Foro de Clan 2013.pdf - Scouts de Venezuela

Manual de
Preparación para el Foro
Distrital de Clan 2013
Una estrategia de
Participación Juvenil
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INDICE
Definición y pautas generales 7
Características 9
Aspectos a considerar 10
Temas 11
Objetivos generales 15
Objetivos específicos 16
Objetivos educativos 17
Ambientación 21
Estructura del evento 22
Descripción de cargos 26
Evaluación 34
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El Centenario de la Asociación Scouts de Venezuela
es la gran oportunidad para celebrar los logros obtenidos
durante estos 100 años pensando en el futuro, generando
mejores programas que contribuyan a que cada vez más
y más jóvenes puedan conseguir en el escultismo una
alternativa para crecer integralmente junto con su familia,
comunidad y país.
El 2013 permitirá
difundir en la sociedad las
transcendencias del escultismo contagiando la participación
de individuos scouts y no scouts, organizaciones
gubernamentales, civiles y militares en todo el territorio
nacional, por un pasado y presente de éxitos en el campo de
la educación no formal, por un futuro de mayores aportes,
mayor compromiso con la paz, la naturaleza y el medio ambiente.
Los Ciclos Institucionales de Programa siempre han
demostrado que son parte fundamental de las estrategias
educativas de la Asociación Scouts de Venezuela para
contribuir a que los jóvenes desarrollen sus propios proyectos
de educación que los llevará a ser el ciudadano que hemos
definido en el Proyecto Educativo Venezolano.
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Es importante tener presente que las actividades de
los Ciclos Institucionales de Programa son, sin lugar a duda,
una oportunidad de proyectar al Movimiento Scouts y a
la Asociación de Scouts de Venezuela en las comunidades
municipales, estatales o nacionales. Por tanto los ciclos no
son una parcela de Programa de Jóvenes sino la oportunidad
permanente de sumar el esfuerzo de todas las áreas para
lograr las diferentes metas.
Definitivamente en el Centenario Venezolano los ciclos
serán la herramienta constante para lograr la presencia que
requerimos en las comunidades.
La Dirección Nacional de Programa de Jóvenes invita a
que revisemos ciertos aspectos:
• Consideramos vital que, en la medida de lo posible, sean
los dirigentes de unidad activos (que están más cerca de
los jóvenes y están capacitados para ello) los que lideren
los procesos ligados a las actividades de los ciclos.
• Relacionar a la comunidad de manera activa en
los ciclos, con el objetivo de lograr actividades de
acción comunitaria.
• Priorizar las actividades referentes a la VIDA AL AIRE
LIBRE, como escenario único e ideal para el desarrollo
del método Scouts en acción, dando un especial apoyo al
Concurso de Vida al Aire Libre, Reconocimiento Scout del
Mundo y Programa Mundial del Medio Ambiente.
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• Reforzar los valores morales en la sociedad venezolana
para elevar el nivel de conciencia ética.
• Hacer énfasis a la iniciativa de mensajeros de la paz
para inspirar a millones de hombres y mujeres jóvenes
en toda Venezuela a trabajar por la causa del Movimiento
Scouts: educación para la vida.
• Es de suma importancia respetar las fechas que nos
hemos trazado, de manera de lograr el impacto que
queremos. Esto durante el año Centenario lleno de fechas
y simbolismos es vital para el logro de las metas.
• Aprovechar al máximo la capacidad de promoción y
difusión del movimiento a través de los medios de
comunicación social.
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DEFINICIÓN Y PAUTAS GENERALES
El Foro Distrital de Jóvenes de Clan es el evento que reúne
a los Rovers del distrito para permitirles detectar y analizar sus
propias inquietudes y necesidades y fijar un compromiso de
acción que, tanto individual como colectivamente, realizarán
para conseguir la satisfacción de esas necesidades. Es una
oportunidad educativa de expresión para los jóvenes a fin
de ayudarles a ser protagonistas de su propio desarrollo
personal y social.
El Foro Distrital de Clan constituye para nuestros jóvenes
una invitación y un desafío para opinar, expresar los valores
de nuestra sociedad, de crecimiento en la amistad, para
reforzar el compromiso con Dios, la patria y el hogar, y por
supuesto para vivir como parte de lo que son.
Actualmente, la idea de foro también se extiende a
cualquier reunión de expertos con carácter informativo sobre
algún tema en particular. En forma grupal y con un tema
en concreto donde el grupo decide un momento de tema
libre y para no hacer muy tensa la reunión piden un receso o
descanso. Los foros organizan sesiones en las cuales un grupo
de expertos discute/expone sobre el tema a tratar un sólo
orador o varios a la vez si así lo amerita la discusión, y que
suelen ser abiertas para el público en general.
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El Foro de Jóvenes en el Movimiento Scouts provee la
doble oportunidad a los jóvenes de discutir temas de su interés,
hacer recomendaciones sobre los mismos y de aprender las
habilidades necesarias para formar parte en los procesos
de la toma de decisiones en el movimiento. Constituye un
método útil para complementar la indiscutible participación
de los jóvenes en todos los niveles, no siendo en sí mismo un
cuerpo de toma de decisiones.
Los Foros de Jóvenes constituyen una herramienta
invaluable para la educación en la vida democrática. Su
ejecución genera prácticas referidas a tolerancia, respeto de
puntos de vista y toma de decisiones. Cuando estas prácticas
son aceptadas y se transforman en experiencias, los jóvenes
son capaces de trasladarlas a los demás ámbitos de sus vidas
contribuyendo así a la formación del liderazgo juvenil que
necesita la sociedad.
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CARACTERÍSTICAS
• Es una actividad distrital sustentada por las Asambleas de Clan.
• Se efectuará el 27 de abril de 2013.
• Participan todos los Rovers de distintas edades (16 a 21 años).
• Durante un día se dedican a expresar sus opiniones
sobre temas definidos y previamente discutidos por la
Asamblea de Clan para luego compartir experiencias y
opiniones con el resto de los Rovers del distrito.
• Es una oportunidad educativa de expresión e
intercambio de opiniones, donde los Rovers fijan
compromisos de acción.
• Pueden ser invitados jóvenes no scouts con edades
correspondientes al clan para compartir sus opiniones y
generar un vínculo directo con las comunidades. Dichos
invitados deben también conocer los temas antes del
desarrollo del evento con el propósito de que estos puedan
generar un análisis previo de las situaciones a discutir.
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ASPECTOS A CONSIDERAR
• Debe estar presente la Vivencia de la Ley y la Promesa
Scouts, fomentando la hermandad scouts.
• El Comisionado Distrital elige al Asesor del evento basado
en lo establecido en el Reglamento Nacional para la
Designación de Asesores y Organización Mínima de Evento.
• Garantizar la participación de los Rovers en la planificación,
programación, ejecución y evaluación del evento, con
apoyo de la Red Nacional de Jóvenes.
• Responder a las necesidades de los Rovers.
• Contribuir con la aplicación del Proyecto Educativo de la
Asociación de Scouts de Venezuela, el Método Scoust y
el Método Scouts en Acción.
• Informar a la Dirección Nacional de Programa de Jóvenes
utilizando la planilla de recopilación de datos de actividades
multitudinarias. Existe una co-responsabilidad de la
asamblea de clan, grupo, distrito y región en la entrega
de dicha planilla.
• Garantizar un impacto social positivo de la actividad en
la comunidad a través de medios de comunicación social
por medio del evento.
• Teniendo en cuenta que para el 2013 se realizará el Foro
Nacional de Clan. Deben elegirse en el foro distrital dos
delegados (una Rover y un Rover), quienes serán los
representantes de todos los clanes del distrito en el
foro nacional.
• El Foro Distrital de Clan debe garantizar la cuota de inscripción
de los dos delegados electos para el Foro Nacional.
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TEMAS
Los temas que tratan los Foros de Jóvenes son aquellos
que se fijan desde el nivel nacional y según su contenido se
clasifican en:
• Temas de Consulta: son aquellos temas que la Dirección
Nacional de Programa de Jóvenes fijan a fin de obtener la
opinión de los jóvenes para la toma de decisiones. Estos
temas son de exclusivo tratamiento por los participantes y
sus conclusiones serán trasladadas por los representantes
de cada distrito al Foro Nacional, de manera que la voz
de todos los jóvenes del país llegue por esta vía hasta el
organismo nacional correspondiente.
• Tema de Interés General: son aquellos que en la actualidad
se relacionan con los intereses de los participantes o que
se consideran importantes para su tratamiento por los
jóvenes en todos los niveles. Estos temas son tratados por
todos los participantes de los foros (Rovers y miembros
de otras organizaciones de la Sociedad Civil) de manera
de promover una mirada general y enriquecedora por
parte de todos los actores de estos espacios.
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Tema de Consulta:
La ASV que quieren en los próximos años en cuanto a:
• Uniformes
• Actividades de Los Ciclos
• Especialidades
• Concursos Nacionales
• Cursos Scouts
Tema de Interés General:
¿Cómo el programa mensajero de la paz puede
contribuir a disminuir la violencia en Venezuela?
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Estructura del Foro
Plenaria de Inicio
Todos las Rovers presentes
en el foro se encargarán de:
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OBJETIVOS GENERALES
El Foro de Clan, como toda actividad Scouts, tiene una
razón de ser fundamentalmente educativa que se expresa
en sus objetivos generales. Tiene carácter permanente
e invariable y se refuerza con los objetivos específicos
que, en cada oportunidad en que se realiza la actividad,
son definidos por las y los organizadores en razón de las
necesidades distritales y las orientaciones programáticas de
la asociación.
En este sentido, son objetivos generales (invariables)
del Foro de Clan los siguientes:
• Garantizar que las y los participantes sean
consultados e invitados a tomar acción y que logren
comprometerse sobre distintos temas de interés para
su comunidad y entorno.
• Recabar y analizar las inquietudes de los jóvenes en
edades de clan expresadas directamente por ellos
en función de sus necesidades personales, sociales y
de su entorno y orientadas hacia la resolución de las
situaciones presentadas.
• Estimular a los Rovers a estar enterados sobre los temas
de interés en el país, promover su participación en la
definición de soluciones a las necesidades propias y
colectivas y en los procesos de manifestación de una
acción concreta a favor de su comunidad.
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• Permitir que los participantes comuniquen su opinión
sobre distintos temas del escultismo venezolano,
comprometiéndose los dirigentes distritales a tomar en
cuenta y comunicar a la Dirección Nacional de Programa
de Jóvenes las sugerencias e inquietudes de los jóvenes.
• Escuchar la opinión de los participantes sobre temas
planteados por los organizadores que contribuyan a la
planificación nacional de eventos multitudinarios o a
evaluar los planes de adelanto.
• Promover las relaciones de amistad y hermandad
entre los jóvenes a través de intercambios de ideas y
experiencias en torno a sus necesidades e inquietudes
personales y grupales.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Los objetivos específicos deben definirse según las
necesidades propias de los jóvenes en edad de clan dentro
del distrito, lo cual amerita un permanente diagnóstico.
Aquí resulta de gran utilidad revisar conclusiones de foros
anteriores, así como incluir en la planificación del evento
a jóvenes de la unidad.
• Los objetivos específicos no deben contradecir la
intencionalidad expresada por los objetivos generales
(invariables) de la actividad.
• Los objetivos específicos deben guardar estrecha relación
con el lema institucional que se tenga en marcha la
asociación: 100 años Formando Ciudadanos.
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OBJETIVOS EDUCATIVOS
A continuación, presentamos los objetivos educativos
que deben ser contemplados al elaborar el programa
correspondiente. En ningún caso pretenden ser absolutos,
mas sí básicos e imprescindibles, de modo que si las
características y necesidades de los jóvenes requieren
plantear un objetivo adicional esto es perfectamente
válido y necesario.
Los objetivos planteados corresponden a la malla de
objetivos u objetivos intermedios del Proyecto Educativo del
escultismo venezolano.
Los jóvenes que participen en el Foro de Clan lograrán
desarrollar los siguientes aspectos:
Corporalidad:
• Se esfuerza en recoger todo lo utilizado para estudiar,
trabajar y divertirse.
• Valora y mantiene una imagen adecuada de sí mismo,
cuida la higiene tanto personal como de su entorno.
• Analiza su uso del tiempo y se impone correctivos.
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Creatividad:
• Participa en discusiones con sus iguales y propone vías
de acción para atender el tema.
• Comunica a adultos no Scouts lo que piensa y siente
luego de participar en un proyecto social.
• Participa con ideas propias y novedades en discusiones
destinadas a organizar actividades comunitarias.
• Actúa con agilidad mental ante las situaciones más diversas,
desarrollando su capacidad de pensar y aventurar.
• Expone lo que piensa y siente a través de los distintos
medios de expresión creando espacios gratos que faciliten
el encuentro y el entendimiento entre las personas en los
ambientes donde actúe.
Carácter:
• Participa para establecer normas y se esfuerza en
cumplirlas de forma razonada.
• Se responsabiliza por sus acciones.
• Actúa de manera consecuente con los valores que inspiran
la Ley y la Promesa Scouts y construye su proyecto vida
en base a dichos valores.
• Mantiene autenticidad al demostrar coherencia entre su
pensamiento, su expresión verbal y el resultado de su
acción creadora.
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Afectividad:
• Ayuda y recibe de otros obteniendo de ellos un aprendizaje.
• Acepta el mérito de su propio éxito, sin hacer alarde de ello.
• Descubre y desarrolla sus capacidades de autodominio.
• Mantiene un estado interior de libertad, equilibrio y
madurez emocional.
Sociabilidad:
• Se integra a acciones para defender la paz en el país
y el mundo.
• Acepta la autoridad y respeta la disciplina que de ella
se desprende.
• Promueve la cooperación internacional, la hermandad
mundial y el encuentro de los pueblos luchando por la
comprensión y la paz.
Espiritualidad:
• Se comunica con personas de pensamientos diferentes
de forma armónica.
• Interviene tiempo para reflexionar sobre sí mismo y
sobre su forma y necesidad de trascender.
• Integra sus principios religiosos A.S.V., conducta cotidiana,
estableciendo coherencia entre su fe, su vida personal y
su participación social.
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Conciencia ecológica:
• Busca información de acciones que se estén
realizando en otros lugares para ayudar a mejorar
las condiciones de vida.
Identidad nacional:
• Busca información sobre procesos que están cambiando
en el país y analiza lo que conoce.
• Demuestra orgullo de ser venezolano a través de la
adopción de normas y costumbres que identifican a
la comunidad nacional, conociendo las instituciones
que la forman, y a su vez acepta las demás
nacionalidades y costumbres.
Preparación para el trabajo:
• Lista sus logros y las mejoras que desea en cada
tarea que asume.
• Asume la responsabilidad de su propia formación.
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AMBIENTACIÓN
Es de suma importancia que la actividad sea manejada
con la ambientación más apropiada y que esto sea un
factor de refuerzo educativo según los objetivos planteados
en el Marco Simbólico para la Unidad Clan. Para ello debe
considerarse lo siguiente:
• La manera como se ambiente la actividad debe ser
tema de suficiente preparación para los organizadores,
sin llegar a caer en el error (extremo opuesto) de
centrarse tanto en la forma que se descuide la esencia
de la actividad misma.
• Es conveniente que el tema de la ambientación mantenga
relación estrecha con la ocasión en que se realiza la
actividad, el lugar, el tema institucional de la asociación,
los objetivos generales y específicos del foro.
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ESTRUCTURA DEL EVENTO
ROL DE LOS ADULTOS
El o la responsable del Foro de Clan debe tener
Insignia de Madera en Clan, sin embargo, en algunos casos
particulares bajo la responsabilidad del Comisionado o
del Asistente de Programa de Jóvenes del distrito puede
asignarse la organización y coordinación del foro a algún
dirigente con nivel intermedio en clan como mínimo.
En todo caso, el responsable de la actividad debe
reunir a un grupo de dirigentes scouts, de preferencia
con al menos nivel intermedio en la rama, que colaboren
con él en la organización y que se responsabilicen por las
diferentes tareas preparatorias del foro, además de las
tareas administrativas y de apoyo que puedan surgir, según
la magnitud y las características del evento que se prepare.
Es conveniente destacar la necesidad de que los dirigentes
que trabajen en el foro deben ser ejemplo estricto de vida
Scouts, según la Ley y la Promesa. (Según el documento
Perfiles y Descripciones de Cargo del Grupo Scouts).
Los dirigentes scouts deben asegurar la participación del
delegado de la Red Nacional de Jóvenes en la planificación,
programación, ejecución y evaluación del evento.
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En este sentido, es fundamental que el representante
electo forme parte del comité organizador del siguiente
foro, para así asegurar la continuidad de los trabajos y
garantizar un proceso justo en cuanto a la elección del
siguiente representante.
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PERFIL DEL ADULTO SCOUT
Sexo:
Masculino o femenino.
Ocupación: Ser responsable en la conducción del hogar, estar estudiando
o trabajando en un cargo fijo estable y reconocido.
Responsable: Cumplir con las obligaciones que le corresponden a nivel
familiar, social, laboral o educativo.
Disciplinado: Demostrar que cumple las normas de las instituciones a las
cuales pertenece.
Cualidades y Aptitudes:
• Ser reconocido en su comunidad como una persona;
seria, honesta, responsable, con moralidad, estable en
su relación familiar y con antecedentes confidenciales.
• Proyectar una imagen positiva de prestigio y
ecuanimidad, que asegure una buena influencia en los
miembros del Grupo.
• Tener buena presencia; vestir adecuadamente según la
ocasión y el lugar, ser aseado.
• Capaz de administrar recursos humanos, materiales
y financieros.
• Tener sentido de la cooperación y del servicio.
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• Sereno, alegre y jovial.
• Capaz de trabajar en equipo.
• Capaz de comunicarse adecuadamente.
• Deseo de superación; querer progresar, realizar nuevas
tareas que impliquen alcanzar y lograr objetivos y metas.
• Disposición para tomar como norma de vida la Ley y la
Promesa Scouts
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PERFIL DEL DIRIGENTE DE CLAN
Sexo:
Masculino o Femenino
Edad:
Para la Jefa o el Jefe de Clan entre los 25 y 40 años de
edad y para la Subjefe o el Subjefe de Clan entre 21 y 35
años de edad.
Cualidades y Aptitudes:
• Capacidad para compartir actividad con los muchachos.
• Saber trabajar en equipo y capaz de delegar
responsabilidades en jóvenes.
• Tener capacidad para relacionarse con representantes de
jóvenes y de institución de su comunidad.
• Tener capacidad de actuar en situaciones inesperadas.
• Ser imaginativo para la preparación de las actividades.
• Gustar de la actividad física y el contacto con la naturaleza.
EN NINGÚN CASO EL ADULTO DEBE SER INTERFERENTE,
EL JOVEN DEBE SER PROTAGONISTA EN EL DESARROLLO
DEL EVENTO.
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DESCRIPCIÓN DE CARGOS
ASESOR (A) DEL EVENTO:
• Firmar el compromiso.
• Conocer detalladamente el manual del evento.
• Estar en contacto directo con el Asistente Distrital de
Programa de Jóvenes para recibir el apoyo y seguimiento
correspondiente así como emitir los avances del evento
cuando sean solicitados.
• Designar los responsables de cada área considerando
el perfil y funciones a realizar, según el presente y
considerando lo establecido en el Reglamento Nacional
para la designación de Asesores y organización mínima
de eventos así como la adaptación de los compromisos y
cronograma de trabajo.
• Establecer el cronograma de trabajo general y específico
por área.
• Coordinar todas las áreas por medio de un reporte de
avances quincenal considerando el cronograma de
trabajo, el cual debe ser enviado al Consejo Distrital para
su seguimiento y apoyo.
• Asesorar a los responsables por área en el desarrollo
de su gestión.
• Asegurar la participación de losjóvenes en la planificación,
ejecución y evaluación del evento, vinculándolos en la
organización del evento.
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PROGRAMA:
• Firmar el compromiso establecido con el asesor del evento.
• Buscar asesoría oportuna con el Asistente Distrital de
Programa de Jóvenes.
• Establecer el cronograma de trabajo según las funciones
y atribuciones descritas en el compromiso, en mutuo
acuerdo con el Asesor del Evento y basados en el
Reglamento Nacional para la designación de asesores y
organización mínima de eventos.
• Establecer las necesidades de los participantes
estableciendo los objetivos específicos para satisfacerlos.
• Desarrollar la ambientación del evento.
• Describir de manera general las características de
“los bloques de programa”, en función de los objetivos
generales y específicos definidos.
• Designar entre los dirigentes participantes para el
desarrollo de las actividades específicas, considerando el
Método Scouts y Método Scouts en Acción.
• Brindar oportunamente al administrador el listado de
requerimientos de programa que considere: materiales,
equipos, local o terreno. Considerando que el scouts es
ahorrativo cuida y protege el bien ajeno
• Brindar oportunamente al encargado de desarrollo
financiero las necesidades y requerimientos en cuanto
a permisos, trámites legales, entre otros que requiera la
organización, según el programa establecido
• Elaborar el instructivo de programa para Dirigentes Scouts.
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• Elaborar el manual de programa para los participantes,
dirigido a los rovers.
• Elaborar el informe técnico de programa considerando
los logros y aprendizajes, en función a los objetivos
generales y específicos, respetando los criterios de
evaluación definidos previamente.
• Elaborar el instrumento para la evaluación la evaluación
cualitativa de los muchachos participantes como de las
conclusiones a las cuales lleguen.
ADMINISTRADOR:
• Firmar el compromiso establecido con el Asesor del Evento.
• Buscar asesoría oportuna con el Asistente Distrital
de Administración.
• Establecer el cronograma de trabajo según las funciones
y atribuciones descritas en el compromiso en mutuo
acuerdo con el Asesor del Evento y basados en el
Reglamento Nacional para la designación de asesores y
organización mínima de eventos
• Informar a la comunidad distrital sobre las cuotas por
participante del evento así como el cálculo para la
obtención de la misma. La cuota debe estar establecida
en función del costo general del evento, considerando los
aportes institucionales y de la estructura.
• Reportar periódicamente al Asesor del Evento.
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• Efectuar el informe financiero según las políticas de la
Asociación de Scouts de Venezuela y entregar el mismo
en el plazo establecido.
• Reunirse periódicamente con el Asistente Distrital
de Administración y trabajar estrechamente con
este, considerando los procesos administrativos de
la estructura pertinentes, mejor aprovechamiento de
los recursos, utilización del sistema de inventarios y
materiales del evento.
• Garantizar el suministro de materiales de programa,
logísticas, enfermería e insumos en el evento los cuales
deben estar previamente establecidos.
• Formalizar las inscripciones de los participantes en la
fecha establecida y entregarles los materiales necesarios.
• Soportar los gastos realizados con facturas; en caso de no
presentar facturas una breve explicación de los motivos
de los gastos y un soporte de los mismos (recibo, nota de
débito, entre otro.).
• Entregar el dinero sobrante del evento al Asistente
Distrital de Administración en un lapso no mayor de 20
días hábiles, especificando los rubros de cada ingreso y
de cada egreso; como un balance.
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COMUNICACIONES:
• Firmar el compromiso establecido con el asesor del evento.
• Buscar asesoría oportuna con el Asistente Distrital
de Comunicaciones.
• Establecer el cronograma de trabajo según las funciones
y atribuciones descritas en el compromiso en mutuo
acuerdo con el Asesor del evento y basados en el
Reglamento Nacional para la designación de asesores y
organización mínima de eventos.
• Involucrar a los Rovers en las comunicaciones. Establecer
los voceros juveniles del evento.
• Informar a la comunidad distrital sobre la importancia
de la actividad y el desarrollo progresivo de cada una
de las fases o etapas en que se contempla ejecutar, de
manera sistemática.
• Informar a los medios de comunicación el desarrollo del
evento, su importancia en la comunidad e impacto social.
Para ello deberán adecuar la comunicación en función de
los objetivos generales y específicos establecidos por el
Asesor del Evento y el encargado del programa
• Elaborar una lista de insumos y/o equipos que requiera
el equipo de comunicaciones, basado en las necesidades
reales del evento.
• Mantener constante comunicación con el resto del equipo
que compone el staff central.
• Elaborar las minutas de las reuniones manteniendo
comunicado a todos los integrantes del staff central.
#ForoDeClan 31

• Redactar las invitaciones, agradecimientos y
certificados necesarios.
• Promocionar en la comunidad scouts, las noticias, avances
y propagandas del evento, tanto para los participantes
como para los dirigentes scouts.
• Coordinar la elaboración de la página web del evento (de
ser necesario).
• Reunirse periódicamente con el Asistente de
Comunicaciones del distrito y trabajar estrechamente
con el mismo en base a los criterios de políticas de
comunicaciones, promoción y divulgación de información
del evento, contactos previamente establecidos por la
región o distrito, que puedan servir para el incremento
de la calidad del evento.
• Llevar la papelería del evento y velar porque la imagen
de las mismas y del propio evento sea de calidad y de
alto impacto en compañía de los jóvenes.
• Revisar y estar al tanto de las correspondencias enviadas
a otras instituciones y que las mismas mantengan un
estándar e imagen propia del evento y de la institución.
• Realizar la distribución de las invitaciones a
invitados especiales.
los
• Llevar la bitácora del evento (durante el evento de
ser necesario).
#ForoDeClan 32

DESARROLLO FINANCIERO:
• Firmar el compromiso establecido con el Asesor del Evento.
• Buscar asesoría oportuna con el Asistente Distrital de
Desarrollo Financiero.
• Establecer el cronograma de trabajo según las funciones
y atribuciones descritas en el compromiso en mutuo
acuerdo con el Asesor del evento y basados en el
Reglamento Nacional para la designación de asesores y
organización mínima de eventos.
• Conocer el presupuesto de gastos e inversiones que el
evento requiere.
• Preparar presupuesto de ingresos.
• Preparar una campaña de recaudación u otra estrategia
de obtención de recursos considerando: presupuesto,
posibles donantes, equipo de trabajo.
• Solicitar recursos financieros (en especie o monetarios)
que permitan cubrir los requerimientos del evento.
• Redacción de cartas o proyectos.
• Envío de correspondencia relativa a la gestión de
desarrollo financiero.
• Seguimiento de las cartas o proyectos emitidos.
• Cobranza y entrega de recursos a administración.
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GESTIÓN INSTITUCIONAL:
• Firmar el compromiso establecido con el Asesor del Evento.
• Buscar asesoría oportuna con el Asistente Distrital de
Gestión Institucional.
• Establecer el cronograma de trabajo según las funciones
y atribuciones descritas en el compromiso en mutuo
acuerdo con el Asesor del evento y basados en el
Reglamento Nacional para la designación de asesores y
organización mínima de eventos.
• Gestionar el lugar de realización del evento conjuntamente
con el Administrador del Evento.
• Trabajar en coordinación con administración para
conocer los insumos que necesita gestionar, material
P.O.P., materiales de programa, alimentos, equipos de
campismo, premios.
• Conseguir las donaciones de material P.O.P. requeridos
para el evento.
• Elaborar conjuntamente con comunicaciones y el Asesor
del Evento la presentación a empresas indicando el
objetivo del evento y promoción del mismo.
• Coordinar con administración el protocolo de las
autoridades y personalidades que participarán el día del
evento.
• Apoyar a administración en las áreas que sean necesarias
durante la ejecución del evento.
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EVALUACIÓN
Es preciso destacar que durante el proceso de
evaluación de la actividad se debe contar con el apoyo de
la Red de Jóvenes.
Este es uno de los aspectos de mayor importancia
en todo evento, pues de ello depende en gran medida la
proyección futura que tenga para la asociación sus jóvenes
beneficiarios y los objetivos educativos cubiertos. Para que
tenga la atención necesaria el equipo organizador del evento
debe contar con un grupo de dirigentes scouts encargados
de realizar la evaluación manteniendo tres líneas de acción
para esta tarea.
Evaluación Educativa: Dirigida a medir las fortalezas
y debilidades que puedan tener los participantes durante
el evento. Esta evaluación debe considerar el perfil idóneo
de un Rover que recibe el Programa Scouts en su clan
para contrastarlo con el perfil de los Rovers participantes,
buscando destacar habilidades y destrezas así como
comportamientos y actitudes.
#ForoDeClan 35

En el primer caso para determinar el grado de
preparación que tienen los jóvenes así como su capacidad
para trabajar en equipo, mientras que la observación de
conductas busca evaluar el impacto educativo del Programa
Scouts en cuanto a vivencia de valores y principios (disciplina,
hermandad, respeto a lo ajeno, alegría, etc.).
Para esta evaluación, los responsables deben preparar
antes de la actividad instrumentos y mecanismos para recabar
los datos necesarios (Asambleas de Clan, entrevistas por
muestreo, encuestas, actividades específicas, observación
general, formatos de evaluaciones, entre otros).
Evaluación Organizativa: Está dirigida a medir
los resultados del evento mismo buscando determinar la
calidad de la actividades y servicios ofrecidos a los Rovers
y demás personas asistentes al evento. Conviene aquí
que los responsables de evaluación conozcan al detalle los
parámetros de calidad y funcionamiento planificados para
cada actividad o servicio para luego compararlos con los
resultados finales. También deben preparar algún formato
o instrumento que oriente a cada responsable de actividad
o servicio de cómo rendir un informe de resultados que
pueda recoger el último día del evento. Es importante
basar la planificación del evento en alguna metodología que
permita una objetiva evaluación.
#ForoDeClan 36

Evaluación Institucional: Se requiere medir el grado
de compromiso y de relación que la actividad tuvo respecto
a la estructura que lo está organizando (Regional). Es de
gran importancia que un evento como este sea motivo de
movilización de la estructura ya existente y no que requiera
de una estructura aparte creada sólo para el evento.
En tal sentido, hay que medir resultados de los
esfuerzos realizados no sólo por los responsables de
Programa de Jóvenes al montar los detalles técnicos del
evento, sino también los resultados de impacto en adultos
scouts y no scouts de captación, de recursos materiales y
financieros, de proyección e imagen institucional hacia la
comunidad, entre otros.
Es de suma importancia que los responsables de la
evaluación se esmeren en presentar los resultados de sus
mediciones en cada una de las tres líneas de acción ya citadas,
así como las conclusiones y análisis que de esas mediciones
se generen para ser incluidas como un capítulo del informe
general del evento. Esta información permitirá preparar con
mayor calidad educativa y organizativa los eventos siguientes,
según lo especifica el Ciclo Institucional de Programa. Para
todos los casos, las opiniones y evaluaciones de los jóvenes
deben ser incluidas en los resultados.
#ForoDeClan 37

“Somos los piratas de nuestra propia marca”, este logotipo de
marca, es la marca institucional del Movimiento Scout. Está compuesto
por el emblema Scout Mundial (La Flor de Lis), la palabra “SCOUTS”
(nuestro nombre es nuestra fama), y nuestra visión “Construir un
Mundo Mejor” (Nuestra gran idea).
Este logotipo de marca está protegido por tratados internacionales
de protección de la propiedad intelectual. Su uso no autorizado es un acto
de robo. Cada miembro del Movimiento debe asumir responsabilidad y
ayudar a preservar su identidad.
Para más información consultar al:
Centro de Servicio Scout Nacional
Caracas – Venezuela.
Telf.: (+58-212) 551.4646/4664
Fax: (+58-212) 551.4691.
Email: comunicaciones@scoutsvenezuela.org.ve
Web: www.scoutsvenezuela.org.ve
Este material fue tomado del original escrito por:
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