Carta comercial (correspondencia para empresas) - MailxMail
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mailxmail - Cursos <strong>para</strong> compartir lo que sabes<br />
<strong>Carta</strong> <strong>comercial</strong><br />
(<strong>correspondencia</strong> <strong>para</strong><br />
<strong>empresas</strong>)<br />
Autor: ismeoca<br />
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Presentación del curso<br />
En el curso que te presentamos a continuación hablaremos de la carta y<br />
<strong>correspondencia</strong> <strong>comercial</strong>.<br />
La carta y <strong>correspondencia</strong> son medios de acercamiento, el hombre las ha utilizado<br />
desde hace muchos años <strong>para</strong> comunicarse con otras personas. La carta <strong>comercial</strong><br />
hoy en día es la base de transacciones <strong>comercial</strong>es, por lo tanto necesitamos saber<br />
cómo escribir esta clase de carta de manera adecuada.<br />
En este curso podrás encontrar ejemplos de cartas, su definición, importancia y los<br />
diferentes modelos de cartas que puedes aplicar al escribir una carta <strong>comercial</strong>.<br />
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1. Correspondencia. Definición<br />
Correspondencia.-<br />
Se puede definir como el arte de transmitir un mensaje escrito con el propósito de<br />
lograr una respuesta específica. Duque Méndez (1976, p.43) indica:<br />
Correspondencia significa “Pagar con igualdad relativa y proporcionalmente, afectos,<br />
beneficios o agasajos Faur y Duran (1990, p. 7) expresa: “Es la actividad relativa al<br />
intercambio de cartas, papeles, esquelas, muestras, periódicos, bultos, placas, cintas<br />
impresas, etc. De que se vale el hombre <strong>para</strong> comunicarse por escrito con sus<br />
semejantes” Se entiende por <strong>correspondencia</strong> el trato recíproco entre dos personas<br />
u organizaciones mediante el intercambio de cartas esquelas y otros elementos. En<br />
las <strong>empresas</strong> e dice que es el alma del comercio y la industria.<br />
Se dice que existe <strong>correspondencia</strong> cuando se logra la respuesta del mensaje<br />
enviado; si ocurre que sólo se escribe y no se materializa la respuesta del mensaje<br />
transmitido no se puede hablar de <strong>correspondencia</strong>, sólo se ha expresado un<br />
mensaje escrito.<br />
Acuña M. (1978) define Correspondencia, como un medio de interrelación entre los<br />
hombres originado ´por distintos sentimientos de sociabilidad que dan origen a las<br />
distintas formas de redactar. Los sentimientos de sociabilidad constituyen los<br />
motivos que impulsan a un individuo u organización a escribir, a establecer<br />
relaciones, bien sean de índole familiar, social, política, <strong>comercial</strong> o económica.<br />
En conclusión se puede decir que Correspondencia es un medio de comunicación<br />
escrita entre personas que se encuentran alejadas físicamente con el objetivo de<br />
establecer relaciones, necesarias <strong>para</strong> intercambiar ideas y pensamientos.<br />
Correspondencia <strong>comercial</strong>.-<br />
La comunicación tanto oral como escrita es parte esencial en todas las profesiones,<br />
de allí que en el mundo empresarial donde un error en el uso de los medios de<br />
información puede resultar costoso; la habilidad <strong>para</strong> comunicarse de manera<br />
efectiva juega un papel de relevancia en la consecución del éxito laboral. De allí que<br />
en el ámbito <strong>comercial</strong>, hablar y escribir correctamente se consideren actividades<br />
fundamentales al momento de conseguir o solicitar un trabajo.<br />
Correspondencia Comercial. Definición. Se puede definir como el conjunto de<br />
documentos escritos referentes a problemas originados por las actividades<br />
mercantiles, cuyo propósito es establecer una relación determinada entre varias<br />
personas, <strong>empresas</strong> o instituciones que realizan actividades relacionadas con la<br />
compra-venta de mercancías.<br />
En la <strong>correspondencia</strong> <strong>comercial</strong> se persiguen dos objetivos fundamentales:<br />
a.- Informar al destinatario sobre las decisiones, proyectos o ideas del remitente.<br />
b.- Influir sobre el destinatario <strong>para</strong> lograr una actitud y respuesta acorde con los<br />
intereses y expectativas del remitente.<br />
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2. Importancia. Correspondencia<br />
Importancia.-<br />
La <strong>correspondencia</strong> <strong>comercial</strong> tiene especial importancia porque a través de ella se<br />
inician, fomentan y fortalecen los vínculos de amistad entre los hombres tanto en el<br />
aspecto familiar como en el social, <strong>comercial</strong> y político. La importancia de la<br />
<strong>correspondencia</strong> en la actividad <strong>comercial</strong> se deduce del hecho que determina su<br />
propia necesidad. Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir del<br />
intercambio, de las relaciones interpersonales, por pequeño que sea el negocio o<br />
empresa siempre requerirá de la transmisión de un mensaje escrito, de transar,<br />
hacer negociaciones.<br />
La <strong>correspondencia</strong> en el ámbito <strong>comercial</strong> mueve trabajo y capital. Pone en<br />
contacto a distintas personas entre sí, a <strong>empresas</strong> y a las distintas instituciones, en<br />
función de intereses comunes, fomenta las relaciones humanas, promueve recursos<br />
y los aprovecha hasta el máximo rendimiento. Al extremo de pensar que se<br />
dificultaría la labor de un negocio si el mismo no está en condiciones de enfrentar el<br />
problema de la <strong>correspondencia</strong>, tanto la que se despacha como la que se recibe.<br />
En la <strong>correspondencia</strong> <strong>comercial</strong> se requiere prestar atención particular en la<br />
exposición de datos, en el manejo de cifras, en las ofertas de mercancías, puesto<br />
que en ella se basa una actitud decisiva en los asuntos de personas que en gran<br />
parte de los casos se encuentran distantes y no existe el trato directo, el<br />
conocimiento personal entre remitente y destinatario, por lo tanto una palabra o<br />
cifra expresada erróneamente puede ser causa de pérdidas materiales y morales.<br />
En la <strong>correspondencia</strong>, el autor ha de reflejar su personalidad, sentimiento, cultura,<br />
sensibilidad, poder creador e inspirador. Faur y Durán (1990, p. 8) plantea: La<br />
necesidad de poseer conocimientos generales sobre el arte epistolar, saber cómo<br />
plantear una carta de acuerdo con el asunto o lo asuntos que en ella deban tratarse;<br />
poseer la cultura mínima necesaria, dar el valor y sentido exacto a las palabras,<br />
frases y oraciones; manejar las formas de tratamiento que corresponde a los<br />
distintos destinatarios.<br />
El corresponsal debe tener una cultura especializada en sus funciones, de<br />
conocimientos específicos en relación con el tipo de empresa donde presta servicios<br />
y, sobre todo debe poseer una cultura general que le permita establecer una relación<br />
cónsona con los clientes y amigos de la empresa; debe considerar siempre que a<br />
través de las cartas se reflejará fundamentalmente el espíritu de la negociación.<br />
Eficacia de la <strong>correspondencia</strong>.-<br />
La eficacia está relacionada con la efectividad obtenida al lograr un propósito. Se<br />
dice que una gestión o trámite es eficaz cuando se logra hacer efectivo un intento.<br />
La <strong>correspondencia</strong> como medio que sustituye al trato personal y directo entre<br />
remitente y destinatario debe ser eficaz. Si por su intermedio se logra disponer<br />
favorablemente el ánimo del lector se puede decir que se han logrado los objetivos<br />
planteados, entonces hay eficacia. El éxito de la <strong>correspondencia</strong> depende en gran<br />
parte de la eficacia y ésta de la correcta observancia de los aspectos como<br />
presentación, orden. Distribución de sus partes e inteligente redacción.<br />
Requisitos <strong>para</strong> lograr eficacia en la <strong>correspondencia</strong>.-<br />
- Fijar claramente el objetivo del mensaje<br />
- Pensar en el destinatario, tratar de compenetrarse con él, con sus intereses,<br />
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gustos, necesidades, sin perder de vista el objetivo.<br />
- Planear cuidadosamente lo que se expresará.<br />
- Jerarquizar las ideas de acuerdo con los objetivos.<br />
- Cuidar el tono, éste revela la intención de quien escribe.<br />
- No escribir bajo la presión de impulsos ni precipitaciones, salvo algunas<br />
excepciones justificadas, debido a que los arrepentimientos, cuando ya se han<br />
escrito y publicado, son contraproducentes.<br />
- Demostrar amabilidad y comprensión.<br />
- Enriquecer el vocabulario, estar al día en materia idiomática. Dominar la lengua<br />
general, pero conocer también las variaciones regionales y aplicarlas oportunamente.<br />
- Evitar la cacofonía y huir de vulgarismos, barbarismos y solecismos.<br />
- Evitar frases ambiguas.<br />
- Escribir una idea por párrafo. RECUERDE; el párrafo es la unidad básica de todo<br />
documento y su característica es tratar en él una sola idea o variante de la idea del<br />
documento.<br />
- Cuidar la estructura de las oraciones y darles sentido completo.<br />
- Asumir una actitud crítica y autocrítica.<br />
- Cultivar el dinamismo y la responsabilidad necesarios <strong>para</strong> que la actividad de<br />
redactar sea ejercitada y perfeccionada constantemente.<br />
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3. Aspectos. Correspondencia <strong>comercial</strong><br />
Como ya se ha señalado la eficacia de la <strong>correspondencia</strong> de su aspecto material,<br />
gramatical y de sus cualidades morales.<br />
Aspecto material.<br />
Trata sobre la apariencia o presentación física del escrito. Es preciso que ésta sea<br />
grata, sin elementos de choque <strong>para</strong> la atracción, a fin de facilitar y hacer agradable<br />
la lectura. La apariencia de una carta o cualquier escrito se refiere a la calidad del<br />
papel, color del mismo, color de la tinta, limpieza, orden y distribución de las<br />
partes, márgenes, espacios, buena letra y nitidez de la impresión.<br />
Aspecto gramatical.<br />
Indudablemente que no se escribe de igual forma como se habla, pues el lenguaje<br />
escrito es más exigente que el lenguaje oral en cuanto a la pureza del idioma. Es<br />
decir debe acatarse todo cuanto indica la gramática en su calidad de “Código de<br />
normas generales” o como dice Saussure, citado por Basulto (1991, P.67), como<br />
sistema de medios de expresión.<br />
Nunca estará de más enfatizar que el corresponsal, redactor de cartas y toda clase<br />
de <strong>correspondencia</strong>, debe observar cuidadosamente las normas de analogía,<br />
ortografía y sintaxis. Las normas deben cuidarse, asimilarse y adaptarse al uso del<br />
propio lenguaje, con sentido de flexibilidad y adecuación. Con un criterio básico de<br />
adaptabilidad funcional. Así, el lenguaje será el medio idóneo de una perfecta<br />
comunicación, pues tendrá la corrección adecuada <strong>para</strong> cada caso y no resultará una<br />
fría exposición de normas repetidas.<br />
Aspecto moral.<br />
La moral tal como lo señalan algunos, está referida a los principios básicos que<br />
deben regir la conducta del ser humano. En cuanto a la <strong>correspondencia</strong>, se refiere,<br />
las cualidades morales están relacionadas con una serie de detalles y circunstanciar<br />
concernientes a los sentimientos humanos como el afecto, amistad, cariño,<br />
cordialidad, gratitud, simpatía es decir emociones nutritivas, o bien emociones<br />
tóxicas como el rencor, la antipatía, el odio, la envidia, el miedo, la ira el orgullo,<br />
entre otras. Todo esto induce a pensar con seriedad en la cortesía, decencia,<br />
discreción, diplomacia y buenos modales, como características importantes que<br />
deben prevalecer en el contenido de las comunicaciones escritas.<br />
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4. <strong>Carta</strong>. Comercial<br />
<strong>Carta</strong> Comercial. Las cartas <strong>comercial</strong>es son instrumentos escritos que se emplean<br />
<strong>para</strong> toda clase de transacciones <strong>comercial</strong>es, lo mismo <strong>para</strong> la oferta que <strong>para</strong> la<br />
demanda, solicitud de informes, pedidos, cobranzas, quejas y reclamos, informes y<br />
referencias, etc. En situaciones en las cuales ya se ha cerrado un asunto mediante<br />
una conversación, es necesaria la confirmación por medio de una carta, le da un<br />
valor mucho más firme y definido.<br />
Definición. La carta <strong>comercial</strong> es la comunicación escrita que surge del trato que<br />
establecen los comerciantes entre sí sobre asuntos referentes a sus funciones<br />
propias de los negocios.<br />
También se puede definir como documento escrito que se utiliza con el propósito<br />
de iniciar, mantener, fomentar o cerrar cualquier tipo de transacción <strong>comercial</strong>. La<br />
carta <strong>comercial</strong> es la comunicación de mayor relieve de que se valen los<br />
comerciantes <strong>para</strong> lograr sus específicas funciones dentro de los negocios.<br />
Importancia. Actualmente la comunicación entre las <strong>empresas</strong> sobre todo en las<br />
grandes organizaciones se ha convertido en un intercambio de información entre<br />
ordenadores. Las nuevas tecnologías de información acentúan la tendencia hacia<br />
una comunicación impersonal, sin embargo, aún hay muchas personas que<br />
prefieren el toque personal en sus cartas y sienten agrado al recibir una carta por<br />
correo ordinario. De allí que ni el fax, ni el correo electrónico han logrado<br />
desaparecer el uso de la carta <strong>comercial</strong> como medio de comunicación en el mundo<br />
empresarial.<br />
Booher (1997) indica varias razones por las cuales hay momentos en que es<br />
preferible escribir una carta, que realizar una llamada telefónica, defiende la eficacia<br />
de la carta como medio de comunicación, pues esta es más directa, llega sin<br />
antesalas ni presentación. Muchas veces una llamada telefónica implica hacer varias<br />
<strong>para</strong> localizar a la persona, lo cual puede llevar varios días entre una llamada y otra<br />
<strong>para</strong> finalmente dejar constancia por escrito o confirmación en la mayoría de los<br />
casos.<br />
El lenguaje escrito es más objetivo y formal que el lenguaje hablado, Estas<br />
características crean un mayor impacto en el lector y permiten considerar la carta<br />
como el medio más adecuado <strong>para</strong> pedir, elevar una queja, persuadir a un cliente,<br />
rechazar una petición. La objetividad y formalidad de una carta favorecen una<br />
reacción más efectiva y positiva por parte del destinatario del mensaje.<br />
Es fundamental recalcar lo siguiente: Para que una carta <strong>comercial</strong> cumpla con su<br />
objetivo debe reunir toda la gama de elementos establecidos universalmente que<br />
determinan su composición. Esto es fundamental, ya que el destinatario de una carta<br />
<strong>comercial</strong> resulta influido por un mensaje cuando, aparte de su contenido efectivo,<br />
tiene también una buena apariencia física.<br />
Una carta <strong>comercial</strong> se puede enviar a través de los servicios postales, por fax, por<br />
correo electrónico. Cada uno de estos medios tiene su uso apropiado dentro del<br />
trabajo diario de la organización. Se recomienda utilizar los servicios postales<br />
cuando se trata de un problema complejo sobre el que hay que detallar y explicar<br />
abundantemente. El fax es conveniente si se requiere una respuesta rápida,<br />
inmediata. El correo electrónico proporciona un ahorro <strong>para</strong> la empresa y asegura la<br />
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rapidez necesaria en caso de comunicaciones a larga distancia.<br />
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5. Presentación. <strong>Carta</strong><br />
Papel:<br />
Es el instrumento adecuado <strong>para</strong> la impresión de la escritura, por tanto su calidad y<br />
textura deben estar determinadas por la función del escrito. La calidad del papel<br />
refleja la importancia que se da a la <strong>correspondencia</strong>. También se ha de prestar<br />
especial atención al tamaño, el cual dependerá del tipo y la extensión del<br />
contenido. Las dimensiones del papel <strong>para</strong> carta corriente son de 21 ó 22<br />
centímetros de base por 27 ó 28 centímetros de altura. En cuanto a la calidad es<br />
recomendable <strong>para</strong> las cartas corrientes el papel” bond” de 16, 20 ó 24 libras, que<br />
es de un acabado fino y su superficie lisa permite una escritura de muy buena<br />
presentación.<br />
Color del papel:<br />
El más usado y recomendado es el blanco, sin embargo en la <strong>correspondencia</strong><br />
privada propiamente dicha se usa de distintas tonalidades, entre las cuales<br />
predominan el gris, azul, verde, rosado y amarillo.<br />
Márgenes y espacios:<br />
En cualquier tipo de comunicación se debe tener en cuenta los espacios y márgenes.<br />
El margen superior y el inferior deben guardar relación con la extensión del texto.<br />
No deben sobrepasar el doble del margen izquierdo, ni ser más pequeños que él.<br />
El margen izquierdo debe tener normalmente de diez a quince espacios horizontales<br />
(espacios de máquina común) a fin de que se pueda encuadernar, archivar sin<br />
dificultad. El margen derecho debe tener de cinco a ocho espacios horizontales.<br />
Respecto a los espacios entre las diversas partes de la comunicación se recomienda<br />
escribir a dos espacios entre renglones con el propósito de facilitar la lectura y la<br />
posible corrección, en caso de textos destinados a la reproducción. En cartas, notas<br />
y escritos especiales, se aconseja escribir a dos espacios cuando el texto sea breve,<br />
si es extenso a espacio sencillo, pero después de punto y aparte se usará doble<br />
espacio y si el texto se escribe a doble espacio, después de punto y aparte se usará<br />
dos espacios y medio a tres espacios.<br />
Los espacios determinados entre las distintas partes de la carta escrita a máquina se<br />
establecen dependiendo de la extensión de la carta. Entre la fecha y la dirección 4 a<br />
10 espacios; entre ésta y el saludo 2 espacios; entre el saludo y el párrafo<br />
introductorio 2 ó 3 según la escritura del texto se realice a 1 ó 2 espacios; entre el<br />
último párrafo y la despedida 2; entre éste y la antefirma 4; entre ésta y la firma 4;<br />
entre la firma y las iniciales identificadoras 2; escritas éstas últimas en el margen<br />
izquierdo.<br />
Escritura.<br />
Generalmente, el tipo de escritura más usado es el mecanografiado e impreso en<br />
ordenadores. La comunicación en la actualidad se usa muy poco, pero de usarla, la<br />
letra debe ser de rasgos sencillos y claros, cuidando que no haya borrones ni<br />
manchas de tinta. En la escritura es conveniente cuidar detalles como: la<br />
uniformidad en la escritura, el uso de tinta de calidad y color apropiado <strong>para</strong> lograr<br />
legibilidad y adecuación al papel, claridad, limpieza, ejecución mecanografiada o<br />
impresión pareja, <strong>para</strong> que ningún signo aparezca debilitado.<br />
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6. <strong>Carta</strong> <strong>comercial</strong>. Ejemplo<br />
Ejemplo de PRESENTACIÓN DE LA CARTA<br />
Como puede observarse en el modelo anterior la carta debe tener una presentación<br />
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atractiva en su conjunto.<br />
Por su forma:<br />
Se refiere a todas las <strong>correspondencia</strong>s, la diferencia consiste en su redacción y<br />
presentación. <strong>Carta</strong>s, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas,<br />
memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.<br />
División de la <strong>correspondencia</strong><br />
La <strong>correspondencia</strong> se divide en 4 clases:<br />
1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes,<br />
industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas<br />
transacciones <strong>comercial</strong>es.<br />
2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta <strong>correspondencia</strong> es<br />
muy variada, cualquier asunto particular entra en ella.<br />
3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la <strong>correspondencia</strong> cruzada entre los<br />
distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales,<br />
etc.<br />
4. Correspondencia Comercial: Esta <strong>correspondencia</strong> se subdivide en dos clases:<br />
* Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas,<br />
memorándum y tarjetas postales.<br />
* Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas,<br />
Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.<br />
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7. Estructura. <strong>Carta</strong> <strong>comercial</strong> (1/3)<br />
Estructura de la carta <strong>comercial</strong>.<br />
Al considerarse la froma externa en que ha de presentarse una carta, se siguen las<br />
mismas convenciones independientemente de la forma de transmisión. El o los<br />
formatos suelen ser muy simples y dependerán del tipo que adopte la empresa, son<br />
pocas las variaciones. Una carta <strong>comercial</strong> se estructura en varias partes claramente<br />
diferenciadas y siguen patrones o formatos establecidos.<br />
Partes de la carta <strong>comercial</strong>.<br />
Encabezamiento: Comprende membrete, lugar y fecha de emisión, destinatario,<br />
asunto o referencia y saludo.<br />
Cuerpo de la <strong>Carta</strong>: Texto en el cual se incluye la introducción, desarrollo o ideas<br />
fundamentales y parrafo de cierre, despedida, antefirma y firma.<br />
Otros elementos:<br />
Membrete o dirección del remitente.<br />
El papel de las cartas <strong>comercial</strong>es debe llevar impreso en su parte superior izquierda<br />
o en el centro, el nombre de la razón social o el logotipo de la empresa , ramo a<br />
que se dedica; se incluye además dirección, numero telefónico, fax, correo<br />
electrónico. No hay normas fijas en lo que se refiere al tipo de letras que deben<br />
figurar en el membrete. Ejemplo:<br />
Camilo Antúnez Ruiz<br />
Administrador Recursos Materiales<br />
Calle el mosquito nº 642<br />
Caracas, Venezuela<br />
DISTRIBUIDORA NACIONAL. S. A<br />
Avda. Urdaneta. Pelota a Punceres<br />
Teléfonos 5613456 y 5615176<br />
Caracas.<br />
Localidad (lugar) y fecha es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las<br />
cartas así como el día mes y año. Ejemplo. Carúpano,25 de febrero de 2011. Es<br />
importante acota que cuando se escribe el nombre de la localidad inmediatamente<br />
va una coma. Ej. Cumaná, 20 de febrero de 2011. Si la carta tiene membrete no se<br />
coloca el nombre del lugar o localidad, se escribirá así: Febrero 20 de 2011.<br />
Destinatario: son los datos de identificación de la persona a la cual va a ser enviada<br />
la carta, es decir de quien la recibe Se escribe cuatro a cinco espacios verticales<br />
después del lugar y fecha Ejemplo:<br />
Señor Ernesto Mayz.<br />
Gerente de Compras Almacén Orión<br />
Avda, 20 Núm 18-34<br />
Barquisimeto<br />
Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una<br />
línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.<br />
Ejemplo:<br />
Asunto: Su pedido de fecha 16.01-2011<br />
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Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir<br />
el texto de la carta. Ejemplo:<br />
Estimado Señor, Apreciado cliente, Distinguida señora, Apreciado señor Botero:<br />
Apreciada ingeniera Gloria:<br />
Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue<br />
escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje<br />
claro, preciso, natural y espontáneo. En el primer párrafo se plantean las ideas<br />
preliminares del asunto; los párrafos siguientes explican en orden lógico, la idea<br />
central de la carta. Se recomienda tratar sólo un asunto en cada carta; si es<br />
necesario abordar dos o más deben tener estrecha relación. El texto debe finalizar<br />
con un párrafo corto que sintetice la exposición de lo tratado. Ejemplo:<br />
Dada nuestra relación <strong>comercial</strong> de tanto tiempo, me atrevo a solicitarle, con toda<br />
reserva, informes sobre “La Casa del Mueble”, establecida en Maturín, Avda. Bolivar<br />
al lado del Banco Venezuela, sede principal<br />
El motivo de esta petición se debe a que no conocemos esa firma <strong>comercial</strong>, cuyo<br />
gerente desea establecer relaciones <strong>comercial</strong>es con esta empresa,<br />
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8. Estructura. <strong>Carta</strong> <strong>comercial</strong> (2/3)<br />
Despedida: son expresiones de cortesía con lo que se da por concluida la expresión<br />
del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo<br />
inicial y la relación entre el emisor y receptor. Se escribe a dos espacios verticales<br />
después del texto, Ejemplo.<br />
Atentamente, Cordialmente, Respetuosamente, Muy atentamente. Ejemplos de<br />
despedida con frase de cortesía terminada en punto (.): Agradecemos su gentil<br />
colaboración. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchas<br />
gracias por su amabilidad y rápida acción. Para nosotros es un gusto servirle.<br />
Antefirma: Es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace<br />
en nombre y representación de otra, ya se trate de una entidad jurídica o persona<br />
natural. Se escribe a dos espacios verticales debajo de la despedida. Cuando la carta<br />
tiene membrete se obvia la antefirma Ej.<br />
Atentamente,<br />
COMERCIAL LA JAPONESA. C. A<br />
Firma: Es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo<br />
expresado en la carta. Es imprescindible <strong>para</strong> que la carta tenga validez, debe estar<br />
manuscrita y completa en los originales. Se coloca centrada o ligeramente hacia la<br />
derecha. Contiene solo el nombre y el cargo de la persona responsable del<br />
contenido de la carta. El nombre del firmante se escribe a cuatro espacios verticales<br />
debajo de la antefirma Ejemplo:<br />
Carlos Arreaza Llanos<br />
Gerente de Compras<br />
Iniciales: Es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han<br />
intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta. En el margen izquierdo se<br />
colocan las iniciales de las personas que han intervenido en la redacción e impresión<br />
del documento. Ej.<br />
IO/ml. Como puede observarse las iniciales del redactor o firmante en mayúsculas y<br />
las del mecanógrafo, secretaria; en minúsculas. En la actualidad se usa mayormente<br />
sólo las iniciales o el nombre del que escribe la carta.<br />
Anexos: Esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos<br />
adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos. Se escriben en el<br />
margen izquierdo a uno o dos espacios verticales debajo de las iniciales<br />
identificadoras. Ejemplo.<br />
Anexo : Relación de pagos.<br />
Catálogo de precios<br />
Tipos de <strong>Carta</strong>s<br />
1. <strong>Carta</strong> Comercial: es aquella comunicación escrita que surge del trato que tienen<br />
los comerciantes entre sí, sobre cosas de comercio. Dentro de ésta se encuentran:<br />
2. <strong>Carta</strong> de Venta: es aquella comunicación que se envía a los probables clientes,<br />
con el fin de inducir una acción que será la de la compra.<br />
3. <strong>Carta</strong> de Pedido: es aquella carta que se envía por una empresa o pequeños<br />
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3. <strong>Carta</strong> de Pedido: es aquella carta que se envía por una empresa o pequeños<br />
proveedores, con la finalidad de pedir o hacer un pedido de mercancías.<br />
4. <strong>Carta</strong> de Empleo: es aquella carta que utilizamos <strong>para</strong> solicitar una entrevista,<br />
<strong>para</strong> presentar su currículo y tratar de que la empresa a la cual se le envió la carta<br />
acepte o considere tomar ese empleado.<br />
5. <strong>Carta</strong> de Recomendación: es aquella carta que se utiliza <strong>para</strong> recomendar a<br />
alguien alguna persona. Esta carta siempre va acompañada de la carta de empleo y<br />
del currículo. También se conocen la carta de reclamos, la de cobranzas, solicitud de<br />
informes y referencias, entre muchas otras.<br />
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9. Estructura. <strong>Carta</strong> <strong>comercial</strong> (3/3)<br />
Extensión de la <strong>Carta</strong> Comercial.<br />
Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.<br />
Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.<br />
Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas<br />
de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos<br />
Puntuación de la <strong>Carta</strong> Comercial.<br />
Está determinada por los signos de puntuación que se usan en las líneas de lugar y<br />
fecha, nombre y dirección del destinatario, y las líneas finales, despedida, firma,<br />
antefirma. Algunos autores, especialmente los de libros de texto <strong>para</strong> la enseñanza<br />
de la Mecanografía, han llamado a esta forma de colocar los signos de puntuación,<br />
estilos de puntuación. Al efecto se clasifica la carta por la puntuación en:<br />
Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes al final de cada<br />
renglón, excepto cuando terminen con abreviaturas. Ejemplo:<br />
Señorita Ritmar Lozada Oca<br />
Calle Liberador Núm. 15<br />
La Cooperativa<br />
Maracay-Aragua<br />
Cerrada: lleva signos de puntuación al final de cada renglón de la fecha, dirección,<br />
antefirma y firma. Es de hacer notar que en la actualidad esta puntuación es de poco<br />
uso, al igual que la carta tradicional, ya que hoy, prevalece el criterio de la<br />
simplificación. Ejemplo:<br />
Señor Félix Alejandro Lozada.<br />
Calle Santa Fé<br />
Bogotá- Colombia<br />
Mixta o corriente: combina los dos estilos. Se coloca de forma adicional dos<br />
puntos (:) en el saludo y una coma en la despedida. Ejemplo:<br />
Señor Avilio Lozada<br />
Calle Mariño núm 345<br />
Maturín-Monagas<br />
Apreciado señor:<br />
Atentamente,<br />
Estilos o formas de distribución.<br />
Las cartas deben escribirse de la manera más atractiva Toda carta debe cumplir con<br />
un formato odistribución de las partes de la carta. Para ello se cuenta con cuatro<br />
estilos diferentes de distribución o presentación: Bloque extremo, Bloque<br />
semibloque y sangrado<br />
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas<br />
se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre<br />
se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.<br />
2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia<br />
consiste en que la línea de la fecha, despedida, la de antefirma y la de firma se<br />
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escriben comenzando desde el centro horizontal del papel. Se considera como el<br />
más ventajoso y de mayor uso en la actualidad, porque todas las líneas del texto sin<br />
excepción parten del margen izquierdo.<br />
3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el<br />
Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se<br />
distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez<br />
espacios.<br />
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes<br />
aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una<br />
sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace<br />
con la despedida, la antefirma y la firma. Se colocan de forma escalonada de 3 a 5<br />
espacios respecto a la línea anterior.<br />
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10. Modelos. <strong>Carta</strong> <strong>comercial</strong><br />
Ejemplos:<br />
Estilo Bloque Extremo<br />
29 de junio de 19<br />
Sr. Miguel T. Rivera<br />
Avenida Bolivia<br />
Lima, Perú<br />
Estimado estudiante<br />
Esta carta está escrita en el estilo bloque extremo. Es el estilo más sencillo más<br />
económico en tiempo y el que requiere menos esfuerzo, ya que todas las líneas<br />
arrancan del margen izquierdo.<br />
Este estilo no es muy artístico, pues todo el peso está en un solo lado. Sin embargo,<br />
conviene conocerlo, ya que los otros que estudiaremos más adelante son<br />
modificaciones de este. Además, tal vez su jefe lo previera en algunas ocasiones.<br />
Usamos también puntuación abierta. Note que no se usa puntuación después del<br />
saludo ni de la despedida.<br />
Este estilo se escribirá siempre a espacio sencillo; nunca, a espacio doble. Entre<br />
párrafos se dejarán siempre dos espacios verticales.<br />
Atentamente<br />
Estilo Bloque Modificado<br />
Señor José Antonio Abreu<br />
Avda. Montalbán núm 65-32<br />
Caracas.<br />
Apreciado amigo:<br />
Maturín, 2 de marzo de 2011<br />
Las buenas relaciones que esta empresa siempre ha mantenido con usted, es el aval<br />
que me autoriza a solicitar un plazo de unmes <strong>para</strong> el pago de la factura que vence<br />
el día 30 de marzo.<br />
La situación difícil por la que pasa el mundo empresarial me ha obligado a realizar<br />
un arreglo y reacondicionamiento a la tienda , lo cual me ha traído gastos<br />
superiores a los que estaban previstos.<br />
Tenga la seguridad de que sabré reconocer la atención que tenga a bien dispensar a<br />
esta solicitud.<br />
Mario C. Linares<br />
Gerente General<br />
Estilo Semibloque<br />
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Atentamente,
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Estilo Semibloque<br />
Señor Eladio Aguilera<br />
Apartado 680<br />
Barquisimeto-Lara<br />
Estimado señor:<br />
Maturín, 2 de marzo de 2011<br />
Con el transporte “MRW” nos complace despacharle en esta fecha 500 muñecas<br />
“Bebé querido” y 300 “Sirenas”, de acuerdo a su pedido del 20 de febrero.<br />
Esperamos que al recibo del mencionado despacho cuente usted con una<br />
considerable demanda del producto, que se ha venido imponiendo en las principales<br />
jugueterías del país.<br />
Juan H. Garcés Milano<br />
Gerente de Ventas<br />
Estilo Sangrado<br />
Señor Juan J. García<br />
Aptdo 890<br />
Nirgua-Yaracuy<br />
Estimado sr. Gracía:<br />
Atentamente,<br />
Barquisimeto, 10 de marzo de 2011<br />
Agradecemos su pedido ním. 654, del 20 de enero, por 20 docenas de camisas<br />
“Trilax”. Una demanda inesperada de camisas, ha agotado la existencia en nuestros<br />
almacenes y sólo tendremos disponibiliad de éstos artículos dentro de 20 días.<br />
Por lo tanto le sugerimos la sustitución del pedido en referencia pr la marca<br />
“Gealuz” o en su defecto, la postergación de su despacho hasta el 2º de abril.<br />
Esperamos su confirmación antes del 30 de marzo, a fin de atenderle con prontitud<br />
y esmero.<br />
Atentamente,<br />
María Guevara Hidalgo<br />
Gerente General<br />
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11. <strong>Carta</strong>s. Recomendaciones y autoevaluación<br />
Planeando su <strong>Carta</strong> Formal<br />
1- Escriba cuál es el objetivo/motivo de su carta: Pregúntese: ¿cuál es la meta de<br />
esta carta formal que deseo enviar?<br />
2.- Reúna toda la información relevante: <strong>correspondencia</strong> previa, reportes, números<br />
etc.<br />
3.- Enumere por orden de importancia los puntos a tratar. Decida qué puntos son<br />
irrelevantes y pueden omitirse. Recuerde ser lo más conciso posible.<br />
4.- Haga un esquema/borrador y escriba los puntos a tratar. Al hacerlo, plantéese<br />
las siguientes preguntas:<br />
¿Dejé fuera algún punto importante a tratar?<br />
¿Puedo cambiar la presentación <strong>para</strong> hacerla más clara?<br />
¿Incluí algún punto irrelevante?<br />
5.- Escriba un primer borrador. Deje espacio suficiente <strong>para</strong> notas y correcciones.<br />
El procesador de textos es particularmente útil <strong>para</strong> esto, puesto que nos permite<br />
borrar, insertar, cortar, copiar etc.<br />
6.- Revise su borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas:<br />
Iinformacón: ¿Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar?<br />
¿Es la información Relevante, Correcta y completa?<br />
Estilo: ¿La apariencia de la carta es atractiva?<br />
¿Suena natural y sincera?<br />
¿Es clara, concisa y cortes?<br />
Recomendaciones finales<br />
1. Evite faltas de ortografía.<br />
2. Escriba las cartas por una sola cara del papel.<br />
3. Si escribe varias hojas, no olvide numerarlas.<br />
4. Inserte una línea en blanco entre los párrafos.<br />
5. Inserte tabulaciones <strong>para</strong> hacer más claro el contenido de la carta.<br />
6. La firma debería ser manual. Rúbrica de puño y letra (aunque hay casos en que es<br />
totalmente imposible por el volumen de <strong>correspondencia</strong> emitida).<br />
7. Evite tachones, manchas, arrugas, etc. Rehaga la carta cuantas veces sea<br />
necesario.<br />
8.- Si la extensión de la carta precisa usar otro pliego, no se debe llevar la<br />
despedida y el resto de los otros elementos ( antefirma, firma..) al otro pliego solas,<br />
debe llevarse parte del último párrafo.<br />
9.- Revise las veces que considere necesario.<br />
Autoevaluación<br />
¿Qué importancia tiene el tono en una carta?<br />
¿En qué se basa la importancia de la carta?<br />
Elabore un concepto de <strong>correspondencia</strong><br />
Elabore un concepto de <strong>correspondencia</strong> <strong>comercial</strong><br />
Elabore un concepto de carta <strong>comercial</strong><br />
¿Cuántos asuntos pueden tratarse en una carta?<br />
Escriba una carta y señales en ella las partes más destacadas<br />
¿Qué es la dirección y cuáles datos debe contener?<br />
¿Dónde se coloca la fecha de las cartas?<br />
¿Qué es la despedida y donde se coloca?<br />
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¿Qué es la despedida y donde se coloca?<br />
¿Cómo se caracterizan los formatos: bloque extremo, bloque modificado,<br />
semibloque y sangrado?<br />
¿Cuáles son las recomendaciones que se deben seguir en el mecanografiado de una<br />
carta <strong>comercial</strong>?<br />
¿Qué importancia tiene la presentación de una carta?<br />
Explique brevemente los tipos de carta <strong>comercial</strong>.<br />
¿Cuáles son las características fundamentales de la carta?<br />
Escriba ejemplos de puntuación abierta, cerrada y mixta de una carta<br />
¿Qué importancia tiene la firma en una carta?<br />
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