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2 Normativa de referencia
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
este primero. En él se incluye lo que se considera información de base, información relativa
a la organización de la especificación, los principios fundamentales que han regido
su desarrollo, y un conjunto de explicaciones contextuales complementarias.
• Módulo 2: Recomendaciones y requisitos funcionales para sistemas de gestión de documentos
electrónicos (ERMS). Este módulo es de aplicación, en combinación con el Módulo
1, en aquellos casos en que haya de implantarse, o mejorarse, un sistema de gestión
de documentos electrónicos por derecho propio, e incluye una introducción conceptual
acerca de la relevancia de la buena gestión de documentos electrónicos; la declaración,
a un nivel de abstracción muy alto, de un conjunto de requisitos centrales y opcionales;
recomendaciones acerca de cómo aplicarlos; y listas de verificación o de chequeo, muy
simples, para valorar hasta qué punto una organización, o un conjunto de organizaciones,
está cumpliendo con los requisitos.
• Módulo 3: Recomendaciones y requisitos funcionales para documentos en sistemas de
gestión. Este módulo es de aplicación, en combinación con el Módulo 1, en aquellos
casos en que se desee implantar funcionalidades de gestión de documentos en sistemas
de gestión. Con una estructura similar a la del Módulo 2, con excepción de las listas de
verificación, es incluso más flexible que éste, a la hora de declarar los requisitos centrales
opcionales que deberían satisfacer tales sistemas.
3.1.3 Principios fundamentales
La sección 3 del Módulo 1, dedicada a los principios que subyacen a la articulación de los
posteriores requisitos, constituye el corazón de toda la especificación. En ella, si bien se reconoce
que los requisitos deben implantarse de conformidad con las necesidades de la organización,
o de un conjunto de organizaciones, también se declaran un conjunto de principios,
divididos en principios relativos a los documentos y principios relativos a los sistemas, que
deberían tener la consideración de irrenunciables, y que resultan significativos, en la medida
en que documentos (presumiblemente nuestro objeto natural de trabajo) y sistemas (nuestros
nuevos objetos de trabajo) se colocan al mismo nivel.
En lo que se refiere a los principios relacionados con los documentos, la especificación declara
los siguientes34 :
•
•
•
•
La información electrónica de gestión tiene que gestionarse activamente, y mantenerse de
manera fiable como evidencia auténtica de una actividad;
La información de gestión tiene que vincularse a su contexto de gestión mediante el uso
de metadatos;
La información de gestión tiene que mantenerse y debe permanecer accesible a usuarios
autorizados durante tanto tiempo como sea necesario; y
Se debe poder disponer de la información de gestión de manera bien administrada, sistemática
y auditable.
En lo que se refiere a los principios relacionados con los sistemas, la especificación también
declara los que se exponen a continuación 35 :
34 Ob. cit., p. 9.
35 Ob. cit., pp. 10-11 y 36.