Los libros de contabilidad y de junta directiva no requieren ...
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<strong>Los</strong> <strong>libros</strong> <strong>de</strong> <strong>contabilidad</strong> y <strong>de</strong> <strong>junta</strong> <strong>directiva</strong> <strong>no</strong> <strong>requieren</strong> inscripción en el<br />
registro mercantil<br />
—La eliminación <strong>de</strong> la inscripción <strong>no</strong> implica que haya <strong>de</strong>saparecido la obligación<br />
<strong>de</strong> llevar <strong>libros</strong>, en la medida en que el <strong>de</strong>ber <strong>de</strong> llevar <strong>contabilidad</strong> <strong>de</strong> los<br />
negocios permanece inalterada.<br />
— <strong>Los</strong> <strong>libros</strong> <strong>de</strong> <strong>contabilidad</strong> y <strong>de</strong> <strong>junta</strong> <strong>directiva</strong> pue<strong>de</strong>n ser llevados en archivos<br />
electrónicos;<br />
Bogotá, 8 mar (SS). El Decreto Ley 019 <strong>de</strong> 2012, suprimió el registro <strong>de</strong> los <strong>libros</strong><br />
<strong>de</strong> <strong>contabilidad</strong> en la Cámara <strong>de</strong> Comercio a la vez que autoriza que dichos <strong>libros</strong><br />
puedan ser llevados en archivos electrónicos, explicó la Superinten<strong>de</strong>ncia <strong>de</strong><br />
Socieda<strong>de</strong>s en reciente circular externa.<br />
En la circular externa se explica que esta afirmación se <strong>de</strong>riva <strong>de</strong> las siguientes<br />
consi<strong>de</strong>raciones:<br />
1. El artículo 173 <strong>de</strong>l <strong>de</strong>creto, adicionó un inciso al artículo 56 <strong>de</strong>l Código <strong>de</strong><br />
Comercio, don<strong>de</strong> consagró la posibilidad <strong>de</strong> llevar en archivos electrónicos todos<br />
los <strong>libros</strong> <strong>de</strong>l comerciante.<br />
El primer inciso se mantuvo sin modificación <strong>de</strong>s<strong>de</strong> su original, consagrado en el<br />
Decreto 410 <strong>de</strong> 1971, el cual señala: “<strong>Los</strong> <strong>libros</strong> podrán ser <strong>de</strong> hojas removibles o<br />
formarse por series continuas <strong>de</strong> tarjetas, siempre que unas y otras estén<br />
numeradas, puedan conservarse archivadas en or<strong>de</strong>n y aparezcan autenticadas<br />
conforme a la reglamentación <strong>de</strong>l Gobier<strong>no</strong>”. Como es evi<strong>de</strong>nte esa<br />
reglamentación aludía a los <strong>de</strong>cretos que fue necesario expedir para efectos <strong>de</strong><br />
instrumentalizar la <strong>no</strong>rma <strong>de</strong>l Código <strong>de</strong> Comercio, sin que pueda dar lugar a<br />
pensar que es una nueva reglamentación para que los <strong>libros</strong> <strong>de</strong>jen <strong>de</strong> estar<br />
inscritos en el registro mercantil.<br />
Tampoco requiere reglamentación la posibilidad <strong>de</strong> que la <strong>contabilidad</strong> sea llevada<br />
en archivos electrónicos, en la medida en que el <strong>de</strong>creto reglamentario se ocupará<br />
únicamente <strong>de</strong>l registro <strong>de</strong> <strong>libros</strong> electrónicos que conservan la obligación <strong>de</strong> la<br />
inscripción en el registro mercantil, esto es, para los <strong>libros</strong> <strong>de</strong> socios o accionistas<br />
y los <strong>de</strong> actas <strong>de</strong> asamblea y <strong>junta</strong> <strong>de</strong> socios, en armonía con lo dispuesto en el<br />
artículo 175 <strong>de</strong>l <strong>de</strong>creto que <strong>no</strong>s ocupa.
2/2<br />
Memorando<br />
2. El artículo 175 ibí<strong>de</strong>m, modificó el numeral 7 <strong>de</strong>l artículo 28 <strong>de</strong>l Código <strong>de</strong><br />
Comercio así:<br />
“Artículo 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil:<br />
7. <strong>Los</strong> <strong>libros</strong> <strong>de</strong> registro <strong>de</strong> socios o accionistas, y los <strong>de</strong> actas <strong>de</strong> asamblea y<br />
<strong>junta</strong>s <strong>de</strong> socios”<br />
Al suprimir la exigencia para los <strong>libros</strong> <strong>de</strong> <strong>contabilidad</strong>, se entien<strong>de</strong> que <strong>de</strong>s<strong>de</strong> la<br />
fecha <strong>de</strong> expedición <strong>de</strong>l mencionado <strong>de</strong>creto, los comerciantes <strong>no</strong> están obligados<br />
a inscribir dichos <strong>libros</strong> en el registro mercantil, sin que para tal efecto se requiera<br />
reglamentación alguna como se explicó anteriormente.<br />
En la circular externa, también se explica que los comerciantes <strong>de</strong>ben continuar<br />
llevando su <strong>contabilidad</strong> <strong>de</strong> acuerdo a los principios y <strong>no</strong>rmas generalmente<br />
aceptados en Colombia.<br />
Para tal efecto, se tomarán las medidas necesarias que permitan garantizar la<br />
inalterabilidad, integridad y seguridad <strong>de</strong> la información.<br />
Correspon<strong>de</strong>rá a los administradores tomar las <strong>de</strong>cisiones y medidas dirigidas a<br />
asegurar el cumplimiento <strong>de</strong> los requisitos <strong>de</strong> la información financiera.<br />
(fin)