Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo - LVIII ...

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO
Secretaría de Administración y Finanzas
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y
DESARROLLO ADMINISTRATIVO
TOLUCA DE LERDO, MÉXICO
OCTUBRE 2006

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO
Secretaría de Administración y Finanzas
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y
DESARROLLO ADMINISTRATIVO

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 2 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
CONTENIDO
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 3 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
CONTENIDO
Página
I. Introducción................................................................................................................. 4
II. Objetivo del Manual.................................................................................................... 6
IV. Marco Jurídico........................................................................................................... 8
V. Atribuciones ............................................................................................................... 10
VI. Estructura Orgánica.................................................................................................. 13
VII. Organigrama............................................................................................................. 15
VIII. Objetivo y Funciones.............................................................................................. 17
Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo .................................. 18
Departamento de Normatividad, Organización y Desarrollo................................. 21
Archivo General del Poder Legislativo.................................................................. 23
IX. Bitácora de Actualización ........................................................................................ 26
X. Hoja de Validación y Autorización............................................................................ 28
XI. Anexos ....................................................................................................................... 30
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 4 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
INTRODUCCIÓN
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 5 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
INTRODUCCIÓN
La dinámica actual de los trabajos legislativos exige la formación de estructuras orgánicas acordes
a las necesidades del Poder Legislativo y en ese cambio estructural, las normas que rigen en las
áreas administrativas deben responder a las funciones y objetivos que le son inherentes; por ello,
se ha hecho indispensable establecer claramente las funciones que describan el desarrollo de sus
actividades institucionales.
En el caso de las dependencias del Poder Legislativo, cuyo objetivo es apoyar técnica y
administrativamente las actividades que se realizan en la Legislatura, resulta imprescindible tener
determinadas y documentadas las funciones sustantivas de cada unidad administrativa. Por lo que
la Secretaría de Administración y Finanzas, pone a disposición de los servidores públicos del
Poder Legislativo el presente “Manual General de Organización de la Coordinación de
Normatividad y Desarrollo Administrativo”, en el que se describen sus atribuciones, estructura
orgánica, organigrama, objetivo y funciones que son de su competencia.
Este manual tiene el propósito de ofrecer a los servidores públicos adscritos a esta Coordinación
en referencia, un instrumento administrativo que les permita orientarlos e inducirlos a sus
actividades, así como a su identificación con los objetivos institucionales del área.
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 6 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
OBJETIVO DEL MANUAL
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 7 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
OBJETIVO DEL MANUAL
OBJETIVO GENERAL
Contar con un instrumento técnico-administrativo que exponga con detalle la estructura orgánica y
funciones de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, facilitando el
cumplimiento de su objetivo y metas, para la adecuada integración institucional del personal a su
servicio, así como a las funciones de las unidades administrativas que lo integran.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
− Registrar en forma ordenada y sistemática la información sobre los antecedentes, atribuciones,
estructura orgánica, objetivos y funciones de la Coordinación.
− Proporcionar la información básica para la planeación y la implantación de mejoras
administrativas de desarrollo institucional, que permitan lograr una mayor calidad y eficiencia
en las funciones de la Coordinación y en el aprovechamiento de los recursos humanos,
materiales, financieros y técnicos.
− Informar, orientar, inducir, adaptar e integrar al personal de nuevo ingreso a la Coordinación,
facilitando su incorporación a las distintas unidades administrativas que lo integran.
− Coadyuvar al mejor desempeño de las actividades y al logro de los objetivos institucionales.
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 8 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
MARCO JURÍDICO
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 9 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
MARCO JURÍDICO
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.
• Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de México.
• Reglamento del Poder Legislativo del Estado de México.
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 10 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
ATRIBUCIONES
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 11 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
ATRIBUCIONES
LEY ORGÁNICA DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MÉXICO
TÍTULO TERCERO
DE LAS DEPENDENCIAS DEL PODER LEGISLATIVO
CAPÍTULO ÚNICO
DE LAS BASES PARA SU ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONAMIENTO
Artículo 94.- Para el ejercicio de sus funciones, la Legislatura contará con las dependencias
siguientes:
…
IV.
Secretaría de Administración y Finanzas;
…
Asimismo, podrá disponer la creación de otras que sean necesarias.
...
Artículo 96. Las atribuciones y funcionamiento de la Secretaría de Asuntos Parlamentarios, la
Contraloría, la Secretaría de Administración y Finanzas, la Dirección General de Comunicación
Social y el Instituto de Estudios Legislativos, serán regulados por el Reglamento.
...
...
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 12 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
REGLAMENTO DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MÉXICO
...
CAPÍTULO XIV
DE LAS DEPENDENCIAS DEL PODER LEGISLATIVO
Artículo 157.-La Secretaría de Administración y Finanzas, es la dependencia del Poder Legislativo
encargada de la Administración de la Legislatura.
...
Artículo 160 La Secretaría de Administración y Finanzas, tendrá las siguientes atribuciones:
...
II.
III.
Definir y establecer objetivos, políticas y procedimientos en materia de administración y
desarrollo de personal, recursos materiales y financieros del Poder Legislativo;
Brindar apoyo a las dependencias del Poder Legislativo para su óptimo funcionamiento;
...
XVIII. Administrar el Archivo General del Poder Legislativo;
XIX.
XX.
Desarrollar permanentemente programas de modernización y simplificación administrativa
que contribuyan a eficientar la operación de las áreas técnico administrativas de la
Legislatura.
Elaborar y publicar en el Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, los manuales de
organización que sean necesarios para lograr el óptimo funcionamiento de las áreas que
integran el Poder Legislativo;
XXII. Las demás que le señalen los ordenamientos legales aplicables y las que determine la
Junta de Coordinación Política o su presidente.
Artículo 161. La Secretaría de Administración y Finanzas, contará con las unidades
administrativas que determine la Junta de Coordinación Política y que serán las necesarias para
cumplir con sus funciones y se establecerán en el respectivo manual de organización.
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 13 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
ESTRUCTURA ORGÁNICA
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 14 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
ESTRUCTURA ORGÁNICA
40000 SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
40020 COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO
40022 DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD, ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO
40023 ARCHIVO GENERAL DEL PODER LEGISLATIVO
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 15 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
ORGANIGRAMA
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 16 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
ORGANIGRAMA
SECRETARÍA DE
ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
SECRETARÍA
TÉCNICA
COORDINACIÓN DE
NORMATIVIDAD Y
DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE
NORMATIVIDAD,
ORGANIZACIÓN Y
DESARROLLO
ARCHIVO GENERAL
DEL PODER
LEGISLATIVO
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 17 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
OBJETIVO Y FUNCIONES
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 18 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
COORDINACIÓN DE
NORMATIVIDAD Y DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 19 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo
Objetivo:
Establecer los lineamientos de carácter general que normen el análisis de la estructura
organizacional, los sistemas y procedimientos administrativos, incluyendo la revisión y propuesta
de acciones en materia de modernización, desarrollo administrativo, control documental y archivo,
proponiendo las recomendaciones pertinentes que permitan mejorar sus niveles de eficiencia.
Funciones:
- Dirigir y coordinar los trabajos de elaboración, actualización, revisión, registro y validación de
manuales de organización así como gestionar y tramitar la autorización ante la Secretaría de
Administración y Finanzas para su publicación en el periódico oficial “Gaceta de Gobierno”, así
como lo correspondiente para su operación, difusión e impresión.
- Coordinar y organizar la elaboración, integración, difusión y actualización de la normatividad
en materia de organización y procedimientos administrativos así como lo concerniente a los
estudios que permitan mejorar los niveles de eficiencia en las Dependencias del Poder
Legislativo.
- Identificar normas y disposiciones administrativas obsoletas e inadecuadas, para proponer su
actualización o derogación, además de sugerir normas complementarias que regulen el
funcionamiento de los sistemas y procedimientos establecidos.
- Generar, orientar, coordinar y ejecutar las acciones institucionales que tengan como propósito
la adecuación de estructuras orgánicas, funciones, procedimientos y métodos de trabajo.
- Integrar el programa anual de actividades que de lugar al mejoramiento de sistemas
administrativos a través de actualización en los manuales de organización y procedimientos
de la institución.
- Dirigir y controlar la elaboración o formulación y difusión de las guías para la elaboración de
manuales administrativos, formatos y demás documentos normativos necesarios para el mejor
funcionamiento de las unidades administrativas.
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 20 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
- Dictaminar y proponer la definición de estructuras de organización, por efectos de creación,
modificación o disolución total o parcial de unidades administrativas de la institución.
- Coordinar y supervisar la correcta organización y manejo de las actividades del Departamento
de Normatividad, Organización y Desarrollo así como del Archivo General del Poder
Legislativo.
- Proponer, dirigir y coordinar el desarrollo de modelos organizacionales, tendientes a la
racionalización y/o readecuación de estructuras para el mejor funcionamiento de las unidades
administrativas.
- Desarrollar las demás actividades inherentes al área de su competencia.
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 21 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD,
ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 22 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
Departamento de Normatividad, Organización y Desarrollo
Objetivo:
Fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional de las dependencias del Poder
Legislativo, a través de la elaboración, integración y propuesta de funciones, políticas,
procedimientos y formatos administrativos, así como la elaboración de normas y disposiciones
administrativas que regulen el control y ejecución de los trámites y servicios que se realizan en la
institución.
Funciones:
.
- Elaborar, actualizar, registrar y resguardar los organigramas, manuales administrativos,
formatos y normas administrativas, autorizados por las dependencias y áreas del Poder
Legislativo.
- Diseñar, establecer e instrumentar la metodología y guías técnicas que permitan
homogeneizar la elaboración y presentación de los manuales de organización y de
procedimientos, así como formatos administrativos.
- Analizar los sistemas y procedimientos administrativos llevando a cabo sugerencias y
recomendaciones que conlleven a su mejor aplicación y obtención de resultados.
- Desarrollar y establecer en coordinación con las áreas competentes, los formatos y
procedimientos necesarios, para dar agilidad y eficacia a los trámites de las áreas
administrativas.
- Realizar el análisis para la actualización de la estructura orgánica de las Dependencias y
Unidades Administrativas.
- Mantener actualizado el Catálogo de Firmas de Diputados y Funcionarios del Poder
Legislativo.
- Proporcionar asesoría y orientación en materia de elaboración de manuales administrativos al
personal de las dependencias, procurando la simplificación y mejora en los procesos
administrativos.
- Supervisar y dar seguimiento al proceso de impresión, edición o encuadernación de
documentos normativos y administrativos.
- Desarrollar las demás actividades inherentes al área de su competencia
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 23 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
ARCHIVO GENERAL
DEL PODER LEGISLATIVO
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 24 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
Archivo General del Poder Legislativo
Objetivo:
Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de recepción, concentración, conservación y
depuración del archivo de trámite concluido, que generan las unidades administrativas del Poder
Legislativo, para facilitar su préstamo y consulta.
Funciones:
- Establecer y difundir los lineamientos y criterios establecidos para la transferencia de
documentación oficial al Archivo General del Poder Legislativo, de acuerdo a la normatividad
vigente.
- Supervisar y verificar, el cumplimiento de los lineamientos y criterios para la transferencia de
documentación al Archivo General del Poder Legislativo, así como los establecidos en el
dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.
- Vigilar y controlar el resguardo del acervo documental, a fin de otorgar servicios de préstamos
para la consulta interna o externa de documentos, a las dependencias y áreas administrativas
del Poder Legislativo.
- Establecer las políticas, normas y criterios necesarios para la conservación, custodia,
restauración y reproducción de documentos, con la utilización de técnicas y métodos
modernos.
- Investigar, diseñar, proponer e implementar nuevos sistemas de control y técnicas para el
manejo de documentos concentrados, así como la utilización de equipos y sistemas para la
protección y seguridad que requieran los documentos.
- Elaborar diagnósticos de cada uno de los archivos de las unidades administrativas y
dependencias del Poder Legislativo, para establecer la situación real en la que se encuentran.
- Proporcionar asesoría técnica (entrega de formatos) a las dependencias y áreas
administrativas del Poder Legislativo; en materia de organización, clasificación y
sistematización de archivos, con el propósito de que los sistemas empleados sean
homogéneos.
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 25 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
- Promover la capacitación y el desarrollo de los servidores públicos adscritos al Archivo
General, en materia de clasificación, catalogación, conservación y restauración de
documentos entre otros.
- Supervisar la elaboración del inventario de la documentación eliminable de la Cuenta Pública
Municipal y de las unidades administrativas del Poder Legislativo, para ser evaluado por la
Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.
- Verificar la correcta aplicación de los lineamientos establecidos por la Comisión Dictaminadora
de Depuración de Documentos, para la conservación o eliminación del acervo documental.
- Establecer y verificar la aplicación de los mecanismos de control y registro para el servicio de
consulta y préstamo de documentos.
- Verificar periódicamente el inventario del acervo documental de trámite concluido con el objeto
de realizar la depuración respectiva.
- Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia.
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 26 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
BITACORA DE ACTUALIZACIÓN
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 27 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
17/agosto/2004
REFERENCIA
Sin referencia
M1
OBSERVACIONES
El manual fue actualizado en los siguientes aspectos:
− Decreto 47 de la LV Legislatura, Reforma al Artículo
160, fracción XXI del Reglamento del Poder
Legislativo (1° de mayo de 2004).
− Por el cambio en la denominación de la
Subdirección a Dirección.
− Derivado del cambio mencionado, se replantearon
el objetivo y las funciones.
12/octubre/2006
Sin referencia
A2
El manual fue actualizado con el propósito de
documentar las funciones vigentes de la Coordinación
de Normatividad y Desarrollo Administrativo.
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 28 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
HOJA DE VALIDACIÓN
Y AUTORIZACIÓN
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 29 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
HOJA DE VALIDACIÓN
ELABORÓ
VALIDÓ
DEPARTAMENTO DE
NORMATIVIDAD, ORGANIZACIÓN
Y DESARROLLO
COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y
DESARROLLO ADMINISTRATIVO
AUTORIZÓ
SECRETARÍA DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
MANORG-40020
CNDA-A2

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PÁGINA 30 DE 30
FECHA D M A
ELABOR. 13 10 2003
ACTUAL. 12 10 2006
ANEXOS
MANORG-40020
CNDA-A2