Descargar el informe pormenorizado de control interno a diciembre ...

JEFE DECONTROLINTERNOINFORME DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011Ricardo Arturo Arias BeltránPERIODO EVALUADO:Último cuatrimestredel 2012FECHA DE ELABORACIÓN Enero de 2013En cumplimiento de la Ley 1474 Art. 9 parágrafo 3, la Oficina de Control Interno de la Defensoríadel Pueblo, se permite presentar el informe pormenorizado del estado de control interno de laentidad, correspondiente al periodo comprendido entre septiembre y diciembre de 2012; informeque tuvo en cuenta la implementación del MECI en la Entidad a través de la Resolución 1047 del27 de noviembre de 2006. Durante el periodo del informe se desarrolló la encuesta de percepcióndel Sistema de Control Interno al interior de la Defensoría del Pueblo entre los días 13, 14 y 18 dediciembre de 2012 con una muestra selectiva de 209 funcionarios de los cuales se logró que 118funcionarios diligenciarán la encuesta de percepción, es decir se obtuvo una participación del56.45%, la herramienta empleada por la Oficina de Control Interno para aplicar la encuesta fue eldiseñó de una plataforma virtual para el diligenciamiento de la encuesta con el fin de lograr laparticipación de todos los funcionarios seleccionados así se encontraran en las sedes de laRegionales más apartadas de la Defensoría.El resultado general que se obtuvo es que el sistema requiere ser fortalecido en la mayoría de loselementos.RESULTADOS OBTENIDOS1- SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICOSe observa un retroceso con respecto a los años anteriores dado que por la vigencia 2011presentaba un estado de avance del 76.89%, requiriendo en términos generales mejorasimportantes.DIFICULTADES1.1. Falencias en los mecanismos de socialización de los acuerdos, compromisos y protocoloséticos de la Defensoría.1.2. Por deficiencias en la comunicación interna de la Entidad, se puede estar presentandodesconocimiento por parte de los funcionarios de las labores que desarrollan las otras áreas de laDefensoría, como por ejemplo la medición del clima laboral, la disminución y/o incremento de lasinvestigaciones disciplinarias relacionadas con las faltas éticas, las quejas y reclamosrelacionados con la prestación de servicios de la Defensoría.1.3. Los documentos que contienen la misión, visión, objetivos institucionales, acciones,cronogramas, responsabilidades y metas acordes con el quehacer institucional, los encuestadosperciben que se encuentran en proceso de implementación, conllevando muy probablemente adesconocimiento de la misión, visión, objetivos institucionales, etc.1.4. El modelo de operación por procesos que busca armonizar la misión y visión orientando laDefensoría hacia los procesos, no es entendido ni aplicado por todos los funcionarios y durante elúltimo año no se han realizado jornadas de socialización del mapa de procesos.1.5. No existen prácticas de administración del riesgo.

AVANCES1.1. La Defensoría del Pueblo cuenta con la Resolución 931 del 19 de diciembre de 2002 en la cualadopta la carta de valores y principios éticos. Se realizarán tareas en aras de lograr que todos losfuncionarios sean conocedores de los principios éticos, así no hayan participado de la elaboraciónde los mismos; estos se convertirán en un parámetro del comportamiento que orientara laactuación de todos y por ende generara transparencia en la toma de decisiones y propiciara unclima de confianza para el logro de los objetivos de la Defensoría.1.2. La Coordinación de la Gestión del Talento Humano realizó jornadas de inducción a los nuevosfuncionarios de la entidad finalizando noviembre y principios de diciembre de 2012.2- SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓNCon los resultados obtenidos en la encuesta se observa que la Defensoría ha venido recayendo eneste componente, toda vez que en la vigencia 2011 se presentó un estado de avance del 95.2% esdecir se redujo en un 49.36%.DIFICULTADES1.1. Las guías de acción y/o políticas de operación para la implementación de las estrategias de laDefensoría no están adoptadas, divulgadas ni socializadas.1.2. Los procedimientos de la Defensoría no están adoptados y divulgados y por falta de estosconlleva a que no se tenga controles preventivos y correctivos para las actividades ni tampocoindicadores para medir el grado de avance en el cumplimiento de las metas y objetivos.1.3. El manual de procedimientos no fue diseñado, construido, adoptado y divulgado a partir de larecopilación e integración de la información que regula las acciones de la entidad.1.4. No se cuentan con mecanismos de seguimiento y evaluación a los canales internos decomunicación.3- SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIONEn la vigencia 2011 se obtuvo un 86.71% y para la vigencia 2012 un 46.56%, es decir se presentóuna disminución del 40.15%.DIFICULTADES1.1. No se realizaron mediciones al Sistema de Control Interno en forma concienzuda en añosanteriores y por este motivo no se tomaron los correctivos del caso para evitar eldesmejoramiento que se observa en la sostenibilidad del MECI.1.2. La Oficina de Control Interno presentó su plan General de Actividades -PGA- en el mes denoviembre y este fue aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno.1.3. No se observan mecanismos de verificación y evaluación por parte de los líderes de losprocesos para determinar la efectividad del Sistema de Control Interno.

AVANCES1- La Oficina de Control Interno presento su Plan de Actividades para los meses de noviembre ydiciembre y logró desarrollar las actividades propuestas.2- Con base en las directrices que expidió el DAFP, la Oficina de Control Interno desarrolló alinterior de la Defensoría del Pueblo la Encuesta de Percepción del Sistema de Control Interno,aplicándola los días 13, 14 y 18 de diciembre de 2012.PROPUESTAS DE MEJORA AÑO 2013 - SISTEMA MECI-Los resultados de la encuesta se dieron a conocer al Comité de Coordinación del Sistema deControl Interno el 1 de febrero de 2013, dentro de los compromisos adquiridos por la Oficina dePlaneación de la entidad, fue presentar un Plan de Mejoramiento con miras a sensibilizar,socializar y capacitar a los funcionarios para que haya una mayor claridad sobre los aspectosconceptuales del Sistema de Control Interno y de su aplicación entre los funcionarios y los líderesde los procesos, y de esta manera lograr avances significativos en el Sistema. Durante el periodoque comprende este informe, la Oficina de Control Interno en el ejercicio de sus funciones, notuvo conocimiento de posibles actos de corrupción e irregularidades que se hubieran presentadoal interior de la entidad.