ESTUDIO PREVIO ADICION EN VALOR AL CONTRATO DE ...

ESTUDIO PREVIO POR NECESIDAD DE ADICION AL CONTRATO No 100-
09-02-04 PARA LA PRESTACION DE SERVICIO DE CORREO
DEPARTAMENTAL Y NACIONAL EN LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE
VILLAVICENCIO
Villavicencio, Diciembre 01 de 2010.
La Contraloría Municipal de Villavicencio, efectuó estudio previo el 08 de enero de 2010,
sujeto a lo reglamentado por el art. 3º del Decreto 2474 de 2008 y artículo 1º del Decreto
3576 de 2009, a fin de realizar el proceso de Contratación de Adquisición de Bienes y/o
Servicios de igual o inferior al 10% de la menor cuantía y la consecuente celebración del
contrato requerido, así mismo a la fecha actual esta entidad requiere llevar a cabo una adición
en el valor del contrato de correspondencia:
I. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
La Contraloría Municipal de Villavicencio en sus dependencias de Responsabilidad Fiscal
y Jurisdicción Coactiva, Control Fiscal y apoyo financiero, Secretaria General y el
Despacho del Contralor, para el cumplimiento de sus funciones, requieren el envío de
correspondencia certificada a nivel Departamental y nacional.
Que la Contraloría Municipal de Villavicencio celebró el día 26 de Enero de 2010 el
Contrato de Prestación de Servicios No 100-09-02-04 de 2010 con el establecimiento de
Comercio denominado SERVIJUMBO por valor de UN MILLON DE PESOS MCTE
($1.000.000) cuyo objeto es la prestación de servicios de recolección, curso y entrega de
correspondencia y demás envíos postales que requiera la Contraloría, en las modalidades
de correo nacional y Departamental.
A la fecha la entidad posee un saldo de TREINTA Y SEIS MIL CUATROCIENTOS
PESOS MCTE ($36.400) para el servicio de correspondencia, suma que no es suficiente
para cubrir los envíos que requiere la Contraloría Municipal durante el mes de Diciembre
de 2010.
Es importante tener en cuenta que la Contraloría Municipal de Villavicencio, al carecer de
este servicio el cual es imprescindible, generaría retardo en el envío de correspondencia a
los trámites misionales y administrativos que deben adelantarse para el adecuado
funcionamiento de la entidad.
Que la funcionaria DIANA MARCELA CURREA, identificada con Cédula No
1.121.835.010 de Villavicencio, mediante oficio de fecha Noviembre 26 de 2010, solicita la
necesidad de adicionar al valor del contrato No 100-09-02-04 de 2010, correspondiente al
servicio de correspondencia así: “Como supervisora del Contrato No 100-09-02-04 del 26 de Enero
de 2010, cuyo objeto es la prestación de servicios de recolección, curso y entrega de correspondencia
y demás envíos postales que requiera la Contraloría, en las modalidades de correo nacional y
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departamental, me permito informar que revisando el movimiento de pagos por envío de
correspondencia, se puede apreciar que se cuenta con un saldo de TREINTA Y SEIS MIL
CUATROCIENTOS PESOS M/CTE ($36.400) para este servicio durante el mes de Diciembre de 2010.
Por lo anterior solicito tener en cuenta que dependencias como el Despacho, Secretaria General y las
Contralorías Auxiliares requieren del servicio de correspondencia, se tenga en cuenta la posibilidad de
efectuar una adición en el presupuesto para el Contrato de Correspondencia con el fin de contar con el
servicio hasta el mes de diciembre de la presente vigencia”.
Igualmente el Doctor ALFONSO ZAMUDIO GARIBELLO, Contralor Auxiliar de
Responsabilidad Fiscal y Apoyo Financiero mediante escrito del 26 de Noviembre de 2010
solicita lo siguiente: “Con el mayor respeto me permito informar que de acuerdo a información
suministrada por la Señorita DIANA MARCELA CURREA, persona encargada de recibir el envío de la
Correspondencia, a la fecha no se cuenta con el suficiente saldo del valor total asignado en el
Contrato No 100-09-02-04 el cual tiene como objeto el servicio de envío de la correspondencia. Por lo
anterior solicito tener en cuenta la posibilidad de llevar a cabo una adición en el valor del contrato
actual de correspondencia, con el fin de poder contar con este servicio para el mes de Diciembre de
2010, ya que en este despacho se maneja bastante afluencia de correspondencia fuera de la ciudad y
para el mes de Diciembre se requiere con gran importancia este servicio”.
Que por lo anterior la presente adición al valor del contrato No 100-09-02-04 de 2010 es
necesaria, teniendo en cuenta que este servicio se requiere y se utiliza para el
cumplimiento misional y de apoyo de la entidad, por lo tanto se sugiere llevar a cabo la
realización del presente estudio previo adicionando al valor del contrato una suma estimable
para cubrir la necesidad de correspondencia durante el mes de Diciembre de 2010.
Que la presente adición de contrato, se advierte mediante la posibilidad prevista en la Ley 80 de 1993
donde abandonó el concepto de contrato adicional e introdujo el de “adición de los contratos”, sin
especificar los elementos sobre los cuales puede hacerse la adición, mantuvo sí un límite: no más del
cincuenta por ciento (50%) de su inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales. Por
tanto, la adición del contrato debe entenderse como un agregado a las cláusulas del mismo.
Que existen recursos en el rubro presupuestal 0305020-17, SERVICIOS DE
COMUNICACIÓN Y TRANSPORTES, según Certificado de Disponibilidad No 178 de
fecha Diciembre 01 de 2010, por valor de CIENTO CINCUENTA MIL PESOS MCTE
($150.000.oo) para realizar la adición al Contrato No 100-09-02-04.
II.
DESCRIPCIÒN DEL OBJETO DEL CONTRATO
OBJETO DEL CONTRATO: EL ACTUAL CONTRATISTA se obliga a seguir prestando a
LA CONTRALORÍA los servicios de recolección, curso y entrega de correspondencia y
demás envíos postales que requiera la CONTRALORIA, en las modalidades de Correo
Departamental y nacional, en las condiciones pactadas en el Contrato No 100-09-02-04
de 2010.
Código CUBS: 2.32.7.1. 2 CORREO NORMAL, con un peso de 0,1 a 500 gramos, con
destino nacional.
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OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- El ACTUAL CONTRATISTA para efectos del
cumplimiento del contrato se comprometerá a seguir cumpliendo además de las
obligaciones inherentes a la naturaleza del mismo y las derivadas de las disposiciones
legales vigentes, las siguientes obligaciones expuestas en el Contrato No 100-09-02-04
de 2010 así: (1) Prestar el servicio contratado con la debida calidad, diligencia y prontitud,
Cumpliendo idónea y oportunamente con la ejecución del objeto del contrato, respetando
las tarifas vigentes para tales servicios, desde la fecha del acta de inicio del contrato hasta
la fecha de terminación del contrato, en los términos pactados en contrato y de
conformidad con la propuesta presentada. 2) Recoger diariamente en las instalaciones de
la Contraloría, los respectivos envíos. 3) Cuando se le solicite suministrar a la
CONTRALORIA, las pruebas de entrega. 4) Entregar debidamente diligenciada, revisada
y firmada copia de guía de remitente. 5) Presentar mensualmente la factura comercial por
valor de los portes, de acuerdo con lo relacionado en la planilla original de envíos. 6)
Impartir instrucciones y orientar a los funcionarios de la Contraloría sobre la forma de
cumplir con los procedimientos postales, en cuanto tiene que ver con acondicionamiento,
dimensiones, rotulación del destinatario, etc. 7) Constituir las garantías exigidas en el
presente contratos. 8) Asignar un empleado bajo su dependencia y subordinación, para
que recoja la correspondencia en las instalaciones de la entidad. 9) Cumplir con las
obligaciones al sistema de seguridad social integral y con los aportes parafiscales. 10)
Las demás propias del objeto del contrato y las contenidas en la propuesta.
IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO: El servicio debe prestarse con cubrimiento en el
contexto Departamental y nacional con características de confiabilidad, calidad y buen
servicio, garantizando un óptimo transporte y una buena logística técnica y de recurso
humano. El contrato a realizar es un contrato de Prestación de Servicios de Mínima
Cuantía.
Plazo: El plazo estimado para la ejecución del contrato continuará siendo el mismo
estipulado es decir trescientos cuarenta y tres (343) días a partir de la firma del acta de
iniciación, sin exceder del 31 de Diciembre de 2010.
Forma de pago: Se cancelará en doce (12) mensualidades vencidas, la primera
correspondiente a los días contados a partir de la firma del acta de inicio, conforme al
valor liquidado en la planilla de envío de correo, previa presentación de la factura, pago a
la seguridad social y acompañada del cumplido a satisfacción expedido por el o los
supervisores del contrato por parte de LA CONTRALORIA y así sucesivamente por mes
completo vencido.
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III.
FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE
SELECCIÓN
El artículo 40 parágrafo de la Ley 80 de 1993 y el artículo 28 de la Ley 1150 de 2007,
establece los límites bajo los cuales se pueden adicionar los contratos estatales, en efecto, la
regla general es que pueden ser adicionados ilimitadamente en tiempo y tan sólo hasta 50 por
ciento de su valor inicial. En este sentido, la adición del contrato se deberá entender que se
realiza con el contrato inicialmente celebrado, diferente situación si éste se terminó y la
entidad contratante decide no continuarlo y de igual forma la entidad estará en total libertad
para contratar la misma labor con otro contratista de persistir la necesidad a tal servicio.
IV. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR
ESTIMADO DEL CONTRATO. MONTO DEL PRESUPUESTO Y ESTUDIO DE
MERCADO
Variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva adición
al valor del contrato No 100-09-02-04:
Para la presente contratación se tuvo en cuenta los costos con base en el histórico valor
causado por cada mes del servicio prestado en la vigencia 2010, así:
ENTIDAD CONTRATADA AÑO VALOR
DEL 28 ENERO AL 28 FEBRERO 2010 $108.100
DEL 01 DE MARZO AL 31 DE MARZO 2010 $117.000
DEL 01 DE ABRIL AL 30 DE ABRIL 2010 $113.100
DEL 01 MAYO AL 30 DE MAYO 2010 $82.800
DEL 01 DE JUNIO AL 30 DE JUNIO 2010 $131.800
DEL 01 DE JULIO AL 31 DE JULIO 2010 $ 67.500
DEL 01 DE AGOSTO AL 31 DE AGOTO 2010 $ 65.500
DEL 01 DE SEPTIEMBRE AL 30 DE SEPTIEMBRE 2010 $ 83.100
DEL 01 DE OCTUBRE AL 30 DE OCTUBRE 2010 $112.700
DEL 01 DE NOVIEMBRE AL 30 DE NOVIEMBRE 2010 $ 82.000
Dado lo anterior se establece lo siguiente:
Valor Inicial del Contrato No 100-09-02-04 $ 1.000.000
Valor ejecutado del Contrato a Noviembre de 2010 $ 963.600
Saldo a Noviembre 30 de 2010 $ 36.400
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Ofertas Presentadas – Estudio de mercado:
Para calcular el soporte económico del contrato se tuvo en cuenta las consultas del SICE,
el cual presenta un código CUBS 2.32.7.1. 2 CORREO NORMAL, con un peso de 0,1 a
500 gramos, con destino nacional, el cual no presenta precio indicativo para esta zona y
de acuerdo a la información anterior calculada por la supervisora del presente contrato se
estableció un costo estimado para la realización de la adición al contrato de
correspondencia así:
VALOR ESTIMADO $ 150.000
Así mismo se seguirá manteniendo los precios actuales establecidos en el contrato No
100-09-02-04 así:
DESTINOS VR UNIDAD TIEMPO
Rural y Municipios
Municipios especiales
Bogotá
Nacional
Nacionales aledaños:
Municipios que no son capital
Costa
3.000
7.800
3.000
5.500
6.100
7.800
Entre 24 a 48 horas rural y 48 a 72 horas
Municipios
Entre 48 a 96 horas
Entre 24 a 36 horas
Entre 48 a 72 horas
Entre 72 a 96 horas
Entre 72 a 96 horas
*Zonal: Municipios del departamento incluido Bogotá (Restrepo, Cumaral,
acacias, Puerto López y Granada).
Urbano: Villavicencio
Nacional: Principales ciudadades del País
Variables consideradas: Por ser una Contratación para la adquisición de bienes y/o
servicios inferior al 10% de la menor cuantía, el procedimiento de selección se llevo a cabo
mediante la escogencia al mejor postor, es decir a quien presento la oferta con el precio más
bajo, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 3576 de 2009, y quien cumplió con las
condiciones del objeto y que se encontrara en condiciones del mercado y satisfaciera las
necesidades de la entidad.
MONTO DEL PRESUPUESTO: Los costos se estimaron con base en el histórico de los
valores causados mensualmente en la presente vigencia por lo que se proyecta un valor
estimado para adicionar al Contrato de CIENTO CINCUENTA MIL PESOS M/CTE ($
150.000.oo), del presupuesto de la presente vigencia.
DISPONIBILIDAD E IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL. La Contraloría Municipal cuenta
con un presupuesto oficial máximo con cargo al 030502-17 SERVICIOS DE
COMUNICACIÓN Y TRANSPORTE, para lo cual el Contralor Auxiliar de Control Fiscal y
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Apoyo Financiero, mediante Certificado de Disponibilidad Presupuestal, certifica lo
siguiente: “Que una vez revisado el presupuesto de la presente vigencia, se cuenta con
una disponibilidad suficiente para cubrir el gasto por CIENTO CINCUENTA MIL PESOS
MONEDA CORRIENTE ($150.000), en el rubro de SERVICIOS DE COMUNICACIÓN Y
TRANSPORTE, según CDP No 178 del 01 de Diciembre de 2010.
V. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN
IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE:
La adición del contrato se deberá entender que se realiza con el contrato inicialmente
celebrado, diferente situación si éste se terminó y la entidad contratante decide no continuarlo
y de igual forma la entidad estará en total libertad para contratar la misma labor con otro
contratista de persistir la necesidad a tal servicio.
VI. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES
QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÒMICO DEL CONTRATO
Los siguientes riesgos son los mismos que se afectaron en el Estudio Previo para
llevar a cabo el Contrato No 100-09-02-04 de 2010 así:
RIESGO MECÁNICO: Es aquel que se produce a los documentos y demás elementos
transportados a través del servicio de mensajería por fallas en la operación de los equipos
mecánicos y de automotores en general.
RIESGO TOPOGRÁFICOS Y CLIMÁTICOS: El territorio nacional presenta zonas de difícil
acceso impidiendo en algunos casos la entrega de la correspondencia, agregándose
además los constantes cambios climáticos que se registran y originan amenazas al
recurso humano, técnico y mecánico.
RIESGO EN LAS FECHAS DE ENTREGA: Los destinatarios se pueden ver afectados al
no recibir a tiempo la correspondencia interrumpiendo los términos legales que se tienen o
llegándose al extremo de no recibir de manera definitiva la información remitida.
RIESGO EN LAS TARIFAS: Incremento de las tarifas por parte del contratista, para tal
efecto se establecerá dentro del contrato, que el contratista debe mantener las tarifas
ofrecidas en la propuesta, durante la ejecución del contrato.
Riesgo que asume la Contraloría.
RIESGO POR ORDEN PÚBLICO: Se puede generar en algunas zonas del país donde se
presentan situaciones de orden público que impidan la entrega normal del servicio de
correspondencia y mensajería.
Los efectos desfavorables originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato
y que sean aplicables al contrato.
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GARANTÍAS
Inicialmente en el Contrato No 100-09-02-04 celebrado el 26 de Enero de 2010, se
establecieron las siguientes garantías, las cuales siguen vigentes para la adición del valor
del mencionado contrato.
Incumplimiento del contratista: en caso de incumplimiento del contrato por parte del
contratista, se solicitará por parte de la Contraloría Municipal de Villavicencio, la
constitución de una póliza de Cumplimiento, con una compañía de seguros por el 10% del
valor del contrato por un término igual a la ejecución del contrato y cuatro meses más.
Mala calidad del servicio: en caso de que el servicio a suministrar no cuente con las
especificaciones técnicas dadas por la Contraloría Municipal de Villavicencio, o presenten
una mala calidad, la cual se amparará con una póliza del 10% del valor del contrato por el
término de ejecución del contrato y cuatro meses más.
Indemnidad: El contratista se obliga a continuar manteniendo indemne a la Contraloría
Municipal de Villavicencio de toda reclamación, demanda, acciones legales o similares,
originadas en reclamaciones de terceros, que tengan como causa toda acción u omisión
del contratista, subcontratista o dependientes a su cargo y que con ellas haya ocasionado
daños, lesiones y/o perjuicios a terceros durante la ejecución del contrato, de conformidad
con el Decreto 931 de marzo 18 de 2009.
Así mismo se considera que por ser una adición, cuyo monto no afecta el valor del
contrato en cuanto a excederse del diez por ciento de la menor cuantía, no se exigirá
nuevamente al contratista expedir a favor de la CONTRALORÍA, una garantía expedida
por una compañía de seguros por el monto adicional del contrato, a razón de que el Art.
7 inciso 5º de la Ley 1150 de 2007, establece que las garantías no serán obligatorias en
los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta Ley,
caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla,
atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato, a la forma de pago y las que señale el
reglamento, sin embargo es de aclarar que el Contratista en este caso SERVIJUMBO,
expidió garantía por el tiempo y cuatro meses más.
VII.
MECANISMOS DE COBERTURA
El CONTRATISTA, en este caso SERVIJUMBO Y/O ANGELA MARIA ROMERO, otorgo
a favor de la CONTRALORÍA una póliza de seguro de cumplimiento a favor de entidades
estatales No 12 GU053467 expedida por la compañía de seguros CONFIANZA, el 27 de
Enero de 2010, la cual amparo: 1) El cumplimiento de las obligaciones por un monto
equivalente al Diez por ciento (10%) del valor del contrato, cuya vigencia sea igual al
termino de ejecución del presente Contrato y cuatro meses más. 2) La calidad del
servicio. Por el diez por ciento (10%) del valor del contrato, por un término igual al
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término de ejecución del presente Contrato y cuatro meses más, por lo que no se
considera necesario solicitar la expedición de una nueva garantía.
Por lo anterior se recomienda realizar la adición al Contrato No 100-09-02-04 de 2010,
suscrito entre SERVIJUMBO Y/O ANGELA MARIA ROMERO, considerando además que
el proveedor del mismo ha cumplido con todos y cada uno de los requerimientos exigidos,
facilitando la perfecta ejecución prestando un servicio de calidad y cumplimiento.
VII.
ANEXOS
Se anexan al presente estudio, los siguientes documentos:
1. Oficios de Necesidad presentados por la funcionaria DIANA MARCELA
CURREA Y ALFONSO ZAMUDIO GARIBELLO.
2. Certificado de disponibilidad presupuestal No 178 de Diciembre 01 de 2010.
3. Consultas Sice.
MARTHA TERESA JARA RIOS
Secretaria General
DIANA MARCELA CURREA ALFONSO
Supervisora
(Firma en Original)
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