función de la información en las organizaciones - LVIII Legislatura ...

PODER LEGISLATIVO DEL
ESTADO DE MÉXICO
CONTRALORÍA
Subdirección de Vinculación Municipal
SISTEMA DE INFORMACIÓN
MUNICIPAL
MARZO DEL 2005

CONTRALORÍA DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MEXICO
Subdirección de Vinculación Municipal
Departamento de Análisis de Estructuras Orgánicas y Salariales.
SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPAL
Sistema de Información Municipal
Sistema de Información Municipal.
Romeo Déctor García; María de la Gracia Mónica Mendoza Ángeles, Laura Guadalupe Bizuet Aguilar y
Roberto Carlos García Hernández. Derechos reservados conforme a la Ley Federal de Derechos de Autor.
Independencia oriente No. 102, Col Centro, Toluca de Lerdo México. Marzo del 2005.
Reproducción o utilización del contenido del texto, con previa autorización de la Contraloría del Poder
Legislativo del Estado de México.
RDG/mma/lgba/rgh

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SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPAL
Agradecimiento:
La Subdirección de Vinculación Municipal
de la Contraloría del Poder Legislativo, agradece el espíritu de cooperación
del Lic. Fernando Díaz Naranjo, subdirector de Planeación en la Secretaria
del Ayuntamiento de Atizapan de Zaragoza,
por las observaciones y comentarios realizados a este documento;
que coadyuvaron a mejorarlo.
Reconociendo además que la colaboración institucional
y humana son imprescindibles, para preservar
y ampliar los eslabones de la cadena del progreso.
Romeo Déctor García
Subdirector
RDG/mma/lgba/rgh

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SISTEMA DE INFORMACIÓN MUNICIPAL
ÍNDICE
PÁGINA
INTRODUCCIÓN 3
1 CONSIDERACIONES GENERALES
1.1 Función de la Información 5
1.2 Datos, información y conocimiento 5
1.3 Tecnologías de la información 8
1.4 Gobierno Electrónico 11
2 DISEÑO, DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
2.1 Diseño 15
2.2 Etapas de desarrollo 17
2.3 Aspectos de instrumentación 19
2.4 Cooperación Estado-Municipio en materia de Tecnologías de la
Información
20
3 ÉTICA Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
3.1 Ética 23
3.2 Privacidad 24
4 DERECHO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
4.1 Base Constitucional 27
4.2 Legislación anterior en materia de Derecho a la Información.
Algunos ejemplos
27
4.3 El derecho a la información como un derecho humano 28
4.4 Derecho a la información pública, transparencia y rendición de
cuentas en el Estado de México
28
4.5 Cuadro Sumario 35
5 ASPECTO TECNOLÓGICO ACTUAL.
5.1. Sistema de Administración Municipal 37
6 PROCESO DE RECOPILACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
INFORMACIÓN EN EL AMBITO MUNICIPAL
6.1 Descripción del Proceso. 39
6.2 Inventario de Información. 41
6.3 Necesidades de Información. 44
6.4 Actividades Posteriores. 48
7 CONCLUSIONES 51
BIBLIOGRAFÍA 53
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INTRODUCCIÓN
La realidad de nuestro entorno sugiere que los minerales, el uranio, el petróleo, el gas
natural, las máquinas y las grandes industrias han dejado de ser de los recursos más
importantes para el desarrollo económico y progreso de la humanidad en el siglo XXI. La
perspectiva actual nos coloca en la era del conocimiento y de la producción de servicios,
donde la información resulta ser el insumo más importante, aunque menos tangible que las
propias materias primas de las economías basadas en el trabajo agrícola e industrial.
El incremento del saber humano, contenido en datos, imágenes, símbolos, cultura,
ideologías y valores, ha dado pauta al desarrollo de nuevas tecnologías, tales como los
“Sistemas Informáticos”, mismos que día a día, a efecto de tener mayor accesibilidad a esa
gran cantidad de conocimiento e información actualmente publicada, se tornan precisos para
almacenar, analizar y recuperar datos.
Estas tecnologías de la información, sobre todo han sido desarrolladas para atender
problemas actuales en el manejo del conocimiento, bajo un enfoque sistémico orientado a
procesos con acciones integrales y de alto impacto, para una mejor toma de decisiones.
Bajo otro punto de vista y al margen de estas nuevas tecnologías, la sociedad está
reestructurando aspectos legales y organizacionales a efecto de establecer un equilibrio
entre la libertad y las restricciones para administrar y/o controlar la inmensa cantidad de
información disponible. Por un lado los temas técnicos de “bases de datos”, “redes” e
“Internet” y por otro, los conceptos de “acceso a la información” y “rendición de cuentas”,
son parte de nuestra cotidianeidad y el sector gubernamental, como gran productor de
servicios que satisface las necesidades de sus gobernados, estando atento a las
oportunidades e inconveniencias que lleguen a surgir: está obligado a actualizarse en estas
nuevas tecnologías, así como institucionalizar procesos que satisfagan la creciente demanda
de información de la ciudadanía.
De esta forma se considera que los gobiernos, deben aprovechar la interacción electrónica
Gobierno-Ciudadano como una oportunidad para lograr una mayor inclusión y legitimidad
social, sobre las acciones de gobierno, máxime en aquellos que se encuentran en una
situación de desventaja geográfica y sin descuidar la repercusión que pueda originarse en
cuanto al manejo inadecuado de datos o información, que origine, entre otros, retraso en la
toma de decisiones, incertidumbre o invasión a la identidad personal.
La Legislatura del Estado de México, conciente de esta realidad y del efecto que produce en
la sociedad, emitió la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado
México, misma que garantiza a toda persona el ejercicio del derecho de acceso a la
información pública, así como la protección de los datos personales que se encuentren
dentro de este tipo de información.
Bajo este esquema de tecnologías de la información y la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Estado México, la Contraloría del Poder Legislativo, preocupada en
apoyar las acciones de transparencia e información pública y previa coordinación con los
Gobiernos Municipales del Estado de México, pone a disposición de los mismos el presente
documento a fin de orientar el inicio o mejora de sus procesos, en el desarrollo de un
Sistema de Información que contribuya a la toma de decisiones, cumpla sus requerimientos
legales y facilite su relación con la ciudadanía.
“Un elemento importante para la conducta racional de los asuntos humanos es la
disponibilidad de información. La información ayuda a los individuos a decidir qué creer y
que hacer. La solidez de nuestros juicios (personales, políticos, sociales y económicos)
refleja directamente la calidad y la oportunidad de la información que tenemos”. 1
1 Romero López, Javier, Principios de Contabilidad, Mc.Graw Hill, México, 1996, p.6
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1. CONSIDERACIONES GENERALES
1.1 Función de la información
Cierto es que todos los animales se comunican entre sí, y cierto también que los seres
humanos son los que han desarrollado esta actividad hasta un límite particularmente
avanzado. Cuando las personas se comunican, lo hacen a través del intercambio de
información, contenida en mensajes visuales, auditivos o la mezcla de ambos, según
sean sus necesidades.
En el ejercicio de esta actividad de comunicación, el ser humano transmite (informa)
desde sus emociones, aspiraciones, demandas, necesidades, hasta datos debidamente
procesados que informan el desarrollo o resultado de algún proceso dentro del ámbito
social o gubernamental.
De lo anterior se deriva que la función de la información, es reproducir lo más cercano a
la realidad una circunstancia dada.
Así, al igual que el ser humano, que individualmente recopila, procesa datos y emite
información; las organizaciones procesan y almacenan enormes cantidades de datos,
mismos que los integrantes de estas organizaciones ya sean públicas o privadas,
convierten en información útil para diversos fines.
Por consiguiente, la función de la información en el ámbito gubernamental estriba en
publicitar principalmente, las acciones de la administración pública, como una
herramienta al interior del gobierno que contribuya a controlar los procesos de
codificación y sistematización de esa información, generando análisis e
interpretaciones adecuadas y oportunas a la toma de decisiones, legitimando las
acciones que se lleven a cabo, mediante el rendimiento de cuentas de la hacienda
pública y dando a la sociedad el poder de juzgar y valorar las directrices de su aparato
gubernamental.
1.2 Datos, información y conocimiento
El papel fundamental que desempeña la información dentro de una organización,
estriba en que, a efecto de conseguir los planes establecidos, los directivos en sus
diferentes niveles de autoridad, requieren vigilar el cumplimiento progresivo de las
metas, mediante información exacta y oportuna.
Pero la información en las organizaciones, no se encuentra como tal; los datos en sí,
son el suministro que la genera; y de la calidad de los datos que se procesen,
dependerá la calidad de información que se emita.
Los datos, son hechos y cifras; son parecidos a la materia prima en el sentido de que
no son muy útiles hasta que se procesan. Al procesarlos permiten crear información
actual, precisa y confiable; además Son aquellas entidades individuales que van
integrando y describiendo una organización.
El procesamiento de datos, es la transformación de hechos y cifras en información
útil y disponible. El procesamiento de datos, es de acuerdo a la siguiente secuencia:
comparación, clasificación, análisis y resumen.
Una base de datos, es un conjunto organizado de información sobre hechos, cifras,
documentos, modelos o sistemas, entre otros, que se ha almacenado de tal manera
que su acceso y uso resultan sencillos y eficientes.
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El objetivo de las bases de datos, es facilitar y economizar la introducción de datos.
Dotan a los datos de una estructura lógica, mediante el uso de tablas, que permite el
análisis de información ahí contenida.
Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o
proveedores. La utilización de una tabla diferente para cada tema significa que se
almacenan los datos sólo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos,
y reduce errores de entrada de datos.
La información, es el resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna
manera lógica y con un propósito; es el conocimiento que se deriva de los datos
transformados con la finalidad de que sean significativos y útiles para la toma de
decisiones. Cuando se comparte y contextualiza la información, se puede discernir
sobre su utilidad para la toma de decisiones.
El conocimiento, es el recurso-clave de toma de decisiones inteligentes, estimaciones,
diseño, planeación, diagnóstico, análisis, evaluación y formación de juicios. Es
información accionable, es decir: está en el lugar, tiempo y contexto correctos, de tal
suerte que permita la toma correcta y oportuna de decisiones.
Los datos procesados y convertidos en información, generaran conocimiento que
permite detectar posibles problemas, estableciendo alternativas de solución para
efectuar las correcciones o ajustes necesarios, evitando con esto que el trabajo
generado en una organización, se torne infructífero y costoso. El siguiente esquema
refleja el proceso, para generar conocimiento.
D
A
T
O
S
BASE
DE
DATOS
PROCESAMIENTO
INFORMACIÓN
CONOCIMIENTO
SE COMPARTE Y
SE
CONTEXTUALIZA
El recurso del valor agregado de la información, es el valor que se agrega a los
datos, mediante el uso de las tecnologías de la información, y lo determinan quienes se
sirven de la información resultante para la consecución de los objetivos deseados. 2
2 Hellriegel, et allii, Administración, un Enfoque Basado en Competencias, 9ª Edición, Thomson, Bogotá
Colombia 2002, p. 543.
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De esta forma, considerando que la función del Gobierno Municipal consiste en
proporcionar servicios que eleven la calidad de vida de la comunidad, el valor agregado
de los datos, estará en la información que nutra y oriente las principales necesidades de
la población.
Los Presidentes Municipales, Síndicos, Regidores, Directores, etc. tienen diferentes
requerimientos de información, es decir, precisan del suministro de información en
diferentes formas y cantidades, que cubran las exigencias para determinados tipos de
decisiones que den respuesta a las peticiones de los administrados.
Mas, para poder considerar la información como un recurso de valor agregado, ésta
debe poseer beneficios superiores a los datos en bruto. Estos beneficios se cuantifican
en función de la: Calidad, Pertinencia, Cantidad y Oportunidad, que relacionados entre
sí, constituyen criterios para apreciar si existe valor en la información.
PERTINENCIA
CALIDAD
VALOR AGREGADO
DE LA
INFORMACIÓN
OPORTUNIDAD
CANTIDAD
La calidad de la información, es la precisión con que describe la realidad, es decir,
cuanto más exacta sea, mayor será su calidad y la confianza que otorgue para la toma
de decisiones. El grado de calidad necesario varía de acuerdo con las necesidades de
quienes usarán la información.
El costo de obtener información aumenta, conforme la calidad deseada se eleva; por lo
cual habrá de tomarse en cuenta, que si una información de mejor calidad no suma nada
a la capacidad de decisión de los funcionarios públicos municipales para tomar una
decisión, entonces no vale el costo extra.
La pertinencia de la información, es el grado de contribución directa de la información a
la toma de decisiones, es decir, la información ofrecida por un Sistema de Información
debe ser de utilidad.
La cantidad de la información, es el monto de información de que disponen las personas
cuando la necesitan. Contar con más información no siempre equivale a tener mejor
información, el exceso puede provocar una sobrecarga, sobre todo si la información
extra no tiene que ver con las decisiones que deben tomarse reduciendo con ello la
eficacia.
La oportunidad de la información, significa recibir la información necesaria antes que
deje de ser útil para la toma de decisiones. Para tener un control efectivo, se deben
aplicar medidas correctivas antes de que la desviación del plan sea demasiado grande.
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Por tanto, la información debe estar al alcance de la persona indicada en el momento
oportuno.
Para que la información generada en los Ayuntamientos contenga un valor agregado,
tiene que contar con las especificaciones de los cuatro criterios antes descritos, además
de contar con un área cuya función preferentemente informática, sea profesional y
cooperativa, que juegue un papel estratégico en la reinvención administrativa municipal,
auxiliada por la participación activa, talentosa e innovadora de todo el personal de la
administración pública municipal.
Los seres humanos recurren a sus conocimientos, conceptos, herramientas y categorías
a fin de crear almacenar, aplicar y compartir información. De esta forma, los
conocimientos se pueden almacenar en la mente, en un libro, o en un disco flexible, etc.
Más, si los requerimientos son de un almacenamiento estandarizado, el número de
usuarios es considerable y el volumen de la información también lo es, entonces deberá
recurrirse al uso de las Tecnologías de la Información.
1.3 Tecnologías de la Información (TI)
Son los sistemas informáticos electrónicos que ayudan a los individuos y a las
organizaciones a reunir, almacenar, transmitir, procesar, analizar y recuperar datos e
información. Entre las ventajas en el uso de estas tecnologías se encuentran:
a.
b.
c.
d.
La mejora en los procesos administrativos.
La reducción de costos y errores de los responsables.
La transmisión en forma automática datos e información que los miembros de las
organizaciones convierten en información útil para tomar decisiones.
La mejora en la eficacia (hacer mejor lo correcto) y la eficiencia (hacer lo correcto a
menor costo) y la efectividad (real y verdadero) de los flujos de datos e
información.
En el caso del gobierno municipal, los sistemas informáticos hacen homogénea la
información, lo que facilita, por el lado del ciudadano su análisis y consulta, y por el lado
de la administración pública, permite el seguimiento control y evaluación de esa
información para la correcta u oportuna toma de decisiones.
Gran parte de las tecnologías de la información se constituyen mediante una red.
Prácticamente, una red (net, vocablo en inglés) es un sistema de computadoras
interconectadas junto con el software (programas) asociado para controlar el
movimiento de los datos. 3 Estas redes de comunicación, abren la posibilidad de
compartir con carácter de universal la información entre un grupo de computadoras y
sus usuarios. Su eficacia se basa en la confluencia de sus diversos componentes.
De entre las tecnologías de la información más comunes se tiene:
Internet. Proviene de una red llamada Advanced Research Project Agency Network,
(Red de Agencias de Proyectos de Investigación Avanzada) ARPANET por sus siglas en
inglés. La cual fue desarrollada en EE.UU. por un grupo de universidades y centros
privados de investigación creados e iniciados por el departamento de defensa de ese
3 Enciclopedia Metódica Larousse 2000, Sistemas de Computadoras, Tomo 2, “Ciencias y Tecnología”,
Larousse. México 1988, p. 391.
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país. 4 Actualmente cubre todos los países del mundo, conectando redes informáticas de
organismos oficiales, educativos y empresariales.
Las capacidades de Internet constituyen los componentes básicos para el
aprovechamiento de las aplicaciones de la tecnología de la información, dado que
pueden aplicarse en cualquier momento y desde cualquier parte. Está disponible para
cualquiera que cuente con una computadora y un módem.
El acceso a Internet ofrece cuatro posibilidades, las cuales se describen en el siguiente
cuadro:
(1)
El correo electrónico
(e-mail)
(2)
Telnet
(3)
El Protocolo de
transferencia de
archivos
(4)
La World Wide Web
(WWW)
Permite que los
usuarios:
Envíen, reciban y
remitan mensajes de
personas de todo el
mundo.
Guarden, archiven y
cataloguen los mensajes
recibidos.
Participen
en
conferencias
y
discusiones
electrónicas.
Permite que los
usuarios:
Tengan acceso a
computadoras remotas
e interactúen con éstas.
Las computadoras de
los usuarios están
conectadas en forma
remota a computadoras
en otros sitios, pero
actúan como si lo
estuvieran
directamente.
Permite que los
usuarios:
Desplacen archivos y
datos de una máquina a
otra, bajen revistas,
libros, documentos,
música, gráficas, etc.
Incluso se pueden hacer
copias de dichos
documentos.
Específica como las
computadoras de puerta
encaminan
la
información desde el
ordenador emisor hasta
el ordenador receptor.
potencial
Conjunto de estándares
y protocolos que
permite a los usuarios
accesar e introducir
texto, documentos,
imágenes, video y
sonido.
La red exige el uso de
un
navegador
(aplicación que permite
a los usuarios bajar
documentos, verlos en
el monitor de su propia
computadora e incluso
pueden hacer copias de
dichos documentos).
Actúa como foro
de
información, comercio y
comunicación.
Extranet: Es una red de área amplia que enlaza en forma electrónica, computadoras de
diferentes áreas clave de una organización. A diferencia del Internet, el público en
general no tiene acceso.
El objetivo de la extranet es ofrecer comunicación rápida, confiable, segura y a bajo
costo, de computadora a computadora para una amplia gama de aplicaciones.
En el caso de los Ayuntamientos -dependiendo de su número de habitantes, grado de
desarrollo económico, volumen de información y tamaño de su estructura orgánicaentre
otras aplicaciones podrían estar: el desarrollo de bases de datos de las diferentes
unidades administrativas que conectadas por medio de una extranet, permita la
comunicación y el intercambio de datos e información entre funcionarios públicos, con el
objeto de hacer más eficiente el proceso de la planeación, presupuestación, seguimiento
de proyectos, y la implementación de los trabajos en grupo.
Para una extranet resultan esenciales cuatro tecnologías:
a. Red,
4 Ibidem. p. 391
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b.
c.
d.
Internet,
Las aplicaciones – software - (por ejemplo, Lotus Notes) y
Muros de Seguridad - combinación de hardware y software que controlan el
acceso y la transmisión de determinados conjuntos de datos e información;
los números y contraseñas de identificación para la red son componentes
fundamentales de un muro de seguridad.
Construir una extranet con su respectivo muro de seguridad, permite tener acceso por
medio de la red a cierta información almacenada en el sistema informático interno de la
organización, manteniendo al mismo tiempo la seguridad de la información.
Intranet. Es una red interna privada o semiprivada que utiliza la infraestructura y los
estándares de Internet y la Web. El acceso suele limitarse a los empleados de una
organización mediante el uso de muros de seguridad y permite que éstos se
comuniquen desde su computadora de escritorio o laptop, haciendo uso de la
información y bases de datos internos para lo cual han sido autorizados.
Al interior de la Administración Pública Municipal, una Intranet mejorará el acceso a la
información en circunstancias, tales como:
Cuando se desconoce si existen o están actualizadas, las políticas y
procedimientos propios de toda organización, mismos que deben ser
conocidos y utilizados en forma apropiada por todo el personal que labora
en ella. Mediante una Intranet, se crea un servidor de red, en el cual se
colocan las políticas y procedimientos vinculados de tal forma que puedan
ser consultados en línea por los servidores públicos.
Con el fin de cubrir la necesidad de difundir las políticas de administración
de personal, el reglamento interior de trabajo, el manual de bienvenida, la
legislación en materia de seguridad social, las intranets son apropiadas, ya
que este tipo de información es susceptible de estar en un mismo servidor,
con el objeto de que sea consultada por los servidores públicos
municipales.
Si se considera necesario que los logros o actividades de un centro de
trabajo, deben ser publicados internamente antes que en otros medios.
Mediante una Intranet, esta información puede vincularse con documentos
asociados, de manera que el personal pueda relacionar determinada noticia
con el contexto más amplio de un suceso.
Cubrir los requerimientos para presentar consideraciones, problemas y
soluciones a todos los servidores públicos. En este caso las Intranets sirven
para emitir estos anuncios que vinculados a un sistema de manejo de
problemas interno, se rastreen las solicitudes de los empleados y sus
soluciones.
Al combinar una Intranet con el sistema de correo electrónico de la organización, el
personal puede enviar y recibir mensajes de apoyo así como resolver problemas en
línea.
Sistema de apoyo a las decisiones (SAD 5 ). Es un conjunto complejo de hardware y
software que permite a los usuarios finales, analizar, manipular, formatear, exhibir y
visualizar datos; creando con ello información requerida para tomar las mejores
decisiones relacionadas con tareas recurrentes. Estos sistemas se dirigen al manejo y
no al almacenamiento y recuperación de datos. En el caso de los Ayuntamientos, el uso
de estos sistemas podría ser requerido por los integrantes del cabildo y directores.
5 Acrónimo sustituto de “Sistema de Apoyo a las Decisiones”.
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Algunos de los programas que emplean una de las modalidades de software SAD, son:
Lotus Smart Suite, Microsoft Exchange Server, Excel o Access.
Con estos SAD’s, los responsables en la toma de decisiones, encuentran flexibilidad y
posibilidad de explorar opciones con rapidez y facilidad, en cuanto a: recopilación y
organización de datos, ejecutar la interrogante “¿qué es?” y la condicionante “¿qué
pasaría sí ...?”, búsqueda de metas, presentación y generación de informes.
1.4 Gobierno Electrónico
A efecto de potenciar los beneficios que el uso de las redes ofrecen, en el sector
gubernamental ha surgido el concepto de Gobierno Electrónico el cual, como parte
de una política pública, persigue entre otros, los siguientes fines:
Aumentar la eficiencia de la administración pública en sus tres niveles de
gobierno.
Permitir alcanzar mayores metas de transparencia.
Incrementar la participación ciudadana.
La visión del gobierno electrónico, se resume en los siguientes puntos:
Enfoque de los servicios públicos orientados al ciudadano.
Ingreso de información por única vez y encadenamiento de los trámites para
la atención de servicios terminales.
Ventanillas únicas y ventanillas virtuales.
Gobierno en línea.
Confidencialidad de la información, seguridad y validez jurídica.
Rendición de cuentas, transparencia y acceso a la información pública.
A efecto de llevar a cabo una adecuada planeación, priorización, programación,
seguimiento y retroalimentación de la calidad de los programas, obras y servicios
efectuados por el Gobierno del Estado de México, bajo el paradigma de gobierno
electrónico, se concibió el “Programa e-edomexico”, como una estrategia
adicional a las que actualmente existen.
En tal virtud, al accionar el Programa Gobierno Electrónico e-edomexico, es posible
tener acceso a información útil, oportuna, correlacionada e integrada, de tal
manera que permite:
Identificar los programas de gobierno que la sociedad requiere.
Mejorar los servicios que otorga el Gobierno del Estado de México.
Facilitar al ciudadano el cumplimiento de sus obligaciones con el gobierno.
Proporcionar la información oportuna y suficiente para que los ciudadanos
tomen las decisiones que más beneficien a sus intereses.
Promover e impulsar una nueva cultura de acceso y uso de la información en
la gestión interna.
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Programa e-edomexico
IMPACTO A LA
SOCIEDAD:
Prestación de
Servicios
Electrónicos.
Formación y
Cultura Digital.
Comunidades y
grupos de enfoque.
IMPACTO A LA
ORGANIZACIÓN
Autogestión del cambio.
Adecuación de la
Organización.
Convergencia con otros
programas de conversión
de la administración
pública estatal.
MARCO LEGAL
Continuando esta línea y observando el impacto en la sociedad y la organización,
se considera que un “Programa Gobierno Electrónico Municipal”, puede
estructurarse en función a las necesidades de la ciudadanía y del gobierno
municipal.
Dicho programa establecerá, en forma visible, las diferentes opciones a las que se
pueda acceder, ya sea para consulta de información, realización de trámites,
interacción o participación ciudadana; teniendo la posibilidad de acceder desde
cualquier lugar y cualquier horario.
La naturaleza del programa tendrá como finalidad, la emisión de información hacia
el ciudadano y/o sociedad en general, se complementará con un Sistema de
Información Municipal, que administre información oportuna y de calidad para la
toma de decisiones al interior del Ayuntamiento, de tal forma que éste pueda
cumplir con la misión de otorgar servicios y elevar la calidad de vida de sus
gobernados. Siendo así, la información circularía, tal como se muestra en el
esquema siguiente.
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FLUJO DE INFORMACIÓN
CONSULTA,
TRÁMITES,
INTERACCIÓN
O
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
DEMANDAS,
NECESIDADES
DE LA
POBLACIÓN
PROGRAMA
GOBIERNO
ELECTRÓNICO
MUNICIPAL
(página web del municipio)
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
MUNICIPAL
INFORMACIÓN QUE SE
GENERA EN LA
ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA MUNICIPAL
1. Planes y proyectos.
2. Programas.
3. Financiamiento.
4. Aplicación del
Presupuesto.
5. Resultados.
TOMA DE
DECISIONES Y
CONTROL EN EL
AVANCE DE LOS
PROGRAMAS
1. Retroalimentación
y Ajustes.
2. Innovaciones
tecnológicas.
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2. DISEÑO, DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Toda propuesta de un sistema de información debe ser congruente con la razón de ser
de la organización. No hay que perder de vista, que el sistema de información debe
tener sentido en términos de las estrategias, recursos financieros y técnicos y
necesidades especificas de los usuarios, para que estos cumplan con los objetivos y
planes que apoyen la misión de la organización.
2.1 Diseño
Para que un Sistema de Información sea de calidad y cubra las necesidades para
las que fue desarrollado, en su etapa de diseño habrán de tomarse en cuenta:
2.1.1 Necesidades de información
Las necesidades de información varían de acuerdo al nivel organizacional, la
función y el empleado en lo individual. Comúnmente las actividades de toma de
decisiones ocurren en los tres niveles: estratégico (mandos superiores), táctico
(mandos medios) y operativo.
Mientras que las decisiones estratégicas exigen información procedente de
fuentes externas, de amplio alcance y con orientación al futuro, las decisiones
operativas exigen en esencia información interna, bien definida, detallada y
cuantitativa. Por su parte las decisiones tácticas son el terreno donde se
concretan tanto las decisiones estratégicas como las operativas, tal como se
muestra en el siguiente cuadro.
Característica de la
Información
Nivel Operativo Niveles Medio y Alto Cuerpo Edilicio
Fuente: Sobre todo interna Para estos niveles, las Sobre todo externa
Tipo: Cuantitativo características de la Cualitativo
Alcance: Bien definida, estrecha información pueden Muy amplia
Nivel de Acumulación: Detallada ser una mezcla, un Acumulada
Horizonte de tiempo: Histórica punto medio o variar
Futura
Actualidad: Muy Actual entre los extremos del Menos Actual
Exactitud requerida: Mucha nivel operativo y
Mucha
Frecuencia de Uso:
Muy frecuente
cuerpo edilicio.
Periódica
En el ámbito municipal, se observa que las necesidades de información, parten
de dos vertientes: una interna para la toma de decisiones y control del avance
de los programas (es información que resulta de cómo y en que se esté
aplicando el presupuesto, cuales son las fuentes de financiamiento que están
funcionando, que cantidad y tipo de servicios se están otorgando, etc.) y una
externa que alimente el programa de “Gobierno Electrónico Municipal” y se
estimule la consulta, trámites e interacción ciudadana, (conocer del mismo
ciudadano, si los servicios ofrecidos son los que requiere, si los trámites a que
está obligado son claros y sencillos o le dificultan su cumplimiento, etc.) tal
como se muestra en el esquema de la página anterior denominado “Flujo de
Información”.
Específicamente se considera que en la Visión del concepto “Gobierno
Electrónico”, el texto de los Artículos 12 y 15 de la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública del Estado de México, el contenido de los
Programas de Modernización y Simplificación Administrativa, los objetivos que
persiguen los Perfiles de Desarrollo, así como la “Guía Técnica para Estimación
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de Indicadores de Evaluación 6 ”, son las principales fuentes internas para definir
las necesidades de información en cada nivel jerárquico de la estructura
organizacional del municipio.
Sin perder de vista que los datos se procesan para emitir información y
conocimiento, así como los cuatro criterios, Calidad, Pertinencia, Cantidad y
Oportunidad para valuar la información emitida, los responsables en la toma de
decisiones al interior de un Ayuntamiento deben especificar sus requerimientos
de información; los cuales estarán dirigidos a satisfacer las necesidades que
incrementen el nivel de vida de la comunidad que gobiernan. Tales
requerimientos podrían resumirse en: 7
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Averiguar directamente de los ciudadanos su percepción respecto a la
exactitud, integridad y oportunidad de los servicios, así como las actitudes y
comportamiento de los servidores públicos municipales.
Traducir los requisitos de los ciudadanos en medidas de calidad. Como
apoyo a este punto, se indica que en las páginas 426-439 del “Manual para
la Elaboración de los Planes de Desarrollo Municipal 2003-2006”, elaborado
por el Gobierno del Estado de México a través de la Secretaría de Finanzas,
Planeación y Administración de Finanzas y Planeación 8 , se encuentra la
“Guía Técnica para Estimación de Indicadores de Evaluación”, la cual es una
herramienta que define los tipos de indicadores, su dimensión, así como los
pasos para su construcción.
Instrumentar estas medidas, haciendo que el Ayuntamiento comunique y
explique su importancia, el motivo de su existencia a fin de asegurarse que
todos los servidores públicos las comprendan.
Motivar y capacitar a los mandos superiores y medios, con el propósito que
éstos posean una autentica “actitud de servicio”, se adhieran a las normas
de calidad y procedimientos desarrollados en razón de la comunicación
constante con los ciudadanos.
Motivar y capacitar a los servidores públicos del nivel operativo.
Crear equipos profesionales de servidores públicos para preparar proyectos
de mejoras, evaluando el desempeño y resultados de los mismos.
Medir los resultados comparando las expectativas con los resultados reales
y tomar las medidas necesarias para garantizar la actuación futura, y
Recompensar la actuación y reconocer a los servidores públicos por medio
de premios, sobre todo aquellos que van más allá de su obligación. Crear
motivación al trabajo en conjunto, premiando al Departamento,
Subdirección o Dirección que más destaque en el otorgamiento de servicios
de calidad. 9
2.1.2 Restricciones del Sistema de Información
El diseño de un Sistema de Información debe considerar que existen
restricciones internas y externas. En cualquier organización, las restricciones
6 Contenida en el “Manual para la Elaboración de los Planes de Desarrollo Municipal 2003-2006”, Secretaria
de Finanzas y Planeación del Poder Ejecutivo del Estado de México. Julio 2003, Toluca, México.
7 Adaptado del “Enfoque de 8 Pasos” para garantizar un servicio de calidad para los clientes de Banc One
(Columbus Ohio). En Harold Koontz, Heinz Weihrich “Administración una Perspectiva Global”, 12ª edición,
Mc Graw Hill, México, 1999, p. 328
8 Hasta Julio del 2003 era la Secretaría de Finanzas y Planeación.
9 Inciso que se adiciona, para dar eficacia al Capítulo Noveno, Título IV, artículos 145-147 de la Ley Orgánica
Municipal del Estado de México.
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externas se identifican con las disposiciones gubernamentales, las exigencias de
los proveedores y acreedores, así como las demandas del producto o servicio
que ofrecen. En cuanto a las restricciones internas, éstas las crea la propia
organización, siendo la más común el costo del sistema.
Para el caso del Ayuntamiento, se considera que las restricciones externas,
entre otros se delimitan por las disposiciones gubernamentales, las demandas
sociales y los convenios con los contratistas; en cuanto a las restricciones
internas, se puede citar el costo y la falta de objetividad y conciencia en todos
los niveles de la organización en cuanto a los beneficios que reditúa un sistema
de información, bien administrado.
2.1.3 Objetivos
Los objetivos del Sistema, juegan un importante papel para el diseño del
Sistema de Información, en virtud de éste, deberá encuadrarse dentro de los
propósitos para los que ha de servir la información resultante, además de quién
hará uso de la información y cómo habrá de hacerlo.
Para el establecimiento de objetivos, también hay que considerar la magnitud y
el costo del sistema.
Generalmente uno de los objetivos de la mayoría de los sistemas de
información, es el de servir como herramienta de investigación, es decir que
pueda emitir un posible panorama, de acuerdo a una circunstancia o variable
dada. Por ejemplo, que responda “qué pasaría sí”, el Ayuntamiento decidiera
pagar horas extras o contratar personal eventual para la Tesorería Municipal, a
fin de cubrir la demanda en el servicio para el pago anual de contribuciones
durante los meses de enero a marzo. En este caso, el sistema arrojara el costo
de ambas opciones.
Los objetivos principales de un Sistema de Información Municipal, serán:
Procesar la información que se genere tanto al interior como al exterior del
Ayuntamiento, con el propósito de cumplir la razón de ser del Gobierno y
Administración Pública Municipal.
Generar información de calidad que cumpla las expectativas de la
ciudadanía, en materia de transparencia y rendición de cuentas, y
Establecer un vinculo permanente de comunicación entre la ciudadanía y el
Ayuntamiento, a través de portales informáticos, correos electrónicos y/o
líneas de atención a la ciudadanía.
2.2 Etapas de desarrollo
El proceso básico de desarrollo de sistemas, contempla cuatro etapas:
a.
Definición preliminar del problema. Los usuarios de información, con apoyo
de personal técnico, identifican las necesidades de información, las
estimaciones aproximadas de costos, las restricciones y los objetivos del
sistema.
Para el caso del gobierno municipal, por una parte deberá identificar las
necesidades internas que apoyen la mejora en los procesos administrativos
y toma de decisiones y por otra, la información susceptible de ser pública,
considerando la información clasificada y la reservada, tal como lo
consignan los artículos 20, 21, 22, 23, 24 y 25 de la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública del Estado de México.
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b.
c.
d.
Diseño conceptual. Los especialistas utilizan la información obtenida de la
definición preliminar del problema para el desarrollo de diseños alternos, los
cuales tendrán que valuarse en términos del grado de satisfacción de las
necesidades y metas organizacionales.
Diseño detallado. En esta etapa se establecen especificaciones de
desempeño, los expertos se encargan de establecer flujos de información,
preparando programas especializados y definiendo bases de datos. Crean un
prototipo del sistema de información que evalúan, prueban, perfeccionan y
reevalúan hasta satisfacer los requisitos establecidos.
En esta etapa se requiere todavía de la participación de los usuarios,
aunque su función pasa a ser de asesoría, en caso de que surja algún
problema quizá sea necesario retroceder a una o a las dos etapas
anteriores.
Comprobación. Los usuarios inician las pruebas del sistema. A medida que
se identifican y corrigen los problemas operativos, se va agregando un
modelo tras otro, el equipo hace correcciones, hasta que el sistema
satisface todos los criterios de desempeño, cuando esto sucede, el sistema
está preparado para introducirse en la organización y utilizarse de tiempo
completo.
ESQUEMA QUE MUESTRA LAS ETAPAS DEL DESARROLLO DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN 10
DEFINICIÓN PRELIMINAR
DEL PROBLEMA
COMPROBACIÓN
1. Requerimientos de
información para la
mejora de procesos y la
toma de decisiones.
2. Información para cumplir
con los requerimientos de
la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información
Pública del Estado de
México
DISEÑO
CONCEPTUAL
DISEÑO
DETALLADO
RETROALIMENTACIÓN
La importancia en la etapa del desarrollo de un sistema de información, es la clara
comunicación con los especialistas, es decir que los diseñadores del sistema
capten, además de los requerimientos para la mejora de procesos y la toma de
decisiones al interior de la administración pública municipal, la exigencia de la Ley
de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de México, así como la
realidad y las necesidades de los usuarios del Sistema.
Siendo así, en el ámbito municipal, los usuarios deben participar en el proceso del
diseño, ya que aportan una imagen precisa de los flujos de trabajo actuales, los
10 El esquema, considera las necesidades primordiales de la Administración Pública Municipal.
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costos y los requisitos temporales de diversas funciones. Estas contribuciones
ayudan a identificar las carencias que habrán de cubrirse o para el caso de que ya
exista un sistema, las ineficiencias operativas que imperan y que debe corregir un
nuevo sistema.
2.3 Aspectos de instrumentación
Para instrumentar eficazmente los sistemas de información se requiere del respaldo
seguro e indudable de la Dirección de la Organización y refiriéndonos a los
municipios, será indispensable el respaldo del Ayuntamiento. Las tecnologías de la
información deben hacer participar a los Directivos (mandos medios y superiores),
a efecto de obtener buenos resultados, asimismo es primordial capacitar a los
usuarios, contar con un respaldo documental de los procedimientos operativos y
considerar las diferencias culturales y políticas de la organización.
La introducción de un Sistema de Información en una organización, debe hacerse
por fases, ya que éstas permiten manejar posibles eventualidades, como
deficiencias de diseño, que no funcione como se esperaba, que genere información
deficiente, o que pocos empleados conozcan como se utiliza.
A continuación se citan ocho factores básicos para instrumentar un sistema de
información:
7.- Respaldo del Sistema 8.- Actualización Permanente
6.- Capacitación y
documentación
5.- Comprobación
minuciosa
4.-Instrumentación
gradual
1.- Información
del usuario
2.- Apoyo de la
alta dirección
3.-Evaluación
de tiempos y costos
Los gobiernos municipales deben saber, que los sistemas de cómputo generan
problemas durante su desarrollo e implementación, por tanto se considera preciso
tomar en cuenta los factores tiempo y dinero, pues habrá que darle tiempo a los
analistas de rastrear los problemas que surjan, evaluarlos con todo cuidado y
corregirlos de tal manera que no ocasionen trastornos adicionales.
Cuando los especialistas finalicen su actividad y entreguen el Sistema debidamente
implantado, es importante que el gobierno municipal no desatienda la etapa de
capacitación, ya que: “Un sistema de información tiene poco valor si nadie sabe
como utilizarlo con propiedad 11 ”.
11 Hellriegel, et allii, Administración, un Enfoque Basado en Competencias, 9ª Edición, Thomson, Bogotá
Colombia 2002, p. 555.
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2.4 Cooperación Estado-Municipio en materia de Tecnologías de la
Información y Telecomuniciones (TIT’s):
Si bien es cierto, que en el Estado de México existen municipios autosuficientes en
la instrumentación de TIT’s; también es verdadero que existe una gran cantidad de
municipios que carecen de esta infraestructura, además de personal con
experiencia en el área de informática.
Consciente de esta situación, el Ejecutivo Estatal a través de la entonces Secretaría
de Administración y Dirección General del Sistema Estatal de Informática (S.E.I.)
se propuso ofrecer, a los municipios que lo soliciten: apoyo en asesorías,
capacitación y automatización de procesos.
Para este efecto el SEI solicita de los gobiernos municipales que determinen sus
directrices, delimiten sus alcances y definan su línea de actuación al respecto.
Tomando en consideración que modernizar la Administración Pública, no consiste
en dotar de equipo nuevo a las oficinas, sino en integrar y revisar procedimientos,
hacer uso de metodologías y esquemas; diseñar sistemas congruentes a criterios
de eficiencia y rendimiento; así como contar con la documentación adecuada
(manuales) y la capacitación inherente.
2.4.1 Líneas de Cooperación: El SEI auxilia a los Municipios mediante:
2.4.1.1
Un Laboratorio Itinerante, Consiste en asesorías se proporcionan
a través de un laboratorio itinerante integrado por 5-15
computadoras portátiles multimedia, software de oficina-diseño y
material didáctico.
2.4.1.2
Un “Programa Gobierno Electrónico Municipal”, que se integra
por convenio de Coordinación en donde se establecen las
obligaciones del Estado y de los Municipios, cuotas de recuperación y
descripción del equipo, el convenio persigue:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Transferir de manera gratuita a través del S.E.I. el Modelo de e-
servicios a “El Ayuntamiento”, para que éste preste servicios
de gestión o pregestión a la ciudadanía a través de Internet.
Transferir de manera gratuita a través del S.E.I. el modelo de
Portal de Participación Ciudadana a “El Ayuntamiento”, con el
objeto de que este último cuente con un sistema electrónico de
Internet donde se reciban comentarios y propuestas de la
ciudadanía, orientadas a mejorar los servicios.
Facilitar de manera gratuita a través del S.E.I. el Sistema de
Administración Municipal en ambiente Internet a “El
Ayuntamiento”, para que éste recaude el impuesto predial y el
derecho de agua potable y drenaje.
Proporcionar a “El Ayuntamiento” facilidades de conectividad a
la Red Telemática Estatal (RTE) para acceso gratuito a Internet.
Proporcionar a “El Ayuntamiento” a través del S.E.I. facilidades
para la implementación de un portal Electrónico utilizando el
sitio WEB y la infraestructura de cómputo de “El Gobierno”.
Proporcionar acceso al portal electrónico de “El Ayuntamiento” a
través de los kioscos de acceso gratuito a Internet que “El
Gobierno” tiene instalados en diversas oficinas públicas en el
territorio estatal.
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a.
b.
c.
d.
e.
g.
Brindar a “El Ayuntamiento” a través del S.E.I. asesoría técnica
gratuita en los aspectos relacionados con el objeto del convenio.
2.4.1.3. Asesorías y apoyo, que cubren aspectos en:
Normatividad y planeación informática,
Tecnología en informática,
Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo,
Diseño e instalación de redes,
Capacitación especializada en informática.
2.4.1.4. Guía de Servicios en Tecnologías de la Información para los
Gobiernos Municipales, que proporciona información relacionada con:
a.
b.
Que incluye cada uno de los servicios, el área que lo ofrece
directamente, así como propósitos y alcances.
Requisitos y pasos a seguir, costo, horario de atención y tiempo de
respuesta. 12
12 Mercado Luis A. et allii. “Sistemas de Modernización Hacendaria”, U.A.E.M – IHAEM, 2003, p. 64
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3. ÉTICA Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
El impacto social suscitado por uso de las tecnologías de la información, no ha sido infalible y al
igual que otro tipo de tecnologías ha producido conductas humanas reprensibles, tal como el uso
indebido de los propios sistemas o la información disponible en ellos. Esto lleva al
convencimiento de que el uso adecuado y el respeto a la privacidad, son condicionantes en el
diseño, desarrollo e implementación de los sistemas de información.
3.1 Ética
La aplicación de políticas encaminadas al uso adecuado de los Sistemas de Información,
debe guardar una estrecha relación con el conjunto de principios o pautas de la conducta
humana, que comúnmente se conoce como Ética.
El interés en el uso ético de la tecnología informática, ha ido surgiendo debido a la
repercusión social que ha tenido este tipo de tecnologías. Cada vez, son más los individuos
y organizaciones que se preocupan tanto por el uso ético, como por los usos inmorales o
delictivos.
Las consideraciones éticas que rodean a la informática surgen de sus características
tecnológicas singulares, las cuales comprenden las siguientes:
Las computadoras cometen errores que los seres humanos no cometerían.
Se comunican a grandes distancias, a gran velocidad y bajo costo.
Poseen enormes capacidades de almacenamiento, copiado, borrado, recuperación,
transmisión y manipulación de datos en forma veloz y económica.
Distancian radicalmente (despersonalizan) a los creadores, usuarios y sujetos de los
programas y datos.
Pueden recopilar y almacenar datos para cierto propósito que, sin embargo, puede
utilizarse fácilmente con otra finalidad y conservarse durante periodos
prolongados. 13
No obstante que ha habido avance en el campo legal para regular, sobre todo las conductas
delictivas relacionadas con las tecnologías de la información, aún existen situaciones no
previstas por la Ley. Al respecto, el Instituto de Ética en la Computación cuya sede está en
Washington, D.C. 14 ha formulado diez puntos, que se pueden considerar como los “10
mandamientos” que constituyen el Código de Conducta Ética en el manejo de las
tecnologías de la información.
A continuación se transcriben los diez puntos, con el objeto de que sirvan de guía para que
cada municipio elabore su propio Código.
Decálogo ético en el manejo de tecnologías de la comunicación:
1.
2.
3.
4.
No usarás una computadora para perjudicar a otra persona.
No interferir en el trabajo de cómputo de los demás.
No husmear en los archivos de cómputo de los demás.
No usar una computadora para robar.
13 Hellriegel, et allii, Administración, un Enfoque Basado en Competencias, 9ª Edición, Thomson, Bogotá
Colombia 2002, p. 556.
14 http://www.brookings.edu/its/cei/cei_hp.htm
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5.
6.
7.
8.
9.
No usar una computadora para levantar falso testimonio.
No copiar ni usar software propietario por el que no se haya pagado.
No usar los recursos de cómputo de los demás sin previa autorización y debida
compensación.
No usar el producto intelectual de los demás.
Meditar las consecuencias sociales de los programas que se elaboren o los sistemas
que se diseñen.
10. Siempre usar una computadora considerando y respetando a los demás.
3.2 Privacidad
Son las políticas y mecanismos de seguridad que establecen los diferentes sitios en la red, a
efecto de establecer los derechos de reserva, resguardo y acceso restringido a la
información que por sí misma o que por el usuario que la genera, sea catalogada como
confidencial. Estos sitios comúnmente cumplen requisitos de un programa de advertencia,
elección, acceso y seguridad en el uso de información de identificación personal.
En cuanto a la información generada y obtenida por los organismos públicos en el Estado de
México, la privacidad, seguridad y confidencialidad, quedan dispuestas en los artículos 1.44
y 1.45 del Título Décimo Primero del Código Administrativo del Estado de México y el
Capítulo II de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
México.
Con el propósito de que se comprenda y evalué la importancia de la Ética y la Privacidad,
será pertinente reflexionar sobre las siguientes cuestiones:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
¿Será necesario una guía o política clara que especifique, quiénes debe tener acceso
al uso del servicio de correo electrónico en el ámbito laboral?
¿La mayoría de las organizaciones deberían de contar con políticas y procedimientos
escritos con toda claridad, respecto al uso del correo electrónico?
¿En la emisión y recepción de faxes, se mantiene adecuadamente la
confidencialidad?
¿Cómo es la percepción pública, sobre las computadoras y los profesionales de la
informática en general?
¿El grado de influencia de los responsables del área de informática, equivale a la
influencia que suelen tener algunos responsables de otras áreas de control?
¿Cuál sería la mejor manera de disuadir un comportamiento poco ético en el uso del
equipo y sistemas informáticos: remedios legales, códigos de conducta
profesionales o recurrir a la disuasión?
¿Los empleados del área informática en mi organización, cuentan con al menos un
curso de ética en la computación?
¿Son suficientes y efectivos los controles que regulan, qué información se conserva,
quién la conserva y quién tiene acceso a ella?
¿Están bien documentadas las políticas, que delimitan qué información de los
empleados de la organización, debe conservarse en bases de datos del área de
Administración de Personal o Recursos Humanos, y quién tiene acceso a éstas?
¿En cuanto a privacidad, los expedientes electrónicos, son más vulnerables que los
expedientes tradicionales en papel?
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11. ¿La mayor parte de los delitos informáticos son reportados a las autoridades
competentes, los responsables son perseguidos con éxito?
12.
13.
14.
¿En qué magnitud se encuentran los problemas de abuso informático, tales como:
obtener acceso no autorizado a un sistema o colocar un virus u otro programa
potencialmente perjudicial en una computadora?
¿Qué tan significativas son las pérdidas monetarias, relacionadas con los robos de
software, en particular copiar programas de cómputo sin autorización?
Al interior de las organizaciones, ¿qué tanto se entiende y se hace respecto a la
“ética en la computación”?, la cual es una aplicación relativamente nueva, con
viejos conceptos éticos y que se adapta a una nueva tecnología.
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4. DERECHO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA 15
Con fecha 30 de abril del 2004 se publicó en la Gaceta del Gobierno, el Decreto número 46,
mismo que contiene la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
México. Esta ley, se considera uno de los instrumentos más recientes, que contribuyen a facilitar
la relación del gobierno con la ciudadanía, mediante un esquema de fuentes de información que
reflejen claridad y veracidad en el quehacer de la función pública.
4.1. Base constitucional
El artículo 6º. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece que [..]
“el derecho a la información será garantizado por el Estado; asimismo, el artículo 8º.
dispone que los funcionarios y empleados públicos respetarán el ejercicio del derecho de
petición, siempre que este se formule por escrito, de manera pacífica y respetuosa” [...].
Aun cuando son dos derechos independientes, se puede considerar que el derecho de
petición es instrumento para el ejercicio del derecho a la información; asimismo, si una
autoridad no da contestación al ejercicio que un particular hace de su derecho de petición,
el mismo puede obtener, mediante el amparo, la protección de la justicia de la unión, esto
es, que se obligue a la autoridad a respetar dicho derecho.
El artículo 5º de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, mediante
Decreto Número 44 de la Legislatura del estado, fue adicionado con dos párrafos, para
quedar como sigue: “El derecho a la información será garantizado por el Estado. La ley
establecerá las previsiones que permitan asegurar la protección, el respeto y difusión de
este derecho”.
“Los poderes públicos [incluido el municipal] y los órganos autónomos transparentarán sus
acciones, garantizarán el acceso a la información pública y protegerán los datos personales
en los términos que señale la ley reglamentaria”. Dicho Decreto entró en vigor el 1o. de
mayo del 2004.
4.2. Legislación anterior en materia de derecho a la información. Algunos ejemplos.
Desde el año de 1996 la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente ya
establecía las bases para que los particulares tuvieran acceso a la información en materia
ambiental que poseyeran las autoridades de la materia. En este caso la actual Secretaría del
Medio Ambiente y Recursos Naturales del ámbito federal tenía el deber de expedir una
Gaceta que publicará información relevante en materia ambiental; asimismo, debe publicar
cada dos años el estado de la situación general del medio ambiente en México.
Asimismo la Suprema Corte de Justicia de la Nación cuenta desde hace muchos años con el
Semanario Judicial de la Federación, el cual da a conocer la jurisprudencia relevante sobre
materia judicial.
Del mismo modo, el Instituto Nacional de Geografía, Estadística e Informática da a conocer
permanentemente información en la materia.
En el ámbito federal el 11 de junio del 2002 se publicó en el Diario Oficial de la Federación
la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Esta ley
fue objeto de una última reforma publicada el 11 de mayo del 2004.
15 Apartado preparado por Romeo Déctor García, Subdirector de Vinculación Municipal de la Contraloría del
Poder Legislativo. “Que la luz y energía del más alto sol, te ilumine y nutra, para que logres el éxito en
vuestro trabajo”.
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En el ámbito local una de las primeras legislaciones de las que se puede dar cuenta es la
Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco, que fue aprobada el 20 de
diciembre del 2001; y una de las penúltimas lo fue la Ley de Información Pública,
Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos, aprobada el 11 de
agosto del 2003. Entre una Ley y otra se encuentran leyes similares de los Estados de
Sinaloa, Aguascalientes, Querétaro, Michoacán de Ocampo, Nuevo León, Durango, Colima,
San Luis Potosí, Distrito Federal y Guanajuato.
En el ámbito municipal interestatal se conocen:
Reglamento del Derecho a la Información del Municipio de Monterrey.
Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información del Municipio de Torreón.
Reglamento para el Acceso a la Información Pública para el Municipio de Ahome,
Sinaloa.
4.3. El derecho a la información como un derecho humano
Uno de los principales derechos en un estado democrático es el derecho a la información
pública, toda vez que la población se constituye en un elemento fundamental del Estado, y
negar su participación sería negar al propio Estado.
En México, este derecho se ve garantizado en primer lugar mediante el derecho de petición,
e indudablemente mediante el juicio de amparo, cuando dicho derecho no es respetado por
la autoridad.
El derecho a la información se ve parcialmente acotado, con razón, por el derecho a la
intimidad, el cual se ve garantizado mediante las disposiciones que las respectivas leyes
hacen en materia de protección de los datos personales.
4.4 Derecho a la Información Pública, Transparencia y Rendición de Cuentas en el
Estado de México
Es práctica general que todas aquellas disposiciones que se apliquen a todos, esto es, que
tengan efectos generales, deban ser dadas a conocer a los sujetos obligados en el periódico
o diario oficial, que en el Estado de México es la Gaceta del Gobierno del Estado, y en los
municipios la Gaceta Municipal. Esta última que tienen el deber de expedirla los
ayuntamientos conforme a la Ley Orgánica Municipal del Estado de México, artículos 31
fracción I, y XXXIV con relación al 160.
4.4.1 Remuneraciones al personal en el ámbito municipal. Decreto 41
Con base en el Decreto Número 41 con el que se reforma la fracción XIX del artículo
31 de la Ley Orgánica Municipal, así como se adicionan tres párrafos al artículo 289 y
un segundo párrafo al artículo 351 al Código Financiero del Estado de México y
Municipios, y se reforma la fracción XIV. del artículo 11 de la Ley Orgánica de la
Contaduría General de Glosa 16 del Poder Legislativo del Estado de México; Decreto de
reforma del cual transcribimos el articulado correspondiente:
16 Fue sustituida por el Órgano Superior de Fiscalización por virtud de la expedición de la Ley de
Fiscalización Superior del Estado de México.
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Ley Orgánica Municipal del Estado de México, artículo 31 fracción XIX: “Aprobar su
presupuesto de egresos, en base a los ingresos presupuestados para el ejercicio que
corresponda y establecer las medidas apropiadas para su correcta aplicación.
“Los ayuntamientos al aprobar su presupuesto de egresos, deberán señalar la
remuneración de todo tipo que corresponda a un empleo, cargo o comisión de
cualquier naturaleza, determinada conforme a principios de racionalidad, austeridad,
disciplina financiera, equidad, legalidad, igualdad y transparencia, sujetándose al
Código Financiero y demás disposiciones legales aplicables.
“Las remuneraciones de todo tipo del Presidente Municipal, Síndicos, Regidores y
servidores públicos en general, incluyendo mandos medios y superiores de la
administración municipal, serán determinadas anualmente en el presupuesto
correspondiente y se sujetarán a los lineamientos legales establecidos para todos los
servidores públicos municipales.”
Código Financiero del Estado de México y Municipios.
Artículo 289.-
“Los servidores públicos recibirán una remuneración adecuada e irrenunciable por el
desempeño de su función, empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza, que
será determinada anualmente en los presupuestos que correspondan y ningún
servidor público podrá percibir cantidad mayor a la del superior jerárquico.
“Para determinar las remuneraciones de todo tipo de los servidores públicos
municipales, los Ayuntamientos tomarán en cuenta elementos tales como: población,
monto presupuestal disponible, costo promedio de vida en el municipio, y en la
entidad, índice inflacionario, grado de marginalidad municipal, productividad en la
prestación de servicios públicos y eficiencia en la recaudación de ingresos.”
En lo correspondiente a la reforma al artículo 351 del Código Financiero del Estado de
México y Municipios, se dispone:
“Los Ayuntamientos al aprobar en forma definitiva su presupuesto de egresos,
deberán publicar en la Gaceta Municipal de manera clara y entendible, todas y cada
una de las partidas que lo integran, las remuneraciones de todo tipo aprobadas para
los miembros del ayuntamiento y para los servidores públicos en general, incluyendo
mandos medios y superiores de la administración municipal, a más tardar el 25 de
febrero del año para el cual habrá de aplicar dicho presupuesto.”
Dicha reforma tiene como objetivo adecuar las remuneraciones de los servidores
públicos municipales.
El artículo Tercero Transitorio del Decreto Número 41 establece que: “Para el caso del
presupuesto de egresos correspondiente al ejercicio fiscal 2004, su publicación en la
Gaceta Municipal se hará a más tardar el día treinta y uno de julio del 2005.”
Esto es, que los municipios tienen el deber de publicar dicho presupuesto de egresos
en ese tiempo, en términos de la reforma, en el cual se deberán contener las
remuneraciones de todo tipo, presupuesto que desde luego tienen el deber de
publicar en la Gaceta Municipal, con base en el artículo 31 fracción XXXIV. de la Ley
Orgánica Municipal del Estado de México.
Este Decreto 41 entró en vigor el quinto día de su publicación en la Gaceta de
Gobierno del Estado, publicación que fue hecha el 06 de abril del 2004.
RDG/mma/lgba/rgh 29

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4.4.2 Transparencia e información pública. Decreto 46
La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México, fue
aprobada conforme al Decreto Número 46 de la LV. Legislatura del Estado de México,
y publicada en la Gaceta del Gobierno el 30 de abril del 2004.
a. Aspectos generales
La Ley antes citada es la ley reglamentaria de los párrafos segundo y tercero del
artículo 5º. de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México
(artículo 1º. de la Ley).
Determina [en vía indirecta], en el apartado de disposiciones generales, la
existencia del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Estado de México (artículo 2º).
El artículo 7º señala quienes son los sujetos obligados a proporcionar
información, en cuya fracción IV señala a los Ayuntamientos y las dependencias
y entidades de la administración pública municipal.
b. Información pública de oficio
El artículo 12 de la Ley señala la información mínima que deben tener disponible
los sujetos obligados, lo cual debe hacerse en medio impreso o electrónico, de
manera permanente y actualizada. Para efectos de los Ayuntamientos, la
información que deben tener disponible, entre otra, será:
I. Leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, convenios, manuales de
organización y procedimientos y demás disposiciones en las que se
establezca su marco jurídico de actuación.
II.
Directorio de servidores públicos de mandos medios y superiores, con
referencia a su nombramiento oficial, puesto funcional, categoría,
sueldo, y otras remuneraciones mensuales fijas, viáticos y
representación.
III. Los programas anuales de obras [..]...
VI.
La contenida en los acuerdos y actas de las reuniones oficiales, de
cualquier órgano colegiado de los Sujetos Obligados. [entre ellos los
acuerdos del ayuntamiento, de las comisiones, de los consejos, etc.].
VII. Presupuesto asignado y los informes sobre su ejecución [...].
IX.
La situación financiera de los municipios [...] así como de la deuda
pública municipal [...].
X. Convenios [...]:
XVII.
Expedientes concluidos relativos a la expedición de autorizaciones,
permisos, licencias, certificaciones y concesiones.
XVIII. Los informes de las auditorias realizadas por los órganos de control
interno [...], la Contaduría General de Glosa del Estado, las
contralorías municipales y despachos externos, las aclaraciones que
correspondan; y, en su oportunidad, las resoluciones de las
responsabilidades de las mismas, cuando estas hayan causado
estado; y
XIX.
Programas de trabajo e informes anuales de actividades.
RDG/mma/lgba/rgh 30

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Esta información deberá estar disponible a más tardar un año después de la
designación de los Consejeros y el Consejero Presidente del Instituto de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México, como lo
dispone el artículo Transitorio Sexto de la Ley. 17
Adicionalmente, para el caso de los ayuntamientos, estos deberán contar, de
manera permanente y actualizada, con la siguiente información, según el artículo
15 de la Ley Decreto 46:
I. Datos referentes al desarrollo de obras para brindar los servicios
[públicos] de agua potable, drenaje, alcantarillado, tratamiento y
disposición de aguas residuales; alumbrado público; programas de
limpia, recolección, traslado y tratamiento de residuos sólidos;
ubicación geográfica de mercados y centrales de abasto, panteones,
rastros, parques, jardines y su equipamiento;
II.
III.
Planes de desarrollo municipal; reservas territoriales y ecológicas;
participaciones federales y todos los recursos que integran su
hacienda, cuotas y tarifas aplicables a impuestos, derechos,
contribuciones de mejoras y tablas de valores unitarios de suelo y
construcciones, que sirvan de base para el cobro de las contribuciones
sobre propiedad inmobiliaria;
Información en materia de protección civil, los planes de desarrollo
urbano, ordenamientos ecológicos y uso de la vía pública.
Es pertinente mencionar que conforme al articulo 7 fracción II, con relación al
artículo 14 de la Ley, el Poder Legislativo, sus órganos y dependencias deberán
contar de manera permanente y actualizada con la siguiente información:
I. Informe y cuentas públicas que por disposición legal deben entregar
las entidades públicas estatales y municipales al Poder Legislativo y
que hayan sido clasificadas por el pleno de la Legislatura.
II. Iniciativas, dictámenes, informes, diario de debates, decretos,
acuerdos y las resoluciones aprobadas.
Con lo anterior se entiende que también la información financiera, en lo relativo a
la cuenta pública, de los municipios se deberá de dar a conocer para que el
ciudadano tenga acceso a ella.
c. Información reservada
Se considera como información reservada, la información que así se clasifique, de
manera temporal, mediante acuerdo fundado y motivado, por los sujetos
obligados, cuando (artículo 20 de la Ley):
I. Comprometa la seguridad del estado o la Seguridad Pública;
VI. Pueda causar daño a los expedientes procesales o procedimientos
administrativos, incluidos los de quejas, denuncias, inconformidades,
responsabilidades administrativas y resarcitorias en tanto no hayan
causado estado.
La razón de la reserva tiene fundamento en la salvaguarda del orden público, en
un tiempo y espacio determinados, que sin embargo, conforme a la temporalidad,
17 A la fecha no se cuenta con los datos que permitan determinar la entrada en vigor de dicho transitorio de
la Ley.
RDG/mma/lgba/rgh 31

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se pueden poner a disposición del público con posterioridad la información
correspondiente.
d. Información confidencial
Se considera como información confidencial, la que se clasifique como tal, de
manera permanente por su naturaleza, o mediante acuerdo fundado y motivado
por los sujetos obligados, cuando (artículo 25 de la Ley):
I. Contenga datos personales y al ser divulgada afecte la privacidad de las
personas.
II. Por disposición legal sea considerada como confidencial.
III. Se entregue a los sujetos obligados bajo promesa de secrecía.
No se considera confidencial la información que se encuentre en los registros
públicos o en fuentes de acceso público.
e. Comités de información
El artículo 31 dispone que en los Poderes Legislativo y Judicial, municipios,
órganos autónomos y los tribunales Administrativos se establecerán Comités de
Información que se integrarán y funcionarán en términos del Capítulo I. del título
Cuarto, denominado Del Acceso a la Información Pública; sin embargo, en el
artículo 29 se señala que en cada dependencia, organismo auxiliar y fideicomiso
de la administración pública estatal y en la Procuraduría General de Justicia del
Estado de México se establecerá un Comité de Información, integrado por:
I. El titular de la dependencia, del organismo auxiliar o, del fideicomiso o,
el servidor público que ellos mismos designen, quien presidirá el Comité.
II. El responsable o titular de la unidad de información.
III. El titular del órgano de control interno.
Funciones básicas del Comité de Información en los municipios:
Casos:
IV. Aprobar, modificar o revocar la clasificación de la información.
VI. Enviar los datos necesarios para la elaboración del informe anual del
Instituto, de conformidad con lo que este solicite.
En los municipios deberá existir una Unidad de Información, cuyo responsable
fungirá como enlace entre el ayuntamiento y los solicitantes. Dicha Unidad será
la encargada de tramitar internamente la solicitud de información y tendrá la
responsabilidad de verificar en cada caso que la misma no sea confidencial o
reservada (artículo 33 y 35 de la Ley).
f. Procedimiento de acceso
El procedimiento se encuentra señalado en los artículos 41 a 49 de la Ley, que en
resumen sería el siguiente:
a) Inicio.
Por escrito o de manera verbal, lo cual se deberá realizar ante la Unidad de
Información. En este segundo caso la resolución no podrá ser recurrida. La
solicitud por escrito deberá contener:
RDG/mma/lgba/rgh 32

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I. Nombre del solicitante, domicilio para recibir notificaciones; firma o
huella digital y, en su caso, correo electrónico.
II. La descripción clara y precisa de la información que solicita.
III. Cualquier otro detalle que facilite la búsqueda de la información.
IV. Modalidad en que solicita recibir la información. En este caso se
considera que puede ser en medio impreso o electrónico –magnético,
como se señala en el artículo 12 de la Ley.
Se puede prevenir al particular, para que corrija o amplíe los datos de su
solicitud. Si la solicitud no corresponde a la Unidad de Información en que ha sido
presentada, ésta orientará al solicitante para realizarla ante quien corresponda.
b) Desahogo de la solicitud
Si la Unidad de Información cuenta con la información, la deberá entregar al
solicitante dentro de los diez días hábiles siguientes a la solicitud, con posibilidad
de prórroga de siete días hábiles más, lo que deberá notificarse al solicitante.
En el caso de que no se cuente con la información solicitada o que ésta sea
clasificada, como reservada o confidencial, la Unidad de Información deberá
notificarlo al solicitante por escrito, en un plazo que no excederá de diez días
hábiles contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud.
c) Terminación
La obligación de acceso a la información pública se tendrá por cumplida, cuando
el solicitante previo el pago, previsto en el artículo 6 de la Ley, si es el caso,
tenga a su disposición copias simples, certificadas o en cualquier otro medio en el
que se encuentre contenida la información solicitada, o cuando realice la consulta
de la información en el lugar en el que ésta se localice.
Cuando la información solicitada ya esté disponible para consulta, se le hará
saber por escrito al solicitante el lugar donde puede consultarla y las formas para
reproducir o adquirirla.
Una vez entregada la información, el solicitante acusará recibo por escrito,
dándose por terminado el trámite de acceso a la información.
g. Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado
de México
Conforme al artículo 56 de la Ley se crea dicho Instituto, 18 como un Organismo
Público Descentralizado no sectorizado de carácter estatal, dotado de
personalidad jurídica y patrimonio propios, con autonomía operativa,
presupuestaria y de decisión, que tiene por objeto la difusión, protección y
respeto al derecho de acceso a la información pública y a la protección de datos
personales.
La dirección y administración del Instituto estará a cargo de un Consejo y su
Presidente, quien tendrá la representación legal del organismo (artículo 61 de la
Ley).
18 Ver también Decreto No. 118, publicado en la Gaceta del Gobierno del Estado el 28 de diciembre del 2004,
mediante el cual se reforma, entre otros, el 56 en cita.
RDG/mma/lgba/rgh 33

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h. Órganos equivalentes
El artículo 80 de la Ley señala que los Poderes Legislativo y Judicial del Estado;
los Municipios; los tribunales Administrativos y los órganos autónomos, en el
ámbito de sus respectivas competencias, establecerán el órgano equivalente (al
del Instituto citado), para proporcionar y garantizar a los particulares el acceso a
la información y protección de los datos personales, de conformidad con lo
previsto en la Ley.
i. Medios de impugnación
En las respuestas desfavorables a las solicitudes de acceso a la información
pública o de corrección de datos personales, las unidades de información deberán
informar a los interesados el derecho y plazo que tienen para promover recurso
de revisión (artículo 70 de la Ley).
En contra de las resoluciones dictadas en los recursos de revisión por el Instituto
o por los ayuntamientos, los particulares afectados podrán promover el juicio
administrativo ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo (artículo 78 de la
Ley).
j. Responsabilidades y sanciones
Para efectos de la Ley, son causas de responsabilidad administrativa de los
servidores públicos de los sujetos obligados, entre otras:
I. Cualquier acto u omisión que provoque la suspensión o deficiencia en la
atención de las solicitudes de información;
VII. Hacer caso omiso de los requerimientos y resoluciones del Instituto o del
órgano equivalente, en su caso.
k. Transitorios del Decreto Número 46
Además de los Transitorios que ya han sido comentados, se deben destacar los
siguientes:
“CUARTO: El Poder Legislativo, el Poder Ejecutivo, el Poder Judicial, los
Municipios, los órganos autónomos, y los Tribunales Administrativos, emitirán las
disposiciones reglamentarias correspondientes a la presente Ley (sic), dentro de
los seis meses siguientes al inicio de su vigencia; es decir, a más tardar el último
día de octubre del 2004.
“QUINTO: Los sujetos obligados [entre ellos los municipios], deberán nombrar a
los responsables de las Unidades de Información, o su equivalente y, a los
integrantes de los comités de información, así como designar a los servidores
públicos habilitados a más tardar tres meses después de la designación de los
Consejeros y el Consejero Presidente.
“OCTAVO: Los particulares podrán presentar solicitudes de acceso a la
información pública y corrección de datos personales en términos de la presente
Ley, después de un año de la designación de los Consejeros y del Consejero
Presidente.”
RDG/mma/lgba/rgh 34

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4.5 Cuadro Sumario
En el Estado de México existen, entre otras bases normativas para un sistema de
información municipal, las siguientes:
LEGISLACIÓN ESTADO DE MEXICO
Fundamento Jurídico
Constitución Política del
Estado Libre y
Soberano de México.
Código Administrativo
del Estado de México.
Artículo 5º Párrafos
2º y 3ª
Libro Primero
Título Cuarto
Artículo 1.20
Normatividad que Establece
Garantiza el acceso a la información pública.
Establece la creación de grupos
interinstitucionales de mejora regulatoria,
promueve la transparencia en la elaboración y
aplicación de las regulaciones.
Código Administrativo
del Estado de México.
Ley Orgánica Municipal
del Estado de México.
Ley de Transparencia y
Acceso a la Información
Pública del Estado de
México.
Ley de Documentos
Administrativos e
Históricos del Estado de
México.
Ley de Información e
Investigación
Geográfica, Estadística
y Catastral del Estado
de México.
Gaceta del Gobierno del
Estado de México.
No. 80 de fecha 27 de
abril del 2001.
Libro Primero
Título undécimo
Artículos 1.43, 1.44
y 1.45
Artículo 91
Fracciones VI, VIII,
IX Y XII
Institucionaliza el uso de las Tecnologías de
Información en la prestación de los servicios
gubernamentales. Así mismo dispone la creación
de mecanismos de seguridad y confidencialidad,
para proteger la información que se genere en
los trámites respectivos.
Indica que el Secretario del Ayuntamiento, es el
responsable de: el Archivo General del
Ayuntamiento, publicar reglamentos, circulares y
demás disposiciones de observancia general,
compilar leyes, decretos, reglamentos, periódicos
oficiales, circulares y órdenes relativas a los
distintos sectores de la administración pública
municipal e integrar un sistema de información
que contenga datos de los aspectos socioeconómicos
básicos del municipio.
Regula el ejercicio del derecho de acceso a la
Información Pública.
Norma y regula los actos tendientes a
inventariar, coordinar y dinamizar el
funcionamiento y uso de los documentos
administrativos e históricos de los Poderes del
Estado, Municipios y Organismos Auxiliares así
como la integración de sus archivos.
Regula la información e investigación geográfica,
estadística y catastral en el Estado de México.
Define 3 tipos de información: Geográfica,
Estadística y Catastral.
Acuerdo del Ejecutivo del Estado por el que
establece el Programa de gobierno electrónico
2001-2005.
RDG/mma/lgba/rgh 35

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5. ASPECTO TECNOLÓGICO ACTUAL
El desarrollo del presente documento ha permitido observar, que el avance tecnológico -en
especial la informática- facilita el intercambio de los esquemas de trabajo, forjando puntos de
apoyo para lograr una administración pública más competitiva, conduciéndola a mejorar la
calidad de su funcionamiento y los servicios que otorga.
Bajo este esquema, el Gobierno del Estado de México a través de la Dirección General del
Sistema Estatal de Informática (SEI), al amparo de la experiencia acumulada desarrolló y ha
puesto a disposición de los municipios el Sistema de Administración Municipal, el cual en forma
breve se describe en el siguiente apartado.
5.1 Sistema de Administración Municipal. 19
Es un sistema que ha venido operando en los Municipios del Estado de México desde 1987,
cuenta con 6 módulos:
Control Patrimonial.
Sistema Integral de Ingresos.
Presupuesto y Seguimiento de Obras.
Sistema de Nómina.
Agua Potable.
Contabilidad y Presupuesto (Organismos DIF’s)
Estos módulos ofrecen a los municipios, las herramientas de automatización para simplificar
su gestión, agilizando la atención al público en general y elevando la calidad de los
servicios.
5.1.1 Control Patrimonial: Controla el inventario de los bienes muebles e inmuebles que
conforman el activo propiedad del municipio. Utiliza como catálogos básicos la
información de los proveedores, delegaciones, localidades y situación jurídica de los
inmuebles.
5.1.2 Sistema Integral de Ingresos: Permite el registro y control de impuestos, agilizando el
cobro del impuesto predial, derechos, aportaciones de mejoras, productos y
aprovechamientos. Este sistema tiene como productos, el diario de ingresos, padrón
ordenado por clave catastral o nombre del contribuyente, póliza de ingresos, corte de
caja del mes, invitaciones y notificaciones para los contribuyentes morosos.
5.1.3 Presupuesto y Seguimiento de Obras: Controla el ejercicio del presupuesto de las
obras a través de vales de materiales y requerimientos de mano de obra para
actualizar el avance físico y financiero. Los productos de este sistema son: reporte de
los recursos ejercidos por obras en proceso o terminadas, reporte del comparativo de
los recursos por obra, reporte mensual de obras, reporte del presupuesto global de la
obra, reporte del presupuesto por partida-concepto de la obra.
5.1.4 Sistema de Nómina: Controla el presupuesto por concepto de pagos nominales
(Capítulo 1000) y proporciona información inmediata de cada uno de los empleados
del ayuntamiento. Los productos que arroja son: nóminas alfabéticas, por
departamento, cheques y nóminas de pensión alimenticia, resumen de conceptos,
desglose de moneda, acumulados a la fecha, sueldos netos.
5.1.5 Agua Potable: Facilita el control y cobro del derecho de agua potable de aquellos
predios conectados a la Red Municipal o que se abastecen a través de servicio medido
19 Cfr. Mercado Luis A, Et allí, (2003), Sistemas de Modernización Hacendaria UAEM – IHAEM. pp. 65-72
RDG/mma/lgba/rgh 37

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o cuota fija. Este programa emite: recibos de pagos, notificaciones, póliza de
ingresos, reportes de corte de caja, padrón de usuarios, movimientos diarios.
5.1.6 Contabilidad y Presupuesto: Facilita el registro y control de la información derivada de
las operaciones contables y presupuestales en forma veraz y oportuna para la
integración del informe mensual de organismos DIF’s. Los productos que arroja son:
Estado de Posición Financiera, Balanza General, Estado de Ingresos y Gastos
(Acumulado o Mensual), diario General de Pólizas, Hoja de Distribución de Pólizas,
auxiliares de Resumen Analítico, Póliza Cheque- Acuerdo y Comparativo de Ingresos y
Egresos.
RDG/mma/lgba/rgh 38

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6. PROCESO DE RECOPILACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
INFORMACIÓN EN EL ÁMBITO MUNICIPAL
La promulgación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
México y el establecimiento del programa de Gobierno Electrónico, son algunas de las formas
que actualmente buscan acercar el aparato público a la comunidad que gobierna.
Los propósitos de este acercamiento, son el seguimiento de las demandas y necesidades de la
ciudadanía, en términos de lo que ésta espera de la Administración Pública y una provisión de
servicios públicos, bajo nuevos esquemas; buscando además, que el procesamiento de
información que estas acciones generen, culmine en un nuevo sistema de atención ágil y
transparente, que contenga los medios y recursos, tanto para acceder a información pública
como para realizar trámites, y como consecuencia se otorgue un servicio público de calidad.
La instauración de este modelo administrativo en el ámbito municipal, requiere como punto de
partida que las autoridades municipales establezcan un diagnóstico -bajo el amparo del marco
legal y tecnología existentes- sobre la situación de la información con que cuentan, así como de
la información que requieren.
6.1 Descripción del Proceso
A efecto de organizar el levantamiento del inventario de la información municipal, se
sugiere que el Comité de Información se reúna con los Mandos Medios y Superiores, y
calendaricen la siguiente secuencia de actividades:
Levantamiento de inventarios por cada unidad administrativa del Ayuntamiento.
Integración de todos los inventarios.
Conciliación, depuración y obtención de un inventario definitivo, que contenga la
información requerida para cumplir con la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Estado de México, así como la información necesaria para
generar un Sistema de Información Municipal.
Diseño y estructura de Claves de Codificación.
Codificación.
Creación del Catálogo Maestro de Información.
Divulgación del mismo.
6.1.1
6.1.2
6.1.3
Deberán de levantarse dos inventarios: inventario “A” de información básica
requerida en los Artículos 12 y 15 de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Estado de México, e inventario “B” de información generada
por cada unidad administrativa, de acuerdo a sus atribuciones o funciones que
contribuya a la atribución o función principal de Dependencia a la que pertenece,
que sea susceptible de acceso público por estar catalogada como “Información
Pública de Oficio” (artículo 2 Fracción V y 11 de la citada ley).
La integración de los inventarios, se harán con el propósito de catalogar en un
documento único, el total de la información disponible, así como verificar que no
haya duplicidad de ésta.
El inventario resultante, habrá de conciliarse con los documentos estipulados en los
artículos 12 y 15 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
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Estado de México y con los manuales de organización y procedimientos, a efecto de
filtrarlo, descartando aquella información que no cumpla el parámetro de
“Información Pública de Oficio” o que sea ajena a la función o atribución principal de
la organización o en su defecto agregando aquella que si cumpla estos parámetros y
no haya sido inventariada.
6.1.4
Obtenido y aprobado el inventario único, se podrá observar en éste, que tipos de
datos, documentos o expedientes son los existentes, que unidades administrativas
son las generadoras o resguardadoras y el tipo de información de acuerdo a las
fracciones VI, VII y VIII del artículo 2 de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Estado de México. El objeto de esta acción es llegar a
conformar los sub-catálogos que soporten la codificación:
Catálogos de unidades administrativas, se puede usar el “Catálogo de
Dependencias Generales, Auxiliares y Organismos Municipales”, publicado en el
Manual para la Programación y Presupuestación Municipal para el Ejercicio
Fiscal 2005 ( Gaceta de Gobierno del 3 de septiembre del 2004.
Catálogos de tipos de documentos, se diseñarán en función al tipo de
documentos que resulten en el inventario.
Reconocidos todos los tipos, se pueden identificar con su letra inicial y agregar
un número si la letra se repite varias veces: Actas = A1; Acuerdo = A2;
Auditorias = A3, la importancia de éste catalogo es que las claves asignadas
en él identifiquen todos los tipos de documentos generados y sean usadas en
forma uniforme.
Catálogo de tipo de información, únicamente contendrá tres claves:
IPO = información Pública de Oficio
ICR = información Clasificada Reservada
ICC = información Clasificada Confidencial.
6.1.5
6.1.6
6.1.7
Diseñados y aprobados los catálogos, se procederá a codificar la información
contenida en el Inventario Único. La clave de codificación asignada a cada
documento y asentada en el Inventario Único deberá ser la misma que ostente la
información (documento) en sí.
El inventario único con la clave de codificación, funcionará como Catálogo Maestro
de Información, el cual si existe la posibilidad, se capturará en una hoja electrónica
a fin de facilitar su manejo y localización de la información por medio de la función
de filtrado o de sorteo de datos.
Difundir en medio electrónico y/o impreso el Catálogo Maestro de Información, a fin
de que toda la organización y comunidad municipal conozca la información
disponible.
En la siguiente página se muestra un modelo de formato, que podría ser útil para el
levantamiento del inventario.
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6.2 Inventario de información
PROPUESTA DE FORMATO
(Inventario Inicial)
N
P
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
Artículo
de la
Ley
CODIFI
CA
CION Págin
a Web
Tipo de
Archivo
Elec
Impre
tró
nico 20 so
Sitio o Unidad Administrativa generadora o responsable del
resguardo de la información
Vinculación
Página
LegisteL
Secretaria del
Ayuntamiento
Desarrollo
Urbano y
Obras
Públicas
Administra
ción
Contra
loría
Teso
rería
Unidad de
Normativi
dad
Comités,
Comisio
nes y
Consejos
21
1 Leyes 12.1 X X
2
3
Reglamentos
generales de las
propias leyes
Reglamentos
Internos
12.1 X X
12.1 X
4 Decretos 12.1 X X
5 Acuerdos 12.1 X
6 Convenios 12.1/12 X
7
8
Manuales de
Organización y
Procedimientos
Directorio de
Servidores Públicos
(Mandos Medios y
12.1 X X
Superiores) 22 12.2 X
9
Programas anuales
de Obras 23 , Procesos
de Licitación y
Contratación.
12.3 /
15.1
X X X X X 1
20 Si el archivo se encuentra en Word, anotar (1); si está en Excel (2); sí esta en Power Point (3); si está Access (4); si es una base de datos de diseño
especial (5), otras aplicaciones (6)
21
Si es Comité de Adquisiciones (1); Comité de Información (2); Comisión de Planeación para el Desarrollo Municipal (3); Consejos Municipales de
Protección Civil (4); Consejo de Participación Ciudadana (5)
22 Este documento debe contener puesto funcional, categoría, sueldo y otras remuneraciones mensuales fijas, viáticos y gastos de representación.
23
El artículo 15 Fracción I de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México, refiere “Datos referentes al desarrollo de
obras para brindar los servicios de agua potable, drenaje, alcantarillado, tratamiento y disposición de aguas residuales; alumbrado público; programas de
limpia; recolección, traslado y tratamiento de residuos sólidos; ubicación geográfica de mercados y centrales de abasto, panteones, rastros, parques,
jardines y su equipamiento.
41 RDG/mma/lgba/rgh

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Tipo de
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Sitio o Unidad Administrativa generadora o responsable del
resguardo de la información
Vinculación
Página
LegisteL
Secretaria del
Ayuntamiento
Desarrollo
Urbano y
Obras
Públicas
Administra
ción
Contra
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Teso
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Unidad de
Normativi
dad
Comités,
Comisio
nes y
Consejos
21
10
Administración de la
Unidad de
Información 24 12.4 X X X X 2
Nombre, dirección,
teléfono y horarios
de atención al
11 público del (os)
responsable (s) de la
Unidad de
Información
Acuerdos y Actas
12
Oficiales
Presupuesto,
13
Informes de avance.
Padrones de
14 beneficiarios de los
12.5 X X X 2
12.6 X
12.7/19 X X X
programas 25 12.8 X 3,5
15 Situación Financiera 12.9 X X X X
16 Deuda Pública 12.9 X X X
17
18
19
20
Licitaciones,
concursos en
12.11 X X X X X 1
general.
Participación
Ciudadana 26 12.13 4
Información
difundida en medios
electrónicos. 27
Agenda de Reuniones
Públicas.
Índices, Catálogos y
Bases de Datos
12.14/
15
X
12.16 2
El concepto de Administración se refiere a los sistemas, procesos, oficinas, ubicación, costos y responsables de atender las solicitudes de acceso a la
información, así como el registro de solicitudes recibidas y atendidas. ( ANEXO “A”)
24
25
Contenido: Diseño, monto, acceso y ejecución de los programas de subsidio. Programas que por su naturaleza y características permitan la integración
de padrones.
26 Procesos de elaboración, implementación y evaluación de políticas y toma de decisiones.
27 Planeación y programación (también que se difunda en medios escritos).
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N
P
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
Artículo
de la
Ley
CODIFI
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Tipo de
Archivo
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nico 20 so
Sitio o Unidad Administrativa generadora o responsable del
resguardo de la información
Vinculación
Página
LegisteL
Secretaria del
Ayuntamiento
Desarrollo
Urbano y
Obras
Públicas
Administra
ción
Contra
loría
Teso
rería
Unidad de
Normativi
dad
Comités,
Comisio
nes y
Consejos
21
21
Autorizaciones,
Permisos, licencias,
certificaciones y
concesiones 28 12.17 X X X
Informes de
auditorias y
22
12.18
resoluciones de
X
responsabilidades. 29
23
24
25
26
27
Programas de
Trabajo e Informes
Anuales de
Actividades.
Plan de Desarrollo
Municipal
Recursos de la
Hacienda Pública
Municipal
Tablas de Valores y
Padrones
Información en
Materia de
Protección Civil,
Desarrollo Urbano,
Ordenamiento
Ecológico y Uso de la
Vía Pública
12.19 X X
15.2 X X X
15.2 X
15.2 X
15.3 X X 3
28 Expedientes concluidos
29 Expedientes concluidos
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6.3 Necesidades de información
Las Administraciones Públicas Municipales, presentan gran diversidad respecto a los
servicios y productos que ofrecen a sus comunidades debido a que abarcan entre otros a
los sectores de Salud, Justicia, Seguridad Pública, Educación, Desarrollo Urbano, etc. Por
tanto se considera que sus necesidades de información circundarán sobre los Perfiles de
Desarrollo, tanto en su primera fase de recopilación de demandas ciudadanas, así como en
su segunda fase de control de prestación y calidad de servicios otorgados, por medio de
indicadores.
Para la primera fase, a continuación se presenta un ejemplo de lo que pudieran ser las
necesidades de información en las administraciones públicas municipales, de acuerdo a
cada Perfil de Desarrollo; por lo que respecta a los indicadores estratégicos, de gestión o de
proyecto, existe la “Guía Técnica para Estimación de Indicadores de Evaluación.” 30
DIRECCIÓN DE SEGURIDAD PUBLICA
INFORMACIÓN REQUERIDA
UTILIDAD (Valor Agregado)
Número de policías adscritos, así como el total
de los habitantes del municipio.
La cantidad y estado de uso que guarda el
armamento, las patrullas, los uniformes,
chalecos antibalas, helicóptero, etc. con los que
cuenta el municipio.
Procedimientos y políticas vigentes en la
Administración de Recursos Humanos Municipal.
Nomina ó tabuladores, del personal adscrito a la
Dirección de Seguridad Pública, del municipio y
municipios similares.
Informes de habilidades, destrezas,
conocimientos y experiencia del personal
requeridos por los cargos.
Número de delitos cometidos diariamente.
Informes: mensuales, trimestrales y
semestrales.
Causa de Delitos (Denuncia ciudadanas).
Porcentaje de Infracciones y Multas impuestas
por los agentes de tránsito (municipios que han
asumido la función)
Conocer la cantidad de elementos de seguridad
por cada habitante del Municipio, y diagnosticar
si con ellos se cubren las necesidades de
protección que requiere la comunidad.
Detectar necesidades básicas para el eficiente
desempeño de la corporación, y valorar si el
equipo es obsoleto o no.
Conocer, si los sueldos son competitivos, si
existen incentivos, premios por mérito en el
servicio, ascensos o un sistema escalafonario.
Identificar necesidades primordiales en materia
de capacitación y adiestramiento y diseñar los
programas respectivos.
Observar el incremento o decremento de
la delincuencia.
Saber si se está trabajando
adecuadamente o habrá que plantear
nuevas líneas de acción contra la
delincuencia.
Plantear la opción de condenas más
severas, incrementar la vigilancia y
sugerir nuevos sistemas de seguridad.
Conocer las principales causas de los
delitos cometidos con mayor frecuencia
para abatir enérgicamente los puntos de
mayor incidencia delictiva.
Detectar las colonias mas desprotegidas y
con mayor índice delictivo, (asaltos,
violaciones, secuestros, robo de
vehículos, a casa habitación etc.) lo cual
permitirá dar respuesta a las principales
preocupaciones de la ciudadanía en
materia de seguridad
Detectar las principales causas por infracciones y
fomentar un programa de “NO A LAS
MORDIDAS”.
30 Contenida en “Manual para la Elaboración de los Planes de Desarrollo Municipal 2003-2006”, elaborado por
Secretaria de Finanzas y Planeación del Poder Ejecutivo del Estado de México.
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DIRECCION DE DESARROLLO ECONÓMICO
INFORMACIÓN REQUERIDA
UTILIDAD (Valor Agregado)
Padrón actualizado de personas físicas y
jurídicas colectivas de los sectores económicos
primario, secundario y terciario.
Diagnosticar la principal actividad económica del
municipio.
Demandas de los habitantes en materia
económica, clasificadas por sector (necesidades
básicas de la población).
Demandas de los sectores empresariales.
Necesidades propias del municipio para su
desarrollo económico.
Datos estadísticos de personas empleadas,
desempleadas e inmigrantes.
Determinar las prioridades en cuanto a:
Fomento al Desarrollo Agrícola.
Fomentar la Producción Minera
Fomentar la Industria de la
Transformación o los Servicios.
Apoyar la Actividad Forestal
Ejercer acciones en conjunto para el
otorgamiento de subsidios, fideicomisos,
créditos para el campo etc.
Otorgar oportunidades de crecimiento y
desarrollo a las micro, pequeñas y
medianas empresas para la distribución
de sus productos.
Facilitar los medios y requerimientos
burocráticos para la comercialización, en
su caso, exportación de productos.
Brindar las condiciones y servicios
necesarios para nuevas inversiones.
Impulsar al sector artesanal de la región.
Modernizar y crear nuevos centros
comerciales.
Fomentar y promocionar las áreas de
interés turístico del municipio.
Regular y administrar mercados, tianguis
y centrales de abasto.
Regular el comercio informal.
Promover programas de adiestramiento y
capacitación para el trabajo.
Impulsar programas de alfabetización.
Apoyar a personas de la tercera edad
para que se integren al sector productivo
de la región.
Alentar a familias de inmigrantes a
instaurar nuevos negocios dentro del
municipio (misceláneas, tiendas de
abarrotes, mercerías, tortillerías, tiendas
de regalos, papelerías, boutiques,
negocios de comida etc.) con el fin de
que sus familiares al regresar tengan un
patrimonio sólido para su futuro.
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DIRECCIÓN DE DESARROLLO URBANO
INFORMACIÓN REQUERIDA
UTILIDAD (Valor Agregado)
Necesidades primordiales de las comunidades
del municipio en materia de obras y servicios
públicos.
Datos primordiales en materia de medio
ambiente.
Índices y datos catastrales.
Exigencias de la población en materia de
transporte.
Situación actual del municipio en materia de
telecomunicaciones, (equipo, telefonía y redes).
Identificar las regiones del municipio que en
materia de obras públicas y/o servicios,
demanden de una mayor atención:
Suministro, mantenimiento tratamiento y
administración del suministro de agua
potable.
Pavimentación.
Infraestructura y equipamiento para el
alumbrado público.
Creación y mantenimiento de calles y
carreteras.
Rehabilitación y mantenimiento de áreas
urbanas.
Recolección y tratamiento de la basura.
Promover acciones concretas en materia de
protección y preservación al medio ambiente.
Vigilar la regularización de los predios en
su totalidad.
Fomentar la construcción de viviendas.
Controlar y supervisar los permisos
otorgados para la construcción.
Vigilar si se cumplen acuerdos y/o
convenios con el Estado o la Federación
en materia de transporte.
Conocer las necesidades de la población e
insertarlos en los convenios.
Instaurar nuevos avances tecnológicos al interior
del municipio, para estar a la vanguardia en
comunicaciones.
DIRECCIÓN DE DESARROLLO SOCIAL
INFORMACIÓN REQUERIDA
UTILIDAD (Valor Agregado)
Cobertura de los servicios de salud en las
distintas comunidades del municipio.
Estadística de servicios de salud ofrecidos,
observando cantidad y calidad de los mismos.
Cobertura de los servicios educativos.
(numero de habitantes, calcular la cantidad de
población analfabeta por región)
Delimitar zonas con mayores necesidades para
la infraestructura y equipamiento de centros de
salud.
Establecer controles y regulaciones de carácter
sanitario.
Mejorar la calidad de los servicios ofrecidos en
los distintos centros de salud.
Crear centros educativos donde la
demanda ciudadana así lo requiera o lo
necesite.
Fomentar la alfabetización entre los
habitantes del municipio.
Promover cursos, en conjunto con el
INEA, para la educación de las personas
mayores.
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DIRECCIÓN DE DESARROLLO SOCIAL
INFORMACIÓN REQUERIDA
UTILIDAD (Valor Agregado)
Infraestructura con la que se cuenta para poder
ofrecer los servicios educativos (equipamiento
de escuelas, cantidad de alumnos inscritos por
grado, distribución de los recursos humanos
docente y no docente, número de grupos
escolares por grados, así como unidades
educativas, entre otros).
Actividades relacionadas con el aspecto cultural
del municipio.
Equipamiento de los centros deportivos.
Estadísticas de problemas intrafamiliares (abuso
de menores, alcoholismo, drogadicción,
prostitución, niños y mujeres maltratadas,
tabaquismo, divorcios, abandonos, niños de la
calle entre otros).
Necesidades básicas de los sectores mas
desprotegidos de la comunidad.
(desnutrición, agua, vivienda digna, salud e
higiene, planificación familiar entre otros).
Promover acciones que mejoren la
calidad de enseñanza del magisterio
(cursos de actualización).
Proveer de las herramientas necesarias a
las instancias educativas, tanto
metodológicas, didácticas y tecnológicas,
para el mejoramiento de la enseñanza
académica.
Mejoramiento de las instalaciones
educativas (bancas, pizarrones, ventanas,
pintura etc.).
Difundir, promover actividades culturales.
Preservar el patrimonio cultural del
municipio.
Administrar centros o áreas culturales.
Remodelar las instalaciones deportivas.
Difundir, promover la cultura del deporte.
Construir centros deportivos.
Apoyar y estimular económicamente a los
deportistas más destacados del
municipio.
Desarrollar programas a favor de la
integración familiar.
Establecer servicios jurídicos y
asistenciales para el desarrollo integral de
la familia.
Construir centros de integración.
Atención Integral de las necesidades a
los grupos más vulnerables de la sociedad
como son: Personas discapacitadas,
personas de la tercera edad, los menores
y la mujer.
Programación de campañas: en temas de
nutrición, salud, higiene, seguridad en el hogar,
planificación, detecciones de enfermedades,
medicina preventiva.
DIRECCION DE FINANCIAMIENTO
(Tesorería)
INFORMACIÓN REQUERIDA
UTILIDAD (Valor Agregado)
Aplicación de los Presupuestos, Programas y
Proyectos municipales.
Administrar eficientemente la Hacienda Pública
Municipal.
Promover reformas que beneficien
Reportes sobre la recaudación municipal.
satisfactoriamente los sistemas
Reporte de metas programadas y metas
municipales de: Recaudación,
alcanzadas en el rubro de ingresos.
Fiscalización, Liquidación y Administración
de las contribuciones.
Llevar un adecuado control de los
registros Contables, Financieros y
Administrativos de los ingresos, egresos e
inventarios.
Proponer políticas de ingresos de la
Tesorería, así como la cancelación de
cuentas.
Promover Programas Financieros viables
y acordes a la situación real del
municipio.
Padrón de Contribuyentes activos, omisos y en
rezago.
Actualizar y/o en su caso, elaborar los Padrones
de Contribuyentes.
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DIRECCION DE FINANCIAMIENTO
(Tesorería)
INFORMACIÓN REQUERIDA
UTILIDAD (Valor Agregado)
Inventario de predios, tanto urbanos, como Poner al día los registros catastrales de todo el
rústicos con ó sin construcción.
municipio.
Inventarios y situación del mobiliario y equipo. Actualizar los inventarios de los recursos
materiales del municipio.
DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA.
INFORMACIÓN REQUERIDA
UTILIDAD (Valor Agregado)
Detectar las principales exigencias del
Plantilla de servidores públicos del
personal que labora en el Ayuntamiento
Ayuntamiento, (tabulador de sueldos y catálogo Valorar una posible reestructuración del
de puestos).
personal administrativo, basándose
fundamentalmente en su desempeño
laboral, y que esto conlleve aumentos
salariales y ascensos, que a su vez
origine mayor disposición de servicio y
compromiso con la ciudadanía.
Manuales de Procedimientos, Organigrama,
costo por habitante en relación a la estructura
orgánica así como encuestas sobre la calidad de
los servicios.
Estado de las instalaciones y medio ambiente
laboral, así como la distribución de las áreas.
Información de los avances obtenidos, a los
programas que contiene el Plan de Desarrollo
Municipal, en relación con las demandas de la
ciudadanía.
Simplificar y modernizar los servicios que
se ofrecen, así como actualizar y
capacitar a los servidores públicos
encargados de brindar asistencia a la
ciudadanía.
Evaluar y dar seguimiento a los
servidores públicos en el desempeño de
sus funciones, con el fin de lograr la
calidad en la prestación de los servicios.
Reorganización de la estructura orgánica
con la finalidad de alcanzar la eficiencia y
evitar el desperdicio de recursos con la
existencia de áreas y personal ocioso.
Proveer de los recursos materiales
necesarios, para que los servidores
públicos puedan desempeñar
adecuadamente sus funciones.
Proporcionar los espacios apropiados para
la prestación de los servicios.
Reorientar las estrategias planteadas.
Ser realistas en cuanto al establecimiento
de las metas.
Abatir rezagos sociales contenidos en el
Plan.
Evaluar y dar seguimiento periódicamente
a los compromisos que se adquirieron con
la población, y que se enmarcan dentro
del Plan de Desarrollo Municipal.
6.4
Actividades posteriores
Sistematizar el control o inventario único de información, además de los
procesos de la Unidad de Información.
El Catálogo Maestro de Información, puede ser el inicio del desarrollo de una
base de datos que tenga por objeto establecer un control automatizado del
acervo documental que concentre la Unidad de Información y podría
componerse por tres apartados: el apartado de los catálogos, el apartado de
captura y el apartado de consulta. Esto permitirá un acceso rápido y la continua
actualización del directorio de la información que vaya generándose en el
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ámbito municipal; y sería parte del proceso para conformar un “Sistema de
Información”.
Los documentos que no necesiten actualización continua (más de un año),
podrán convertirse en formato PDF y serán enviados a la unidad de información.
El índice general de la información (catálogo) que administre la unidad de
información, contendrá su respectiva codificación, clasificación y unidad
administrativa que tiene la posesión de la información.
Habrá de propiciarse la elaboración de documentos electrónicos, que faciliten su
clasificación, archivo y administración.
Los temas tratados en este punto, se consideran un punto de partida o parte de la
Planeación de un amplio programa para establecer un Sistema de Información, en el cual
deberán estar involucrados especialistas en informática y asesores en procesos
administrativos.
Las actividades posteriores dependerán de la voluntad de la Administración Pública
Municipal en ir más allá de cumplir con la legislación en la materia y avanzar en la
integración de su Sistema de Información, tomando en cuenta sus recursos
económicos, tecnológicos y personal capacitado.
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7. CONCLUSIONES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Hay una amplia variedad de Tecnologías de la Información que día con día los
proveedores de éstas van perfeccionando. Para que la Administración Municipal use
la más adecuada, es necesario que identifique debidamente sus necesidades. Hay
que recordar que la clave en la transformación de datos, es tener clara la idea de lo
que se espera obtener de ellos.
Entre el experto del área de informática que vaya a diseñar y desarrollar el Sistema
de Información Municipal y los servidores públicos administrativos encargados del
proyecto, deberá de existir una clara línea de comunicación, a fin de no distorsionar
las necesidades reales.
Los conceptos básicos de Información y Comunicación, son necesarios para lograr
una mejora significativa en la prestación de servicios vía electrónica.
Rediseño organizacional, reingeniería de procesos administrativos, estandarización y
homologación de bases de datos, desarrollo de intranets u otro tipo de red,
implementación de sistemas de trabajo en grupo y en colaboración, son procesos
que habrán de implementarse en la Administración Pública Municipal, a efecto de
que funcione el Sistema de Información.
El programa de Gobierno Electrónico Municipal, debe cumplir con una disponibilidad
todos los días del año y todas las horas del día; acceso desde cualquier sitio; validez
jurídica en las transacciones electrónicas; seguridad en la administración de la
información; solicitud de información al ciudadano por única vez; oferta de trámites
y servicios centrados en el ciudadano; cadena de valor; medible y auditable.
Es importante difundir entre los servidores públicos municipales en todos los niveles,
los beneficios que ofrece un Sistema de Información Municipal, para la mejora de sus
procesos.
Los datos recabados en campaña, ordenados debidamente pueden generar
información valiosa, al igual que la información generada por el Ayuntamiento
saliente.
El que cada tres años se renueve el gobierno municipal, no quiere decir que el
Sistema de Información Municipal se reinicie también. Es obligación y una conducta
ética, que el gobierno saliente deje funcionando debidamente el Sistema de
Información Municipal que haya instrumentado, o informe debidamente el grado de
avance del diseño, desarrollo o implementación, en caso de no haber terminado el
proyecto.
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BIBLIOGRAFIA
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Tecnología, Larousse, México, 1998.
Enciclopedia Encarta 2001, ”Redes de Comunicación” e “Internet”. Microsoft Encarta
Enciclopedia, 2000.
Hellriegel, et allii “Administración, un Enfoque Basado en Competencias”, 9ª edición,
Thomson, Bogotá Colombia, 2002.
Harold Koontz, Heinz Weihrich, “Administración una Perspectiva Global”, 12ª edición, Mc
Graw Hill, México, 1999.
Manual para la elaboración de los Planes de Desarrollo 2003-2006, Julio 2003, Secretaría de
Finanzas y Planeación (actualmente Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración
según decreto número ocho, publicado en la Gaceta del Gobierno del Estado de México el día
31 de Octubre del 2003.
Mercado Luis A. et allii, “Sistemas de Modernización Hacendaria” UAEM – IHAEM. México,
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Romero López Javier. “Principios de Contabilidad”, Mc.Graw Hill, México, 1996.
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Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.
Código Administrativo del Estado de México.
Ley Orgánica Municipal del Estado de México.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México.
Ley de Información e Investigación Geográfica, Estadística y Catastral del Estado de México.
Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México.
INTERNET:
Código de Ética. Instituto de Ética en la Computación:
http://www.brookings.edu/its/cei/cei_hp.htm
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JUNTA DE COORDINACIÓN POLÍTICA
DE LA LV. LEGISLATURA
DEL ESTADO DE MÉXICO
Dip. Martha Hilda González Calderón
Presidenta
Dip. Juan Rodolfo Sánchez Gómez
Secretario
Dip. Maurilio Hernández González
Dip. Joaquín Humberto Vela González
Dip. Juan Ignacio Samperio Montaño
Dip. María Cristina Moctezuma Lule
Vocales
Mtro. Victorino Barrios Dávalos
Contralor del Poder Legislativo
Sistema de Información Municipal
Romeo Déctor García
María de la Gracia Mónica Mendoza Ángeles
Laura Guadalupe Bizuet Aguilar
Roberto Carlos García Hernández
Revisión de estilo:
Norberto López Ponce
Domicilio Contraloría:
Av. Independencia Oriente No. 102 primer piso,
Col. Centro, C.P. 50000
www.cddiputados.gob.mx