que necesitaba frenar la mala
imagen, posible tras la reciente expulsión de los jesuitas, los cuales también escribían
Historia.
Y desde el punto de vista jurídico no puede olvidarse el concurso de los denomi-
nados documentos "históricos". Muchos contenciosos fronterizos y jurisdiccionales
necesitan los mismos: Recuerdo el interés con que el Ayuntamiento de Zalamea la Real
(Huelva) requena los documentos de cesión de terrenos comunales para la instalación del
ferrocarril minero en el siglo XIX, y el interés de muchas corporaciones municipales para
la revisión de ventas y cesiones pasadas de su patrimonio comunal.
La edad del documento como categoría básica del sistema de archivos
Ha quedado claramente expuesta la incongruencia de UM visión parcial e incom-
pleta del valor del documento, sea s610 por parte de los administradores, sea s610 por parte
de los historiadores científicos. El documento de Archivos debe presentarse por ello como
un ser vivo, sujeto a fases de la vida o edades, marcadas cada una por usos y metas
diferentes en los centros administrativos e históricos. Tal ciclo vital no puede ser truncado
en su curso para utilidad exclusiva de unos u otros, so pena de consecuencias irreversibles
y penosas.
La edad del documento se modula, como es lógico, con el tiempo, cuyo transcurrir
establece en 61 una escala variable de valores. En efecto, durante la edad de la oficina,
sección y negociado, los papeles son guardados celosamente. Pero luego, a medida que
la vida y vigencia administrativa decae y se borra, estorban y se alejan para amontornarlos
en anejos, buhardillas, sótanos y almacenes o, 10 que es peor, se destruyen. En cambio,
si existe un buen sistema de archivos, son transferidos al archivo de centro o al intermedio.
La escala del valor administrativo se fija en función con la rentabilidad o costes de
conservación de los papeles. Hemos de decir que más o menos conscientemente el gestor
de una oficina valora -debe hacerlo- el coste de ocupación del espacio, mobiliario y
79

material, cálculo factible en un estudio económico, hecho por especialistas, y una vez
valorado comparar con la mayor o menor utilidad inmediata de los papeles. Usoque para
las oficinas, al transcurrir del tiempo, disminuye paulatinamente. En un sistema de
coordenadas abscisas en el que se representasen paramétricamente las funciones tiempo
y valor administrativo, la curva resultante mostraría una inflexión descendente en el valor
al cabo, más o menos, de cinco años. Inflexión que evidencia lo costoso y poco rentable
de la conservación larga de los documentos en o junto a las oficinas.
Evidentemente con más años, al entrar en juegola utilidad histórica del documento,
se producía una inflexión ascendente de la curva. Este codo producido entre la inflexión
descendente del valor administrativo en los cinco primeros años, y la inflexión ascenden-
te, pasados varios lustros, unos 25 años, es un típico período o edad intermedia de los
documentos, edad en que ambos valores, administrativo e histórico, están bajo mínimos.
De ahí que la praxis archivística haya inducido la categoría de los archivos de
depósitcs mtermedios. La conservación y gestión de documentos en este tipo de archivos
es más económica y rentable, tanto en edificio como en mobiliario y personal, que en el
archivo corriente de oficina o, incluso, en el archivo histórico. Este archivo intermedio
cumple unas funciones específicas, funciones que nacen de la edad de los documentos.
A esta edad los hay destinados a ser destruidos o expurgados y los hay que tienen que ser
organizados, descritos e instalados para su perenne conservación y pase a la edad
histórica. La edad intermedia es tiempo de sedimentacih por la escasez de la demanda
administrativa y de demanda cultural, circunstancias ambas que permiten calibrar con
perspectivas suficientes los problemas de organización y eliminación de documentos.
Esta Última operación, si quiere ser sabiamente controlada, necesita este tiempo de
maduración. Los veinticinco años de edad, más o menos, permiten obtener categorías
válidas de expurgo para destinar los papeles que irán al Archivo Histórico y los que van
a los servicios de eliminación. Ya la legislación del Estado español justificó la necesidad
del archivo intermedio, dentro de la red general, como necesario para evitar, por un lado,
"la destrucción de gran parte de la documentación oficial que posee no sólo interés
histórico, sino también en muchas ocasiones plena vigencia administrativa" y, por otro,
evitar fundamentalmente "la acumulación de papeles en los archivos administrativos e,
incluso, en las mismas oficinas y dependencias", acumulación que determina el propio
trabajo burocrático, eleva los costes de conservación y sostenimiento y no permite un
aprovechamiento rentable de los locales destinados a la función pública. Y, por fin, esta
corriente de documentos, conducida a través del archivo intermedio "permite garantizar
la conservación de los documentos que han de tener un valor histórico y dar el tratamiento
adecuado a aquellos otros, que tengan un valor temporal como reflejo de los derechos y
80

deberes del Estadoqt6. interesante es la disquisición sobre valor temporal y perenne de los
documentas que precisa la de los valores históricos y administrativos.
Los Archivos Históricos, depositarias de la documentación de valor perenne y cuyo
valor difícilmente tendrá inflexiones descendentes al correr del tiempo, constituye otro
nudo importaqte dentro de la red de archivos. Hay que ir mentalizando a las fuerzas
culturales del país a que éstos no constituyen todo el sistema, sino una parte importante,
eso sí, con unos servicios muy específicos, volcados a la ciencia y a la Historia.
6 Vi Decreto de creación del Archivo General de la Adminisiracibn Civil, 914/1969, B.O.E. 26 de mayo
de 1%9.
81

¿Qué es la sekccidn?
UBICACI~N DE LA SELECCI~N'
Manuel Vázquez
Podemos entender por selección el acto por el cual se eligen documentos para ser
conservados permanentemente, determinando la destrucción de los demás'.
Selección también designa a la parte de la archivología que estudia los criterios de
valor y las técnicas por medio de las cuales se realiza dicho acto de elegir para
transferencia o destrucción.
En estos dos caso5 la palabra sekccibn se ha tomado en un sentido amplio, tal como
en inglés se usan las palabras dsposition, appraisa4 retirenient y en francés ni o trhge
y en el mismo castellano: evaluación, evalúo, descarte, expurgo, e t~.~
Se podría tomar la palabra selección en un sentido más estricto y restringido si se
discriminaran etapas graduales de la tarea selectiva y se les diera nombre. Por ejemplo,
evaluación o apreciación a la etapa en que se estudian Im valores; selección a la etapa en
que se elige; descarte, expurgo o depuración al acto en que se decide la destrucción, y
eliminación al acto de triturar y hacer pulpa los papeles. Traslados pueden llamarse krs
movimientos que la documentación padece al ser llevada a distintm locales sin que la
1.
2
3
En su Manuaide selección documenral. Córdoba (Repóblica Argentina): 1982, cap. 2, p. 25-29.
MTCHELL, Thmton W. "New Viewpoints on Establishing Pennanent Values of State Archives". The
American Arclrivrrl, Vol 33, N'2 Apr. 1970, p. 163. "We can assume that appraisal is a procedure by
which the archivist determines the values o€ records, and it seem generally to refer to the selection and
preservation of recorás that have permanent values". Aporta también la definición de Posner.
BRICHFORD, Maynard. Archives & Manuscripts: Appra¿sal & Access;Ori¿ng. Society of Amencan
Archivists, Chicago, 1!377. Cap. 1, p. 1. Ofrece equivalencias terminológicas de &as palabras en inglés
y alemán.
82

institución productora pierda sus atribuciones sobre ellos. Transferencia es el traspaso de
la custodia de los documentos a una institución archivística distinta de la entidad
productora.
Relación con otrus especialidades
La selección archivística se parece a la seleccibn bibliotecaria en que, de un cúmulo
dado, el archivero como el bibliotecario erige lo que considera conducente a los fines de
investigación. Difiere sin embargo en que el "cúmulo dado" para el bibliotecario es una
editorial que publica libros mientras que, para el archivero, es una institución productora
que acumula los documentos producidos durante la tramitación de sus asuntos.
La selección está muy relacionada con la jurkprudenciu. Nada se puede eliminar
sin que lo autorice algún instrumento legal. En ese sentido el acto de elegir depende de
h legislación. Por otra parte la selección como parte de la archivología debe estudiar y
propner la legislación adecuada a las Últimos adelantos técnicos en la materia.
No se concibe la selección como un trabajo que se realiza una sola vez para
descongestionar estanterías, sino como un sistema permanente. La selección, técnicamen-
te concebida, no puede menos que abrir diálogo con los expertos en adminktrucibn y
organización y métodos para obtener4 en una tarea conjunta el mejoramiento de la
producción y del fiujo documental, de modo que el plazo de utilidad para la institución
sea conocido desde que nace el documento.
La conservación permanente que se obtiene por la selección, sirve a los intereses
de la investigación retrospectiva casi siempre realizada por historiadores. El archivero
que se va a especializar en selección tiene que conmr muy bien los intereses de los
historiadoress, los polos de interés previsibles para el futuro y la metodología de trabajo
de investigadores tales como estudtgrufos y sociólogos.
Una relación muy especial es la que une a la selección con el cuidado de las Bienes
4. TANODI, Aurelio. OrganuaciónArchivística& los Estados Unidos. C6rdoba (Argentina), 1%5, p. 714.
PEROTIN, Yves. "Le Records Maoagement et I'administration anglaise des archives". Gazene des
Archives, No 44, ler. tnm. 1964, p. 5-17; para la ata ver p. 16. BOISARD, Pierre. "Pour une politique des
éliminations. Reflexions sur la pratique des Archives de la Seine". La Gmene &sArc/iives, 0 trim. 1%7,
W 59, cap. 4, p.227 y 230. MITCHELL, Thornton W. Op. Cit., p. 163-164.
S. MITCHELL, Thornton W. Op Cit., p. 164. Véase además en p. 166 loa Principios 2 y 3.
83

Culturales de la Nación y con la planificación de un sistema integrado de archivos, por
eso nos detenemos algo más en estos temas.
Seleccibn y Patrimonio Documental
Es obligación del Estado velar por el conjunto de los Bienes Públicos6, de una
manera muy especial por los Bienes Culturales, entre los que ocupan una posición mu
destacada los Bienes Documentales o Patrimonio Documental, como a veces se llama Y .
La selección, cuando trata de la destrucción de documentos irremplazables, debe compatibilizar%
con leyes del Estado que velan por ellos. En este lugar Sólo se discuten los
aspectos estrictamente referidos al tema del manual. Más ampliamente puede estudiarse
este tema en mi trabajo El Patrimonio Documental8.
Los Bienes Documentales se constituyen con:
1) Documentos estatales u oficiales
2) Documentos privados
la responsabilidad del Estado en cada caso es distinta y puede plantearse así:
El Estado y los Documentos estatales u ofKiales
Documentos estatales u oficiales son los documentos que produce o recibe una
institución del Estado, sea éste un organismo central, un ente autónomo (o autárquico) o
una empresa del Estado.
cbdigo Civil Argentino. Ari. 2340 inc 8. LODOLINI, Elio. Cuesrimes báa'car de archivdogiu Centro
Interamericano de Desarrollo de Archivos. Córdoba, 1976,55 p. Ver ahora subtítulo 9 y 10, p. 19-23.
a3RTb ALONSO, Vicenta. Archivos de España y América. Materialespara un manual. Editorial de
la UniversidadCompluten. Madrid, 1979,382 p. Esta cita en cap. 1, p. 12, "... se dice tesoro documental
del pLr y, porque se considera que ese tesoro del país, en justa atribución, pertenece a todos, se llama
patrimonio documental..." Cap. 2, subtítulo "Unidad del patrimonio documental: los archivos eclesiástim",
p. 67.
VkQUEZ, Manuel. El Patrimonio Documenfnl. Serie El Mundo de los Arcbivos.Major Ediciones.
Córdoba, Argentina, 32 p. Véase además GARCfA BELSUNCE, Cesar Augusto. "Aspectos teóricos y
jurídim de la reconstitución de los patrimonios archivisticos naaonales". Revisfa delArchivo Generai
deIaNacibn(Argentina). VI, 6,1977, p. 25-35. KECSKEMÉTI, Karoly.Ardtivo, Desarrolloysoberonia
Nucionul. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Córdoba, 1981,15 p.
84

'
Sobre estos documentos, el Estado como tu2 ejerce el derecho de propiedad en toda
su amplitud y por eso la conservación, los traslados y transferencias y la destrucción deben
regirse por una ley con una cuidadosa reglamentación que mencione plazos de conserva-
ción, autoridad idónea para determinar la destrucción y requisitos y recaudos que
garapticen la integridad de esos Bienes, cuando se ejecuta una eliminación.
Queremos recalcar el sentido que se asigna a la frase "el Estado como tal". Vamos
a formularlo de dos maneras. Enprimer lugar los documentos, tomados en su conjunto,
amo Bien o Patrimonio, pertenecen al pueblo o Nación, no de una manera extrinseca y
accidental, como el dinero, sino de una manera íntima y moralmente irrenunciableg, ya
que conforman por escrito, la conciencia del ser nacional, su memoria como causa de su
identidad. Así como un individuo amnésico pierde su identidad, también la han perdido
los pueblos que no han guardado su memoria. En la sociedad occidental la transmisión
oral de las tradiciones nunca compitió con la tradición transmitida por los documentos.
Así pues, en este primer sentido "el Estado como tal" significa, como institución
permanente, como cabeza visible de la autoridad y de la "personalidad" de una nación o
de un pueblo, en contraposición a los gobiernos cambiantes". Según esto, el gobierno
del partido A no tiene más atribuciones a destruir los documentos que el gobierno del
partido B. Téngase muy presente que la verdadera "historia ejemplarizante" es la que
transmite la verdad de los sucesos, tal como se dieron, sin tratar de "mejorar" los hechos,
escamoteando documentación.
En segundo lugar se dice "el Estado como tal", contraponiéndose a cada Ministro,
Sub-secretario, Director, etc. Cualquier funcionario, en cuyo ámbito haya archivos o
documentos, debe evitar positivamente actuar como dueño de ellos. Es sólo un adminis-
trador. También se encuentran archiveros que consideran suyos los papeles y los archivos.
Unos y otros han de someterse al superior interés nacional, manifestado en la legislación.
Es frecuente oir que un Ministro, al renunciar, se llevó *'sus" documentos a su casa,
dejando al país privado de importantísimas fuentes de investigación. Esto no puede
suceder. Los documentos producidos por un individuo en su carácter de funcionario son
un Bien Público, de los que menciona el código Civil en el art. 2340 y de los que se
onipará una legislación mucho más detallada, cuando se implante un sistema integrado
de archivos.
9.
Legalmente no existe prohibición de despilfarrar o renunciar a este patrimonio, de la misma manera que
no se le impidea un padre de familia dilapidarel patrimonio y dejar a los descendientes en la miseria.
10. Véase nota 15.
85 .

La división de los tres poderes, Legislativo, Ejecutivo y Judicial, y la existencia de
Estados provinciales, de Municipios autónomos y aun de Sociedades mixtas exigen muy
variados niveles de legislación y reglamentaciones formalmente distintas; pero el con-
cepto de Bien Público debe presidir todos los casos.
EI Estado y los documentos no estatales
Documentos no estatales son los producidos o recibidos en cumplimiento de
funciones y actividades de institución no estatales o de individuos. Estos documentos no
pertenecen al Estado (un concepto distinto rige en los países comunistas), son propiedad
privada, pero forman parte del acervo cultural de una Nación y el Estado debe tomarse
atribuciones conducentes a custodiar lo que sea de interés y evitar la destrucción
indiscriminada de ellos.
Por 10 que respecta a la selección, el papel del Estado puede formularse así: 1) El
Estado declara tener injerencia en la conservación y destrucción de documentos y
archivos privadas; 2) Determina en qué casos un documento tienen valor histórico o, más
directamente, señala cuáles son los que presentan ese valor; 3) Para éstos, promulga la
prohibición de que sean destruidas o llevados fuera del territorio nacional, principalmente
en el caso de empresas multinacionales; 4) implanta mecanismos tendientes a hacer
factibles estas determinaciones, respetando la propiedad privada, aun las condiciones de
confidencialidad y pautas de selección propuestas por los propietarios".
Además, de la legislación general, son oportunos reglamentos sobre algunos
archivos privados que revisten enorme interés para la historia de un país, tales los archivos
eclesiásticas, de partidos políticos, de entidades culturales, deportivas, sanitarias; empre-
sas líderes de producción, financiación, comercio y servicios; archivos y centros de
documentación de los medios masivos de comunicación y tantos otros documentos
privados de gravitación decisiva en la historia.
Selección y Planificación integrada de archivos.
Un poco más adelante veremos que los problemas de muchos archivos se deben a
UM "mala circulación" de los documentos, que produce hacinamiento en algunos secto;
11. RODRfGUEZ, Celso. "Colecciones de Manusaitos Privados: Un llamado a la acción". Bdain Interm
ncano de Archivos. Vo1.7, 1980, p. 61-71.
86

es. En un problema de esta índole no basta la solución en el punto de hacinamiento
solamente, sino que es preciso revisar el sistema y, con frecuencia, implantar un sistema
integrado de archivos. Para este tema existe bibli~grafíal~; en este párrafo Únicamente
1~3s detenemos a mencionar algunos puntas de esa planificación, que parecen más
estrechamente vinculados a la selección.
En nuestro medio es un hecho que los distintos archivos (o acumulaciones de
documentas), en su mayor parte, se han originado como un efecto no previsto de la
actividad de la institución y se hallan en una sección y no en otras por causas muy distintas
a una decisión razonada, casi al azar. Cuando se está construyendo el edificio para el
Ministerio o para el Poder Ejecutivo, los archiveros preguntamos dónde se van a guardar
documentas y estamos acostumbrados a oir que no está previsto. Al poco tiempo
encontramos archivos en locales pensados para oficinas o en los infaltables pasillos,
sótanos o terra~as'~. Conformarse con desocupar esos estantes y llamar a esto una tarea
selectiva es un error caro (mucho trabajo, fruto escaso e inseguro).
La propuesta de un sistema integrado de archivos puede nuclearse alrededor de los
siguientes puntos: 1) La creación o la institucionalización de una red o sistema de
archivas. 2) La designación de una autoridad central y comisiones especializadas. 3)
Promulgación de un cuerpo de legislación.
La red o sistema de archivos tiene como eje y motor un archivo general muy
tecnificado y vinculado a la dirección central del sistema integrado de archivos y a las
comisiones especializadas y como punto de apoyo principal y herramienta de trabajo un
archivo intermedio que aplica las pautas impartidas por la dirección y es garantía de
normalización en el trabajo. Desde el momento en que se implementa esta red, se da por
terminada la creación anárquica y al azar de archivos o acumulaciones de documentos.
La tendencia es hacia la centralización física o de control de los archivos en cada
ministerio o ente autónomo o institución que lo necesite. Aparecen ahora archivos fuertes,
dotados de todo lo necesario y con un profesional a cargo de su dirección.
Los documentos, correspondencia, expedientes y, sobre todo, los Formularios
-Formas o, en inglés Form-Format- nacen clasificados, con un lugar de archivación
12. DELMAS, Bruno. La planificación de las infroestructuras naciwiales de docum,ntación, bibliotecas y
arcluvos. Esbozo de wora política getwral. Serie Documentación, Bibliotecas y Archivos. Estudics e
Investigación, N* 4. UNESCO, París, 1974.TANOD1, Aurelio. Op. Cit. y la nota 248 a 4.4.1. de ate
Manual.
13.
BoISARü, Pierre. Op. Cit., P. 210. RIEGER, Monis. Modern Recordr Retiremeni and Apprakal
Procriec. Washington, sin año, 9 p. multigrafiado.
87

definido y con un plazo de vigencia y conservación determinado por un estudio de todos
los.intereses en juego. La selección, en un sistema integrado de archivos con los tres
elementos -red de archivos, autoridad científica central y legislación apropiada- es una
tarea económica y segura. Una buena selección no es s610 fruto de un correcto flujo de
los documentos -producción, clasificación, archivalía temporal, eliminación, archivación
permanente- sino que influye positivamente en la consecución de un buen flujo. En
efecto, el estudio de los valores con respecto a la institución y a la historia permite una
sistematización difícil de obtener por otros medios.
Conocer la dinámica y la utilización de estos elementos requiere el estudio de la
teoría del ciclo vital de los documentos que es el tópico del capítulo siguiente.

PROGRAMA DE SELECCI~N DOCUMENTAL'
Objetivos del Programd
Manuel Vázquez
Cuando un funcionario llama a un archivero por un problema de hacinamiento, el
Único objetivo que suele tener presente es la descongestión del local y de la estantería.
Gran responsabilidad la del que recibe la consulta: es el momento de diagnosticar
todos los males que padece el sistema y de los que el hacinamiento es s610 un síntoma.
Se debe establecer que una mera descarga de los estantes abarrotados que se haga
aisladamente, representa una evasión del problema, siendo a la vez algo caro, técnica-
mente inseguro y poco profundo. Mientras que la implementación de un sistema en que
el ciclo vital sea quien rija la circulación documental, aunque pueda representar una
inversión inicial, es la verdadera solución, llena de la satisfacción que proporciona el
orden, la agilidad y la certeza de que cada papel tiene un lugar correspondiente a su
momento: Trámite, vigencia y plazo precaucional.
El archivero debe tener un programa claro y unas metas Concretas que proponer.
Es preciso explicar que el hacinamiento y la ineficacia son síntomas y que la solución del
problema se obtendrá por medio de objetivos de mediano y largo alcance.
Los objetivos de un programa de selección documental son las metas a que se debe
llegar, pero también los tópicos que sirven para diagnosticar el acierto en la tarea que se
está realizando. Podemos formular los objetivos así: 1) Obtener una corriente fluida de
1.
2
En su Manualde selección documental. Córdoba (República Argentina): 198'2, cap. 4, p. 38-46.
Ch~dá. Consejo de Tesoro. Plan de conservación y eliminación de documentos. Trad. José Manuel
Garda. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Córdoba, Argentina, 1977 (Ottawa, 1972).
Semión 1. Véase el subtítulo "Importancia del plan de conservación de documentos", p. 14-15.
89

documentos; 2) Realizar ahorros sustanciales; 3) Que después de la eliminación, queden
como archivalía coherente y completa, los documentos de mayor interés para reconstruir
el momento histórico a que pertenecen.
1) Obtener um corrientefluiúu de docunientos. Si se trata de un problema de
circulación, un buen remedio ha de restituir la normalización del flujo.
La primera vez que se realiza una selección en un archivo o, mejor, en una
institución hay que adoptar una metodología de trabajo tal que permita dejar pautas
establecidas para que la segunda vez el trabajo se reduzca a la mitad. En parte se consigue
esto por la redacción de las tablas, de las que más adelante se habla, y en parte por la
experiencia que se adquiere trabajando con perspectiva de futuro, se aprende a mejorar
la metodología de trabajo y se preparan equipos cada vez más idóneos.
Pero hay más: En un estudio de valores administrativos, saltan con frecuencia a la
vista puntos que se pueden mejorar en la producción documental, si el documento nace
con un nombre o código que permite clasificar inmediatamente y con el plazo precaucio-
nal de conservación definido, tiene ya toda su vida establecida, es trasladado correcta-
mente-circula-y en ningún lugar se produce congestionamiento o inundación de papeles.
Y en un archivo intermedio, donde se comparan naturalmente formularios y procedimien-
tos de distintos ministerios, se van encontrando posibilidades de normalización de
trámites y formularios, de corregir errores, etc. Veamos a modo de ejemplo: Se descubre
que se producen demasiadas copias, o que se guarda demasiado tiempo o que el papel de
los originales de valor histórico es de calidad inferior, etc. Otro caso en Argentina, la
selección más costosa e insegura es la de los expedientes, porque su ordenación es
numérica o cronológica, hallándose juntos un expediente de licencia por gripe con otro
de creación de una escuela. La mejora en este caso tendería a que la producción y la
ordenación de los expedientes fuera tal que permitiera colocarlos por temas. Más adelante
se estudia bajo el subtítulo retroalimentación3.
2) Realizar ahorros surtanciales. Hay tareas selectivas muy costosas. Puede
llegar al extremo de que salga más barato conservar la documentación en la estantería.
Esto puede deberse a dos causas: se destruyó un papel que valía millones, tal como cita
Kecskeméti40 que se realiza de manera tan lenta y participa en ella personal tan calificado
3.
4.
Véase mi Manual de selección documental 4.1.5.
KECSKE%&TI, Kardy. Arduw, desarrdloy soberoníanocional. Centro Interamericano de Desarrollo
de Archivos. Córdoba, Argentina, 1981, 15 p. Cap. 4. Subtítulo "Estudios paralelos y repetidos".
90

que las horas hombre llevan el casto a proporciones intolerables. De esto conuzco casos
que suelen terminar por abandono de la comisión encargada o de la institución que paga
el trabajo. De ahí, a la destrucción indiscriminada o a la microfilmación de sustitución
también indiscriminada s610 hay un paso.
: Un buen programa de selección documental va a requerir una inversión previa, tanto
mayor cuanto más años hayan pasado sin tomarse una decisión correcta. La inversión
principal consistirá en la habilitación de una red de archivos y en menor escala, la
designación del personal, pero de ahí en más los ahorros serán sustanciales5. Llama la
atención la frecuencia con que la bibliografía norteamericana y canadiense se jactan de
lo que reportan a su gobierno.
La economía puede visualizarse en cuatro aspectos: 1) la cantidad de espacio
obtenido aspecto cuantitativ- (tantos metros de estantería); 2) el tipo de muebles y
espacio, bajo una consideración cualitativa. La creación del archivo intermedio y la
fluidez de la circulación descongestionan locales, a veces muy caros, en edificios de
ministerios o en casas alquiladas en pleno centro, o en salas alfombradas y con aire
acondicionado, etc.; 3) el ahorro en tiempo de Wsqueda. Reina la agilidad y la limpieza:
un lugar para cada documento bajo regias de traslado concretas y pautas de desafectación
fácilmente comprensibles; 4) agilización de la tarea selectiva. Cada año que se realiza, se
consigue que sea más rápida y segura, abaratando los costa.
Estas objetivos, sobre todo el del ahorro, se obtienen mejor cuanto más amplio es
el punto de mira desde donde se realiza. En el caso ideal se toma todo el Poder Ejecutivo
en un sistema y todo el Poder Judicial en otro sistema, coordinado con el primero. Esto
se explicará al hablar del "ámbito de la d~plicaci6n"~. Rápidamente podemos decir que
consiste en que, en un sistema muy amplio, se consideran duplicados o copias todos los
documentos que se repiten dentro del sistema. Si el sistema abarca s6io un Ministerio (o
peor todavía, un archivo), no se pueden considerar documentos duplicados los que se
hayan bajo otra jurisdicción y, por lo tanto, se precisa conservar mucha más archivalía.
3) Que después de la eluitinación, quede como archivalía coherente y completa.
La selección se parece a la poda de una viña realizada por un experto. La vid produce
más frutos y se defiende mejor de las plagas. Dicho en términos archivistioos, la selección
5.
6.
Canadá. Op. Cit. Sección 1, p. 13. PEROTiN, Ivcs. "Le Rmrds Management et I'administration angiaise
&s archives". Guzette desllrchiws, No 44, ler. Inm. 1964, p. 16.
Véase mi Manual de seleaiión donrmenial4.2.1.1.3
91

trabajó con archivalía y una vez terminada la operación 10 que queda es archivalía, es
decir conjuntos orgánicos de documentos y no colecciones caprichosas de papeles. El
historiador que va a una archivalía seleccionada encuentra que se han destruido docu-
mentos de menor valor a fin de que resalten y permanezcan los de mayor valor.
' Quien hace un programa de selección sabrá si su proyecto es acertado cuando
descubre que va a conservar grupos documentales y series que son aún reflejo de la
organización de la institución productora porque constituyen fondos coherentes y com-
pletos, aunque reducidos.
4) Los documentos de mayor interés para reconstruir el momento histbrico a que
pertenecen. Para reconstruir el pasado, el investigador puede acudir a la bibliografia, a
los documentos, en sentido archivístico, a los testimonios de los medios masivos de
comunicación, a los objetos de museo, a los restos y productos ergológicos y otras
fuentes.
Como se ve, los documentos en sentido archivktico conforman nada más un
eslabón, el más importante, pero no el único7. ¿Cuál es la característica que distingue a
los documentos como fuente informativa frente a las otras fuentes?8
Pueden destacarse dos:
1) Que los documentos producidos o recibidos en una institución en función de
sus actividades constituyen un conjunto orgánico que llamamos archivalía, en contrapo-
sición con los museos o la bibliografía que pueden haber dejado al historiador sólo islotes
informativos.
2) Que una gran proporción de los documentos son co-productos, es decir, se han
producido simultáneamente y como contrapartida legal de una acción humana, tal es el
caso de un contrato, el acta de nacimiento, etc. Los co-productos son creados sin
intencionalidad histórica, son motivados por una necesidad del momento y por este
motivo no cabe en ellos la interpretación subjetiva, ni la distorsión. Por esta cualidad se
distinguende los testimonios de los medios masivos de comunicación y de la bibliografía.
7.
8
Véase mi Manual de selección &mental 4.2.2
GARCfA BELSUNCE, Ghar A. El usopráctico de los archiws. Ponencia en el Congreso Internacional
de Archivos No 8, Londres, 1980. Mientras los archivos se ordenan segh la entrada, la procedencia de la
entidad productora, las otras fuentes se ordenan en función del usuario, es decir, de la salida de la
informaci6n.
92

Ahora bien, el objetivo de la selección debe tener en cuenta estas características y
conservarlas intactas. Una selección mal realizada mutilaría la archivalía o podría elegir
documentos con criterio equivocado.
Cómo no debe hacerse la seleccibn
No debe seguirse un procedimiento complicado cuandoexiste uno más sencillo. La
propuesta de selección que ofrece este manual puede parecer complicada y ardua, es
entonces legítima la pregunta, jno se puede establecer una norma general, taxativa y clara
para determinar "esto se elimina" y "esto se conserva"?
Por eso conviene a modo de tema introductorio, repasar algunos criterios o métodos
directos o taxativos de selección que a veces han sido empleados, para conocer más en
detalle su validez o su debiiidad.
Estamos con Schellenberg cuando advierte: "No se pueden inventar técnicas que
reduzcan el trabajo de tomar una decisión sobre los valores, a una operación mecáni~a"~.
Selección por tipos documentales
Es el sistema más parecido al correcto. Efectivamente, una parte de la selección se
basa en los tipos documentales: "Deben conservarse las leyes de la nación". "Es de valor
permanente el Libro de Sentencias, en el Poder Judicial" ... "Guárdense perennemente los
presupuestos y balances de los Ministerios" ... etc. Como se estudia más adelante, esto es
más exacto hablando de los valores predecibles. Pero la otra vertiente de la realidad es
que parte de la selección se establecerá por la significación del rema o asunto del
documento, sin casi tener en cuenta el tipo documental: para narrar una batalla puede
interesar la carta de un ignorante soldado tanto como el parte del general.
Tampoco el sistema de selección por temas solo es acertado, ya que hay tipos
documentales que se cowrvan sea cual sea el asunto que ventilen.
9. SCHELLENBERG, Theodore R. Archiws Modernos. Principios y técnicas. La Habana, 1958, p. 164.
SZEDO, Antai. "Intervention sur le rapport présenté par J.H. Cdiingridge". Archivum. Vol. 6, 1956, p.
37. MITCHFLL, Thornton W. "New Viewponts on Estabiishing Permanent Values of State Archives".
lñeAmericmArcluvis~ Vol. 33, N* 2, Apr. 1970, p. 171.
93

Seleccibn por antigüedad
Tiene su razón de ser este criterio y en otro lugar de este trabajo" se extrae de él
todo 10 que es válido, pero como criterio general es nefasto. Se dio el caso de quien ordenó
eliminar todo papel "con más de cuarenta años de antigüedad" y destruyó los documentos
de fundación de la ciudad; por su parte, otra institución incineró los planos de construc-
ciones aún existentes "porque eran viejos".
Seleccibn por el valor administrativo"
¿No es lógico inferir que lo que es valioso mientras está vigente seguirá siendo
valioso para la historia? Hay ejemplos: Los decretos presidenciales son importantes por
su trascendencia administrativa y, por lo tanto, son elementos de primer orden para la
investigación histórica. Es también, una media verdad. En primer lugar que todo docu-
mento vigente en una institución es "importante para alguien" y su destrucción produce
daño, así que se deduciría que también interesa a la investigación. En segundo lugar, aun
restringiendo a aquellos papeles "cuya repentina pérdida paralizaría la institución".
AiIí encontramos amplio predominio de los documentos contables y de personal
que representan una prioridad en el mantenimiento de la marcha de la institución, pero
no siempre son prioritarios para la investigación, cuyos intereses son más amplios.
Si queriendo escapar de estas limitaciones formulamos ''La documentas que
muestran la evidencia de los orígenes y de las grandes líneas de desarrollo de una
institución son de valor permanente", hemos hallado los valores evidenciales de Sche-
Ilenberg. Es la Única coincidencia válida entre valores administrativas y de investigación
con respecto a instituciones. Pero es preciso añadir a estos valores "evidenciales", los
valores de los que también habla Schellenberg.
10.
11.
12.
Véase mi Manual de selección documental 4.3.2
PEROTIN, Ives. Op. Cir., p. 15. BOISARD, Pierre. "Pour une politiquedes éliminations. Reilexions sur
la pratiquedes Archives de la Seine". LaGmertedesArchives, 4" tnm. 1%7, N* 59, p. 210. BRICHFORD,
h4aynard.ArchivPs & Mmuscrip@:AppraUal& Accessiohg. Soaety of American Archivists, Chicago,
1977, cap 3,p. 6. Hay cierta diferencia en la opinión de este autor. "If they (híodem Records) do not have
significant administrative values, they may be destroyedwithout a careful reviewof Mar& and archiva1
values". Federal Archives md Recordr Cenrer Recods Managemetit Handbook General Services
Administmtion. 7610-00-2986904. Washingtoe 1979, p. 29. "Mmy vital record have no lasting value,
hut their vaiue in un emergency is unkputed".
SCHEUENBERG, Theodore R. Op. Cit., p. 164. Subtítulo "Distinci6n entre los valores evidentes y los
informativas ".
94

Es decir, los documentos de valor evidencia1 nos muestran cómo estaba organizada
la institución, pero no cómo funcionaba, qué pasó en tal huelga durante la crisis financiera.
Por otra parte, sólo miran a la importancia para describir la institución, pero no las
personas que tienen relación con ella o los productos que se deben a su funcionamiento.
' Resumiendo: Un valor administrativo elevado es un elemento de juicio a tener en
cuenta, pero no una indicación automática. No se puede eludir un doble estudio, a saber:
estudio de valor administrativo y estudio de valor histórico, porque la coincidencia entre
uno y otro no es neta.
Seleccibn por nivel del organigramd3
¿Podría automatizarse la selección si se decide conservar los papeles producidos
en los altos niveles del organigrama y eliminando las producidos en oficinas de nivel
inferior?
Si es verdad que las oficinas centrales de una institución producen una elevada
proporción de las documentos de valor predecible, también 10 es que las oficinas
periféricas producen más bien los de valor no predecible y, por supuesto, algunos de valor
predecible, por ejemplo actas de nacimiento.
Una sucursal de campaña es un excelente polo de interés para investigaciones
sociológicas, de ecología, salubridad rural, etc.
Seleccibn por la cantidad de
En la fase administrativa, la cantidad de uso sirve para decidir en qué lugar han de
star los papeles: pre-archivo, archivo central, archivo intermedio, etc. Ya en la fase
histórica es evidente que el uso es el fin que preside la retención de documentos para
bturos investigadores. Si se supiera positivamente que algo jamás iba a ser utilizado no
13. MITCHELL, Thornton W. Op. Cit., p. 171. BRICHFORD, Maynard. Op.Cit., cap. 3, p.6. FAVREAU,
Robert. Les archives. Serie "Que sais je?". París, 1%5, p. 5 (apud BOISARD, p. 217).BOISARD, Pierre.
Op. Cit., p. 217-218. DARTER, Lewis J. Jr. "Records Appraisal: A Demanding Task". 33re Illciimi
Arckives. Jan-Jun, 1%9, p. 4.
M BRICHFORD, Maynard. Op. Cit., cap. 4, p. 9, dedica un subtítulo "Frequency of Use", afirma "The value
d archiw is wholly dependent upon the existen= of person attaching value to them".
95

se conservaría. Sucede, sin embargo, que no podemos medir exactamente el interés futuro
que va a despertar un documento. Por otra parte, la cantidad de uso es algo extrínseco al
documento y está motivada por algo que atrae a los investigadores; ese “algo” es el valor.
Buscar los valores del documento es el camino correcto.
La cantidad de uso no es pues un criterio automático de conservación de documen-
tos, pero se aprovecha la verdad que contienen y se establece que sólo se van a conservar
documentos que sean un polo de interés previsible, desechando los que, en una prospec-
tiva razonable, parezcan que carecerán de trascendencia.
Seleccibn por el cruerio de un emplead¿’
En países en que es implantado unsistema integradode archivosdesde hace muchos
años, tienen un equipo de archiveros preparados para la evaluación. Cualquiera de ellos
es enviado al lugar a donde hay documentos desafectados y su juicio individual es el que
decide la conservación o eliminación. La propuesta de este manual incluye comisiones
asesoras, pero no es el caso de esos países a lo que alude este párrafo, sino a lo que se oye
en muchos archivos administrativos de nuestro medio. Un empleado se jacta de que con
su experiencia es él el Único juez de los valores de los documentos de su archivo. Este
sistema se desaconseja por lo menos por estos motivos: 1) Quedó dicho que la selección
de un solo archivo es cara y necesariamente menos drástica que la que abarca un sistema
de archivos; 2) El empleado pertenece a la institución productora, a quien no se le permite
decidir la destrucción, sino la mera desafección; 3) El trabajo suele ser muy lento y
progresivamente, al aumentar año a año la cantidad de documentos, el empleado se va
viendo rebasado en su tarea.
La tarea de selección requiere perspectivas muy amplias: conocimiento de muchos
archivos relacionados entre sí, tal como los archivos del Poder Ejecutivo, para la
documentación facilitativa o por área (archivos de educación, de salud, de catastro, etc.),
para la documentación característica o sustantiva. Requiere también amplia cultura, por
lo menos en la materia principal del archivo. Esta cultura le permite saber qué es lo que
le interesa al investigador y que métodos de trabajo emplea tal campo de investigación,
etc., etc. En los países donde se entrega el destino de los documentos a un alto funcionario
del Archivo General se exige de éste que, además de archivero profesional, posea algún
título universitario tal como historiador, abogado, etc.
15. MiTCHELL, Thorntm. Op.Cif., p. 167, cuarto principio.
%

La sohcibn propuesta
Punto de partida
El principio que preside toda la tarea de selección documental podría formularse
así:Cada documento se halla en una fase y en un momento de su ciclo vital y debe ser
tratado y procesado de acuerdo a ese estado.
Como se ve, se afirman tres cosos: Hay que conocer en detalle cuáles son las fases
y momentos del ciclo vital; definir en cuál se halla tal documento; qué tratamiento y lugar
de guarda le corresponde. Cada uno de estos tres puntas será el tema de un capítulo.
Cuando llaman al archivero a preparar un programa de selección puede darse por
descontado que existe un problema de mala circulación. En algún punto, los documentos
se han detenido indebidamente, mezclándose los vigentes con los que esperan la pres-
cripción o con los ya prescritos. Con frecuencia, de manera que parece mágica, desapa-
recen las dificultades con sólo separar los documentos según su estado.
Una vez aplicado el principio, aparece lo que se considera descartable o sin utilidad
para la utilización. Entonces se pasa al:
Juicio de valor
Se necesitan dos juicios de valor. Un juicio de desafectacibn y un juicio para la
mvestigacibn y la historia.
En el primero, se estudia el interés que pueda presentar "todavía" este documento
para la institución que lo creó o para el individuoafectado. Este juicio nunca debe terminar
con la orden de destrucción, tal como actualmente sucede en muchos caso, sino con la
cantidad de años que se precisan para que prescriba. Los jueces naturales son expertos en
k administración y del área legal y contable.
En el juicio de valor para la investigación y la historia se decide la transferencia de
algunos de los documentos desafectados al Archivo General y la destrucción o elimina-
ción de los demás. Los jueces en este caso son historiadores y archiveros.
Procedimiento
Los procedimientos de selección están vinculados a los dos juicios: el juicio de
desafectación produce una tabla en que se indica -como queda dicho- el número de años

de plazo precaucional de conservación que corresponden a cada tipo documental. Esta
tabla es, de por sí, permanente y puede promulgarse como un decreto, resolución o
reglamento.
El juicio de valor para la investigación histórica produce inventanos de transferen-
cia y listas de eliminación.
Un secreto de éxito en la tarea de selección consiste en que el archivero, habiéndose
asesorado muy cuidadosamente, redacte y eleve todas las propuestas de desafectación
(incluidos los plazos de conservación), de transferencia y de eliminación, a las respectivas
comisiones. El archivero que lleve a las comisiones l a listada de documentos sin
ninguna propuesta ni estudio está condenando la tarea selectiva porque la comisión a la
corta o a la larga se verá rebasada en su capacidad de juzgar y dictaminar.
Como repetidamente se expresa más adelante16el archivero encargado de una tarea
selectiva tienen que volver sus ojos a la producción documental. Siempre habrá tipos
documentales muy difíciles de juzgar por la metodología con que son producidos y/o
archivados. Es obligación suya llevar la producción a sistemas que agilicen la selección.
En Argentina el caso más evidente se da en la producción y archivación de los expedien-
tes.
16. Véase mi Manuaide selección documental 4.1.5.
98

LOS LINEAMIENTOS DE LA FUNCI~N ARCHIV~STICA
EN LOS ARCHIVOS PERMANENTES'
HeloÍsa Liberalli Bellotto2
La función archivística, hoy considerada como un todo indivisible, por el contrario
de la concepción obsoleta de tomarse, de un lado, la administración de documenta, y de
otro, el ordenamiento y la descripción de l a fonda como actividades estancadas y
diversas, comprende toda una gama de tareas sucesivas. Distribuidas a lo largo de tres
fases bien definidas (el control de archivos en formación, el destino de ellos después de
la selección -es decir, la transferencia- y la custodia definitiva), aquellas tareas encierran
algunos aspectos que merecen reflexión.
Para definir bien la especialidad del procesamiento de la documentacih en el
ámbito de los archivos permanentes (es justamente la tentativa de comprobar la unicidad
de la función archivística) se debe forzosamente comenzar por la fase de la administración
de documentos corrientes (los records nzanugenzent de los americanos). En esta fase
sobresale el recibir, el clasificar y el controI de trámite. Al final, "la administración de
los archivos corrientes oficiales tienen por objetivo hacer que los documentos sirvan de
manera más eficiente y económica posible, a los fines para los cuales fueron creadosTf3.
De esta forma, si el recibir es considerado aquello que Vicenta Cortés denomina la accibn
activa deprepurucidn, la tarea sucesiva a la recepción propiamente dicha estará grande-
1. Versión española de "As coordenadas& fun@o arquivistica nos arquivos permanentes" (Arqu¿vo:bderim
histdricoe infomativo. So Paulo: Arquivo do Estado de Sáo Paulo, Set.¡Dez 1981. Vol. 2, NQ3, p. 85-94)
por Claudia Hilbck Peschiera (Pontificia Universidad Ca16lica del Perú), revisada y actualizada por la
autora.
2
3.
Investigadora del Instituto de Estudios Brasileños (IEB) y profesora de Archivística de la Escuela de
Comunicaciones y Artes de la Universidad de San Pablo (Brasil).
T.R. Schellenberg. Arquivos modernos: principios e tdcnicaí. Rio de Janeiro: FundaGo Getulio Vargas,
1973, p. 45. Trad. de Nilza Teixeira Soares.
99

mente facilitada4. Las actividades inherentes a aquella preparación son, en el entender de
la conceptuosa archivera española, la participación en el proceso de creación, en la
normalización de la tipología documental, en las normas en observancia, en la programa-
ción de la selección y en el establecimiento del sistema de la recogida de fondos. Hoy
está comprobado que si los archivos fuesen llamadas a participar de la creación formal
del documento, pudiendo así opinar en la elaboración de formularios, en la racionaliza-
ción de la terminología y en la economía de las etapas de tramitación (a pesar de ser esta
una fase pre-archivística), el flujo de la documentación sería más lógico y rápido,
sirviendo, por tanto, plenamente, a 10s intereses de la administración pública o privada.
Si al recibir documenta, una en la fase corriente, el archivero sabe responder qué
son y por qué nacen, a quién o a qué órganos compete su trámite, qué legislación regula
su vida activa, qué información contienen o cuál es su papel en la estructura orgánica de
la administración, a la cual sirve o su archivo, las tareas de clasificación y ordenamiento
se tornarían automáticas. Y aún, dentro de este mismo cuadro de primera edad del
documento, si el trámite es bien controlado por un riguroso sistema de préstamo y si se
establecen buenas tablas de selección, los diferentes "dossiers" llegarían a su fase de
destino final sin mayores "dramas".
El archivero ha sido llamado, justamente, "para asegurar mejor la conservación de
los documentos para el futuro historiador, a establecer su control sobre las eliminaciones
de papeles por los administradores y a tomarlas a su cargo cada vez más pronto: por tanto,
a colaborar en la forma más estrecha con la admini~tración"~. Y esta colaboración
proporciona ventajas enormes para la racionalización del procesamiento de la documentación,
parz sensibilizar al administrador sobre los fines (y ventajas) de la transferencia
de los documenta a los archivas de la segunda y tercera edad.
El segundo "momento" de la función archivística es por consiguiente, el destino o
Pansferencia de docunientos. Es frecuente no contar con archivos intermedios ya que en
muchos casos se hace el paso directo del corriente al archivo permanente, si bien no es
el sistema más adecuado ni el que responde mejor a las exigencias de la archivística
moderna. No siendo tal discusión objeto de este trabajo es preciso, apenas, que se afirme
que esta fase es la de la decisión entre el descarte o la custodia definitiva. Sería larga la
4. Vicenta Cortés Alonso. Arduws de Espaiíy América: materialespara un manual. Madrid: Editorial de
la Universidad Complutense, 1979, p. 30.
5. La place des archives et des archivistes dans I'Etat vroisikme Conférence de la Table Ronde des
Archives), Zagreb, 1957. En: Charles Braibant & Robert-Henri Bautier. .e
I'Hktoire. Paris: Direction des Archives de France, 1958, p. 03.
Table Ronde d e a
100

divagación que aquí podríamos hacer sobre el problema de la selección y del descarte, de
la eliminación o de la destrucción de los documentos de archivo. Por ahora, es suficiente
afirmar hasta qué punto es decisiva la participación del archivero en el destino de los
documentos. Se trata de la segunda fase de la función archivística que corresponde a la
segunda edad del documento; esto si fuese posible contar con un archivo intermedio (mal
llamado en algunas administración pre-archivo, lo que hace suponer que antes del
permanente no hay archivo). En este caso, es la salida de este archivo, después de
veinticinco años como plazo ideal -y desde que terminó su vida activa-, en que se hará
la transferencia final. Si, en ese momento, la normalización preestablecida de descarte no
le ordena la eliminación, la documentación pasa a custodia definitiva en el archivo
permanente.
Tampoco es el objetivo de este artículo señalar las características y las funciones
que le corresponde ejercer al archivo intermedio. La intención es, una vez presentadas
las premisas necesarias, pasar a exponer los lineamientos de la funciún archivística en los
archivos permanentes (también llamados históricos, definitivos o de custodia).
La custodia definitiva es la que guarda perenne y de manera responsable los fondos
documentales que, pasados por el procesode selección, vienen a constituirse en elementos
que serán preservados, analizados e utilizados como información histórica.
Los lineamientos dentro de los cuales se sitúan las actividades del archivo perma-
nente son el ordenamiento y la descripcibn de los fondos. En el primer caso, es
fundamental la noción exacta de establecimiento de los fondos y en el segundo, la
concepción de la técnica de recuperación de información para que, a través de los
llamados "instrumentos de información", el investigador pueda realmente tener acceso al
material archivado.
El concepto de fondo ha sido exhaustivamente estudiado para el ámbito de los
archivos permanentes, juntamente con su seguimiento natural que es el principio de
"respect des fonds". En una reunión internacional, en la cual el tema central era el
concepto de archivos, el problema de la definición de fondos fue largamente debatido6.
Aunque los países participantes divergieron en puntos específicos y formales fue posible
llegar a la unanimidad de "reconocer como fondo al conjunto de documentos de archivo
6. "Lefond d'Archives". En: Yves Pérotin. Leconccpt d'archiveset les/roiitit+es de l'arclu'vistique: Rapport
générai de la Septeme Conférence de la Table Ronde intemationale des Archives, 1962. Paris: Direction
des Archives de France, 1%3, p. 10.
101

provenientes de una determinada institución o persona". Mas es evidente que se debe
establecer a qué nivel de estructura de los servicios públicos se sitúa el organismo
generador de fondos. En general, producen fondos los ministerios (de esfera federal) y/o
las secretarías de Estado, así como los demás departamentos que son dependientes. Hay
que tener en cuenta una pirámide administrativa en la cual los órganos superiores pueden
ser considerados secciones, para así dar lugar a los órganos dependientes como fondos.
Por ejemplo, en el caso de Brasil, en una escala nacional, si se considerase para el Archivo
Nacional, la Sección Poder Ejecutivo, sus fondos serían la Casa Civil de la Presidencia
de la República, el Servicio Nacional de informaciones, el Departamento Administrativo
de Personal Civil, la Consultoría General de la República, la Secretaría de Planeamiento,
la Casa Militar, el Consejo de Seguridad Nacional, el Estado Mayor de las Fuerzas
Armadas, la Escuela Superior de Guerra y cada uno de los ministerios: Agricultura,
Aeronáutica, Comunicaciones, Educación y Cultura, Ejército, Industria y Comercio,
Hacienda, interior, Justicia, Marina, Minas y Energía, Trabajo, Prevención, Transportes,
Relaciónes Exteriores y Salud (datos de 1981). Sin embargo, si consideramos el ámbito
de los propios archivos ministeriales, muchos de ellos como se presentan hoy, errada-
mente, resguardando sus propios archivos permanentes, es evidente que sus órganos
internos, para efecto del ordenamiento, serán sus fondos.
De cualquier forma, la propia definición de fondo de archivo (conjunto de piezas
de toda naturaleza que todo cuerpo administrativo, cada persona física o jurídica,
autónoma y orgánicamente reunió en razón de sus funciones o actividad)' suscita el
principio de respect desfuds: es bastante evidente que no se puede mezclar documen-
tación proveniente de fondos diferentes bajo el riesgo de impedir, fatalmente, todo el
rastrear futuro del historiador en tomo de las funciones y distribuciones de determinado
órgano oficial. Paralelamente, si se respeta la estructura de fondo se va contra el principio
de origen (los documentos que tienen el mismo origen pertenecen, sin duda alguna, a un
mismo fondo). Por eso mismo las dos expresiones son sinónimas. "El principio de respect
des fonh o el principio de procedencia es considerado universalmente como la base
archivística teórica y práctica.( ...) Fuera del respect desfonds todo trabajo archivístico
será arbitrario, subjetivo y desprovisto de rigor...*I8.
No será necesario decir cuánto significa, en esta fase de la función archivística, el
conocimiento bastante profundo de la estructura administrativa actual y pasada de los
7.
S
Manueld'archi&kpe. Paris: Direction des Archives de France: 1970, p. 22
Micbel Duchein: "El respeto de los fondos en archivística: principios teóricos y problemas'prácticos".
Revista deIArchiv0 General de IaNacióa Buenos Aires: 1976. N' 5, p. 7-31.
102

gobiernos a los cuales sirve el archivo que se debe ordenar. Sin que se sepan las
competencias y las atribuciones de cada organismo gubernamental y su posición en el
organigrama administrativo, p5mo se establecerán los núcleos de fondo para efectos
clasificatorios y descriptivos? No se usará la cronología para establecer las divisiones, ya
que muchos discuten este tipo de agrupamiento dentro de un fondo. Mientras tanto, para
ias'series, éstas sí integrantes naturales del fondo, la teoría archivística es unánime en
admitir, para caracterizarlas, las funciones que cumple el órgano productor de los
documentos. Los tipos documentales, en general, coinciden con las series, ya que son la
expresión diplomática donde suele ser canalizada la función que será cumplida a partir
de su vigencia.
Sin embargo, aunque haya mucho que decir al respecto, no es propósito de este
trabajo discutir los aspectos de definición de fondo ni de sus divisiones. El problema se
presenta tan sólo aquí porque la función de ordenamiento no es otra cosa que poner orden
en el interior de los fondos.
Otra rama de la función archivística en los archivos permanentes es la de descripcibn
de docunientos. Las tareas de descripción llevan a la elaboración de los llamados
mstrumentos de información. Se constituyen en las vías de acceso del historiador al
documento, siendo la clave de utilización de los archivos como fuentes primarias de la
historia. La calidad de un archivero se deja ver en la precisión de los instrumentos de
información que elabora. Al convertir claro y provechcso el encuentro historiador-documento,
él cumple la misión para la cual fue destinado junto al investigador y a la propia
administración. "Un instrumento de información mal ideado o incompleto paraliza la
in~estigación"~. Teniendo en cuenta que un depósito de archivo nunca es (ni podría ser)
de libre acceso, s610 el inventario o catálogo pueden permitir conocer todo el potencial
de información de los documentos custodiados.
El primero por ser elaborado y al primero al cual recurre el historiador es la Guía.
Es el instrumento que va a orientar a los usuarios en el conocimiento y la exploración de
los fondos del archivo. "ES el más genérico, informa sobre la historia, naturaleza,
estructura, período comprendido, cantidad de cada fondo integrante del acervo total del
archivo"". Lo fundamental en la guía es la orientación hacia la investigación. Contiene
9. E J. Himly. Les index el leurs complemznis: schema sommaire. Pans Archives Nationales, 1979,
(mimeografiado).
10.
Lexicono/ArchiveTerminolo~. Amsterdam: Eisevier's, 1964. Ver también Maria Amélia PortoMiguéis.
"Rotein, paraelabora@o deinstrumentos de pesquisa em arquivosdecustodia".Arq.ccivo&AdrninisIrafcio.
Rio de Janeiro: Ago. 1976. Vol. 4, NP2, p. 7.
7 03

nada más que informaciones prácticas sobre el acceso, los servicios y el funcionamiento:
cumple con presentar un cuadro general de los fondos.
El inventario es un instrumento que ofrece los documentos en el orden en que fueron
ordenados. En sus modalidades, inventario suniario se hace una breve identificación del
documento; e inventario analítico, como lo evidencia su nombre, contiene descripciones
pormenorizadas de los documentos inventariados. Debe ser eficaz para el historiador
fuera del recinto del archivo, posibilitándole un preconocimiento de las series documen-
tales. Lo fundamental en el inventario es que no se altera el orden que la documentación
tienen dentro del archivo, obedeciendo a la secuencia. Por otro lado, esta práctica
permitirá al historiador tener una noción general de la propia organización de la institu-
ción productora del documento.
El catálogo, de suma utilidad para el historiador, es uno de los más completos
esfuerzos en el trabajo del archivero, sumario o analítico, puede ser definido como el
instrumento de información en el cual es dado el contenido y la descripción de los
documentos (por series o por unidades), pero siempre en orden escogido y no preexistente
en los respectivos fondos. Es, pues, "una relación metódica en la cual las entradas de los
documentos son dispuestas siguiendo un criterio temático, cronológico, onornástico,
geográfico u otro, todos los documentos pertenecientes a uno o más fondos y siendo
descritos en forma sumaria o pormenorizada"." La forma de catálogo más Útil al
historiador es la que obedece a un orden cronológico, ya que una investigación se
encuentra, por 10 general, entre extremos temporales, así la primera preocupación del
investigador será la de conseguir sus fechas límites. Otro catálogo importante es el
temático, por asuntos. Siendo de gran valor para la historia puede, sin embargo, restringir
la investigación si el historiador no logra cubrir todo el campo de materias que le puede
ser de utilidad".
El repertorio o catálogo selectivo, a su turno, presenta una selección de documen-
tos, describiéndolos minuciosamente. Su justificación no siempre es fácil. El carácter
selectivo es consecuencia de un juicio de valor del archivero con el cual el investigador
puede no estar de acuerdo. No obstante, tiene su mérito; puede divulgar ciertos documen-
tos destacados del acervo con ocasión de una efeméride o de un evento notable.
11.
12.
Mana Amélia Porto Miguéis, Op. cit. p. 8.
En Espafia y Portugal existe UM simplificación terminológica y metodológica muy correcta y eficaz que
puede ser adoptada por el Brasil: no hay necesidad de distinguir entre sumario y analítico porque,
sencillamente, el inventario describe las series y el catalogo, documento por documento.
104

Los índices, señalando nombres, lugares o asuntos en orden alfabético y remitiendo
al lector a las respectivas referencias de identificación son de extrema utilidad para la fase
inicial de la investigación. Ellos pueden ser parte de un inventario o de un catálogo, así
como pueden ser publicados independientemente.
8 En cuanto a la publicación de textos en forma fntegra surgen ellos por series o por
documentos individuales. Su aprovechamiento es innegable, principalmente por permitir
que su contenido completo sea conocido fuera del recinto del archivo. Sin embargo, deben
tomarse precauciones en cuanto a la fidelidad de la transcripción y la selección de los
textos. Su práctica debe ser llevada a cabo después de que el archivo pueda contar con
los otros instrumentos anteriormente señalados, ya que aquéllos, por su amplitud, orien-
tarán mejor al investigador en el conocimiento de los fondos existentes en el archivo al
cual se refieren.
Cumplida la elaboración de los instrumentos de información, resta todavía una fase
importante y fascinante de la función archivística en el ámbito de los archivos permanen-
tes: la faceta cultural dirigida a la comunidad. Hoy en día, por ejemplo, se difunde cada
vez más la relación entre el archivo y el ciudadano, o entre el archivo y la escuela de
segundo rado, o aún más, el archivo funcionando como laboratorio para futuros histo-
riadores". De otra manera, las actividades del archivero, en el ámbito de la custodia
permanente, ganan dimensiones muchísimo más amplias que las de la fase inicial, las de
los archivos corrientes. Mientras tanto, es allá que se forman las condiciones necesarias
para que el ciclo del documento se procese de forma ideal. Sin dejar de ser una secuencia
de la administración de documentos corrientes, por la misma unicidad de la función
archivística, la tarea del profesional en el archivo permanente adquiere una dimensión
científica y social que conviene explotar, bien sea en beneficio de la investigación
histórica, bien en el de la propia comunidad.
13. Heloísa Liberalli Bellotto. "Assiténcia educativa em arquivos". Revista do Arquivas". REvism uÓAquiw
Municipal. Sáo Paulo: 1980. Ne 193, p. 9-24.
105

CLASDFICACI~N Y ORDENACI~N'
1. Ambigüedadde significados
Antonia Heredia Herrera
Teniendo en cuenta que la principal función del archivero es favorecer el acceso a
los documentos y que éste ha de lograrse a través de los instrumentos de descripción que
exigen con anterioridad la clasificación y la ordenación, es obvia la importancia funda-
mental de las dos actividades que nos ocupan.
Por otra parte no hay duda que un archivo desorganizado no favorece la perduración
de los documentos. El orden por el contrario disminuye los problemas de conservación y
hace más fácil el control para el archivero.
Existen, pues, dos términos: clasificar y ordenar, referidos a la documentación, que
continuamente se utilizan pero con cierta indistinción, incluso por parte de los profesio-
nales, hasta el punto de definir que "ordenar es clasificar el material" o a la inversa, como
también he visto escrito, que "clasificar es la acción de ordenar o disponer por clases".
En otra ocasión he visto impresos: "clasificación en Archivología puede significar
el sistema razonado conforme al cual se han de ordenar los fondos de un archivo para que
rindan la máxima eficiencia". En la misma obra, más adelante, se afirmaba que "para la
clasificación de los fondos de un archivo podemos tener en cuenta varios métodos:
cronológico, alfabético y de materias", confundiendo totalmente la clasificación con la
ordenación.
En el Manual teórko-práctko del archivero de Nuñez Cepeda se decía que: "las
dos operaciones fundamentales que se deben practicar en los archivos para que sus fondos
1. En ArchivísRcu: estudios báncos. Sevilla: Diputación Provincial, 1983, p. 41-62. Segunda edición.
106

estén bien ordenados son la clasificación y la catalogación". No habla de la ordenación
como actividad indistinta, con características y métodos propios, sino que se refiere a ella
como una consecuencia de la clasificación.
En otras ocasiones a la hora de decir: "Se clasifica por materias se identifica con
b acción de ordenar por materias, y es claro que no se ordena por asuntos, sino
alfabéticamente por materias, y los métodos en un caso y en otro son diferentes.
En la mayoría de los autores no se han delimitado los campos de una y otra
operación, ni se han fijado los conceptos.
El confusionismo ha llegado hasta hoy y, quizá, venga dado, bien por la simulta-
neidad en la documentación de archivos administrativos -como veremos- de la clasifi-
cación y ordenación, bien por la lucha de los archiveros por huir de la similitud con las
técnicas bibliotecarias: eluden el término clasificación sustituyéndolo, hasta recientemen-
te, por la palabra ordenación. Actualmente hay un sector de la profesiónque distinguiendo
claramente una de otra, hacen la sustitución por "organización" que sí es correcta.
Ha sido el norteamericano Theodore Schellenberg quien ha delimitado perfecta-
mente una y otra, señalando sus principios en dos capítulos de su obra: Archivos
modernos.
Organizar o clasificar y ordenar son dos actividades, dentro de la tarea archivística,
perfectamente diferenciadas y esenciales, de una parte, en orden a la conservación de los
documentos, y de otra, indispensables para inventariar y catalogar los fondos.
Con respecto a esto Último insisto en que como tareas previas, la clasificación va
unida íntimamente a la inventariación, y la ordenación a la catalogación. No puede
hacerse un inventario de un fondo o de una Sección desorganizada, ni un catálogo sobre
series desordenadas.
2. Anterioridad de la clasijkacidn a la ordenación
Aunque en algunos casos la clasificación y la ordenación se simultanean, sobre todo
en la etapa que pudiéramos llamar prearchivística, las de producción documental (un
expediente en un negocio se incluye al mismo tiempo, primero, dentro de su clase y luego,
por su orden; por ejemplo un expediente personal se archiva dentro de este grupo de
expedientes, perfectamente diferenciados, y por el orden alfabético, si ha sido éste el tipo
de ordenación elegida para dichos expedientes), podemos decir que como actividades
107

técnicas propias del archivero la clasificación es anterior a la ordenación. En apoyo de
tal idea creo que es claro que un archivo no puede concebirse sin organizar, pero si estar
en vías de ordenación, o no estar totalmente ordenado.
Veamos cómo se produce tal anterioridad en el caso de los Archivos Históricos y
ente1 de Archivos Administrativos.
En los primeros pueden a su vez presentarse dos casos: que la documentación esté
organizada de antiguo, bien, mal o regular, y el archivero por 10 que respecta a la
clasificación sólo ha de llevar a cabo una crítica seria reclasificandodesde fuera sin alterar
lo establecido, o que la documentación esté totalmente desorganizada y entonces tras el
estudio de los organismos que reflejan la documentación, sus atribuciones, funciones y
actividades, reconstruir y plasmar la organización de los fondos.
En el caso de Archivos administrativos, la clasificación viene dada, encauzada por
la misma producción del documento: es un proceso natural. Al formarse los expedientes
dentro de la entidad productora nacen orgánicamente cumpliendo sus funciones adminis-
trativas. Teóricamente el archivero integrará los documentos dentro de las clases o grupos
que ya están determinados por la misma actividad del organismo de donde proceden.
En ambos casos la ordenación seguirá a la clasificación.
Hay UM tendencia, sin embargo, al hablar de ambas actividades a enumerarlas en
el orden contrario: ordenación y clasificación. En las últimas convocatorias de oposicio-
nes tanto al Cuerpo Facultativo como al de Ayudantes, uno de los temas exigidos en el
cuestionario se titula: "Ordenación y clasificación de documentas". Aparte del orden
inverso en que vienen enunciados, habría de puntualizarse-como veremos más adelante-:
"Organización o clasificación de fondos y ordenación de documentos".
3. Conceptos y diferencias
La documentación se produce en el curso de un procedimiento administrativo,
vigente o desaparecido, pero en todo caso, a la institución que da o dio lugar a la misma
le interesa conservarla de tal manera que le sea fácil localizar un determinado documento
y para ello ha de estar debidaniente clasificada y dentro de su clase convenientenienre
ordenada, en el caso de documentación actual para localizar antecedentes o datos que
faciliten la gestión administrativa y en el caso de documentación histórica para investigar
o estudiar un determinado aspecto o institución.
108

Quizá para alcanzar la imagen diferencial entre UM y otra actividad, podemos
acudir a dos verbos que nos den una impronta clara. La clasificación va unida a la idea
de separar, la ordenación a la de unir.
I Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o
gnipos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo estableciendo una unidad-orden,
que puede ser la data, el alfabeto, el tamaño o el número.
Una consideración más puede ayudamos a marcar las diferencias: la clasificación
es aplicable a la totalidad de un fondo o a las Secciones de ese fondo, pero la ordenación
ha de realizarse sobre los documentos de cada serie y dentro de las unidades de instalación.
No tendría razón de ser el ordenar cronológicamente todos los documentos de un archivo.
Frente a la organización, actividad profunda e intelectual,la ordenación responde a
unos métodos más mecánicas, exige menos preparación en el que la hace y, aun con toda
su problemática en torno, elegido el sistema de ordenación para una serie (alfabético,
numérico, cronoiógico) -impuesto a su vez por la tipología documental y por el contenido
de la documentación-, aquélla puede ser dirigida en su realización.
4. Clasifiacidn "a prwri" y "a posterwri"
De los dos sistemas generales de clasificación, el primero, "a priori", realizado de
antemano, sin profundizar en el contenido de los fondos, sin tener en cuenta la institución
que los creó, artificialmente, con cuadros y criterios subjetivos y personales, puede
convenirle a la colección documental y a determinadas series facticias y es sin duda el
aplicado a las bibliotecas, pero es el segundo, el realizado "a posteriori", tras el análisis
y conocimiento profundo de los fondos y que nos deviene dado por el cumplimiento de
las funciones propias del organismo en cuestión, el que ha de aplicarse para la organiza-
ción de cualquier archivo.
Es cierto que a principios de este siglo muchos archiveros se inclinaron por el primer
sistema, rechazado totalmente por los principios actuales de la Archivktica.
En 1923, la "Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos" recogía numerosos
artículos sobre clasificación de archivos. Parece que el sentir era unánime acerca del
reproche por las clasificaciones apriorísticas que deshicieron la organización antigua de
algunos fondos. Se citaba como caso concreto el archivo de la Casa de Priego adquirido
por el A.H.N. que fue dividido en documentos reales, eclesiáticus y particulares. Sin
embargo, se consideraban como actividades distintas la clasificación y la organización,
109

que alguno la asimilaba a la ordenación numérica de legajos; en otros casos confundían
la clasificación con la ordenación por materias y fechas.
Es evidente que la organización actual de cualquier fondo ha de ofrecer un cuadro
estructuradoque refleje los organismos y actividades de la institución de que proceda. La
clasificación, pues, no la crea el archivero, le viene impuesta por la propia documentación,
a él sólo le toca reconstruirla, rehacerla.
5. Clasijlcación de fondos
Hemos visto que clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estable-
ciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden organizados
formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es Único y distinto de los
demás, con sus características propias que lo diferencia de los otros, pero insisto, que
formando parte de una estructura general: cada grupo a su vez es susceptible de subdivi-
siones.
Según uno de los grandes teóricos de la Archivística moderna, Th. Schellenberg,
"la clasificación significa el arreglo de los documentos de acuerdo a un plan delineado
para tenerlos disponibles al uso corriente". Schellenberg, sin embargo, se refiere siempre
a entidades vivas en la actualidad, pero en líneas generales esa clasificación ha de
mantenerse o restaurarse en el caso de entidades desaparecidas pero cuya documentación
se nos conserva, y al reproducir la organización que tuvo cuando tal organismo estuvo
vigente nos actualiza su vida.
Rechazamos, pues, para los fondos la clasificación a priorística, convencional y
arbitraria, sujeta a criterios subjetivos. Hemos de mantener la organización dada por el
organismo productor tanto en la documentación antigua, como en la moderna: una
clasificación estructurada de acuerdo a grupos derivados de las actividades o atribuciones
de la institución de la cual proceda la documentación. Así pues el punto de vista
archivológico moderno es considerar a los archivos como unidades orgánicas, clasifica-
das de acuerdo a la estructura de las entidades productoras y con miras a la utilización
administrativa, jurídica y científica.
Una clasificación podrá reflejar bien la organización de la entidad o bien las
funciones desarrolladas por la institución. En el primer caso, una Audiencia o Chancille-
ría, la de Granada, por ejemplo, puede organizar su documentación como procedente de
la Sala Civil, Sala Criminal o Sala de Hijosdalgo. En el segundo caso, la Casa de la
110

Contratación, por poner un ejemplo, puede ofrecernas agrupados sus fondos teniendo en
cuenta sus funciones de control y monopolio mercantil (registros de naos, licencias de
pasajeros, etc.), sus funciones científicas (exámenes de pilotas, cartografía), sus funciones
de justicia (autos y pleitos vistos ante la Audiencia de dicha Casa), etc.
5.1 Elementos de clasijicacibn
Siguiendo a Schellenberg en la clasificación de fondos se puede partir de tres
elementos: las acciones, la estructura orgánica y los asuntos, y según elijamos uno u otro
punto de vista tendremos una clasificación funcional, orgánica o por materias.
a) Las acciones a las que los documentos se refieren en su contenido, según las
atribuciones del organismo (por ejemplo, la función de control que como hemos visto
ejercía la Casa de la Contratación sevillana).
b) Estructura orgánica de la institución, subdividida en dependencias que produ-
cen los documentos (las diferentes dependencias en que está organizada una Diputación
o un Ayutamiento).
c) Los asuntos concretos o materias que testimonian los documentos @. ej., UM
sublevación a que se refiere el contenido de una carta).
Analicemos cada uno de estos tres elementos.
5.1.1. Acciones
Las acciones pueden manifestarse en tres aspectos: las funciones que son las
atribuciones encomendadas o señaladas a una institución para que realice y cumpla los
fines para los que ésta fue creada. Pueden considerarse funciones la judicial atribuida al
Consejo de indias; la facilitación del acceso a los documentos desempeñada por el
archivero, etc.
Las funciones originan un conjunto de actividades cuya puesta en marcha da lugar
a la realización de unos servicios para el logro de aquéllas. La función judicial del Consejo
de Indias se veía cumplida a través de los pleitos, las visitas y las residencias; las
actividades de clasificación, ordenación, inventariaci6n y catalogación integran esa
función de divulgar y facilitar el acceso a los fondos que es propia del técnico de archivas.
111

A su vez estas actividades se plasman en un conjunto de trámites o negociaciones
relativas a poner en marcha esa actividad y que constituyen lo que nosotros llamamos
series documentales: expedientes de una visita que son los testimonios escritos y concre-
tos que reflejan aquella actividad.
5.1.2 Estructura orgánica
En cuanto a la estructura orgánica los documentos se producen y generalmente se
agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la organización. Normalmente las
instituciones están divididas en dependencias (secciones, negociados, oficinas) a cada
una de las cuales les corresponde una actividad para el cumplimiento de la función.
5.1.3 Asuntos
En cuanto a los asuntos es obvio que como hemos dicho se refieren a las materias
de las que traten los documentos. Hacienda, guerra, gobierno, iglesia serán las materias
tratadas en la correspondencia de un virrey indiano con la metrópoli.
5.2 Tipos de clasificacián
En relación con estos tres elementos y según optemos por uno u otro tendremos los
tres tipos de clasificación apuntados: funcional, orgánica y por materias.
Es muy frecuente, sobre todo en archivos administrativos, que el organismo, la
institución se corresponda con una función y que a las dependencias en que aquélla está
dividida le corresponda una actividad. La clasificación será mixta: orgánico-funcional.
Es el caso de la clasificación adoptada en la organización del archivo administrativo de
la Diputación Provincial de Sevilla. Veamos:
O. Servicios generales { dependencia-función
0.3. Personal
0.3.1. Seguridad Social { negociado-actividad
0.3.1.2. Expedientes de indemnización por enfermedad series documentales
0.3.1.3. Relaciones de bajas, etc. i 1
112

5.3 Eleccibn de la clasificacibn
Por lo que respecta a los archivos históricos, generalmente existe ya una clasifica-
ción y lo que se nos plantea es UM reclasificación, que también podrá ser funcional u
orgánica y puede depender bien del criterio del archivero, bien de que el fondo esté más
amenos completo. Mi experiencia me lleva a la consideración que de tratarse de fondos
referidos a un período cronológico muy amplio, es preferible optar por la función que por
el organismo. Es común que las funciones permanezcan pero su adscripción a un
organismo o negociado puede variar. Voy a referirme a un ejemplo de fondos america-
nistas.
Para la organización de la Audiencias indianas o de los virreinatos, amplias
circunscripciones administrativas y políticas en que estaban divididas las Indias españo-
las, podía tomarse como punto de partida los organismos productores: El Consejo de
Indias y la Secretaria de Despacho. En primer lugar la segunda se crea con bastante
posterioridad a la primera, estando hasta entonces tcda la gestión americana en manos
del primero. Los documentos relativos a determinadas actividades que fueron encomen-
dados al segundo, para la primera época han de localizarse entre los del Consejo,
quedando la serie relativa a dicha actividad partida. De esta forma la serie concreta relativa
a la confirmación de los nombramientos de cargos indianos, el investigador ha de buscarla
entre la documentación del Consejo, pero a partir de mediados del XVIII en que tal gestión
pasa a depender de la Secretaría del Despacho ha de encontrarse entre los fondos de ésta.
Es pues preferible optar por las funciones y actividades, más permanentes que los
organismos que las llevaban a cabo.
No pueden darse sin embargo, antes de analizarse la documentación y conocerla a
fondo, reglas sobre la adopción de un tipo u otro de clasificación. Es la documentación
la que determina en este sentido la elección. Pero hay un factor que conviene tener en
cuenta: el investigador que va a utilizarla para su información y quien principalmente va
a beneficiarse de esta organización.
Lo que sí puede decirse es que de los tres t ip de clasificación, los dos primeros
han de preferirse al tercero. Cuando los documentos hayan de clasificarse por materia, lo
que no deben es ser forzados dentro de un esquema construido sobre principios "a priori",
como puede ser el caso de la clasificación decimal, sino que deben agruparse en clases
establecidas pragmáticamente sobre una base "a posteriori". Estas clases o grupos se
desarrollarán gradualmente según la experiencia pruebe su necesidad.
113

5.4 Principios de clasificación
Siguiendo al norteamericano Schellenberg, tenemos:
1. ia clasificación es anterior a la ordenación.
II. Una clasificación debe ser consistente: es muy importante que los niveles
sucesivos sean consistentes, es decir que un mismo nivel ha de incluir s610
funciones o actividades o materias.
Así si en un nivel se recogen tipologías documentales, no se pueden mezclar con
materias:
cartas
reales cédulas
consultas
encomiendas (no)
DI, En un cuadro de clasificación debe huirse de encabezados como: miscelánea,
varios.
iV. Los cuadros que reflejen una organización no deben ser excesivamente desa-
rrollados con innecesarias subdivisiones.
V. Los documentos se deben clasificar por funciones:
a)
En los archivos administrativos tal clasificación será establecida a poste-
riori y no a priori, es decir la función determinará la clase y no a la inversa.
Las clases se crearán según la experiencia pruebe su necesidad, o sea, a
medida que se produzcan los documentos en el desarrollo de las funciones.
A medida que la función se despliegue en actividades, la clasificación se
dividirá en igual número de subclases.
b) En los archivos históricos la clasificación suele venirnos dada, pero puede
reorganizarse, si existen defectos, después de un estudio concienzudo de
las funcionesde la entidad. Pero la reclasificación se adoptará en un cuadro
aparte, sin alterar la organización y numeración que de antiguo tengan.
VI. Los documentos también pueden clasificarse con relación a la organización de
una entidad.
114

W. Los dccumentos deben clasificarse s610 en casos excepcionales con relación a
materias o asuntos.
6. Ordenacidn de docuitlentos
Vimos queordenar es unir un conjuntode elementos relacionándolos unos con otros
de acuerdo con una unidadaden establecida de antemano.
Los diversos tipos de ordenación reciben su nombre de la unidad elegida para
establecer dicho orden, así según optemos por la fecha o data, tendremos el cronológico;
si las letras del abecedario, el alfabético; si la situación o el lugar, el topográfico; si el
tamaño, por tamaños. No olvidando que puede establecerse una ordenación mixta en la
que se utilicen a la vez un orden alfabético y un orden cronológico (correspondencia de
un señor con varias personas, en el que el orden principal responda a los nombres de los
destinatarios y dentro de ellos se agrupen por fechas).
6.1 Ordenacibn cronoldgica
Se parte en este método de una premisa: "que no hay elemento más estable que la
data de un documento cuando está expresada". De las diferentes clases de fechas
(cronológica, tópica, histórica) la primera sitúa a los documentos en el tiempo y con
relación a ella son colocados uno detrás de otro.
La referencia se hace a partir de los tres elementos de la data cronológica (afio, mes
y día) y en este orden, que suele ser el inverso al que figura en el documento.
No siempre la fecha ha venido expresada de la misma forma (estilos romano, de la
encarnación, era hispánica, hégira, etc.) pero para ordenar es preciso reducir siempre al
estilo moderno, actual. La reducción es bastante frecuente y necesaria en la documenta-
ción medieval, a partir de los Reyes Católicos es normal el uso del sistema de datación
cristiana, a excepción de la documentación francesa colonial de la época napoleónica que
se guía por la reforma de la terminología cromlógica impuesta en aquella época.
En cuanto a las reducciones, un caso hay que tener presente y es la incidencia que
tuvo, a la hora de la datación de los documentos con vistas a su ordenación, la reforma
del calendario Gregoriano para la documentación alejada de la metrópoli como eran l a
reinos indianos.
115

De todas formas hay que suprimir de la expresión de la data un conjunto de
términos, que acompañan a los elementos esenciales, durante los siglos XV, XVi y XVII:
trece días del mes de setiembre del año del nascirniento de nuestro Salvador Jesucristo
de mil y quinientoscuarenta y cuatroaiíos. Hay que quedarse sólo con las cifras del ordinal
del día, del nombre del mes y del numeral del año,expresadas la la y la 3a en cifras arábigas
y la 2a en letras. Las cifras romanas, de frecuente uso para la expresión del año en el siglo
XVi, han de ser sustituidas por cifras arábigas. Asimismo habrán de sustituirse una serie
de símbolos numéricos para la indicación de algunos meses del año (7e para setiembre,
ge para noviembre y Xe para diciembre), de uso frecuente en la documentación indiana,
por sus nombres completos correspondientes, en letras.
También habrán de sustituirse por sus cifras correspondientes la indicación del día
en expresiones como "postrero del mes", "día primero del mes".
Siendo como es la ordenación una operación más mecánica, sin embargo a la hora
de llevarla a cabo si ofrece gran cantidad de dificultades si se trata de documentación
histórica hasta el siglo XVIII.
Es frecuente, por costumbre, para determinados tipos documentales como son las
peticiones, por olvido, en otros casos, la ausencia de fecha. Ha de recurrirse entonces a
10 que nosotros denominamos data archivística que es la que puede localizarse como más
cercana al documento por datos indirectos de firmas, de situaciones o de fechas de etapas
de gestión administrativa anteriores o posteriores al documento. Para las peticiones, a las
que nos hemos referido, la data archivística sería la fecha que suele figurar al dorso de
dichas solicitudes que indica el momento de presentación al destinatario.
Para la plasmación escrita de esta fecha en una ficha no debemos olvidar que ha de
indicarse entre corchetes. El documento con esta data archivística ocupará el lugar que
le corresponde por ésta.
Este tipo de datación hay que hacerlo en cualquier clase de documentos no
fechados, aunque sólo pueda indicarse el año. En estos casos las piezas documentales se
colocarán al principio de la misma anualidad de todos los documentos con fecha completa.
Es bastante habitual, al ordenar la documentación, la existencia de lagunas crono-
lógicas considerables que hay que hacer constar. Ordenado el contenido de la unidad de
instalación (paquete, carpeta, legajo) al principio de cada una de ellas se harán constar
estas lagunas, indicando con fechas límites los grupos de documentación continúa. Así,
116

1586, julio-1588, diciembre;
1592, enero-1594, diciembre.
En determinados documentos existen varias fechas que responden a distintos
momentos de la elaboración de ese documento. Pongo por ejemplo las consultas elevadas
en tiempo de 10s Austrias por los diferentes Consejos al rey. De todas ellas ha de elegirse
ia de su puesta por escrito.
Hasta ahora nos estamos refiriendo a la ordenación de piezas documentales sueltas
formando series completas de tipologia semejante (cartas, reales cédulas, reales provisio-
nes, peticiones, consultas). Pero la ordenación se complica cuando se trata de 10 que
nosotros llamamos unidades archivísticas (expedientes, testimonios de autos, documentos
principales con anejos).
En el caso de expedientes o de testimonios de autos, cuya referencia cronológica
ha de hacerse a las fechas límites: data de iniciación y data final o de resolución, han de
ordenar considerando en primer lugar el año inicial y en segundo la fecha Última.
1762- 1784
1762-1786
1762-1788
1763- 1790
1763-1791
Si se trata de documentos principales con anejos (carta y documentos unidos a ella)
la ordenación ha de hacerse teniendo en cuenta los documentos principales y después,
junto a cada principal, ordenados también cronológicamente los denominados documen-
tos que acompañan al principal y unidos a éste por el autor como justificantes, y en
segundo lugar los que le corren unidos y que se incorporaron por el destinatario para
aclaraciones posteriores, para tener en cuenta a la hora de resolver.
6.2 Ordenacidn aIfabética
Es aquélla por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las
iniciales de las voces escogidas. Estas nombres pueden ser de la materia objeto del
contenido documental, o de la persona a la que éste se refiera, o bien de la que proviene
o a la que va dirigido o de los lugares. Tendríamos respectivamente, por ejemplo, los
asuntos tratados en una serie de cartas, los nombres de los autores de una correspondencia
117

o los nombres de los destinatarias de la misma. Según pues se refieran a temas, a personas
o a lugares, tendremos una ordenación alfabética de materias, onomástica o geográfica.
La ordenación onomástica ha de considerar el primer apellido, el segundo y el
nombre en Último lugar. Al nombre de pila Sólo habrá de referirse en caso de esclavos o
de indios en los que normalmente no figura el apellido.
Hay series documentales que exigen tal ordenación como son en la documentación
antigua: las probanzas, las relaciones de méritos y servicios, los expedientes de ingreso
en órdenes militares, etc., y en los fondos modernos,los expedientes personales,las hojas
de servicios, entre otros.
La ordenación alfabética es la preceptiva en los índices realizados sobre la infor-
mación obtenida de los documentos. Sobre las reglas para alfabetizar un índice se puede
tomar como modelo las dictadas para bibliotecas. Pero conviene insistir como reglas
generales y frecuentes la preferencia de la ortografía moderna sobre la antigua, haciendo
referencias continuas a esta ortografía antigua.
Las fichas de referencia deben ser tantas cuantas sean precisas, aunque numerosas,
para no perder la información.
No necesita mayor explicación la ordenación geográfica.
Cuestión diferente es la ordenación alfabética. por materias, ya que exige una
relación cuidadosa de los vocablos que recojan más exactamente la información de los
asuntos tratados y está condicionada al criterio subjetivo y personal del que la realiza.
6.3 Ordenacibn numérica para unidades de instalación
Hasta ahora nos hemos referido a la ordenación de documentos dentro de las series.
Pero la ordenación numérica atañe a las unidades de instalación. En el caso de un
archivo administrativo donde los paquetes llegan de los distintos negociados en momen-
tos diferentes, a cada paquete sea cual fuere su procedencia habrá de dársele un número
en el fichero-registro de fondos con numeración Única y ése será su número dentro de las
estanterías en el Archivo Central.
118

Lo que sí puede es existir una doble numeración que corresponda a una doble
instalación, para libras y para legajos. No quedarán, pues, agrupados materialmente los
legajos o los libros pertenecientes a una misma dependencia. Junto a un legajo del
negociado de Personal, el siguiente puede ser del de Arquitectura.
Ha de huirse totalmente de dar numeraciones distintas para los fondos de cada
negociado por la complicación que la multiplicidad de cifras puede ocasionar y por la
gran cantidad de espacio que requeriría su instalación.
La agrupación de unidades de instalación por negociados la tendremos en el
fichero-inventario que nos refleje la organización dada a la totalidad del fondo.
Refiriéndonos también a los archivos administrativos y con relación a los problemas
de ordenación, hemos de considerar los expurgos. Sin entrar en el hecho concreto, que
será tema de otra lección de este cursillo, realizado el expurgo, las unidades de instalación
afectadas han de dejar su número de orden vacante. Debe llevarse un control de unidades
expurgadas y de sus números de orden para que sean esos números y sus huecos los que
en primer lugar se den a los legajos o libros de nuevo ingreso y cubran dichos vacíos.
Como regla práctica, aparte de esa relación de legajos expurgados, personalmente
suelo dejar de pie en el fichero- registro los números de unidades expurgadas.
Fue costumbre habitual a principios de siglo y para muchos archivos la triplicidad
de cifras para expresar el número de orden y de ubicación de las unidades de instalación
(2-1-3; correspondiendoesas cifras al estante, cajón, legajo) que complicó en gran manera
la identificación de dichas unidades. Actualmente en la mayoría de los centros estas
numeraciones antiguas han sido sustituidas por numeraciones de cifras Únicas.
Para los archivos históricos deben existir tantas numeraciones como Secciones. Así
en el Archivo Histórico de la Diputación Provincial de Sevilla a los fondos de cada uno
de los hospitales sevillanos se le ha dado hoy una numeración independiente.
6.4 Eleccibn del tipo de ordenaciún
Hay un axioma que nos dice que elegido un tipo de ordenación para una serie, éste
no puede alterarse o modificarse.
119

Ahora bien no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La
elección debe hacerse teniendo en cuenta la mejor y más rápida localización de los
documentos para una información más inmediata. La ordenación cronológica suele ser
la de uso más frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos de
ordenación. Es obvio la elección del sistema alfabético onornástico para las "Relaciones
de méritos y 'servicios", para los expedientes personales; 'o la elección del sistema
alfabético- geográfico si se trata de expedientes de un negociado de Forestal; o la elección
del sistema alfabético de materias para expedientes de una Asesoría Jurídica.
6.5. Operaciones relacionadas con la ordenacibn
Existen UM serie de operaciones de tipo mecánico en íntima relación con la
actividad de ordenar, precisas, pero que pueden ser realizadas muchas de ellas no desde
luego por un técnico de archivos.
6.5.1. Desdoble o despliegue
Nos referimos en primer lugar al desdoble o despüegue de documentos que se hace
necesario en documentación histórica, fundamentalmente del XWI y XIX, en que fue
práctica frecuente que los documentos de tamaño folio para su archivación se doblaran
en tamaño cuarto. No hay duda que para una mejor conservación y sobre todo para una
más fácil ordenación hay que extenderlosa su tamaño natural. No es frecuente el problema
para documentación más antigua ni para los fondos actuales. Pero sí es preciso insistir en
llevar a cabo esta operación en series como pueden ser las de mapas y planos, cuyo
plegado puede perjudicar seriamente los dibujos.
6.5.2. Signaturación y sellado
Hay que huir de plasmar en los documentos cualquier anotación, pero por otra parte
la conservación del documento requiere el control y existen una serie de operaciones
120

como son la signaturación y el sellado que hay que realizar.
Cada documento, en el ángulo inferior izquierdo debe llevar un sello, de impronta
pequeña, del centro o depósito a que pertenezca junto a la signatura del legajo o paquete
donde se ubique. Ha de utilizarse lápiz para signaturar y por supuesto evitar que sello y
signatura caigan sobre parte escrita.
En las piezas documentales aisladas es s610 precisa una Única signaturación y
sellado en el primer folio; en las piezas cosidas también en el primer folio de dicha pieza;
en los mapas y planos deben indicarse al dorso.
6.5.3. Datacibn
insistimos en que es reprobable la indicación de cualquier escrito sobre el docu-
mento. Pero a veces es conveniente, siempre por el archivero y no por otras personas, la
indicación de la data en la parte superior, desde luego a lápiz, para evitar la desordenación
por un uso frecuente por parte de los investigadores. Es mucho más conveniente la
utilización de carpetillas que guarden y protejan el documento y en las cuales se indiquen
los datos para identificarlo no sólo por su data. En muchos archivos, sin embargo, esto
acarrea una serie de problemas secundarios como son el aumento de volumen de las
unidades de instalación que tropieza con el espacio restringido.
6.5.4. Foliacibn y numeracibn
Para hacer más estable la ordenación, hoy que el masivo manejo de algunos fondos
tiende a desordenarlos, se hacen cada vez más necesarias estas dos operaciones aparen-
temente iguales.
La tendencia a microfilmar hoy series completas determinan la conveniencia sobre
todo de la foliación.
La numeración es el número de orden dado por unidades archivísticas, la foliación
es la numeración corrida de todos los folim escritos de una unidad de instalación. El
121

número 2 puede corresponder a un determinado expediente que tenga 30 folios, del 22 al
32.
Las cifras correspondientes a una y otra han de expresarse también a lápiz en cada
documento en los ángulos superiores, reservando el izquierdo para el número de orden
de la unidad y el derecho para la indicación del folio. No conviene preceder ninguna de
las cifras por ningún término como pueden ser "número" o "folio".
Hay una serie de recomendaciones dictadas por la experiencia que deben tenerse
en consideración en la documentación histórica. No se debe numerar ni foliar una unidad
de instalación aislada, estas operaciones deben iniciarse solamente cuando estén total-
mente ordenadas todas las unidades de instalación que integren una serie documental
completa. La aparición, frecuente, de documentos mal colocados por los primitivos
organismos productores que hacen necesaria su adecuada colocación en otras unidades
de instalación haría precisa con excesiva reincidencia la duplicación, no s610 de números
de orden que pueden salvarse con cifras Bis, sino lo que es peor y más molesto la
duplicación de los números de la foliación.
6.5.5 Agregacibn
Acabamos de aludir a un problema frecuente como es la detectación de documentos
mal colocados que hay que incorporar a sus series y a sus legajos adecuados. Las
incorporaciones suelen hacerse dentro de las mismas series, una carta que por su fecha
corresponde al legajo anterior o posterior, sin faltar los casos que la agregación ha de
hacerse de una sección a otra sección. Una carta propiedad de una huerta del Hospital del
Amor de Dios, encontrada entre los fondos del Hospital del Espíritu Santo, refiriéndome
a las Secciones del Archivo Histórico de la Diputación de Sevilla.
La agregación es necesaria pero peligrosa. Requiere un conocimiento profundo de
las series y de la d ón. Hay que considerar en primer lugar el proceso administrativo
seguido por la documentación, en segundo lugar la práctica usual de archivación mante-
nida por el organismo productor y en tercer lugar la tipología, antes que tomar como
referencia el asunto o materia.
122

También como recomendación insisto en que las agregaciones no deben llevarse a
cabo hasta estar totalmente terminada la organizaci6n de una sección.
La agregación exige la colocación de “testigos“ en el lugar ocupado por el
documento sacado de una unidad de instalación para agregarlo a la que le corresponda,
’ en el que se haga constar brevemente la descripción de la pieza y la sección y número del
legajo a donde se incorpora.
123

NECESIDAD Y CONDICIONES DE UN PROGRAMA
DESCRIPTIVO DE ARCHIVOS EN NUESTROS DÍAS1
1. La producción documental, hoy
Vicenta Cortés Alonso
Es un hecho evidente que estamos en un período de magnitudes casi incontrolables,
sea en el crecimiento de la población, en la velocidad de los vuelos espaciales y, corno
no podía menos de suceder, también, en la masa cada día creciente de documentos que
se producen, documentos que, por muchos accidentes que sufran, van a ir llegando en
gran parte a los archivos.
Este hecho fácilmente constatable, aun en un país que no tiene bien contadas sus
magnitudes, como es el nuestro, debe servir a los archiveros y a los productores y usuarios
de la documentación como toque de alerta sobre lo que esto significa para el buen servicio
de los archivos en un punto tan sustancial como es el de la descripción documental. No
vamos a tratar ahora, aunque la descripción dependa directamente de ello, del contingente
de personal que debe llevar a cabo la tarea de describir los documentos producidos y
archivados en nuestra archivos. Y, dentro de éstos, s610 vamos a referirnos a los que
dependen del Estado2.
Como muestra patente de que aquí, como en otros lugares, "cocemos habas", basta
decir que la documentación existente en los mencionados archivos creció, de 1977 a 1978,
1. En Homenaje a Justo García Morales: miscelánea de estudios con motivo de su jubilaciáa. Madrid:
ANABAD, 1987, p. 601422.
2 Nos ocuparnos de este tema en "Funci6n de Ice archivos y recursos humanos", en Archivos de Eqaíray
América, Madrid, 1979,324, y luego en "Archivos estatales españoles. Necesidad mínima de personal
facultativo", Bdetfta &AnW Madrid, XXXI, 4(1981), 549-562, cuyas cifras habría que actualizar.
124

en 13.897,16 m/í, lo que significa, según los baremos internacionales al uso, una
documentación que deben atender seis archiveros profesionales más3. Esos 13 km. y algo
más, en principio, se han integrado con algún antecedente descriptivo en los otros
centenares de kilómetros de documentación ya existentes en los archivos estatales, que a
su vez, pueden carecer de los instrumentos de información adecuados, 10 que convierte
4a operación de la transferencia en un aumento, progresivo, de los muchos documentos
de los que sabemos poco y que localizamos en sus unidades a muy duras penas. Si
físicamente no se pierden, sí se pierden para el servicio porque en muchas ocasiones no
hay forma de encontrarlos para su comunicación inmediata.
Por otro lado, a consecuencia de un crecimiento de la consulta y la investigación,
las documentos que en su etapa administrativa probablemente no eran requeridos por
nadie, ahora, pasados a su vida histórica, van a ser objeto de la demanda de muchas gentes
que solicitan, cada día, un servicio más completo y diversificado de las fuentes documen-
tales, al haber crecido a un tiempo el número de los peticionarios, por un lado, y la
diversidad de sus intereses, por otro. La historia cuantitativa, la total, la cultural, la
sociología, economía, antropología, etc., están reclamando series y clases documentales
que antes, una vez terminada su vigencia administrativa, dormían un plácido limbo en los
anaquelesde los archivos. Hoy, el panorama ha cambiado y, por tanto, el servicio reclama
nuevas estrategias y la información exige nuevas técnicas descriptivas más rápidas y
rentables que las artesanales4.
Esto significa, indefectiblemente, que la tarea de descripción de fondas no es, pese
a su importancia, UM de las primordiales del archivero, por pura incapacidad vital de
multiplicarse, teniendo que hacer la recepción, custodia y servicio (como pueda y a casta
de perder su crédito profesional), de manera que la información se hace, aunque parezca
imposible, como se puede y no como se debe.
E3 decir, el archiverose debate entre dos fuerzasincontenibles cuyodominio escapa
a su poder: unos fondos documentales que superan su capacidad personal de atención a
3. En 1977 existían 312.397 m/l. de documentos, Boleifn de Archivos, Madrid, 3(1978), 399, y en 1978
aumentaron a 326.295,W dl., B. Archivos 4-6(1979), 107, según datos recogidos en la Estudsficu
preparada por la Inspeccibn General de Archivos. Son éstos los anos más recientes de los que tenemos
información publicada.
4.
Vale la p e tomar ~ nota de las personas servidas y los servicios prestados en ambos anos, para que se
comprenda lo extremado de la tarea: 123.971 personas y 1.220.249 servicios para el primer año citado y
127.917 personas y 1.316.281 senidos para el segundo. En ambos períodos anuales los archiveros eran
130 y los ayudantes 95, de todo punto insuficientes y que, por añadidura, no son aumentados ni siquiera
atendiendo al crecimiento de los fondos.
125

una clientela abundante y variada que cada día pregunta nuevas cosas y reclama más
documentos5.
¿Tiene este dilema alguna solución? ¿Independiente del aumento de personal? ¿Se
puede paliar de algún modo? ¿Cuántos kilómetm anuales aumenta toda la documenta-
ción cada trescientos sesenta y cinco días?
2. Los archivos y la informacibn
El "universo del saber" contenido en los archivos, para que sea dinámico, tiene que
ser comunicado, tiene que presentarse al solicitante físicamente con una información no
dependiente del auxilio del archivero6. Esta información, producto de una actividad muy
científica del archivero, la descripción, debe circular y estar al alcance del mayor número
posible de usuarios.
Tal información es diferente según los fines que persigan la tales, pues no es la
misma la que el administrador pide para la gestión de los negocios públicos y la que los
ciudadanos reclaman para evidencia de sus derechos, ambas de carácter utilitario y
testimonial, frente a la que solicita la investigación que tiene fines científicos y de avance
del saber, buscando no el testimonio, sino los datos reveladores del pasado. Los primeros
necesitan los documentos para producir otros, tomar decisiones y atender el trabajo
cotidiano burocrático, por lo que, en realidad, la instrumentos de trabajo que el archivero
produce no los necesita, ya que busca unidades concretas para asuntos concretos. Este
mismo caso es el de los ciudadana que acuden pidiendo testimonio, en copia o en
certificación. Pero los investigadores, que buscan de una manera diversificada, con
arreglo a una disciplina, un tiempo o una persona sobre la que hacer su pesquisa,
desconociendo de antemano, como es lógico, los datos de localización de las unidades,
tienen que recurrir a la información que les haga conocer, uno, cien o mil documentos
por los que sienten interés.
Esta información, que puede afectar, por tanto, a uno, cien o mil documentos, es
decir, a las varias categorías de unidades archivisticas (documento simple, serie y
5.
6
El aumento de las ~ M M S a las que se dio servicio en los Archivos Administrativos fue de 2.304 y en
los Histdricos de 5.950, lo que manifiesta esta situación numéricamente.
Puede verse la reciente publicación del Programa General de Información de Un- Los sen9icios &.
archivo y el concepto de usuario: un estdo M P , de HUGH A. TAYLOR, París, 1984.
126

sección), ha sido facilitada desde antiguo por los archiveros en forma de guías, inventa-
nos, índices, catálogos y ediciones de fuentes, de manera que, en cada caso, pudieran ir
rechazando entre los millones de documentos que en un archivo puede contener, aquellos
que, aunque estén junto a los buscados, no deben ser solicitados para su consulta.
+ Para que esta operación se haga con seguridad, sin esfuerzo inútil y en un tiempo
discreto, es imprescindible que el archivero haya redactado el instrumento adecuado con
arreglo a un programa de descripción de fondos y no, como a veces sucede, con arreglo
a preferencias personales, a facilitar de trabajo o a petición de intereses particulares. Esta
premisa significa que, en muchas ocasiones, habrá que hacer una seria evaluación de los
instrumentos de información con que cuentan los archivos para ver qué es lo más
necesario y urgente. De tal ojeada a la realidad de los nuestros sacamos la conclusión,
habida cuenta que no se marca un programa general de descripción de fondos, que
tenemos tremendas lagunas, que se siguen haciendo ciertos tipos de instrumentos que
deberían dejarse de lado por el momento y que, por 10 general, todos son proyectos con
arreglo a las viejas técnicas y dan como resultado obras de artesanía costosas, parciales
y de una demanda restringida.
Es sabido que el orden en que se deben producir los instrumentos, según aconsejaba
Schellenberg en sus tratados, tiene una gradación imprescindible de mayor a menor
detalle de información, de información extensiva a intensiva, de manera que comenzando
por la guía y pasando por los inventarios, índices y catálogos, se termine en la publicación
de los documentos mismos, en ediciones impresas o en microformas7. Según sean unos
u otros, los caracteres externos e internos de los documentos merecerán una atención
distinta, ues la utilidad del instrumento varía según su destino y la unidad que se
describe 2 . Este momento de la decisión de la descripción, sin duda, debe basarse en los
instrumentos con que cuente el archivo, buenos y malos, fiables o no, para redactar un
programa que llene el ciclo de la información.
’
Desde el punto de que se parte, 10 existente, hay que avanzar hacia el que se siente
como meta, las peticiones de los usuarios que, como bien sabemos, no son siempre las
mismas y que varían, como tantas cosas humanas, en virtud de modas, necesidades y
7. ANTONlA HEREDIA HERRERA se ocupó del tema en Munuul de Instrumentos de descripciún
documentul, Sevilla, Excma. Diputaci6n Provincial, 1982, y en “Planificación de los instrumentos de
trabajo de los archivos”, en Bolefín IriterumencunodeArc~~us, C6rdoba (Argentina), VI1 (1980), 87- 91.
Nosotros también lo tratamos en nuestro Muiutuf de ArchivosMwicipdes, Madrid, Anabad (1982)
S Este tema lo hemos estudiadoen “Los documentos y su tratamiento archivístico”, en B. Andad, XXXI,
3 (19781 365-381, del que reproducimos los cuadros en que apoyamos nuestra exposici6n.
127

demandas varias. Si un archivo tiene algunos instrumentos de información que describie-
ron en su día los itinerarios reales, la organización de los monasterios, la biografía de los
próceres, es muy posible que se vea acuciado ahora por los consultantes que necesitan
las listas de impuestos de un puerto concreto, la correspondencia de los comandantes de
los puestos fronterizos o los expedientes de roturación de tierras baldías cuyos documen-
'tos, a lo mejor, han ingresado en épocas en que no se les pudo prestar atención, porque
estaba la atención sujeta a otros temas y que, así, no recibieron el tratamiento adecuado
en su momento.
El repaso de las listas de temas que los consultantes buscan, que figuran en sus
expedientes, son una guía imprescindible para poder conocer las nuevas corrientes de
investigación y, con arreglo a ellas, saber qué fondos son aquellos de los que se va a recibir
una mayor demandag.
La información que se solicitaba de los archivos para la investigación, por otra
parte, no es de la misma condición que la reclamada por las ciencias aplicadas, cuya
atención inmediata tiene la urgencia de 10 utilitario. Esta es una información imprescin-
dible, claro, y por eso se pide, pero que no tiene las exigencias de tiempo y espacio de las
otras materias. En primer lugar, seguramente porque no peligra la vida, la ruina o la
felicidad de nadie si no se consigue al instante. Hay que tenerla, pero no es cuestión de
prisa; la información que los archivos dan es de sus propia fondos, por lo que aunque
convenga estar en relación con otros archivos, no dependerá la consulta de la información
producida en todo el mundo, sino la allí facilitada. En tercer lugar, siendo así que la
documentación, por su origen, es seriada, cada documento forma parte de un conjunto
que hay que conocer, a veces, al mismo tiempo que las unidades separadas, por lo que la
información debe ser más extensiva que intensiva. No sucede así con los administrativos,
en que la información es necesaria en el tiempo oportuno.
Si hay que dar datos de unidades seriadas, si las series son diversas y cada una puede
tener miles de unidades, el primer planteamiento que hay que poner sobre la mesa es cuál
de los dos elementos, la serie o la unidad, va a tener preferencia y, en el segundo caso,
con qué intensidad se van a describir los datos. La cantidad, en todos sus aspectos, va a
ser decisiva en la formulación de un programa.
9. Pusimos de manifiesto este hecho en "Los archivos espafioles y la investipci6n", E. Anubub, XXVIII,
3(1!378), 3-31 (incluido luego en Archivos de Espmiuy América, 265-296) y de nuevo en "Los archivos
y la investigación en nuestros días", aparecido en el Anuurw Inferumericuno de Archivos, Córdoba
(Arg.), IX-X (15182- 83), 7-17.
128

Camo la cantidad de documentos y la intensidad de descripción tiene un valor, tan
esencial, y ambos repercuten en el costo y el tiempo de la descripción, la información que
produzcan los archivos tendrá que adecuarse a estos tres puntos elementales en el
momento de determinar el método y el medio que hay que seguir. Porque, aunque no
queramos, tenemos que disponer de unos recursos de coste (personal, medios materiales)
y 'de tiempo (horarios) que no son ampliables a voluntad, ni siquiera por exigencias de
los propios fondos documentales. Es decir, la ecuación que se forma con los fondos
documentales a tratar ingresados en el archivo, en sus secciones y series, el tipo de
descripción que a ellos se aplique (guía, inventario, índice, catálogo, edición) y el campo
de usarios a los que llegue la información tendrá el equilibrio de los vasos comunicantes,
siendo constantes el coste y el tiempo. La intensidad de la descripción será la que haga
posible una mayor cuantía de unidades descritas y, por consiguiente, un mayor número
de personas a las que pueda interesar la informaci6n".
Aparte del programa en sí, del que vamos a ocuparnos luego, también hay que tener
en cuenta los métodos descriptivos y las técnicas empleadas en la elaboración de los
instrumentos de información porque, al tratarse las más de las veces de miles de unidades,
tenemos un auxiliar muy eficaz en nuestro trabajo con los medios mecanizadas de
tratamiento de datos, que son capaces de hacer bien y pronto lo que por los procedimientos
tradicionales significa un coste y un tiempo enorme, como sabemos por la experiencia
anterior l1.
La adopción de estos procedimientos requiere, previamente, estudios técnicos y
preparación de la documentación de la que hablaremos más adelante.
3. Un programa descriptivo
El programa descriptivo de los archivos tiene que ser considerado en su totalidad.
Tiene que abarcar, por tanto, todos los archivos en sus tres edades. Afectará, si así lo
10.
11.
Puede verse el esquema del "Servicio de informaci6n del archivo", que presentamos, en que de manera
gráfica significamos este problema.
Aunque casi todos los archivos cuentan con gran cantidad de catálogosen fichas (ficheros), hechos durante
mucho tiempo por muchos archiveros, su puesta a punto para convertirlos en UM informaci6n circulante,
por medio de su publicación, es muy pequeña en proporción (dejando a un lado los créditos para
publicaciones, que mencionaremos más adelante). Parte de la causa originaria de esta situación es la falta
de un programa y la adecuación de las descripcionesa los fondos, los costos y la demanda que de ellos se
hace. En 1977 se publicaron tres guías, un inventario, un índice y cuatro catálogos; en 1978 tenemos dos
guías y dos catálogos, según se lee en la EstadiSra citada en la nota 2
129

consideramos, a todas las actividades que el quehacer archivístico conlleva, a saber, la
recogida, organización y servicio de los fondos en cada una de sus etapas.
No por capricho, sino porque en todas ellas el archivero tiene que facilitar infor-
mación sobre los fondos. Lo que variará serán los datos que en cada una de las operaciones
haya que constatar para su manejo, pero lo que hay que tratar es que estos datos no sean
redundantes ni que falten los esenciales y, también muy importante, que se vayan
siguiendo en las distintas operaciones para no tener que partir, cada vez, de la nada
informativa. Esto se desprende de la unidad que forman los documentos por su propia
naturaleza y por su génesis, que los hace estar relacionados dependientes y no ser unidades
aisladas en sí mismas, como los libros.
Los datos que se tienen en cuenta para su descripción, los caracteres externos e
internos, no tienen todos el mismo valor en cada operación ni deben ser consignados
siempre, por 10 que una de las tareas más necesaria para la completa normalización de
nuestra profesión es el consenso en cuanto a las operaciones, la terminología y la
aplicación de las instrucciones admitidas. Esta no es tarea fácil y, también hay que decirlo,
en general las diferencias no son grandes de unos archivos a otros, pero se ganaría mucho
en la descripción si nos decidiéramos a ir adoptando esquemas, términos y operaciones
iguales o, al menos, semejantes, porque, aunque los documentos sean de distinto tipo y
los produzcan y recojan distintas instituciones, las principios y las técnicas archivíslicas
son las mismas y, así, los resultados en la descripción deben ser paralelo^'^.
Nos ocupamos de esto en nuestro ManualdeArchivosMuniipales de manera breve
e indicativa. Vamos ahora a poner algunos ejemplos que pueden ilustrar lo que decimos,
es decir, que la base de nuestro trabajo debe ser la admisión de unos datos relativos a unos
caracteres propias de las documentos, que pueden coincidir o no con los de otras unidades
de información, y que por ser intrínsecas a ellas, deben ser tenidas en cuenta sistemáti-
~arnente'~.
Comenzando por el principio, por la recogida de documentación (transferencia
normalmente), los datos que nos importa conocer son: la procedencia (2.1. del esquema
de los caracteres externos e internos que adjuntamos), la clase y tipo (l.l.), el formato
12 En esta línea están los estudios del Programa de Gestión de Documentas y Archivos RAMP, de Une-,
que se vienen editando desde hace seis años sobre implantación de Sistemas Naaonales de Archivos,
Reprografía, Transferenaas, Normas diversas, Medios audiovisuales, Información, Muestreo, Guías,
Accesibilidad, etc, en númen, de 33.
13. En el Manualde Archivos Municipales, Madrid, Anabad, 1982, págs. 46 - 51.
130

(1.2.), la cantidad (1.3.), la forma (1.4.) y la data (2.3.), sean puestos en este orden o en
otro parecido. Estos son, por 10 general, los datos que se consignan en una hoju de remisión
&fondos, sin la que no se acepta el ingreso de documentos en el archivo organizado. A
simple vista se comprueba la mayor cantidad de datos de carácter externo, que sirven para
loca)izar y no tanto para saber cuál es el contenido específico.
’
Una vez ingresados los documentos, al integrarlos en una organización ya existente
de la que suelen formar parte, hay dos principios que, mandan lo que hay que hacer: el
respeto al origen y a la ordenación original; los caracteres que la reflejan son pues: la
procedencia (2.1.), el origen funcional (2.2.), la data (2.3.) y el orden de creación que, en
las oficinas de origen, se suele adoptar atendiendo a tiempo (cronológico), lugar (topográfico),
personas (onomástico), cosas y acontecimientos (materias), que dependen
perfectamente del contenido (2.4.). Vemos, pues, que a diferencia de lo que sucedía en
las transferencias, ahora son más apreciados los caracteres internos que los externos,
menos relacionados con su organicidad éstos.
Cuando de la custodia pasamos al servicio de los documentos, mediante la hfor-
mucidn y comunicación, los mismos datos serán necesarios en distinta medida, según se
trate de servir a la Administración, a los ciudadanos o a los investigadores, aunque las
operaciones fundamentales sean las mismas, consistentes en la localización de una unidad
entre miles semejantes para su presentación física a quien la solicita. La diferencia, como
ya dijimos al principio, radica en que, en cada uno de estos tres casos, los fines perseguidos
son distintos y, en atención a ellos, la comunicación también lo es, unas veces como
testimonio del que hay que dar el original para su uso en la oficina y devolución al archivo,
dar copia para su utilización fuera del archivo por el ciudadano y dar originales para usar
solamente en el archivo y copias para ser estudiadas fuera de él por el investigador.
Para servir los documentos a los administradores que los producen, como base para
la propia gestión, los datos que sirven para la localización y que también inciden en su
uso son: la procedencia administrativa (2.1.), el origen funcional (2.2.) y el contenido
(2.4.), todos conocidos por el que lo solicita al archivo, puesto que cuando los remitió los
debió incluir en la hoja de remisión de fondos. Lo mismo podemos decir de los que
reclaman los ciudadanos, que suelen conocer la clase y el tipo (1.1.) y el contenido con
los datos relativos a personas, lugares, cosas y acontecimientos (2.4.). -
Cuando se trata de los consultantes cuyos fines no son prácticos, sino que van
encaminados a trabajar en el “universo del saber” para darlo a conocer a los demás,
mediante la investigación, la cosa se complica, porque ellos pueden estar interesados en
procesos, acontecimientos, biografías, fenómenos de todo tipo, personas, lugares y otros
131

asuntos cuyos datos están contenidos en los documentos de un archivo de los que, tal vez,
no tiene ni UM pista de cuál puede ser la sección y serie en que se encuentren. Esto no es
tachar al investigador de ignorante, sino de desconocedor del proceso de producción de
documentos de propia génesis documental, que enlaza al productor de la documentación,
por el origen, con el archivo en el que se depitaron los fondos ya innecesarios para la
burocracia, pasando por las muchas vicisitudes que los documentos sufren. Saber archi-
vístico que, lo más común, es resultado de muchas horas de tratar la documentación. Estos
conocimientos que hacen insustituible al archivero deben ser dados a conocer pública-
mente con la redacción de instrumentos de información extensivos e intensivos.
hsguías, sean generales, por se'cciones o temáticas, son las que tienen que facilitar
esta clase de información, tratando de la procedencia (2.1.) y el origen funcional (2.2.)
de las diferentes secciones y subsecciones, con enumeración de las series (1.1.) y sus datas
(2.3.), así como el formato (1.2.), el volumen (1.3.) y la forma (1.4.) de una manera sucinta
y dando una idea general del contenido de las series pormenorizada (2.4.). Aunque para
hacer una buena guía se necesita un conocimiento de todos los fondos, su redacción no
requiere los detalles que hacen costosa su composición, que es orientadora del conjunto
y que, por lo mismo, sirve a todos los consultantes como primera entrada al archi~o'~.
Por desgracia, nos faltan guías de muchos de nuestros archivos y en el caso de que existan
son tan antiguas que ya no reflejan bien el contenido de los fondos y el servicio ue de
ellos se hace y se ha hecho, en el lapso de tiempo transcurrido desde su redacción". Este
es un trabajo, como vemos, que tiene que ser tomado muy en cuenta en todos los archivos,
tanto los que ya la hicieron como los que nunca pasaron, en el mejor de los casos, de
redactar un tríptico informativo16.
14. Puede veme el cuadro del "Servicio de Información del archivo" en el primer punto y en el de "Caractaes
internos y externos de los documentos" en la columna dedicada a Culo en el apartado de descripción.
15. Algunas de las guías existentes de los grandes archivos estatales datan de 1958, como puMicaciones de la
conmemoración del Centenario de la creación del CuerpoFacultativo dehchiveros y Bibliotecarios. S610
dos de los Hist6rincos Generales las han puesto al día, el Archivo de la Corona de Aragón y el Archivo
General de Simancas. De los Regionales la tienen los de Galicia y Mallorca; de las Chancillerías, la de
Granada; de los Históricos Provinciales los de Orense, Pontevedra y Santander como publicaciones
unitarias y han aparecido en el Boletín de Archivos las de Burgos, Jaén, Málaga, Oviedo y Santa CNZ de
Tenerife (B. A., 8(1980), 133-191), y las de Gerona, Guadalajara, Murcia, Santander y Tarragona (B. A.
9(1980), 243-301). Recientemente apareció la del Archivo del Patrimonio Nacional y de los Ministerios
de Asuntos Exteriores, de Educación y Ciencia, del Interior y de Obras Públicas y Urbanismo.
16. Con los trípticos sucede los mismo. Se publicaron en 1958 los de los grandes archivos y en los años 7040
de los siguientes centros: de los Históricos Provinciales de Alicante, Badajoz, Burgos, Caceres, Málaga,
Mallorca, Orense, Oviedo, Pontevedra, Salamanca, Santa Cruz de Tenerife, Santander, Segovia, Soria,
132

De este primer contacto informativo, muy general, pero comprensivo de todm los
fondos, su historia, el servicio y la bibliografía, se pasa a la descripción de las series, cuyo
instrumento es el inventario. Para redactarlo, es necesario que la documentación esté
convenientemente organizada y ordenada, pues además de la procedencia (2.1) y el origen
funcional (2.2.) son de gran importancia las clases y tipas (1.1.) que denotan la actividad
que ha producido la serie, aparte de incluir la data (2.3.), el formato (1.2.), el volumen
(1.3.) y la forma (1.4.) sin que se descienda al contenido (2.4.), puesto que ese campo
queda indicado en la introducción y en el tipo. Contamos con bastantes inventaria de
nuestrosarchivos, pero dada la diversidad de opiniones en cuantoa los datas y la extensión
en que deben figurar en los inventarios, algunos de los publicados participan de los
carateres de los índices y de los catálogos17.
El otro instrumento que proporciona información de carácter extensivo y que tiene
UM simple función de localización de los datos es la de los índices, que podrán ser
geográficos cuando citen la data tópica (2.3.) y los lugares que aparecen en el Contenido
(2.4.), onomásticos, si se toman los nombres de la procedencia (2.1.) y del contenido
(2.4.), cronológicos cuando se fijen en la fecha de la data (2.3.) o en las fechas que figuren
en el contenido (2.4.) y, por fin, temático por las referencias a las cosas y acontecimientos
que existan en el contenido (2.4.). Los índices figuran casi siempre en todos 10s archivos
para su trabajo, aunque ya no es tan frecuente que se publiquen. Pero hay series para las
que es el instrumento ideal de información, como es el caso de protocolos, una serie
documental de una riqueza y de una consulta muy frecuente18.
El instrumento que fija su atención en el contenido del documento, llegando en
ocasiones a ser casi un trasunto de las unidades descritas, es el catálogo, por lo que es el
preferido por los consultantes y el más atractivo para el archivero que puede trabajar en
un tema que le guste o interese con minuciosidad y sin afanes. Tiene, además, la ventaja
de que la selección permite no tener que enfrentarse a la organización total, como en el
inventario, y al estudio de procedencia y al origen funcional, pues puede tratarse de
documentos de variadas series, incluso de diferentes archivos. Son muy abundantes los
17.
18.
Tarragona, Teruel, Valladolid y Zamora. Acaba de aparecer el del Ministerio de Hacienda y el del
cincuentenario del Hist6rico Provincial de Pontevedra, en pollptico desplegable.
Este hecholohacenotar A. HEREDIAensuManual,antescitado,y lo hemosseñaladonasotrasenalgunas
recensimes bibliografícas.
Muchos archivos tienen en forma catalográfica los Indices de aotarios, de lugares y de años de las notarías,
pero sólo algunas publicaron las listas, como Toledo, Segovia, Salamanca y otros, entre ellas Cádiz, e.n
forma mecanizada. Lo que sucede con estas índices es que hay que actualizarlos porque sucesivamente
ingresan los protocolos centenarios, con lo que hay que añadir las nuevas unidades.
133

catálogos, mucho más que las guías, inventarios e índices, precisamente porque fueron
producidos pensando en consultantes muy concretos por lo general historiadores y, dentro
de éstos, medievalistas, que tienen unos fondos definidos (pergaminos, sellos, cartas
reales), no tan numerosos como los de las edades moderna y contemporánea y, por tanto,
mucho más fáciles de abarcar en la descripción por este procedimiento intensivo. Los
catálogos tendrán como directriz para la selección de los documentos: la procedencia
(2.1.) por tratarse de personajes de gran relevancia, en los registrosregios, los epistolarios,
los documentos personales; la data cuando se estudie un período en diversidad de fuentes
(2.3.), los lugares que aparecen en el contenido (2.4.) o las personas y los asuntos que
figuren en él. Si la selección se hace de documentos de una sola serie, no será necesario
repetir la clase y tipo (1.1.) y el formato (1.2.), aunque sí el volumen (1.3.) y la forma
(1.4.), que puede ser distinta en cada unidad. Habrá que ponerlos si se trata de documentos
tomados de distintas series y archivos. Tenemos muchos más ejemplos de catálogos que
de otros instrumentos de información, y sabemos que se sigue haciendo con un entusiasmo
grande pese a que los archivos en los que tal sucede pueden no tener los antecedentes
previos.
Esta clase de descripción, por ser intensiva, consume un tiempo grande y, además,
es la más afectada por la incidencia de la personalidad del archivero, puesto que el arte
de abreviar no s610 está sometido a la habiiidad que posea para ello, sino también, y esto
es más grave, al personalismo que toda descripción lleva consigo. Cada documento tiene
tantas lecturas como lectores, oímas decir, por lo que podemos sospechar que en la
selección de los datos del contenido, a veces muy numerosos, el criterio del seleccionador
puede no coincidir con las necesidades del futuro o futuros consultantes. Si hay que
quintar o diezmar la información, puesto que toda es imposible referirla, siempre quedará
la duda de que se eliminará parte que era valiosa para un sector de los investigadores.
Como ya dijimos en otra ocasión, está la duda de si el archivero al suprimir seleccionará
de "encomendero para arriba o de cacique para aba'o", lo que incluso en este tipo de
descripción extensiva es difícil de saber, y de evitar tb .
La informaci6n más completa, sin duda ninguna, es la que se ofrece con la edición
de los documentos, servicio que las técnicas microrreprográficas permite hacer con mayor
fidelidad que la imprenta. Lo que sucede es que, por desgracia, no todas los consultantes
están en condiciones de acceder a una información escrita en letras antiguas, para cuya
interpretacih se necesitan conocimientos paleográficos, labor que ha hecho siempre, a
19. Eoto manifestábamos en "La Antropología de América y los archivos", en Ardaivar de Espuñuy Américo,
323.
134

la perfección, el archivero. En cambio, sí se pueden facilitar todos los documentos que
se requieran o necesiten, sin tener que someter la oferta a las restricciones que la imprenta
impone por el costo. Los programas de ediciones en microfilm, por tanto, constituyen la
forma más completa de comunicación de los documentosm.
El programa de descripción de fondos documentales, si tiene que ser total, debe
pensar en un análisis de la situación de partida, evaluando lo hecho hasta el momento de
comenzarlo, los archiveros con los que se cuenta, la demanda de los investigadores y los
créditos de los que se dispone. Porque, sin saber las lagunasen guías, inventarios e índices,
difícilmente se puede pensar en comenzar a hacer catálogos; si se está microfilmando
series que pueden estropearse con el uso continuo o de difícil comunicación, también
habrá que saber dónde y cómo se encuentran otras tal vez en peor estado, para darles
prioridad frente a aquellas que ya han sido objeto de una atención anterior.
En este apartado del trabajo descriptivo no hay que olvidar, por fin, la formulación
de un programa de publicaciones que dé opción a todos los centros a incluir sus trabajos
en una normativa que asegure la aparición y circulación por ue, lo que no es frecuente21,
por cortedad de los créditos que no alcanzan para toda' , porque hay archivos que
siempre encuentran cabida en los programas y otros no23, o porque los que se producen
no son elevados por quien corresponda a las listas de publicablesa, hay en nuestros
archivos muchos inventarios e índices que duermen en sus folios y ficheros, sin alcanzar
20.
21.
22.
23.
24.
En España desde los anos 50 se p'ocede a la microfilmación y desde los 70 a la edición en microfonnas.
Hace bastante tiempo que no se reúne el comité de Publicaciones, que tenía a su cargo el plan de la
Subdirección General de Archivos.
En los últimos años las listas de propuesta de publicaciones no se han visto cumplidas en cada ejercicio,
con lo que los trabajos envejecen y cuando se editan los datos son ya atrasados.
Si leemos la lista de las publicaciones aparecidas en los 61 timos 10 anos, se observa el predominio de los
grandes archivos sobre los pequeños, y algunos de éstos han tenido que recumr a instituciones locales
para poder editar sus guías, inventarios y catálogos.
Nos consta que en un Archivo General se han producido en los cinco años precedentes más de tres
inventarios de secciones de gran importancia (alguna mal descrita anteriormente), que no s610 no se han
enviado para su publicación, sino que alguno no figura en la sala de consulta como instrumento de
información que supla las viejas listas. Pueden verse los trabajos de ANTONiA HEREDIA HERRERA
titulados "Organizaci6n y descripción de los fondos de la Audiencia de Quito" del Archivo General de
Indias, en HisioriograpOy BibliograflaAmericanistas, Sevilla, XXI(l977), 139-165, y "La Audienaa de
Filipinas en el AGI", Anuario de Estudos Americanos, Sevilla, XXXVII(1983), 465-511, en que se da
breve notiaa del trabajo sobre dichos fondos, que no han sido publicados todavía en su redaai6n de
inventarios.
135
9

la edición, Otros que, por falta del último retoque de indización, prólogo o copia a
máquina, no saldrán de su situación de instrumentos de información de "uso interno"".
Este hecho significa que, los que no tienen oportunidad de acceso a los instrumentos de
"uso interno", piensan, con todo derecho, que la permanencia de los archiveros actuales
y sus antecesores no ha significado nada en el quehacer de facilitar información, lo que
no es el caso. Si haciendo un análisis del tiempo que han podido y, aún hoy, pueden
dedicar la tarea de describir fondos (puesto que tienen que recibir, organizar y servir casi
en solitario uno o más centros), podemos comprobar que hay mucho hecho. Miles y miles
de fichas.
Lo que sucede es que todas ellas, también, fueron resultados no de un programa
general y una normativa común, sino la iniciativa personal y la realización temporal de
muchas gentes interesadas, en su lugar y tiempo, en dar servicio a los consultantes. Pero,
claro, unos pensaron que lo importante eran los testamentos de los personajes relevantes
y sus familias, lo que no está mal como curiosidad de un programa terminal, no como
tarea Única. Otros se dedicaron a los pergaminos de un monasterio o abadía, dejando de
lado los documentos en papel que eran complemento de los primeros. Otros, para
conmemorar un reinado o un acontecimiento, buscaron con afán los documentos de tal
rey o los de tal hecho memorable. En general, produjeron catálogos importantes y muy
bien hechos, porque, sobre todo en los grandes archivos, se contaba con los inventarios
del siglo XVIII y XIX para la localización, mal que bien, de las unidades que los
investigadores solicitaban en sala. Parecía, erróneamente, que mientras se pudiera salir
del paso con esos viejos índices e inventarios, se podía uno dedicar a las tareas "más
científicas" de la descripción intensiva, tan gratificantes para el que las hace y, mucho
más, para el que las recibe. Así hemos seguido, hasta hace muy poco, en que han
comenzado a aparecer guías e inventarios hechos de nuevo, con arreglo a las maneras de
trabajar de hoy, utilizando como base los trabajos existentes o, si no servían de mucho,
empezando de nuevo26.
Aun con los inconvenientes que apuntamos, sería muy necesaria la evaluación de
tanto y tanto trabajo metido en cajones y ficheros, para ver qué parte hay aprovechable,
25. No podemos dar un paso en cuestiones de archivos sin tenernos que referir a los problemas de personal,
pues estas tareas son las típicas de los ayudantes y auxiliares, los que se carece casi siempre.
26. Un ejemplo típico es el Inventario de los fondos de Comulados {Seccidn NI) del Archivo General de
Idas, Madrid, Ministerio de Cultura, 1979, de ANTONIA HEREDIA HERRERA para el último caso y
los 3 volúmenes del carálogo ¿e Pasajeros olndm, del mismo editor, en 1980, de LUIS E ROMERA
IRUELA y CARMEN GALBIS DÍAZ, como continuación de un modelo anterior iniciado por el Instituto
Hispano Cubano, en los años 30.
136

con pequeños arreglos artesanales o por paso de la información a procesos mecanizados,
de manera que vean la luz y sirvan en cualquier sitio27. Porque, bien mirado, dado la
estructura actual de nuestra sistemas informativos, el meterlo en una red a la que no todos
acceden, resulta, de momento, mucho menos circulante que la impresión de todos los
datos que se posean. Aparte, por cierto, de que en general no son consultas del carácter
de las bibliográficas que se resumen a un asiento, sino que por tratarse de documentos
seriados, muchas veces hay que saber la unidad buscada y el conjunto a que petenece,
para sacar buen provecho de la consulta. Y eso, en listado de máquina, resulta bastante
más caro y lento que tener el libro. La urgencia, en nuestro caso, no es agobiante y se
compensa con la posibilidad de tener un dato que no va a cambiar una vez archivado.
La publicación de los instrumentos de información, fin del programa descriptivo,
encuentra como dificultad la carencia de créditos regulares y adecuados a la empresa a
que se dedican. Si hay tanto original sin publicar, atrasado, para irlo sacando habría que
contar con cantidades más altas que las que exigiría un programa anual normal. Pero, lo
grave, es que no sólo no es así, sino que la cuantía de lo que se destina a esta clase de
publicaciones de información primaria, ni siquiera alcanza 10 requerido por todos los
centros, que son 146, muchos de los cuales tienen que recurrir a otras fuentes de
financiación. En este caso, como ya hemos tenido oportunidad de manifestar, existe un
"tercer mundo" de los archivos en el que conseguir salir de la indigencia informativa, es
prácticamente impo~ible~. La lectura de las listas de publicaciones de los últimos cinco
años, a las que ya nos hemos referido, demuestra la pobreza en que se vive, pues el propio
hecho de que no se tenga programa y de que la selección sea un tanto circunstancial,
desanima a los que piensan que tienen pocas robabilidades de figurar en las listas de
agraciados con la publicación de sus trabajos 28 .
27. Como ejemplo de UM obra que hubiera convenido plantear con visión actual y no presentarla en su forma
heredada, tenemos que citar el Inventario de la Contaduría Mayor de Cuentas, Tercera época, del Archivo
General de Simancas, de ASCENSI6N DE LA PLAZA SANTIAGO, de 1980.
28.
Este fue el tema de nuestra leccióa de clausura del 111 Curso sobre Organización y Administración de
Archivos, en 1975, aparecidaen Ardiivos de EspuMy América titulada "El tercer mundo de los archivos",
59-66. De los 146 archivos estatales los históricos son los siguientes: Generales (9, Regionales (4), de
Dstrit0(2), Provinciales (4i), Locales, de protocolos y universitarios(3), que son los que más instrumentos
han publicado, pues los de la Administración Central (19), Administración de Justicia (16) y Delegaciones
de Hacienda (53) no los producen casi; atento a que los fondos están allf de paso.
29. Por lo que se refiere a las publicaaones del Ministerio de Cultura, desde los años 8u este crédito estaba
administrado por la Secretaría General Técnica, que preparaba el programa general del aúo. Teniendo en
cuenta la posición de 106 Archivos dentro del organismo, no sorprenden los resultados. Ahora el crédito
lo administra la Dirección General de Bellas Alta y Archivos, compuesta por seis Subdirecciones
Generales y dos Patronatos de Musexx En 1984 con un presupuesto de 110 millones y tan numerca
familia, se comprende que la parteque llega a los Archivos es, proporcionalmente, pequeña.
137

Si se agilizara esta salida de los instrumentos ya realizados o a punto de finalizar,
se podría comenzar con el empleo de las nuevas técnicas informáticas para un programa
actual y rentable, imprescindible para la correcta información de los miles de consultas
que sobre los millones de documentos recibimos cada día. Si fueran apareciendo tales
ifptrumentos, no tendrían los archiveros que dedicar parte considerable de su tiempo a
informar personalmente sobre datos encerrados en su cabeza o en los ficheros que, por la
nlás elemental prudencia profesional, no pueden ser puestos al servicio del público tal
como están. Este círculo vicioso, del que es muy difícil salir, s610 podrá irse rompiendo
con un programa modesto, pero constante. Así la información en los archivos españoles
,podrá convertirse en una tarea grata, que ahora no lo es.
4. La mecanizaci6n y los instrumentos de información
Hace ya ocho años que los archiveros españoles tenemos contacto muy directo con
los nuevos sistemas informativos, que tanto ayudan en el trabajo de información docu-
mental. Tuvimos dos cursos especiales de adiestramiento, el año 1976, a fin de compren-
der las ventajas de estudiar la parte pre-informática de nuestro trabajoB. Resultado de
aquella presentación de nuestros problemas al Centro de Proceso de Datos del Ministerio
de Educación y Ciencia, fue el estudio de la mecanización de algunas de las actividades
descriptoras referidas a los fondos y a los investigadores, que dieron como resultado la
iniciación de varios proyectos que vale la pena recordar, aunque no todos llegaran a ver
el resultado final en forma impresa.
El primero y más util, desde el punto de vista del servicio de los fondos, era el de
la producción de los índices de los protocolos notariales3'. Este proyecto estaba relacio-
nado con el ensayo que una colega nuestra había comenzado en Cádiz, por lo que se hizo
ia consiguiente normalización de los impresos de entrada, luego de haber tenido una
intensa sesión de trabajo en el Archivo Histórico Provincial de Orense, impresos con los
30.
31.
Los Cursos de Informática para Archiveros fueron, uno del 3-30 de abril y el otro del 3-7 de mayo de
1976, ambos en Madrid, de los que diocuenta el E. Anabod, XXVI, 1-2(1976), 94-% en nota informativa.
De los proyectos, M.'TERESA MOLINAAVILA Y PILAR BLANCO MARCILLApublicaron "Algunas
experiencias de mecanizaci6n en los archivos españoles", E. Archivos, 2(1978), 181-192
Había comenzado M.' AUXILIADORA CARMONA DE LOS SANTOS con "Ensayo de mecanización
de índices de Protocolos notariales en el Archivo Histórico Provincial de Cádiz", E. Archivos, 4-6(1979),
59-64, que luego en colaboración con M.' ESPERANZA PARERA FERNANDEZ PACHECO apareció
como fdces de los Protmdos notanales dcl Archivo Hktónco Provincial de Caz, editado por el
instituto de EPtudios Gaditanos en 1977.
138

que se comenzó a describir los fondos en algunos archivos=. Fue en Toledo donde se
llevó a cabo de una manera sistemática la descripción mecanizada33.
Otro de los proyectos iniciada, por tratarse de una documentación que se consulta
mucho en todos los centros y por la importancia de la serie, Única por muchos conceptos,
k el de la descripción del Catastro del Marqués de la Ensenada, encaminado a imponer
UM contribución Única en el siglo XVIII. Tal serie existe en casi todos los archivos del
reino de Castilla, siendo Galicia la de mayor complicación por sus divisiones administra-
tivas y señoriales. De este proyecto, se hizo también el formulario o impreso de descrip-
ción y con él se obtiene un recuento de todos los libros de cada unidad de población y su
situación administrativa, lo que permite la reconstrucción de la división del Antiguo
Régimen y la actual, por comparación. El trabajo completo se ha llevado a cabo s610 en
Orense%.
Estos fueron los trabajos emprendidas para producir instrumentos de información
referentes a los fondos, pero también se pensó en el interQ de dar noticia del servicio de
los archiva, para lo que se preparó un programa que permitiera hacer la Gufu de
Investigadores de los Archivos Españoles, en la que se daban las listas de los centros, los
investigadores y los temas, datos de una gran utilidad tanto para los archiveros como para
los investigado re^^^.
Posteriormente se ha emprendido otro programa mecanizado por el Centro de
Información de Archivos, de descripción extensiva: el Censo de los Archivos Españoles.
Para mejorar el que se había publicado hacía algunos años, a cargo de la Inspección
General de Archivos, pues la utilización de las técnicas infomáticas y la disposición de
32.
33.
34.
35.
El documento resultante fue "Descripción de la Mecanización de Protocolos notariales" de M.' TERESA
MOLINA AVILA Y PILAR BLANCO MARCILLA, 1976,22 págs. mecanografiadas.
MARfA RiVAS PALA, "La mecanización de protocolosnotariales en el Archivo HistóricoProvincial de
Toledo", E. Annbab, XXVII, 1(1977), 3-5, dio cuenta de ello, sin que se haya publicado su trabajo sobre
m& de 18.000 unidades, desfortunadamente
PEDRO L6PEZG6MEZ Y OLGA GALLEGO DoMfNGUEZ publicaron "El Catastro del Marqués de
la Ensenada en Orense y Pontevedra y su mecanización", E. Anubd XXVI, 3-4(1978), 53-63. El trabajo
de Orense, realizado por Olga Gallego Domíngwz describiendo los fondos del Catastro que custodia el
Archivo Histórico Provincial, no se ha publicado t amp.
La Inspección General de Archivos se encargó del trabajo, habiéndose publicado los correspondientes a
1974 (1976), 1975(1977), 19iq1977) y 1977(1981), sin continuación hasta el preseníe pese a que los
datos están reunidos en d Centro de Información Documental. Se trató de la guía en "Codificación de las
trabajos de investigación en Humanidades. Guía de Invrstigadores en Archivos Espddes", ADPA, 3,
1(1979), 11-16 por VICENTA CORTÉS ALONSO.
139

créditos para formar grupos de personas que 10 realizaran, podía ofrecer un resultado más
completo y fiable que el precedente, que tenía laguna y se había realizado en forma casi
de colaboración ~oluntaria~.
Todos estos son proyectos que describen fondos y series de archivos, sin descender
a las unidades documentales más sencillas, los documentos. Es decir, se trata de la tarea
propia de los archiveros. Pero también podemos citar la preocupación de los archiveros
por abordar la descripción individualizada por procedimientos inf~rmáticos~~, dado que
algunas series lo merecen en atención al contenido de cada uno de los documentas que
las integran, sean cédulas, consultas o pleitos. En esta línea, se avanzó en el camino
emprendido con los protocolos notariales, llegando a la descripción de los instrumentos
contenidos en cada uno de los protocolos, para poder hacer catas por años y, siendo
imposible hacerlos todos, tener por lo menos muestras de algunos años que permitan
trabajar sincrónicamente la totalidad de los períodos elegidosM. Para comenzar este
trabajo, se hizo el estudio del formulario de recogida de datos y las listas auxiliares que
normalizan la descripción, publicada este mismo año en la serie de Estudios de Anabad”.
Vemos, pues, que contamos con antecedentes suficientes como para poner en
marcha un buen programa, pues hay ya ejemplos de índices y de catálogos. Las guías y
los inventarios, por su condición de menor intensidad en la descripción, convendría
mecanizarlos también. Por lo menos;normalizar las distintas partes, como ya se propuso
para los Archivos Históricos Provincialesa.
Para que el comienzo y consecución del programa descriptivo mecanizado sea
36. La publicación del Censo-Guía de Archivos EspMdes, 2 vols., fue hecha por la Dirección General de
Archivos y Bibliotecas, en 1972. El proyecto lleva realizándose en varias provincias, pero por el momento
no cOnOcemm datos publicados sobre su desarrollo y servicio.
37.
38.
Véase ”Mecanización de series documentales: los cedularios indianos’, B. Archivos, 1(1980), 39-46, de
ANTONIA HEREDIA HERRERA.
Fsto intenta el proyecto de Becas Anabad 1492, comenzado en Albacete, como participación de la ayuda
recibida de la Fundación March, así amo en Madrid con otras becas ofreadas por 1- Ayuntamientos de
Alcobendas y Mbtoles.
39. Se hace en Im Archivos Hist6ricos Provinaales y se sigue lo propuesto en Mecunuución de Profocolos
Notariales Instruccionesparasu descripción, Madrid, Anaóad, 1984, de MI TERESA MOLINA AVILA
y VICENTA CORT~ ALONSO.
40. La base es la Clasificación ¿e fondos de los Archivos Hisfdricos Provinciales de OLGA GALLEO
DOMfNGUEZ y PEDRO L6PEZ G6MW publicado por el Ministerio de Cultura, Madrid, 1980, que
se ha utilizado en la 2‘ edición corregida y aumentada de ia Guía de los Archivos EsrutalesEspuTwles,
Madrid, 1977, Ministerio de Cultura, agotada pronto, que ha aparecidoen 1984.
140

pitivo, además de lo antedicho, hay que propiciar los estudios teóricos previos de cada
caso y, luego, la adopción de las normas, terminologhy método por las que emprendan
la tarea lenta, pero muy necesaria, de describir cada vez más y más intensamente.
Todo esto, por 10 que se refiere a la Administración estatal, pues sabemos que
existen ejemplos en las otras administraciones y en los archivos privadas, pero, &mo
dijimos al principio, de momento no eran objeto de nuestra exposición. Lo que hay que
evitar, en todo caso, es que los programas no sean compatibles e intercambiables, pues
la difusión de la información está sujeta, entre otras cosas, a las exigencias de las distintas
máquinas.
"Siendo el docuniento la razbn de ser de los archivos, cualquiera que sea
su ciase y forma, el hombre le da sentido, lo utiliza y valora de acuerdo
con sus necesidades y preferencias."
141
Aurelio Tanodi

'--i
CARACTERES EXTERNOS
t FORMA
FORMATO
CANTIDAD - ORIGINALES
COPIAS
VOLÚMENES
UNIDADES ARCHIVABLES
SISTEMA DE ORDENACI6N
1 I
I
CARACTERES INTERNOS
ENTIDAD
PRODUCTORA
1
FECHA Y
LUGAR DE
PRODUCCI6N
FUNCXONNAL
ORfGENES
FUNCIONES
ACTIVIDADES
CONT. s un~wo
FECHAS
PERSONAS
LUGARES
COSAS
ACONTECIMIENTOS

E
w
1. Curucteres externos (sature)
1.1. Clasey tipo
documental.
1.2. Formato (libro, legajo,
expediente, documento
suelto) .
1.3. Volumen (m/l., m3,
Unidades) .
1.4. Forma (originales, copias)
2. Caracteres internos (subsiance)
21. Procedencia, autor .............
22. Origen funcional (funaón,
actividad, transacción) .......
23. Data tópica .......
Crónica
24. Contenido ....
Tiempo .
Personas ..................
Lugares ...................
cosas .
Acontecimientos.. ..
kgani-
zación
Serie
iección
Ordenacib
Serie
Sección
Geográfica
Cronológica
Crondógica
OnOmaStiCa
Geográfica
Temática
Temática
ANEXO 1
Instalación
2 SigMt.
f Formato
Volumen
Forma
1' signat.
Guía
Serie
Formato
Volumen
Forma
Món, Auta
Origen
funcional
Data tópica
Data crónica:
topes
Contenido
breve
Inventario
Serie
Formato
Volumen
Forma
Sección
Origen
funcional
lata tópica
)ata crónica
Contenido
DESCFUPCIÓN
tidice
Onomást.
Geográfica
Cronológ.
Cronológ.
Onomást.
Geográfico
Temático
Temático
Catálogo
Procedencia
Geográfica
Cronológ.
Contenido
Cronológ.
Onomást.
Geogrirfico
Temático
Temático

SERVICIO DE INFORMACIÓN DEL ARCHIVO
ARCHIVO DESCRIPCI~N USUARIOS
I
I
F]
Extensiva
Extensiva
Intensiva
1 INVENTARIO 1
1 CATÁLOGO]
Selección - 2.000 documentos -
Intensiva
EDICI~N DE
A
Selección - 200 documentos - 3
144

La conservacidn
CONCEPTO DE CONSERVACI~N Y
PRINCIPIOS ÉTICOS'
Vicente Viñas y Ruth Viñas
En términos generales se puede definir la conservación como el conjunto de
operaciones que tiene como objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la
previsión del daño o a la corrección del deterioro.
En el campo de los Bienes Culturales la conservación tiene como finalidad
mantener las propiedades físicas y culturales de aquello que ha alcanzado la categoría de
bien cultural, con el noble propósito de que su valor 110 mengüe y perviva más allá de
nuestro limitado segmento temporal.
Este tipo de conservación se fundamenta en el principio de que todo bien cultural
de carácter mueble -el que interesa a estas páginas- posee una naturaleza corpórea o
física, un soporte, y en el caso del documento gráfico, unos elementos sustentados que
albergan el mensaje privativo del documento.
Este tipo de bien, por su carácter, exige que la conservación atienda tanto la
integridad física como la integridad funcional. La primera hace referencia al manteni-
miento de cuantos elementos configuran el cuerpo material del documento; la segunda a
la capacidad de transmitir la información atesorada. Es decir, si un documento conserva
su aspecto corp6reo pero ha perdido o está amenazada la transmisión del contenido
original, nunca podrá considerarse en buen estado de conservación. inversamente, si el
1. En su libro Lar técnicas tradicionales de restauración: WI estudio delRAMP. París: Programa General
de Información y UNISISTAJnesco, 1988, cap. 1, p. 2-5.
145

contenido permanece pero su naturaleza física es tan frágil o está tan debilitada que impide
la transmisión de la idea o valor cultural, el documento habrá dejado de cumplir su
función. En consecuencia, la conservación del documento gráfico -sea un litro, una hoja
o cualquier escrito o dibujo que genéricamente esté englobado en este concepto- debe
mantener la permanencia y la durabilidadde la pieza en cuestión.
La permanencia hace referencia a la conservación de la naturaleza física; la
durabilidad a la capacidad de transmitir la información. La integridad documental s610
se logrará con la conservación de la materia y su grado óptimo se alcanza con la armonía
de la integridad física y funcional.
Para conservar la materia existen dos vías de actuación:
a) La prevención del deterioro (preservación).
b) La reparación del daño (restauración).
Una y otra medida se complementan, pero debe recordarse que la restauraci6n es
consecuencia de la ineficacia o ausencia de medios preventivos.
Para la buena aplicación, tanto de la metodología previsora como de la restauradora,
son necesarias UMS reglas que unifiquen criterios e impidan que la actuación sobre la
obra como materia implique la merma de sus valores culturales. Estas putas deben evitar
actuaciones como las que con propósitos puramente lucrativos convierten la restauración
en falsificación o camuflaje, o, en el extremo opuesto, el excesivo celo que malentiende
la preservación como total restricción del uso y considera que el Único medio de
conservación está en la prevención, rechazando la metodología restauradora.
Con el fin de evitar este tipo de actuaciones y unificar los criterios en el modo de
proceder, los auténticos profesionales rigen su trabajo por una normativa que guía la
correcta aplicación de los métodm preventivos o de restauración. Las pautas marcadas
son flexibles en su acomodación, pero rígidas en la observación, siempre encaminada a
salvaguardar la integridad del valor cultural.
Ante la anarquía del pasado, expertas en los distintos campos que afectan a los
Bienes Culturales han compartido en reuniones y congresos internacionales su preocu-
pación por unificar las respuestas que deben adoptarse para solucionar problemas comu-
nes de interés general. El patrocinio de la UNESCO marca un hito definitivo en el
establecimiento de una normativa unánime que contempla los testimonios de la cultura
como preciado patrimonio de toda la humanidad.
146

Los actuales criterios de conservación, fruto de estos debates, pueden resumirse en
los siguientes principios, acordes a los objetivos que matizan las diferencias entre
restauración y preservación:
Criterios de preservaciún
La preservación va dirigida a eliminar el daño ocasionable por factores ambientales
o fortuitos,quese ciernen en el medio que rodea el bien a conservar. Por tanto, los métodos
y medios preventivos no suelen ser la aplicación directa, sino que se dirigen al ambiente
para controlar las condiciones microclimáticas, con objeto de erradicar los agentes
nocivos o los elementos que temporal o permanentemente pueden influir en la degrada-
ción.
Se anticipa al daño generado por causas extrínsecas, ajenas a la naturaleza de las
piezas a conservar, pero que en el plazo más o menos largo podrían degradar su valor
cultural.
Teniendo presentes las condiciones de estabilidad y disponibilidad privativas de
estos bienes, los criterios advierten la necesidad de:
1) Crear un medio ambiente acorde a las exigencias de permanencia y durabili-
dad, aplicando cuantos esfuerzos sean necesarios para atajar las causas de alteración, sin
ocasionar daño directo o indirecto a la obra u obras que se intenta proteger.
Este principio implica el conocimiento previo de:
a) El comportamiento fisico y químico de la estructura y elementos de los
materiales a conservar.
b) Las causas potenciales de su deterioro.
2) Si el uso indiscriminado entraña peligro para la integridad cultural de la obra,
ésta se protegerá del deterioro mediante:
a) Restricción del usufructo, reservándolo Únicamente a quienes para bien de la
cultura tienen imperiosa necesidad del manejo directo.
b) Obtención de una réplica que, sin desmerecer los valores del original y sin caer
en el fraude, satisfaga la curiosidad o la investigación.
147

Criterios de restauración
La restauración tiene como fin recuperar la integridad fisica y funcional de la obra,
gracias a la corrección de las alteraciones que ésta ha sufrido.
En consecuencia, los métodos curativos son de aplicación directa porque tratan de
enmendar cuantos daños ha experimentado a través de su propia historia, siempre que
estos supongan mutilación o merma de sus valores documentales.
Esta aplicación directa implica una gran responsabilidad tanto hacia la obra en sí
como hacia su propia historia, a la que indudablemente pertenece y está integrada.
La restauración exige, ante todo, renuncia y gran respeto. Renuncia a toda partici-
pación creadora, y respeto, un gran respeto, a lo que el autor ejecutó y quiso transmitir.
Por estas razones la restauración actual más que un arte es técnica, gracias al conjunto de
métodos científicos interdisciplinarios que brindan al trabajo la auténtica garantía del
rigor de las ciencias aplicadas al campo de la conservación.
No puede negarse la similitud de responsabilidad entre la medicina y la conserva-
ción, concretamente, en su mutuo afán de rebasar respectivamente los límites naturales
del hombre y de sus obras. De ahí que la restauración tome también como suyas las
consignas de la ciencia y arte médico: ante todo no causar males peores ("primum non
nccere") ni aplicar sin previo análisis cualquier tratamiento ("no hay enfermedades sino
enfermos").
Aestos principios la restauración da cumplida respuesta mediante un planteamiento
analítico encaminado a conocer el valor metafísico y físico. Debido a todo esto es
necesario:
1) Reconocimiento y valoración de la integridad total de la obra. Supone:
a) Identificación de sus valores documentales.
b) Identificación de las características y propiedades de los materiales que le dan
forma.
c) Análisis estructural de cuantos elementos constituyen la unidad del conjunto.
d) Determinación tempo-espacial del momento histórico de su creación y posi-
bles adiciones.
148

2)
3)
e) Razonamiento objetivo de cuantas modificaciones físicas o funcionales ha
experimentado.
Diagnóstico del estado de conservación determinando:
a) Causas que motivaron la alteración.
b) Efectos o daños físicos y funcionales.
Determinación del tratamiento a seguir de acuerdo con los datos obtenidos de los
anteriores estudios.
A este planteamiento analítico, que con la ayuda y colaboración de las corres-
pondientes ciencias aplicadas precede a toda acción restauradora, sigue la aplicación de
los medios y procedimientos restauradores. Los criterios que deben regir la restauración
propiamente dicha quedan englobados en los siguientes puntos:
1) Renuncia a todo tratamiento cuyas exigencias superen las posibilidades témi-
cas y humanas disponibles.
2) Abstención de cuantas manipulaciones impliquen modificación real o aparente
de los auténticos y privativos valores de la obra.
3) Respeto a cuantas adiciones complementarias sean consustanciales a la propia
historia del Bien Cultural.
4) Eliminación de cuantos enmascaramientos, ajenos a la integridad total de la
obra, imposibilitan o desvirtúan su interpretación como documento histórico.
5) Estabilización y consolidación de los elementos degradados, descartando el
t6pico.de canjearlos libremente por otros.
6) Reposición de los elementos que se encuentran físicamente separados de la
obra y es evidente su pertenencia al conjunto.
7) Reconstrucción de los elementos perdidos cuando las lagunas sean identifica-
bles. En este caso serán utilizados materiales de reconocida calidad, que al ser incorpo-
rados a la obra resulta fácil su reconocimiento como no pertenecientes a la integridad
original del conjunto.
8) Se optará por la sustitución de los elementos perdidos no identificables cuando
su presencia sea necesaria para la comprensión o el mantenimiento físico de la obra,
149

actuando según técnicas, materiales y formas cuyas características neutras armonicen y
difieran a la vez de la estructura original y del estilo propio del conjunto.
9) Todo tratamiento de restauración debe hacer uso de medios y procedimientos
cuya inocuidad y reversibilidad se supeditará a las características de la obra.
10) Toda acción restauradora debe quedar reflejada y archivada en un exhaustivo
expediente.
Esbozadas a grandes rasgos estas generalidades, insistimos que el concepto de
conservación engloba tanto la restauración -la vía curativa aplicada a daños ya manifies-
tos- como la preservación -la forma 6ptima de conservar- que actúa previsoramente
atajando o evitando las causas que desembocan en las alteraciones. Si la preservación es
eficaz no será necesario restaurar, acción que afecta directamente a la naturaleza de 10
poco o mucho que reste del bien genuino.
Finalmente y antes de entrar de lleno en la temática del libro, queremos advertir
que nadie puede aprender a restaurar basándose Únicamente en la aplicación de cuanto
se dice en éstas u otras páginas, o en el empirismo sin contrastada solvencia. La
restauración exige una formación sólida, un aprendizaje continuo, el apoyo científico,
técnico y consultivo de un equipo complejo. Requiere buena dosis de conocimiento sobre
h naturaleza y comportamiento de los materiales a tratar y utilizar, amén de UM enorme
autorresponsabiiidad y hemos de estar abiertos a las críticas que redunden en el "buen
hacer", conscientes de que los valores encerrados en todo testimonio cultural son
insustituibles y cualquier restauración conlleva siempre un riesgo potencial.
150

INSTALAC16N LOCAL, EQUIPO Y MATERIAL'
Vicenta Cortés Alonso
42. En la definición de archivo se establece que la conservación de la documenta-
ción de todo tiempo tiene como fin un servicio. Tanto la conservaci6n como el servicio
requieren, como bien se entiende, unos locales que tienen que reunir las condiciones que
permitan desempeñar estas dos funciones cabalmente.
43. Por un lado, un depósito en el que los documentos -Sean de la clase que sean-
no sufran menoscabo ni desaparición. Por otro, que el servicio de los mismos se haga sin
que afecte a su conservación y resulte beneficioso para la Corporación y los administra-
dos2.
44. La buena custodia, pues, exige independencia, amplitud, seguridad, funciona-
iidad y dignidad en el emplazamiento. Todos conocernos y hemos padecido algún s6tan0,
desván o garaje "habilitado" para archivo.
45. Existen muchos trabajos publicados que se ocupan de especificar las condiciones
mínimas de UR archivo, por lo que no vamos ahora a po~enor~arl~. Lo mismo en
lo que se refiere al equipo y al material. Pero sí queremos aclarar brevemente las razones
que apoyan nuestras condiciones.
46. fndependenciq porque la custodia necesita la seguridad de que una sola llave,
la del archivero, es responsable de los testimonios que se han puesto bajo su guarda. No
1.
2
Ensu iiiuoMmual& arc&wsmukapafes. Madrid A N W , 1989, cap. 1, p. 46-51. Segundaediuón.
Antonia Womar AlbaJar en Archivfrtica an~buye con un buen trabajo tirutado 'Instalaaones de
Archivos", pp. 97-143. Pueden verse los manuales de Unesa citados en la bibliografía.
151

se pueden compartir los depósitos ni las salas de trabajo, porque lo que en el archivo se
hace no está abierto a la libre consulta, manipulación o uso. Todo tiene que ser controlado
cuidadasamente, utilizado por las personas autorizadas y con las garantías establecidas.
47. AmpZifud, porque el archivo como ser vivo -según el símil empleado por
Jenkinson, ya citado3- crece constantemente y, en el momento en que no haya espacio,
los documentos dejarán de irse integrando en sus secciones y series y formarán informes
montones inutilizables. Hay que tener en cuenta, por otro lado, que la instalación de los
fondos documentales de manera intensa, por el sistema de compactus, es una solución de
emergencia cuando no se tiene un dep6sito extenso suficiente, siempre mejor que las
soluciones extremas. Hay que planificar, pues, depósitos capaces de recibir durante unos
20-25 años, cuando se trata de tener un buen archivo.
48. Seguridad porque su conservación es esencial. Nada de lugares de paso,
proximidad a calderas de calefacción, tuberías de servicio, etc. Todo 10 que pueda afectar
a los documentos debe ser evitado, para que se transmitan íntegros a las generaciones
venideras4.
La instalación de un archivo requiere independencia, amplitud, seguridad,
funcionalidad y dignidad
49. Funcionalidad que permita aprovechar mejor lo6 espacios al archivo atribui-
dos, sin desperdiciar en altura, pequeñas camarillas, largos pasillos sin empleo posible,
etc. Los manuales técnicos publicados para la instalación de los archivos actuales, pueden
ofrecer muchas soluciones a las autoridades y los arquitectos que deban cuidar del archivo
municipal.
50. La dgnidad por fin, del emplazamiento del archivo en cuanto recinto del que
deben servirse todos los funcionarios y los ciudadanos, en su demanda de testimonios e
3.
4.
Hilary Jenkinson, Selected Wririnp, h don, 1980, p. 197.
Punto especial de Im manuales es el de las instalaciones de seguridad contra cualquier agente: robo,
incendio, humedad, contaminación, roedores, microorpnismos, etc.
152

información. Los primeros en el desempeño de su trabajo cotidiano, los segundos por sus
intereses particulares. Tanto los documentos como sus servidores y consultantes merecen
el respeto de las autoridades en el emplazamiento y atención al archivo.
1.5.2. Equipo
51. Por lo que respecta al equipo, como las actividades que el archivo lleva a cabo
de conservación y servicio de los fondos documentales tienen ya en el mercado UMS
máquinas, estanterías, carretillas, acondicionadores, enlegajadoras, etc., que se han hecho
para su uso, conviene ir desterrando de los archivos municipales las mesas rechazadas
por otras dependencias, las estanterías carcomidas por la polilla o las estufas que estropean
el papel, entre otros residuos con los que en muchos casos se equipa un archivo, mientns
otras dependencias menos caracterizadas están provistas de accesorios incluso inútiles.
1.5.3. Material
52. El material que en el archivo se emplee, papel, copias, cajas, cuerda, debe ser
elegido de manera que no produzca deterioro en los documentos y ofrezca las mayores
garantías de durabilidad, tratando de seguir las recomendaciones marcadas por los
servicios de conservación y restauración del Estado, que ofrecen sus pautas en cuanto a
acidez del papel, sistemas de aireación, calidad de tintas y gomas, etc..’.
5. El Centro Nacional de Conservaci6n y Microfilmación Documental y Bibliografica es el responsable de
la tarea de protección del patrimonio documental español, en el que es& integrados los archivos
municipales, según la ley de 1972, y puede asesorar sobre la selección de equipo y material.
153

CAUSAS DE DESTRUCCI~N DE LOS MATERIALES DE ARCIIIVO
Y BIBLIOTECA
CAUSAS I
Manufacturas defectuosa
uas no depuradar
t% te& ácidas
impurezas metálicas
. . . . . . . . .
Papeiea reutiiizados
Pasta de madera
Componentes de las
Apresta
Aditivos
... . . . . . .
Chrtientes
DespwaIltea
I
btemas FísbQuímkar
Incendios
inundaciones
... . . Cuma y nicmüme:
Polución atmosférica
2medad.
Temperatu ra .
. .. . . 1 1
Estanterías de madera
EdiBdo
itatasyratones
y microorganismo8 Insectos bibliófaps
1 I 1
~oedo~t~,in~~tos
Hongos y bactenas
Guerras
USO
Negligencia
... ... ...
Restauración inadecuada
INSTITUTO DE CoNSERVACIbN Y RESTAURACI6N DE BIENES CULTURALES
Departamento de Bienes Muebles, Servicio de Libros y Doaunentos
Madrid - España.
154
I
1

NORMAS PARA LA CONSERVACI~N DE DOCUMENTOS
Z. Objetivos
EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL
SECTOR PÚBLICO NACIONAL
Directiva NP 007/86-AGN-DGAI
Orientar las acciones archivísticas para la conservación de documentos en los
archivas administrativos del sector público nacional.
II. Finalidad
1. Establecer las medidas preventivas para la conservación del patrimonio docu-
mental de la Nación.
2. Asegurar la integridad física de los documentas administrativos en los archivos
del sector público nacional.
III. Base legal
- Decreto Ley NQ 19414, Art. 14, Ley de defensa, conservación e incremento del
patrimonio documental de la Nación (16 de mayo de 1972).
- Decreto Supremo N* 022-75-ED, Art. 23, Reglamento del Decreto Ley 19414
('29 de octubre de 1975).
- Decreto Legislativo NQ 120, Art. 1,9 y 10, Ley Orgánica del Archivo General
de la Nación (16 de julio de 1981).
- Decreto Supremo NQ 007-82-JüS, Regiamento de Organización y Funciones del
Archivo General de la Nación (24 de enero de 1982).
155

- Ley NP 24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación (3
de enero de 1985).
- Constitución Política del Perú 1979, Art. 36.
- Decreto Legislativo 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Art. 28
inciso i) (6 de marzo de 1986).
N. Alcance
La presente directiva es de obligatorio cumplimiento en todos los organismos
públicos (Ministerios, Instituciones públicas descentralizadas, instituciones autónomas,
Empresas de derecho público, Empresas estatales de derecho privado, Empresas de
economía mixta con participación accionaria mayoritaria del Estado), las Municipalida-
des y demás dependencias administrativas de los organismos de los Poderes del Estado.
V. Dkposicwnes generales
1. Local de archivos
1.1. El local estará ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un
siniestro, y de lugares excesivamente húmedos.
1.2. Preferir el uso de locales construidos con material noble, evitándose el reves-
timiento de muros y paredes con materiales inflamables (tapizones, alfombras,
etc.)
1.3. El local de archivo debe tener básicamente dos ambientes: 1) depósitos y 2)
área de trabajo técnico y administrativo.
1.4. Las instalaciones eléctricas y las sanitarias deberán conservarse en perfecto
estado.
1.5. El mobiliario archivístico (estantes, archivadores verticales, mapotecas, etc.)
deben ser preferentemente de metal.
156

2. El control de los factores externos
2.1. Limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentación.
2.2. Fumigar el local por lo menos 2 veces al año.
2.3. Ventilar o airear por medios naturales o mecánicos sobre la base de la
utilización racional de puertas y ventanas o con el empleo de máquinas
(ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.).
2.4. Evitar la incidencia directa o perpendicular de la luz natural o artificial sobre
los documentos.
2.5. Prevenir la acción de la contaminación ambiental.
2.6. Evitar la oscuridad completa en los depósitos.
3. El manejo de los documentos
3.1. No usar cintas adhesivas.
3.2. Servir mediante copia los documentos originales más consultados.
3.3. Proteger los documentos con cajas de cartón desacidificado, foldersocualquier
otro elemento similar.
3.4. Evitar cualquier tipo de restauración empírica.
.a
3.5. No usar producto químico alguno (insecticida, bactericida, fungicida, etc.)
directamente sobre los documentos.
3.6. Restringir el servicio de los documentos en proceso de deterioro.
3.7. Los documentos deteriorados por agentes biológicos (insectos, hongos, bacte-
rias, etc.) deberán separarse de la documentación en buen estado.
4. Medidas de seguridad
4.1. Prohibir el ingreso de personas extrañas en los depósitos.
157

4.2. No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de trabajo o en cualquier otro
lugar donde existan documentos.
4.3. Desconectar los servicios elktricos y sanitarios al término de la jornada laboral
y revisarlos periódicamente.
4.4. Disponer de extintares de polvo químico seco, con carga vigente y cuyo manejo
debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.
4.5. No mantener en el archivo materiales inflamables (gasolina, petróleo, cera,
etc.).
4.6. Adoptar las medidas convenientes a fin de evitar la sustracción indebida de los
documentos.
158
Lima, 6 de noviembre de 1986.

LOS ARCHIVOS EN PAÍSES DESARROLLADOS:
UNA CONTRIBUCIÓN AL DESARROLLO NACIONAL'
Wilfred 1. Smith
Es razonable suponer que los países de Norte América y Europa han superado la
etapa donde es necesario justificar la existencia de los repositorios de archivos. Es cierto
que los archivistas se quejan que el público y sus superiores quienes controlan su
presupuesto, no creen conveniente asignar una mayor prioridad a los objetivos y progra-
mas de los archivos. Sin embargo, hay aún una aceptación general, al menos en principio,
de los puntos de vista que fueron expresados claramente durante la Revolución Francesa,
que además de sus usos prácticos, los archivos son un recurso cultural, un espejo del
pasado, un recuerdo colectivo nacional; y que una obligación fundamental de una
comunidad o sociedad es la de preservar los documentos de su pasado y de hacerlos
disponibles al público como una herencia cultural.
El concepto de gestión de archivos es mucho más reciente. Principalmente un
producto de la experiencia americana durante y después de la Segunda Guerra Mundial,
su contribución a la eficiencia corporativa y gubernamental y a la economía, se dan por
sentados en Norteamérica y se están reconociendo poco a poco en Europa. Sin embargo,
hay una gran área de la población mundial, conocida como los "países en desarrollo"
donde tanto la gestión de archivos y de documentos no existe o está en una etapa muy
primitiva de desarrollo. Además, en estos países, existen muchas dificultades para
establecer y mantener un programa de archivos, y para obtener los recursos necesarios y
el apoyo popular, porque no hay normas.
Hay muchas razones prácticas Wra asignar una baja prioridad a las instituciones de
archivo en los países en desarrollo. La lista siguiente es indicativa pero no exhaustiva:
1. En La administrrrcidn moderna & archiws y la gestión & documentos: el prontuario M P . París:
Programa General de Informaci6n y UNISIT/UnePco, 1985, p. 5560.
159

1. La necesidad urgente de desarrollo económico tiene una clara prioridad sobre
los intereses culturales en la asignación de recursos disponibles.
2. La necesidad de mejorar las normas y las condiciones de vida da prioridad no
solamente al desarrollo económico y a las oportunidades de empleo, sino también a
hpitales, vivienda, transporte y bienestar.
3. Se requiere un énfasis en la educación y entrenamiento, no s610 para propor-
cionar el liderazgo y la experiencia profesional y técnica requeridos, sino también para
liberar las capacidades latentes de toda la población, donde el analfabetismo es alto.
4. El deseo de transformar las sociedades emergentes de colonias materialmente
primitivas y dependientes en países prósperas, bien informados, y confiados en sí mismos
ocupa un lugar de alto valor sobre la información. Pero la urgencia de los problemas del
presente y las planes para el futuro reducen el interés en el pasado y el incentivo para
estudiarlo. Sin duda, la experiencia colonial puede considerarse en algunos lugares "un
documento de desgracia"
5. Unificar los diversos elementos raciales, religiosos y sociales es esencial para
lograr coherencia e identidad comhn y unidad de propósitos. Para alcanzar este objetivo
la palabra impresa y los medios de comunicación de masas parecen ser más efectivos que
los documentos no impresos. Sin duda, para este proeito, la propaganda parece ser más
efectiva que la evidencia auténtica del pasado.
6. Los efectos del clima típico tropical en los países en desarrollo hacen que la
tarea de preservar los documentos originales sea dificil, costosa y aparentemente despro-
porcionada al valor investigativo de los documentos.
7. Falta apoyo voluntario no gubernamental de personas y grupos tales como las
sociedades históricas locales.
8. El apoyo de los historiadores, quienes en Norteamérica han sido los más
efectivos defensores del establecimiento de los repositorios de archivo, es incierto y está
dividido. En el caso de los países en desarrollo, los historiadores parecen estar más
interesados en obtener copias microfilmadas de los documentos de los antiguos poderes
coloniales que en promover el establecimiento .de repositorios para los documentos
originadas localmente.
9. La falta de personal entrenado en la gestión de archivos y documentos priva a
los países en desarrollo de un liderazgo local, y se suma a la dificultad de entregar los
escasos fondos a un área de baja prioridad.
160

10. Donde no existe gestión ni sistema de archivos no se siente su necesidad ni se
entiende su valor, y es difícil explicarlos en forma convicente si no se pueden demastrar
sus beneficios.
Estas y otras razones explican la baja prioridad que se le ha dado a los archivos y
sb administración en los países en desarrollo. Si los países interesados los van a ayudar,
deben demostrar que tienen valor cultural y práctico y que hay una relación integral entre
ellos y la eficiencia del gobierno, el desarrollo económico y la unidad nacional. De vanas
maneras se puede demostrar que la gestión de archivos hace contribuciones importantes
al desarrollo nacional.
Primero, la gestión de archivos puede aumentar la eficacia de los departamentos y
agencias del Gobierno en general, y particularmente de aquellos que tienen la responsa-
bilidad del desarrollo económico. El manual de las Naciones Unidas de 1961 concluye
que “el progreso administrativo es el sine qua non en la implantación de programas de
desarrollo nacional”. Pero la clave para el progreso administrativo es el buen manejo de
los archivos, que es el manejo efectivo de la información. Es innegable el efecto de los
sistemas de clasificación mejorados con la rápida recuperación resultante (y otros
aspectos de la práctica de la buena gestión de archivos) sobre las decisiones y la eficiencia
administrativa.
Por ejemplo, la introducción de un nuevo sistema de clasificación en un caso redujo
el tiempo promedio de producción de información de 2 horas a 20 minutos. Por otro lado,
hay muchos ejemplos de días y aún de semanas utilizadas buscando en archivos desor-
ganizados o duplicando informes y estudios cuando no se disponía de los originales.
Es difícil medir cuantitativa o cualitativamente el impacto total de la gestión de
archivos sobre la eficiencia gubernamental, pero en algunos aspectos sí se pueden medir
en forma precisa los ahorros financieros. Las economías son reales cuando se introducen
horanos que permiten el retiro regular de documentos y el uso de centros de archivo para
archivos inactivos. Los costos de espacio, personal y equipo para el almacenamiento en
las oficinas comparados con aquellos en un centro, muestran fácilmente el ahorro
financiero alcanzado por la transferencia de cada pie cúbico de documentos inactivos. A
esto se puede agregar el ahorro total comprometido en la destrucción planeada de
documentos que ya no se usan. Un Último beneficio de la gestión de archivos es la
identificación de documentos que tienen un valor constante para el desarrollo y otros
objetivos, documentos cuya preservación puede asegurarse por medio de su transferencia
a un archivo, Se ha demostrado que, lejos de ser un gasto superfluo, un sistema de gestión
de archivos, es un instrumento esencial para el manejo eficaz de la información. Este
161

programa promueve la eficiencia y la economía y puede tener tanto efectos directos como
indirectos en el desarrollo nacional. Es una inversión completa que produce buenos
dividendos.
Segundo, la información archivística puede ser de uso práctico en el desarrollo
dcional. Es obvio que la aplicación de una experiencia relevante, como alternativa para
iniciar una nueva, ahorra tiempo y dinero, evita la duplicación de esfuerzos, y puede
prevenir fallas. Los últimos informes de varios años de experiencia archivística en
Malasia y Madagascar contienen muchos ejemplos de la utilidad de la información de las
fuentes de archivo para una gran gama de proyectos actuales de desarrollo especialmente
en la planeación y la investigación operacional2. En el campo de la agricultura, los
resultados de los primeros estudios y experimentos han sido de gran valor. Los informes
y apuntes no publicados sobre el cultivo de arroz y la vida de los gusanos de seda, por
ejemplo, beneficiaron considerablemente el desarrollo agrícola en Madagascar; mientras
que la pérdida de informes relacionados con el cultivo de cocoa produjeron experimentos
prolongados y pérdidas costosas. Los antiguos estudios e informes geológicos, mapas y
cartas y los documentos de las compañías mineras son extremadamente Útiles en el
desarrollode la minería. Ellos han mostrado, por ejemplo, que existen cantidadesde minas
pero que no se han trabajado porque no huboelementos tales como transporte o mercados
adecuados. Cuando sí existen estos elementos, no se presentan fallas. Los registros del
tiempo que indican la lluvia y la incidencia de huracanes e inundaciones, tienen un valor
obvio en la planeación del desarrollo económico, tal como los informes médicos de los
misioneros en el control de las epidemias.
*
La industrialización requiere el estudio de muchos factores diferentes, cuya com-
binación debe ser favorable para hacer que una inversión sea práctica. Los archivos
pueden ser muy Útiles para indicar tendencias a lo largo de un período de tiempo. Por
ejemplo, los viejos informes policíacos se han usado para señalar las relaciones entre los
grupos étnicos en una región, factor importante con respecto a los estudios del potencial
humano para proyectos industriales particulares: la infraestructura -caminos, carrileras,
puertos y otras facilidades básicas como base de la economía- es esencial para el
desarrollo nacional. La referencia a viejos mapas, planos e investigaciones ha permitido
la relocalización, separación y construcción rápida de un dique en Madagascar; fue
posible porque los antiguos documentos departamentales se guardaron y fueron recupe-
2 Ver R.RJ Venhoeven, “The Role of Archives in the Public Administration and the Nationai Planning
Policy of Developing Nations” y Jan Valette, “Le r6ie des archives dans I’administration et dans la
politique de planification dans les payas en voie de developpment”. Ambos son estudios no publicados
que fueron preparados para la Unesa por el Consejo Internacional de Archivos.
162

ados por el personal de archivos de una gran miscelánea de documentos. Por otro lado,
la pérdida de documentos relacionados con una carretera en Chana costó cerca de medio
millón de dólares porque se tuvo que repetir el trabajo que ya se había hecho. El material
de archivo es de valor particular en la planeación a largo plazo que requiere el uso de
datos de recursos actuales a un perfecto potencial futuro. Tales proyecciones tienen mayor
validez cuando son reforzados por datos archivísticos relevantes durante largos períodos
en los cuales se indicaban tendencias distintas. Aún si no hay documentos del pasado,
debe ser una responsabilidad obvia de los Gobiernos, conservar cierto tipo de documentos
actuales para el uso futuro. Entonces puede justificarse un archivo sólo por su uso futuro.
Se puede asegurar que la preservación y dis~ibilidad de las fuentes archivísticas pueden
facilitar la planeación del desarrollo, evitar la duplicación innecesaria de esfuerzo y de
errores anteriores, promover la continuidad y proporcionar 10s beneficios brindidos por
la experiencia anterior.
Tercero, los archivos pueden contribuir al crecimiento de la unidad nacional.
Muchas estados nuevos son creaciones artificiales porque los límites étniccts y geográfi-
cos fueron ignorados al establecer las colonias que alcanzaron su independencia recien-
temente. El gran vacío que dejó el retiro de los Gobiernos coloniales llev6 a profundas
rivalidades políticas y personales; hizo que se revivieran los antiguos conflictos de las
tribus; y estimuló otras fuerzas negativas que amenazaron seriamente la supervivencia de
muchas naciones nuevas. Por lo tanto, hay una necesidad imperante de forzar los
elementos a una unidad, de construir un sentido de identidad nacional. En mucha parte,
esta identidad depende del reconocimiento de una historia nacional común, cuya escritura
se basa necesariamente en la investigación de fuentes archivísticas que se hallan dispo-
nibles. Es interesante el hecho que la experiencia de los Estados Unidos para lograr y
consolidar su independencia haya sido citada como un ejemplo del buen uso del material
de archivo para promover la conciencia nacional. La investigación histórica tn los
archivos sobre las batallas para la independencia dirige la atención hacia una experiencia
común vitalmente importante y explica las razones para construir una nación en lugar de
13 colonias dispersas y especialmente los principios fundamentales y las metas que
surgieron primero y que han servido de guia para la evolución política de la Nación a lo
largo de das siglos,
Finalmente, el material de archivas es valioso para el desarrollo nacional en el
proceso educativo. A medida que las nuevas naciones intenten avanzar en los Últimas 25
años del siglo XX, habrá mayor confianza en la información importada. En estas
cir~ns~nc~s, la historia, que es un producto nativo, puede asumir más importancia que
la usual.
163

Los países en desarrollo, que son pobres en historias publicadas formalmente, bien
pueden encontrar la manera de popularizar las fuentes originales de archivo, particular-
mente aquellas de naturaleza audiovisual. La integración y unificación son particular-
mente difíciles de lograr en los países que son de carácter multirracial y multicultural.
El reconocimiento de las contribuciones complementarias de varios elementos
constituidos pueden llevar a la promoción de la unidad e identidad nacionales. Estos
esfuerzos no se deben confinar a los colegios. La información relevante puede transmitirse
a toda la población por medio de exposiciones, conferencias, diapositivas, películas y
programas de radio y televisión basados en los materiales de archivo. Para llegar a las
verdaderas raíces nativas, sería necesario buscar evidencias previas al período colonial.
Estas pueden existir solamente en formas de tradición oral: folclor, música y baile. Puede
ser debatible hasta dónde los archivistas deban estar comprometidos con todo el rango de
la historia oral; pero en ausencia de otros programas, las instituciones de archivos deben
intentar preservar todos los componenetes de la herencia cultural nacional, incluyendo
las artes activas y visuales.
Una vez que se han reconocido los beneficios concretos de un sistema de gestión
de archivos, se llega frente a frente a los costos. Aquí son aparentes las ventajas de un
sistema Único coordinado y comprehensivo que se ha denominado el principio de los
"archivos totales". Existen ventajas obvias al tener una sola agencia en lugar de un sistema
fragmentado, pues la agencia tiene la responsabilidad de establecer registros uniformes
y procedimientos de gestión para la operación de los departamentos , dirigir los centros
de archivo y controlar la selección y transferencia de los documentos de valor permanente
para su preservación en un archivo central. Las ventajas se multiplican si los archivos no
solamente contienen documentos del Gobierno sino que también cubren el amplio rango
de los materiales de archivo, -documentos privados, y de trabajo, mapas, fotografías,
películas y otros-. Para que un archivo se indentifique con la documentación total del
pasado y se le considere como el guardián de la herencia nacional, es conveniente que
sirva a la población como un todo. Tal integración gestión de archivoshistema de
archivos, que promueva la eficiencia del Gobierno y proporcione un amplio espectro de
servicios al gobierno y al público en el amplio rango de los materiales archivísticos tiene
más opción de recibir la ayuda financiera que necesita que muchas instituciones que se
hayan establecido sin planeación en algunos países.
Esta concentración de recursos y de servicios de archivo es también una solución
parcial a los problemas financieros de las costosas medidas requeridas para proteger los
materiales originales en un clima tropical donde hay humedad, plagas, fuego y negligen-
cia. Es necesario evitar la duplicación donde los fondos son escasos. Un solo edificio para
164

archivos con aire acondicionado, con pocos empleados y equipos para proporcionar un
servicio central de microfilmaci6n para todas las agencias gubernamentales, servicios de
fotoduplicación para archivos y facilidades de restauración y reparación de documentos,
puede ser una buena inversión en términos del desarrollo nacional.
En contra de esta experiencia, la conclusión lógica es que los programas para
asistencia técnica a los países en desarrollo debe tener una alta prioridad en cuanto a la
gestión de archivos y al desarrollo de éstos.
Esta prioridad debe mantenerse no s610 por quienes donan los fondos sino también
por los países receptores, de los cuales se espera una sincera cooperación y fondos de
contrapartida en un futuro. Sería ingenuo pretender que exista hoy tal apoyo. Aunque
muchas personas, agencias, instituciones y organizaciones, de las cuales las más impor-
tantes son la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos, están convencidas de la
importancia del desarrollo archivístico, existe una tendencia a considerarlos puramente
culturales. Agencias internacionales como el Programa de Desarrollo de las Naciones
Unidas al igual que las agencias como la AID y fundaciones privadas, que inviertan
bastante dinero en asistencia técnica, no los han considerado un área de inversión
productiva. Esta actitud ha sido reforzada con la falla de los mismos países emergentes
en reconocer el valor de la gestión de archivos y de los documentos en el desarrollo
nacional. Lo que no se conoce, no se echa de menos.
Hablando en forma general, se necesitan tres factores para el establecimiento y
conservación de un exitoso sistema de archivodgestión de archivos en los países en
desarrollo: asistencia técnica del exterior que proporcione experiencia, liderazgo y
dirección cuando ésta no se consigue localmente; compromiso de los recursos necesarios
por parte de los mismos países en desarrollo; y personal profesional hábil y entrenado lo
mismo que funcionarios técnicos en cada nación para asegurar la continuidad del sistema
una vez que se haya establecido y para adaptarlo a las necesidades particulares de ese
país, de manera que sea una institución esencialmente nacional y no una importación
extranjera. El CL4 intenta ayudar en estas dos áreas proporcionando consultores, asesores
e instructores a corto plazo y estableciendo escuelas de archivos en las regiones en
desarrollo para el entrenamiento local de personal.
Estas observaciones sobre las contribuciones potenciales de la gestión y la admi-
nistración de archivos al desarrollo nacional seguirá siendo teórica a menos que se tomen
medidas prácticas para crear las instituciones que sean necesarias. Juzgando por la
experiencia de los últimos años, esta reforma será lenta y dificil. Se espera que los efectos
de los pasos que se deben tomar sean acumulativos y que se aceleren a medida que se
165

demuestren beneficios positivos. Es más importante enfatizar -a las agencias que brindan
ayuda y a las autoridades de las naciones en desarrollo- las ventajas prácticas del sistema
de archivos y de la gestión de archivos para el desarrollo nacional, aún estimando los
grandes ahorros financieros o dividendos que se sacan de una inversión relativamente
.pequeña en entrenamiento, personal y equipo. También es importante que se consideren
y controlen primero que todo las propias necesidades de cada país y que el sistema de
archivos y la gestión de archivos se introduzcan como un elemento armoniw dentro de
la estructura nacional gubernamental e institucional. Así el sistema no aparecerá corno
un transplante extranjero sino como un injerto benéfico de los organismos enraizados en
la tierra nativa.
"En cuanto instrumentos degobierno, los archivosson indispensablespara
resolver los asuntos de un pafs. Ir
Charles Kecskeméti

LA CONSULTA ARCHIV~STICA'
Aurelio Tanodi
Si toda la labor archivística gira alrededor del eje: conservar para consultar, la
consulta es el Último eslabón, y fundamental, hacia el cual está dirigida toda la organiza-
ción archivistica. Hay dos clases preponderantes de consulta: una que persigue fines
prácticos y otra culturales o cognoscitivos.
La consulta práctica se relaciona ya con la producción de documentos como
auxiliares administrativos y pcobatorios que registran las actividades de las entidades,
inherentes a sus objetivos y finalidades. Pasados a los archivos, los documentos sirven
para la consulta interna dentro de las entidades de producción a los funcionarios autori-
zados en cuestiones prácticas de índole administrativa, contable y jurídica, y la externa,
que con permiso de las autoridades competentes se presta a las personas físicas y morales
o jurídicas en sus relaciones con las funciones de las respectivas entidades. Las entidades
disponen de procedimientos empíricos, convencionales, y algunas de cláusulas reglamen-
tarias sea para todos los organismos de los poderes ejecutivos de un país, sean específicos.
Los países iberoamericanos no tienen, salvo excepciones, normas legales precisas para
tal consulta. Por lo general, los documentos de archivos administrativos revisten el
carácter de reservados y no están abiertos a todo público.
La segunda clase preponderante de consulta es aquella que se vincula con las
investigaciones históricas. Antes de tratarla más detenidamente, se mencionan otras
clases de consulta que actualmente, poco a poco, se están practicando en los archivos
iberoamericanos, unas con preferencia en los administrativos y otras en históricos.
1. Versi611 extractada de su trabajo "La situaci6n de los archivas iberoamericanos", publicado en el tomo 24
del Jahrbuch fir Gescliichte wn slaat, wirrschafi und Geselischaft Lateimerikas (Colonia: Bohiau
Verlarg, 1987, p. 74-77 y 79).
167

Una de estas clases se efectúa con fines científicc+tecnológicos, no contando aquí
las investigaciones netamente cognoscitivas de la historia, sino más los propósitos
prácticos. Se utiliza sobre todo para ayudar a la elaboración de proyectos. UM clase se
efectúa con fines científico-tecnológicos en programas del desarrollo socioeconómico,
administrativo, político, cultural, etc., especialmente en los países en vías de desarrollo,
los cuales necesitan sistemática planificación para salir de sus condiciones de subdesa-
rrollo. LAS archivos ofrecen valioso material para el diagnóstico de la situación actual al
posibilitar la visión retrospectiva de las causas que tuvieron por efecto las deficiencias
actuales que se trata de subsanar a corto, mediano y largo plazo. En Iberoamérica se
afianza paulatinamente la conciencia de los servicios que pueden prestar los archivos y
se empiezan a consultar sus fondos, pero todavía falta bastante por hacer.
Otras clases de consulta tienen que ver algo con la historia. Una de ellas es la que
se relaciona con la educación, cuando se invita a los estudiantes, preferentemente de los
colegios secundarios y de enseñanza superior, para tomar contacto con los documentos
que ilustran algún acontecimiento o personalidad, que aclaran mejor la comprensión de
la historia y contribuyen a fortalecer la conciencia nacional o social. Tal consulta, si se
hace por medio de exposición de documentos, se extiende a toda la población, la cual
puede instruirse también por los medios de comunicación social, conferencias, etc.,
presentando con letras, imágenes y sonidos los asuntos de interés del pasado local,
nacional o internacional. En algunos ambientes iberoamericanos los archivos realizan
considerables obras de esta extensión; por ejemplo, el Archivo Nacional de Costa Rica,
donde se acude aun a actos artísticos para promover la conciencia archivística y acercar
los archivos al gran público.
A nuestros lectores les interesa, indudablemente, la consulta con fines de investi-
gaciones históticas. Antes de entrar en su problemática iberoamericana, conviene aclarar
o repetir algunos conceptos tratados anteriormente, referentes a la profundidad cronoló-
gica a que hay que llevar estudios del pasado.
Como no hay ningún elemento taxativo que pudiera darnos seguridad para dividir
lo "histórico" de lo reciente que no entra en la esfera de la pesquisa científica, se establecen
ciertos criterios convencionales relacionados con los preceptos metcdológicos, como lo
son dos de mayor peso: el postulado de mayor objetividad posible que se requiere del
historiador y el escrutinio de historia genética en sus relaciones de causa-efecto en la
mncatenaci6n incesante de acontecimientos del desarrollo de la humanidad. Entonces,
por cierta conveniencia, se toman entre 50 y 30 años el término divisorio, que permite
mejor desligarse de la pasión del historiador, sumergido en el acaecer de su vida activa
168

de hombres de su generación y cierta visión de consecuencias que dieron los aconteci-
mientos anteriores.
Pero, un sentido no sólo científico, sino también de cierto tono pragmático impulsa
a la obra historiográfica moderna a acortar las fechas topes a menos décadas y lustros, y
en Última línea llegan hasta el presente. Porque, si la historia estudia el pasado, puede
preguntarse, cuándo termina este pasado. La respuesta es simple: en el momento inme-
diatamente anterior al presente, y el mismo momento presente, al dar paso al próximo
momento presente que le sigue, se sumerge, irreversiblemente, en el pasado.
La idea de aproximar las investigaciones históricas al tiempo actual, está penetran-
do en los ambientes iberoamericanos y con ellos se extiende el problema de consulta a
documentos de fechas recientes, que deben tenerse en cuenta. Sin embargo, conviene
tratar primero la posición tradicional, todavía preponderante, y además hacer referencia
a los conceptos nuevos que se están abriendo el camino.
Indudablemente, las masas más grandes de documentos históricos se concentran
en los archivos creados con la finalidad expresa de conservarlos. En Iberoamérica, los
más importantes archiva de esta índole son los archivos públicos, a saber, los Archivos
Nacionales, llamados Archivos Generales de la Nación, seguidos en su importancia por
los archivos de los Estados federales o provincias autonómas en los países de constitución
federal, como lo son México, Brasil y Argentina, y en cierto aspecto Venezuela, y los
archivas de grandes unidades territorales administrativas en los países de constitución
centralizada, y los archivos históricos municipales de las ciudades. Todos estos repito-
rios reúnen, principalmente, la archivalía de los poderes ejecutivos, pero mucha impor-
tancia revisten los de los poderes legislativos y judiciales, inclusive los documentos
notariales. De los no públicos, descuellan los eclesiásticos de la Iglesia católica, y como
adicionales las selecciones documentales de personas y familias particurales.
Con respecto a la consulta, es una realidad basada en las costumbres y, en muchos
casos, confirmadas con normas legales, que a todos los documentos conservados en estos
archivas tiene acceso todo el público, salvo a los que por una razón fundamentada revisten
carácter de secretos o reservados.
A los investigadores les interesa conocer qué archivos históricos existen en cada
país y la fecha cronológica de su archivalía. Lamentablemente, hay grandes deficiencias
para dar una contestación satisfactoria. Mayores informes facilitan los Archivos Nacio-
169

naies con respecto a las normas legales y prácticas que a las fechas topes'. Complicada
es la cuestión de poder enlistar aquellos archivos sectoriales y centrales, que conservan
documentos de mayor antigüedad, sin transferirlos a los archivos históricos o generales.
Aquí hay diversos procedimientos empíricos y legales.
*
Importante cuestión de la investigación comiste en los procedimientos y facilidades
de la consulta concreta -individual o en equipas-, de los estudiosos. Los archivos de
índole histórica permiten el acceso porque se crean o forman con tal finalidad. Pero, las
condiciones concretas tienen sus fluctuaciones en relación con el otorgamiento de
permiso, los días y horarios de ser abiertos, las salas o locales de consulta, las facilidades
de reproducción o procesamiento de documentos y eventuales préstamos.
2 Sobre las problemas de consulta hay un artículo mío, "Algo sobre el acceso a los archivas de la
cdonización espafiola", editado en Madrid en 1980 por el Ministerio de Cultura, Dirección General de
Bellas Artes, Archivos y BiMiotecas, SuMid6n General de Archivos, tomo 11, p. 265-288.
170

LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y EL CIUDADANO'
Pedro Mpez Gómez
Durante muchos años, la información referente a los archivos públicos, aparecida
en 10s grandes medios de difusión, ha sido escasa, y por lo general restringida a aspectos
muy superficiales, de crónica podríamos decir, o muy eruditos, como los que tocaban la
investigación al uso, limitada a los campos genealógico, artístico o literario.
Por contraste, nos encontramos de repente con un doble fenómeno que conviene
analizar con cierta atención: por un lado, el concepto de archivo como bien cultural, y
por otro, el tratamiento que en un contexto democrático ha de darse a la información
contenida en los archivos.
1. Siguiendo una evolución idéntica a la de otros países de nuestra área cultural,
el concepto de archivo ha sufrido una transformación: hoy no se habla de archivos y
documentos aislados, sino que ambos conceptos se engloban dentro de un todo unitario
que es el patrimonio documental, cuya parte más valiosa y representativa estaría consti-
tuida por el "tesoro documental", especialmente protegido por la legislación, y que como
tal sería un bien cultural que se tendría que poner al servicio de los ciudadanos, tanto para
su formación como para su goce estético e intelectual. Se trata, en realidad, de ampliar
las bases de los sectores que tradicionalmente han venido utilizando los archivos,
especialmente los de carácter histórico, con fines de investigación histórica, literaria,
socioeconómica o científica, proyectando el contenido de los archivos hacia el mundo
exterior, por medio de exposiciones, conferencias, visitas, publicaciones, etc. Ni que decir
tiene que el desarrollo de este fenómeno está en relación directa con el nivel cultural del
país.
2. Por otro lado, los archivos son fuentes primarias de informuciún, y su mayor
1. Del BoIdn de IaANABAD. Madrid: Oct-Dic., 1979. Año XXDC, W 4, p. 35-9.
171

o menor apertura al exterior depende directamente del grado de desarrollo democrático
alcanzado por la sociedad que los posee, y sobre el cual influyen a su vez. Su control, y
la forma en que se efectúa, será un elemento potenciador o represor de la democracia. Si
tomamos un ejemplo clásico, no tienen el mismo significado los archivos de las ciudades
griegas, albergados en los templos, donde se conservaban las leyes al alcance de todos
los ciudadanos, que los archivos de los templos egipcios, cuya misión principal era
recoger lo más exactamente posible los datos relativos a las propiedades del dios, para
poder reconstruirlas de nuevo tras cada inundación.
Es decir, que en función de este doble fenómeno, la "censura" de la información, y
la accesibilidad de los archivos públicos tendrá varios niveles, y la altura de su indicador
puede servirnos para señalizar la mayor o menor permisividad o liberalidad que se ha
alcanzado dentro de una sociedad determinada o, mejor dicho, dentro de la concreción
jurídica más importante de esa sociedad, el Estado.
a) Es indudable que la proteccibn y garantíasdebidasa los individuosen su "vidu,
fumay hacienúa"constituyen un primer nivel, mínimo. Por eso, en ningún país se permite
la consulta de los documentos otorgados ante notario, que es depositario de la fe pública,
por terceros, hasta pasado un plazo de tiempo prudencial, que oscila en tomo a los cien
años, y que permite la desaparición de la generación implicada en el acto protocolario,
que puede ser de una gran privacidad.
También está claro que no puede hacerse pública la documentación contenida en
los archivos de justicia hasta su prescripción, que en España oscila entre los treinta años
para los asuntos civiles y los quince para los criminales. En cuanto a los expedientes
médicos, no es preciso insistir en su intimidad, al menos durante el período de vida del
enfermo.
Un caso especial 10 constituyen los archivos policiales, y la delicadísima cuestión
del tipo de información que deben contener, y en manos de quién va a estar esa
información. Esta pregunta -¿quién va a llevar el control?- es especialmente importante
hoy en día en que el desarrollo de la informática permite almacenar cualquier tipo de
información sobre cualquier persona. Recordemos como ejemplos extremos los archivos
de la policía fascista italiana, que incluían datos sobre el comportamiento y la forma de
pensar política, sexual y religiosa de los ciudadanos fichados, y cuya conservación o
destrucción levantó una enme polémica, pues había nada menos que varios millones de
personas afecta-; o al caso relativamente reciente de los ficheros de la PIDE portuguesa.
Es evidente que el control de estos archivos no puede estar en manos ajenas o para fines
distintos de los estipulados en las leyes elaboradas por los organismos competentes, y
172

suponemos que democráticos. Estos días, sin más, era noticia el robo por parte de un
sector de la milicia boliviana de los archivos policíacos, al parecer con intención de
aprovechar la información en ellos contenida para represaliar a un determinado sector
político del país.
.
b) Un segundo nivel vendría constituido por Iafacilidadde acceso delciudaduno
ntedio a los archivospúblicos, excluyendo los arriba considerados, para la solicitud de
información de carácter general. En este nivel, el mayor o menor grado de democracia
observable presenta una doble vertiente:
Por un lado, por parte de la Administración, está no sólo en las facilidades
proporcionadas a los ciudadanos en cuanto a los servicios prestados, sino en el respeto y
atención que le merezca la conservación y adecuada instalacióli de las actas públicas (en
sentido general), que custodia y produce el personal que se dedique a estos menesteres y
al tratamiento y descripción en los adecuados instrumentos de búsqueda que permitan
una fácil recuperación de la información y un rápido servicio al público.
Y por otro, por parte de los individuos, la conciencia de que los archivos públicos,
en cuyas actas quedan debidamente reflejados los derechos y deberes de los ciudadanos,
tienen la misión específica de conservarlas debidamente y servirlas a los interesados
dentro de los pla~os prudenciales y de las garantías debidas a terceros que apuntábamos
anteriormente. No olvidemos que la publicidad de los actas privados constituye una de
las funciones principales de muchos organismos oficiales, como los Registros de la
Propiedad, los Catastros de Hacienda, etc., mediante el pago de un canon al Estado o a
los Ayuntamientos.
c) Por Último, el ucceso confines de estudio o investigacibn a la documentación
pública, constituye un tercer nivel. Es evidente que los papeles del Estado, una vez
seleccionadas y tras un tratamiento adecuado a su paso por los depósitos intermedios,
cuyo proceso no viene al caso analizar en este momento, deben ir a parar a los Archivos
Históricos, para ponerse al servicio de la investigación científica e histórica. Aquídeberán
permanecer a disposición de todos los ciudadanos, que podrán obtener en cualquier
momento, además de la posible consulta, la copia, reproducción o certificación que
precisen. Ni que decir tiene que en este nivel es donde queda clara constancia del papel
quela cultura y los bienesculturalesocupanen la sociedadde quese trate. Lacomparación
de nuestros Archivos Históricos Provinciales con los Archivos Departamentales france-
ses, en nuestro caso, es lo suficientemente explícita como para no necesitar comentarios.
En resumen, la evolución del concepto de archivo público se ha aliado a una mayor
democratización del concepto de archivo como un bien cultural, y ambos conceptos
173

inciden sobre una mayor apertura y liberalización en el acceso a la documentación, no
s610 para el estudioso investigador, sino al ciudadanoen general, mediante los adecuados
dispositivos legales. Esta apertura, que celebramos, es consecuencia de una mayor
democratización, y a su vez, una condición para su afianzamiento.
“El deseo de transmitir a la posteridad su nombre y sus hechos es natural
en el hombre, cuya limitada exktencia no se aviene con las ideas de
inmortalidad que abriga su ahna. EL hombre vive para el porvenir; desea
prolongar su memoria más allá 4ie los límites de la vida y este deseo es
fecundo en útiles resultados. La insthción de los archivos no es, pues, una
creacidn de las sociedadesmoderna.
174
Remedios Rey de las Peiias

PERFIL HUMANO DEL PERSONAL DE ARCHIVOS'
Federico Castro Nevares
Creo interesa reflexionar un poco acerca de si por debajo de la diversidad de
capacitación de especialidades y de ocupaciones cabe suponer o exigir en quienes se
desempeñan en archivos, en nosotros, calidades básicas comunes.
Puesto que el sujeto de toda actividad humana es siempre la persona, es evidente
que cualquier quehacer depende de la virtud y destreza de sus agentes: a un máximo
estamos en esto todos obligados.
Pero en concreto, ¿qué?
En primer término, considero fundamental que nuestro trabajo sea un fruto de
elección. Tan importante me parece esto que casi me animaría a sostener que todo intento
de reforma o racionalización administrativa -en nuestro país, siempre renovado, esto es,
en cierta forma siempre frustrado-, de la que la mejora de los archivos es un aspecto, para
no fracasar debería partir, en cuanto primer factor a considerar respecto al personal, del
deseo de todos y cada uno de los empleados, lo cual en un censo o encuesta se traduciría
en una pregunta de este tenor: "Usted que trabaja en esto o esto otro, ¿lo quiere realmente,
en serio y a fondo?"
¿Queremos así nosotros nuestro papel en el mundo de los archivos?
Ahora bien, como siempre hay gente veleidosa, en segundo lugar debemos poder
discernir, por así decir, los espíritus: la seriedad de una vocación electiva supone, además
de aparente inclinación y gusto, específicas aptitudes, esto es, condiciones reduplicativa-
mente tales.
1. En Revista delArchivoGeneralde IaNación. Buenos Aires: 1977, N* 6, pp. 115-1 17.
175

¿Cuáles son esas notas humanas distintivas que armonizan con un cotidiano
entretenerse con los documentos de archivo? Un mínimo de salud psic@fisica, algo de
inteligencia, ciencia y arte, y mucho de una sinfonía o tonalidad espiritual especial. De
tales aspectos, nuestra salud no es ahora cuestión: para ayuda y prueba de ella, por lo
demás, están médicos y, eventualmente, psiquiatras y otros especialistas semejantes. Por
&o lado "Natura" nos da inteligencia, y estamos presuponiendo ésta; "Salamanca" -o el
doctor Tanodi y los suyos, y sus epígonos- nos prestan ciencia y arte, y esto nos ocupa.
Pero lo fundamental es dar el tono espiritual justo, en la cuerda propia de cada uno;
aunquedicha "espiritualidad" quizá se alimenta de innatas aptitudes y temprana cultivos,
así como de secretas afinidades, es ella una responsabilidad nuestra, íntima e intransferi-
ble. Porque importa e incide, y es nuestra carga, me ha parecido Útil ocuparme aquí un
tanto de lo que cabría denominar el "perfil humano básico" del personal de archivos.
Una virtud primera es la humildad; sólo los humildes pueden dedicar todos sus
esfuerzos a conservar los testimonios de la actuacián de otros, para brindarlos luego a
otros terceros; es propio de los sencillos y pequeños dar sin hacerse ver. Simplemente,
ocurre que quien se mueve en el ámbito de la administración de documentos no puede
dejar de advertir que el mundo no empieza ni acaba con él, porque se ve eslabón -sea lo
preciso que fuere- de una cadena histórica ininterrumpida.
La solidaridad tanto afectiva como efectiva es también una actitud que se deriva
naturalmente del quehacer archivístico. ¿Acaso no es que una pieza documental sólo
alcanza su pleno relieve y significación en el conjunto orgánico que es la archivalía? La
trayectoria "vital" de los documentos exige por lo demás hoy más que nunca la real
colaboración de cuantas personas tratan con ellos: el éxito en la común empresa de los
archivos será de todos o de ninguno, y en su trabajar con los testimonios del pasado más
o menos reciente los archiveros sirven a la comunidad presente y a las generaciones
futuras, por 10 que su corazón está abierto indefinidamente en el espacio y en el tiempo.
Cuanto somos "administración" corresponde estemos en posición de servicio. Sin embar-
go la "seMcialidad" de los archiveros es peculiar, y tiene rasgos acentuados: ella se
se satisface en una generosa entrega, en un brindar entero en las circunstancias que se
requieran, proporcionar el documento o la información en la mejor forma dentro del
menor tiempo, y sólo aspirar a obtener como recompensa el poder servir siempre con
mayor eficiencia a la administración y al gobierno, a través de archivos más perfectos, a
las personas afectadas en su derechos y legítimos intereses, a los estudiosos y a la
comunidad entera.
Además de la trilogía reseñada -humildad, solidaridad y servicialidad-, otras
176

muchas cualidades deben lucir en el personal de archiva. Para no extendernos demasiado
harema mención aquí tan sólo de algunas de ellas: laboriosidad, perseverancia y
paciencia en el tantas veces arduo y fatigoso quehacer diario; discreción o reserva frente
a la confidencialidad y el secreto; temperancia a fin de no dejarse llevar absolutamente
por sus entusiasma; falta de espíritu de lucro; sentido de la justicia y trato equitativo a
.todos los usuarios de los servicios que se brindasen; fortaleza para sobreponerse, sobre
todo en nuestro país, a las circunstancias adversas y, sintéticamente, prudencia.
Quizás habría mucho más por decir, en este apartado, pero sólo he pretendido
delinear aquí grandes rasgos del perfil humano del personal de archivos: la valoración de
éste nos ha llevado a exigir de él casi todas las virtudes. Tal vez se ha exagerado un poco,
pero pienso que no es totalmente disparatado pretender que quienes son responsables de
los valiosos testimonios documentales del hombre sean hombres valiosos.
"El archivero entra con fiecuencia en contacto con documentos y testimo-
nios que tocan la buena fanur, la intimidad o los intereses más sagrados
de las personas. A éJ por tanto, le están prescritas aquellas normas de la
cautela o del sigilo profesional que un abogado o un sacerdote están
obligados a mantener."
177
Armando Nieto Vélez, S J.

"cuvildo en que por
archiveroa donAnfonio
mozu 'On
de 4Q0pesos"
NOMBRAMIENTO DE ARCHIVERO'
En este cavildo se propuso por los señores alcal-
des ordinarios a los demás señores capitulares cómo
les parecía justo y arreglado en nombrar una persona
inteligente y de havilidad en manejo y asunto de
papeles para que ésta con el título y nombre de Archi-
vero pudiese tener a su cargo y cuidado todos los libros
y papeles pertenecientes a este Mui Ylustre Cavildo
en atención al desgreño y desarreglo en que ha estado,
pues no se encuentra muchas vezes todo aquello que se solicita a causa de no haver quién
dé puntual razón de ello, y que en esta virtud les parecía era necesario y conveniente elegir
una persona idónea para este cargo de archivero. Oída la propuesta de los señores alcaldes
por los señores capitulares trataron y confirieron la materia y resolvieron unánimes y
conformes ser mui útil y conveniente que haya un archivero a semejanza de todos los
demás tribunales, que tenga aseados todos los libros y papeles tocantes y pertenecientes
a este Ayuntamiento; por todo lo que concurriendo en la persona de don Antonio de
Somoza todas las calidades de idoneidad y suficiencia para obtener el cargo de archivero
como así 10 tiene manifestado a este Mui Yiustre Cavildo en unos mapas de los proprios
de la ciudad que tiene formados así para Su Excelencia, señor Visitador y Real Acuerdo,
fuera de la particular y utilísima obra que acaba de concluir en los dos yndices generales
alfabéticos en que recopila todas las cédulas, provisiones y actas capitulares que encierra
dicho archivo y traslado de algunos libros que parecían inútiles por 10 ininteligible de su
letra, de suerte que para que/f. 40l/dicho don Antonio tenga el salario correspondiente a
este trabajo le señalan Sus Señorías el de quatrocientos pesos anuales que le deberá
satizfacer precisamente el Mayordomo de la Ciudad por meses para su subsistencia
quedando obligado éste a cumplir todas las calidades siguientes:
1. Archivo Histórico Municipal de Lima. Libro de cabildos NQ36, f. 401401 v. Publicado por Ada Arrieta
Alvarez bajo el título de "Un archivero del siglo XVIII: don Antonio de Somma", en el BoIerín de la
Asrociación Peruana dedrchiwros. Lima: 1976, NQl. p. 25-26.
178

Tener en todo tiempo el archivo coordinado para dar puntual razón de qualquiera
cédula, provisiones y demás papeles de que consta dicho archivo. Poner en limpio las
actas capitulares y pasarlas a los yndices generales en sus respectivas letras. Trasladar las
consultas y demás ynformes que haga este Cavildo entregándoselas al portero de turno
para que tome las firmas de las señores, llevando un libro aparte de los referidos ynformes
y cbnsultas para que en todo tiempo conste. Trasladar el tomo sexto de cédulas que al
presente se halla inservible y en lo sucesivo escribir todo lo que sea perteneciente a este
Cavildo, para lo que asistirá no s6io en los días de cavildo sino también en las que el
portero le avisase. Y en esta forma se le hace por dichos señores capitulares este
nombramiento con la calidad de que haya de ocurrir precisamente al Superior Gobierno
por su aprobación con el oficio correspondiente que se hará por este Mui Ylustre Cavildo".
[Lima, 5 de octubre de 17811
"Para ser profesional, el trabajo archivístico debe ser disciplinado."
179
Theodore R. Schellenberg

CODIGO DEL ARCHIVERO
El archivero tiene para con la sociedad la obligación moral de mantener la evidencia
de cómo ocurrieron realmente los hechos, y de tomar todas las medidas necesarias para
la conservación física de los documentos valiosos. Por otra parte, está obligado a no
invertir fondos en la conservación y cuidado de asuntos que no tengan valor significativo
y duradero.
El archivero debe tener en cuenta que al seleccionar documentos para su ordena-
miento y conservación, él actúa como agente del futuro ya que le toca escoger lo que ha
de quedar como herencia del pasado. Por tanto, y hasta donde se lo permitan su alcance
intelectual, su juicio y su experiencia, debe mirar siempre a las necesidades futuras,
tomando sus decisiones de manera imparcial, sin atender a ideologías políticas o a
inclinaciones personales.
El archivero debe hallarse siempre vigilante para proteger la integridad de los
documentos puestos bajo su custodia, guardándolos contra violaciones, alteraciones o
hurtos; debe protegerlos contra daños físicos, ya sean ocasionados por el fuego, la
excesiva exposición a la luz, la humedad o la sequedad; y mirar cuidadosamente para que
el valor y condición de los mismos RO sufra menoscabo con motivo de su catalogación,
ordenamiento y uso.
El archivero deberá tomar todo empeño para facilitar, en la forma más amplia, e!
acceso a los archivos para todo aquello que se relacióne con el interés público; pero deberá
ceñirse estrictamente a cualquier dispsición que limite o restrinja su uso. Dentro de los
límites de su presupuesto y de acuerdo con las circunstancias, deberá trabajar sin descanso
por la mayor difusión y publicidad, haciendo que los documentos bajo su custodia sean
fácilmente conocidos por todos aquellos a quienes pueda interesar, ya sea mediante
publicaciones o a través de consultas personales.
El archivero atenderá cortésmente y con espíritu de servicio y colaboración a toda
solicitud sensata; pero no perderá su tiempo contestando dctalladamente preguntas
frívolas o irrazonables. No deberá poner obstáculos a quienes deseen consultar los
archivos, sino que por el contrario, tratará de ahorrarles tiempo, facilitándoles cuanto sea
180

posible su trabajo. No deberá, desde luego, discutir inútilmente con un consultante las
investigaciones y hallazgos que hubiera realizado otro; pero cuando dos o más personas
coincidan en la indagación de un asunto, podrá informar adecuadamente a uno respecto
al trabajo de los otros.
El archivero no deberá sacar provecho de ninguna explotación comercial relacio-
Mda con los documentos confiados a su guarda, ni deberá negar a otros cualquier
informaci6n que 61 hubiese obtenido como resultado de su trabajo con ánimo de llevar a
cabo privadamente sus investigaciones profesionales. Podrá, sin embargo, sacar legitima
ventaja de su posición favorable para desarrollar su interés profesional hacia la investi-
gación hist6rica o de otra índole.
El archivero está en libertad de comunicar a sus colegas los resultados de las
investigaciones realizadas por 61 o por la oficina a su cargo, y que constituyan aporte a
un mayor conocimiento en materia de archivos. Del mismo modo, deberá dejar a su
sucesor un registro completo y fiel de todos los documentos en custodia, así como de la
organización y el ordenamiento de éstos.
Wayne C. Grover
Archivero de los Estados Unidos
(1948-1965)
NORMAS DE MORAL ARCHIVERA
1 El archivero ha de cuidar los documentos como a la nifia de sus ojos; tener la
convicción de que esos papeles son el más preciado tesoro de la comunidad puesto por
el Estado bajo su custodia.
ii Los documentos son corno las libros que si no se manejan con cuidado se
deterioran y finalmente se acaban, perdiéndose, así, piezas de inestimable valor.
iii Un archivo cercenado por la maldad del hombre o por su incuria q ue en el
elemento culto es también una maldad- es como un ser humano mútilo de sus extremi-
dades superiores.
iV Los archivos se amputan cuando les hurtan piezas de sus fondos, cuando se les
hace pasto de las llamas, cuandose desglosan sus legajos con fines inconfesables, cuando
se exponen los manuscritos a la acción de sus enemigos irreconciliables: la humedad, el
181

viento, la insolación y los destructores bióticos: bacterias, hongos, insectos (termites) y
roedores.
¡Cuán triste es contemplar un archivo con los muñones sangrantes!
V El archivero-director, jefe, es el maestro y como tal ha de conducirse. Debe
tratar a los subalternos como discípulos, ya que ellos son alumnos de una gran escuela
que enseña para la vida.
El archivo es un plantel en que la experiencia se cuenta por siglos.
Allí está almacenada la historia de la patria, desde que ésta floreció en el territorio.
Las ciencias archivológicas son tan amplias y tan complejas que la vida es corta
para llegar al perfecto dominio de las mismas. El título universitario y los años de servicio,
son antes que una patente de reposo, el compromiso formal para redoblar el estudio y
aumentar el espíritu de superación.
Vi El archivero-subaltemo no ha de perder un instante las enseñanzas que recibe,
ya que a él le reserva el futuro la misma función que hoy ejerce el directivo que lo instruye
y manda.
Vi1 El público no nace aprendido, es menester formarle una conciencia archivísti-
ca, a fin de que interprete cabalmente la función de los archivos y el papel de los
archiveros.
ViiI Todo el que llegue a las puertas de un archivo debe ser recibido con amplitud.
investigador, historiógrafo, funcionario público, periodista, catedrático, estudiante, cada
uno con su inquietud inquisitiva y todos con la esperanza de hallar 10 apetecido, no han
de ver en el archivero a un competidor que les escamotea las noticias para retener
primicias o bien guardados secretos documentales, sino al guía que franquea el camino,
que hace luz para la busca segura.
IX El público ha de corresponder al archivero de acuerdo con la altura de su
misión; seguro de que el archivero es un maestro de la vida, un sacerdote de la historia,
el custodio de la memoria de los pueblos, un servidor, no un sirviente.
X Un Estado consciente del valor de los archivos y celoso del rol histórico-social
que cumplen los archiveros, no puede menos que dar a los primeros la protección que su
altor reclama, y a los segundos el rango que se merecen.
182

Las grandes metas de un gobierno bien orientado no pueden ser otras que: paz,
administración, sanidad, educación y archivos.
MÁXIMAS PARA EL ARCHIVISTA
TODO BUEN ARCHIVISTA:
Mario Briceño Perozo
1 Se deleita con el cautivante mundo de los archivos sin dejar de identificarse
con el mundo de hoy.
ii Se esfuerza porque su archivo proteja por igual los derechos y bienes de todos.
íII Ejerce con entusiasmo su carrera y afronta con opthismo suscambiantes retos.
iV Es leal a las jerarquías del archivo y respeta la integración y especialización
en el trabajo.
V Aprovecha las oportunidades académicas para actualizarse en los nuevos
avances archivísticos.
Vi Protege los archivos con la misma celeridad y celo con que defiende su buen
nombre.
Vi1 Respeta a los investigadores y escritores y da apoyo a su creatividad.
ViII Atiende los anhelos de cada usuario del archivo y acata su preferencia por el
anonimato.
K Acelera el flujo de datos y documentos, como buen profesional de la información.
X Entiende que la necesidad y la prudencia aconsejan una protección especial
para ciertos documentos.
XI Guarda las antiguas tradiciones de la archivística y sigue a sus'pioneros y
maestros.
183
Gaston Litton

PRIMERA REUNI6N INTERAMERICANA
SOBRE ARCHIVOS
Declaración de Principios
Los documentos, públicos o @vados, son la fuente informativa primera sobre el
desarrollo económico, político y social de una nación, y constituyen por lo mismo UM
parte inapreciable de su patrimonio cultural.
Los documentos públicos son propiedad del pueblo y por delegación del pueblo los
administra el gobierno. No pueden ser extraídos de la custodia archivística por nadie, y
cuando se hacen superfluos a510 podrán ser eliminados con aprobación de las autoridades
archivísticas.
Los archivos son las instituciones específicamente previstas para la conservación,
organización y servicio eficaz y económico de los documentos, UM vez que éstos han
cumplido su función activa.
Losarchivos, en consecuexia, cumplen una misión indispensable en toda sociedad,
y ninguna otra institución puede subrogarlos en esa misión.
Los archiveros son los profesionales directamente encargados de hacer posible el
cumplimiento de los propósitos de conservación, organización y servicio de los docu-
mentos públicos y privados en los archivos.
Los archiveros tienen el deber de cumplir este encargo en forma responsable, no
atenidos a preferencias personales sino de acuerdo con las definiciones y tknicas
objetivas de la profesión archivística.
Los gobiernos tienen, para con los archivos, el deber de dotarlos de todos los medios
necesarios para el lleno de su función específica.
Los gobiernos tienen, para con los archiverm, el deber de proveer a su formación
y dignificación profesional, acordándoles un tratamiento conforme con la misión que
desempeñan en la sociedad.
184

Los pueblos tienen el deber de exigir a im gobiernos, a los archivos y a los
archiveros el cumplimiento de sus funciones conducentes a la conservaci6n, organización
y servicio del patrimonio documental, y a prestarles todo apoyo para que esas funciones
se cumplan eficazmente.
Wash~ngton, D.C., 26 de octubre de 1961
"Por el niero hecho de existir, los archivos constituyen mo de ~ spar~~~ie-
tros importantes de la conciencia colectiva de una nacidn. "
185
Oscar Gauye

VALOR Y FUNCI~N DE LOS SISTEMAS
NACIONALES DE ARCHIVOS PARA EL DESARROLLO
SOCIOECON~MICO Y CULTURAL DE UN PAÍS'
La tramitación de los actos administrativos se materializa en documentos, cuya
conservación interesa por igual a la administración y a los administrados: primero, como
garantía de mutuos derechos y deberes; pasado el tiempo, como testimonio de la gestión
administrativa.
Tal es la razón de ser de los archivos, considerados hoy como verdaderos centros
neurálgicos de cualquierorganización, cuya funciónessimilar a la quecumple la memoria
en el organismo humano. De esta consideración se infiere el valor y la justificación de
los archivos, memoria colectiva de la institución. Por consiguiente, un buen sistema de
archivas y una acertada administración de documentos suponen para cualquier entidad
la seguridad de disponer de un eficaz instrumento de trabajo al servicio de sus objetivos.
Por lo que se refiere a la cultura, la existencia de los archvos es ya en sí misma un
fenómeno cultural. La riqueza de éstos, su valor histórico, su estado de conservación, la
intensidad con que se consulta y principalmente la atención que merecen a los poderes
públicos son los índices más expresivos del desarrollo cultural de un país.
En países de una rica tradición histórica, como son los de América Latina, el paso
del tiempo ha ido acumulando una gran riqueza documental producida por las institucio-
nes que actuaron en sus respectivos territorios. En el transcurso de los años estas
instituciones han desaparecido o se han transformado en otras que, a su vez, siguen
produciendo documentación. El conjunto de los papeles antiguos y modernos constituye
una unidad en la que se encuentra acumulado un caudal de vida y de experiencia que no
debe ser desperdiciado y que hay que aprovechar al máximo en beneficio de la comunidad
social del propio país.
1. En BoletlnlntemmericarrodeArchivos. Córdoba, RepúblicaArgentina:CIDA, 1977. Vol. N, p. 148-150.
186

El desarrollo es ante todo promoción de las riquezas potenciales partiendo de lo
que ya existe; supone la utilización mejor y más racional de las posibilidades humanas y
fkicas que ofrece un país.
Ninguna institución está en mejores condiciones que los archivos para suministrar
los datos necesarios para la elaboración y ejecución de un plan, pues en ellos se ha ido
acumulando la información de todos los aspectos de la vida nacional; a ellos van a parar,
en series continuas y ordenadas de datos las experiencias positivas o negativas. Por
consiguiente, los archivos deben ofrecer las premisas o antecedentes indispensables para
la formulación de una política de desarrollo, su planificación, reforma o modificación y
proporcionar, a los gobiernos, las condiciones para mantener y mejorar la eficacia de los
servicios administrativos, con lo que se evitará la repetición innecesaria de costosos
esfuerzos.
Lo mismo puede afirmarse en el aspecto social de la vida de un país: el hombre,
desde que nace hasta que muere va dejando huella de su paso en documentos oficiales:
registros de nacimientos, de matrimonios, de defunciones. Las relaciones del hombre con
el Estado son cada vez más amplias y abarcan más esferas de actividad como enseñanza,
sanidad, etc., que se reflejan también en documentos: certificados de estudios primarios,
títulos de bachillerato o de estudios universitarias, cartillas de seguridad social, permiso
para conducir, pasaportes, carnets de sociedades, etc. Todo ello produce una documenta-
ción de indudable interés personal, pero que trasciende este interés para alcanzar un valor
general porque permite conocer y estudiar la comunidad social en que está inserto el
individuo.
Los archivos, tal como han sido descritos, desempeñan funciones esenciales al
servicio de la sociedad moderna. Están llamados a satisfacer las necesidades de sus
usuarios en cinco áreas distintas, a saber:
a) Comprobar y asegurar la continuidad de los derechos e intereses del Estado y
de las personas, físicas o morales;
b) Proporcionar a la administración un instrumento eficaz para el cumplimiento
de sus funciones, así como para la planificación del desarrollo;
c) Ofrecer a la investigación científica la fuente primaria de información;
d) Servir a las necesidades de la enseñanza en todos sus niveles y ramas;
e) Poner a la disposición de los medios modernos de comunicación social la
peculiar variedad, riqueza y calidad de su información.
187

El interés cada vez más creciente por la historia hizo que el concepto de archivo se
restringiera al dominio de la investigación histórica.
La intervención cada día mayor del Estado en los diversos aspectos de la vida social
e individual, juntocon el desarrollo de las nuevas técnicas de la reprografia, ha conducido
a la administración a una producción cada día más abundante de papeles. Hasta tal punto
que se llegó a perder el control sobre la creación, flujo, organización, conservación y
utilización de UM documentación cuyo volumen no cesaba de aumentar. En consecuen-
cia, los archiveros no han tenido oportunidad de ocuparse del aspecto administrativo de
los papeles que custodiaban y se perdió, en la administración, la costumbre y la capacidad
de servirse de otros documentos, distintos de los comentes, los cuales se suelen guardar
al alcance del funcionario en forma de expediente de trabajo.
Las nuevas tendencias de la investigación en las diversas ramas del conocimiento
han ejercido sobre los archivos una fuerte demanda de documentación contemporánea.
Al mismo tiempo surgió un movimiento de reforma de las estructuras, racionaliza-
ción y agilización de los métodos de trabajo de la administración pública, cuya eficacia
tradicional se encontraba muy disminuida.
Estos dos hechos han llevado a una reconsideración del concepto de archivo a fin
de que se vuelvan a incluir en él los dos aspectos: el administrativo y el cultural.
Así el doble papel tradicional del archivero ha sido restablecido y consolidado en
forma nueva. Ya no sólo tiende a satisfacer las solicitudes de los historiadores sino que
está llamado a cooperar con el Gobierno en la tareas administrativas y a atender a las
necesidades de otros grupos de usuarios, como los investigadores en todas las ramas del
saber, los educadores y los especialistas de los grandes medios de comunicación.
La administración de documentos asegura la organización racional del enorme
volumen de papeles en constante aumento. Sólo a partir de aquí es previsible una
recuperación de la información valiosa de datos actuales que contienen los archivos
administrativos. Además la adminislración de documentos supone su clasificación, y lo
que no es menos importante, su periódica transferencia. Esta función es absolutamente
necesaria para descargar dichos archivos de los documentos que han prescrito y, previa
su selección, transferir a la custodia de archivos intermedios o definitivos los documentos
que merecen una conservación permanente por su valor informativo.
Las funciones, que la evolución conceptual y práctica de la archivología señala a
los archivos y a los archiveros, exigen también una revisión radical del concepto de
188

accesibilidad. El derecho a la lnf~mación impone la modificaci6n de normas obsoletas
y el establecimiento de las más amplias facilidades para el consultante de los archivos.
En conclusión, es evidente que los servicios nacionales de archivos, por la importancia
de sus fondos y de las funciones que hoy le competen, deben tener a la vez el
'propósito y íos medios necesarios para desempeñar un papel preeminente en el proceso
del desarrollo de cada país. Para poder cont~buir efectivamente a esta tarea los archivos
necesitan los recursos humanos, económicos y técnicos que se requieren para la eficaz
conservación, defensa y utilización del patnmonio documental del país.
Reunibn Regional de Expertos para el Desarrollo de los Archi-
vos Nacionales en Aniérka Latina. UNESCO, Bogotá, 29 de
marzo - 2 de abril de 1975.
"Elsen4ci0, en tiltima instancia, es la más hportante fUnci6n delarchivo.
De nada servirán todos los documentos, por niuy valiosos y antiguos que
sean, si no van a ser usados. "
189
Mario Cárdenas Ayaipoma

MARCO DE REFERENCIA DEL PROGRAMA DE GESTI~N
DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS'
Programa General de Información y UNISIST
Unesco
2.1 En términos generales la información está considerada actualmente como un
recurso básico indispensable para el desarrollo nacional, y diversos programas en curso
hacen hincapié en cienos tipos de información particularmente Útiles al respecto. Sin
embargo, pocos de esos programas conceden la necesaria atención a una de las fuentes
de información más fundamentales y más pertinentes en toda sociedad, pasada y presente
-a saber, los documentos y los archivos, sobre todo los gubernamentales-.
2.2 En ese contexto, por información debe entenderse la información registrada,
que a su vez, y para mayor comodidad, puede clasificarse en dos categorías: la informa-
ción publicada y la inédita. A la primera categoría pertenecen los libros, los artículos, los
informes y los estudios técnicos, es decir todos los materiales generalmente compilados
y puestos a la disposición del público por las bibliotecas y los centros de documentación.
A la segunda categoría pertenecen, por regla general, los documentos, los archivos y los
manuscritos. Los materiales cartográficos y audiovisuales -mapas, planos, gráficos,
películas, discos fonográficos, cintas magnéticas, etc.- pueden ser publicados o inéditos,
y son compilados o adquiridos, según el caso, ya sea por las bibliotecas o por los depósitos
de archivos.
2.3 Como los documentos y los archivos son a la vez los instrumentos y los
subproductos de procesos administrativos, los conceptos y las definiciones legales de
1. En Informe Final JSegunaá Consulta rde Eqertos sobre el RAMP (RAMPII). Berlín Occideniol, 9-11 de
junio& 1982. París: ünesco J PGI y UNISIST, i!X&
p. 47-51: Anexo IV.
190

estos términos varían de un país a otro y, según las épocas, dentro de un mismo país. Para
los fines del W P ,
se utilizarán las definiciones de trabajo siguiente:
2.3.1 Documento -toda información registrada, independientemente de su forma
o de sus características materiales, elaborada, recibida o conservada por una
institución u organización en el desempeño de sus funciones.
Así concebido, el término "documento" comprende, por tanto, no sólo las formas
tradicionales de los documentos escritos, sino además toda documentación audiovisual,
cartográfica y legible por la máquina, publicada o no, siempre que esa documentación
tenga una relación próxima o lejana con el desarrolio de las actividades de una institución
u organización. Esta definición de los documenta excluye normalmente las copias no
oficiales de documentos que se conservan s610 por conveniencia o como referencia, las
existencias de publicaciones y documentos sometidos a ~atamien&o, y los materiales de
biblioteca o museo conservados únicamente para referencia o para ser expuestos.
2.3.2 Gestión de documentos -esfera de la gestión administrativa general encami-
nada a conseguk la economía y la eficacia de las operaciones con vista a la
creación, mantenimiento y utilizacibn y, por último, la eliminación de los
documentos.
El concepto de gestión de documentos abarca así todo el ciclo de utilización de los
documentos, desde su creación o recepción por cualquier oficina hasta su eliminación
cuando dejan de ser necesarios para el desempeño de las funciones corrientes de una
organización o institución. La eliminación final de un documento depende de la evalua-
ción de su valor y de su utilidad potenciales, y puede adoptar la forma de una transferencia
a un centro de documentos (depósito term medio) para su almacenamiento temporal, de
una transferencia directa a un servicio de archivos, de una donación a un depósito
habilitado, de fotocopiado antes de su destrucción o, en Última instancia, de su destrucción
definitiva.
2.3.3 Archivm -todo documento no corriente (que haya dejado de ser necesario
o de utilizarse en el desempeño de las funciones ordinarias) de una institu-
ción u organización, que se conserve o deba conservarse debido al valor
permanente que tenga el documento.
Esta definición de archivos se limita a los documentos no corrientes que tengan un
valor permanente, tanto si están como si no están en un dep6sito de archivos. Aunque el
drmino "archivos" se emplee frecuentemente para designar también los depósitos donde
191

se conservan esos documentos, o incluso los servicios u organismos encargados de
administrarlos, para mayor claridad estas dos nociones se denominarán "depósito de
archivos" y "organismo de archivos" o 'kervicio de archivos". La noción de valor
permanente de los documentos no corrientes engloba el valor que tiene para la institución
pra el logro de sus propios fines -de orden administrativo, jurídico o fiscal- y para la
protección de sus propios derechos e intereses, así como de los derechos e intereses de
aquéllos a quienes representa y sirve. También engloba el valor que tienen para los
usuarios ajenos a la institución -valor histórico y valor para los fines de investigación o
referencia, debido a la gran diversidad de las informaciones contenida en los documen-
tos-.
2.4 Finalmente, dado que la gestión moderna de documentos es el resultadodirecto
de la experiencia adquirida en materia de archivos, al término "desarrollo de los archivos"
utilizado en este documento se aplicará tanto a los programas y servicios de gestión de
documentos como a los de administración de archivos.
2.5 La utilización de los documentos y archivos y el reconocimiento de sus
múltiples valores no constituyen un fenómeno reciente. Históricamente hablando, el acto
mismo que consiste en registrar informaciones surgió de una necesidad institucional a
saber, la administración-. Durante mucho tiempo se ha sostenido que la escritura fue
inventada para satisfacer las necesidades, no de los intelectuales o de los científicos, sino
de los administradores -de esos funcionarios que administraban los bienes y dirigían los
asuntos ordinarios de los reyes, sacerdotes y mercaderes de las civilizaciones urbanas de
la antigüedad-. Los documentos institucionales son indispensables para el funcionamien-
to de toda sociedad organizada, y aunque se agote su utilidad y significación inmediata,
siguen conservando su valor como pruebas de las transacciones y como fuentes esenciales
para la comprensión de la historia humana. En realidad gracias a la existencia de esos
documentos escritos se ha podido hacer tradicionalmente la distinción entre los tiempos
"prehistóricos" y los tiempos "históricos".
2.6 Sin embargo, la importancia de los documentos y archivos reposa menos en
su antigüedad que en la primacía que siguen teniendo entre todos los tipos de información
registrada. Su importancia como parte integrante de todas las sociedades organizadas
hasta el presente quizá encuentre su mejor ilustración en los países que han accedido a la
independencia durante el proceso de descolonización que siguió a la Segunda Guerra
Mundial. Un eminente jurista internacional, que se ha ocupadode los problemas, derechos
e intereses de esos países, escribe:
Aunque pueda concebirse un Estado sin marina de guerra, por ejemplo, es
192

imposible imaginar uno sin moneda, sin tesoro, sin fondos y sin archiv os...
quec~stituyen ... los bienesdel Estado más esenciales y generalizadas, hasta
tal punto que puede afirmarse que son parte de la propia existencia del
Estado*.
Sería dificil resumir mejor que 61 el valor y la utilizaci6n de tales archivos:
Lasarchivas estatales, celosamente conservados, son el medio indispensable
para la adminisiracih de una comunidad, Registran la gestión de 1s asuntcis
estatales y a la vez permiten que ésta se lleve a cabo, al mismo tiempo que
constituyen los repliegues de la historia de la humanidad; por consiguiente,
son tan Útiles para los investigadores como para los administradores. Sean
secretos o públicos, los archivos representan un patrimonio y un bien público
de los que el Estado asegura generalmente su carácter inalienable e impres-
criptible3.
2.7 Hoy día casi todo el mundo reconoce que los archivos son indispensables para
que la conciencia y la identidad nacionales puedan manifestarse, y que constituyen un
elemento vital del patrimonio cultural de las Estados. Por esa razón, la mayoría de los
países han adoptado disposiciones relativas a 10 que con frecuencia denominamos como
sus "archivos históricos". Pero son relativamente escasos los países que han reconocido
cabalmente las relaciones decisivas que existen: 1) entre las documentos que hoy día
crean, reciben y utilizan, y sus archivas históricos, y 2) entre sus documentos, actuales y
semiactuales, y sus necesidades y políticas de información en general. Estas relaciones
pueden expresarse mediante algunos postulados:
2.7.1 Las gobiernos tienen necesidades -y recursos- de información que deberían
ser objetos de prioridad en el programa de la Unesco encaminado a ayudar
a sus Estados Miembros a establecer sistemas y servicios de información.
2.7.2 La mejor manera de satisfacer muchas de las necesidades básicas de infor-
2 Huitieme rappori sur Ia succession d'Etats danr les mat2ra mires que les traités. Projet d'articla sur
la succession MU biem d%ta~ accompagné de canmentaires, por Mohammed Bedjaoui, rapporteur
spéual, document AKN. 4/292, de fecha 8 de abril de 1976, pág. 36.
Eighth Repoti om Suecessiion of stoles in Respect of Matters oiher than Treahes, Dra# Artides with
Comrnentaries on Sucaession to &te Property, por Mohammed Bedjaoui, Special Rapporteur document
A/EN. 41292, dei 8 de abril de 1976, pág. 25.
3. lbid,pág.54.
193

2.7.3
mación de los gobiernos consiste en organizar y utilizar mejor los recursos
de información que ya están bajo su custodia.
De todos los recursos de información bajo la custodia de los gobiernos, uno
de los más fundamentales es el constituido por la totalidad de sus propios
documentos y archivos administrativos y de programa, que no s610 son los
instrumentos gracias a los cuales funcionan -los instrumentos de adminis-
tración- sino también con el transcurso del tiempo, son la prueba tangible y
el subproducto de sus tareas. Como tales, esos datos representan a la vez la
documentación y la fuente de información más fundamental de sus activi-
dades, pasadas y presentes. Proporcionan una documentación sobre los
derechos e intereses de los gobiernos así como de las personas y organiza-
ciones que tienen relaciones con ellos en el desempeño de sus funciones.
2.7.4. Si no disponen de documentos ni de archivos bien organizados y bien
administrados, los gobiernos no pueden funcionar eficazmente. No sólo
tropiezan con dificultades y con una falta de continuidad administrativa, sino
que frecuentemente deben recurrir a fuentes de información extranjeras.
2.7.5 En vista de la complejidad cada vez mayor de la vida moderna, tanto en los
países desarrollados como en los países en desarrollo, muchos gobiernos
llevan a cabo amplias actividades de planificación, desarrollan los servicios
tradicionales y asumen nuevos cometidos y funciones a fin de continuar
satisfaciendo las necesidades económicas y sociales esenciales. Habida
cuenta, además, de la amplitud de las actividades de los organismos guber-
namentales e intergubernamentales modernos, sus documentos y archivos
contienen informaciones cuyo origen y eventual utilización son nacionales
e incluso, con frecuencia, mundiales. Precisamente esta categoría de infor-
mación -inédita y que representa bajo diversa aspectos materiales- debe
ser controlada y administrada eficazmente para que los gobiernos puedan
utilizar todos los datos pertinentes para los fines de planificación y desarro-
llo.
2.7.6 La planificación y la expansión real de las actividades gubernamentales, así
como la administración económica y eficaz de los programas existentes,
exigen el perfeccionamento de los actuales sistemas y prácticas de conser-
vación de documentos y la creación de otros nuevos. Debe prestarse atención
a todo el ciclo de utilización de los documentos, desde su creaci6n o
recepción por un oficina, hasta su conservación definitiva en los archivos de
194

la institución o su eliminación definitiva, pasando por su mante~iento y
utilización en el desempeño de las actividades corrientes.
2.8 Eh años recientes, se ha prestado mucha atención a los millones de páginas de
~f~ación científica y técnica producidas anualmente, así como a la tasa de aumento
de este tipo de información. No existen estadhticas com~~bles por lo que se refiere al
volumen de los documentos y archivos creados, recibidos y acumulados cada año p los
gobiernos a todos los níveles, pero las cifras disponibles son mucho mayores que las
correspondientes a todas las demás categorías de información. Bastará con un solo
ejemplo: en los Últimas años, un solo gobierno ha producido nuevos documentos al ritmo
de 200.000 metros cúbicos por año -o sea, un total anual de 14 mil millones de páginas
de información. Y esto, exclusivamente a nivel nacional de un solo Estado Miembro de
k Unesco, que tiene más de 140. Aun en los paises tecnológicamente avanzados, ni la
miniaturización (gracias a las micro~epr~u~iones) ni la condensación de datos (recurriendo
a la informática) han logrado reducir sensiblemente el volumen total de documentos
producidos: en efecto, en muchos casos, los sistemas informáticos de gestión que
emplean las nuevas tecnologías vienen simplemente a añadirse a los sistemas de archivo
manuales ya existentes, en lugar de sustituirlos.
2.9 Para hacer frente a este volumen siempre creciente de documentos, es indis-
pensable que los gobiernos y demás instituciones creen y desarrollen servicios adecuados
de gestión de documentos y de archivo, que tengan concretamente por objetivo:
2.9.1 Aplicar principios y técnicas modernas de gestión de documentos a fin de
reducir la cantidad y mejorar la calidad de los documentos, prestando
atenci6n especial a la correspondencia, formularios, informes, directrices (e
instrucciones administrativas similares), así como el equipo y a los suminis-
tros de oficina.
2.9.2 Aplicar principios y técnicas modernas de gestión de documentos al mantenimiento
(incluidos el mejoramiento de 10s sistemas de clasificacidn existentes,
y fa creación de sistemas de t~tamlento y clasificación más eficaces)
y a la utilización de los documentos en la realización de las actividades
cOrrientes de dichas instituciones.
2.9.3 Velar porque los documentos que ya no sean necesarios para las actividades
corrientes se transfieran de las oficinas e instalaciones de elevado costo a
lugares de almace~miento poco costosos (dep6sitos intermedios).
2.9.4 Prever, para esos documentos semicorrientes, servicios de referencia efica-
195

ces, hasta que a juicio del organismo que los haya originado no tengan ya
ningún interés administrativo, jurídico o fiscal, es decir, hasta su caducidad.
2.9.5 Asegurar la evaluación por los servicios de archivas de e m documentos no
corrientes y su traslado a depósitos de archivos adecuadamente equipados
para la conservación permanente de los que tengan valor y utilidad como
prueba fundamental del origen, estructura, funciones, procedimientos y
actividades importantes de la institución que los haya creado o recibido y
utilizado en el desempeño de sus funciones, o que contengan informaciones
únicas tanto para la investigación o referencia históricas o de otra índole.
2.9.6 Conservar, organizar y promover la utilización eficaz para el mayor número
de fines y por la mayor cantidad de usuarias posibles de los rewrscs únim
confiados a los depósitos de archivos para su custodia.
2.10 Estos objetivos específicos pueden resumirse en dos objetivos generales.
2.10.1 Fomentar y contribuir a la toma de conciencia y a la comprensión cabal del
valor y utilidad de los documentos y archivos como recursos básicos de
información, especialmente por lo que se refiere a la planificación y al
desarrollo, conjuntamente con otras recursos de información.
2.10.2 Ayudar a los países, previa petición, a organizar y a desarrollar los sistemas
y servicios de gestión de documentos y archivos necesarios para poder
utilizar plena y eficazmente eso5 recursos básicos de información.
Estas son las dos tareas a las que tiene que hacer frente la Unesco como organización
intergubemamental encargada de favorecer y contribuir al desarrollo de los archivos en
sus Estados Miembros y dentro del sistema de las Naciones Unidas. Esta doble tarea
constituye asimismo el objetivo a largo plazo propuesto en el Programa de Gestión de
Documentos y Archivos (RAMP).
Extracto de la Consultation d'experts en vue de l'2tablissement d'unprogramme h
bng terme en matiere de gestion des documem et &sbrchives (RAiMP) &m le cadre
du programme general d?nformation, Rapport final1 Enpert Consultatwn on the Deve-
bpment of a Records andArchives ManagementProgramme (RAMP) within the Frame-
wrk of the General Informatwn Programme, Final Repor6 14-16 de mayo de 1979,
París, 1979, págs. 10 a 14.
1%

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CONVIENE LEER
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Archivísticu, de Cesar Gutiérrez Muñoz, se terminó de
imprimir el 10 de mayo de 1991, Dfa delArchivero Peruano,
en los talleres de Lluvia Editores, Av. Garcilaso de la Vega
1976, quinto piso, Of. 501, Lima, por encargo de la Pontificia
Universidad Católica del Perú.