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<strong>Anexos</strong> J Anexo IV Metodología de revisión a posteriori Pco después de completar una actividad principal, tal como una presentación o una capacitación, es una buena idea capturar las lecciones aprendidas mientras éstas todavía están frescas en la mente. Para hacerlo, hágase las siguientes cuatro preguntas y anote las respuestas: 1. ¿Qué debió haber pasado? ¿Cuáles eran sus metas, objetivos y expectativas? ¿Qué estaba en el programa? ¿Cuáles eran los resultados y productos propuestos? Cada discurso y presentación tiene o debería tener una meta. ¿Qué quería que la audiencia hiciera como resultado de escucharlo? 2. ¿Qué fue lo que realmente sucedió? Describa y observe qué ocurrió sin comentar o juzgar. Quizás desee iniciar enumerando los sucesos en el orden que ocurrieron. O podría concentrarse en los sucesos, temas o problemas principales que se desarrollaron. Muchas cosas sucedieron antes, durante y después de la presentación que contribuyeron a su éxito o a su fracaso. Revise tantos como sea posible. Luego pregúntese, ¿logró su discurso su objetivo? 3. ¿Cuáles son las razones para la diferencia entre lo que se suponía debía suceder y lo que en realidad sucedió? El punto de esta pregunta no es culpar o calificar el esfuerzo. Su propósito es identificar las fortalezas y debilidades, proponer soluciones y adoptar un curso de acción que corregirá los problemas o mejorará el desempeño futuro. Analice tanto las cosas que funcionaron bien como las cosas que no funcionaron tan bien. ¿Capturó usted la atención de la audiencia con su apertura? ¿Se rieron con su sentido del humor? ¿Funcionó a su favor la organización del salón? ¿Pudo responder las preguntas que le hicieron? 4. ¿Qué aprendió? ¿Qué hizo que desea recordar hacer en el futuro? ¿Qué desea hacer de manera diferente? Recursos –– Una metodología más elaborada –– Introducción a las Revisiones a Posteriori (Introduction to After Action Reviews) –– Guía Técnica para la Revisión a Posteriori de USAID (USAID After-Action Review Technical Guidance) –– Revisión a posteriori (After-Action Review) http://wiki.ifad.org/wiki/After_action_review 2 G - 5 Anexo IV
<strong>Anexos</strong> J Anexo V Sugerencias para escribir correos electrónicos El correo electrónico es una herramienta útil para conectarse y comunicarse con otros. Siga estos lineamientos para usarlo eficazmente: Use la herramienta correcta para el trabajo correcto. Antes de redactar un mensaje, considere si el correo electrónico es el mejor medio de comunicación. Evite enviar un correo electrónico si una reunión o llamada telefónica sería más eficaz. Utilice otras herramientas como Outlook Calendar o Doodle para concertar una reunión. Sea cortés y considerado. Ya que su destinatario no puede “escuchar” su tono en un correo electrónico, su mensaje puede malinterpretarse fácilmente. Ser extremadamente cuidadoso en la cortesía reducirá la posibilidad de que su mensaje se malinterprete. Nunca critique o culpe en un correo electrónico. Si el tema es sensible o si usted está enojado, guarde el mensaje como borrador y regrese después para leerlo nuevamente antes de enviarlo. Elija cuidadosamente a sus destinatarios. Un mensaje de correo electrónico debe ser apropiado y pertinente para cada destinatario individual. Use el “para” y la “cc” apropiadamente. Envíe el mensaje a la persona que debe tomar acción. La línea de “cc” solamente debe incluir las direcciones de las personas que necesitan estar informadas. No envíe información confidencial por correo electrónico. Usted no tiene control alguno sobre el reenvío de su mensaje. Inicie con un asunto preciso. La línea de asunto debe ser tan informativa para el destinatario como lo es para usted. Nunca la deje en blanco. Cambie el asunto según sea necesario para mantenerlo pertinente; por ejemplo, cambie las líneas de asunto automatizadas como “Rank Xerox” a algo que sea significativo antes de enviarlo. Nunca use el correo electrónico para asuntos urgentes. Use la regla de tres horas: si su mensaje requiere una respuesta en un plazo de tres horas, use un método diferente para comunicarse, como el teléfono o en persona. No se oculte detrás del correo electrónico. Para trasladar un mensaje sensible, use el teléfono o reúnase en persona. Envíe elementos adjuntos a los que sus destinatarios puedan tener acceso. –– Si está enviando un documento para revisión en la oficina, envíe un enlace al documento en el xdesk del FIDA y asegúrese de que su destinatario tenga derechos de acceso. –– Si envía un documento fuera del FIDA, tenga en mente que su destinatario puede tener una conexión a Internet lenta y que puede serle difícil abrir un elemento adjunto grande. Lineamientos para responder y reenviar correos electrónicos Use “responder a todos” con moderación. Evite usar “responder a todos” a menos que todos los destinatarios necesiten recibir la información. Elimine los destinatarios de las líneas “para” y “cc” si su respuesta no es pertinente para ellos. Practique la regla de tres respuestas. Si un mensaje ha circulado de ida y de regreso por tres o más mensajes y el tema no se ha resuelto, use otro método de comunicación, como una reunión frente a frente. No envíe respuestas de una sola palabra. Evite responder solamente para decir “¡gracias!” o “¡bien!”. Si desea confirmar que ha recibido un mensaje, envíe una respuesta solamente al remitente. Brinde al destinatario todos los antecedentes al inicio de su respuesta. Con el correo electrónico deberá brindar al destinatario los antecedentes pertinentes al inicio de su respuesta. Por ejemplo, escriba su ubicación (y su huso horario) si no está en las oficinas centrales. Tenga cuidado al reenviar. Reenvíe los mensajes solamente cuando el destinatario necesite saber o tener la información. G - 6 Anexo V
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