Lineamientos para centros empresariales - Coparmex

jjLineamientos para Centros Empresarialesen su Candidatura para elEncuentro Empresarial 2008IntroducciónLa COPARMEX ha estado siempre comprometida con las mejorescausas del país desde su fundación en 1929. Lo ha hecho con sentidocrítico, pero también con propuestas dirigidas a mejorar el bien ser y elbienestar de todos los mexicanos.Con objeto de promover un diálogo abierto, crear propuestas y generaracciones concretas en beneficio del país y sobre todo de los sectoresmás desprotegidos, COPARMEX celebra año con año un EncuentroEmpresarial en el que se reúnen empresarios, actores políticos ysociales para discutir temas trascendentales para México y susociedad.El Encuentro Empresarial que anualmente reúne a la ComunidadCOPARMEX representa el evento más significativo de nuestrainstitución.Los temas tratados en el Encuentro brindan elementos para lareflexión y la acción de nuestra Confederación. Nos ayudan acomprender mejor el entorno y actuar en consecuencia para sutransformación. También son una oportunidad excepcional paraplantear a los círculos políticos y a la opinión pública posiciones ypropuestas.El contenido del Encuentro es esencial, pero también lo es la sede enla cual, la COPARMEX mostrará su presencia nacional, su influencia ysu capacidad de convocatoria.Asumir el compromiso de la organización del Encuentro Empresariales motivo de orgullo y privilegio, pero también representa laoportunidad de fortalecer al Centro Empresarial, en su presencia y sucapacidad de interacción con la sociedad, con el poder público y antelos medios de comunicación.La profundidad y trascendencia del Encuentro Empresarial requiereuna exhaustiva organización, meses de trabajo continuo paraorganizar que expositores, patrocinadores, invitados especiales ysobre todo, los socios de nuestra institución participen en un eventodigno del nombre e historia de la COPARMEX.Asegurar que ello sea posible, es responsabilidad del PresidenteNacional, de la Oficina de la Presidencia, del Comité de Contenido, delCentro Empresarial sede y del staff de la Confederación.Al ser varios los Centros Empresariales interesados en ser sede de tanimportante acto, resulta necesario apoyarles con una guía queLineamientos para centros empresarialesen su candidatura para el Encuentro Empresarial

jjestablezca los lineamientos necesarios a cubrir para llevar a cabo unEncuentro Empresarial, incluyendo las responsabilidades tanto delCentro Empresarial como de Coparmex Nacional.Pasos en la candidatura del Centro Empresarial1. Confirmación por escritoUna vez que el Centro Empresarial ha tomado la decisión de lanzar sucandidatura para ser sede del Encuentro Empresarial, su Presidentedeberá confirmarlo por escrito.La carta deberá ser enviada en atención al Presidente de laCOPARMEX a más tardar el día 1° de febrero de 2008. Ésta, deberá iracompañada de su documento oficial de candidatura en la que sedetalle:• Perfil y atractivos de la Ciudad• Infraestructura – disponibilidad y facilidad de centro deconvenciones, capacidad hotelera, transporte (aéreo y terrestre).• Capacidad de convocatoria• Apoyo financiero – si se puede contar con patrocinios privados y/opúblicos.• Vínculos y apoyo de medios de comunicación• Si se cuenta con experiencia en la organización y celebración deeventos institucionales y cuáles.• Eventos de convivencia en el marco del Encuentro EmpresarialLos Centros Empresariales interesados deberán estar al corriente desus cuotas con la COPARMEX.2. Comité CalificadorLos documentos de candidatura de los Centros Empresarialesinteresados, serán evaluados por un Comité Calificador que estaráintegrado por cinco miembros de los Comités de Contenido de los dosEncuentros Empresariales anteriores.El Presidente de la COPARMEX definirá a los cinco integrantes delComité Calificador.Después de analizar los documentos candidatura enviados por losCentros Empresariales interesados, el Comité Calificador dará su vistobueno para que el Centro Empresarial prosiga con su candidatura,notificándoselos por escrito a más tardar el 8 de febrero de 2008.Una vez notificados, los Centros Empresariales serán consideradoscandidatos oficiales y podrán proceder con su presentación en la juntade Presidentes y Directores de Centros Empresariales del jueves 13de marzo de 2008.Lineamientos para centros empresarialesen su candidatura para el Encuentro Empresarial

jj3. Presentación ante Presidentes y Directores deCentros EmpresarialesUn elemento crucial en la candidatura del Centro es la presentaciónoral que deberá llevar a cabo en el marco de las Juntas Nacionales dela COPARMEX, el 13 de marzo ante los Presidentes y Directores deCentros.La presentación deberá contener los siguientes aspectos:• Perfil y atractivos de la Ciudad• Infraestructura – disponibilidad y facilidad de centro deconvenciones, capacidad hotelera, transporte (aéreo y terrestre).• Capacidad de convocatoria• Apoyo financiero – si se puede contar con patrocinios privados y/opúblicos.• Vínculos y apoyo de medios de comunicación• Si se cuenta con experiencia en la organización y celebración deeventos institucionales y cuáles.• Eventos de convivencia en el marco del Encuentro EmpresarialAl término de las presentaciones de cada uno de los candidatos, sellevarán a cabo las votaciones – un voto por Centro - para elegir alcandidato ganador.La sede que resulte ganadora deberá ser aprobada el viernes 14 demarzo de 2008 por la Comisión Ejecutiva y el Consejo Directivo de laCoparmex, conforme lo establecen los Estatutos.4. Comité de Contenido del Encuentro EmpresarialEl Comité de Contenido del Encuentro Empresarial, tendrá laresponsabilidad de generar el objetivo, tema, lema, contenido,definición de expositores y moderadores, mecánica y demásactividades que tengan relación con este rubro y que sea necesarioimplementar para el éxito del evento.El Presidente del Comité de Contenido será propuesto a la ComisiónEjecutiva por el Presidente de COPARMEX.El Presidente del Comité de Contenido nombrará a un equipo detrabajo que será integrado por, dos representantes del CentroEmpresarial ganador (pudiendo ser el propio Presidente del Centro, oquien el designe y el Director del Centro), invitados especiales yfuncionarios de COPARMEX a quienes convocará a reuniones deplaneación y seguimiento de tareas asignadas.El Presidente del Comité de Contenido tiene facultades para la tomade decisiones e informará de los avances del mismo a la ComisiónEjecutiva y Consejo Directivo de COPARMEX.Lineamientos para centros empresarialesen su candidatura para el Encuentro Empresarial

jj5. Responsabilidades• Ingresos y egresos: Es responsabilidad del Centro Empresarial lafijación del costo del Encuentro Empresarial, así como del manejode los ingresos y egresos del evento y por tanto, asumiráíntegramente la utilidad o pérdida por la realización del evento.• Programa del Encuentro: Es responsabilidad del Comité deContenido generar el objetivo, tema, lema, contenido, definición deexpositores y moderadores, mecánica y demás actividades quetengan relación con este rubro y que sea necesario implementarpara el éxito del evento.• Imagen: El Centro Empresarial será el responsable general deldiseño de imagen y aplicaciones del Encuentro, además de lospresupuestos de producción, aplicaciones y display, los cualesllevarán visto bueno del Comité de Contenido, pudiendo en todocaso solicitar el apoyo del área de diseño de COPARMEX.COPARMEX, aprobará el uso adecuado del logotipo de laConfederación en la imagen del Encuentro Empresarial.• Registro, facturación, cobranza y promoción: Seráresponsabilidad del Centro Empresarial la logística, registro,facturación y cobranza a los asambleístas que se inscriban aparticipar en el Encuentro Empresarial.COPARMEX proporcionará la lista de Consejeros Nacionales quese inscriban al Encuentro Empresarial y realizará el pago al CentroEmpresarial de aquellos que asistan al evento y hayan cubierto suaportación anual a la Confederación. El pago señalado secompensará con las cuotas mensuales del Centro Empresarial apartir del mes de marzo de 2009.COPARMEX a través de la Dirección de Administración,mantendrá comunicación y actualización de la información de lainscripción de los consejeros, con la persona que designe elCentro Empresarial.6. Convocatoria y Difusión• El Centro Empresarial es el responsable de generar la estrategiageneral de convocatoria y difusión, así como de compartir conCOPARMEX, líneas de acción al respecto para efectos decolaboración conjunta.• COPARMEX será responsable de la convocatoria y difusión quese realizará con los Centros Empresariales, Comisiones deTrabajo, Grandes Empresas y Asociaciones, así como de ladifusión en sus propios medios ( Revista Entorno y página Web ),conforme a la estrategia generada por el Centro Empresarial.Lineamientos para centros empresarialesen su candidatura para el Encuentro Empresarial

jj7. PatrocinadoresEs responsabilidad del Centro Empresarial la obtención de patrociniosdiversos en dinero o en especie con el apoyo y respaldo de laCOPARMEX, los cuales deberán ser utilizados en la mejor realizacióndel Encuentro Empresarial.De los patrocinios que obtenga con el apoyo de COPARMEX, el 20%ingresarán a la CONFEDERACIÓN (del 20%, el 15% se destinará alpago de las comisiones a que haya lugar) y el 80% se entregará alCentro Empresarial.El Centro Empresarial entregará una lista de empresas a las quesolicitará directamente patrocinios, de tal suerte que la Confederaciónno realizará gestiones que impliquen la recepción de alguna comisión.El Centro Empresarial podrá liberar, en su caso, toda o parte de dichalista cuándo así lo juzgue conveniente.8. LogísticaEs responsabilidad del Centro Empresarial la logística en general delEncuentro Empresarial.El Comité de Contenido designará a una persona de COPARMEX,para asesorar en algunas tareas y actividades especiales como:a) Comida con el Presidente de la República;b) Atención al estado mayor presidencial;c) Atención especial que se brinda al Presidente de COPARMEX,su esposa, ex presidentes de COPARMEX, presidentes deorganismos cúpula, expositores e invitados especiales.El Centro Empresarial proporcionará y cubrirá el costo de sietehabitaciones en los hoteles sede que incluye lo siguiente:- Hospedaje y alimentación para el Presidente Nacional y suesposa.- Hospedaje para el Director General.- Hospedaje para cinco Ejecutivos que designará COPARMEX- Inscripción al EncuentroAdicionalmente el Centro Empresarial podrá solicitar la presencia deotros ejecutivos de la Confederación para las tareas que considerenecesario cubriendo los gastos correspondientes.Igualmente se cubrirá la asistencia y hospedaje para diez periodistasde los medios nacionales invitados por COPARMEX de comúnacuerdo con el Centro Empresarial.El Centro Empresarial, dará todas las facilidades necesarias pararealizar la Asamblea Estatutaria, en el marco del EncuentroEmpresarial.Lineamientos para centros empresarialesen su candidatura para el Encuentro Empresarial

jjInstalaciones en la sede del EncuentroUno de los aspectos más importantes en el proceso de candidatura yen la celebración del propio Encuentro son las instalaciones delevento. Puede elegirse ya sea un Centro de Convenciones o bienalgún Hotel que cuente con todas las facilidades necesarias.Es importante considerar en la elección de las instalaciones para elevento, los siguientes requerimientos:• Salón para ConferenciasMontaje: Montaje tipo escuela para 800 personas con posibilidad decrecimiento a 1000. Cuatro o cinco personas por tablón, dos tablones unidos yconsiderar pasillos intermedios. Considerar un espacio con el tamaño adecuado para lainstalación del display así como una o dos pantallas deacuerdo a sus requerimientos. En el presidium se sugiere el uso de presidium normal(tablones y sillas y de salita Hospitality (sillones y mesitas debar)Servicio:Coffee BreakSe recomienda que los servicios de comidas y cenas se lleven acaboen lugares alternos al salón de conferencias.En lo referente a la atención al Estado Mayor Presidencial en el casoque el Presidente de la Republica inaugure o clausure, COPARMEXNacional se hace cargo de este tema.• Oficina de CoparmexLa oficina de COPARMEX, deberá de tener todo lo necesario paratrabajar y resolver cualquier asunto que se requiera. Se sugiere llevartodo lo necesario de papelería, manteles y banderines con logos (deser necesarios), bandera nacional con pedestales, inclusive botiquínde primeros auxilios. En este lugar se sugiere concentrar los regalospara los expositores, carpetas y/o portafolios para los asistentes,revistas etc. Y por supuesto que haya una persona responsable delfuncionamiento total de esta oficina.Es importante considerar la instalación de una fotocopiadora de buenacapacidad para el material que se requería entregar los días del evento.Es importante considerar extensiones eléctricas, telefónicas. Así comoun mínimo tres computadoras o lap top para el uso del personal,interconectadas a una impresora.Lineamientos para centros empresarialesen su candidatura para el Encuentro Empresarial

jj• Sala de PrensaMontaje:Equipo para reporteros:Equipo audiovisual:• Área de Registro: Montaje tipo escuela para 35 personas concuatro sillas cada tablón, con pasillo en medio delsalón. Presidium al frente sobre estrado para cuatropersonas así como podium. Mesas de apoyo atrás del salón para instalar tresaparatos de fax Un tablón para instalar servicio de café. Mesa de registro fuera del salón para dospersonas Extensión telefónica. Se solicita diez computadoras con acceso aInternet. Interconectadas a una impresora en red. Una fotocopiadora de mediana capacidad. Dos extensiones telefónicas, ustedes decidirán sies con acceso a llamadas locales o de largadistancia, establecer el mecanismo para hacerlo,si será con claves o no. Transmisión de circuito cerrado de las sesionesal salón de prensa. Deberá de haber equipo de audio con micrófonoen podium y uno en presidium. Dos inalámbricos mas para preguntas yrespuestas. Extensiones eléctricas para conectar equipos. Es ideal que se tenga circuito cerrado para laproyección en vivo de las sesiones en la sala deprensaMontaje del registro: Es decisión del Centro Empresarial laorganización del registro, esto es si lo harán conel personal del Centro o si prefieren contratar a unproveedor de este servicio.Esta es una sugerencia: Cinco tablones con cinco sillas, con mediostablones comocontrabarra Extensiones eléctricas trifásicas, Postes unifila se necesitan como ocho o diez. Tres tablones adicionales con dos sillas pararegistros especiales.Lineamientos para centros empresarialesen su candidatura para el Encuentro Empresarial

jj Extensión telefónica.• Display tipo escenografía, y gallardetes de patrocinadoresSe deberá de considerar el diseño y creación de un display para eldesarrollo del Encuentro el cual deberá de llevar el lema del mismo,además de la elaboración de gallardetes con los nombres de lospatrocinadores.• StandsEs importante considerar un área específica para los stands de lospatrocinadores.• Salón VIPEste salón debe tener la capacidad de reunir hasta 20 personas en unambiente relajado que cuente con escritorios, sillones, mesitas paracafé, sillas. El salón permanecerá permanentemente cerrado durante elEncuentro y será utilizado únicamente para expositores, moderadores ygente del staff. La entrada se controla a través de gafetes.9. HospedajeEn la presentación y el documento de candidatura el CentroEmpresarial debe identificar claramente la capacidad hotelera,haciendo mención de los hoteles previstos (de diferentes niveles) yque se encuentren en la cercanía del Centro de Convenciones.El transporte del hotel al Centro de Convenciones también debe serconsiderado dentro de la presentación y el documento de candidatura.Se recomienda que los invitados se encarguen directamente de sureservación en el hotel y de la compra de sus boletos de avión. Es poresto que el Centro Empresarial debe contemplar tarifas preferenciales.Es importante que inmediatamente después de que el Centro hayaganado la sede del Encuentro Empresarial, se bloquen los Hoteles y elCentro de Convenciones necesarios.10. TransporteEs esencial que el documento de candidatura contenga informacióncompleta y clara sobre todos los medios de transporte de su ciudadPara los invitados que llegan por vía aérea es necesario incluir no sololas conexiones que pueden hacer sus vuelos sino también medios detransporte terrestres.Lineamientos para centros empresarialesen su candidatura para el Encuentro Empresarial

jjEsta sección deberá incluir las tarifas preferenciales o descuentos,mismos que deberán ser negociados previamente con aerolíneas,autobuses o cualquier otro servicio de transporte contratado.11. Estrategia PromocionalPara asegurar que el Encuentro Empresarial será promocionado atodos los Centros Empresariales, tanto Coparmex Nacional como elCentro Empresarial sede deberán ser muy activos en la promoción delEncuentro.Un rubro muy importante que los Centros Empresariales deben deconsiderar es la elaboración de una estrategia promocional, la cualdeben de dar a conocer en su presentación y documento decandidatura.Para el mayor éxito del Encuentro es importante considerar que lapromoción oficial del Encuentro (con folletería, posters y demásmaterial que se considere necesario), deberá iniciarse cuando menostres meses antes de la celebración del evento.12. Encuentros Empresariales FuturosCon la finalidad de optimizar tiempos y esfuerzos en la realización deEncuentros Empresariales futuros, es prioritario el tener determinadala sede con un año de antelación. Durante la Asamblea Estatutariaprevia al Encuentro, será realizada la votación para la elección de lasede.Para este efecto, se solicita a los Centros Empresariales interesadosen participar, hagan llegar por escrito su solicitud, dos meses antes dedicha Asamblea, del mismo modo, en las juntas nacionales del messiguiente a su solicitud, deberán realizar su presentación oficial ypromoción del Centro como posible sede.Datos de contacto y mayor información:Yesica González PérezDirectora de Asuntos InternacionalesCOPARMEX, S.P.Tel. +(52) (55) 5682 5466 ext. 254 / 5687 3965Fax: +(52) (55) 5687 2628E-mail: ygonzalez@coparmex.org.mxSheila A. Salomo RuizAsuntos InternacionalesTel. +(52) (55) 5682 5466 ext. 255E-mail: sasalomo@coparmex.org.mxNota aclaratoria: las fechas establecidas en el presente documentocorresponden exclusivamente al Encuentro Empresarial 2008, paraposteriores Encuentros éstas serán adecuadas a las circunstancias decalendario del año correspondiente.Lineamientos para centros empresarialesen su candidatura para el Encuentro Empresarial