Auditoría contable - CEI

Sección de los criterios2. ComercioRecomendación de Procedimientos de auditoría interna eInstrumentos de Verificación2.1 Trazabilidad Para verificar que el sistema de trazabilidad está funcionando acorde alos parámetros requeridos, se recomienda realizar ejercicios detrazabilidad, tomando varios lotes de producto al azar, y recorriendotodo el proceso, tanto a nivel físico como documental.Como instrumentos de verificación se pueden considerar los siguientes:- Documento con explicación del sistema de trazabilidad y el flujode producto claramente estipulado.- Registro de los productos obtenidos de sus miembros,indicando el nombre del miembro individual, la fecha de compra,el nombre del producto, el volumen y el precio recibido por elmiembro.- Documentos de ventas Fairtrade (FT), con clara identificaciónde que es una transacción FT (por ejemplo, facturas, notas deentrega)- Registro de todas las ventas FT, indicando volumen vendido, elnombre del comprador y su número de identificación deFairtrade International, la fecha de la transacción y unareferencia a los documentos de venta, de tal manera que elórgano de certificación sea capaz de vincular estos registroscon los documentos de ventas correspondientes.- En el caso de procesamiento de productos FT, se debe llevarun registro que especifique la cantidad del producto antes ydespués del procesamiento.- Marcación de los productos FT, con el número de identificación,ó las palabras ”Fairtrade International/Comercio Justo Fairtrade”Ver proceso para cacao, azúcar de caña, jugo o té, en la sección 2.1.82.2 Suministro Es necesario demostrar que el producto que se está vendiendo FT notiene más de un año de haberse producido, antes de que laorganización se certifique. Para poder verificar este punto, se deberevisar la trazabilidad de los lotes producidos en ese período anterior ala certificación.2.3 Contratos Para revisar los criterios de contratos, la práctica más usada es larevisión de contratos FT al azar y verificar que cumplen con losrequisitos establecidos en la norma, respecto a la información mínimaque deben llevar. Por este mismo procedimiento se verifica también quelos contratos FT no se hayan establecido en períodos de suspensión ódes-certificación.2.4 Uso de la MarcaRegistrada FairtradeEl cumplimiento de los criterios sobre uso de la marca registradaFairtrade en material promocional, web y empaques de producto, puedeverificarse por medio de documentos escritos que demuestren que lospermisos han sido gestionados por la organización y otorgados porescribo por Fairtrade Internacional.Sección de loscriterios3. Producción3.1 Manejo de lasPrácticas deRecomendación de Procedimientos de auditoría interna eInstrumentos de VerificaciónDentro de los instrumentos de verificación posibles se encuentran:- Documento con identificación de riesgos, con relación a los

Producción3.2 ProtecciónAmbientalcriterios del manejo de prácticas de producción.- Documento y entrevistas a encargados correspondientes, paradeterminar que hay un procedimiento para verificar y evaluar eldesempeño de los miembros con relación a estos criterios.- Documentos que demuestren que se ha informado y explicado losrequisitos ambientales y laborales mencionados en el capítulo deProducción.(Pueden ser actas de reuniones, material que se hayabrindado a los miembros, videos, fotografías, otros)- Lista de miembros que cultivan productos de Comercio JustoFairtrade, preferiblemente con información de las fincas referente alas prácticas de producción y los posibles riesgos (por sector, porfinca, por comunidad, otros).- Entrevistas a los productores para identificar si la información fuebien entendida y si se requiere reforzarlo.- Visitas a fincas para verificar que los criterios de producción seestán cumpliendo en las unidades de producción. Manejo ambiental El instrumento de verificación propuesto es la entrevista a la persona de laorganización que tiene la responsabilidad de dirigir las medidas operativasnecesarias para que se cumplan los requisitos establecidos en la sección3.2 de Protección Ambiental. El propósito es asegurar que la personaconoce su nombramiento, sus funciones asignadas y los temasrelacionados, y es capaz de liderar el proceso internamente, y explicarlo aun auditor externo Fairtrade. Manejo de plagas Para verificar el cumplimiento de criterios en el manejo de plagas sesugieren los siguientes procedimientos e instrumentos:- Revisión de plan de capacitación que contenga los temas demanejo de plagas especificados en el criterio (monitoreo, formasalternativas de control, medidas para evitar desarrollo deresistencia a plaguicidas, medidas de protección, peligros y riesgosde las personas que aplican los plaguicidas, otros)- Entrevista a productores y trabajadores, para determinar:o Si la aplicación de plaguicidas está basada enconocimiento de las plagas y enfermedades, que puedanasegurar un mejor manejo de los productos.ooSi he recibido capacitaciónSi implementan medidas de protección personal como eluso de equipo de protección y manejo especial de ciertosproductos.o Si conocen los peligros y riesgos en el manejo deplaguicidas.o Si conocen el peligro de usar envases de plaguicidas paratransportar agua y/o alimentos.o Si conocen los procedimientos de manejo yalmacenamiento de envases (el triple lavado, etc.)o Si conocen la lista de materiales prohibidos y si estánclaros que no se deben usar los de la lista roja.o Si se usan medios alternativos al uso de herbicidas- Registros de capacitación a productores y trabajadores, en manejode plaguicidas y la importancia del equipo de protección personal.- Visitar área con actividad humana (viviendas, comedores, oficinas,almacenes o similares) para verificar que se cumplen las zonas deamortiguamiento especificadas en el criterio así como la nofumigación aérea en esas áreas con actividad humana. Entrevistarpersonas de esas áreas para asegurarse que esos criterios seestán cumpliendo y no se aplican plaguicidas en esas áreas.- Visitar áreas de almacenamiento central de la organización, y porobservación verificar el cumplimiento de los criterios relacionados

especificados en el punto 2.3.9 de la norma (Acceso restringido,ventilación, etiquetado, información sobre uso, otros).- Visitar áreas de almacenamiento en las fincas, para verificar:o que se almacenan de manera segurao que los niños no tienen acceso a esos productos.ooque todo está debidamente etiquetadossi hay equipo para manejar accidentes y derrames en lasáreas en donde se hacen las mezclas, para que no sefiltren al suelo o agua.o que los envases se manejan adecuadamente.- Revisar la lista de plaguicidas empleados en los cultivos FT. Debeestar actualizada y tener indicado cuáles materiales se incluyen enla Parte 1 (Lista Roja) de la Lista de Materiales Prohibidos (LMP)de Fairtrade International y en la Parte 2 (Lista Amarilla). (Véase elanexo 2 de los criterios genéricos FT). Idealmente se deben irdejando de usar aquellos de la lista amarilla.- En el caso de excepciones para el uso de plaguicidas, se debeverificar el permiso escrito emitido por la certificadora. Suelo y agua Para verificar el cumplimiento de criterios de suelo y agua se sugieren lossiguientes procedimientos e instrumentos:- Revisión del mapa u otro instrumento por medio del cual laorganización pueda demostrar la identificación de las tierras enriesgo de erosión de suelo o ya erosionadas en los terrenos dóndesus miembros plantan cultivos de Comercio Justo Fairtrade.- Revisar en el plan de capacitación incluye información sobre:o uso apropiado de fertilizantes, así como prácticas quereduzcan y/o prevengan la erosión del suelo.o uso eficiente del aguao aguas residuales (riesgos, prevención, tratamiento)o Entrevistar productores y visitar fincas, para confirmar:o la existencia e implementación de capacitación en esteotema.si tienen información e implementan medidas sobre usoeficiente del agua- Documento con reporte de las medidas que la organización y losmiembros han puesto en marcha para mejorar la fertilidad delsuelo.- Lista de fuentes de agua utilizadas para riego y procesamiento deproductos FT.(Mapas, esquemas donde se ubican).- Visitar los lugares de procesamiento para verificar que el manejode aguas residuales está acorde a los criterios. Se complementecon entrevista a trabajadores involucrados en ese proceso, y serevisan documentos que describan el procesamiento. Basura y desechos Para verificar el cumplimiento de criterios de Basura y desechos sesugieren los siguientes procedimientos e instrumentos:- Visitar fincas para verificar que las fincas están libres de basura ydesechos peligrosos.- Visitar lugares de almacenamiento y eliminación de basura ydesechos peligrosos, o bien las alternativas que la organizaciónesté manejando.- Revisión de documentos, visita a finca y entrevista a productores,que demuestren que la organización ha dado a conocer prácticaspara la reutilización de desechos orgánicos.OrganismosModificadosGenéticamente(OMG)BiodiversidadPara la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos einstrumentos de verificación como los siguientes:- Revisión de documentos que muestren que la organización hainformado y capacitado a sus miembros sobre el no uso desemillas o material de plantación genéticamente modificados para

los cultivos de Comercio Justo Fairtrade.- Entrevistas con miembros para conocer las prácticas para evitar lacontaminación con MG en las existencias de semillas- Revisión de lista de OMG comercializados en el país, por especia,por característica y por nombres de marca.- Revisión de listas que estén a disposición del público, para saberqué productos están disponibles en el mercado como OMG.- Plan de acción con relación a los OMG con relación a búsqueda desemilla no-OMG, al mantenimiento de registros de distribución desemilla por productor e información de cantidad de semilla dada vrscantidad de semilla teóricamente necesitada, según densidad desiembra declarada.- Revisión documentos que muestren procedimientos de muestreo Biodiversidad Para la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos einstrumentos de verificación como los siguientes:Energía y emisionesde Gases de EfectoInvernadero (GEI)3.3 CondicionesLaboralesDerecho a la nodiscriminación- Entrevista a funcionarios de la organización y productores paraVerificar:o si se han identificado las áreas protegidaso si se recolectan productos silvestres de comercio justo y sise manejan de acuerdo a los criterioso si ha concienciado a los miembros para que no lleven acabo actividades de recolección o cacería de especiesraras o en peligro de extinción, y que no introduzcanespecies exóticas invasoras- Observación en fincas- Consulta Ley nacional con relación al uso de tierra agrícola.- Revisión de reporte de actividades para proteger la biodiversidad- Visita a cuerpos de agua en el área de influencia de laorganización para verificar la existencia de zonas deamortiguamiento.Para la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos einstrumentos de verificación como los siguientes:- Visita a lugares de proceso- Revisión de registros de consumo de energía- Revisión de registro de medidas de uso más eficiente de la energíay reemplazo de las fuentes no renovables por renovables cuandoes posible- Revisión de reporte de prácticas para reducir las emisiones de GEIe incrementar el secuestro de carbono.Para la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos einstrumentos de verificación como los siguientes:- Entrevistas para identificar sentimientos y realidades dediscriminación, a:o Trabajadores de la organización y de la fincaso Productoreso Directivoso Grupos de personas vulnerables a discriminación según lasituación del contexto local- Revisión de expedientes laborales con información de lascondiciones de trabajo y la salud del trabajador.- Planilla ó Nómina- Revisión de contratos laborales- Entrevista ó conversatorio grupal- Revisión de reglamentos internos de disciplina para lostrabajadores

Libertad de TrabajoTrabajo infantil yprotección de la infanciaLibertad de asociación ynegociación colectivaCondiciones de empleo- Revisión de política laboral- Observación de actividades de los lugares de trabajoPara la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos einstrumentos de verificación como los siguientes:- Entrevistas para identificar posibles acciones que estén limitando lalibertad de trabajo, a:o Trabajadores de la organización y de la fincaso Productoreso Directivoso Grupos de personas vulnerables a discriminación según lasituación del contexto local- Revisión de expedientes laborales con información de lascondiciones de trabajo.- Revisión de Planilla ó Nómina- Revisión de Contratos laborales- Entrevista ó conversatorio grupal- Revisión de reglamentos internos de disciplina para lostrabajadores- Revisión de Política laboral- Observación de actividades de los lugares de trabajoPara la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos einstrumentos de verificación como los siguientes:- Revisión de Planilla ó Nómina- Observación de todos los lugares de trabajo posibles- Entrevista a productores para conocer su opinión respecto al temae identificar si hay riesgos de trabajo infantil- Entrevista a trabajadores (mayores y menores de 18 años cuandoocurre) y sus familias cuando es accesible.- Revisión de documentos disponibles en donde se especifiquen lasfunciones de los trabajadores- Entrevistas con personas de la comunidad cuando es posible.- Consulta de procedimientos para prevenir el trabajo infantil, cuandoestos han sido definidos por la organización.Para la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos einstrumentos de verificación como los siguientes:- Revisar la declaración por escrito de la libertad de asociación- Entrevista a trabajadores y sus representantes- Entrevista a sindicatos cuando es el caso- Revisión de actas de reuniones de trabajadores- Revisión de registros de despido de trabajadores- Entrevista a personas a cargo del manejo de recursos humanos, yniveles gerenciales y directivos.- Revisión de Registros-Actas de capacitaciones brindadas a lostrabajadores- Revisión de Acuerdos sindicales y/o Convenciones colectivasPara la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos einstrumentos de verificación como los siguientes:- Consulta Ley laboral del país correspondiente.- Revisión de Nómina ó planilla de empleados permanentes ytemporales- Revisión contratos laborales- Revisión del control de horas trabajadas- Revisión de expedientes ó acciones de personal- Revisión de recibos de pago de salarios- Revisión de Manual de funciones- Entrevistas a: trabajadores permanentes y temporales, contratadospor la organización y también por los productores, en las fincas que

Salud y seguridadlaboralesSección de loscriterios4. Negocios yDesarrollo4.1 Potencial deDesarrollose visiten.- Entrevista con encargado de recursos humanos; encargado directode pagos.- Revisión de cálculo del trabajo a destajo o cuotas- Revisión de Política laboralPara la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos einstrumentos de verificación como los siguientes:- Revisión de política y/o manual de salud y seguridad laboral.- Revisión de evaluación de riesgos laborales.- Revisión de estadísticas de accidentabilidad.- Inspección de lugares de trabajo (Calidad de aire; ruido; luz;señalización; rutas de evacuación; salidas emergencia; medidas deprotección con relación a equipo ó maquinaria peligrosa;información sobre seguridad, acceso a agua potable, otros) quepermita determinar la seguridad del lugar y el cumplimiento deestos criterios.- Entrevistas a trabajadores.- Entrevista a encargado de área (Puede ser la misma persona derecursos humanos, ó específico para salud y seguridad laboral).- Revisión de manual de funciones y asignación de puestos paraverificar que personas con condiciones especiales no realicentareas consideradas riesgosas para su condición.- Revisión de registros de capacitación a trabajadoresRecomendación de Procedimientos de auditoría interna eInstrumentos de VerificaciónPara la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos einstrumentos de verificación como los siguientes:- Revisión del plan de desarrollo de comercio justo, incluyendo lasactividades a financiar con la prima de comercio justo.- Entrevistas a participantes en la elaboración de ese plan paraverificar su dominio del tema y capacidad de comunicarlo.- Revisión del acta de asamblea en donde se aprobó el uso de laprima de comercio justo.- Entrevista a productores para verificar que conocen y puedenexplicar el uso de la prima decidido por ellos en la asambleageneral.- Entrevista al encargado del manejo contable de los fondos de laprima de comercio justo y revisión de la contabilidad respectiva.- Revisión del informe con los resultados del plan de desarrollo decomercio justo, incluyendo el informe de uso de la prima, que hasido presentado a la asamblea general.- Entrevista a trabajadores y/o sus representantes para verificar quese han beneficiado de la prima de comercio justo, al menos en unade las actividades aprobadas por la asamblea general.4.2 Democracia,Participación yTransparenciaPara la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos einstrumentos de verificación como los siguientes:- Revisión de los siguientes documentos:oooEstatutos y requisitos de membresíaActas de Asamblea General con lista de participantesfirmada. El propósito es revisar los acuerdos/ decisionestomadas y en la medida de lo posible, los métodosutilizados y la regularidad con que se celebra.Presentaciones hechas e Informes entregados a los

oooooomiembros, incluyendo el reporte anual de la organizaciónManuales administrativos cuando están disponibles.Regulaciones internas.Sistema de archivos de documentación relevante. Se debeevaluar la agilidad con la que se ubican y proveen lainformación solicitada durante la auditoría interna.Revisión de los aspectos más importantes del sistemacontable (ej: registros de ingresos y gastos, cuentas porcobrar, cuentas por pagar, procedimientos de controlinterno para el manejo de dinero, registro de cuentasbancarias y registro de firmas, estados financieros entreotros).Resultados auditorías internas y externas.Registros de capacitación a miembros para mejorar elcontrol interno de éstos sobre la administración.- Entrevistas a:o Junta Directiva, a productores y colaboradores, paraverificar la implementación de los estatutos.o Productores sobre la convocatoria y sobre cómo seimplementa la asamblea (toma de decisiones, informes,otros). Asimismo, consultarles cuál es su percepción de laapertura de la organización para que ellos puedan ejercercontrol sobre la administración teniendo acceso ainformación verbal y escrita.o Encargado de la administración y otros colaboradores quetrabajen en esa área, para ver cómo está estructurada laadministración en general.o Persona encargada de la contabilidad.4.3 No Discriminación Para la verificación de este criterio, se pueden utilizar procedimientos einstrumentos de verificación como los siguientes:- Revisión de acta constitutiva ó estatutos de la organización quecontiene los requisitos de membresía- Revisión de reglamentos internos- Revisión de registros de aplicaciones de membresía (aplicacionesrecibidas, aceptadas, y rechazadas, y los motivos).- Entrevista a productores que hayan solicitado membresía y hayansido rechazados, para conocer su percepción de esa decisión(cuando es posible) y aún cuando ese rechazo esté totalmenteamparado al estatuto y no involucre discriminación. Permite alauditor interno sugerir correcciones en el procedimiento aplicado.- Realizar entrevistas a productores y empleados de la organización,enfocándose en aquellos que pudieran pertenecer a grupos endesventaja, si se conoce.- Revisión de documentos relacionados con programas establecidospara grupos minoritarios/desfavorecidos que se hayan identificadoen la zona, cuando es el caso.Detectar la discriminación es uno de los retos más difíciles de la auditoríasocial, incluso para auditores internos que pueden conocer más a fondo laorganización y su contexto. De manera que es un criterio que requiere unesfuerzo adicional de investigación y comunicación exhaustiva con todaslas personas involucradas en la organización. Es importante no solodeterminar que no hay discriminación, pero además, conocer la percepciónde las personas al respecto.