informe pormenorizado del estado del control interno - Area ...

Jefe de Control Interno,o quien haga sus veces:INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011MARIA DE LOS ANGELES CHAPMANALGARINPeríodo evaluado: 11 DE MARZO DEL 2012 AL 11 DEJULIO DEL 2012Fecha de elaboración: 03 DE JULIO DEL 2012DificultadesSubsistema de Control EstratégicoEn lo relacionado con el componente de ambiente de control, no se ha avanzado en lo referente a los acuerdos de gestión y aunqueexisten los formatos diligenciados de acuerdos de gestión, no se evidencia seguimiento de los mismos y desafortunadamente no se halogrado la efectividad en su cumplimiento que nos permitan determinar el cumplimiento del objetivo de los procesos que se encaminen aldireccionamiento de la entidad.Adicionalmente, se requiere mayor compromiso para gestionar y darle cumplimiento a los programas de Bienestar y plan de capacitación,ya que a la fecha no se ha generado avances significativos en estos programas afectando el componente ambiente de control.En lo relacionado con la administración de riesgos, el seguimiento al control de los riesgos por procesos sigue siendo una deficiencia, paranuestra entidad, porque aunque ya se tienen establecidos los mapas de riesgos y los controles, no se ha desarrollado en su totalidad lacultura de evaluar periódicamente y de actualizar dichos controles. Adicionalmente, se requiere un mayor compromiso por parte delnivel directivo y dueños de los procesos en el autocontrol y seguimiento de sus riesgos.El mayor inconveniente se evidencia en la falta de cultura para la revisión y la permanente retroalimentación de los procesos por partede los líderes de cada proceso.AvancesEn lo relacionado al ambiente de control, se realizó la Re-inducción, programa que permitió el repaso de las actividades que cumplen losprocesos, adicionalmente se socializó el Código de Ética y se dio a conocer los compromisos que la entidad espera de cada uno de losfuncionarios con respecto a los valores éticos que hacen parte del Área Metropolitana de Barranquilla.Se publicó el código de ética en la página web y adicionalmente se aprobó el código mediante la resolución N.043 del 23 de febrero del2012, adicionalmente se da a conocer los miembros del comité de Ética por medio del boletín informativo de la Entidad.Se cuenta con el plan de acción de la vigencia 2012 y se tiene programado seguimientos semestrales, adicionalmente se ajustó el formatoque le permita mayor efectividad a la acción, estableciendo indicadores en cada una de las actividades por desarrollar.DificultadesSubsistema de Control de GestiónExisten procedimientos que se encuentran en proceso de ajustar atendiendo las necesidades del proceso, adicionalmente se estánestableciendo los formatos requeridos para su control y verificación.El proceso de planificación territorial se encuentra en proceso de ajuste en sus procedimientos y formatos, adecuándolos a lasnecesidades del mismo.Una de las mayores dificultades ha sido determinar los indicadores de manera eficiente que generen valor agregado al cumplimientomisional del Área Metropolitana de Barranquilla, y en la mayor parte se encuentran como indicadores de cumplimiento, siendo necesarioun mayor análisis del impacto que este puede generar a la entidad.

AvanceLas políticas de operación se socializaron con los procesos y se formalizaron a través de la Resolución 051 del 28 de febrero del 2012,dándole cumplimiento a los controles de cada uno de los procesos.Se ha fortalecido el proceso para el control de Peticiones, quejas y reclamos por parte de los proceso de comunicación Pública y soportejurídico. Se presentó informe de seguimiento de quejas y reclamos, frente al porcentaje de requerimientos presentados por la comunidad ydeterminando el porcentaje de cumplimiento.Se tiene identificada los mecanismos de comunicación de la entidad, tanto interna como externa, adicionalmente disponemos con el Manualde Comunicación.Se ha logrado cultura de la comunicación mediante la utilización del correo institucional.Subsistema de Control de EvaluaciónDificultades• Fomentar con el nivel directivo la importancia de realizar el seguimiento a las actividades y con su grupo de trabajo tomar decisiones quebeneficien a su proceso, realizar revisiones periódicas a los indicadores, riesgos que permitan la autoevaluación del proceso.Aún tenemos inconvenientes para crear la cultura del uso de los instrumentos como (Indicadores, Riesgos y procedimientos) El propósito esseguir en el proceso de crear la cultura de revisión permanente de las herramientas del sistema para la toma de decisiones.No se han implementado la cultura de planes de mejoramiento individual, conocedores que es un mecanismo de mejora y compromisoindividual aún no se ha implementado.Avances• Se realiza seguimiento periódico a los planes de mejoramiento institucionales y se informa a la Dirección los logros y limitaciones que sehan presentado, igualmente, se han venido presentando los informes a los entes de Control de acuerdo a la ley.Se realiza satisfactoriamente el cumplimiento de los planes de auditoria y contamos con herramientas que miden su cumplimiento.(Indicadores )Se reforzó a los auditores de calidad, en cuanto a los conocimientos de la norma ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, con el fin apoye a laesta oficina de control Interno, en la consecución del programa de Auditorías de calidad, para la presente vigencia.Estado general del Sistema de Control InternoSe cumplió a satisfacción con el informe ejecutivo anual, reporta una calificación de 88.44% correspondiente al Modelo Estándar de ControlInterno y un puntaje correspondiente al sistema de gestión de Calidad de 91.47% correspondiente al Sistema de Gestión de Calidad, asícomo énfasis en que el Área Metropolitana de Barranquilla fue certificada en el mes de Octubre en NTCGP-1000/2009 Y ISO 9001/2008.A la fecha no existe planes de mejoramiento con los entes de control que se encuentren vigentes, se requirió y se suscribió el plan demejoramiento con los procesos de soporte jurídico y el proceso de almacén, después de realizada las respectivas auditorias, esta oficina hadetectado la necesidad de establecer un Manual de Contratación actualizado que mitigue los riesgos del proceso de contratación y apoye alos distintos procesos en determinar responsabilidad.RecomendacionesEs necesario ejercer mayor compromiso y delegar responsabilidad en el desarrollo y cumplimiento de los diferentes mecanismos yactividades que se generan en cada uno de los procesos, dando prioridad a la implementación del sistema y generar mejora continua quebeneficie el sistema y blinde a la entidad.____________________________________________________Firma