REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN - Cámara de Comercio de Neiva

REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN

INTRODUCCIÓNEl presente Reglamento define las políticas y procedimientos para llevar a cabo elproceso de adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios yconsultoría de la Cámara de Comercio de Neiva, las normas generales para laadministración y manejo de los contratos, la definición y asignación deresponsabilidades de cada una de las áreas que intervienen en las diferentes etapasde contratación.2

CAPITULO IDE LAS NORMAS GENERALESARTICULO I. OBJETO: El presente Reglamento de Contratación tiene como objetodisponer los principios, las competencias, los procedimientos para la formación delcontrato y en general las reglas que rigen la contratación de la Cámara de Comerciode Neiva.ARTICULO 2. DEL CAMPO DE APLICACIÓN: El presente reglamento se aplica a lacontratación que realice la Cámara de Comercio de Neiva, en desarrollo de susfunciones. Los contratos de obra, consultoría, prestación de servicios, suministros,concesiones, convenios, y los demás que en el ejercicio del cumplimiento de susfunciones se presenten.ARTICULO 3. DE LOS PRINCIPIOS EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES: Lasactuaciones de quienes intervengan en la contratación de la Cámara de Comerciode Neiva, se desarrollarán atendiendo los principios de transparencia, buena fé,economía, responsabilidad, equilibrio contractual, planeación, literalidad, solemnidaden la contratación, eficacia y publicidad.a) Principio de transparencia: En virtud de este principio la Cámara de Comerciode Neiva, se obliga a adoptar y utilizar procesos de selección del contratista,con base en reglas claras y objetivas, que sean de público conocimiento y quegaranticen la selección de la propuesta más favorable para la institución.Deberá así mismo garantizar la igualdad de oportunidades para la presentaciónde las propuestas y para su evaluación con fundamento en los términos dereferencia.b) Principio de buena fé: la contratación se tramitará, celebrará y ejecutará debuena fé. Por tanto, ella se presumirá en todas las gestiones y actuaciones de losparticulares ante la institución.c) Principio de Economía: en la contratación se observarán los trámitesestrictamente necesarios para lo cual se señalarán los términos perentorios delas diferentes etapas de contratación; así mismo los funcionarios de la institucióndeberán dar el impulso oficioso y eficaz a las correspondientes actuaciones, detal forma que los procedimientos sirvan para agilizar las decisiones y actuaran detal manera que el desarrollo de las actividades contractuales corresponda a losobjetivos, prioridades, estrategias y orientaciones de la política general de lainstitución.3

d) Principio de responsabilidad: Todos los servidores de la institución queintervengan en cualquier etapa del proceso de contratación, responderán porsus actuaciones y omisiones, y deberán indemnizar por los daños que causen porrazón a ella a la Cámara de Comercio de Neiva, a los contratistas, y a tercerossin perjuicio de las sanciones que de su actuación u omisión se deriven.e) Principio de equilibrio contractual: en los contratos que celebre la institución semantendrá la igualdad o equidad entre derechos y obligaciones surgidas almomento de proponer o contratar según el caso. Si dicha igualdad oequivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, laspartes adoptaran en el menor tiempo posible las medidas necesarias para surestablecimiento.f) Principio de planeación: los procedimientos contractuales deben estarprecedidos por una idónea planeación, en la cual se verifique su adecuación alos planes, proyectos y programas de la Cámara de Comercio de Neiva, asícomo al Plan Anual de Compras y al Presupuesto de la misma.En virtud de este principio no podrá iniciarse ningún proceso contractual sin laexistencia previa de disponibilidad presupuestal.g) Principio de literalidad: Todos los contratos que celebre la Institución deberánconstar por escrito. En ellos, como mínimo se indicarán claramente los elementosnecesarios para la existencia del contrato, el plazo, la forma de pago, lasobligaciones especiales de las partes, las condiciones en que la instituciónejercerá la vigilancia del contrato, las garantías del contrato cuando ella serequieran, las condiciones de liquidación del mismo, y las cláusulasexcepcionales, si a ellas hubiere lugar.h) Principio de Solemnidad en la contratación: además de constar por escrito loscontratos que celebra la institución, estarán sometidos a las condicionessustanciales y requisitos de validez que imponga la ley para cada contrato.i) Principio de eficacia: en virtud de este principio todos los procedimientosadministrativos que se adelanten para la selección del contratista o en laejecución de los contratos, tienen por objeto la consecución de los fines de lacontratación.j) Principio de publicidad: en virtud del principio de publicidad y en caso que elbien o servicio a contratar supere los 20 S.M.L.V., la institución deberá hacer unadivulgación en la página web y en las carteleras del área de atención alpúblico, hasta el día siguiente a la fecha establecida para la recepción de laspropuestas de los proveedores por parte de la Cámara.ARTICULO 4.- APLICACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA: los funcionarios de la Entidad, losproponentes y/o contratistas deberán conocer y cumplir el Código de Ética de laCámara de Comercio de Neiva, de tal manera que las negociaciones y eldesarrollo de los contratos, presenten absoluta transparencia, equidad eimparcialidad en la celebración del negocio jurídico correspondiente y se4

garantice a la Entidad la más absoluta claridad y ventaja para sus intereses en lacontratación que se celebre en su nombre.CAPITULO IIDE LA COMPETENCIA, DELEGACION Y CAPACIDAD PARA CONTRATARARTICULO 5. COMPETENCIA CONTRACTUAL: El Presidente Ejecutivo de la Cámara deComercio de Neiva, en su condición de representante legal de la Entidad, es elresponsable de todos los procesos contractuales de la Institución.Para dar cumplimiento a ello se cuenta con un Comité de Compras el cual estáconformado por el Jefe Administrativo y Financiero, el Auxiliar Administrativo(almacenista) y el coordinador (asistente de presidencia). Este Comité deberáresponder ante el Presidente Ejecutivo por el análisis y transparencia en la escogenciade los contratistas, de acuerdo al tipo de contratación.PARAGRAFO 1.- No obstante, de conformidad con los estatutos, el Presidente Ejecutivorequiere autorización de la Junta Directiva en los siguientes casos:1. Para transferir a cualquier título o gravar los inmuebles de propiedad de laEntidad.2. Para celebrar operaciones de crédito.3. Para la creación o participación de empresas, corporaciones, fundaciones,asociaciones, o cualquier persona jurídica.PARAGRAFO 2.- De igual forma requiere autorización de la Comisión de la Mesa, paracelebrar cualquier clase de contrato cuya cuantía sea superior a 250 S.M.L.M.V.ARTICULO 6. DELEGACION DE LA COMPETENCIA CONTRACTUAL: El Presidente Ejecutivode la Cámara de Comercio de Neiva, podrá delegar la facultad ordenadora del gastodentro del límite de sus propias facultades. En tal virtud, otorga los poderes a losordenadores del gasto para aceptación de ofertas o celebración de contratos.Esta delegación se otorgará mediante resolución expresa, determinando las funcionesespecíficas que se delegan.ARTICULO 7. CAPACIDAD PARA CONTRATAR: podrán celebrar contratos con la Cámarade Comercio de Neiva, todas las personas naturales o jurídicas consideradas comocapaces, conforme a las disposiciones legales vigentes.También podrán celebrar contratos los consorcios y las uniones temporales.PARAGRAFO.- Las personas jurídicas nacionales o extranjeras deberán acreditar que suduración no es inferior a la del plazo del contrato y un año más. Las personas jurídicasde derecho privado y personas naturales que ejerzan una actividad comercial,conforme a las normas del código de comercio deberán demostrar que su constitucióne inscripción en la Cámara de Comercio de sus respectivos domicilios, antecede en un5

mínimo de un (1) año a la fecha de suscripción del contrato y su matrícula seencuentra renovada al momento de contratar.CAPITULO IIIDE LA FORMA DE CONTRATACIÓN, DE LOS REQUISITOS Y DE LA SELECCIÓN DELCONTRATISTAARTICULO 8. DE LA FORMA DE CONTRATACIÓN:1. Ordenes de servicio o pedido de almacén2. Contrato con 3 invitaciones3. Contrato con invitación pública a través de página webARTICULO 9. ORDENES DE SERVICIO O PEDIDO DE ALMACEN: Cuando la cuantía delcontrato sea igual o inferior a 5 S.M.L.M.V., la Cámara podrá comprar o adquirir bieneso servicios mediante la suscripción de una orden de servicio o pedido de almacén. Entodo caso el valor del objeto del contrato atenderá los precios del mercado.ARTICULO 10. CONTRATO CON 3 INVITACIONES: Habrá contrato con 3 invitaciones,cuando la cuantía sea superior a 5 S.M.L.M.V., y hasta 20 S.M.L.M.V; se invitarámediante comunicación escrita a tres proponentes.PARAGRAFO: La Institución realizará la adjudicación del contrato siguiendo elprocedimiento establecido en el proceso de Gestión Financiera, (ProcedimientoCompras, servicios y Contratos).ARTICULO 11. CONTRATO CON INVITACION PUBLICA A TRAVES DE PAGINA WEB: Cuandola cuantía del contrato sea superior a 20 S.M.L.M.V., la Cámara de Comercio de Neiva,invitará a por lo menos tres proponentes a través de comunicación escrita, en lapágina web de la institución y en las carteleras del área de atención al público de lasede principal, por un término de cuatro días hábiles; tiempo durante el cual serecepcionarán las propuestas.PARAGRAFO: La Institución realizará la adjudicación del contrato siguiendo elprocedimiento establecido en el proceso de Gestión Financiera, (ProcedimientoCompras, servicios y Contratos).ARTICULO 12.- CONTRATOS O CONVENIOS QUE NO REQUIEREN INVITACION ESCRITA OPUBLICACION EN PAGINA WEB O CARTELERA1. Cuando se deban celebrar convenios interinstitucionales con entidades de derechopúblico o privado.2. Cuando se trate de contratos de arrendamiento o adquisición de inmuebles.6

3. Cuando se trate de contratos de prestación de servicios intuitu personae.4. Cuando la necesidad inminente o la urgencia o motivo del servicio no permitasolicitar ofertas o cotizaciones.5. Cuando en el mercado exista un único proveedor del bien o servicio a contratar.CAPITULO IVREGLAS GENERALES DE LA CONTRATACIONARTICULO 13.- Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento(50%) de su valor inicial.ARTICULO 14.- Podrá pactarse el pago del contrato en forma parcial, a medida que larealización o entrega de obras, bienes o servicios se vayan presentando. El pagoparcial se hará previa certificación del funcionario o interventor designado paraverificar el cumplimiento de dichas obligaciones.ARTÍCULO 15.- Los contratos que celebre la Cámara de Comercio de Neiva, podránmodificarse, adicionarse o prorrogarse, en forma motivada y de común acuerdo entrelas partes, siempre y cuando se mantenga su objeto.ARTICULO 16. DE LA INTERVENTORIA DE LOS CONTRATOS: La Institución hará lainterventoria de cada contrato que se celebre a través de un funcionario idóneodesignado por el Jefe del departamento Administrativo y Financiero, salvo que sea éstequien deba cumplir esa función; en tal caso será el Presidente Ejecutivo quien lodesigne. Cuando la institución no cuente con el funcionario competente paraefectuar la interventoria deberá contratarla.Corresponde al interventor cumplir las funciones que se encuentran consignadas en elmanual de Interventoria.ARTICULO 17. DE LA CONSTITUCION DE GARANTIAS: Con el fin de garantizar elcumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en los contratos que celebre lainstitución, el contratista deberá constituir las pólizas de acuerdo al bien o servicio quese contrate, de acuerdo a la siguiente tabla:TIPO DECONTRATOPOLIZAVALORASEGURADOVIGENCIACumplimiento.Del 10% al 30% delvalor del contrato.La del contrato ytres meses más.EJECUCIONDE OBRABuen manejo delanticipo.100% del valor delanticipo.La del contrato ytres meses más.Estabilidad.30% del valor delcontrato.La del contrato y60 meses más.7

Salarios yprestacionessociales.10% del valor delcontrato.La del contrato y39 meses más.ResponsabilidadCivilExtracontractual.Del 10% al 20% delvalor del contrato.La del contrato ytres meses más.Cumplimiento.Del 10% al 30% delvalor del contrato.La del contrato ytres meses más.PRESTACIONDESERVICIOS YCONSULTORIABuen manejo delanticipo.Calidad.Salarios yprestacionessociales.100% del valor delanticipo.30% del valor delcontrato.10% del valor delcontrato.La del contrato ytres meses más.La del contrato yhasta 1 año más.La del contrato y39 meses más.Cumplimiento.Del 10% al 30% delvalor del contrato.La del contrato ytres meses más.SUMINISTROBuen manejo delanticipo.100% del valor delanticipo.La del contrato ytres meses más.Calidad.30% del valor delcontrato.La del contrato y12 meses más.PARAGRAFO: En cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o seprorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía.CAPITULO VPERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION DE LOS CONTRATOSARTICULO 18. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION: En aplicación del principio deliteralidad los contratos se perfeccionarán con el certificado de disponibilidadpresupuestal y la firma de las partes; para su ejecución se requiere la aprobación de lasgarantías exigidas, y la firma del acta de iniciación, suscrita por el Contratista y elInterventor.CAPITULO VIDE LA TERMINACION Y LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS Y CLAUSULA PENALARTICULO 19. TERMINACION DE LOS CONTRATOS: Los contratos de la instituciónterminarán por las siguientes causales:1. Por vencimiento del plazo2. Por cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes3. Cuando a juicio de la Cámara el objeto del contrato no se esté cumpliendo endebida forma.8

4. Por mutuo acuerdo entre la Cámara y el contratista.5. Cuando el contratista se encuentre incurso en cualquier causal de inhabilidad oincompatibilidad para contratar con la Cámara.6. Las demás que señale la ley.ARTICULO 20. LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS: Todo contrato deberá ser liquidado ydebe contener entre otros aspectos, el objeto ejecutado, el valor del contrato, el plazode ejecución y la fecha de iniciación.PARAGRAFO 1.- De la liquidación se levantará un acta que suscribirán las partesintervinientes. Si el contratista no asiste, se dejará constancia por parte del interventor,en el evento de quedar algún saldo a favor del contratista que no asista, se realizará eldepósito judicial correspondiente.PARAGRAFO 2.- La liquidación se efectuará dentro del siguiente mes a la terminacióndel contrato.ARTICULO 21. CLAUSULA PENAL: En los contratos que celebre la Cámara de Comerciode Neiva podrá pactarse una cláusula penal pecuniaria que se hará efectivadirectamente por la institución, por el cumplimiento del Contratista, de alguna de susobligaciones contractualesARTICULO 22.- CLAUSULA COMPROMISORIA: En los contratos que celebre la Cámarade Comercio de Neiva, deberá establecerse una cláusula compromisoria que indiqueque toda diferencia que se presente entre las partes con ocasión del contrato, durantesu ejecución o con motivo de su terminación serán sometidas a la decisión de unárbitro nombrado por el Colegio de Abogados del Huila que se sujetará a lo dispuestoen la ley 446 y el decreto 1818 de 1998. El arbitramento será en derecho, funcionará enel Centro de Arbitraje y Conciliación de la Universidad Cooperativa de Colombia yestará integrada por un solo árbitro.9