Notificación sobre la politíca de privacidad - LA Care Health Plan

Notificación sobre
la politíca de privacidad
Mensaje para el programa In-Home
Supportive Services (IHSS) Workers
Revîselo con cuidado.
En este aviso se describe el uso y la divulgación de su
información médica personal y la manera en que usted
puede obtener acceso a la misma. Revísela con cuidado.
¿Qué significa “información médica protegida”
Su información médica protegida (“PHI”, en inglés) es
información médica que contiene datos de identificación,
como su nombre, número de Seguro social u otra
información que lo identifique. Por ejemplo, su expediente
médico es PHI porque contiene su nombre y otros datos
de identificación.
L.A. Care Health Plan le proporciona atención médica
para el programa IHSS. Su confidencialidad es importante
para nosotros. Las leyes estatales y federales nos exigen
que protejamos su información médica. Nuestro personal
cumple con las políticas y los procedimientos que protegen
la información médica que se nos proporciona en forma
oral, escrita o por medios electrónicos.
Nuestro personal sigue un proceso de capacitación que
abarca los medios internos a través de los cuales se puede
utilizar o divulgar dentro de la organización la PHI oral,
escrita o electrónica de los miembros. Todo el personal de
L.A. Care que tiene acceso a su información médica
protegida está capacitado en cuanto a la privacidad y las
leyes de seguridad de la información. El personal sólo
puede acceder a la información necesaria para poder
llevar a cabo su trabajo.
Nuestros sistemas informáticos protegen en todo
momento su información médica electrónica protegida
mediante diferentes niveles de protección por contraseña
y tecnología de software.
Los empleados de L.A. Care cumplen con las prácticas,
políticas y procedimientos internos con el fin de proteger
todo tipo de conversaciones acerca de su información
médica. Por ejemplo, los empleados no están autorizados
a hablar sobre su información en los ascensores o en
los pasillos. Los empleados también deben proteger
todo documento escrito o electrónico que contenga
información médica dentro de la organización.
www.lacare.org/es
Los equipos de fax, las impresoras, las fotocopiadoras, las
pantallas de los equipos, los puestos de trabajo y los discos
portátiles que contienen información suya son protegidos
cuidadosamente de aquellas personas que no deben
tener acceso a dicha información. Los empleados deben
asegurarse de que la PHI sea recogida de las máquinas de
fax, fotocopiadoras o impresoras y de que sólo la reciban
aquellas personas que tengan acceso a dicha información. Los
dispositivos de información portátiles que contengan PHI
están encriptados y deben tener protección por contraseña.
Las pantallas de los equipos y los puestos de trabajo deben
tener filtros de privacidad para pantallas y los armarios y
gabinetes de las oficinas deben estar cerrados con llave.
Además, debemos hacerle llegar este Aviso. Este Aviso
menciona la forma en que podemos usar y compartir su
información. También menciona sus derechos.
Respetamos el carácter personal y
privado de su información
El programa IHSS nos proporcionan información sobre
usted cuando se afilia a nuestro plan médico. También
obtenemos información médica de los médicos que lo
atienden y de las clínicas, los laboratorios y los hospitales
donde se le atiende a fin de poder aprobar y pagar los
servicios médicos que recibe.
Cambios a al notificación sobre la política
L.A. Care debe observar las instrucciones de la
notificación actualmente en uso. Tenemos el derecho de
cambiar esta política de privacidad. Todo cambio en esta
política se aplicará a toda su información médica personal.
Si efectuamos cambios importantes a la política de
privacidad después del 14 de abril de 2003, reemplazaremos
esta notificación y le enviaremos una copia.
Si desea ver esta información en inglés
armenio, chino, persa, jemer, coreano,
ruso, tagalog o vietnamita, llame a
L.A. Care al 1-888-839-9909
LA0721 01/12 SP

Procedimiento para usar y compartir
su información personal
L.A. Care podrá utilizar o compartir su información
personal a fin de prestarle servicios médicos o hacer
arreglos para los mismos. Parte de la información que
usamos y compartimos es la siguiente:
• Nombre.
• Domicilio.
• Datos personales.
• Atención médica que haya recibido.
• El costo de la atención médica recibida.
• Su historia médica.
Entre las medidas que podemos adoptar como plan de
salud se incluyen las siguientes:
• Verificar su cobertura médica.
• Aprobar, prestar y pagar servicios.
• Comprobar la calidad de la atención médica que recibe.
• Asegurarnos de que reciba toda la atención
médica necesaria.
Estos son algunos de los ejemplos de la manera en que
podemos usar y compartir su información médica personal:
• En caso de tratamiento: quizá necesite tratamiento
médico que requiera aprobación por adelantado.
Compartiremos su información con médicos,
hospitales y otros proveedores a fin de que usted
pueda recibir la atención médica necesaria.
• De pago: Compartimos su información con otros
planes de salud o proveedores que están a cargo de su
atención médica. También podemos remitir facturas
a otros proveedores o planes de salud para su pago.
• En caso de operaciones de atención médica:
podremos utilizar la información contenida en
su expediente médico para comprobar la calidad
de la atención médica que usted recibe. También
podremos utilizar esta información en auditorías,
programas para detener el fraude, la planificación y la
administración general.
Otros usos de su información médica personal
Usted o el médico, hospital y otros proveedores de
atención médica que lo atienden quizá no estén de acuerdo
si decidimos no pagar los servicios recibidos. Podremos
utilizar su información médica personal para estudiar
estas decisiones.
Podremos compartir su información médica personal
con grupos que supervisan la prestación de servicios de
nuestro plan médico.
Podremos compartir su información médica personal
con individuos involucrados en su atención médica o con
su representante personal.
Debemos compartir su información médica personal
con el gobierno federal cuando éste esté supervisando
nuestro cumplimiento del reglamento de privacidad.
Podremos compartir su información médica personal
con otras compañías que colaboran con nosotros en nuestro
trabajo. Pero no procederemos de esa manera a menos que
dichas compañías convengan por escrito en mantener su
información médica personal en la mayor reserva.
Podremos ponernos en contacto con usted para darle
recordatorios de citas o información sobre alternativas de
tratamiento u otros beneficios de salud que le pudieran
interesar.
Podremos divulgar su información médica en caso
de actividades de salud pública. Entre estas actividades
podrán incluirse las siguientes:
• La prevención o el control de enfermedades,
lesiones o discapacidades.
• Dar parte de nacimientos y fallecimientos.
• Denunciar casos de maltrato o trato negligente de
niños.
• Dar parte de problemas con medicamentos y otros
productos médicos.
• Avisar al público sobre retiradas de productos que
pudieran estar utilizando.
• Notificar a las personas que pudieran haberse
expuesto a una enfermedad o que pudieran correr
el riesgo de contraer o transmitir una enfermedad o
condición médica.
También podremos notificar a las autoridades
gubernamentales apropiadas si consideramos que usted
ha sido víctima de maltrato, negligencia o violencia
doméstica. Sólo divulgaremos esta información si usted
está de acuerdo o si así lo requiere o autoriza la ley.
Podremos divulgar su información médica personal a
un organismo supervisor de la salud cuando se trate de
actividades lícitas. Entre estas actividades de supervisión
podrán incluirse, por ejemplo, auditorías, investigaciones,
inspecciones y control de licencias profesionales o
medidas disciplinarias. El gobierno necesita realizar estas
actividades para monitorear el sistema de atención de la
salud, los programas del gobierno y el cumplimiento con
la legislación relativa a los derechos civiles.
Si usted es parte de un litigio o disputa, podremos
divulgar su información médica personal en respuesta a
una orden judicial o administrativa.

También podremos divulgar su información médica
personal en respuesta a una citación, solicitud judicial de
información u otro trámite legal realizado por otra de las
partes en la disputa. Sólo procederemos de esta manera
si el individuo que solicita la información ha intentado
informarle sobre el pedido o tratado de obtener una orden
de protección de la información solicitada.
Podremos divulgar su información médica personal si
un funcionario del orden público así nos lo solicita. Este
procedimiento podría incluir, entre otros, los siguientes
casos:
• En respuesta a una orden judicial, citación, orden de
registro o de arresto, citatorio u otro procedimiento
semejante.
• Para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo,
testigo sustancial o una persona sin paradero
conocido.
• Dar información sobre la víctima de un delito si, en
ciertas circunstancias limitadas, no es posible obtener
el consentimiento del individuo.
• Dar información sobre una muerte que, en nuestra
opinión, pudiera ser el resultado de conducta criminal.
• Dar información sobre conducta criminal en nuestro
plan médico.
Podremos divulgar su información médica personal a
un juez de instrucción o médico forense. Esta medida
podrá ser necesaria, por ejemplo, para identificar a una
persona fallecida o determinar la causa de la muerte.
También podremos divulgar la información médica
personal de miembros a directores de funerarias para que
puedan cumplir con sus deberes.
Si usted es un donante de órganos, podremos divulgar
su información médica personal a las organizaciones
encargadas de donaciones de órganos y tejidos a fin de
ayudar en la donación y trasplante.
En ciertas circunstancias, podremos utilizar y divulgar
su información médica personal con fines de investigación.
Todos los proyectos de investigación están sujetos a un
trámite especial de aprobación.
Podremos utilizar y divulgar su información médica
personal si es necesario para detener una amenaza grave a
la salud y seguridad de un individuo o del público. Sólo
divulgaríamos esta información a quien pudiera ayudar
a detener dicha amenaza. También podremos utilizar o
divulgar la información que las autoridades del orden
público necesiten para aprehender a un delincuente.
Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podremos
divulgar su información médica personal según lo
requerido por las autoridades del comando militar.
También podremos divulgar información sobre el
personal militar extranjero a las autoridades militares
extranjeras apropiadas.
Podremos divulgar su información médica personal a
funcionarios federales con fines de seguridad nacional.
También podremos divulgar su información médica
personal a funcionarios federales, quienes la utilizarían
para prestar protección al Presidente, a otras personas
autorizadas o jefes de estado extranjeros o para realizar
investigaciones especiales.
El personal de L.A. Care está capacitado para proteger
la información proporcionada a los empleadores o a los
patrocinadores del plan o para exigir que los empleadores
o los patrocinadores del plan tomen las mismas medidas de
protección con las que cuenta L.A. Care. Los empleadores
o los patrocinadores del plan deben estar de acuerdo en
proteger su información médica.
Necesidad de autorización por escrito
Si deseamos utilizar su información médica personal
por cualquier razón no indicada anteriormente, debemos
obtener su autorización por escrito. Si usted nos da dicha
autorización, podrá revocarla por escrito en cualquier
momento.
Sus derechos de privacidad
Usted tiene el derecho de pedirnos que no utilicemos
ni compartamos su información médica personal. Le
enviaremos un formulario para rellenar e indicarnos sus
deseos al respecto, o bien podremos rellenarlo por usted.
No podemos garantizarle que accederemos a su pedido.
Usted tiene el derecho de pedirnos que nos pongamos
en contacto con usted sólo por escrito, escribiéndole a un
domicilio o apartado postal diferente o por teléfono. Le
enviaremos un formulario para rellenar e indicarnos sus
deseos al respecto, o bien podremos rellenarlo por usted.
Aceptaremos pedidos razonables cuando sea necesario a
fin de proteger su seguridad.
Usted y su representante personal tienen el derecho de
inspeccionar su información médica personal y obtener
una copia de la misma. Le enviaremos un formulario
para rellenar e indicarnos sus deseos al respecto, o
bien podremos rellenarlo por usted. Usted correrá con
los gastos de las copias y el envío de los registros. (Por
razones legales, podremos bloquear ciertas porciones de
sus registros para que sean ilegibles.)
Usted tiene el derecho de pedir la modificación de la
información incorrecta o incompleta que aparezca en su
expediente. Le enviaremos un formulario para rellenar
e indicarnos sus deseos al respecto, o bien podremos

ellenarlo por usted. Podremos rehusarnos a cumplir su
pedido en algunos de los siguientes casos:
• L.A. Care Health Plan no ha creado ni mantiene la
información en cuestión.
• La información no forma parte de un conjunto
estándar de datos que mantenemos.
• Se ha reunido la información para una causa judicial
u otro proceso legal.
• Consideramos que la información es correcta y
está completa.
Le avisaremos si acordamos efectuar los cambios que
nos solicita. Si no estamos de acuerdo con dichos cambios,
le haremos saber por carta nuestras razones. Usted podrá
pedirnos que reconsideremos nuestra decisión si no está de
acuerdo. También podrá enviarnos una carta para explicarnos
por qué está en desacuerdo con nuestros expedientes.
Archivaremos su carta con nuestros expedientes.
Importante
L.A. Care no tiene copias completas de su expediente
médico. Si desea examinar, copiar o enmendar su expediente
médico, comuníquese con su médico o con la clínica donde
lo atienden.
Si compartimos su información médica personal
después del 14 de abril de 2003, usted tiene derecho de
pedir una lista de lo siguiente:
• Personas/instituciones con quienes compartimos
dicha información.
• Fecha en que compartimos dicha información.
• Motivos que tuvimos para compartir dicha
información.
• Contenido de la información compartida.
Esta lista no incluirá los casos en que hayamos
compartido la información con usted, con su autorización
o en casos de tratamiento, pagos u operaciones del plan
de salud.
Usted tiene el derecho de solicitar una copia impresa de
esta notificación sobre la política de privacidad.
También puede obtener esta notificación en nuestro
sitio web: www.lacare.org/es
Procedimiento para comunicarse con
nosotros para ejercer sus derechos
Si desea ejercer cualquiera de sus derechos de privacidad
tal como se han descrito en esta notificación, llámenos o
escríbanos a:
L.A. Care Privacy Officer
L.A. Care Health Plan
1055 West 7th Street, 10th Floor
Los Angeles, CA 90017
Teléfono gratuito: 1-888-839-9909
Servicio de retransmisión de datos de California:
1-800-854-7784 ó
1-866-LA-CARE1 (1-866-522-2731) TTY
Quejas
Si cree que no hemos protegido su privacidad, tiene
el derecho de presentar una queja. Podrá presentar una
queja (o queja formal) llamándonos o escribiéndonos:
L.A. Care Privacy Officer
L.A. Care Health Plan
1055 West 7th Street, 10th Floor
Los Angeles, CA 90017
Llame gratis al: 1-888-839-9909
O puede comunicarse con los siguientes organismos:
• Privacy Officer
Managed Risk Medical Insurance Board
P.O. Box 2769
Sacramento, CA 95812-2769
(916) 324-4695
• Secretary of the U.S. Department of Health and
Human Services — Office for Civil Rights
Attention: Regional Manager
50 United Nations Plaza, Room 322
San Francisco, CA 94102
Si necesita información adicional, llame al 1-800-368-1019
• Oficina de Derechos Civiles de los EE. UU.
al 1-866-OCR-PRIV (1-866-627-7748) ó
1-866-788-4989 TTY
Ejerza sus derechos sin temor
L.A. Care no puede privarlo de sus beneficios de
atención médica ni perjudicarle de alguna manera si
usted presenta una queja o ejerce alguno de sus derechos
de privacidad tal como se describen en este notificación.
Preguntas
Si tiene preguntas o si necesita más información sobre
esta notifiicación, póngase en contacto con el funcionario
de privacidad de L.A. Care Health Plan escribiendo o
llamando a la dirección y el número de teléfono que se
indican en la sección “¿Cómo puede comunicarse con
nosotros para ejercer sus derechos de privacidad”
Para obtener una copia de esta notificación en otros
idiomas, Braille, letra grande, casete o CD-ROM, llame
o escriba al funcionario de privacidad de L.A. Care al
número o a la direccion que se detallan anteriormente.