Políticas y Procedimientos de Folios o' Pedidos

Nombre del Documento:Políticas y Procedimientos de Folios oPedidosRevisión: 1 Marzo 2010Página: 1 de 10Políticas yProcedimientosde Folios o’ PedidosControl de EmisiónElaboró Revisó AutorizóNombre Cuentas por Pagar Contabilidad FinanzasFirma:Fecha: 1 Marzo 2010

Nombre del Documento:Políticas y Procedimientos de Folios oPedidosRevisión: 1Página: 2 de 10ÍNDICEDirectorio de Cuentas por Pagar, Clasificaciones y Tipos de Pedidos 3Políticas y procedimientos para genera folios o pedidos 4Detalle de Política de pedidos de caja chica y de agua 5Detalle de Política de pedidos de viajes y convenciones 6Detalle de Política de elaboración de pedidos de mantenimiento de plantey Política de ComprobantesAnexo C1 Formato para gastos de viaje y convenciones78Política especial de entrega de comprobantes de renta y luz9Control de EmisiónElaboró Revisó AutorizóNombre Cuentas por Pagar Contabilidad FinanzasFirma:Fecha: 1 Marzo 20102

Nombre del Documento:Políticas y Procedimientos de Folios oPedidosRevisión: 1Página: 3 de 10Directorio de Responsables de Cuentas por Pagar• Atención Planteles DF, Edo de México y ProvinciaC.P. Claudia Vivasclaudia_vivas@cnci.com.mxTel: 0155 2581 5113• Atención Planteles Noreste y ProvinciaC.P. Erick Sillererick_siller@cnci.com.mxTel: 8221 2000 ext. 2141Definiciones• Este documento puede ser consultado en Caja de Herramientas seccióncuentas por pagar > política de folios o pedidos.• La presente política establece solamente los lineamientos, si necesitas sabercómo levantar un folio deberás de consultar el manual de totvs.• Folio es el numero que genera el sistema de manera automática y que seutiliza para dar seguimiento al pago de alguno gasto realizado o porrealizar• Cuentas por Pagar es el departamento de la empresa que se encarga deadministrar esta actividad de folios.Clasificación de Folios o Pedidos que podrá levantar como DirectorLos tipos de folio que puede levantar un Director son:A. Caja Chica (una vez al mes)B. Servicio de Agua del Plantel (mensual o bimestral según recibo)Control de EmisiónElaboró Revisó AutorizóNombre Cuentas por Pagar Contabilidad FinanzasFirma:Fecha: 1 Marzo 20103

Nombre del Documento:Políticas y Procedimientos de Folios oPedidosRevisión: 1Página: 4 de 10C. Gastos por Convención o Gastos de Viaje (por autorización)D. Mantenimiento a Plantel (por autorización)Política (General) para Levantar Folios o’ Pedidos1. Toda solicitud de pago (Folio o Pedido) deberá ser generada con anticipación yconscientes de que el Gasto debe pertenecer en el mes en el que se realizó laSolicitud.El tiempo de pago de un folio una vez liberado por cuentas por pagar es de 5días hábiles.2. El usuario deberá de revisar al momento de generar el folio o pedido que noquede retenido por falta de comprobantes o distribución contable incorrecta,asimismo deberá darle seguimiento en caso de algún comentario o rechazo porparte de las personas del flujo de autorización.El tiempo que transcurra en solucionarlo no contará para los 5 días de liberación.3. El solicitante que tramita el folio o pedido es responsable de darle seguimientopara que el pedido pase por todos los niveles de autorización.4. El usuario deberá anexar al pedido el soporte necesario para éste seaautorizado.El pedido debe contener todos los datos necesarios para que el gasto seatotalmente claro y preciso (descripción gasto, motivo, precios unitarios,cantidades, cotizaciones, presupuesto, forma de pago, datos bancarios, etc.).5. Para agilizar el Proceso de Recepción de Comprobantes en Cuentas por Pagar,éstos deberán de ir grapados en Hojas (de preferencia recicladas) y ordenadaspor consumo siguiendo el orden que tiene en el Reporte de Gastos de CajaChica o Gastos de Viaje, según corresponda.6. El Departamento de Cuentas por Pagar, es el único que cuenta con laautorización para liberar folios o pedidos.7. La persona que generó el pedido es la “responsable” de comprobarlo. Debeentregar los comprobantes y soportar cada uno de los gastos que tramitó.Dichos comprobantes deberán ser entregados en original y haciendo referenciaal número de folio que pertenece.Control de EmisiónElaboró Revisó AutorizóNombre Cuentas por Pagar Contabilidad FinanzasFirma:Fecha: 1 Marzo 20104

Nombre del Documento:Políticas y Procedimientos de Folios oPedidosRevisión: 1Página: 5 de 108. En caso de pedidos para pago a un tercero (ejemplo, a un proveedor), el pedidose pagará únicamente a la cuenta bancaria proporcionada por el proveedor, esdecir siempre deberá pagarse a nombre de quien esté el documento fiscal de lacomprobación del gasto (factura).9. Los días de pago de pedidos o folios son: martes y jueves hasta las 2:00 pm decada semana.10. Si se cuenta con pedidos pendientes de comprobar, no se depositarán anticiposde gasto posteriores.A.Política para elaboración de folios o pedidos de Caja ChicaConsulta Política de Caja ChicaB. Política para elaboración de pedidos de Agua:• Es responsabilidad del Director del plantel levantar el pedido o folio de aguadel plantel así como realizar el pago correspondiente.• El pedido para pago de agua del plantel se realizarán de acuerdo al periodode facturación del servicio que puede ser mensual o bimestral, por lo quese deberá tener presente la fecha de corte del servicio para esperar lallegada del recibo o en caso contrario, solicitar un duplicado en lacompañía del agua.• Es obligatorio que se anexe al pedido la copia del recibo de agua así comoel historial de pagos.• Al llenar el pedido del agua el beneficiario será el Director, ya que él realizaráel pago del servicio y será el responsable de la entrega del comprobante.• En caso de que el agua sea pagada por el arrendador y éste entregue reciboo factura, deberán de informar a Tania Muñoz o a Cuentas por Pagar paraque gestione el pago. Adicionalmente deberá de enviar el recibo o facturaa Cuentas por Pagar.• En el caso de que por falta de seguimiento del Director el recibo de agua nosea pagado y como consecuencia la compañía de agua imponga unamulta o recargo esta será descontada por nómina al Director.Control de EmisiónElaboró Revisó AutorizóNombre Cuentas por Pagar Contabilidad FinanzasFirma:Fecha: 1 Marzo 20105

Nombre del Documento:Políticas y Procedimientos de Folios oPedidosRevisión: 1Página: 6 de 10C. Política para elaboración de folios o pedidos por Convenciones oViajes:• Antes de elaborar cualquier pedido por concepto de gasto de Convención ode Viaje deberá contar con la autorización por correo del Director General.• El pedido deberá de tramitarse con una anticipación de 5 días para que seautorice el mismo.• Una vez que se cuente con la autorización, ésta deberá ser enviada porLotus (correo interno) a Cuentas por Pagar para que se le asigne una ligao cuenta y se pueda levantar el pedido. Cualquier duda sobre la liga sepuede consultar en el manual de totvs.• El Director deberá de elaborar un formato de Gastos de Viaje (Anexo C1)para que se anticipe el dinero necesario para realizar el viaje. En dichoformato deberá detallar el tipo de gasto a realizar, ya sea transporte,hospedaje, alimentos, etc. En caso de realizar los gastos con su propiodinero, estos gastos deberán de ser reembolsados en el mes en que serealizó el viaje.• La comprobación de los gastos realizados deberá hacerse en un plazomáximo de 5 días después realizado el viaje. En caso de hacer no realizaresta comprobación en tiempo y forma, el anticipo podrá ser descontadopor nomina.• Los tarifas de gastos de viaje autorizadas para Directores de Plantel son:CONCEPTO MONTOTRANSPORTACION CLASE TURISTAHOSPEDAJE $600ALIMENTOS $180TAXIS $150• Todos los comprobantes deben de contar con los requisitos fiscales para seraceptados.Control de EmisiónElaboró Revisó AutorizóNombre Cuentas por Pagar Contabilidad FinanzasFirma:Fecha: 1 Marzo 20106

Nombre del Documento:Políticas y Procedimientos de Folios oPedidosRevisión: 1Página: 7 de 10• No serán autorizados gastos por concepto de snack, lavandería, etc. Quesean gastos personales no relacionados por el viaje.• Gastos adicionales generados relacionados por no llegar a tiempo alaeropuerto, central de autobuses no serán cubiertas por CNCI.Política para elaboración de folios por Mantenimiento de Plantel u otros:• En caso de que el departamento de mantenimiento no pueda cubrir algunanecesidad del plantel el Director podrá levantar folio de mantenimientoprevia autorización por escrito del Director General o del GerenteAdministrativo. Una vez que cuente con la autorización, ésta deberá serenviada por Lotus (correo electrónico) a Cuentas por Pagar para que se leasigne una liga o cuenta. En caso que el proveedor deberá envíar lasiguiente información a Cuentas por Pagar para dar de alta al proveedoren el sistema:• Por política, al folio se deberán anexar 3 cotizaciones para verificar el quesea seleccionada aquella cotización con el menor costo. De no tener lascotizaciones no seguirá su flujo de autorización.Política de Comprobantes (en general):Control de EmisiónElaboró Revisó AutorizóNombre Cuentas por Pagar Contabilidad FinanzasFirma:Fecha: 1 Marzo 20107

Nombre del Documento:Políticas y Procedimientos de Folios oPedidosRevisión: 1Página: 8 de 10• El Usuario deberá de entregar los comprobantes de pedidos o folioslevantados a cuentas por pagar.• En caso de no entregar los comprobantes en tiempo y forma, Cuentas porPagar tiene la facultad de descontar vía nomina aquellos folios nocomprobados dentro del tiempo estipulado con anterioridad.Anexo C1Control de EmisiónElaboró Revisó AutorizóNombre Cuentas por Pagar Contabilidad FinanzasFirma:Fecha: 1 Marzo 20108

Nombre del Documento:Políticas y Procedimientos de Folios oPedidosRevisión: 1Página: 9 de 10Control de EmisiónElaboró Revisó AutorizóNombre Cuentas por Pagar Contabilidad FinanzasFirma:Fecha: 1 Marzo 20109

Nombre del Documento:Políticas y Procedimientos de Folios oPedidosRevisión: 1Página: 10 de 10Política Especial de Comprobantes de Luz y Rentas:• Respecto a los comprobantes de Luz y Rentas, el Director del plantel es elresponsable de recibir y enviar las facturas o recibos por este concepto.• En caso de que el Director del plantel no se encuentre en el mismo, deberádejar instrucciones claras al personal a cargo para la recepción de dichosrecibos para no extraviar estos documentos, y en la primera oportunidadenviarlo a oficinas generales en Monterrey o Polanco a Cuentas porPagar, asegurándose de que dicha área los haya recibido.• Es necesario que ambos comprobantes /recibos sean escaneados yenviados electrónicamente a Cuentas por Pagar antes de ser enviados oentregados físicamente.Control de EmisiónElaboró Revisó AutorizóNombre Cuentas por Pagar Contabilidad FinanzasFirma:Fecha: 1 Marzo 201010