GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS - Coneval

ANEXO 7GUIA SIMPLE DE ARCHIVOSFONDO:UNIDAD ADMINISTRATIVA:NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO:DOMICILIO:TELÉFONO:CORREO ELECTRÓNICO:VQZ-CONSEJO NACIONAL DE EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA DE DESARROLLO SOCIALDIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓNJOSÉ LUIS MARTÍNEZ MARTÍNEZ SUBDIRECTOR DE ARQUITECTURA TELEFÓNICABLVD. ADOLFO LOPEZ MATEOS NO. 160 COL. SAN ÁNGEL INN C.P. 01060 MÉXICO, D.F.54817223jlmmartinez@coneval.gob.mxCÓDIGO SERIE DOCUMENTAL SERIE DESCRIPCIÓNA.1.1Normatividad en Materia de RecursosHumanosIntegra documentos sobre Normatividad en Materia de Recursos HumanosDocumentos que soportan los trámites de reclutamiento, selección yA.1.2Reclutamiento, Selección y Contratación contratación del personalA.1.3 Expediente Único de Personal Documentación personal que se genera por cada trabajadorA.1.4 Nómina Registro de pago de sueldos y salarios de personal que labora en el ConsejoA.1.5 Capacitación Documentación sobre cursos de capacitación.A.1.6Servicios SocialIntegra documentos tales como oficios dirigidos a instituciones educativas consolicitudes de prestadores de Servicio Social, cedulas de información básica,cartas‐oficios de conclusión.A.1.7Acuerdos de ColaboraciónIntegra documentación soporte de los convenios de colaboración con otrosorganismos públicos o privados.Documentos relativos a la integración del presupuesto asignado, informes deA.2.1Presupuestolas afectaciones presupuestales y los gastos que corresponden al ejercicio delA.2.2Registros contablesIntegra los documentos de los asientos que se realizan de las actividadesrelacionadas con el ingreso o egreso del patrimonio para el desarrollo deactividades del Consejo.A.2.3 Cuentas por liquidar certificadas Documentos que significan los adeudos que tiene el Consejo.A.2.4Fondo rotatorioDocumentación que contiene solicitud, aprobación y todo el soportedocumental para los préstamos de recursos financieros de disposicióninmediata, con la amplitud adecuada a las unidades responsables a fin depermitirles sufragar gastos emergentes.A.2.5Estructura organizacionalDocumentación soporte de la integración de la modificación o actualización dela estructura orgánica.A.3.1 Normatividad en materia de adquisiciones Integra documentos sobre Normatividad en Materia de Adquisiciones- 1 de 5 -

ANEXO 7GUIA SIMPLE DE ARCHIVOSA.3.2A.3.3AdquisicionesComité de adquisicionesDocumentos que amparan el proceso de adquisiciones de un bien, como:requisiciones, suficiencia presupuestal, autorizaciones presupuestalesIntegra las carpetas de trabajo con resoluciones y acuerdos del grupo detrabajo.A.3.4 Bienes muebles Documentación que se genera de los listados de control de bienes muebles.A.3.5 Servicios Básicos Documentos soporte del registro y control de los servicios básicosA.3.6MantenimientoDocumentos que se generan del registro e informe sobre dotación demantenimiento y conservación.Documentación generada y que valida el programa interno de protección civil,como:normatividad, programas de protección civil, nombramientos de responsables,A.3.7 Protección civil estrategias, capacitación, evaluación de daños, registros y reportes, etc.A.4.1A.4.2A.4.3A.5.1Solicitudes de informaciónComité de InformaciónSistemas de Datos PersonalesProgramasExpedientes de las solicitudes de información, recibidas y atendidas en elmarco de la Ley y con base en los Lineamientos emitidos por el IFAI, así comode los trámites y procedimientos derivados de su atención.Integra las carpetas de trabajo con resoluciones y acuerdos del grupo detrabajo.Documentación soporte de la información relativa a la protección de datospersonales.Documentos que amparan las acciones estimadas anualmente para elequipamiento, mantenimiento y actualización de la infraestructura informáticay telefónica.A.5.2ProyectosIntegra la documentación soporte de los diseños de la información necesaria através del desarrollo e implementación de sistemas, portales y solucionesinformáticas de las diferentes unidades administrativas.A.5.3Mantenimiento infraestructuraDocumentación soporte de los programas de equipamiento, actualización ymantenimiento de la infraestructura informática y telefónica.- 2 de 5 -

ANEXO 7GUIA SIMPLE DE ARCHIVOSCORREO ELECTRÓNICO:arperalta@coneval.gob.mxCÓDIGO SERIE DOCUMENTAL SERIE DESCRIPCIÓNIntegra los Documentos que describen los lineamientos y criterios elaboradosE.1.1Normatividad en materia de evaluación por la Dirección General Adjunta de Evaluación.E.1.2Sistemas de evaluaciónSoporte documental de la planeación y coordinación de la elaboración de losdiagnósticos y análisis sobre los sistemas y mecanismos de evaluación a nivelfederal de la política y/o los programas de desarrollo social;E.1.3E.1.4E.1.5E.2.1E.2.2Coordinación con organismos externosAcuerdos de colaboraciónCursos, talleres, seminarios, conferencias enmateria de monitoreoEvaluación de la política y los programasfederalesInformes de evaluaciónDocumentos relativos a la colaboración interinstitucional de la DirecciónGeneral Adjunta de Análisis de la Pobreza con diversos organismos.Integra documentación soporte de los convenios de colaboración con otrosorganismos públicos o privados.Documentación sobre la cursos, talleres y/o seminarios que la DGA imparta enmateria de evaluación y monitoreo.Soporte documental del desarrollo de estudios en materia de evaluación.Documentación soporte de la coordinación de la elaboración de informesoficiales de resultados de las evaluaciones.E.3.1E.3.2Sistemas de monitoreoMatriz de marco lógicoSoporte documental de la planeación y coordinación de la elaboración de losdiagnósticos y análisis sobre los sistemas y mecanismos de monitoreoexistentes a nivel federal de la política y/o los programas de desarrollo social.Documentación sobre los procesos de revisión de la Matriz de marco lógico delas dependencias y entidades.FONDO:UNIDAD ADMINISTRATIVA:NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO:DOMICILIO:TELÉFONO:CORREO ELECTRÓNICO:VQZ-CONSEJO NACIONAL DE EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA DE DESARROLLO SOCIALDIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE COORDINACIÓNNEREIDA HERNANDEZ REYESBLVD. ADOLFO LOPEZ MATEOS NO. 160 COL. SAN ÁNGEL INN C.P. 01060 MÉXICO, D.F.54817212nhernandez@coneval.gob.mxCÓDIGO SERIE DOCUMENTAL SERIE DESCRIPCIÓN- 4 de 5 -

ANEXO 7GUIA SIMPLE DE ARCHIVOSC.1.1AsesoríaDocumentación soporte de la asesoría al Presidente del Consejo, al SecretarioEjecutivo, a los investigadores académicos y a las Direcciones GeneralesAdjuntas, sobre la normatividad en general para su adecuada interpretación.C.1.2Recursos LegalesSoporte documental de los recursos legales permisibles para atender,contestar y tramitar las demandas y quejas dirigidas al Consejo.C.2.1 Manual de Identidad Grafica Documentación soporte del Manual de Identidad del Consejo.C.2.2Logística de eventosIntegra documentación de la planeación de las actividades y los recursosmateriales, humanos y financieros que demanden los eventos que organicenlas áreas del Consejo.C.2.3 Acciones de información Documentos relativos a las actividades de información.C.2.4Acciones de difusiónDocumentos relativos a las actividades de difusión del Consejo a través de losmedios de comunicación, nacionales y extranjeros.C.3.1Asesoría técnicaSoporte documental de los servicios de asesoría técnica que requiera elSecretario Ejecutivo mediante la planeación de los recursos humanos,materiales y de información disponibles;C.3.2C.3.3C.3.4C.3.5Órganos ColegiadosConsolidación de archivosSeguimiento InterinstitucionalEvaluación InstitucionalSoporte documental de las sesiones de trabajo del Comité Directivo y laComisión Ejecutiva, tales como minutas, acuerdos, actas, informes de labores,listas de asistencia, recomendaciones, seguimientos de acuerdos, etc.Documentación de la organización de los archivos, instrumentos de consulta,relaciones de expedientes, etc.Soporte documental de la coordinación del seguimiento a las propuestas,sugerencias y observaciones que hagan la Comisión Nacional de DesarrolloSocial, la Comisión Intersecretarial de Desarrollo Social, el Consejo Consultivode Desarrollo Social, el Ejecutivo Federal y cualquier otro organismo departicipación social.Documentación soporte de los mecanismos de evaluación de las áreas delConsejo para medir la eficiencia y eficacia de la gestión.- 5 de 5 -