Programa de Sistemas de Servicios Básicos - Instituto Nacional de ...

Instituto Nacional de Pediatría
PROGRAMA DE
SISTEMAS DE SERVICIOS BÁSICOS
2010

Políticas nacionales,
Normas, reglamentos y leyes
Estándares internacionales
Estándares de
gestión
Sistemas de información
Entorno social
INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA
Programa de Sistemas de Servicios Básicos
POLÍTICA DE CALIDAD
Sustento Enfoque Ejes
Estándares centrados en el paciente
Liderazgo
Derechos del
paciente y su
familia
Información y
Comunicación
Atención
médica integral
Competencia y
Calidad
Paciente
Manejo de
riesgos
Seguridad
del paciente
Seguridad
hospitalaria
Dirección
Educación del
paciente y su
familia
Misión
Desarrollo de modelos de atención a la infancia y adolescencia a través de la investigación científica, aplicada a
las prioridades del PNS, a través de la formación de recursos humanos, para la salud, así como de la asistencia en
salud de alta especialidad con calidad y de clase mundial
Visión
Impactar en indicadores de salud, de la infancia y la adolescencia, disminuir la carga de la enfermedad y
propiciar un financiamiento integral y una atención incluyente, para la familia en los ámbitos que toca la enfermedad.
Compartir liderazgo en la generación de conocimiento de las causas y los determinantes de la enfermedad en
pediatría. Anticipar soluciones a problemas con servicios certificados en calidad internacional.
Instituto nacional de pediatría
Insurgentes sur no. 3700-c
Col. Insurgentes Cuicuilco
Delegación Coyoacán
C.P. 04530 México, D.F.
Teléfono conmutador: 10 84 09 00
Correo electrónico: pediatria_inp@prodigy.net.mx
ISBN: P e n d i e n t e
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INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA
Programa de Sistemas de Servicios Básicos
DIRECTORIO
Dr. Guillermo Alberto Sólomon Santibáñez
Director general
Dr. Jaime a. Ramírez Mayans
Director médico
Dr. Pedro Gutiérrez Castrellón
Director de investigación
Dr. José Reynes Manzur
Director de enseñanza
C.p. Alejandro Martínez Fragoso
Director de administración
Dr. Juan Pablo Villa Barragán
Director de planeación
RECOPILADORES
Dr. Juan Pablo Villa Barragán
Director de planeación
MVZ. Enrique Garay Garzón
Departamento de desarrollo institucional
Lic. María Auxilio Montiel Salinas
Coordinación de protección civil
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INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA
Programa de Sistemas de Servicios Básicos
INDICE
Página
INTRODUCCIÓN
BASE LEGAL
5
5
MISIÓN, VISIÓN Y VALORES INSTITUCIONALES 7
ANÁLISIS ESTRATÉGICO 8
OBJETIVO GENERAL 9
ESTRATÉGIAS 9
LÍNEAS DE ACCIÓN Y ACTIVIDADES 9
LÍMITES DEL PROGRAMA 9
ANEXOS 10
GLOSARIO DE TÉRMINOS 25
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INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA
Programa de Sistemas de Servicios Básicos
INTRODUCCIÓN
El Instituto Nacional de Pediatría para cumplir con sus actividades sustantivas, que comprenden la
atención médica pediátrica, la enseñanza y la investigación; requiere que las aéreas cuenten con los
bienes y servicios necesarios para su adecuado funcionamiento, asimismo una respuesta adecuada
ante contingencias, que permitan a la institución seguir dando servicios sin disminuir su
funcionamiento.
Ante la necesidad de contar con instrumentos que permitan dar respuesta oportuna a las necesidades
de planeación en sistemas de servicios básicos como electricidad, agua, y demás necesarios para
mantener en óptimas condiciones las funciones de la organización, se presenta el siguiente plan que
permitirá minimizar riesgos de fallas operativas y contar con los insumos necesarios para su
operatividad.
Que comprende factores de vulnerabilidad divididas:
Por su complejidad: ya que se cumplen funciones de hotelería, oficinas, diagnóstico, tratamiento y
almacén.
Por su ocupación: son edificios con un alto índice de ocupación, alojan pacientes, empleados, personal
y visitantes, las 24 horas al día, los 365 días del año.
Por los suministros: están provisto por equipos especiales, los cuales algunos ameritan gases, fluidos
eléctricos permanentemente y un número de pacientes requieren de su ayuda para sobrevivir.
Por las instalaciones básicas: depende de servicios públicos, electricidad, agua, gases medicinales,
red de vapor, oxígeno, combustible, recolección de basura, comunicaciones, para poder funcionar.
Por el manejo de materiales peligrosos: se manejan como insumos o se producen como parte de la
práctica médica y pueden constituir amenazas por su composición química o radioactiva.
BASE LEGAL
Leyes
Ley General de Salud.
Ley de los Institutos Nacionales de Salud.
Ley de Protección Civil para el Distrito Federal.
Reglamento de la Ley de Protección para el Distrito Federal.
Normas Oficiales Mexicanas que aplican
Nom-002-Stps-2000 Condiciones de seguridad, prevención, protección y combate de incendios en
los centros de trabajo.
Nom-005-stps-1998, condiciones de seguridad e higiene en los centros de trabajo para el manejo,
transporte y almacenamiento de sustancias químicas peligrosas.
NOM-003-SEGOB/2002, Señales y avisos para protección civil.- Colores, formas y símbolos a
utilizar.
NOM-006-STPS-2000, manejo y almacenamiento de materiales- condiciones y procedimientos de
seguridad
NOM-018-STPS-2000, sistema para la identificación y comunicación de peligros y riesgos por
sustancias químicas peligrosas en los centros de trabajo.
NOM-022-STPS-1999, Electricidad estática en los centros de trabajo - condiciones de seguridad e
higiene.
NOM-017-STPS-1993, Relativa al equipo de protección personal para los trabajadores en los
centros de trabajo
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INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA
Programa de Sistemas de Servicios Básicos
Nom-100-Stps-1994, Seguridad-Extintores contra incendio a base de polvo químico seco con
presión contenida - especificaciones.
Norma Oficial Mexicana Nom-102-Stps-1994, Seguridad - Extintores contra incendio a base de
bióxido de carbono - parte 1: recipientes.
Norma Oficial Mexicana Nom-103-Stps-1994, Seguridad-Extintores contra incendio a base de
agua con presión contenida.
NOM-105-STPS-1994, Seguridad- tecnología del fuego-terminología
Nom-104-Stps-2001, Agentes Extinguidores - Polvo químico seco tipo ABC a base de
fosfato mono amónico.
Nom-154-Scfi-2005, Equipos Contra Incendio-Extintores servicio de mantenimiento y recarga.
Nfpa 72 National Fire Alarm Code 1999 Edition
NOM-001-SEDE-2005, Instalaciones Eléctricas (utilización).
NOM-026-STPS-2008, Colores y señales de seguridad e higiene, e identificación de riesgos por
fluidos conducidos en tuberías.
NOM-154-SCFI-2005, Equipos Contra Incendio-Extintores Servicio de mantenimiento y recarga.
Nom-114-Stps-1994, Sistema para la identificación y comunicación de riesgos por sustancias
químicas en los centros de trabajo.
NOM-197-SSA1-2000, Que establece los requisitos mínimos de infraestructura y equipamiento de
hospitales y consultorios de atención médica especializada.
NOM-233-SSA1-2003 Requisitos Arquitectónicos para facilitar el Acceso, Tránsito, Uso y
Permanencia de las personas con Discapacidad en establecimientos de Atención Médica
Ambulatoria y Hospitalaria del Sistema Nacional de Salud.
NOM-233-SSA1-2003, Que establece los requisitos arquitectónicos para facilitar el acceso,
tránsito, uso y permanencia de las personas con discapacidad en establecimientos de atención
médica ambulatoria y hospitalaria del Sistema Nacional de Salud.
TRPC-001-1998 Términos de referencia para la elaboración de Programas Internos de Protección
Civil.
Normas técnicas complementarias para el proyecto arquitectónico.
Reglamento de Construcciones para el Distrito Federal. Publicado en la Gaceta Oficial del Distrito
Federal El 29 de enero de 2004.
Norma Oficial Mexicana Nom-102-Stps-1994, Seguridad - Extintores contra incendio a base de
bióxido de carbono - parte 1: recipientes.
Norma Oficial Mexicana Nom-103-Stps-1994, Seguridad-Extintores contra incendio a base de
agua con presión contenida.
NOM-105-STPS-1994, Seguridad- tecnología del fuego-terminología
Nom-104-Stps-2001, Agentes Extinguidores - Polvo químico seco tipo ABC a base de
fosfato mono amónico.
Nom-154-Scfi-2005, Equipos Contra Incendio-Extintores servicio de mantenimiento y recarga.
Nfpa 72 National Fire Alarm Code 1999 Edition
NOM-001-SEDE-2005, Instalaciones Eléctricas (utilización).
NOM-026-STPS-2008, Colores y señales de seguridad e higiene, e identificación de riesgos por
fluidos conducidos en tuberías.
NOM-154-SCFI-2005, Equipos Contra Incendio-Extintores Servicio de mantenimiento y recarga.
Nom-114-Stps-1994, Sistema para la identificación y comunicación de riesgos por sustancias
químicas en los centros de trabajo.
TRPC-001-1998 Términos de referencia para la elaboración de Programas Internos de Protección
Civil.
Normas técnicas complementarias para el proyecto arquitectónico.
Reglamento de Construcciones para el Distrito Federal. Publicado en la Gaceta Oficial del Distrito
Federal El 29 de enero de 2004.
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INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA
Programa de Sistemas de Servicios Básicos
MISIÓN, VISIÓN Y VALORES INSTITUCIONALES
Misión.
Desarrollar un instrumento organizativo acorde a la realidad institucional, en cuanto a los riesgos que
están expuestos las personas que demandan servicios de atención medica, usuarios en general y
trabajadores; donde la alta gerencia informada adquiera el compromiso de promover un estilo de vida
de respuesta oportuna y prevención, para mitigar impactos no deseados a la integridad física y mental,
de las personas, asimismo que permita evitar daños al patrimonio institucional,
Visión
Ser una institución líder en materia de seguridad hospitalaria, donde su fortaleza radique en contar con
un equipo de profesionales comprometidos y técnicamente desarrollados, para dar un respuesta
oportuna en el ámbito de la seguridad y promoción de la salud; aportando las bases para incidir en
nuevos escenarios de oportunidad como parte de un Sistema de gestión de la calidad.
Valores Institucionales
Para el cumplimiento de la Misión y alcanzar la Visión requerida serán necesarios esfuerzos a mediano
y largo plazo, guiados y apoyados por la alta gerencia comprometida a un trabajo constante y de
colaboración con la población trabajadora y usuaria, fomentando en forma sistemática valores
institucionales como:
Autocuidado: funciones naturales indispensables para la vida de las personas y la sociedad,
inherentes a la supervivencia de todo ser vivo.
Corresponsabilidad: Responsabilidad compartida de los individuos sobre las acciones emprendidas
en beneficio de propios y de la comunidad.
Higiene: Coordinación entre las diferentes áreas de la Institución para favorecer hábitos saludables,
en prevención de enfermedades, bajo un esquema de reconocimiento, evaluación y control de
factores y tensiones ambientales que surgen en el lugar de trabajo y que pueden provocar
quebrantos a la salud, incomodidad e ineficiencia en el trabajo.
Prevención de Accidentes: A través de la preparación y disposición de cada uno evitar la
exposición a un peligro o daño potencial.
Seguridad: A través de mecanismo preventivos asegurar el buen funcionamiento de servicios e
instalaciones a fin de garantizar las seguridad de la población.
Trabajo en equipo: La participación y el compromiso de todos los niveles jerárquicos en la
resolución de problemas y toma de decisiones, con la finalidad de obtener resultados y soluciones
cada vez de mayor calidad, en forma oportuna en beneficio de la Institución y de los servicios
otorgados.
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INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA
Programa de Sistemas de Servicios Básicos
ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL PLAN MAESTRO
Debilidades Fortalezas Estrategias propuestas
Alta gerencia informada y
Planeación estratégica comprometida en trabajar en
inexistente.
equipo para ser una institución
segura y funcional. 6. Sistemas de servicios
básicos
Falta de programación de
recursos económicos, Equipos de trabajo formados en
destinados a la adquisición de diferentes aéreas, capacitados
bienes y servicios para la y con experiencia.
seguridad institucional.
Recursos
humanos
insuficientes para responder
adecuadamente a la
operatividad del Plan Maestro
de Seguridad.
Participación y compromiso
limitado de autoridades para
impulsar programas
sectoriales de salud y
seguridad.
1. Ambiente institucional
sensibilizado en forma
participativa sobre el
Sistema de Gestión de la
Calidad.
Establecer y difundir políticas,
acciones y lineamientos
institucionales en materia de
seguridad hospitalaria, a otras
organizaciones similares y que
permita el intercambio de
experiencias.
6.
6.
Amenaza Oportunidad Estrategia resultante
Políticas gubernamentales
aisladas y sin recursos en
materia de seguridad
hospitalaria.
Ser un hospital digno y seguro. 6.
Falta de interés en participar
en un Sistema de Gestión en
Seguridad Hospitalaria.
Recortes presupuéstales que
limiten la adquisición de
insumos en la institución.
Llevar a cabo convenios de
colaboración con diferentes
instancias nacionales, para el
intercambio técnico y
estratégico.
Promover una cultura de
seguridad y autoprotección en
el sector salud.
6.
6.
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INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA
Programa de Sistemas de Servicios Básicos
OBJETIVO GENERAL
Conservar en condiciones de funcionamiento seguro, eficiente y confiable los sistemas, equipos, e
instalaciones para no demorar ni interrumpir los servicios de la Institución.
Estrategia No. 6
Sistemas de servicios básicos
Líneas de Acción y actividades
Establecer un programa de trabajo preventivo y correctivo de la instalación que contemple:
Agua
Electricidad
Gases Medicinales
Plantas de emergencia
Sistema contra incendio (cisternas)
Calderas
Compresores de aire médico
Equipos de aire acondicionado y refrigeradores
Plantas de vacio
LÍMITES DEL PROGRAMA
Límite de Tiempo: El Programa está diseñado para ser realizado de forma permanente, sin embargo
las metas establecidas deberán cumplirse en los ejercicios 2010-2011, a fin de que en el mediano
plazo se planteen nuevas áreas de oportunidad.
Universo de Trabajo: Constituido por los 2620 trabajadores de los distintos turnos asimismo público
usuario (pacientes y familiares) que asiste a los servicios, visitantes y proveedores donde se calcula
una afluencia diaria de 3,500 personas.
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INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA
Programa de Sistemas de Servicios Básicos
Anexos
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Programa de Sistemas de Servicios Básicos
PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES
HIDRÁULICAS, SANITARIAS, ELÉCTRICAS, DE GASES Y VAPOR.
OBJETIVO ESPECIFICO
Establecer los lineamientos y actividades para atender los reportes enviados por los diferentes
departamentos y/o servicios del instituto al departamento de conservación y mantenimiento, por
problemas en las instalaciones, hidráulicas, sanitarias, eléctricas, de gases y vapor.
POLITICAS Y/O NORMAS DE OPERACION
- El departamento de conservación y mantenimiento es el responsable de que se lleve a cabo este
procedimiento.
- Para el mantenimiento de instalaciones debe definirse anualmente cual será contratado con
proveedores externos y cual se dará con personal del servicio de mantenimiento de instalaciones.
- Los reportes para solicitar el mantenimiento de instalaciones podrán ser mediante vía telefónica
y/o escrita.
- Todo reporte o solicitud por escrito de mantenimiento, deberá ser dirigido al jefe del departamento
de conservación y mantenimiento, quien se encargara de su distribución al servicio de
mantenimiento de instalaciones que designara la sección correspondiente que realizara el trabajo.
(electricidad, plomería, carpintería.)
- Los reportes o solicitudes recibidos mediante vía telefónica y/o escrita, deberán ser registrados en
la bitácora del servicio de mantenimiento de instalaciones.
- Los reportes o solicitudes serán atendidos de acuerdo a la prioridad que se le asigne a cada uno
de ellos, cuidando que su cumplimiento se haga en tiempo y forma.
- Los reportes o solicitudes con carácter de urgente que se hayan recibido vía telefónica al servicio
de mantenimiento de instalaciones deberán ser atendidos de inmediato y registrarse en bitácora.
Al concluir el trabajo solicitado se elaborara la “orden de trabajo” formato (a-4-2-03 a-b), según
instructivo de llenado.
- Para solicitar refacciones en el almacén se deberá requisitar “vale de salida de almacén” formato
(a-3-0-06), respaldado con la “orden de trabajo” y deberá llevar la autorización del responsable del
servicio, y el visto bueno del jefe del departamento de conservación y mantenimiento
- La rutina de supervisión a las instalaciones por el personal del servicio de mantenimiento se hará
diariamente en la mañana, tarde y noche.
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Programa de Sistemas de Servicios Básicos
- Diariamente el personal del servicio de mantenimiento de instalaciones deberá revisar a la entrada
de turno:
A) El sistema integral de bombeo de agua potable.
B) La temperatura de los tanques de agua caliente, de los cuartos de máquina, de servicios
generales y SADYTRA y controlar en su caso.
C) Que el sistema de alumbrado se apague a las 07:00 a.m. Y se encienda a las 18:00 o
19:00 horas, según la visibilidad.
D) Que los elevadores de consulta externa estén en servicio entre las 6:30 y las 7:00 horas, y
se suspenderá el servicio al terminar el horario de visita o de la Consulta Externa.
- En caso de que el equipo tenga que salir del instituto, se deberá llenar la “Solicitud de Salida”
formato (a-3-2-01) y será el jefe del Departamento de Control de Bienes el responsable de dicha
salida.
ÁREA CORRESPONDIENTE NO. ACTIVIDAD
REA SOLICITANTE
(Departamentos y/o Servicios)
1 Solicita vía telefónica y/o por escrito el mantenimiento de
instalaciones hidráulicas, sanitarias, eléctricas, de gases
y vapor.
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACION Y
MANTENIMIENTO
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACION Y
MANTENIMIENTO
(Servicio de Mantenimiento de
Instalaciones)
2 Recibe vía telefónica y/o por escrito la solicitud o reporte
para mantenimiento de instalaciones.
3 Canaliza a los responsables de turno del Servicio de
Mantenimiento de Instalaciones los reportes o solicitudes
para su realización, según corresponda.
4 Recibe reportes de reparación del Departamento de
Conservación y Mantenimiento vía telefónica y/o por
escrito. Destina los trabajos a las diferentes secciones.
5 Revisa que la reparación se pueda realizar con recursos
del instituto.
¿Procede?
No: Informa al Jefe del Departamento y/o Jefe del
Servicio, para su cotización, compra o contratación
con proveedores. (Continua en la actividad No. 7).
Si: Elabora “Orden de Trabajo” formato (A-4-2-03) misma
que la (conserva hasta la actividad No.9).
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Programa de Sistemas de Servicios Básicos
ÁREA CORRESPONDIENTE NO. ACTIVIDAD
6 Solicita refacciones al almacén mediante “Vale de Salida
de Almacén” formato (A-3-0-06).
(Conecta con la actividad No. 9)
DEPARTAMENTO
DE CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
7 Realiza contratación, cotización y/o compra vía fondo
revolvente de las refacciones o servicios solicitados o
elabora “Solicitud de Requisición Interna” formato (A-3-
0-04).
PROVEEDOR (ES) 8 Realiza(n) los trabajos contratados entregando al final
su “Orden de Servicio”, con la descripción de los
trabajos realizados, en original y dos copias, se queda
con el original y la 1ª copia como soporte para su trámite
de cobro, la 2ª. copia la entrega al Departamento de
Conservación y Mantenimiento.
(Continua en la actividad No. 12).
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
(Servicio de Mantenimiento de
Instalaciones)
ÁREA SOLICITANTE
(Departamentos y/o Servicios)
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACION Y
MANTENIMIENTO
(Servicio de Mantenimiento de
Instalaciones)
DEPARTAMENTO
DE CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
9 Realiza los trabajos y describe en la “Orden de Trabajo”
la reparación realizada, según sea de trabajo interno, así
como fecha y hora en que se atendió el reporte y solicita
firma de conformidad del responsable del área
solicitante del servicio.
10 Firma de conformidad en la “Orden de Trabajo” y la
entrega al técnico.
11 Recibe “Orden de Trabajo”, revisa la especificación de la
reparación realizada, así como que contenga la fecha y
hora en que se concluye el trabajo solicitado, firma de
conformidad del responsable del área que solicitó el
servicio. El técnico que atendió el reporte o solicitud de
Mantenimiento de Instalaciones firma la “Orden de
Trabajo” misma que archiva temporalmente, para la
elaboración del
reporte mensual.
(Continua en la actividad No. 13).
12 Recibe del proveedor la 2ª copia de la “Orden de
Servicio“ y procede a supervisar los trabajos y junto con
este firman el “Acta de Entrega-Recepción” por los
trabajos ya realizados.
(Conserva los formatos hasta la actividad No. 14).
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Programa de Sistemas de Servicios Básicos
ÁREA CORRESPONDIENTE NO. ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
(Servicio de Mantenimiento de
Instalaciones)
13 Elabora reporte mensual de actividades y envía al
Departamento de Conservación y Mantenimiento el
original con la “Orden de Trabajo” y la copia para acuse.
DEPARTAMENTO
DE CONSERVACION Y
MANTENIMIENTO
14 Recibe original de reporte de actividades y sella copia
de acuse. Archiva la “Orden de Trabajo”, “Acta de
Entrega-Recepción”, la “Orden de Servicio” y el reporte
de actividades del Servicio de Mantenimiento de
Instalaciones.
TERMINA PROCEDIMIENTO.
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Programa de Sistemas de Servicios Básicos
Políticas y/o normas de operación
- El departamento de conservación y mantenimiento es el responsable de que se lleve a cabo este
procedimiento.
- Al inicio del ejercicio fiscal el encargado del servicio de electromedicina deberá elaborar el
programa anual de mantenimiento del equipo médico y de laboratorio, calendario y los alcances
respectivos por tipo de equipo.
- Se establecerá al inicio del ejercicio fiscal el inventario de equipo médico y de laboratorio para el
que se contratará el mantenimiento anual con proveedores externos con sus respectivos
alcances
A. Por licitación pública
B. Con proveedores que tienen derechos exclusivos o patentes
- El encargado del servicio de electromedicina vigilara que los programas calendarizados con los
alcances para el mantenimiento del equipo médico se lleven a cabo conforme a lo establecido en
los contratos respectivos con cada proveedor contratado.
- Al termino del ejercicio fiscal el encargado del servicio de electromedicina, entregará las
refacciones usadas y las nuevas no utilizadas de los proveedores que tienen contratos que las
incluyan, al departamento de conservación y mantenimiento, procediendo a su baja y registro
correspondiente en el almacén.
- Al concluir los trabajos solicitados, el proveedor elaborará la “orden de servicio”
correspondiente que debe contener como mínimo los datos siguientes: número de folio,
fecha, hora, no. De contrato, identificación del equipo, descripción de los trabajos realizados
conforme a las especificaciones y alcances establecidos en los contratos respectivos,
materiales o refacciones utilizados, datos de quien realiza y recibe los trabajos.
- El archivo electrónico para el control de trabajos realizados deberá contener como campos para
registro los siguientes: no. Consecutivo (folio), equipo, área solicitante, descripción del servicio
realizado, nombre de quien realiza el trabajo.
- La rutina de supervisión de las actividades para los trabajos contratados con proveedores
externos para el mantenimiento del equipo médico y de laboratorio se llevará a cabo por el
personal del servicio de electromedicina.
- En caso de que exista la necesidad de que el equipo tenga que salir del instituto se deberá llenar
la “solicitud de salida” formato (a-3-2-01) y será el jefe del departamento de control de bienes el
responsable de dicha salida.
- Cuando se requierán refacciones se solicitarán una ó varias cotizaciones de la refacción a
emplear, cuando la compañía no es dueño de la exclusividad de la marca. Si la empresa es
dueña de los derechos exclusivos de la marca, no solicitan más cotizaciones.
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INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍA
Programa de Sistemas de Servicios Básicos
Una vez cotizada la refacción se elabora el dictamen técnico del equipo médico o de laboratorio
que requiere de refacción no incluida en el contrato para que sea reparado (el dictamen incluye
fecha de elaboración, descripción del equipo, servicio al que pertenece, descripción del
problema, refacción a utilizar, empresas que cotizan costo y firma del servicio de
electromedicina).
El Departamento de Conservación y Mantenimiento proporciona el visto bueno para el dictamen
y las cotizaciones de las refacciones solicitadas con la solicitud del servicio.
Proporcionará los alcances de los mantenimientos de cada equipo referente a los servicios que
serán contratados con proveedores, a la subdirección de servicios generales quien elabora los
contratos en los que se establecen las condiciones, obligaciones y responsabilidades a que se
sujetarán el proveedor y el instituto y los canalizará a la subdirección de asuntos jurídicos,
encargada de la sanción correspondiente.
ÁREA CORRESPONDIENTE NO. ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
1 Recibe vía telefónica o por escrito los reportes o
solicitudes de mantenimiento de equipo médico y de
laboratorio, de los departamentos o servicios
solicitantes.
2 Canaliza al encargado del servicio de Electromedicina
los reportes o solicitudes para su seguimiento.
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
(Servicio de Electromedicina)
3 Reporta el equipo al (los) proveedor(es) que tienen
contrato de mantenimiento respectivo para el equipo
referido, describiendo los datos del equipo y área a la
que pertenece.
4 Solicita número de reporte al proveedor que realizará el
mantenimiento y registra en el archivo electrónico
respectivo, con fecha, hora y nombre de quien recibió el
reporte.
PROVEEDOR (ES) 5 Acude al área que solicito el servicio, acompañado por
personal del Servicio de Electromedicina, realiza un
diagnóstico del equipo médico y de laboratorio e informa
al Servicio de Electromedicina.
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
(Servicio de Electromedicina)
6 Verifica si el contrato del Proveedor incluye refacciones
Procede
No:
Solicita al proveedor realice cotización, para
realizar el trámite correspondiente y llevar a
cabo el mantenimiento.
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Programa de Sistemas de Servicios Básicos
ÁREA CORRESPONDIENTE NO. ACTIVIDAD
Si:
Solicita se lleve a cabo el mantenimiento.
utilizando las refacciones necesarias.
PROVEEDOR (ES) 7 Realiza el mantenimiento al equipo médico y de
laboratorio conforme a las especificaciones del
fabricante, y elabora la “Orden de Servicio” en original y
dos copias, con la descripción de los trabajos realizados,
entrega el equipo al área solicitante, recabando firmas
de conformidad.
AREA SOLICITANTE
(Departamentos y Servicios)
8 Recibe el equipo verifica su funcionamiento, firma de
conformidad, en la “Orden de Servicio” en original y dos
copias y las entrega al proveedor.
PROVEEDOR 9 Recibe y firma la “Orden de Servicio” en original y dos
copias, recaba firma del Servicio de Electromedicina, se
queda con el original y 1ª copia como soporte para su
trámite de cobro respectivo y la 2ª copia la entrega al
Servicio de Electromedicina.
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
(Servicio de Electromedicina)
10 Recibe copia de la “Orden de Servicio”, se registra en
archivo electrónico y la archiva.
11 Elabora reporte mensual de actividades y envía original
y copia de acuse al Departamento de Conservación y
Mantenimiento.
12 Recibe original de reporte de actividades, sella copia de
acuse y archiva.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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Programa de Sistemas de Servicios Básicos
PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO AL EQUIPO, CON
PERSONAL DEL SERVICIO DE ELECTROMECANICA
Objetivo especifico
Establecer los lineamientos y procedimientos para atender los reportes o solicitudes de mantenimiento
enviados por los diferentes departamentos y servicios del instituto al departamento de conservación y
mantenimiento, por problemas en el equipo, que serán atendidos por personal del servicio de
electromecánica.
Políticas y/o normas de operación
- El Departamento de Conservación y Mantenimiento es el responsable de que se lleve a cabo
este procedimiento.
- El encargado del Servicio de Electromecánica deberá elaborar el programa anual de
mantenimiento del equipo electromecánico (tableros, planta de emergencia, subestaciones,
elevadores), que realizara con personal de este servicio.
- Los reportes o solicitudes de mantenimiento al equipo podrán ser mediante vía telefónica y/o
escrita.
- Todo reporte o solicitud por escrito para mantenimiento de equipo deberá ser dirigido al jefe del
Departamento de Conservación y Mantenimiento, quien se encargará de su distribución al
servicio de electromecánica.
- Los reportes o solicitudes recibidos mediante vía telefónica y/o escrita, deberán ser
registrados con el número consecutivo de registro en la bitácora secretarial de reportes.
- Los reportes o solicitudes serán atendidos de acuerdo a la prioridad que se le asigne a cada
uno de ellos, cuidando que su cumplimiento se haga en tiempo y forma.
- Los reportes o solicitudes de carácter urgente que se hayan recibido vía telefónica en el servicio
de electromecánica deberán ser atendidos de inmediato y registrarse con el número consecutivo
de registro en la bitácora secretarial de reportes. Al concluir el trabajo solicitado se elaborará la
“orden de trabajo” formato (a-4-2-03 a-b) según instructivo de llenado.
- Toda salida de refacciones del almacén será requisitada mediante “vale de salida de almacén”
formato (a-3-0-06), respaldado con la “orden de trabajo” formato (a-4-2-03 a-b) con la
autorización del encargado del servicio de electromecánica, y el visto bueno del jefe del
departamento de conservación y mantenimiento.
- El servicio de electromecánica para realizar sus funciones para el mantenimiento del equipo,
deberá hacerlo en colaboración estrecha con el personal médico, paramédico, técnico y
administrativo de los diferentes departamentos y servicios solicitantes.
- Se obtendrá vía fondo revolvente las refacciones requeridas con un costo menor de $1000.00,
para refacciones con un costo mayor se hará por compra directa mediante el departamento de
adquisiciones.
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Programa de Sistemas de Servicios Básicos
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
1 Recibe vía telefónica o por escrito los reportes o
solicitudes de mantenimiento al equipo de las
áreas solicitantes (Departamentos y servicios).
2 Canaliza al encargado de servicio de
Electromecánica los reportes o solicitudes para
su trámite.
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
(Servicio de Electromecánica)
3 Recibe reportes o solicitudes de mantenimiento
del Departamento de Conservación y
Mantenimiento vía telefónica y/o por escrito.
4 Realiza diagnóstico de operación del equipo,
comprueba si se puede llevar a cabo en el
servicio.
5 Verifica existencia de refacciones y/o material
para realizar los trabajos requeridos.
Procede:
No:
Si:
Notifica al Departamento de Conservación
y Mantenimiento en forma verbal para su
seguimiento.
Identifica la refacción en el Servicio de
Electromecánica y elabora “Orden de
Trabajo” formato (A-4-2-03 a-b) y canaliza
con el personal que realizará el trabajo.
6 Solicita refacciones al almacén mediante “Vale
de Salida de Almacén” formato (A-3-0-06) y
procede a reparar fallas.
7 Realiza los trabajos o reparaciones solicitadas
en el reporte o solicitud entregando al área
solicitante el equipo reparado.
8 Describe en la “Orden de Trabajo” los trabajos
realizados con las refacciones utilizadas así
como fecha y hora en que se atendió el reporte y
solicita firma de conformidad del responsable del
área solicitante del servicio y entrega el equipo.
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ÁREA SOLICITANTE
(Departamentos y/o Servicios)
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
(Servicio de Electromecánica)
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
9 Recibe el equipo, verifica su funcionamiento.
Firma de conformidad la “Orden de Trabajo”.
10 Elabora reporte mensual de actividades y envía
original y copia de acuse al Departamento de
Conservación y Mantenimiento.
11 Recibe original de reporte de actividades y sella
copia de acuse. Archiva las Ordenes de Trabajo
y el reporte de actividades del Servicio de
Electromecánica.
TERMINA PROCEDIMIENTO.
OBJETIVO ESPECIFICO
Establecer los lineamientos y procedimientos para el seguimiento de los servicios contratados con
proveedores, para el mantenimiento de equipo electromecánico, debido a los reportes enviados por
los diferentes departamentos y servicios del instituto al departamento de conservación y
mantenimiento.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
- El departamento de conservación y mantenimiento es el responsable de que se lleve a cabo
este procedimiento.
- Para el mantenimiento de equipo electromecánico debe definirse para que equipo será
contratado con proveedores externos.
- Se establecerá al inicio del ejercicio fiscal el inventario de equipo electromecánico para el que
se contratará el mantenimiento con proveedores externos con sus respectivos alcances:
‣ Por licitación pública
‣ Con proveedores que tienen derechos exclusivos
- Los reportes o solicitudes de mantenimiento equipo electromecánico podrán ser mediante vía
telefónica y/o escrita.
- Todo reporte o solicitud por escrito solicitando mantenimiento deberá ser dirigido al jefe del
departamento de conservación y mantenimiento.
- Los reportes o solicitudes de mantenimiento para el equipo electromecánico recibidos mediante
vía telefónica y/o escrita, deberán ser registrados en la bitácora del servicio de
electromecánica.
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- Los reportes o solicitudes para reparación de equipo electromecánico que se tenga contratado
con proveedores externos, que se hayan recibido vía telefónica deberán ser canalizados de
inmediato al proveedor contratado correspondiente.
- Se vigilara que los programas calendarizados con los alcances para el mantenimiento del
equipo electromecánico se lleven a cabo conforme a lo establecido en los contratos respectivos
con cada proveedor contratado.
- De acuerdo a los alcances establecidos en los contratos respectivos de cada proveedor, se
supervisaran los trabajos contratados cuidando que su cumplimiento se haga en tiempo, forma
y calidad, de no ser así, se aplicaran las penas convencionales establecidas para tal efecto en
los contratos.
- Al concluir los trabajos solicitados, el proveedor elaborara su “orden de servicio”
correspondiente, que debe contener como mínimo los datos siguientes: número de folio, fecha,
hora, no. De contrato, identificación del equipo, descripción de los trabajos realizados conforme
a las especificaciones y alcances establecidos en los contratos respectivos, materiales y/o
refacciones utilizados, datos de quien realiza y recibe los trabajos.
- La rutina de supervisión de las actividades para los trabajos contratados con proveedores
externos para el mantenimiento del equipo electromecánico se llevara a cabo por el personal
del servicio de electromecánica.
- En caso de que el equipo tenga que salir del instituto se deberá llenar la “solicitud de salida”
formato (a-3-2-01) y será el jefe del departamento de control de bienes el responsable de dicha
salida.
- Proporcionará los alcances de los mantenimientos de cada equipo referente a los servicios que
serán contratados con proveedores, a la subdirección de servicios generales quien elabora los
contratos en los que se establecen las condiciones, obligaciones y responsabilidades a que se
sujetarán el proveedor y el instituto y los canalizará a la subdirección de asuntos jurídicos,
encargada de la sanción correspondiente.
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ÁREA CORRESPONDIENTE NO. ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
1 Recibe vía telefónica o por escrito los reportes o
solicitudes de mantenimiento de equipo
Electromecánico, de los departamentos o servicios
solicitantes.
2 Canaliza al encargado del Servicio de
Electromecánica los reportes o solicitudes para su
seguimiento.
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
(Servicio de Electromecánica)
3 Recibe reportes o solicitudes de mantenimiento por
escrito y/o vía telefónica (los cuales son registrados
en una bitácora secretarial de reportes, en la que se
anota el servicio que solicita la reparación, nombre
del equipo reparado, fecha del reporte, nombre de la
persona que lo reporto).
4 Acude al área que solicito el mantenimiento, realiza
diagnóstico de fallas del equipo electromecánico y
verifica si es necesario llamar al proveedor.
Procede:
No: Comunica verbalmente al área solicitante que
el equipo se puede reparar en el Servicio de
Electromecánica. (Inicia Procedimiento No. 6).
Si: Reporta el equipo con el proveedor que tiene
contrato de mantenimiento respectivo para el
equipo referido, describiendo los datos del
equipo y área a la que pertenece.
PROVEEDOR (ES) 5 Realiza el mantenimiento al equipo electromecánico
conforme a las especificaciones del fabricante, y
elabora la “Orden de Servicio” en original y dos
copias, con la descripción de los trabajos realizados,
entrega el equipo al área solicitante, recabando
firmas de conformidad.
AREA SOLICITANTE
(Departamentos y/o Servicios)
6 Recibe el equipo verifica su funcionamiento, firma de
conformidad, en la “Orden de Servicio” en original y
dos copias y las entrega al proveedor.
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PROVEEDOR (ES) 7 Recibe y firma la “Orden de Servicio” en original y
dos copias, recaba firma del Servicio de
Electromecánica, se queda con el original y 1ª copia
como soporte para su trámite de cobro respectivo y
la 2ª copia la entrega al Servicio de
electromecánica.
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
(Servicio de Electromecánica)
8 Recibe copia de la “Orden de Servicio”, se registra
en archivo electrónico y la archiva.
9 Elabora reporte mensual de actividades y envía
original y copia de acuse al Departamento de
Conservación y Mantenimiento.
DEPARTAMENTO DE
CONSERVACIÓN Y
MANTENIMIENTO
10 Recibe original de reporte mensual de actividades y
sella copia de acuse y archiva.
TERMINA PROCEDIMIENTO.
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GLOSARIO DE TERMINOS
ADQUISICIÓN
AFECTACIÓN
PRESUPUESTARIA
COMPRAS
CHEQUE
FONDO REVOLVENTE
MANTENIMIENTO
INICIALA
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
Tomar la propiedad de una mercancía, materia prima o bien
mueble, por cualquiera de los medios o formas en que deba
ser transmitida, desde el momento en que legalmente se
considera perfeccionado el acuerdo de voluntades.
Es el documento que sirve como instrumento para adecuar o
modificar el presupuesto de egresos de la Federación, según
el tipo de clave presupuestaria que afecte, puede ser:
automática o no automática; según el movimiento que
produzca, puede ser: adición, ampliación y reducción.
Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el
dominio o propiedad de una cosa –mueble o inmueble- o
algún derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo
oneroso o gratuito; a titulo singular o universal, mortis causa
o ínter vivos.
Documento en forma de mandato que permite retirar, a la
orden propia o a la de un tercero, los fondos disponibles que
se tienen en poder de otro.
Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos
urgentes, que posteriormente deberán cargarse a la partida
presupuestaria correspondiente.
Actividades que se desarrollan con el fin de conservar en uso
y en buen estado físico los edificios, instalaciones, mobiliario,
vehículos maquinaria y equipo, ya sean propios o
arrendados, para que estén en condiciones adecuadas de
funcionamiento.
Rúbrica de enterado y revisado.
Conjunto de acciones efectuadas sobre una parte o el total
del inmueble, instalaciones, vehículos, maquinaria y equipo,
tendientes a reparar fallas parciales o totales cuando éstas
se presenten. El mantenimiento correctivo podrá ser: normal,
extendido o emergente. El normal se efectúa en horas
laborales y en forma consecutiva, de lunes a sábado. En el
extendido, se contrata el servicio para un periodo adicional al
normal. El de emergencia es aquel que se requiere y efectúa
fuera de los periodos normales para atender fallas
imprevisibles.
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NORMATIVIDAD
ORDEN DE TRABAJO
ORDEN DE SERVICIO
REPORTE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
Ordenamiento imperativo y especifico de acción que persigue
un fin determinado, con la característica de ser rígido en su
aplicación. Regla de conducta o precepto que regula la
interacción de los individuos en una organización, así como
la actividad de una institución. Generalmente la norma con
lleva una estructura de sanciones para quienes no la
observen.
Información necesaria que proporciona al operario o
empleado sobre la labor o la operación que tiene realizar.
Documento que entrega el proveedor al término de la labor
realizada, para cada equipo o servicio por el que se contrató,
de acuerdo a lo establecido en los contratos respectivos
Comunicación escrita de la situación que presenta una labor
determinada, en un momento dado. Los reportes pueden
producirse en forma rutinaria o periódica, o en su caso, en
forma extraordinaria.
Conjunto de acciones efectuadas sobre los diferentes
dispositivos componentes del equipo, de acuerdo con cierto
calendario previsto, para evitar la ocurrencia de una falla
parcial o total del equipo.
REQUISICIÓN
RUTINA
SERVICIOS
SUPERVISIÓN
VALE DE SALIDA
Solicitud o pedido de suministro de recursos específicos para
la satisfacción de necesidades concretas, que firma un
funcionario o empleado autorizado y, por lo general, se
atiende cuando fueron presupuestados de antemano los
recursos financieros para su adquisición.
Habilidad debida sólo a la costumbre.
Actividad encaminada a dar satisfacción a alguna necesidad
de terceros.
Verificación y comprobación de las actividades emprendidas
en el desarrollo de un proceso sistemático de trabajo,
acordes con programas y proyectos previamente formulados.
Nota o papel que se da al que ha de entregar algo para que
acredite la entrega y cobre el importe.
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