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4.3. CONDUCCIÓN DE UNA REUNIÓN
1. Inicio. Los primeros cinco minutos son de entrada y
se pierden, a no ser que la existencia de razones
graves obliguen a ir directamente al “grano”.
2. Exposición. La introducción al tema no debe ser
larga ni corta. Se ha de huir tanto de la retórica y de
la reiteración como de la excesiva esquematización
o síntesis, pero debe marcarse claramente el objetivo
de la reunión y el orden del día o pasos que se
darán para alcanzarlos.
3. Desarrollo. Es necesario para cada punto del
orden del día marcar la tarea y objetivo a desarrollar.
El diálogo general comenzará inmediatamente,
debiendo ser el primer turno de preguntas de carácter
aclaratorio, si las hubiera. Igualmente, para cada
uno de los puntos del orden del día es necesario
resumir las conclusiones o acuerdos tomados, de
forma que todos los asistentes sean conscientes de
los mismos y los ratifiquen.
4. Conclusión. Es necesario especificar las conclusiones
firmadas de la reunión con los acuerdos tomados,
responsabilidades asignadas, próxima reunión,
etc.
Por último, se realiza una evaluación de la reunión,
para lo que existen dos técnicas fundamentales como
son la autoevaluación y la observación, como ya se ha
explicado en el apartado anterior.
La acción que sigue a la reunión consiste en la anotación
ordenada de los acuerdos, Acta o Informe, que se
remite a todos los asistentes, recordando los plazos de
actuación indicados.
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