Descripción de los documentos sonoros de Casa de las Américas a ...

Título: Descripción de los documentos sonoros de Casa de las Américas
a partir del empleo de las Reglas de la “International Association of
Sound and Audiovisual Archives” (IASA) y el esquema de metadatos
descriptivos “Metadata Objects Description Schema” (MODS).
Title: Description of the sound documents of Casa de las Américas
starting from the employment of the “Rules of the International
Association of Sound and Audiovisual Archives” (IASA) and the outline of
descriptive metadata “Metadata Objects Description Schema” (MODS)
Autor: Leidys Fuentes Rodríguez
Organización: Casa de las Américas
Dirección de la institución: Calle 3ra. Esq. a G #52 Código Postal: 10400. El
Vedado. Plaza de la Revolución. Ciudad de
La Habana.
País: Cuba
Teléfono: (537) 55 2705, (537) 832 6380
Correo Electrónico: fondos@casa.cult.cu
Palabras claves: Descripción de documentos sonoros; preservación de
documentos sonoros/ Description of sound records; Preservation of sound
records.
Resumen: Se aborda la descripción de los documentos del archivo sonoro de
Casa de las Américas, La Habana, Cuba. Se propone la descripción a partir del
empleo de las Reglas de Catalogación de la International Association of Sound
and Audiovisual Archives, utilizando como norma de estructura de datos para la
codificación de las descripciones el esquema de metadatos en XML Metadata
Objects Description Schema. La descripción se entiende en este trabajo como
garantía básica no solo para el acceso en un ambiente Web, sino para la
preservación de las copias digitales de estos documentos, permitiendo
relacionar las descripciones de estas unidades con las de su contexto
documental, y con los propios documentos en forma digital. Junto a otras
tipologías de metadatos, los descriptivos forman parte del llamado Paquete de
Información Archivística en un repositorio digital. Las relaciones descripción,
acceso y preservación en documentos sonoros de archivo se exploran a través
de esta experiencia.
1

Introducción
Los documentos sonoros constituyen una forma de conservar la memoria
personal e institucional, portan informaciones del medio que en la mayoría de
las ocasiones solo existen una vez. La propia naturaleza de la información
sonora de existir en cualquier lugar, ha condicionado que estos documentos se
generen y su vez sean almacenados en múltiples contextos de acuerdo a las
intenciones específicas de sus creadores o coleccionistas. Los documentos
sonoros desde su creación hasta su consulta son dependientes de tecnologías
que existen en un régimen de cambio intenso, están registrados además en
soportes de corta esperanza de vida; un mismo contenido sonoro, entonces,
suele existir en múltiples versiones o copias, en diferentes soportes y formatos,
y en una misma colección, significando un reto para quienes se encargan de
organizarlos, preservarlos y garantizar el acceso a los mismos.
Actualmente se han desarrollado proyectos para garantizar el tratamiento
adecuado de esta documentación en diferentes sistemas de información, sin
embargo existen disyuntivas relacionadas con su descripción, preservación y
acceso.
Este trabajo aborda el tratamiento documental que reciben los documentos
pertenecientes al archivo sonoro de Casa de las Américas. Y dentro del
tratamiento, está basado fundamentalmente en la descripción como una de las
fases de este. La descripción de los documentos sonoros se propuso a partir
del empleo de las Reglas de Catalogación de la International Association of
Sound and Audiovisual Archives (IASA) 1 y utilizando como norma de estructura
de datos el esquema de metadatos descriptivos en XML Metadata Objects
Description Schema (MODS) 2 para la codificación de las descripciones y para
garantizar el acceso a esta información descriptiva en un ambiente Web. La
existencia de las descripciones en XML se entiende además en nuestro trabajo,
como una garantía básica para la preservación de las copias digitales de estos
1 International Association of Sound and Audiovisual Archives. IASA Cataloguing Rules. [En línea] [Consulta 26 marzo
2004]
2 Library Of Congress. Metadata Object Description Schema < http://www.loc.gov/standards/mods/>
2

documentos de archivo, en tanto permiten relacionar las descripciones de estas
unidades documentales con las de su contexto documental, y a la vez,
relacionar la descripción con los propios documentos en forma digital formando
una unidad, junto a otras tipologías de metadatos, en el llamado Paquete de
Información Archivística.
Contexto
La Casa de las Américas es una institución administrativa con perfil cultural
fundada desde 1959 en la Habana, Cuba, la cual tiene la misión de divulgar,
investigar, auspiciar, premiar y publicar la labor de escritores, artistas,
estudiosos de las artes, la literatura y las ciencias sociales de Latinoamérica y
el Caribe. Dentro de su estructura orgánica-funcional tiene incorporados dos
sistemas de información, un Sistema Institucional de Archivos y una Biblioteca,
que trabajan de manera coordinada. En el año 2002 la custodia de la
documentación sonora de la Casa pasó a la Biblioteca de la Casa de las
Américas. La gestión de esta documentación presentaba un problema
fundamental: la carencia de intervención de un profesional de la información.
Atendiendo a esto, se procedió a la rápida intervención de profesionales en
esta área y se aplicó la fase de identificación de estos documentos.
Posteriormente se clasificaron de acuerdo a su naturaleza u origen en:
• Documentos sonoros adquiridos por compra, canje o donación, o
publicados por la propia institución. Estos pasaron a conformar la
Colección de documentos sonoros de Casa de las Américas.
• Documentos sonoros generados por la Casa de las Américas como
plasmación de sus funciones y actividades. Estos forman parte del
Fondo Archivístico de la Institución.
Como parte del Fondo Archivístico de la Casa de las Américas, o como
documentos de archivo “se estiman como tales, los producidos o recibidos por
una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el
3

cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información” 3. En esta
misma línea, tres características fundamentales lo distinguen con más
precisión: “Debe ser generado en un contexto jurídico o administrativo; debe
constituir un elemento que comunica la acción que lo originó en sí mismo (para
su futura utilización), debe constituir un medio de validación de una acción
administrativa o jurídica” 4 .
Los documentos sonoros de Casa de las Américas se han originados durante
el cumplimiento de las diversas funciones que realizan los departamentos que
forman parte de esta institución. El valor primario que a estos documentos
sonoros se le adjudica es que constituyen prueba y evidencia de cada una de
las actividades desarrolladas por sus sujetos productores, es decir, informan
acerca del contexto en que fueron generados. Sin embargo, a la vez,
constituyen un material informativo de alto valor académico para el estudio de
la cultura latinoamericana de la segunda mitad de siglo XX. Entre ellos se
hallan un alto porciento de los conciertos celebrados en las Salas de la Casa
de las Américas, los Encuentros de la Canción Protesta Latinoamericana, las
primeras grabaciones del movimiento cubano de la Nueva Trova, registros de
la mayoría de los coloquios, charlas y eventos celebrados en los últimos 45
años y obras de escritores e intelectuales latinoamericanos que han visitado la
institución, grabada en sus propias voces.
El archivo sonoro está conformado por un total de 7 643 documentos, divididos
en cuanto a soportes en: cintas magnetofónicas, cintas de audio digital (DAT),
discos magnetofónicos de vinilo o acetato y discos ópticos. Durante más de 40
años, estos documentos han sido gestionados y acumulados por especialistas
que laboran en los diferentes departamentos que conforman la Casa, de
acuerdo a sus funciones y actividades.
3 Heredia Herrera, A. Archivística General: Teoría y práctica. Sevilla. Servicio de Publicaciones de la Diputación de
Sevilla, 1993. p.123.
4 Duranti, L. El concepto de registro en el mundo digital. Una mirada desde Interpares. En: IV Coloquio Iberoamericano
del Papiro a la Biblioteca Virtual, Casa de las Américas La Habana, 21-25 marzo 2005
4

Los documentos sonoros de Casa de las Américas son objeto actualmente de
un proyecto de preservación con el objetivo de mantener accesible el contenido
de los mismos a largo plazo, posibilitando además su acceso en el entorno
Web. Este proyecto supone, entre otros procesos, la transferencia de la
información a varias copias en formato digital, tal como se representa en el
esquema siguiente:
Antecedentes para la descripción de documentos sonoros.
Normas de contenido para la descricpción
Para la descripción 5 de los documentos sonoros de archivo es indispensable
considerar el contexto evolutivo de las reglas para la descripción bibliográfica y
de las normas para la descripción archivística que marcan la práctica
internacional en ambos campos, en cuanto al contenido de las descripciones.
Entre ellas pudiéramos citar a las International Standard Bibliographic
Description ISBD (NBM) para materiales no librarios; la segunda edición de las
Anglo-American Cataloguin Rules (AACR2) con atención a las grabaciones
sonoras en los Capítulos 6 y 9; las Reglas de Catalogación de la International
Association of Sound and Audiovisual Archives (IASA), para archivos
audiovisuales, tanto publicados como inéditos; y el Fondo de Registros
Bibliográficos para Música y Grabaciones de Sonido para la descripción de
música impresa, manuscrita y grabaciones sonoras, formado por la Asociación
5 Lo concerniente a la evolución de la normas puede consultarse en: Gallego, M. P. Reglas para la descripción de
documentos audiovisuales: Cooperación y Proyectos Internacionales [En línea]. [consulta 10 mayo 2004]
5

Internacional de Bibliotecas Musicales, Archivos y Centros de Documentación
(IAML) 6. La Descripción Internacional Normalizada para Archivos ISAD (G),
elaborada por el Consejo Internacional de Archivos, norma más relevante en la
práctica actual para la descripción archivística, afirma que: “…las reglas
contenidas en esta norma no sirven de guía para la descripción de documentos
especiales como sellos, registros sonoros o mapas. Existen manuales con
reglas para la descripción de estos documentos que pueden utilizarse
juntamente con esta norma para lograr una descripción adecuada de los
mismos” 7 .
Después del estudio de las normas que permiten la descripción de
documentos, la propuesta para la descripción de los documentos sonoros de
Casa de las Américas, consistió en utilizar una misma norma de descripción
para ambos tipos de documentos sonoros clasificados de acuerdo a su
naturaleza u origen como se explicó con anterioridad: las Reglas de
Catalogación de la IASA, aprovechando en este caso las características
particulares de esta norma, que constituye, considerando sus principios, una
fusión entre las AACR2, las ISBD (NBM) y la ISAD (G). La utilización de una
única norma para ambos tipos de documentos, resulta de evidente valor para
ganar en homogeneidad en cuanto a la representación de dos agrupaciones de
diferente naturaleza documental, en un mismo contexto de recuperación.
Resulta importante resaltar el hecho de que las áreas de la regla que serán
aplicadas en cada descripción serán siempre en relación con el tipo de
documento de que se trate de acuerdo su naturaleza u origen, ya sea, los que
conforman la Colección de documentos sonoros de Casa de las Américas o los
que forman parte del Fondo archivístico de la institución.
< www.ifla.org/IV/ifla63/pilm.htm>
6 Asociación Internacional de Bibliotecas Musicales, Archivos y Centros de Documentación (IAML) <
http://www.iaml.info>
7 Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional General de Descripción Archivística. ISAD (G). Madrid:
Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000. p.12
6

En este trabajo fue utilizada la ISAD (G) para garantizar la estructura lógica de
la organización del archivo sonoro. Mediante el empleo de esta, se
establecieron las relaciones entre los documentos sonoros y los documentos
pertenecientes al Fondo Archivístico de Casa de las Américas, originados en el
mismo contexto; estos últimos fueron descritos por la ISAD (G) y codificados
por la norma de estructura de datos EAD.
Normas de estructuras de datos para codificar descripciones
La consolidación de las redes y en particular la Internet, ha tenido particular
impacto en la normalización de la descripción de documentos. Se han
desarrollado normas de estructuras de datos para la codificación de las
descripciones de contenido y su visualización en un ambiente de navegación
por acceso remoto. Estas normas de estructuras de datos son lenguajes de
marcado basadas en el Standard General Markup Language (SGML) o en el
Extensible Markup Language (XML), que “…direccionan la estructura de un
documento; transmiten las instrucciones al software que procesa el documento;
indizan el contenido para su recuperación y visualizarlo en pantalla o
impresión” 8 , en otras palabras, posibilitan dar estructura al contenido de un
documento y a la descripción de ese contenido. Estos lenguajes trabajan con
una Definición de Tipo de Documento (DTD) o un Esquema (Schema), los
cuales definen la estructura de las etiquetas, elementos, atributos, etc.; su
orden; las relaciones entre estos y su sintaxis para el marcado de los
documentos. Estas normas de estructuras de datos son más flexibles y
comprensibles que el formato Machine-Readable Cataloguing Record (MARC)
el cual ha servido como herramienta normalizada de intercambio de
información entre diferentes sistemas automatizados. Entre las más estudiadas
y utilizadas se encuentran: Text Encoding Initiative (TEI) 9 es una Definición de
Tipo de Documento (DTD) de SGML para asegurar un formato estándar con
amplias capacidades de marcado para la indización y el intercambio de
información textual; el estándar Encoded Archival Description (EAD) 10 para la
8 Childress, E. Non- Marc Cataloguing Standards Overview: TEI & EAD, MODS, METS, XML-based MARC. [En
línea].[consulta 10 mayo 2005]
9 Library Of Congress. Text Encoding Initiative.
10Library Of Congress. Encoded Archival Description.
7

codificación de instrumentos de descripción archivísticos, el Formato Dublin
Core (DC) 11 fundamentalmente para la descripción de recursos Web; el
estándar de metadatos Metadata Encoding and Transmission Standard
(METS) 12 para la codificación de documentos formado por metadatos
descriptivos; administrativos; estructurales, de derecho y otros, para la
recuperación, preservación y la creación de documentos XML y el esquema de
metadatos descriptivos Metadata Object Description Schema (MODS) 13
orientado a la creación de documentos XML.
Para la codificación de las descripciones y garantizar el acceso remoto a estas
por parte de los usuarios, se seleccionó el estándar de metadatos descriptivos
MODS. Este esquema sirve adecuadamente al propósito de enlazar la
codificación del documento sonoro con la codificación de los documentos
relacionados con este con el empleo de la EAD. Esto podrá hacerse mediante
el empleo de la etiqueta de MODS , su atributo type con el valor
preceding (que contiene información concerniente al documento que se
relaciona con el documento sonoro) del recurso que se está codificando en
MODS, y su atributo xlink:href con el URL de la codificación del predecesor.
Ejemplo:
La descripción de los documentos sonoros de Casa de las Américas, tomó
como punto de referencia la experiencia realizada en el Proyecto Prototipo de
Digitalización de Materiales Audiovisuales de la Biblioteca del Congreso de
Estados Unidos 14 . En este la codificación de las descripciones en MODS, son
insertadas en el esquema primario que ofrece METS como un esquema
secundario de extensión o con hipervínculos desde fuera. Esto posibilita reunir
11Library Of Congress. Dublin Core Metadata Initiative.
12 Library Of Congress.Metadata Encoding and Transmission Standard
13 Library Of Congress. Metadata Object Description Schema
14 AV Prototype Project Working Documents. Extension Schemas for the Metadata Encoding and Transmission
Standard. [En línea].[Consulta 23 septiembre 2004]
8

en un mismo paquete de información, el documento sonoro y el conjunto de
metadatos relacionados con este.
Correspondencia entre la IASA y los elementos de MODS.
El especialista en información encargado del archivo sonoro y un programador
realizaron un estudio detallado de cada una de las áreas brindadas por la
Regla de la IASA y de los elementos del Esquema MODS, para la descripción y
codificación, respectivamente. Se estableció la correspondencia entre las áreas
de la Regla, con las etiquetas del Esquema. Esto le permitió al programador
obtener las etiquetas de MODS para la generación el documento codificado en
MODS.
Se conformó el formulario u hoja de trabajo para la entrada de datos del
documento sonoro. El especialista en información, encargado de la entrada de
datos del documento sonoro, se debe apoyar en la Regla IASA para colocar en
cada campo del formulario la información de forma correcta.
En sentido general, esta correspondencia entre ambos estándares se ajustó
adecuadamente a las características de la documentación sonora de Casa de
las Américas, es decir, permitió:
• realizar descripciones multiniveles, con especial atención a la
descripción dentro del propio documento sonoro atendiendo a sus
características.
• relacionar los niveles descriptivos del archivo sonoro.
• relacionar los documentos con sus descripciones.
• relacionar las descripciones de los documentos sonoros con las
descripciones de los documentos que tienen relación con estos, los
pertenecientes al Sistema Archivístico Institucional y los pertenecientes
a la colección de la Biblioteca.
.
9

Conclusiones
Las informaciones sonoras registradas en los documentos sonoros
pertenecientes al archivo sonoro de Casa de las Américas, les adjudican valor
patrimonial, constituyen prueba y evidencia de las funciones y actividades que
desarrollan los sujetos productores de estos, en la institución.
En el tratamiento de los documentos sonoros se pone de manifiesto la estrecha
relación existente entre los elementos: descripción, preservación y acceso.
Con el empleo de las Reglas de la IASA y el Esquemas de Metadatos MODS,
se ha normalizado las descripciones de la documentación sonora.
La proyección futura del tratamiento de los documentos sonoros en la
institución, garantiza que no solo sea posible recuperar su información
descriptiva, sino además la relacionada con su contexto de generación, y
preservarla como memoria del quehacer cultural latinoamericano de la segunda
mitad del siglo XX.
Este proyecto constituye una respuesta a las interrogantes relacionadas con el
tratamiento que exigen los documentos sonoros de diferentes naturalezas en
un mismo contexto funcional, su descripción, preservación y garantía de
acceso.
10

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