2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector - GFI.com

Manual de producto de GFI
Manual de Outlook Connector

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Versión del documento: 1.1.1
Última actualización (mes/día/año): 2/16/2012

Tabla de contenido
1 Introducción 6
1.1 Acerca de GFI MailArchiver 6
1.2 Acerca de GFI MailArchiver Outlook Connector 6
2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector 7
2.1 Cómo iniciar GFI MailArchiver Outlook Connector 7
2.2 El buzón de GFI MailArchiver Outlook Connector 7
3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector 12
3.1 Barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector (sólo Microsoft
Outlook 2000/3/7) 12
3.2 Ficha de la cinta de GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010) 12
3.3 Supervisión de la sincronización 13
3.4 Cómo trabajar sin conexión 17
4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector 18
4.1 Configuración de sincronización 18
4.2 Cómo agregar un buzón nuevo 20
4.3 Configuración de base de datos 22
4.4 Cómo habilitar y deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector 23
4.5 Configuración de idioma 23
5 Solución de problemas 25
5.1 GFI SkyNet 25
5.2 Foro en la red 25
5.3 Solicitar soporte técnico 25
5.4 Documentación 25
5.5 Problemas de GFI MailArchiver Outlook Connector 26
6 Glosario 29
7 Índice 34

Lista de figuras
Captura de pantalla 1: Introducir los detalles de autenticación 7
Captura de pantalla 2: Office 2003/2007: mensajes de correo electrónico en la Bandeja de entrada de
Outlook Connector
Captura de pantalla 3: Office 2010: mensajes de correo electrónico en la Bandeja de entrada de Outlook
Connector
Captura de pantalla 4: Opciones de Búsqueda avanzada 10
Captura de pantalla 5: Barra de herramientas de estado de Outlook Connector 12
Captura de pantalla 6: Progreso de la sincronización 13
Captura de pantalla 7: Resumen de sincronización 14
Captura de pantalla 8: Error de sincronización 15
Captura de pantalla 9: Lista de actividades de la sincronización 15
Captura de pantalla 10: Historial de sincronización 16
Captura de pantalla 11: El cuadro de diálogo Propiedades avanzadas 18
Captura de pantalla 12: Configuración del acceso sin conexión 20
Captura de pantalla 13: Cómo agregar un buzón nuevo 21
Captura de pantalla 14: Selección del tipo de almacén 21
Captura de pantalla 15: Selección de los usuarios 22
Captura de pantalla 16: Buzones agregados 22
Captura de pantalla 17: Configuración de base de datos 23
8
9

Lista de tablas
Tabla 1: Opciones de Búsqueda avanzada 10
Tabla 2: Problemas comunes 26

1 Introducción
1.1 Acerca de GFI MailArchiver
GFI MailArchiver es una solución de archivado potente pero fácil de usar. Con GFI MailArchiver, puede
archivar todos los correos electrónicos internos y externos en un almacén central de archivos.
Posteriormente, podrá gestionar fácilmente los almacenes de archivo de correo electrónico desde la
configuración basada en Web de GFI MailArchiver. Si lo desea, también puede permitir que otros
usuarios examinen y busquen mensajes de correo electrónico pasados a través de un explorador
basado en Web y una interfaz de búsqueda.
1.2 Acerca de GFI MailArchiver Outlook Connector
GFI MailArchiver Outlook Connector es un complemento que sincroniza GFI MailArchiver con Microsoft
Outlook. GFI MailArchiver Outlook Connector permite a los usuarios ver en Microsoft Outlook los
mensajes de correo electrónico archivados a través de GFI MailArchiver. Los mensajes de correo
electrónico archivados se muestran en Microsoft Outlook en una estructura organizada de carpetas
idéntica a la del buzón del usuario.
NOTA
Para que GFI MailArchiver Outlook Connector muestre los mensajes de correo
electrónico con la misma estructura de carpetas que la del buzón del usuario, debe
habilitarse la recuperación de la estructura de carpetas del buzón en GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver 1 Introducción | 6

2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector
Cuando GFI MailArchiver Outlook Connector se haya instalado, se registrará automáticamente en
Microsoft Outlook. Microsoft Outlook intentará automáticamente conectarse a GFI MailArchiver
mediante la dirección URL que se especificó durante de instalación. La sincronización con GFI
MailArchiver se realiza automáticamente en el intervalo especificado, o bien manualmente con la
barra de herramientas de estado de Outlook Connector.
GFI MailArchiver Outlook Connector agregará automáticamente la carpeta Buzón de GFI MailArchiver
en la lista de carpetas de Microsoft Outlook. De manera predeterminada, solo estará disponible un
buzón (el buzón del usuario en sesión); sin embargo, se podrán agregar otros buzones más adelante.
Aparece una barra de herramientas que muestra el estado de la sincronización con el servidor de .GFI
MailArchiver.
NOTA
De forma predeterminada, GFI MailArchiver Outlook Connector sincroniza y muestra los
mensajes de correo electrónico enviados y recibidos en los últimos 365 días. Para
obtener más información sobre cómo configurar el número de días que se sincronizan,
consulte: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID001934
2.1 Cómo iniciar GFI MailArchiver Outlook Connector
GFI MailArchiver Outlook Connector se inicia automáticamente.
1. Abra Microsoft Outlook.
2. Al iniciarse, GFI MailArchiver Outlook Connector intentará conectarse automáticamente con las
credenciales de usuario que se proporcionan.
Captura de pantalla 1: Introducir los detalles de autenticación
3. Si la autenticación falla en el inicio, se solicitará al usuario que escriba el nombre de usuario y la
contraseña.
2.2 El buzón de GFI MailArchiver Outlook Connector
Cuando GFI MailArchiver Outlook Connector se instala, implementa automáticamente un buzón
nuevo, llamado Buzón de GFI MailArchiver, en la lista de carpetas de Microsoft Outlook.
2.2.1 Carpetas de correo electrónico
El archivo de mensajes de correo electrónico del Buzón de GFI MailArchiver se compone de la
estructura de carpetas de correo electrónico de la carpeta de correo de Microsoft Outlook.
Normalmente, aquí se incluye la Bandeja de entrada y sus subcarpetas, los elementos enviados y las
restantes carpetas de correo electrónico.
GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector | 7

NOTA
Para que GFI MailArchiver Outlook Connector muestre los mensajes de correo
electrónico con la misma estructura de carpetas que la del buzón del usuario, debe
habilitarse la recuperación de la estructura de carpetas del buzón en GFI MailArchiver.
Los encabezados de correos electrónicos se muestran en su carpeta pertinente. Cuando se selecciona
un encabezado de correo electrónico, éste se recupera del servidor de GFI MailArchiver y se muestra
en el panel de lectura de Microsoft Outlook. De manera predeterminada, el número de encabezados
de correos electrónicos que se almacenan es 100.000, pero dicho número se puede configurar como
se muestra en el capítulo Número máximo de correos electrónicos de la caché local.
Captura de pantalla 2: Office 2003/2007: mensajes de correo electrónico en la Bandeja de entrada de Outlook Connector
GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector | 8

Captura de pantalla 3: Office 2010: mensajes de correo electrónico en la Bandeja de entrada de Outlook Connector
2.2.2 Buscar
GFI MailArchiver Outlook Connector permite que el usuario busque mensajes de correo electrónico en
el buzón de archivados. Al hacer clic en el botón Buscar, Microsoft Outlook se conecta con el servidor
de GFI MailArchiver y carga la página de búsqueda en una ventana independiente.
1. Seleccione Buscar.
NOTA
Al botón Buscar de Microsoft Outlook 2010 se puede acceder en la ficha GFI
MailArchiver de la cinta. En la versión anterior de Microsoft Outlook se encuentra en la
barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector.
De manera predeterminada, GFI MailArchiver muestra la interfaz de búsqueda sencilla, que permite
buscar texto en los mensajes de correo electrónico.
2. En el cuadro de texto Buscar usuario en todos los correos electrónicos archivados, escriba el
texto que desea buscar.
GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector | 9

NOTA
Se pueden usar los siguientes caracteres comodín:
? : cualquier carácter individual.
Cualquier cadena de caracteres.
Por ejemplo:
Para buscar mensajes de correo electrónico que contengan la palabra ‘Swiss’, puede
escribir ‘sw??s’ o ‘sw*s’ en el cuadro Buscar.
3. Seleccione un intervalo de fechas en la lista Buscar en correos electrónicos
4. Si ha iniciado sesión con una cuenta de usuario que tenga acceso a otras cuentas de
usuario, la búsqueda sencilla sólo buscará, de manera predeterminada, en sus mensajes de correo
electrónico.
5. Haga clic en .
Los mensajes de correo electrónico que concuerden con la consulta de búsqueda especificada se
muestran debajo del área Buscar. GFI MailArchiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo
electrónico por página. Si más de 25 mensajes de correo electrónico coinciden con la consulta de
búsqueda, GFI MailArchiver los mostrará en varias páginas.
Para navegar por las páginas con los resultados de la búsqueda, haga clic en los vínculos que se
proporcionan para ello.
2.2.3 Búsqueda avanzada
Haga clic en
para acceder a la característica de búsqueda avanzada.
Captura de pantalla 4: Opciones de Búsqueda avanzada
2. En el área Opciones de búsqueda avanzada, use las funciones que se describen en la Tabla 1 para
realizar una búsqueda avanzada.
Tabla 1: Opciones de Búsqueda avanzada
OPCIÓN
Almacén de
archivo
Fecha de
envío
DESCRIPCIÓN
Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios Almacenes de
archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo.
Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar.
GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector | 10

OPCIÓN
Incluye
y/cualquiera
DESCRIPCIÓN
Define si se muestran los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones o los que
cumplen cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione:
Cualquiera: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen al menos una de las
condiciones especificadas.
Y: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones especificadas.
GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver Outlook Connector | 11

3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector
En esta sección se describe cómo usar la barra de herramientas Estado en Microsoft Outlook
2000/3/7 y la ficha Cinta en Microsoft Outlook 2010.
3.1 Barra de herramientas de estado de GFI MailArchiver Outlook Connector (sólo
Microsoft Outlook 2000/3/7)
Captura de pantalla 5: Barra de herramientas de estado de Outlook Connector
El estado de GFI MailArchiver Outlook Connector se muestra en la barra de herramientas de estado
de GFI MailArchiver Outlook Connector. Los posibles estados de GFI MailArchiver son: En línea, Sin
conexión o Sincronizando.
NOTA
La opción de la barra de herramientas no está disponible hasta que Microsoft Outlook se
reinicia por primera vez.
Un icono de vista rápida indica el estado de la sincronización:
: el servidor de GFI MailArchiver está en línea y no se produjeron errores durante la sincronización.
: el servidor de GFI MailArchiver está en línea, pero se produjo un error durante la sincronización.
: se produjo un error al intentar conectar con el servidor de GFI MailArchiver.
: GFI MailArchiver Outlook Connector se ha configurado manualmente para que funcione sin
conexión.
Para iniciar la sincronización de forma manual, haga clic en la barra de herramientas de GFI
MailArchiver y seleccione Sincronizar ahora.
3.2 Ficha de la cinta de GFI MailArchiver Outlook Connector (Microsoft Outlook
2010)
En Microsoft Outlook 2010, el estado de GFI MailArchiver Outlook Connector se muestra en la cinta de
Microsoft Outlook de la ficha Home.
NOTA
Las opciones de GFI MailArchiver no están disponibles hasta que Microsoft Outlook se
reinicia por primera vez.
Un icono de vista rápida indica el estado de la sincronización:
: el servidor de GFI MailArchiver está en línea y no se produjeron errores durante la sincronización.
: el servidor de GFI MailArchiver está en línea, pero se produjo un error durante la sincronización.
: se produjo un error al intentar conectar con el servidor de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector | 12

: GFI MailArchiver Outlook Connector se ha configurado manualmente para que funcione sin
conexión.
Para iniciar la sincronización de forma manual, haga clic en la barra de herramientas de GFI
MailArchiver y seleccione Sincronizar ahora.
3.3 Supervisión de la sincronización
Para supervisar el progreso de la sincronización:
Microsoft Outlook 2000/3/7: Haga clic en la barra de herramientas de GFI MailArchiver y
seleccione Ver estado en la lista desplegable.
Microsoft Outlook 2010: Haga clic en la opción Estado.
Captura de pantalla 6: Progreso de la sincronización
El proceso de sincronización consta de tres fases, durante las que GFI MailArchiver Outlook
Connector:
Fase 1: Conecta: se conecta con el servidor de GFI MailArchiver a través de la dirección URL que se
especifica en el cuadro de diálogo Configuración.
Fase 2: Sincroniza encabezados de correos electrónicos: descarga los encabezados de los mensajes
de correo electrónico a una base de datos local.
Fase 3: Descarga correos electrónicos: descarga los mensajes de correos electrónico para el acceso
sin conexión.
E la ficha Actividad se puede encontrar más información acerca de cada uno de los procesos de
sincronización.
GFI MailArchiver 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector | 13

Captura de pantalla 7: Resumen de sincronización
Al finalizar la sincronización, aparece un resumen que muestra:
Hora de inicio: la hora a la que se inició la sincronización.
Duración: el tiempo que ha tardado la sincronización en finalizar.
Encabezados sincronizados: el número de encabezados que se han descargado localmente.
Correos electrónicos descargados: el número de mensajes de correo electrónico completos
descargados localmente para el acceso sin conexión.
Errores de sincronización
Por distintas razones es posible que GFI MailArchiver Outlook Connector no pueda sincronizarse
correctamente con el servidor de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector | 14

Captura de pantalla 8: Error de sincronización
Cuando se produzca un error, revise los detalles del mismo en el resumen, o bien haga clic en Ver
errores para iniciar la ficha Actividad.
Captura de pantalla 9: Lista de actividades de la sincronización
GFI MailArchiver 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector | 15

De manera predeterminada, se graban los 1000 últimos eventos de actividad de la sincronización.
Para modificar el número de eventos de actividad de la sincronización que se muestran:
1. Cierre Microsoft Outlook y vaya a:
Microsoft Windows XP y las versiones anteriores:
Microsoft Windows Vista y las versiones posteriores:
2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto.
3. Busque el elemento MaxNumberOfErrors y cambie el valor 1000 (predeterminado) por el que
desee.
4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.
5. Abra Microsoft Outlook para aplicar los cambios.
Historial de sincronización
Para supervisar el historial de todos los procesos de sincronización, haga clic en la barra de
herramientas de GFI MailArchiver, elija Ver estado y seleccione la ficha Historial.
Captura de pantalla 10: Historial de sincronización
Se muestran los detalles de todos los intentos de sincronización. De manera predeterminada, se
graban los 1000 últimos intentos de sincronización. Para modificar el número de intentos de
sincronización que se muestran:
1. Cierre Microsoft Outlook y vaya a:
Microsoft Windows XP y las versiones anteriores:
GFI MailArchiver 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector | 16

Microsoft Windows Vista y las versiones posteriores:
2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto.
3. Busque el elemento MaxNumberofSyncHistory y cambie el valor 1000 (predeterminado) por el que
desee.
4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.
3.4 Cómo trabajar sin conexión
Cuando se trabaja sin conexión, todas las características de GFI MailArchiver Outlook Connector
siguen estando disponibles, pero la sincronización con los archivos de correo de GFI MailArchiver se
suspende. Esta característica se puede usar para reducir el uso del ancho de banda de la red o cuando
el acceso a GFI MailArchiver no está disponible.
Para poner GFI MailArchiver Outlook Connector en modo sin conexión:
Microsoft Office 2000/3/7: Haga clic en la barra de herramientas de GFI MailArchiver y seleccione
Trabajar sin conexión. Repita el procedimiento pata reiniciar la sincronización.
Microsoft Outlook 2010: Haga clic en la opción Trabajar sin conexión de la ficha GFI MailArchiver
de la ficha Inicio de Microsoft Outlook.
GFI MailArchiver 3 Cómo supervisar GFI MailArchiver Outlook Connector | 17

4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector
Cuando GFI MailArchiver Outlook Connector se instala en el equipo del usuario, la configuración
predeterminada es suficiente para que funcione. Sin embargo, es posible personalizar varias opciones
para adecuarlas a las preferencias del usuario.
En esta sección se describe cómo:
Configurar sincronización
Agregar un buzón nuevo
Configurar una base de datos
Habilitar y deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector
Definir las opciones de idioma
4.1 Configuración de sincronización
Para acceder a la configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector, inicie Microsoft Outlook y
Microsoft Outlook 2000/3/7: En el menú de Microsoft Outlook, haga clic en GFI MailArchiver y
seleccione Configuración.
Microsoft Outlook 2010: En el área de GFI MailArchiver de la ficha Inicio, seleccione Opciones }
Configuración…
Captura de pantalla 11: El cuadro de diálogo Propiedades avanzadas
GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 18

4.1.1 Cambio de la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver
IMPORTANTE
Antes de cambiar la dirección URL de GFI MailArchiver póngase en contacto con el
administrador del sistema.
1. En el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas del Buzón de GFI MailArchiver, escriba la nueva
dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el cuadro de texto URL de servidor de GFI
MailArchiver:.
2. Haga clic enComprobar para confirmar si la dirección URL especificada es la dirección URL
correcta del servidor de GFI MailArchiver. Si el resultado de la comprobación no es satisfactorio,
póngase en contacto con el administrador del sistema para especificar la correcta.
4.1.2 Personalización del intervalo de sincronización
En el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas del Buzón de GFI MailArchiver, especifique el
intervalo de tiempo para realizar las sincronizaciones con GFI MailArchiver en el cuadro de texto
Intervalo de sincronización:. De manera predeterminada, GFI MailArchiver Outlook Connector se
sincroniza con el servidor cada 5 minutos.
4.1.3 Número máximo de correos electrónicos en caché local
En el cuadro de diálogo de propiedades avanzadas del Buzón de GFI MailArchiver, especifique el
número máximo de encabezados de correos electrónicos que se almacenarán en la caché local del
usuario. De manera predeterminada, el número de encabezados de correos electrónicos que se
almacenan es 100.000, pero dicho número se puede cambiar escribiendo un nuevo valor en Número
máximo de correos electrónicos en caché local. Cuando se supere el número de mensajes de correo
electrónico que se especifica aquí, los encabezados de los mensajes de correo electrónico más
antiguos se reemplazan por los mensajes de correo electrónico más recientes.
4.1.4 Acceso sin conexión
GFI MailArchiver Outlook Connector permite a los usuarios acceder a los mensajes de correo
electrónico aunque no haya conexión con el servidor de GFI MailArchiver.
Para configurar las opciones de Acceso sin conexión:
1. Inicie la ventana de propiedades de GFI MailArchiver Outlook Connector y seleccione la ficha
Acceso sin conexión.
GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 19

Captura de pantalla 12: Configuración del acceso sin conexión
2. Para habilitar o deshabilitar el acceso sin conexión, active o desactive la casilla Habilitar
compatibilidad con acceso sin conexión.
3. Si el acceso sin conexión está habilitado, especifique en el cuadro de texto Almacenar los correos
electrónicos recibidos en los últimos: el número de días que desea almacenar los mensajes de correo
electrónico recibidos localmente. Cuando la antigüedad de los mensajes de correo electrónico sea
superior al número de días especificado, éstos se eliminarán de la memoria. Sólo se conservan los
encabezados de los correos electrónicos para su recuperación.
4.2 Cómo agregar un buzón nuevo
De forma predeterminada, GFI MailArchiver se conecta con un solo buzón utilizando las credenciales
que se hayan especificado durante la instalación. Para configurar GFI MailArchiver Outlook Connector
para que se conecte con más de un buzón:
1. Cargue la pantalla de administración de archivos de datos de Microsoft Outlook:
Microsoft Outlook 2000/3/7: Vaya a Archivo > Administración de archivos de datos.
Microsoft Outlook 2010: Haga clic en la ficha Archivo, pulse el botón Configuración de la cuenta
y haga clic en la opción Configuración de la cuenta…. Seleccione la ficha Archivos de datos.
GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 20

Captura de pantalla 13: Cómo agregar un buzón nuevo
2. En el cuadro de diálogo o la ficha, seleccione Buzón de GFI MailArchiver y haga clic en Agregar….
Captura de pantalla 14: Selección del tipo de almacén
3. Seleccione GFI MailArchiver y haga clic en Aceptar. Aparecerá un cuadro de diálogo con la lista de
usuarios a cuyos buzones tiene acceso el usuario conectado.
GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 21

Captura de pantalla 15: Selección de los usuarios
4. Seleccione el buzón y haga clic en Aceptar. Los buzones nuevos se agregarán a la lista de buzones
de Microsoft Outlook.
NOTA
Si el usuario no tiene acceso a los buzones, la lista de usuarios estará vacía y aparecerá
un mensaje de error.
Captura de pantalla 16: Buzones agregados
4.3 Configuración de base de datos
GFI MailArchiver Outlook Connector almacena los siguientes datos en una base de datos local:
Los encabezados de todos los mensajes de correo electrónico de los archivos de correo de GFI
MailArchiver
Los mensajes de correo electrónico a los que se puede acceder cuando no hay conexión entre GFI
MailArchiver y Microsoft Outlook (acceso sin conexión).
Para acceder a la configuración de la base de datos:
GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 22

1. En las carpetas de correo de Microsoft Outlook, haga clic con el botón secundario en el buzón de
GFI MailArchiver para configurarlo y seleccione:
Microsoft Outlook 2000/3/7: Propiedades de “Buzón de GFI MailArchiver”…
Microsoft Outlook 2010: Propiedades de archivo de datos
2. En el cuadro de diálogo de propiedades, haga clic en la ficha Avanzadas.
Captura de pantalla 17: Configuración de base de datos
En el cuadro de diálogo de GFI MailArchiver Outlook Connector se mostrarán el nombre del buzón, así
como la ruta de acceso y el tamaño de la base de datos.
Haga clic en Resincronizar almacén de correos electrónicos para eliminar la base de datos
almacenada localmente y volver a sincronizar todos los datos del buzón concreto cuando se reinicie
Microsoft Outlook.
4.4 Cómo habilitar y deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector
La funcionalidad de GFI MailArchiver Outlook Connector se puede deshabilitar para que no haya
ninguna característica disponible:
Para habilitar o deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector
1. Vaya a Inicio > Programas > GFI MailArchiver Outlook Connector y seleccione Habilitar Outlook
Connector o Deshabilitar Outlook Connector.
2. Reinicie Microsoft Outlook para habilitar o deshabilitar GFI MailArchiver Outlook Connector.
4.5 Configuración de idioma
De forma predeterminada, el nodo de búsqueda de GFI MailArchiver Outlook Connector está
configurado para cargarse en inglés. Para cambiar el idioma de la característica de búsqueda:
1. En Microsoft Internet Explorer, cargue la siguiente dirección URL
http:///
GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 23

Por ejemplo:
http://win2k3entsvr.master-domain.com/MailArchiver
2. Escriba sus credenciales (nombre de usuario y contraseña que usa para iniciar sesión en Microsoft
Windows) cuando se le soliciten.
3. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla.
4. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre.
5. Haga clic en Guardar.
GFI MailArchiver volverá a cargar la interfaz web en el idioma seleccionado.
GFI MailArchiver 4 Configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector | 24

5 Solución de problemas
Solución de problemas y soporte técnicoIntroducciónEn este capítulo se explica cómo solucionar los
problemas que puedan aparecer durante la instalación de GFI MailArchiver. Las principales fuentes de
información disponibles para solucionar estos problemas son:Este manual: la mayoría de los
problemas se pueden solucionar con la información que encontrará en esta sección.Artículos de la
Base de conocimientos de GFIForo en la redContacto con el Centro de soporte de GFI
5.1 GFI SkyNet
GFI mantiene un exhaustivo repositorio de su base de conocimientos, que incluye respuestas a los
problemas más habituales. GFI SkyNet tiene siempre la lista más actualizada de preguntas y
revisiones de soporte técnico. Si la información de esta guía no soluciona los problemas, consulte GFI
SkyNet visitando: http://kb.gfi.com/.
5.2 Foro en la red
El soporte técnico de usuario a usuario está disponible a través del foro en la red de GFI. Para
acceder al foro en la red, diríjase a: http://forums.gfi.com/.
5.3 Solicitar soporte técnico
Si ninguno de los recursos especificados anteriormente le permite solucionar los problemas, póngase
en contacto con el equipo de Soporte técnico de GFI rellenando un formulario de solicitud de soporte
técnico en línea, o bien de forma telefónica.
En línea: Cumplimente el formulario de solicitud de soporte técnico y siga las instrucciones de
esta página para enviar dicha solicitud: http://support.gfi.com/supportrequestform.asp
Teléfono: Para obtener el número telefónico correcto del Centro de soporte de su área
geográfica, visite: http://www.gfi.com/company/contact.htm.
NOTA
Antes de ponerse en contacto con el Centro de soporte técnico, tenga su identificación
de cliente a mano. Su identificación de cliente es el número de cuenta en línea que se le
asigna cuando registra las claves de su licencia en el área del cliente de GFI en:
http://customers.gfi.com.
Le responderemos en 24 horas, o antes, en función de su huso horario.
5.4 Documentación
Si este manual no cumple sus expectativas o si cree que esta documentación se puede mejorar,
indíquenoslo enviando un correo electrónico a: documentation@gfi.com.
GFI MailArchiver 5 Solución de problemas | 25

5.5 Problemas de GFI MailArchiver Outlook Connector
Tabla 2: Problemas comunes
PROBLEMA ENCONTRADO
GFI MailArchiver Outlook Connector
muestra una señal de advertencia en
Microsoft Outlook inmediatamente
después de la instalación
GFI MailArchiver Outlook Connector sólo
sincroniza y conserva los mensajes de
correo electrónico de los últimos 365
días.
SOLUCIÓN
Causa:
Este comportamiento es normal. Tras instalar GFI MailArchiver Outlook
Connector, es necesario sincronizar los mensajes de correo electrónico
con GFI MailArchiver.
Causa:
De forma predeterminada, GFI MailArchiver Outlook Connector sólo
sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los últimos
365 días.
Solución:
El comportamiento predeterminado se puede modificar cambiando una
clave especial en el archivo de configuración GeneralSettings.xml:
1. Cierre Microsoft Outlook y vaya a:
Microsoft Windows XP y las versiones anteriores:
Microsoft Windows Vista:
La página de búsqueda de GFI
MailArchiver no aparece en la carpeta de
búsqueda de Microsoft Outlook
Aparece uno de los siguientes problemas:
No se puede habilitar el acceso sin
conexión desde el cuadro de diálogo
de configuración
No se puede definir un número de
días de acceso sin conexión que sea
mayor que un número concreto
2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto.
3. Busque el elemento SynchronizeDaysSpan y cambie el valor de 365
(predeterminado) al número de días cuyos mensajes de correo
electrónico desea ver en Outlook Connector.
Ejemplo: Para ver los mensajes electrónicos de los últimos 5 años,
establezca la línea de la siguiente forma:
1826
4. Guarde el archivo GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.
5. Elimine la caché local del mismo directorio. Suele se un número largo
con la extensión FDB. Si no sabe cuál eliminar, abra el archivo
StoreSettings.xml y busque el atributo Store ID del usuario cuyo caché
desea eliminar.
6. Abra Microsoft Outlook y sincronice GFI MailArchiver Outlook Connector
con GFI MailArchiver para habilitar los cambios.
Causa:
En Microsoft Outlook, la configuración de la página de inicio está
deshabilitada para almacenes no predeterminados. El Buzón de GFI
MailArchiver es un almacén no predeterminado, por lo que resulta
afectado por esta directiva.
Solución:
Para obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema,
consulte el artículo de KBase cuya dirección URL se indica a
continuación:
http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003452
Posible causa
Los valores del acceso sin conexión los configura automáticamente el
administrador del sistema y también es éste quien deshabilita esta
característica.
Posible solución
Consulte estos problemas al administrador del sistema.
GFI MailArchiver 5 Solución de problemas | 26

PROBLEMA ENCONTRADO
GFI MailArchiver Outlook Connector no se
sincroniza con GFI MailArchiver
GFI MailArchiver Outlook Connector deja
de sincronizarse cuando el portátil se
desenchufa y pasa a funcionar con batería.
Errores de sincronización:
Errores HTTP
Errores de sincronización:
Error HTTP 500
SOLUCIÓN
Causa 1:
No hay conexión entre el equipo cliente y el servidor de GFI
MailArchiver.
Solución 1:
Pida al administrador del sistema que confirme la dirección URL de GFI
MailArchiver. Dicha URL se puede modificar en el cuadro de diálogo de
configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector.
Causa 2:
GFI MailArchiver Outlook Connector está deshabilitado
Solución 2:
Habilite GFI MailArchiver Outlook Connector desde Inicio > Programas >
GFI MailArchiver Outlook Connector > Habilitar Outlook Connector y
reinicie Microsoft Outlook.
Causa:
De manera predeterminada, y con el fin de reducir el consumo de la
batería, GFI MailArchiver Outlook Connector detiene la sincronización
cuando el portátil se desenchufa y pasa a funcionar con batería.
Solución:
Para sincronizar GFI MailArchiver Outlook Connector cuando se utiliza la
batería como fuente de alimentación:
1. Vaya a:
» Microsoft Windows XP y las versiones anteriores:
» Microsoft Windows Vista:
2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto.
3. En la lista de elementos, agregue uno llamado IgnorePowerStatus y
asígnele el valor 1, tal como se muestra a continuación:
1
4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.
Posible causa:
Los errores HTTP aparecen cuando hay problemas de configuración de la
red.
Posible solución:
Para obtener más información, consulte:
http://support.microsoft.com/kb/324069
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms524996.aspx
http://support.microsoft.com/kb/907273
Posible causa:
El servidor de GFI MailArchiver está ocupado o no se puede acceder a él.
Posible solución:
Vuelva a sincronizar Outlook Connector en unos minutos.
GFI MailArchiver 5 Solución de problemas | 27

PROBLEMA ENCONTRADO
Errores de sincronización:
Se ha superado el tiempo de espera de la
conexión de GFI MailArchiver
SOLUCIÓN
Posible causa:
El servidor de GFI MailArchiver está ocupado y no pudo enviar los datos
necesarios en un intervalo de tiempo especificado.
Posible solución:
Para aumentar el valor del tiempo de espera:
1. Vaya a:
» Microsoft Windows XP y las versiones anteriores:
» Microsoft Windows Vista:
2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto.
3. Busque el elemento TryConnectionTimeout y aumente el valor
predeterminado de 120000.
4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto.
GFI MailArchiver 5 Solución de problemas | 28

6 Glosario
A
Active Directory
AD
Tecnología que proporciona diversos servicios de red, entre los que se incluyen los servicios
de directorio de tipo LDAP.
Véase Active Directory
Administrador del sistema de Exchange
Consola MMC especializada que permite administrar una organización de Exchange.
Administradores de grupo
Grupo de usuarios de GFI MailArchiver cuyos miembros puedan examinar y realizar búsquedas
en todos los usuarios que forman parte de su grupo de Active Directory.
Almacenes de archivo
Conjunto de orígenes de correo electrónico, metadatos de correo electrónico e índices de
búsqueda en GFI MailArchiver
Archivo PST
Archivo que se usa para almacenar copias locales del correo electrónico, eventos del
calendario, contactos y otros elementos en Microsoft Office Outlook.
Auditoría de actividad de base de datos
Sistema que utiliza las capacidades de rastreo de Microsoft SQL Server para registrar toda la
actividad dentro de una base de datos de archivo.
Auditoría de interacción del usuario
Sistema que permite registrar la actividad de todos los usuarios
web de GFI MailArchiver.
mientras utilizan la interfaz
B
Base de datos Firebird
Sistema de bases de datos relacionales de código abierto.
Buzón
Directorio o carpeta que se emplea para la recepción, archivo y almacenamiento de mensajes
de correo electrónico.
C
Carpetas públicas
Carpeta común compartida entre usuarios de Microsoft Exchange que permite el intercambio
de información.
GFI MailArchiver 6 Glosario | 29

D
Directivas de categorización
Sistema de categorización de GFI MailArchiver que permite categorizar el correo electrónico
según su etiqueta.
Directivas de retención
Un sistema que permite controlar por cuánto tiempo se mantienen los correos específicos en
los Almacenes de archivo.
E
Encabezados
Información que precede al texto del mensaje (cuerpo). Incluyen el remitente, destinatario,
asunto, marcas horarias de envío y recepción, etc.
Esquema de base de datos
Estructura de una base de datos que define las tablas, los campos de esas tablas y la relación
entre los campos y tablas.
ExOLEDB
Véase Proveedor OLE DB de Exchange
Extensiones multipropósito de correo Internet
Estándar que extiende el formato del correo electrónico para que sea compatible con texto
que no sea ASCII, archivos adjuntos que no sean de texto, cuerpos de mensaje con varias
partes y la información de encabezado en juegos de caracteres no ASCII.
G
Gestión de Almacenes de archivo
Tecnología GFI MailArchiver que permite poner en cola y programar los Almacenes de archivo
para usarlos en función de los diferentes períodos de tiempo.
GFI MailArchiver Outlook Connector
Herramienta de GFI MailArchiver que permite sincronizar carpetas de Microsoft Outlook con
los datos de correo electrónico archivados por GFI MailArchiver.
GFI MailInsights
Utilidad para creación de informes incluida en GFI MailArchiver que aprovecha los mensajes
de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las
tendencias del correo electrónico.
GPO
Véase Objetos de directiva de grupo
GFI MailArchiver 6 Glosario | 30

H
Hilo de conversación
Lista de mensajes de correo electrónico que forman una conversación entre dos, o más,
usuarios.
I
IMAP
Véase Protocolo de acceso a mensajes de Internet
Í
Índice de búsqueda
Sistema que recopila, analiza y almacena los datos para permitir la recuperación rápida y
precisa de la información.
Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería
Una arquitectura de mensajería y un API basado en Modelo de objetos componentes (COM)
para Microsoft Windows.
M
MAIS
GFI MailArchiver Import Service
MAPI
Véase Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería
Metadatos
Datos que proporcionan información acerca de los mensajes de correo electrónico archivados
en GFI MailArchiver.
Microsoft SQL Server
Sistema de administración de base de datos relacionales de Microsoft.
MIME
Véase Extensiones multipropósito de correo Internet
Modo de autenticación mixta
Un método de autenticación de SQL Server que permite la autenticación en Windows y SQL
Server.
MyTerm
myterm
GFI MailArchiver 6 Glosario | 31

O
Objetos de directiva de grupo
Una gestión centralizada de Active Directory y la configuración del sistema que controla lo
que los usuarios pueden y no pueden hacer en una red informática.
OneClick Restore
Un método fácil para restaurar mensajes de correo electrónico archivados al buzón del
usuario. Restaura dichos mensajes como en el momento de su eliminación, o bien los envía al
usuario como un archivo adjunto de correo electrónico.
Outlook Web Access
Servicio de correo web de Microsoft Exchange Server. Se usa para acceder al correo
electrónico, contactos, tareas, etc. utilizando una interfaz web cuando Microsoft Office
Outlook no está disponible.
OWA
Véase Outlook Web Access
P
POP3
Véase Protocolo de oficina de correos versión 3
Privilegios de acceso
Permisos concedidos a los usuarios o grupos de usuarios para llevar a cabo diversas
operaciones en los mensajes de correo electrónico.
Protocolo de acceso a mensajes de Internet
Uno de los dos protocolos de Internet más usados para la recuperación de mensajes de correo
electrónico, el otro es POP3.
Protocolo de oficina de correos 3
Protocolo que utilizan clientes de correo electrónico local para recuperar mensajes de correo
electrónico de los buzones a través de una conexión TCP/IP.
Proveedor OLE DB de Exchange
Método utilizado para acceder a un almacén local de Microsoft Exchange Server mediante OLE
DB y ADO de Microsoft.
PST exporter
Herramienta basada en agentes que, una vez implementada en los equipos de destino, extrae
los mensajes de correo electrónico de archivos PST para que los procese el Servicio de
importación de GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver 6 Glosario | 32

R
Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones
Característica de GFI MailArchiver que permite sincronizar la estructura de carpetas de los
buzones de Microsoft Exchange con GFI MailArchiver
Registro en diario
Característica de Microsoft Exchange Server que almacena copias de los mensajes de correo
electrónico en un buzón central para diversos fines, incluido el archivado del correo.
S
Servicio de importación de GFI MailArchiver
Herramienta de GFI MailArchiver que importa datos de mensajes de correo electrónico de un
archivo a GFI MailArchiver.
GFI MailArchiver 6 Glosario | 33

7 Índice
A
archivar 6
B
Base de conocimientos 25
base de datos 13, 18, 22
buzones 7, 21
C
Configuración de base de datos 22
D
Documentación 25
E
encabezados 8, 13, 19, 22
F
Foro en la red 25
G
Glosario 29
I
Internet Explorer 23
GFI MailArchiver Índice | 34

EE.UU., CANADÁ, AMÉRICA CENTRAL Y AMÉRICA DEL SUR
15300 Weston Parkway, Suite 104, Cary, NC 27513, EE.UU.
Teléfono: +1 (888) 243-4329
Fax: +1 (919) 379-3402
ussales@gfi.com
INGLATERRA E IRLANDA
Magna House, 18-32 London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, REINO UNIDO
Teléfono: +44 (0) 870 770 5370
Fax: +44 (0) 870 770 5377
sales@gfi.com
EUROPA, ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA
GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta
Teléfono: +356 2205 2000
Fax: +356 2138 2419
sales@gfi.com
AUSTRALIA Y NUEVA ZELANDA
83 King William Road, Unley 5061, South Australia
Teléfono: +61 8 8273 3000
Fax: +61 8 8273 3099
sales@gfiap.com